AANBESTEDENDE OVERHEID: APB Arenbergschouwburg Arenbergstraat 28 2000 Antwerpen GUNNINGSWIJZE: Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking SOORT OPDRACHT: Overheidsopdracht voor diensten VOORWERP VAN DE OPDRACHT: grafisch design, ontwerpen, installeren, onderhouden en hosten van een performante website voor de Arenbergschouwburg PLAATS VAN UITVOERING: Arenbergstraat 28 - 2000 Antwerpen REFERENTIENUMMER OPDRACHT: CONTACTPERSOON EN -GEGEVENS: Administratieve vragen : Yvette Deploige
[email protected] 03/202 46 29 Inhoudelijke vragen : Kim Geerdens
[email protected] 03/202 46 10 UITERSTE DATUM EN TIJDSTIP VOOR INDIENING Vrijdag OFFERTES: 7 augustus 2015 – 12.00 uur ADRES VOOR INDIENING OFFERTES: Mevrouw Kim Geerdens Arenbergstraat 28 2000 ANTWERPEN
pagina 2 van 22
pagina 3 van 22
Inhoudstafel
pagina 4 van 22
1
ADMINISTRATIEF LUIK
1.1 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE GUNNING VAN DE OPDRACHT 1.1.1 Aanbestedende overheid APB Arenbergschouwburg Provincie Antwerpen Arenbergstraat 28 2000 Antwerpen Ondernemingsnummer : 0541.636.122 Voor bijkomende informatie en vragen betreffende deze gunningsprocedure kan u contact opnemen met: Kim Geerdens
[email protected] 03/202 46 10 1.1.2 Gunningswijze De gunning van deze overheidsopdracht gebeurt via de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. 1.1.3 Voorwerp van de opdracht Classificatie Deze opdracht is een opdracht voor diensten. CPV code 72413000-8 Diensten voor het ontwerpen van websites. Beschrijving van de diensten Deze opdracht omvat het grafisch design, ontwerpen, installeren, onderhouden en hosten van een performante website voor de Arenbergschouwburg met achterliggend een gebruiksvriendelijk beheerssysteem. Na oplevering wordt de website eigendom van het APB Arenbergschouwburg en is het gebruik ervan door de opdrachtgever onbeperkt in tijd. De opdracht omvat ook het ontwerp en design van een geïntegreerde nieuwsbriefmodule en de nodige opleiding voor de systeembeheerders van de Arenbergschouwburg. De onderhouds-, server- en hostingdiensten dienen berekend te worden op basis van een contract van 4 jaar. Het contract is verlengbaar door de opdrachtgever.
pagina 5 van 22
De opdracht is verdeeld in volgende posten:
prijs/dag prijs/jaar Post 1.
Support en hosting op basis van een onderhoudscontract van 4 jaar De jaarlijkse kostprijs voor het voorgestelde 1.1. maintenance-, service- en supportcontract - op basis van een onderhoudscontract van 4 jaar. Jaarlijkse kostprijs externe hosting - op basis van een hostingscontract van 4 jaar. Jaarlijkse kostprijs voor gebruik van 1.3. nieuwsbriefmodule en verzending van mailings o.b.v. een gebruikscontract voor 4 jaar Projectkost Eenmalige projectkost ( inclusief migratie gegevens huidige website en klantenprofielen 2.1. en inclusief eventuele aankoopprijs van licenties of benodigde software) Opleidingskost voor systeembeheerders 2.2. Arenberg Grafische ontwikkeling Kostprijs voor de ontwikkeling van look & feel en design van de website inclusief template 3.1. van de nieuwsbriefmodule Op maat gevraagde ontwikkeling Forfaitaire kostprijs voor de integratie met het 3.1. ticketingsysteem eSRO en onderliggende CRM Forfaitaire kostprijs voor de integratie met een 3.2. planningssoftwarepakket Forfaitaire kostprijs voor de integratie met de 3.3. database van Cultuurnet Vlaanderen Forfaitaire kostprijs voor integratie met een 3.4. narrowcastingsysteem 3.5. Andere ontwikkelingskosten 1.2.
Post 2.
Post 3.
Post 4.
Het staat de opdrachtgever vrij om niet alle posten te gunnen.
eenmalige TOTAAL prijs
pagina 6 van 22
1.1.4 Toepasselijke wettelijke bepalingen Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: - Wet van 15 juni 2006 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. - KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren. - KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. en alle latere aanvullingen en wijzigingen. 1.1.5 Overige algemeen toepasselijke bepalingen Contractuele voorwaarden Met de overhandiging van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze worden vermeld in een of meerdere bijlagen van zijn offerte. Door het indienen van een offerte verbinden de inschrijvers zich ertoe de bepalingen van onderhavig bestek na te leven. 1.1.6 Indiening van de offertes De offertes moeten worden gestuurd naar of ingediend op het adres voor indiening van offertes zoals opgegeven op het voorblad van dit bestek. De uiterste datum en tijdstip voor indiening van de offertes zijn opgegeven op het voorblad van dit bestek. De offerte wordt in een definitief gesloten envelop gestoken met vermelding van: - de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens - de datum waarop de offertes worden geopend - de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht De offerte die per post wordt verzonden wordt in een tweede definitief gesloten envelop gestoken met vermelding van: - de op het voorblad vermelde adres- en contactgegevens - de verwijzing naar het referentienummer en het voorwerp van de opdracht - OFFERTE – NIET OPENEN 1.1.7 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de inventaris in op de bij het bestek horende formulieren. Deze formulieren vindt u in deel 3, bij de bijlagen bij dit bestek. De offerte wordt in één exemplaar op papier ingediend (origineel) en in één exemplaar elektronisch via mail naar
[email protected].
pagina 7 van 22
Op elke offerte of inventaris die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver op document de volgende verklaring vermelden. “Ik, ondergetekende ……………………, verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op” De documenten moeten door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. Het bewijs van de handtekeningsbevoegdheid van deze persoon moet bij de offerte worden bijgevoegd. De offerte dient de vorm te hebben die hierna wordt beschreven. Elk deel dient gescheiden te worden door middel van een tabblad. Vóór het eerste tabblad zitten de begeleidingsbrief en inhoudstafel. Deel 1: documenten met betrekking tot offerteformulier, handtekenbevoegdheid en inventaris o o o
offerteformulier documenten betreffende de handtekeningsbevoegdheid van de ondertekenaar Inventaris
Deel 2: documenten i.v.m. toegangsrecht en kwalitatieve selectiecriteria zoals beschreven onder 1.1.8. o o
Enkel voor buitenlandse firma’s : Attest van niet-faillissement, RSZ-attest en t bewijs betaling fiscale schulden Documenten i.v.m. technische bekwaamheid zoals omschreven in punt 1.1.8. Referenties Voorbeelden van design en look en feel deskundigheid technische medewerkers (design en webdevelopment)
Deel 3: een gedetailleerde schets van het voorgestelde websitesysteem. Deze schets omvat: o Een technische beschrijving van de nodige hardware en achterliggende systemen. o De technische beschrijving van de mogelijkheden van het systeem. o Een plan van aanpak voor de realisatie en implementatie van het systeem met een realistische planning, inclusief een opgave van de taken en de geschatte inspanningen die verwacht worden van de medewerkers van de Arenbergschouwburg. o Een plan voor de communicatie en terugkoppeling met de opdrachtgever o Een plan voor de migratie van de gegevens van de oude website en de klantprofielen. o Een uitgewerkt voorstel voor look & design van de website en nieuwsbrief. o Een beschrijving en voorbeeld van het voorgestelde maintenance-, service- en supportcontract. o Een beschrijving van de hostingmodaliteiten. 1.1.8 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Inschrijvers die de basisdiensten zoals geformuleerd in de beschrijving van de opdracht onder 1.1.3 niet kunnen garanderen, worden sowieso uitgesloten van deelname.
pagina 8 van 22
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de vereiste vorm en inhoud (1.1.7) en de hieronder geformuleerde eisen inzake toegangsrecht en kwalitatieve selectiecriteria worden in aanmerking genomen genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 1.1.12 van dit bestek. Uitsluitingscriteria (art. 60 t.e.m. 66 KB van 15/07/2011) Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 van het KB plaatsing van 15 juli 2011. Daar de aanbestedende overheid zelf toegang heeft tot bepaalde inlichtingen betreffende de situatie van de inschrijver, zal zij zelf deze inlichtingen nagaan en hoeft de inschrijver volgende attesten NIET bij te voegen: Een attest van niet-faillissement, afgeleverd door de Rechtbank van Koophandel, waaruit blijkt dat de inschrijver geen aangifte heeft gedaan van faillissement, geen gerechtelijke reorganisatie aangevraagd heeft of niet in staat van faillissement, vereffening of een gelijkaardige situatie verkeert; een RSZ-attest waaruit blijkt dat de inschrijver voldoet aan de voorschriften inzake bijdragen voor de sociale zekerheid en bestaanszekerheid. Een attest tot bewijs van betaling van fiscale schulden. Belangrijke opmerking: inschrijvers die niet aan de Belgische wetgeving onderworpen zijn, dienen WEL evenwaardige attesten bij te voegen, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij gevestigd zijn (overeenkomstig art. 61, 62 en 63 van het KB van 15 juli 2011). Financiële en economische criteria (art. 67 KB 15/07/2011) Geen documenten vereist Criteria voor technische bekwaamheid (art. 68 en 72 KB 15/07/2011) De inschrijver toont zijn technische bekwaamheid aan door: 1) Drie referenties op te geven van vergelijkbare gebruikers uit de cultuursector in Vlaanderen die met het voorgestelde systeem werken. Deze referenties omvatten een link naar de website en een contactpersoon en kunnen volgende informatie bevestigen : Gebruiksvriendelijkheid en stabiliteit van het systeem Snelheid en kwaliteit van de dienstverlening 2) Minimum drie voorbeelden aan te leveren van design en look and feel die door de inschrijver werden ontworpen (link websites) 3) Een overzicht van de technische medewerkers en hun deskundigheid die ingezet kunnen worden voor de realisatie en opvolging van het project. 1.1.9 Prijsvaststelling (art. 13 KB 15/07/2011) Wat de prijsbepaling betreft wordt deze opdracht aangezien als een opdracht volgens prijslijst, bestaande uit uitsluitend posten met een vermoedelijke hoeveelheid, waarbij de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn.
pagina 9 van 22
1.1.10 Prijsopgave (art. 16 KB 15/07/2011) Alle kosten en heffingen welke de opdracht belasten met uitzondering van de btw vallen ten laste van de inschrijver en worden verondersteld te zijn inbegrepen in de globale prijzen en de eenheidsprijzen van de opdracht. De prijzen worden verplicht in euro opgegeven tot op twee cijfers na de komma. 1.1.11 Prijsherziening (art. 20 KB 15/07/2011) Vanaf het tweede jaar kan de prijs voor het service- en onderhoudscontract en bijhorende diensten op vraag van de inschrijver geïndexeerd worden volgens de verhogingscoëfficiënten van de gezondheidsindex zoals bepaald op volgende site: http://statbel.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/economie/consumptieprijzen/ 1.1.12 Gunningscriteria (art. 101 KB 15/07/2011) De aanbestedende overheid kiest de economisch voordeligste offerte op basis van volgende gunningscriteria. De gunningscriteria zijn: Prijs 40% Kwaliteit 30% Look & Feel 30% Prijs Op basis van de opgegeven prijzen zal er een quotering toegekend worden aan de verschillende leveranciers. De volgende formule wordt gebruikt bij de puntentoekenning: P = Pmax . L x Waarbij p = aantal behaalde punten Pmax = maximaal te behalen punten L = laagste offerte X = onderzochte offerte Kwaliteit Het gunningscriterium kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van het offertedossier, de technische beschrijving en het plan van aanpak. Look&Feel Het criterium look & feel en design wordt beoordeeld aan de hand van de voorstellen die bijgesloten worden in de offerte. Hierbij zijn de gevoelsmatige uitstraling van de website en de aansluiting bij de huisstijl van de Arenbergschouwburg van belang. 1.1.13 Verbintenistermijn De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaand vanaf de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.
pagina 10 van 22
1.1.1 Verloop onderhandelingen (art. 109 KB 15/07/2011) Voor onderhavige onderhandelingsprocedure zullen volgende evaluatie- en onderhandelingsprocessen gehanteerd worden: Ronde 1: De regelmatige offertes zullen in eerste instantie op hun inhoud en conform de gunningscriteria geëvalueerd worden, zonder bijkomende toelichtingen of vraagstellingen. Tenzij de resultaten van de beoordeling in de eerste ronde een kleiner of groter aantal wettigt, zullen de drie best geklasseerde inschrijvers uit de eerste ronde toegelaten worden tot ronde twee. Ronde 2: Na de eerste evaluatieronde worden de resterende inschrijvers uitgenodigd om hun inschrijving toe te lichten en vragen van de aanbestedende overheid te beantwoorden. De inschrijver staat in voor het verslag van het verloop van deze toelichting. Dit verslag wordt tezamen met de eventuele wijzigingen en prijsaanpassingen binnen de X werkdagen na de presentatie overgemaakt aan het bestuur (mag via e-mail). Op basis van de verstrekte toelichtingen zal de puntenscore bijgestuurd worden. Tenzij de resultaten van de beoordeling in de eerste ronde een kleiner of groter aantal wettigen, zullen de twee best geklasseerde inschrijvers uit de tweede ronde toegelaten worden tot ronde drie. Ronde 3: De inschrijvers die tot de derde ronde zijn toegelaten, krijgen de gelegenheid een “best and final offer” uit te brengen op basis van de voorstellen die de aanbestedende overheid tijdens onderhandelingssessies met de inschrijvers aanbrengt. De “best and final offers” worden vervolgens opnieuw beoordeeld. De best gerangschikte inschrijver wordt uitgenodigd voor de finalisatieronde. Finalisatieronde: In deze ronde dient de overblijvende inschrijver een geconsolideerde versie van de offerte en aanvullingen op te maken. In deze fase worden geen nieuwe elementen aangebracht. Indien de offertes in die mate duidelijk zijn en overeenkomen met de doelstellingen van de aanbestedende overheid zodat geen verdere contacten met de inschrijvers nodig geacht worden, kan de aanbestedende overheid op elk punt in de procedure overgaan tot gunning van de opdracht.
pagina 11 van 22
1.2 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT 1.2.1 Toepasselijke documenten Er zijn geen bijkomende documenten van toepassing op deze opdracht. 1.2.2 Leidend ambtenaar (art. 11 KB 14/01/2013) De leidend ambtenaar is Kim Geerdens, hoofd communicatie van APB Arenbergschouwburg. 1.2.3 Vertrouwelijkheid (art. 18 KB 14/01/2013) Door in te schrijven op deze opdracht, verbindt de opdrachtnemer zich niet alleen tot het respecteren van het beroepsgeheim, maar ook tot neutraliteit en discretie ten overstaan van het personeel van het bestuur. Deze verplichting blijft ook na de uitvoering van de opdracht bestaan. De opdrachtnemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle informatie, van welke aard ook, die hem zal worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van de opdracht kennis zal nemen. Met het oog op de toepassing van dit bestek wordt onder “informatie” verstaan: alle inlichtingen toevertrouwd aan personeelsleden van de opdrachtnemer in het kader van de opdracht, alle elektronische bestanden waartoe ze toegang krijgen, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen. Deze informatie wordt als strikt vertrouwelijk beschouwd. Deze opsomming is niet exhaustief. De informatie in kwestie: - kan zijn vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier of USB-stick; - kan mondeling of visueel aan de opdrachtnemer worden verstrekt, voor of na een demonstratie en/of overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; - kan aan de opdrachtnemer zijn verstrekt via het verlenen van de toegang tot het gehele of gedeelte van het netwerk van de aanbestedende overheid dat de opdrachtnemer nodig heeft voor de uitvoering van de opdracht. Deze opsomming is niet exhaustief. De opdrachtnemer garandeert dat zijn personeel, aangestelde en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van deze gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe deze gegevens niet te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de opdrachtnemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de uitvoering betrokken zijn, enkel de gegevens bekendmaken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de aanbestedende overheid: waarvan de opdrachtnemer op een voor die overheid aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het ogenblik dat ze hem voor het eerst door de aanbestedende overheid - werd meegedeeld; - die, op het moment dat ze bekend werd bij de aanbestedende overheid, reeds openbaar was;
pagina 12 van 22
-
die, nadat ze bekend werd bij de aanbestedende overheid, regelmatig openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de opdrachtnemer; die de opdrachtnemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de aanbestedende overheid en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de opdrachtnemer.
De opdrachtnemer verbindt er zich toe : - om als een zorgvuldig persoon en naar eer en geweten om te gaan met de hem toevertrouwde informatiesystemen, documenten en informatie; - om zich geen toegang te verschaffen of proberen te verschaffen tot het geheel of gedeelte van de informatiesystemen of informatie indien daarvoor geen expliciete toegangsmogelijkheid werd gecreëerd; - om in geen geval privé-gegevens aan het netwerk van de aanbestedende overheid toe te voegen, te verwijderen of te veranderen; - om de wachtwoorden of andere authenticatiesystemen die hem met het oog op de uitvoering van zijn opdracht zijn ter beschikking gesteld, niet mee te delen aan derden noch te bewaren op een plaats waar derden er kennis van kunnen nemen; - om de aangeboden informatiesystemen en informatie uitsluitend te gebruiken in samenwerking met de aanbestedende overheid in het kader van de uitvoering van de opdracht; - om de informatie van de aanbestedende overheid niet te kopiëren, vast te leggen op een informatiedrager of ter beschikking te stellen van derden, behoudens daartoe verleende uitdrukkelijke schriftelijke voorafgaande toestemming; Alle informatie die door de aanbestedende overheid aan de opdrachtnemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de aanbestedende overheid die aan de opdrachtnemer door de aanbestedende overheid wordt toevertrouwd, blijft de exclusieve eigendom van de aanbestedende overheid, zoals ook elke informatiedrager waarop de opdrachtnemer informatie van de aanbestedende overheid heeft gekopieerd of vastgelegd, de integrale eigendom is van de aanbestedende overheid. Door informatie ter beschikking te stellen, verleent de aanbestedende overheid geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De aanbestedende overheid behoudt op elk ogenblik het recht om aan de opdrachtnemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de opdrachtnemer de informatie van de aanbestedende overheid heeft opgeslagen en/of de hem toevertrouwde verificatie- en toegangscodes van welke aard ook, badges en sleutels terug te bezorgen en/of om de opdrachtnemer de hem verleende toegang tot het netwerk van de aanbestedende overheid te ontnemen. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de gevraagde informatie, verificatie- en toegangscodes van welke aard ook en de badges en sleutels onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om na afloop van de opdracht zonder verwijl aan de aanbestedende overheid alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de aanbestedende overheid bevatten evenals alle verificatie- en toegangscodes van welke aard ook evenals de badges en sleutels die aan de opdrachtnemer worden ter beschikking gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de aanbestedende overheid en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken
pagina 13 van 22
dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de aanbestedende overheid werd toevertrouwd in het kader van de onderhavige opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor alle schade waar de aanbestedende overheid of derden het slachtoffer van zouden zijn ten gevolge van het niet respecteren door de opdrachtnemer zelf, door leden van zijn personeel of aangestelde van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens dit artikel. In geval van inbreuken op dit artikel kan de aanbestedende overheid overgaan tot de onmiddellijke eenzijdige beëindiging van het contract of het opleggen van een schadevergoeding, conform artikel 60 van het KB van 14 januari 2013, dit alles onverminderd mogelijke strafrechtelijke vervolging. 1.2.4 Borgtocht (art. 25 KB 14/01/2013) 1.2.5 Actiemiddelen van de aanbestedende overheid (art. 44 t.e.m. 51, art. 71, 72, 154 en 155 KB 14/01/2013) 1.2.6 Uitvoeringstermijn (art. 147 KB 14/01/2013) De nieuwe website dient op 1 januari 2016 operationeel te zijn voor het publiek en online te staan. De delen onderhoud en hosting hebben in principe een looptijd van 48 maanden maar kunnen door de aanbestedende overheid opgezegd worden met een vooropzeg van 6 maanden. Na 48 maanden kan de opdracht jaar per jaar verlengd worden. 1.2.7 Hoeveelheden (art. 148 KB 14/01/2013) 1.2.8 Modaliteiten inzake prestaties (art. 149 KB 14/01/2013) De dienstverlening wordt uitgevoerd in de Arenbergschouwburg, Arenbergstraat 28 te 2000 Antwerpen. 1.2.9 Oplevering (art. 64 en 156 KB 14/01/2013) Er dient een voorlopige oplevering te gebeuren op 1 december 2015, zodat er nog één maand de tijd is om aanpassingen te doen en eventuele bugs te fixen. 1.2.10 Betaling van de diensten (art. 66 en 160 KB 14/01/2013) De diensten kunnen gefactureerd worden na volledige oplevering en aanvaarding door de aanbestedende overheid. De factuur moet de volgende informatie bevatten:
de referentie van dit bestek: zie voorblad van dit document vermelding van de referentie naar de deelopdracht(en) de detaillering van de diensten het totaal te betalen bedrag exclusief btw het tarief en het bedrag van de btw aanvaardingsdocument van de specifieke opdracht
pagina 14 van 22
het BTW nummer van APB Arenbergschouwburg en van de inschrijver
Elke factuur zal gestuurd worden naar het volgende adres: APB Arenbergschouwburg t.a.v. Koenraad Logghe Arenbergstraat 28 2000 Antwerpen
pagina 15 van 22
2
TECHNISCH LUIK
Doelstellingen Arenberg profileert zich als een warm en open cultuurhuis met een eigentijdse en gebruiksvriendelijke website. Door de veranderende maatschappij is de manier van communiceren sterk veranderd. Daarbij is in dialoog gaan met onze bezoeker veel interessanter dan louter de focus op de kalender te richten. Bovendien is door de komst van smartphones, tablets en de groeiende opmars van social media het gebruik van een website grondig veranderd. Op die manier vormt de website enerzijds een bron van informatie en entertainment voor de bezoeker. Anderzijds vormt de website de motor van het communicatiebeleid van ons cultuurhuis en is ze uitgegroeid tot de belangrijkste marketing- en verkoopstool voor tickets.
2.1 STRUCTUUR VAN DE SITE De site is opgebouwd uit diverse niveaus en bevat een hoofdmenu dat een makkelijke navigatie moet toestaan. 2.1.1 Homepage Een overzichtelijke structuur met een sterke visuele homepage opgebouwd rond beelden over de voorstellingen. De homepage heeft een goed leesbare structuur waarin de gebruiker gemakkelijk zijn weg vindt. 2.1.2 Agenda Een agenda met een helder chronologisch overzicht van alle voorstellingen, met duidelijke thematische zoeken filteropties. 2.1.3 Detailpagina’s Iedere voorstellingspagina is vast opgebouwd rond detailinformatie over de voorstelling (foto’s, teksten, prijzen, geluidsfragmenten, videofragmenten, ticketinformatie, uurregeling) en heeft een duidelijke ‘koop tickets’ knop. Integratie van social media (vb. via share buttons of twitter feeds). Arenberg organiseert niet enkel losse voorstellingen maar ook festivals. Hiervoor is een aangepaste lay-out nodig. Verder worden labels zoals Laatste Tickets / Uitverkocht / Succesherneming / Extra gebruikt. 2.1.4 Contentpagina’s Naast pagina’s over voorstellingen zijn er ook pagina’s met praktische info over ticketinformatie, openingsuren, toegankelijkheid, bereikbaarheid, zaalhuur, catering, etc. Deze pagina’s kunnen losgemaakt worden van het hoofdmenu om landingspagina’s voor acties ed. toe te staan en kunnen opgezet worden als subsite.
pagina 16 van 22
2.2 FUNCTIONALITEITEN 2.2.1 Mijn Theater = persoonlijke omgeving voor de gebruiker Een persoonlijke omgeving op de website waarop de gebruiker kan inloggen om er volgende zaken te beheren: ● ● ●
nieuwsbriefvoorkeuren E-tickets persoonlijke gegevens voor ticketing Deze omgeving komt voort uit de koppeling tussen het ticketingprogramma eSRO en het CMS-systeem. Indien er mails met provinciale email-adressen verstuurd worden vanuit de website, dan moeten hiervoor afspraken gemaakt worden. Configuratie op DNS van SPF records. 1.1.1 CMS Het Content Management Systeem (CMS) moet flexibel en makkelijk hanteerbaar zijn. Responsive design is hierbij essentieel. Bovendien moet een content manager ook op een tablet of smartphone aanpassingen kunnen maken. De website beantwoordt aan de laatste webontwikkelingen. Het CMS voorziet op een gebruiksvriendelijke manier:
●
Beheer van productie- en voorstellingsinformatie. Daarbij moet een productie meerdere malen in de agenda kunnen worden gezet zonder dat de content dubbel beheerd moet worden.
●
Beheer van pagina’s & nieuwsberichten.
●
Import van foto’s gaat snel en makkelijk met een cropper geïntegreerd in het CMS.
●
Subtiel doorlinken naar andere voorstellingen door middel van ‘suggesties’ in te bouwen bij iedere detailpagina.
●
Aanmaken en beheren van subsites (voor festivals/zakelijke verhuur/technische luik).
●
Meten van gegevens. De content manager moet ten alle tijden rapporten kunnen trekken over surfgedrag van de bezoeker.
Integreren van courante social media, zoals Facebook, Instagram en Twitter. Op die manier kan de bezoeker de content van de website delen en verspreiden via like, add en share buttons.
○ ○
Beheer van gebruikers Rechtenbeheer voor CMS gebruikers (vb. redacteur, content manager,...) zodat de verschillende beheerders enkel toegang hebben tot het gedeelte dat ze beheren. Gegevensbeheer voor klanten met een website account Beheer van mailinglijsten (incl. import/export mogelijkheid)
● ○
Beheer van de integraties met volgende toepassingen (cfr. 2.3): Nieuwsbriefmodule
● ○
pagina 17 van 22
○ ○ ○ ○ ○
Ticketing (eSRO van ESBTSB) Planning (onder voorbehoud) Aanmaken van subsites met eventueel eigen rechten Uitdatabank van Cultuurnet Vlaanderen Narrowcasting 2.2.1 ANYSURFER Er dient rekening gehouden te worden met de richtlijnen van het anysurfer-label in functie van toegankelijkheid.
2.3 INTEGRATIES MET EXTERNE SYSTEMEN 2.3.1 Nieuwsbriefmodule De adressen worden opgehaald via de centrale database in ESRO en ingedeeld per doelgroep voor gerichte mailcampagnes. -
Templates vullen met productie- en voorstellingsinformatie Just-in time verzending Nieuwsbriefinschrijvingen moeten mogelijk zijn via de website Eenvoudig beheer van adressen Mogelijkheid om verschillende doelgroepen aan te maken Uitgebreide rapporteringsmogelijkheden foutieve e-mailadressen, open-rate, click-rate,) Mogelijkheid om berichten in de nieuwsbrief te delen op Facebook en Twitter Double opt in/single opt out (allereerst de toestemming van de klant vragen alvorens een mail te sturen).
2.3.2 Ticketing Ticketingsoftware eSRO van ESBTSB voorziet een API (er wordt niet gewerkt met een Out Of The Box koppeling). Deze dient te worden geïntegreerd in de site opdat de gebruiker niet hoeft weg te navigeren van de website om een ticket aan te kopen. -
Verkoop van tickets via login/winkelmandje zoals bij een webshop Tickets optimaliseren voor mobiel zodat scannen vanaf smartphone mogelijk wordt Bewaren van E-tickets in het website account Beheren van de klantgegevens vanuit het CMS Opmaken en bewaren van een verlanglijstje Mogelijkheid tot upselling (sponsoring, drankbonnen, inleiding, catalogi,…)
2.3.3 UiTdatabank Relevante voorstellingsinformatie (titel, omschrijving, foto, tijdsgegevens, etc.) moet vanuit de website kunnen doorgeplaatst worden naar UiTdatbank.be. 2.3.4 Planning De planningssoftware die nog gekozen moet worden voorziet een API. Deze dient geïntegreerd te worden in de site opdat nuttige informatie uit de planning (datums, titels, etc.) kan doorgeplaatst worden naar de website.
pagina 18 van 22
2.3.5 Narrowcasting De website voorziet de mogelijkheid om slideshows te genereren op basis van de voorstellingsinformatie. De website voorziet in de mogelijkheid om deze te streamen naar de hardware die zorgt voor aansturing van de schermen. 2.3.6 Analytics Google Analytics dient als meetinstrument te worden opgezet zodat de content manager ten allen tijde rapporten kan trekken i.v.m. surfgedrag van de bezoeker. Door het geïntegreerde ticketingproces dient binnen analytics ook E-commerce tracking te worden geactiveerd, zodat de verkeersbronnen tegenover de ticketverkoop kunnen worden uitgezet.
2.4 TECHNISCHE VEREISTEN
-
2.4.1 SEO De zoekmachinevriendelijkheid vormt een significant onderdeel van de website. Volgende zaken zijn hiervoor van belang : Duidelijke hyperlinks Trefwoorden en korte omschrijvingen per pagina en bij iedere voorstelling. 2.4.2 Performantie De website moet snel, vlot en aangenaam te bezoeken zijn door de bezoeker, met acceptabele laadtijden van de pagina’s. Daarnaast moet het systeem ook vlot hanteerbaar zijn voor de beheerder. De website moet bovendien zeer toegankelijk en gebruiksvriendelijk zijn, ook voor niet frequente internetgebruikers. 2.4.3 Responsive De website moet volledig responsive werken. Dit wil zeggen dat de site zich volledig moet aanpassen aan het medium waarop hij bekeken wordt. 2.4.4 Hosting Goede hosting is cruciaal voor een goede service naar de klant toe. De werking van de website mag nooit in gedrang komen door het aantal bezoekers, grafische elementen of een stormloop op tickets.
● ● ● ● ●
●
Onder goede hosting wordt verstaan: Een schaalbaar en flexibel model voor bandbreedte en webruimte 7 dagen op 7, 24u/24u bijstand in geval van technische storingen met betrekking tot de hosting Garanties over de uptime van de website De applicatie moet steeds compatibel zijn met de 2 meest recente versies van de 3 meest gebruikte webbrowsers.
De applicatie moet steeds voldoen aan de Belgische en Europese richtlijnen/decreten voor de bescherming van persoonsgegevens (momenteel de Europese databeschermingsrichtlijn 95/46/EG die is omgezet in de Belgische privacywet, in de toekomst de Europese algemene databeschermingsverordening (GDPR)). Optimale beveiliging tegen inbraken zonder afbreuk te doen aan de beschikbaarheid en toegangssnelheid van de website ○ De beheerderstoegang verloopt over een beveiligde verbinding, waarbij de SSL/TLS setup minstens een B-score behaalt op de SSL Server Test van Qualys SSL Labs ○ Confidentiële gegevens zijn geëncrypteerd in de databank
pagina 19 van 22
○ De gebruikersaccounts waarmee de databank wordt benaderd zijn uniek en beschermd met een sterk wachtwoord ○ De web interface is niet vatbaar voor SQL injection
2.5 SUPPORT- EN SERVICEDESK -
De inschrijver levert een SLA (Service Level Agreement) aan waarin afspraken over de kwaliteit van de geleverde diensten worden vastgelegd. Deze SLA bevat minstens volgende onderdelen: - beschrijving van aangeboden diensten en helpdekskanalen - service desk waar we met technische en functionele vragen terecht kunnen in het Nederlands - goede nazorg op vlak van bugfixing, - de procedure bij functionele aanpassingen - beschrijving van service- of prestatie-indicatoren. Dit zijn specifieke meetbare karakteristieken van diensten waarmee de kwaliteit van de geleverde dienst kan worden gemeten en waar doelstellingen worden aan gekoppeld. Voorbeelden: * ondersteuning door helpdesk - oplostijd van incidenten - incidenten met prioriteit 1 binnen 1 uur * beschikbaarheid - 99,5% * website - responstijd van home pagina - 1500 msec * website - hersteltijd na uitval - 15 minuten - afspraken over onderhoud - duidelijke afspraken over service overleg met bijbehorende rapportering (bv. elke 3 maanden met rapportering over prestaties t.o.v. vastgelegde doelstellingen, incidenten, verbeterpunten, … ). -eventueel mogelijke compensaties wanneer doelstellingen niet worden gehaald.
-
3
APB Arenberg verwacht dat voor 5 communicatiemedewerkers een opleiding wordt voorzien.
GRAFISCH LUIK
Een mooi ogende en functioneel werkende website is essentieel in onze sector. Onze bezoeker moet immers snel en goed zijn weg vinden in ons programma. Voor onze website zijn we dan ook op zoek naar een gepaste nieuwe look, die is afgestemd op de huisstijl van ons cultuurhuis. Arenberg is een submerk van de provincie Antwerpen en volgt de richtlijnen die hiervoor staan opgesteld in het merkplatform van de provincie (http://merkplatform.provant.be/- login: bezoeker en paswoord: onsmerk ) . Naast de creatieve insteek wordt er ook rekening gehouden met de plaatsing van de verschillende onderdelen, van homepage tot detail- en contentpagina’s. Ook de template van de nieuwsbrief moet aansluiten bij de algemene look van de site.
pagina 20 van 22
3. 3.1
BIJLAGEN OFFERTEFORMULIER
Overheidsopdracht via onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking voor ontwerp, installatie en implementatie van een website De firma (volledige benaming en rechtsvorm) met als adres van de maatschappelijke zetel: (straat) (postnr en gemeente) (land) Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer en waarvoor Mijnheer/Mevrouw (*)
(naam) (functie)
gedomicilieerd op het adres (straat) (postnr en gemeente) (land) als inschrijver of gevolmachtigde (bewijs bij te voegen) optreedt en hieronder ondertekent, verbindt zich tot de uitvoering, overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het bestek 2015-01 / 01 van de opdracht voor installatie en implementatie van een website, tegen de hieronder vermelde prijs (prijs all-in voor installatie, gebruik en service voor een periode van 4 jaren):
in letters en in cijfers in EUR waarbij de btw dient te worden gevoegd voor een bedrag van:
pagina 21 van 22
in letters en in cijfers in EUR
wat een bedrag, inclusief btw, geeft van:
in letters en in cijfers in EUR In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid. Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door overschrijving op:
het rekeningnummer IBAN BIC Alle briefwisseling betreffende de gunning en de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar: Arenbergschouwburg t.a.v. Kim Geerdens, Arenbergstraat 28 2000 Antwerpen 03 202 46 10
[email protected]
Gedaan:
Te
op
De inschrijver of gevolmachtigde: (naam) (functie) (handtekening)
pagina 22 van 22
3.2
INVENTARIS
Overheidsopdracht via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor ontwerp, installatie en implementatie van een website. prijs/dag prijs/jaar Post 1.
Support en hosting op basis van een onderhoudscontract van 4 jaar De jaarlijkse kostprijs voor het voorgestelde 1.1. maintenance-, service- en supportcontract - op basis van een onderhoudscontract van 4 jaar. Jaarlijkse kostprijs externe hosting - op basis van een hostingscontract van 4 jaar. Jaarlijkse kostprijs voor gebruik van 1.3. nieuwsbriefmodule en verzending van mailings obv een gebruikscontract voor 4 jaar Projectkost Eenmalige projectkost ( inclusief migratie gegevens huidige website en klantenprofielen 2.1. en inclusief eventuele aankoopprijs van licenties of benodigde software) Opleidingskost voor systeembeheerders 2.2. Arenberg Grafische ontwikkeling Kostprijs voor de ontwikkeling van look & feel en design van de website inclusief template 3.1. van de nieuwsbriefmodule Op maat gevraagde ontwikkeling Forfaitaire kostprijs voor de integratie met het 3.1. ticketingsysteem eSRO en onderliggende CRM Forfaitaire kostprijs voor de integratie met een 3.2. planningssoftwarepakket Forfaitaire kostprijs voor de integratie met de 3.3. database van Cultuurnet Vlaanderen Forfaitaire kostprijs voor integratie met een 3.4. narrowcastingsysteem 3.5. Andere ontwikkelingskosten 1.2.
Post 2.
Post 3.
Post 4.
Naam: Datum: Handtekening:
eenmalige TOTAAL prijs
