V.v.E. Morssingel te LEIDEN
Wateringen, 9 april 2011
Onderwerp: Concept-notulen Vergadering van Eigenaars V.v.E. Morssingel te Leiden Geachte heer/mevrouw, Hierbij ontvangt u de concept-notulen van de Vergadering van Eigenaars d.d. 8-3-2011. Indien u nog vragen en/of opmerkingen heeft, vernemen wij die graag van u. In het vertrouwen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben teken ik, Met vriendelijke groet, VT 2000 B.V.
Pieter Ragetlie Tel. 0174-28 62 62
[email protected]
___________________________________________________________________________ V.v.E. Morssingel te LEIDEN Concept-notulen van de Vergadering van Eigenaars van de V.v.E. Morssingel te Leiden, gehouden op 8 maart 2011 in de aula van de school “De Vuurvogel”, Ballonpad 2, 2312 NC Leiden. Aanwezig zonder stemrecht: Dhr. P. Ragetlie, bestuurder (notulen) en de heer O. Meijer (nr 89, stemrecht per 1 april 2011) Aanwezig met stemrecht: (de volmachtgevers zijn in cursief): Portiek 1 (15 appartementen): dhr. M.A. Andreozzi (huisnummer 55), mw. A. Pols (59) voorzitter, mw. D.G. Spek (63), mw. J. Booth (67), mw. G.C. Schram (69), dhr.V.J. Leijh en mw M.L.H. Smit (73), mw. J.S. van den Broek (75), dhr F.M. Smith (77), dhr. S. Reitsma (79). Portiek 2: (19 appartementen): mw. G.M. Vink (81), dhr. J.J. de Waal (85), mw. D. Schotman-Peelen (97), dhr. G. Vos (111), mw. M.A. Vos (113). Portiek 3 (15 appartementen): mw. C.M. Hoffmann (123), dhr. M.P.E. Arnoldus (125), dhr. M. Bremer (137), dhr. A.M.J. Lipperts (139), dhr. J.P.B. Konijn (nr 141), dhr. J. Rietbroek en mw. A. van der Mark (nr 143), mw. I.A.M. Koning (145). Portiek 4 (23 appartementen): dhr. M. van Poorten (157), dhr P.Y. Trouwborst (161), mw. J.G.A. Peterse (167), dhr. J. Baars (173). Portiek 5 (48 appartementen): dhr. H.M. de Vlieger (197), dhr. N.E. Hoogeveen en mw. T. Knol (213), mw. A. Hilhorst (227), mw. M. Tan (231), dhr. R.R. Michel (233), dhr. D.P.M. van der Ham (235), mw. A. Vijn (247), mw. H. Oortwijn (255), dhr. R. Lemmens (259), mw. M.H. Vijfvinkel (261), mw. B.L. Wilts (263), dhr. E. Benard (265), dhr. R.R.E. de Ruijsscher (267), dhr. P.C. van den Blink (275), mw. M.E. Beckers-Schrier (279), mw. P.L.A.M. Kleyn (281), dhr. J. Stigter (287). Met bericht afwezig wegens ziekte: dhr. G. Vos (111), plaatsvervangend voorzitter
_______________________________________________________________________________ 1. Opening V.v.E. Morssingel te Leiden, Concept‐notulen Vergadering van Eigenaars van 8 maart 2011
Pagina 1van 6
De voorzitter mevrouw Atie Pols opent om 20:00 uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom, in het bijzonder de nieuwe leden. Op de eerste vergadering van 17 februari 2011 waren 80 stemmen aanwezig. De vergadering van vandaag, 8 maart 2011, betreft een zogenaamde tweede vergadering: ongeacht het aantal aanwezige stemmen kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen. Op verzoek van mw Laman (nr 173) wordt met een microfoon gewerkt. Mw. Laman is inmiddels verhuisd, maar ook de overige leden stellen de microfoon op prijs. 2. Vaststelling aantal aanwezige stemmen Aanwezig: 3505 stemmen, waarvan 542 volmachtstemmen. 3. Vaststelling agenda Achter agendapunt 13 wordt het punt 13a: “Kunststof kozijnen” ingelast. 4. Mededelingen / ingekomen stukken De voorzitter staat stil bij het overlijden op 89-jarige leeftijd van de heer Van Zijp, huisnr. 115. Hij was altijd één van de trouwe bezoekers van de vergadering. 5. Vaststelling notulen Vergadering van Eigenaars van 2 maart 2010 De notulen worden tekstueel en inhoudelijk pagina voor pagina doorgenomen. Er zijn geen op- en aanmerkingen. De notulen worden, met dank aan de notulist, goedgekeurd en vastgesteld. 6. Verslag Kascontrolecommissie over het boekjaar 2010 De heer De Waal doet verslag van de werkzaamheden van de kascontrolecommissie. Alle vragen van de commissie zijn beantwoord. De stukken zijn in orde bevonden. Hij adviseert de leden de jaarstukken 2010 goed te keuren en de bestuurder te dechargeren. 7. Decharge Kascontrolecommissie 2010 De vergadering verleent de kascontrolecommissie decharge voor de door haar uitgevoerde werkzaamheden ten behoeve van de kascontrole 2010. 8. Bespreking en vaststelling jaarstukken 2010 De bestuurder geeft een toelichting op de cijfers van 2010. Het boekjaar is afgesloten met een positief resultaat. Om het vermogen van de V.v.E. veilig te stellen zijn twee nieuwe spaarrekeningen geopend: Robeco BonusSparen Zakelijk en ASN Sparen. De post “Te ontvangen ledenbijdragen” heeft voor 90% betrekking op een vordering die de V.v.E. op 31 december 2010 had op één eigenaar. Inmiddels is er vonnis gewezen door de Rechtbank die de V.v.E. in het gelijk heeft gesteld. De achterstand is betaald. De post “Vooruit ontvangen ledenbijdragen/extra bijdragen” slaat op de extra bijdragen voor groot onderhoud, die een aantal eigenaren al heeft voldaan. Deze extra bijdrage moet vóór 1 juni 2011 zijn ontvangen op de rekening van de V.v.E. Maar het is gewenst als de leden deze bijdrage nu al voldoen, want pas als er genoeg geld in kas is kan de V.v.E. de opdrachten verstrekken voor het groot onderhoud dat in het MJOP voor 2011 is gepland. Pas dan zullen de aannemers een planning maken. Het is nu dus nog onbekend wanneer de werkzaamheden zullen starten en eindigen. V.v.E. Morssingel te Leiden, Concept‐notulen Vergadering van Eigenaars van 8 maart 2011
Pagina 2van 6
De aangevraagde offertes zijn op één na binnen. De doorlooptijd van de werkzaamheden is ongeveer 24 weken. Eerst wordt gevelherstel uitgevoerd, daarna komt het schilderwerk. De werkzaamheden zullen zeker niet vóór de zomer zijn afgerond. Zij vallen wat het arbeidsdeel betreft onder de 6% BTW regeling. Op de uit te voeren werkzaamheden is een garantieregeling van toepassing. Vooraf is bekend hoe en wat er uitgevoerd wordt. Mogelijk houtrot wordt als meerwerk uitgevoerd, maar de vinger wordt aan de pols gehouden, o.a. door te werken met verrekenprijzen. Tijdens de werkzaamheden worden kwaliteitscontroles uitgevoerd door de verffabrikant, door VT 2000 en een in te schakelen bouwkundige. Vooralsnog zijn er geen afspraken gemaakt met eigenaren van kunststof kozijnen. Het was hen bekend dat zij de kunststof kozijnen op eigen kosten en voor eigen risico aanbrachten. De bestuurder zal onderzoeken in hoeverre het demonteren van de zonwering in het project opgenomen kan worden. Dit is en blijft een verantwoordelijkheid van de eigenaar, maar als de bestuurder kan faciliteren zal hij dit zeker doen. Het is de bestuurder niet gelukt om van schilder Pasman een vergoeding te krijgen voor het slecht uitgevoerde schilderwerk tijdens het vorige groot onderhoud in 2006/2007. Belangrijkste oorzaak: houtrotherstel werd behalve door Pasman ook door Bouter Bouw uitgevoerd en de planningen sloten niet op elkaar aan. Bij de huidige aanbesteding is ervoor gekozen om met één verantwoordelijke partij te werken. De vergadering keurt unaniem de voorgelegde jaarstukken 2010 goed en stelt deze vast. Zij besluit het positieve resultaat waarmee het boekjaar is afgesloten toe te voegen aan de reserve. 9. Decharge Bestuurder over het boekjaar 2010 De vergadering verleent unaniem decharge aan de bestuurder over het boekjaar 2010. 10. Bespreking en vaststelling begroting en bijdrage leden 2011 Het voorstel om de periodieke bijdragen met een paar centen te verlagen wordt niet overgenomen. De vergadering besluit de huidige maandelijkse bijdragen te continueren. De V.v.E. gaat een contract voor rioolontstopping afsluiten. Dit is al in de begroting opgenomen. Het voordeel van een dergelijk contract is dat er nooit discussie hoeft te ontstaan over wie verantwoordelijk is voor het oplossen van de verstopping en wie dat moet betalen. Het beoogde ontstoppingsbedrijf voert zijn werkzaamheden ook uit buiten kantoortijden. De vergadering keurt de begroting 2011 goed. 11. Vaststelling incassoprocedure De vergadering keurt de voorgestelde incassoprocedure goed en stelt deze voor een jaar vast. Door het bijzondere karakter van een Vereniging van Eigenaars (men is van rechtswege lid) kunnen de leden niet worden verplicht om een machtiging voor automatische incasso van de periodieke bijdragen af te geven. De automatische incasso geldt alleen voor de reguliere maandelijkse V.v.E.-bijdragen. Wie een machtiging heeft afgegeven aan VT 2000 BV dient andere kosten, zoals de Extra bijdrage 2010/2011, zelf over te maken op de rekening van de V.v.E. 12. Benoeming plaatsvervangend voorzitter. Door ziekte is de heer Gerrit Vos niet meer in staat om als plaatsvervangend voorzitter aan te blijven. Hij is niet meer herkiesbaar. De voorzitter stelt voor om de heer Onno Meijer (huisnummer 89) per 1 april aan te stellen als plaatsvervangend voorzitter. De vergadering benoemt unaniem de heer Meijer als plaatsvervangend voorzitter. V.v.E. Morssingel te Leiden, Concept‐notulen Vergadering van Eigenaars van 8 maart 2011
Pagina 3van 6
13. (Her)benoeming leden Kascommissie 2011 De heren Hans de Waal en Marc Bremer hebben zich voor het laatste jaar herkiesbaar gesteld. De vergadering benoemt unaniem de heren De Waal (nr 85) en Bremer (nr 137) als leden voor de kascontrolecommissie voor het jaar 2011, en als derde lid de heer Pieter van den Blink (nr 275). Ingelast punt 13a. Kunststof kozijnen en dubbel glas De heer Pieter van der Blink coördineert het item kunststof kozijnen binnen de V.v.E. In 2010 heeft de Vergadering het besluit genomen dat de aanschaf van kunststof kozijnen is toegestaan, mits het uiterlijk van het complex hierdoor niet wordt aangetast. De aanschaf is op kosten en voor risico van de eigenaar. Aanvragen kunnen worden ingediend bij VT 2000 BV. De bestuurder informeert vervolgens de heer Van den Blink. De heer Jeroen Baars (nr 173) heeft alle eigenaren/bewoners aangeschreven en offertes aangevraagd voor kunststof kozijnen en dubbel glas. Belangstellenden kunnen rechtstreeks contact met hem opnemen, 06-28782693. De kleuren zijn uniform en moeten uniform blijven. Spontaan vormt zich een z.g. “Kleurencommissie”, bestaande uit: Mw. Koning (nr 145), dhr. Lipperts (nr 139), dhr. Baars (nr 173), mw. Schram (nr 69) en Van den Blink (nr 275). Zij zullen hun kleurenvoorstel aan de leden voorleggen. 14. Mogelijkheid plaatsing Hoog Rendement CV combi-ketels Zoals afgesproken tijdens de vergadering van 2 maart 2010 (zie notulen punt 18) is de mogelijkheid onderzocht van de vervanging van het huidige open CV-systeem door een gesloten systeem. Rapportage en advies van De Breman Installatiegroep (zie http://www.breman.nl/): “Bestaande situatie Er is een cv combiketel geplaatst in de cv kast met z.g. open verbranding met mechanische rookgasafzuiging gecombineerd met afzuiging in het toilet en badkamer. De beluchting van de kast wordt d.m.v. een kanaal vanuit de gevel en dak gerealiseerd. Per woning is er een aftakking rond 125 m/m aangebracht op het hoofdkanaal. In meerdere woningen die door ons bezocht zijn was de luchttoevoer afgeplakt waardoor er onderdruk in de woning ontstaat, omdat er in de gevel ook geen ventilatieopeningen zijn aangebracht. In de woningen die door ons zijn bezocht konden we constateren dat door de onderdruk in de woning de lucht via allerlei kieren probeert binnen te komen. Deze waren door de bewoners dan weer afgeplakt waardoor het probleem nog groter wordt. Advies Bestaande cv combiketel vervangen d.m.v. een hoog rendement cv combiketel waarbij er een rookgasafvoerkanaal door het bestaande beluchtingkanaal wordt gemaakt waardoor er een z.g. CLV systeem ontstaat waarop de rookgasafvoer en luchttoevoer van de cv combi ketel kan worden aangesloten. Er zullen in de gevel luchttoevoeropeningen moeten worden aangebracht t.b.v. drukvereffening mechanische ventilatie, ook zullen de dakventilatoren op het dak en de afzuigventielen in de woning opnieuw worden ingeregeld i.v.m. aanpassing aan de nieuwe situatie. Afzuiging lucht per uur: Oude en nieuwe situatie: keuken 75m³, toilet 25m³, badkamer 50m³ Cv ketel oude situatie 100 m³, cv kast nieuwe situatie 25 m³.” Voor een mooi (bewegend) schema van een CLV (= Combinatie Luchttoevoer Verbrandingsgasafvoer) systeem zie internet www.koster-techniek.nl. Een CLV systeem kan alleen worden gerealiseerd als alle op een bepaald afvoerkanaal (stramien) aangesloten eigenaren dit willen (betalen). Een combinatie open-gesloten systeem is niet mogelijk. V.v.E. Morssingel te Leiden, Concept‐notulen Vergadering van Eigenaars van 8 maart 2011
Pagina 4van 6
Via de 120 brievenbussen op de Morssingel is de offerte d.d. 2 maart 2011 verspreid van de firma Breman voor het vervangen van 5 CV ketels op 1 stramien, kosten € 2.140,70 incl. BTW per appartement. Via een kleine enquête heeft de voorzitter de belangstelling van de leden gepeild. Inmiddels zijn 32 reacties ontvangen: 10 leden zijn vóór aanschaf van het CLV systeem in 2011; 11 leden willen zolang zij hier wonen niet overgaan op het CLV systeem. 5 leden weten het niet, en 6 zijn wel geïnteresseerd, maar zijn voor vervanging later, bijv. in 2012/2013 of 2025. De vervanging van de gemeenschappelijke afvoerkanalen zal in het Meerjaren Onderhouds Plan worden opgenomen en op de agenda van volgend jaar gezet. Dan zal de vergadering er een besluit over kunnen nemen. Naar verluid wordt de gassamenstelling veranderd, waardoor misschien andere cv-ketels noodzakelijk zijn. 15. Beroep mw Oortwijn op de algemene middelen Mevrouw Oortwijn trekt haar voorstel inzake de voordeur in. Zij heeft momenteel grote problemen met haar cv-ketel die regelmatig uitvalt waardoor zij in de kou komt te zitten. Misschien is het ventilatiesysteem niet goed ingeregeld. De vergadering neemt het besluit het ventilatiekanaal waar de woning van mw. Oortwijn op is aangesloten te laten reinigen en bij alle aangesloten appartementen de ventielen opnieuw in te regelen. Mevrouw Oortwijn zal deze operatie coördineren. 16. Proef met LED verlichting in trappenhuis portiek 1-4 De vergadering besluit om de verlichting in de trappenhuizen van de portieken 1 t/m 4 te vervangen door LED verlichting. Er is een korte terugverdientijd. Portiek 5 heeft al nieuwe armaturen. Jaarlijks worden hier alle TL-buisjes vervangen, en om de 4 jaar de accu’s. 17. Onderhoud hoofdkranen en WC-vlotters Het water van de huisnummers 51 t/m 193 komt ons complex binnen via portiek 2, het water voor de huisnummers 195 t/m 289 via portiek 5. De watermeters en de pompen staan in de twee z.g. hydrofoorruimten in die portieken. Als onverhoopt het water in uw portiek moet worden afgesloten omdat u uw hoofdkranen wilt vervangen moet u zich voor de sleutel wenden tot de sleutelhouders. Uiteraard moet u uw medebewoners tijdig informeren. Sleutelhouder in portiek 2: de heer Rinse van der Mark, huisnummer 95, tel. 06-42001676, e-mail:
[email protected]. Sleutelhouder in portiek 5: de heer Nico Hoogeveen en mw. Trijnie Knol, huisnummer 213, tel. 0715144871, e-mail:
[email protected]. 18. Ontstoppen keuken- en badkamerafvoer, voortgang stank- en muggenprobleem portiek 5 Bewoners wordt verzocht de afvoeren en de leidingen niet te misbruiken en de juiste (biologische) ontstoppingsmiddelen te gebruiken. Bepaalde ontstoppingsmiddelen blijken n.l. zelf op den duur een verstopping te kunnen veroorzaken. Misschien heeft het probleem van de verstopte afvoer te maken met de overige rioolproblematiek van portiek 5. In oktober 2010 is met camera-inspectie een gat in de riolering gevonden. Na de vergadering is op 25 maart 2011 tevergeefs naar dit gat gezocht vanuit een nieuw gemaakt kruipluik in de berging van nr 227.
V.v.E. Morssingel te Leiden, Concept‐notulen Vergadering van Eigenaars van 8 maart 2011
Pagina 5van 6
Uiteindelijk hopen we het gat in de standleiding te kunnen dichten en daarmee de muggen- en stankproblemen te verhelpen. De volgende stap zal zijn het aanbrengen van polystyreenchips (Isochips) in de vochtige kruipruimten. In sommige meterkasten zitten de leidingen nogal ruim in de vloer en muur. De leden bij wie dit het geval is wordt verzocht die gaten dicht te maken. Dan kunnen de muggen in ieder geval niet meer vanuit de meterkasten in de lifthallen komen. 19. Rondvraag a. Muizen. Vooral bij kou zoeken huismuizen graag een warm onderkomen in onze spouwmuren. Als er gaten zitten rondom uw gas- en waterleidingen, maak die dan dicht. Openingen in muren groter dan 5 mm (sic!) zijn voldoende voor huismuizen om doorheen te komen, en ze klimmen met gemak naar de hoogste verdieping. Eventuele muizenproblematiek is niet een zaak voor de V.v.E., maar voor de individuele bewoners. b. Vuil opruimen. De voorzitter doet een beroep op alle bewoners om de gemeenschappelijke ruimten netjes te houden. Zij bedankt de opruimers die, en passant en vaak door anderen onopgemerkt, de straat en het groen om ons heen schoonhouden. Verwijder vogelpoep s.v.p. onmiddellijk van de buiten-bergingsdeuren, anders wordt de verf beschadigd en dat veroorzaakt houtrot. Een nieuwe bergingsdeur, opgeleverd in de grondverf, kost ongeveer € 1.200,00. De aannemer rekent € 330,-- voor het aflakken van één deur. c. Achtergelaten fiets. Achter portiek 1 staat al een paar maanden een Gazelle fiets. Deze fiets is van niemand in de zaal. Als in juni nog niemand zich bij de bestuurder als eigenaar heeft gemeld zal aan de Dienst Woonomgeving worden gevraagd de fiets te verwijderen. d. Volgens de gemeenteregels moet de V.v.E. hangjongeren op haar eigen terrein gedogen zolang zij zich niet misdragen. De enige mogelijkheid om onbevoegden de toegang te ontzeggen zou zijn het plaatsen van een afsluitbaar hek om het terrein. Alle bewoners wordt gevraagd hangjongeren vriendelijk te verzoeken om weg te gaan. Bij overlast kunt u de politie bellen. e. De heer Van den Blink informeert de vergadering over de verbouwing van het voormalige universiteitspand Stationsplein 240 tot IBIS Hotel. De verwachting is dat de werkzaamheden tot aan het eind van dit jaar zullen duren. Een aantal van de parkeervakken voor vergunninghouders kan ten tijde van de bouw niet worden gebruikt. De leden worden door de Waardzicht Groep per brief geïnformeerd. f. Op dit moment is er een bijzondere clausule van kracht op de opstalverzekering van de V.v.E. die schade veroorzaakt door water of stoom, gestroomd uit leidingen etc. uitsluit. Aard- en nagelvast aangebrachte voorzieningen die de waarde van uw appartement verhogen, bijv. inbouwkeuken, luxe sanitair, vallen niet onder de opstalverzekering van de V.v.E. Mw Koning wijst op de mogelijkheid om deze zaken als z.g. “eigenaarsbelang” aan te melden op uw particuliere inboedelverzekering. 20. Sluiting Voordat de voorzitter de vergadering om 23.00 uur sluit en de aanwezigen bedankt voor hun aanwezigheid bedankt de heer Van den Blink haar voor haar grote inzet voor de V.v.E. en overhandigt haar een bos bloemen. Mw Pols besteedt 25 à 30 uur per week aan de V.v.E. De bewoners worden opgeroepen om haar in voorkomende gevallen te helpen. Een aantal leden zegt hulp toe. V.v.E. Morssingel te Leiden, Concept‐notulen Vergadering van Eigenaars van 8 maart 2011
Pagina 6van 6
