ALGEMENE VOORWAARDEN CONGRESCENTRUM NOTENHOF

ALGEMENE VOORWAARDEN CONGRESCENTRUM NOTENHOF

1. Definities In het kader van deze algemene voorwaarden hebben onderstaande begrippen navolgende betekenis:

Vzw AZ groeninge : de exploitant van het Notenhof, met zetel te 8500 Kortrijk; President Kennedylaan 4;

Notenhof : een congrescentrum, gelegen aan de President Kennedylaan 4 te 8500 Kortrijk , waarin onderscheiden zalen voor verhuring worden aangeboden, al dan niet samen met huiscateringdiensten;

De Klant : de natuurlijke of rechtspersoon die gebruik wenst te maken van het Notenhof en daartoe minstens een offerte heeft gevraagd.

Huiscateringdiensten : cateringdiensten die worden aangeboden hetzij door az groeninge zelf (interne huiscateraar) hetzij door cateraars waarmee az groeninge een samenwerkingsovereenkomst heeft (externe huiscateraar);

Offerte: een offerte is een indicatieve en niet bindend prijsopgave op vraag van de klant verstrekt door az groeninge;

Bestelling: een bestelling is een door de klant aanvaarde offerte;

Evenement : de activiteit die de klant in het Notenhof wenst te organiseren.

2. Toepassingsgebied Deze algemene voorwaarden beheersen de relatie tussen az groeninge en de klant. Elke bestelling door de klant houdt de aanvaarding in van deze algemene voorwaarden die te allen tijde primeren op eventuele aankoopvoorwaarden van de klant, onverminderd de eventuele bijzondere voorwaarden die zijn opgenomen in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst tussen az groeninge en de klant. Bij tegenstrijdigheden tussen deze algemene voorwaarden en de voorwaarden opgenomen in een afzonderlijke overeenkomst, primeren de bijzondere voorwaarden.

Congrescentrum het Notenhof | Pres. Kennedylaan 4 | 8500 Kortrijk t. 056 63 67 50 | [email protected]

3. Totstandkoming van de overeenkomst Een overeenkomst tussen de klant en az groeninge komt pas tot stand nadat de klant een bestelling heeft geplaatst door ondertekening voor akkoord en terugzending van de offerte en az groeninge die heeft aanvaard door middel van een reservatiebevestiging. . Ook de uitvoering van de verbintenissen, vervat in de overeenkomst, impliceert het bestaan van een overeenkomst, met inbegrip van de aanvaarding van de toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden.

4. VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

Het voorwerp van de overeenkomst tussen de klant en az groeninge kan zowel bestaan 1/ uit de huur van één of meerdere zalen van het Notenhof én een beroep op de huiscateringdiensten van az groeningef als 2/ uit de huur van één of meerdere zalen van het Notenhof alleen.

5. Verbintenissen van het Notenhof Az groeninge stelt ter beschikking van de klant : -

de in de offerte omschreven zaal/zalen, met mogelijkheid tot gebruik van beamer, projector, geluidsinstallatie en schrijfbord, en toegang tot de publieke ruimtes van het Notenhof (gangen toiletten, vestiaire, parking ...); Eventuele specifieke wensen met betrekking tot de inrichting van de gehuurde zaal/zalen zijn te bespreken en overeen te komen met de verantwoordelijke van het Notenhof.

-

Alle nodige nutsvoorzieningen, in het bijzonder elektriciteit, water en verwarming, nodig om gebruik te kunnen maken van de gehuurde ruimte(s) en de publiek toegankelijke ruimtes van het Notenhof;

-

In voorkomend geval, de in de bestelbon omschreven huiscateringdiensten; Indien az groeninge, op vraag van de klant, beroep doet op een externe huiscateraars gebeurt dit in naam en voor rekening van de klant.

-

In voorkomend geval, de in de bestelbon omschreven bijzondere diensten (vb. bloemen, live band, DJ, geluids-en/of lichtinstallatie, televoting systemen, tolken,…); indien az groeninge, op vraag van de klant, beroep doet op externe dienstverleners, gebeurt dit in naam en voor rekening van de klant.

Voor alle diensten die az groeninge in naam en voor rekening van de klant inhuurt, treedt az groeninge slechts op als tussenpersoon. De klant zal dan ook een rechtstreekse factuur ontvangen van de externe dienstverlener en gebonden zijn door de algemene voorwaarden van laatstgenoemde.


De zaal/zalen die de klant huurt, worden door az groeninge zorgvuldig onderhouden en in goede staat ter beschikking gesteld. De reinigingskost van de zaal/zalen na gebruik door de klant is vervat in de huurprijs van de zaal/zalen, tenzij de staat waarin de zaal/zalen wordt/worden achtergelaten duidt op een abnormaal gebruik, in welk geval de reinigingskost zal worden doorgerekend aan de klant. De prijzen op prijslijsten en offertes van az groeninge blijven één jaar geldig, behoudens onvoorziene prijsstijgingen van voedingswaren, dranken, brandstoffen of bijkomende taksen. De prijzen vermeld op de prijslijsten, offertes en overeenkomsten zijn steeds exclusief BTW. Az groeninge heeft haar burgerlijke aansprakelijkheid verzekerd, evenals de risico’s brand en ontploffing. De door az groeninge aangegane verbintenissen zijn middelenverbintenissen.

6. Verbintenissen van de klant De klant informeert az groeninge, uiterlijk bij het plaatsen van de bestelling, over de aard en de omvang van het evenement dat hij in het Notenhof wenst te organiseren. De klant informeert de verantwoordelijke van het Notenhof over de identiteit van leveranciers die door de klant zelf werden gecontacteerd in het kader van het evenement en die zich vóór, tijdens of na het evenement toegang moeten verschaffen tot het Notenhof. De klant zal als een goede huisvader gebruik maken van de gehuurde zaal/zalen en de ter beschikking gestelde materialen, zoals gespecificeerd in het huishoudelijk reglement van het Notenhof. Eventuele wijzigingen aan de inrichting van de gehuurde zaal/zalen kunnen enkel op uitdrukkelijk verzoek van de klant en mits schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke van het Notenhof. Voor de klant die het auditorium huurt en daarbij gebruik wenst te maken van de regiekamer in het auditorium, is het aangewezen een beroep te doen op de betalende diensten van de huistechnieker. In geen geval wordt de regiekamer bediend door de klant zelf of door één van zijn aangestelden. De klant die een beroep doet op de interne huiscateraar geeft uiterlijk zeven dag vóór de geplande uitvoeringsdatum van de overeenkomst het te verwachten aantal gasten door aan de verantwoordelijke van het Notenhof en uiterlijk 3 dagen vóór de geplande uitvoeringsdatum het exact aantal gasten. De klant is als organisator van het evenement dat hij in het Notenhof organiseert burgerlijk aansprakelijk ten aanzien van derden.


Voor zijn evenement in het Notenhof is het de klant niet toegestaan cateringopdrachten toe te vertrouwen aan cateraars die geen huiscateraar zijn, en/of eigen zaalpersoneel mee te brengen. Het aanvaarden van de geleverde diensten en goederen geldt als goedkeuring. Klachten dienen, om in overweging te worden genomen , steeds schriftelijk te worden geformuleerd aan de verantwoordelijke van het Notenhof, uiterlijk binnen de 3 dagen nadat de overeenkomst werd uitgevoerd. Afval afkomstig van goederen die de klant zelf heeft meegebracht naar het Notenhof, dient door de klant te worden verwijderd, bij gebreke waaraan de kostprijs voor het verwijderen zal worden gefactureerd aan de klant.

7. Wijziging en/of annulatie De klant kan tot uiterlijk 7 dagen vóór de geplande uitvoeringsdatum van de overeenkomst de bestelling, zowel met betrekking tot de bestelde zaal/zalen als met betrekking tot de interne huiscateraar, laten aanpassen. Deze aanpassingen zijn enkel geldig na schriftelijke bevestiging door de verantwoordelijke van het Notenhof. Vanaf de zesde dag vóór de geplande uitvoering kan de bestelling niet meer gewijzigd worden en zal minimaal de prijs overeenstemmend met het initiële voorwerp van de overeenkomst worden gefactureerd. Indien er op een evenement, waarvoor aan az groeninge cateringdiensten werden gevraagd, een hoger aantal aanwezigen is dan opgegeven door de klant bij de bestelling, zullen deze extra aanwezigen aangerekend worden aan het in de overeenkomst bepaalde tarief. Bij de annulatie van de bestelling, om welke reden ook (behoudens overmacht), blijft het gefactureerd voorschot verworven ten titel van schadevergoeding. Afhankelijk van het tijdstip waarop de overeenkomst wordt beëindigd, is de klant een bijkomende schadevergoeding verschuldigd, onverminderd het recht van az groeninge om een hogere schadevergoeding te vorderen mits bewijs van hogere werkelijk geleden schade : -

Minder dan één maand voor de geplande reservatie: het voorschot verhoogd met 20% van de overeengekomen prijs

-

Minder dan veertien dagen voor de geplande reservatie : het voorschot, verhoogd met 45% van de overeengekomen prijs

-

Minder dan zeven dagen voor de geplande reservatie: het voorschot, vermeerderd met 70 % van de overeengekomen prijs.

Indien de klant een consument is en az groeninge verbreekt de overeenkomst eenzijdig, verbindt az groeninge zich ertoe – buiten de omstandigheden van overmacht – in een gelijksoortige vergoeding te voorzien ter vergoeding van de werkelijk door de klant geleden schade;


Elke wijziging in de status van de klant zoals, ten exemplatieve titel, overlijden, faillissement, onbekwaamheid, vereffening en ontbinding van de vennootschap, concordaat, uitstel van betaling bij rechtsmacht toegekend aan andere schuldeisers enz. verleent az groeninge het recht de overeenkomst te beëindigen zonder toepassing van de vorige paragraaf, en/of bijkomende waarborgen te eisen en in ieder geval de onmiddellijke betaling van alle tegoeden te eisen.

8. Betaling Tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen, zal de facturatie door az groeninge als volgt gebeuren : -

Voorschotfactuur : 30%, bij het plaatsen van de bestelling

-

Eindfactuur : resterende 70%

De facturen van az groeninge zijn betaalbaar dertig dagen einde maand, behoudens andersluidend akkoord tussen partijen. Facturen of saldi die niet betaald zijn op hun vervaldag worden automatisch en zonder voorafgaande ingebrekestelling vermeerderd met 1% per maand in het voordeel van az groeninge. Bovendien worden bij niet-betaling op de vervaldatum de verschuldigde bedragen van rechtswege en zonder ingebrekestelling vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 15 % van het openstaand saldo met een minimum van 150 €, onverminderd het recht van az groeninge om vergoeding te vorderen van de werkelijk geleden en bewezen schade. Indien de klant uit meerdere (rechts)personen bestaat, zijn allen hoofdelijk en ondeelbaar gehouden tot het betalen van de totaliteit van de factuur. Bij gebreke aan factuurprotest binnen de 8 dagen na ontvangst, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn.

9. Aansprakelijkheid Wanneer één van beide partijen zijn verbintenissen niet nakomt, dan heeft de andere partij het recht om de overeenkomst, na ingebrekestelling doch zonder rechterlijke machtiging, te ontbinden. De in gebreke blijvende partij is in dat geval een schadevergoeding verschuldigd cfr. de annulatievoorwaarden van art. 7. De klant vrijwaart az groeninge en mogelijke derden voor alle schade die door hemzelf en/of zijn aangestelden wordt toegebracht tijdens of naar aanleiding van het evenement dat hij in het Notenhof organiseert. Schade toegebracht aan de infrastructuur van het Notenhof, zal het voorwerp uitmaken van een vervanging en/of herstelling die aan de klant wordt aangerekend.


Az groeninge is niet aansprakelijk voor de in naam en voor rekening van de klant ingehuurde diensten, noch ten aanzien van de dienstverlener zelf, noch ten aanzien van de klant, noch ten aanzien van derden. De klant neemt de goederen in ontvangst en controleert ze op hun conformiteit. Az groeninge is evenmin aansprakelijk voor de door de klant zelf ingehuurde goederen/diensten van derden. Az groeninge is niet verantwoordelijk voor het beheer van de goederen van de klant en zijn aangestelden en genodigden tijdens de uitvoering van de overeenkomst. De klant kan op eigen risico gebruik maken van de vestiaire die gratis ter beschikking wordt gesteld in het Notenhof. De klant staat als enige in voor de kosten en het regelen van auteurs- en naburige rechten met de relevante beheersvennootschappen (vb. SABAM,…) en zal az groeninge integraal vrijwaren voor alle claims van derde partijen in dit verband.

10.

Overmacht

Alle feiten van overmacht, daaronder begrepen, maar niet beperkt tot, ongevallen, stakingen, lock-outs, opstanden, oorlog, gebrek aan vervoersmiddelen, brand en breuk van machines, niet verschijnen van ½ van de noodzakelijke werknemers, ontlasten az groeninge van iedere verantwoordelijkheid. In dit geval behoudt az groeninge zich het recht voor de uitvoeringstermijn te schorsen, zonder dat zulke schorsing enige invloed heeft op de rechten van az groeninge. Wanneer az groeninge geconfronteerd wordt met een situatie van overmacht, dan stelt ze de klant daarvan zo snel mogelijk in kennis.

11.

Bevoegdheidsbeding

Alle overeenkomsten waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, worden uitsluitend beheerst door het Belgisch recht. Alle betwistingen die niet in der minne kunnen worden opgelost, vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Kortrijk.

______________________________


ALGEMENE VOORWAARDEN CONGRESCENTRUM NOTENHOF

Recommend Documents