Elektronische indiening van offertes Een checklist voor inschrijvers van overheidsopdrachten…
Wat heb ik nodig om via de applicatie e-Tendering elektronische offertes in te dienen ? Hoe ga ik te werk om mijn offerte elektronisch in te dienen via de applicatie e-Tendering
Wat heb ik nodig ? Een computer uitgerust met :
Voorzieningen voor het werken met de e-ID. :
Een internetverbinding Een standaard webbrowser : Internet Explorer 6 of hoger Mozilla Firefox ( gratis te downloaden via http://www.mozilla.org ) De Java Virtual Machine 1.5 of hoger ( gratis te downloaden via http://java.com/nl/downloa d/index.jsp )
Een smartcard reader ( al standaard op bepaalde laptops en toetsenborden of te kopen via http://eid.belgium.be ) De e-ID software ( gratis via http://eid.belgium.be ) moet geïnstalleerd zijn op uw pc. Uw pin-code niet vergeten ! Voor het digitaal ondertekenen van offertes kan u eveneens gebruik maken van een Certipost gekwalificeerd certificaat op USB Token.
Hoe verloopt de procedure ? Surf naar https://eten.publicprocurement.be. Indien uw browser u een mogelijk risico meldt, klikt u toch op “Doorgaan naar de website”. Als U nog geen account hebt in e-Tendering, moet u zich eerst registreren. U klikt in de welkom pagina op “Registratie” en vult het invulformulier in. KBO OF ondernemingsnaam opgeven is verplicht. Na het klikken op “Aanmaken” zal u een mail krijgen met uw validatiecode. Deze zal u moeten opgeven bij de eerste aanmelding aan het systeem. Aanmelden doet u door het opgeven van uw gebruikersnaam, paswoord en door de functie “inschrijvers” te kiezen in het linker invulformulier
Een elektronische offerte bestaat uit één of meerdere elektronische documenten. U kan alle types bestanden verzenden (.doc, .xls, .avi, .ppt,… ). Eén enkel bestand mag niet grote zijn dan 80 megabyte. Gelieve geen documenten uit te printen, te handtekenen, terug in te scannen en te verzenden naar e-Tendering. Doe dit enkel in zeer specifieke gevallen. Scannen leidt immers tot zeer grote bestanden die niet exploiteerbaar zijn voor de aanbestedende overheid.
2
ELEKTRONISCHE INDIENING VAN OFFERTES VIA E-TENDERING
U kan dan navigeren naar het dossier van uw interesse. Een dossier is de ruimte in e-Tendering voorzien voor één bepaalde overheidsopdracht. U klikt daartoe op “Zoek Dossier” in het linkermenu en vult het referentienummer in ( bijv. TEST WORKSPACE of TEST DOSSER). U kan dan de “details” en de “parameters“ van dit dossier bekijken.
Op het tabblad Details. Klikt u op de knop “Mijn deelname bevestigen”. Hierdoor verschijnt er een nieuw tabblad “Mijn Offertes” en zal het dossier ook verschijnen in de pagina “Mijn Dossiers ”. In het tabblad “Mijn Offerte” kan u uw bestanden die deel uitmaken van uw offerte indienen.
Elk bestand dat u zal indienen moet getekend worden. Er moet telkens de handtekening en het bestand zelf aanwezig zijn voor de opening van de offertes. Een document toevoegen kan op 2 manieren. Ofwel verzendt u het document eerst en tekent u het later (1), ofwel tekent en verzendt u het op hetzelfde tijdstip (2). (1) Eerst verzenden, daarna pas tekenen. Deze methode heeft het voordeel dat u meerdere documenten in één actie kan ondertekenen en dat de persoon die zal tekenen niet aanwezig hoeft te zijn tijdens het verzenden van de bestanden. U klikt hiervoor eerst op de knop “Document verzenden”. In het nieuwe venster dient u enkel een documentnaam in te geven en het document te selecteren via de “browse” knop. Daarna klikt u op de knop “Verzenden”. U zal zien dat er een nieuwe lijn in de tabel van het originele venster zal verschijnen, echter zonder informatie omtrent de handtekening en met een status “onvolledig”. U kan nu nog meer documenten verzenden via dezelfde acties. Eénmaal alle of een deel van uw documenten verzonden zijn, kan u beslissen deze elektronisch te tekenen. Selecteer de documenten die u wenst te tekenen en klik op de knop “Teken de geselecteerde documenten”. In het nieuwe venster dient u het certificaat te selecteren waarmee u gaat tekenen (meestal e-ID). Daarna klikt u op de knop “Teken”. Het systeem vraagt u nu voor elk document éénmaal uw PIN code in te geven. Nadat dit voltooid is klikt u op de knop “verzenden” waarna alle handtekeningen naar eTendering worden verzonden.
3 (2) Tekenen en verzenden in één stap.. Om een document te tekenen en meteen toe te voegen klikt u op de knop “Document tekenen en toevoegen”. In het nieuwe venster dient u het certificaat te selecteren waarmee u gaat tekenen (meestal e-ID). Daarna geeft u een titel voor het document op. U selecteert ook het bestand dat u wil handtekenen ( “Browse”). U klikt daarna op 'Sign”. Het systeem zal u uw PIN code vragen. Nadien klikt u op de knop “Verzenden” waarna uw document samen met de handtekening wordt verzonden naar het systeem.
Een document meerdere malen tekenen door verschillende personen kan door ofwel methode (1) hierboven nogmaals toe te passen met een andere e-ID kaart. U heeft hiervoor het document op de computer niet nodig. Een alternatief bestaat erin te klikken op het icoon “Opnieuw tekenen” . In het nieuwe venster kunt u dan dezelfde gegevens als in methode (2) ingeven. Voor dit alternatief hebt u wel het originele document op uw pc nodig.
Via de knop “Opvragen van een ontvangstbewijs” wordt in een nieuw venster alle informatie omtrent uw indiening afgebeeld. U krijgt hierdoor ook een elektronisch getekende mail die deze informatie herneemt. Dit ontvangstbewijs vermeldt enkel welke documenten ( titel en hash ) op welke tijdstippen zijn ingediend. Dit is niet het bewijs dat de offerte administratief of technisch conform werd ingediend. Indien bijvoorbeeld de documenten werden getekend door iemand zonder bevoegdheid, zal dit ontvangstbewijs daar geen melding van maken.
4
ELEKTRONISCHE INDIENING VAN OFFERTES VIA E-TENDERING
Federale dienst e-Procurement FOD Personeel en Organisatie Wetstraat 51 1040 Brussel Telefoonnr. helpdesk 02 790 52 58 (NL ) 02 790 52 66 (FR ) E-mailadres
[email protected]
We zitten ook op het web! Bezoek ons op: www.publicprocurement.be
Nog vragen ? Voor meer informatie omtrent het project eProcurement kan u zich allereerst wenden tot de publieke overheidssite www.publicprocurement.be . U kan hier allerlei informatie vinden omtrent de verschillende modules. Tevens is het downloaden van handleidingen,
demonstraties en handige checklists mogelijk. Hebt u nog specifieke vragen omtrent deze applicatie of over het e-Procurement project in het algemeen, aarzel dan zeker niet om onze helpdesk te contacteren.
5
