akurat dalam memberikan hasil yang memuaskan, memanfaatkan waktu

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Efektivitas Definisi efektif menurut JS.Badudu (1994:371) adalah: ”Efektif mempunyai efek/pengaruh/akurat dalam memberikan hasil yang memuaskan, memanfaatkan waktu dan cara dengan sebaik-baiknya”. Defenisi efektivitas menurut Mardiasmo (2002:134) adalah ”ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya”. Sedangkan efektivitas menurut Komaruddin (1994;205) adalah ”suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu”. Berdasarkan definisi diatas dapat dijelaskan bahwa keefektifan merupakan suatu sifat atau keadaan dimana hasil yang sebenarnya telah mencapai atau melampaui sasaran yang telah ditetapkan dengan kata lain jika hasil yang sebenarnya tidak sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan maka pelaksanaannya tidak efektif. Untuk mengetahui keefektifan suatu bagian, terlebih dahulu kita harus mengetahui kriteria dari efektivitas itu sendiri. Salah satu pendekatan untuk menyusun kriteria itu adalah dengan menetapkan tujuannya, untuk menentukan apakah beberapa aspek unit usaha itu dapat dibuat lebih efektif dan untuk merekomendasikan perbaikanperbaikan.

Universitas Sumatera Utara

B. Sistem Informasi Akuntansi Sejalan dengan berkembangnya suatu perusahaan maka semakin banyak dan kompleks permasalahan yang timbul dalam perusahaan, sehingga fungsi informasi juga akan semakin meningkat. Setiap perusahaan mempunyai sistem informasi akuntansi yang khas untuk perusahaan tersebut tergantung pada kebutuhan dan kebijakan manajemen. Didalam sistem informasi akuntansi setiap perusahaan akan meliputi fungsi dan tujuan yang hendak dicapai dari unsur-unsur sistem yang terkandung didalamnya. Selanjutnya untuk memahami lebih dalam pengertian dari sistem informasi akuntansi, menurut Bonar & Hopwood (2000;1) yaitu: ”An accounting information system(AIS) is collection of resources such people and equipment, designed to transform financial and other data into information”. Kutipan diatas dapat diartikan bahwa Sistem Informasi Akuntansi(SIA) merupakan kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Dengan demikian secara administratif akan terwujud dengan adanya unsur-unsur sistem informasi akuntansi yang dapat dijelaskan bahwa: 1. Sumber daya manusia Sumber daya manusia dapat terbagi atas 3 kelompok yaitu: a. Perencanaan Merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan oleh bagian perencanaan. Bagian perencanaan ini juga membuat perencanaan penjualan pertahun dan bagian ini juga yang memutuskan cara pemasaran yang akan dipakai pada saat pemasaran produk.


b. Pelaksanaan Pelaksanaan adalah suatu kegiatan dimana rencana-rencana yang telah disusun tersebut dilaksanakan. c. Pengawasan Pengawasan adalah orang-orang yang melakukan pengawasan agar apa yang dilakukan dan dilaporkan memang benar-benar terjadi sehingga sistem informasi akuntansi dapat berjalan dengan baik. 2. Alat yang digunakan Alat yang digunakan meliputi: a. Alat masukan Alat masukan di sini merupakan semua arus berwujud yang masuk kedalam sistem. b. Proses Proses merupakan terdiri dari metode-metode yang digunakan untuk mengubah masukkan menjadi keluaran. c. Alat keluaran Keluaran adalah terdiri dari semua arus keluaran atau hasil. d. Basis data Basis data merupakan kumpulan data yang digunakan untuk menghasilkan suatu informasi akuntansi. e. Teknologi Teknologi merupakan alat-alat yang digunakan dalam melaksanakan proses data.


f. Kontrol Kontrol adalah pengawasan yang harus dilaksanakan. Pengawasan ini dilakukan agar semua hal yang dilakukan adalah benar-benar dilaksanakan.

3. Sistem dan prosedur yang digunakan Sistem dan prosedur yang digunakan akan menunjang tercapainya tujuan sistem informasi akuntansi dapat tercapai. Prosedur merupakan langkah-langkah penting yang dilakukan dalam satu atau lebih fungsi sistem informasi akuntansi, mungkin secara manual maupun secara komputerisasi. Dari pengertian diatas dapat dlihat bahwa sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus pemrosesan transaksi perusahaan, penggunaan teknologi informasi, dan pengembangan sistem informasi. Informasi adalah data yang diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta. Jadi data, suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi. Sedangkan data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan informasi tersebut. Informasi dari level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi level manajemen diatas dan sebaliknya. Sistem informasi akuntansi suatu perusahaan cenderung berbeda dengan perusahaan lain. Bahkan dalam perusahan itu sendiri, sistem informasi akuntansi terus dikembangkan sejalan dengan kemungkinan perluasan usaha perusahaan, bertambahnya pegawai, berpindahnya kepemilikan, dan sebagainya. Meskipun demikian pada umumnya tujuan sistem informasi akuntansi dalam perusahaan memiliki tujuan dan fungsi yang


sama, sehingga para analis dan manajemen serta pemakai dapat memfokuskan kepada elemen-elemen yang merupakan bagian vital untuk kesuksesan sistem informasi akuntansi. Tapi hal tersebut tidaklah mudah bagi sistem informasi akuntansi yang ada untuk mencapai tujuan tersebut. Prinsip-prinsip sistem informasi akuntansi

menurut

Sanyoto (2007:123) yaitu: a.

Keseimbangan biaya dengan manfaat

b.

Luwes dan dapat memenuhi perkembangan teknologi

c.

Pengendalian intrenal yang memadai

d.

Sistem pelaporan yang efektif

Berdasarkan kutipan diatas dapat dijelaskan: a. Keseimbangan biaya dan manfaat Yang dimaksud keseimbangan biaya dan manfaat ialah bahwa sistem akuntansi suatu perusahaan harus disusun dengan sebaik-baiknya, tetapi dengan biaya yang semurah-murahnya. Maksudnya adalah sistem akuntansi harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan tetapi juga harus dengan pertimbangan manfaat yang diperoleh harus lebih besar dari biayanya. b. Luwes dan dapat memenuhi perkembangan teknologi Ciri khas suatu perusahaan modern adalah perubahan (organization change). Setiap perubahan harus terus-menurus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan kebijakkan, perubahan peraturan, dan perkembangan teknologi. Sistem akuntansi harus luwes dalam menghadapi tuntutan perubahan tersebut.


c. Pengendalian intern yang memadai Suatu sistem akuntansi harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pengelola perusahaan sebagai pertangungjawaban kepada pemilik, maupun kepada pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. d. Sistem pelaporan yang efektif Bila kita menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan (yaitu mengenai keinginannya, kebutuhan saat ini dan yang akan datang) dapat diketahui dengan sebaik-baiknya sehingga kita dapat menyajikan informasi yang relevan dan dipahami oleh mereka yang menggunakannya.

Menurut Hall (2001;17) menyatakan karakteristik kualitas informasi. Tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik yang terdiri dari: a. Relevan Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Informasi yang relevan merupakan informasi yang perlu diketahui untuk memberikan pemahaman atau pengetahuan yang baru. Laporan hanya bersifat sementara, dan selanjutnya tidak relevan dan harus dihentikan pembuatannya. b. Tepat waktu Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaanya. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. c. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Kesalahankesalahan material ada ketika jumlah informasi yang tidak akurat menyebabkan pemakainya melakukan keputusan yang buruk atau gagal melakukan keputusan yang diperlukan. d. Lengkap Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Informasi yang tidak lengkap bisa menimbulkan kesulitan, karena bagian informasi yang tidak disertakan itu akan menjadi unsur ketidakpastian yang besar.


e. Rangkuman (Ringkasan) Informasi yang ringkas dan mengiktisarkan data relevan yang menunjukkan bidang-bidang penyimpangan terhadap tingkat normal, standar, atau yang direncanakan merupakan bentuk informasi yang banyak diperlukan oleh para pemakai informasi.

Tujuan penyusunan sistem informasi akuntansi suatu perusahaan menurut Baridwan (1998:7) adalah sebagai berikut: a. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat, yaitu harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu dan dapat memenuhi kebutuhan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman, yaitu harus dapat membantu dalam menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip pengawasan intern. c. Sistem informasi akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah, yaitu biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain mempertimbangkan manfaat (benefit) yang diperoleh dari sistem akuntansi harus lebih besar dari biaya (cost) yang dikeluarkan. C. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Akuntansi penjualan perlu diselenggarakan dalam suatu sistem informasi akuntansi yang baik karena penjualan merupakan sumber utama pendapatan perusahaan, akibat dari aktivitas penjualan yang tidak dikelola dengan baik secara langsung akan merugikan perusahaan, sebab selain sasaran penjualan tidak tercapai, penjualan akan berkurang. Kondisi tersebut di atas, memerlukan adaya sistem informasi akuntansi penjualan yang menangani transaksi penjualan baik yang melaksanakan transaski maupun yang melaksanakan pencatatan yang timbul akibat adanya transaksi tersebut. Pengertian penjualan yang dikemukakan oleh Dowes dkk yang diterjemahkan oleh Susanto Budhidarmo(2000;495) yaitu ”Penjualan adalah pendapatan yang diterima


ditukarkan dengan barang atau jasa yang dicatat untuk suatu periode akuntansi tertentu, baik atas dasar kas (sebagaimana diterima) atau atas dasar aktual sebagaimana diperoleh.” Pengertian penjualan menurut Komaruddin (2000;75) adalah: ”suatu persetujuan yang menetapkan bahwa penjualan memindahkan milik kepada pembeli untuk sejumlah uang yang disebut harga, kadang-kadang juga jual.” Dengan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu proses penagihan kepemilikan atas barang dan jasa dari suatu perusahaan kepada para langganannya yang dimulai dengan permintaan dari pelanggan, lalu mengubah barang dan jasa tersebut menjadi piutang usaha dan akhirnya menjadi uang tunai.

Pada umumnya kegiatan penjualan dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh laba tertentu (optimal) dari penjualan dan mempertahankan atau bahkan berusaha meningkatkannya untuk jangka waktu lama perusahaan, tujuan tersebut dapat dicapai apabila penjualan dilaksanakan seperti yang direncanakan. Sistem informasi akuntansi penjualan adalah alat untuk dapat memberikan informasi kepada manajemen dalam pengambilan keputusan.

1. Sistem informasi akuntansi penjualan tunai Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian


diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Faktur Penjualan Tunai dan Tembusannya Faktur penjualan merupakan dokumen yang digunakan untuk kepentingan pembayaran harga barang ke bagian kasa. b. Pita Register Kas Pita register kas ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. c. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti setor bank. d. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. e. Bukti memorial Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi.

Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut:


a. Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Untuk mengetahui terjadinya penjualan tunai, dibuat ayat jurnal sebagai berikut: Kas

Rp xxx Penjualan

Rp xxx

(untuk mencatat penjualan tunai barang dagangan) b. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan baik tunai maupun kredit. c. Jurnal Umum Jurnal umum digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d. Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk

mencatat

berkurangnya harga pokok produk yang dijual. e. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang.

Prosedur dalam penjualan tunai terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi.


Aktifitas-aktifitas yang dilakukan tiap-tiap bagian dalam sistem informasi akuntansi penjualan tunai adalah sebagai berikut: a. Bagian order penjualan 1) Menerima order dari pembeli 2) Mengisi faktur penjualan tunai sebanyak tiga lembar dan mendistribusikan tembusannya: Lembaran1: Diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasir Lembaran 2 : Dikirim ke bagian gudang Lembaran 3 : Arsip bagian order penjualan menurut nomor urut faktur b. Bagian kasir 1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian order penjualan. 2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai 3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas 4) Membubuhkan

cap

”Lunas”

diatas

faktur

penjualan

tunai

dan

menempelkan pita register kas pada faktur tersebut. 5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas pada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke bagian pengiriman barang. 6) Mengisi bukti setor bank tiga lembar pada akhir hari kerja. 7) Menyetor kas yang diterima dari hasil penjualan tunai ke bank. 8) Mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke Bank bersama dengan kas yang disetor.


Lembar 2 : Diserahkan ke bagian jurnal Lembar 3: Disimpan dalam arsip bagian kasir berdasarkan urutan tanggal setor. c. Bagian gudang 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dan menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai. 2) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam kartu gudang. 3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama dengan faktur penjualan tunai lembar ke-2. d. Bagian Pengiriman Barang 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama dengan barang bagian gudang. 2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian kasir. 3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dan ke-2 dan memeriksa pita register kas untuk menentukan apakah barang telah dibayar 4) Menyerahkan barang kepada pembeli 5) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke bagian dilampiri dengan pita register kas Lembar 2 : Diserahkan kepada pembeli bersama dengan penyerahan barang.


e. Bagian Jurnal 1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian pengiriman barang. 2) Mencatatat faktur penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan. 3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri dengan pita register ke bagian kartu persediaan 4) Menerima bukti setor bank lembar ke-2 dari bagian kasir 5) Mencatat bukti setor bank lembar ke-2 dalam jurnal penerimaan kas. 6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke-2 dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor. 7) Menerima bukti memorial di lampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian kartu persediaan. 8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum. 9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan nomor bukti memorial. f. Bagian kartu persediaan. 1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas dari bagian jurnal. 2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan berdasarkan faktur penjualan tunai. 3) Mengarsipkan faktur penualan tunai yang dilampiri dengan pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai.


4) Secara periodik membuat dengan rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan. 5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode tertentu berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan. 6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian jurnal. Bagan Alir Penjualan Tunai dapat dilihat pada lampiran 1.

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Pada dasarnya aktifitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan adalah bertujuan untuk mencapai laba maksimal. Dalam rangka mencapai laba tersebut, tidak jarang perusahaan menggunakan system penjualan kredit. Sistem penjualan kredit yang dilakukan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pelanggan. Dokumen yang digunakan dalam sistem kredit yaitu: a. Surat Order Pengiriman dan Tembusannya Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan informasi seperti yang tertera di atas surat order pengiriman tersebut.


b. Faktur dan Tembusan Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. c. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. d. Bukti Memorial Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik sacara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom untuk mencatat penjualan. Untuk mengetahui terjadinya penjualan kredit, dibuat ayat jurnal sebagai berikut:

Piutang Dagang

Rp xxx

Penjualan

Rp xxx

(untuk mencatat penjualan kredit barang dagangan)


b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu khususnya dibagian penjualan melalui laporan penjualan.

Aktifitas bagian-bagian yang terlibat dalam sistem penjualan kredit terdiri dari a. Bagian Penjualan 1) Menerima pemberitahuan retur penjualan. 2) Membuat memo kredit dan tembusannya ke bagian penerimaan barang. b. Bagian penerimaan barang 1) Menerima memo kredit dan laporan penerimaan barang dari bagian penjualan. 2) Menerima dan memeriksa barang. 3) Membuat laporan penerimaan barang.


c. Bagian Gudang 1) Menerima laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan barang. 2) Membuat kartu gudang. 3) Mengarsip laporan penerimaan barang. d. Bagian Piutang. 1) Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian gudang. 2) Membuat kartu piutang berdasarkan memo kredit yang ada. e. Bagian Kartu Persediaan 1) Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian piutang. 2) Mengisi harga pokok barang 3) Membuat kartu persediaan. f. Bagian Jurnal 1) Menerima laporan penerimaan barang dan memo kredit dari bagian kartu persediaan. 2) Membuat jurnal retur penjualan. 3) Mengarsip dokumen yang ada. Bagan Alir Penjualan Kredit dapat dilihat pada lampiran 2.

D. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Pada perusahaan yang semakin berkembang, maka akan semakin disadari bahwa ruang lingkup pengendalian akan semakin luas. Pimpinan manajemen atau top


manajemen tidak mungkin lagi untuk mengawasi setiap data dalam kegiatan perusahaannya. Keadaan ini mendorong pimpinan untuk melimpahkan sebagian wewenangnya agar dapat membantu melaksanakan tugasnya dengan baik. Manajemen membutuhkan alat yang berfungsi untuk membantu dalam melakukan fungsinya secara baik. Pengendalian internal dalam hal ini dapat membantu manajemen dan berfungsi sebagai alat bantu untuk melaksanakan pengendalian. Dengan adanya pengendalian internal yang efektif, manajemen dapat mengendalikan kegiatan perusahaan dengan baik. Selain itu, manajemen juga dapat meyakinkan diri bahwa informasi yang terdapat dalam laporan yang diterima adalah benar dan dapat dipercaya. Pengendalian intern terdiri dari kebijakkan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai agar tujuan perusahaan dapat dicapai. Adapun tujuan dari pengendalian intern sistem informasi akuntansi menurut Abu Bakar dalam jurnal ekonomi (1999:58) yaitu: 1. Memproteksi asset dari kehilangan dan pencurian. 2. Meyakinkan bahwa catatan-catatan akuntansi adalah tepat dan lengkap. 3. Mempromosikan operasi yang efisien dengan mengurangi usaha-usaha yang membuang waktu dan dupikasi. 4. Mendorong agar diturutinya prosedur-prosedur dan kebijaksanaan perusahaan. Aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi bahwa sistem itu berjalan dalam struktur pengendalian intern perusahaan. Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk mencegah dan meminimalisasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pengendalaian intern merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari sistem informasi akuntansi. Tanpa didukung dengan pengendalian intern yang memadai, sistem


informasi akuntansi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang andal untuk pengambilan keputusan. Suatu sistem informasi yang andal yang baik harus mempunyai suatu sistem pengendalian intern yang andal. Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada sistem informasi akuntansi sangat berguna untuk tujuan melacak kesalahan yang telah terjadi agar dapat dikoreksi. 1. Pengertian Pengendalian Intern Pengertian pengendalian intern menurut Niswonger, dkk (2005;235) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan pengguna, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti. Menurut Bonar (2000;174) pengendalian intern adalah kebijakkan dan prosedurprosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai. Menurut Mulyadi (2001;163) pengendalian intern adalah struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi dan mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001;319.2) menyatakan Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelaporan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi,(c)kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang ada. Walaupun disampaikan dengan cara dan definisi yang berbeda-beda dapat di simpulkan, pengendalian intern adalah suatu proses, kebijakan dan prosedur atau suatu


sistem pengawasan yang dilakukan dalam organisasi untuk memperoleh keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, tercapainya efektifitas dan efisiensi usaha, dan juga adanya perlindungan terhadap harta kekayaan perusahaan. Ada lima unsur-unsur pokok pengendalian internal menurut Mulyadi (2002 ;183) yaitu : a. b. c. d. e.

Lingkungan Pengendalian Penaksiran Resiko Informasi dan Komunikasi Aktivitas Pengendalian Pemantauan

Berdasarkan kutipan diatas dapat dijelaskan: a. Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan-tindakan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur yang mencerminkan sikap pemimpin perusahaan mengenai pentingnya pengendalian dalam perusahaan. Pemahaman dan penilaian terhadap lingkungan pengendalian harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut: 1) Nilai integritas dan etika Manajemen harus memasukan pesan bahwa integritas dan nilai-nilai etika tidak dapat dikompromi, dan para pekerja harus menerima dan mengerti pesan tersebut. Manajemen harus menjelaskannya secara terus-menerus, melalui kata-kata dan tindakan, komitmen untuk standar etika yang tinggi. 2) Komitmen terhadap kompetisi Manajemen harus merinci tingkat kompetensi yang diinginkan untuk pekerjaan utama dan menerjemahkan keinginan tingkat kompetensi dalam pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan.


3) Filosofi manajemen dan gaya operasi Manajemen melalui aktivitasnya memberikan tanda yang jelas kepada pegawai tentang pentingnya pengendalian. Filosofi manajemen dan gaya operasi menjangkau rentang karakteristik yang luas. Karakteristik dapat meliputi antara lain, pendekatan pimpinan perusahaan (direktur) dalam mengambil dan memantau risiko usaha, sikap dan tindakan pimpinan perusahaan (direktur) untuk mencapai anggaran, laba dan sasaran operasi lainnya, serta pelaporan keuangan. 4) Struktur organisasi Struktur organisasi organisasi perusahaan berfungsi untuk: a) Menetapkan wewenang b) Menetapkan prosedur dan kebijakan yang dapat dilaksanakan dalam perusahaan. 5) Dewan komisaris dan komite audit Dewan aktif dan efektif, atau komite akan memberikan fungsi pengawasan dan karena kemampuan manajemen untuk mengesampingkan sistem pengendalian,

dewan

memainkan

peranan

penting

dalam

menjamin

keefektifan pengendalian internal. 6) Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab Metode komunikasi mengenai wewenang dan tangung jawab yang bersifat formal dapat dituangkan kedalam bentuk kebijakan dan prosedur secara tertulis. 7) Kebijakan dan praktik sumber daya manusia


Aspek yang paling penting dalam pengendalian internal adalah para pekerja. Jika para pekerja tersebut kompeten, maka pengendalian yang lain dapat diterapkan serta hasil laporan keuangan dapat disajikan dengan baik, sebenarnya efisiensi pekerja dapat diselengarakan pada tingkat yang tinggi, dimana didukung oleh beberapa pengendalian yang mendukung pekerja tersebut. b. Penaksiran risiko Perusahaan harus dapat menyadari dan menghadapi apabila terjadi risiko dalam perusahaan. Termasuk perbaikan tujuan, penggabungan aktivitas penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan aktivitas lain dalam organisasi adalah operasi yang

harus

diperhatikan.

mengidentifikasikan,

Termasuk

menganalisa,

dan

penetapan mengelola

peralatan

untuk

risiko-risiko

yang

berhubungan. c. Informasi dan komunikasi Tujuan dari sistem informasi akuntansi adalah mengidentifikasi, mengumpulkan mengklasifikasi, menganalisa, mencatat dan melaporkan transaksi perusahaan dan untuk memelihara pertanggungjawaban yang berhubungan dengan aktiva. Sedangkan komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun di luar organisasi. Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun, dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam pengendalian intern.


d. Aktivitas pengendalian Pengendalian kebijakan dan prosedur harus diterapkan dan dijalankan oleh manajemen sesuai dengan keperluan untuk menetapkan risiko pencapaian tujuan perusahaan. Pada umumnya aktivitas pengendalian dapat dikategorikan sebagai kebijakan dan prosedur yang menyangkut: 1) Tinjauan ulang kriteria Kinerja pengendalian dilaksanakan dengan melakukan perbandingan kinerja aktual dengan anggaran, permalan dan periode kinerja sebelumnya, serta analisis-analisis yang telah dilakukan dan tindakan koreksi yang dilaksanakan. 2) Proses informasi Kegiatan pengendalian ini meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. 3) Pengendalian fisik Kegiatan pengendalian ini dilakukan terhadap pengendalian fisik atas aktiva, untuk menjaga aktiva dari perbedaan perhitungan antara pencatatan pengendalian dengan hasil perhitungan fisik, dan menghindari pencurian aktiva, sehingga dapat mendukung persiapan pelaporan keuangan, dan pelaksanaan audit. 4) Pemisahan tugas Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari kesalahankesalahan yang disengaja atau tidak dalam pengotorisasian transaksi, pencatatan transaksi, dan pemeliharaan aktiva.


e. Pemantauan Pemantauan adalah aktifitas penilaian keefektifan tentang rancangan dan operasi pengendalian internal secara terus menerus atau secara periodik oleh manajemen untuk menentukan apakah operasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Suatu pengendalian intern yang baik dalam perusahaan akan memberikan keuntungan sangat berarti bagi perusahaan itu sendiri, karena: a. Dapat memperkecil kesalahan-kesalahan dalam penyajian data akuntansi, sehingga akan menghasilkan laporan yang benar. b. Melindungi atau memnatasi kemungkinan terjadinya kecurangan dan pengelapanpengelapan. c. Kegiatan organisasi akan dapat dilaksanakan dengan efisiensi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakkan pimpinan. e. Tidak memerlukan detail audit dalam bentuk pengujian subtantif atas bahan bukti/data perusahaan yang cukup besar oleh akuntan publik. Jika sistem pengendalian intern suatu perusahaan cukup baik dan auditor cukup puas dalam melakukan test of controls, maka pengujian subtantif dapat dilakukan dengan sekecil mungkin jumlah bukti/ data dari suatu sampling technique. Dengan demikian kegiatan audit tidak memerlukan biaya yang terlalu besar.

Hal-hal tersebut diatas akan dapat tercapai, karena sistem pengendalian intern dirancang untuk tujuan yang diharapkan. Adapun tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (2002;180) adalah


Untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan yaitu: a. Keadalan informasi keuangan b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi. Berdasarkan definisi tersebut dapa dijelaskan sebagai berikut: a. Keandalan informasi keuangan Manajemen memerlukan laporan keuangan yang diteliti dan handal untuk menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi akuntansi yang digunakan oleh manajemen untuk dasar pengambilan keputusan yang penting. Pengendalian internal dirancang untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi mencerminkan perubahan kekayaan perusahaan, maka ketelitian dan kehandalan data akuntansi merefleksikan pertanggungjawaban penggunaan kekayaan perusahaan. b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijakan-kebijakan dan prosedur pengendalian internal yang memadai ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan. Semua tujuan pengendalian intern yang disebutkan diatas harus diterapkan terhadap transaksi-transaksi yang mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan, agar mempertimbangkan masalah cost dan benefit. Pengendalian intern dikatakan baik apabila telah memenuhi syarat dan dapat menguntungkan perusahaan. c. Efektivitas dan efisiensi operasi Tujuan pengendalian intern yang berhubungan dengan efisisensi dan efektifitas operasi ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau


pemborosan dalam segala kegiatan bisnis dan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau pemborosan dalam segala kegiatan bisnis dan untuk mencegah penggunaan sumberdaya yang tidak efisien. Selain itu juga, dengan pengendalian intern diusahakan untuk menghindari pencurian terhadap kekayaan fisik perusahaan, penyalahgunaan atau hancur karena kecelakaan. Demikian juga untuk kekayaan perusahaan tidak berwujud seperti piutang dagang akan rawan oleh kecurangan jika dokumen penting (seperti kontrak penjualan) dan catatan akuntansi tidak terjaga. Efisiensi dan efektivitas operasi yang berhubungan dengan struktur organisasi yang merupakan kerangka pembagian tugas kepada unit-unti organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur kegiatan pokok perusahaan dibagi menjadi kegiatan memproduksi dan menjual barang. Untuk melaksanakan kegiatan ini dibentuk departemn-departemen yang kemudian akan dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Dengan demikian tujuan pokok dari pemisahaan tugas ini adalah untuk mencegah dan untuk melaksanakan deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

Adapun tujuan pengendalian intern menurut AICPA (American Institute Certified Publik Acountant) yang dialihbahasakan oleh La Midjan dan Azhar Susanto(2001;136) adalah sebagai berikut:


a. b. c. d.

Mengamankan harta perusahaan Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan Meningkatkan efisiensi operasi perusahaan Ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan pimpinan perusahaan.

Penjelasan lebih lanjut mengenai tujuan pengendalian intern tersebut diuraikan sebagai berikut: a. Mengamankan harta perusahaan Harta perusahaan perlu diamankan dari segala kemungkinan yang akan merugikan perusahaan berupa pencurian, penyelewengan, kecurangan dan lainlain, baik secara fisik maupun administratif. Untuk mengawasi kemungkinan tersebut maka perlu dirancang berbagai metode dan cara-cara tertentu untuk mencegah kecurangan.

b. Menguji ketelitian dan kebenaran data akuntansi perusahaan. Informasi yang keluar dari catatan akuntansi dalam bentuk laporan keuangan yang berisi informasi akuntansi keuangan dan laporan manajemen yang berisi antara lain informasi akuntansi keuangan harus dapat dipercaya, tidak menyesatkan dan dapat diuji kebenaranya. Catatan akuntansi harus terus menerus diuji coba kebenaran data akuntansi dapat dipertahankan. Untuk dapat melaksanakan uji coba tersebut, maka perlu dipisahkan berbagai fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan terutama yang menyangkut suatu transaksi keuangan.


c. Meningkatkan efisiensi operasi perusahan Dengan digunakannya berbagai metode dan prosedur untuk mengendalikan biaya yaitu dengan menyusun budget atau biaya standart, akan menjadi alat yang efektif untuk mengendalikan biaya yang bertujuan menciptakan efisiensi. d. Ketaatan pada kebijakan-kebijakan yang telah digariskan pimpinan perusahaan Kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan dengan surat keputusan, juga merupakan alat pengendalian yang penting dalam perusahaan yang harus ditaati dan dijalankan oleh setiap karyawan. Dengan surat keputusan, pimpinan perusahaan dapat mengendalikan berbagai aktifitas perusahaan khususnya pengeluaran.

Pengendalian intern bagi suatu perusahaan (terutama yang sudah go public) adalah merupakan suatu keharusan. Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya sistem pengendalian intern, antara lain adalah a. Perkembangan kegiatan dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi, manajemen hanya mengandalakan kepercayaan atas berbagai laporan dan analisa. b. Tanggungjawab utama untuk melindungi aset organisasi, mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak pada management, sehingga management harus mengatur sistem pengendalian intern yang sesuai untuk memenuhi tanggung jawab tersebut.


c. Pengawasan oleh dari satu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kecurangan-kecurangan yang bisa terjadi pada manusia. Saling cek ini merupakan salah satu karakteristik sistem pengendalian intern yang baik. d. Pengawasan yang built-in langsung pada sistem berupa pengendalian intern yang baik dianggap lebih tepat dari pada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa (khususnya yang berasal dari luar organisasi).

2. Pengendalian Intern Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Jika salah satu sumber pendapatan perusahaan yang terpenting adalah penjualan, maka salah satu bentuk nyata dari pendapatan adalah kas dan uang tunai. a. Pengendalian Intern Penjualan Tunai Unsur pengendalian intern penjualan tunai yang seharusnya ada dalam sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1) Organisasi a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kasir b) Fungsi kasir harus terpisah dari fungsi akuntansi c) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi. 2) Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.


b) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap. c) Pencatatan dalam buku jurnal diotorisasikan oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda faktur penjualan tunai. 3) Praktek yang sehat a) Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b) Perhitungan oleh fungsi pemeriksa intern terhadap saldo kas yang ada dengan kasir secara periodik dan secara mendadak. b. Pengendalian Intern Penjualan Kredit Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit adalah sebagai berikut: 1) Organisasi a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit b) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit c) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kasir d) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan. 2) Sistem otorisasi dan prosedur kredit a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.


b) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan dari kredit copy yang merupakan tembusan surat order pengiriman. c) Pengiriman barang pada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara mendatangani dan membubuhkan cap ”sudah dikirim” pada copy surat pengiriman. d) Penetapan harga jual, syarat pengangkutan barang pada penjualan berada ditangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. e) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. f) Pencatatan kedalam kartu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit). g) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. 3) Praktek yang sehat a) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. b) Faktur

penjualan

bernomor

urut

tercetak

dan

pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan. c) Secara periodik diadakan rekonsiliasi piutang dan perkiraan kontrol piutang dalam buku besar.


E. Kerangka Konseptual Kerangka konseptual akan mempermudah dalam pemahaman alur skripsi yang dapat dilihat pada gambar berikut:

Efektivitas Sistem Informasi Akuntansi Penjualan terhadap Pengendalian Intern pada PT Amal Tani Penerapan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi Penjualan Tunai

Sistem informasi Akuntansi Penjualan Kredit

Pengendalian Intern

Informasi Keuangan

Pihak Eksternal & Internal Perusahaan


akurat dalam memberikan hasil yang memuaskan, memanfaatkan waktu

Recommend Documents