Actieplan Gent 1. Achtergrond Karolien Dezeure (Hogeschool Gent) en Stef Steyaert (Participant bvba) begeleiden dit project. Marc Verheirstraeten is de interne coördinator voor Gent. 2. Wat bedoelen we met participatiebeleid? Participatie gaat over alle vormen van betrokkenheid van burgers bij allerlei aspecten van de Gentse stadsontwikkeling (cultuur, jeugd, infrastructuur, wijkbeheer, ruimtelijke ordening, welzijnszorg, onderwijs,…). Het gaat over klassieke vormen van inspraak (hoorzittingen, bezwaarprocedures); over professionele vormen van communicatie rond stadsprojecten; over hoe burgers ook eigen verantwoordelijkheid nemen en meewerken aan de ontwikkeling van de buurt of de stad; over processen van dialoog en interactie tussen burgers, burgerorganisaties en stadsbestuur. Met beleid bedoelen we dat over deze manieren van werken intern wordt gediscussieerd; dat de organisatie leert uit ervaringen; dat keuzes worden gemaakt; dat de organisatiebrede aanpak wordt verbeterd. Het voorstel hieronder zoomt vooral in op dit laatste. Het richt zich wat dat betreft op het verbeteren van het beleidsvoerend vermogen van de stad Gent op het vlak van participatie door de toegankelijk tot en het gebruik maken van gemeentelijke data voor burgers en maatschappelijke actoren te verbeteren. 3. Doelstelling van het voortraject Op basis van de eerste bijeenkomst werd snel duidelijk dat Gent reeds heel ver staat op het vlak van denken en werken rond stedelijke participatie. Maar er zijn zeker nog domeinen waar verbetering mogelijk is, bijvoorbeeld: Het werken met moeilijk bereikbare doelgroepen: wat kan je op dit vlak ondernemen, hoe kan je hier best rond handelen? Verknoping: gebiedsgerichte werking is sterk territoriaal bezig, ze werken met de moeilijk bereikbare doelgroepen… maar ook de seniorendienst en de jeugddienst werkt aan inspraak. Rond kansarmoede zijn ze aan het zoeken hoe ze werk kunnen maken van participatie,… Als stedelijke dienst kan je altijd maar een stuk van de realiteit vatten. Hoe krijg je hier meer vat op? Hoe ga je om met de blinde vlekken die je blijft zien als organisatie? Nu worden de problemen zeer ‘ad hoc’ aangepakt maar hoe voorkom je dat voor een stuk? Inzicht verkijgen in de ‘verknoping’ is dan ook de doelstelling voor Gent. Eerder dan in de stedelijke administratie een project op te starten rond betekenissen van participatie, nood aan participatie,… (zoals in enkele andere steden wel gebeurde), was het in Gent de bedoeling om – na de identificatie van de noden – snel op zoek te Pagina 1 van 6
gaan naar mogelijke projecten die inspeelden op de hierboven geïdentificeerde pijnpunten en een mogelijk voorstel uit te werken voor het gekozen project. 4. Samenkomsten Er was een eerste samenkomst op dinsdag 8 juni (verslag in bijlage) waar een analyse werd gemaakt van de situatie in Gent op het vlak van participatie en participatiebeleid en mogelijke vragen om ondersteuning werden geïdentificeerd. Het is tijdens deze vergadering dat de thema’s ‘verknoping’ en ‘moeilijk bereikbare doelgroepen’ werden geïdentificeerd als werkpunten voor de Gentse stadsdiensten. Volgende mensen namen deel aan deze vergadering: Karolien Dezeure (Hogeschool Gent), Stef Steyaert (Participant), Els Lecompte (directeur GGW), Marc Verheirstraeten (Gebiedsgerichte werking), Carl-Philippe Coenegrachts (hoofd departement stafdiensten), Bart Rousseau (programmaregisseur inspraak). Op donderdag 23 september kwam dezelfde groep nogmaals samen om mogelijke cases te identificeren en te bespreken waar (1) de thema’s verknoping en werken met ‘moeilijk bereikbare doelgroepen’ een belangrijke rol spelen en (2) ondersteuning toegevoegde waarde kan creëren voor het project. Op basis van de bespreking tijdens deze vergadering werd besloten om concreet na te denken over de aanpak en ondersteuning van het project SMART IP (zie verder). Op vrijdag 29 oktober vond een derde bijeenkomst plaats, ditmaal met een iets uitgebreidere groep waar o.m. ook Martine Delannoy van Digipolis en xxx aan deelnamen. Tijdens deze bijeenkomst werd het voorstel uitgewerkt dat u hieronder vindt. SMART IP: de impact van het ‘open data’ voor de samenwerking tussen de stedelijke diensten SMART IP is een goedgekeurd Europees project i.s.m. een aantal andere Europese steden (o.a. in Italië, Groot-Brittanië, Finland,…) en enkele Vlaamse technologische partners zoals IBBT en Alcatel-Lucent. Het project heft 3 grote poten: een eerste rond mobiliteit, een tweede rond milieu en een derde (SMART Engagement) rond het gebruik van ICT om de relaties tussen burgers en overheidsdiensten vorm te geven. Gent trekt dit laatste luik. In één zin samengevat is het de ambitie van dit project om alle data die de stad ter beschikking heeft, ter beschikking te stellen van iedereen op zulke manier dat iedereen deze data ook kan verrijken zodat ze een bron van informatie worden voor de stadsdiensten. In een eerste fase die loopt in het voorjaar van 2011 moet er een bevraging worden opgezet bij burgers, maatschappelijke actoren en de stadsdiensten zelf gericht op het in kaart brengen van welke ‘open data’ applicaties de verschillende partijen zouden gecreëerd willen zien. Er werd reeds afgesproken dat de bevraging van burgers en Pagina 2 van 6
stakeholders zou worden uitgevoerd door het MICT (UGent/IBBT). De aanpak voor het interne proces, met de verschillende stadsdiensten bekijken welke applicaties op het vlak van delen en interactief beheren/verrijken van data moeten ontwikkeld worden, is op dit ogenblik niet of nauwelijks uitgewerkt. Hier zou Gent extra ondersteuning kunnen gebruiken. Vragen rond gebruik en beheer van data, beschikbaarheid van data, delen van data raken uiteraard sterk aan het thema van verknoping en de samenwerking tussen stadsdiensten in functie van het betrekken en laten participeren van burgers en maatschappelijke actoren aan het beleid. Ondersteuning van dit project komt dus in aanmerking voor bijkomende subsidiëring (maximum van 5.000 euro) vanuit het Kenniscentrum Vlaamse Steden. 5. Doelstelling van het project De doelstelling van het stadsinterne proces is om alle stadsdiensten te laten reflecteren op de vraag waar zo'n concept van 'open en gedeelde data' meerwaarde kan hebben en, per geselecteerde case, echt het gesprek aan te gaan rond vragen zoals : wat zou dit betekenen aan procedures, processen, afspraken voor de samenwerking tussen diensten, wie trekt, wie is eigenaar van de data, hoe verhoudt de nieuwe samenwerking tussen de diensten voor deze case zich tot burgers en stakeholders in de stad, wat betekent dit voor moeilijk bereikbare doelgroepen en e-inclusie , wat is de meerwaarde van de gezamenlijke werking rond data,... 6. Plan van aanpak Het proces dat door de voorbereidende werkgroep (zie hierboven) werd uitgetekend om deze eerste fase voor het project SMART Engagement te realiseren, ziet er in grote lijnen als volgt uit: Stap 1: kick-off In de tweede helft van januari, uiterlijk de eerste week van februari vindt er een kick-off vergadering plaats met vertegenwoordigers van alle stadsdiensten. Op deze kick-off vergadering worden vooreerst enkele uitdagende en inspirerende voorbeelden van het ‘open data’ concept voor stedelijke administraties getoond. In een volgende stap gaan we op zoek naar de opportuniteiten binnen de Gentse stadsdiensten om 'open data' projecten te realiseren. De gehanteerde werkwijze tijdens de kick-off moet het mogelijk maken om geleidelijk te evolueren van een eerste ruwe lijst van ideeën naar een uiteindelijke keuze voor een beperkt aantal proefprojecten. Dit selectieproces zal moeten gebeuren op basis van een aantal criteria die vooraf in de begeleidende projectgroep worden bepaald (bv. spreiding over verschillende diensten, bereik van doelgroepen,...) en zo nodig door de deelnemers aan de kick-off verder kunnen worden verfijnd of aangevuld.
Pagina 3 van 6
Het resultaat van de kick-off zijn 3 à 5 voorstellen/ideeën voor pilootprojecten rond ‘open data’ binnen de Gentse stedelijke administratie. Het zijn deze ideeën die in de volgende stappen verder zullen worden uitgewerkt. De kick-off wordt voorbereid door de begeleidende projectgroep en een aan te stellen externe procesbegeleider. Deze laatste staat ook in voor de facilitatie op de kick-off zelf. Stap 2: uitwerken van business-cases in werkgroepen In de tweede stap willen we de geselecteerde projecten bespreken in hiertoe aangestelde werkgroepen (samenstelling wordt in overleg bepaald maar er moet zeker vertegenwoordiging zijn van de betrokken stadsdiensten, ondersteunende diensten en het SMART Engagement project). De deliverable voor elk van deze werkgroepen is om voor het geselecteerde project (= een open data applicatie voor en tussen de betrokken stadsdiensten) een 'business case’ te maken'. In deze business case moeten de reeds eerder opgesomde vragen (de vragen worden enkel gegeven bij wijze van voorbeeld, de template voor de business case moet worden uitgewerkt door de projectgroep) aan bod komen: wat zou dit betekenen aan procedures, processen, afspraken voor de samenwerking tussen diensten, wie trekt, wie is eigenaar van de data, hoe verhoudt de nieuwe samenwerking tussen de diensten voor deze applicatie zich tot burgers en stakeholders in de stad, wat betekent dit voor moeilijk bereikbare doelgroepen en e-inclusie , wat is de meerwaarde van de gezamenlijke werking rond data Bij het uitwerken van de business case is het uiteraard belangrijk om de relevante burgers en stakeholdergroepen in de stad te betrekken. Elke werkgroep moet een volledig uitgewerkte business case opleveren, hierbij gebruik makend van een template die de begeleidende projectgroep, in samenwerking met de externe procesbegeleider, uitwerkt. De werkgroepen worden zeker in de opstartfase voorbereid en begeleid door de externe procesbegeleider en waar nodig (bv. als er overlegd wordt met burgers en stakeholders) ook verder in het traject. Het resultaat van deze fase zijn 3 tot 5 volledig uitgewerkte business cases die in een volgend werkpakket van SMART Engagement effectief kunnen ontwikkeld worden. De ontwikkeling zelf maakt dus geen deel meer uit van deze fase. Stap 3: uitwerken visietekst De output van de kick-off en de uitgewerkte business cases zullen ook gebruikt worden als materiaal voor een andere deliverable van het SMART Engagement project nl. Het Pagina 4 van 6
opstellen van een visietekst. Dit gedeelte van het proces vergt echter geen bijkomende ondersteuning van een externe procesbegeleider. Doorlooptijd Het project zou idealiter moeten opstarten begin januari (aanstelling externe begeleider in de loop van december) en eindigen eind april/begin mei 2011. Betrokken partijen Dit project wordt aangestuurd vanuit de begeleidende SMART Engagement projectgroep. Deze groep bestaat uit (aan te vullen door Carl-Philippe). Aan de kick-off (een volledige dag) nemen vertegenwoordigers van alle stadsdiensten verplicht deel. Voor wat betreft de geselecteerde projecten duiden de betrokken stadsdiensten medewerkers aan die aan de vergaderingen van de werkgroepen zullen deelnemen. Het betreft hier een engagement voor 3 tot 5 vergaderingen van elk 3 tot 4 uur. Voor de voorbereiding, implementatie en begeleiding van de kick-off, alsmede de voorbereiding, implementatie en begeleiding van de werkgroepen wil de stad Gent een beroep doen op de diensten van een externe procesbegeleider. Voor deze ondersteuning kan de stad Gent beroep doen op de bijkomende financiering vanwege het Kenniscentrum Vlaamse Steden (5.000 euro). Onderstaande tabel geeft een inschatting van de verwachte taken en bijhorende maninzet vanwege een externe procesbegeleider. Verwachte taak Voorbereiding kick-off: Deelnemen aan bijeenkomsten projectgroep (3 bijeenkomsten van 2 uur) Opstellen scenario voor de kick-off (eerste versie, aanpassen op basis van feedback, finaliseren) Begeleiden kick-off Uitwerken business cases Uitwerken template business case met projectgroep Begeleiding voor 1 projectgroep (voorbereiding vergaderingen, begeleiding zelf,…) uitgaande van 3 vergaderingen/ projectgroep (2 uur voorbereiding en 4 uur begeleiding/vergadering) Totaal voor geschat # 4 projectgroepen
Overeenstemmende tijdsbesteding 6 uur 6 uur
8 uur 4 uur 18 uur
72 uur Pagina 5 van 6
Bijwonen opvolgingsvergaderingen met projectgroep (4 vergaderingen van 2 uur elk) Evaluatie en afronding met projectgroep Subtotaal Overhead (lezen documentatie, opvolgen mails en telefoons,…)
8 uur
Totaal
116 uren of 14,5 dagen
2 uur 108 uren 10 uren
Voor een inschatting van het totaal te voorziene budget wordt uitgegaan van een dagprijs voor een externe begeleider van 1.150,00 euro, exclusief BTW. Dit betekent een totaal budget van 16.675,00 euro exclusief BTW, 20.176,75 euro inclusief BTW.
Pagina 6 van 6
