Academic Administration Prosedure Design Using PIECES Analysis (Case Study at General Subject Coordinator, Maranatha Christian University)

Perancangan Prosedur Administrasi Akademis dengan Menggunakan Analisis PIECES (Studi Kasus di Koordinatorat Mata Kuliah Umum Universitas Kristen Maranatha) Academic Administration Prosedure Design Using PIECES Analysis (Case Study at General Subject Coordinator, Maranatha Christian University) Martin Iman Hot Basa, Elty Sarvia Jurusan Teknik Industri – Universitas Kristen Maranatha E-mail: [email protected], [email protected]

Abstrak Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) merupakan departemen yang bernaung di dalam Universitas Kristen Maranatha, yang bertanggung jawab untuk mengadakan kelas mata kuliah umum sesuai kebutuhan kurikulum fakultas/jurusan di universitas tersebut. Sampai saat ini belum ada standar pengerjaan prosedur baku dan tertulis yang berlaku. Akibatnya terjadi ketidakseragaman pengerjaan prosedur oleh para staf administrasi KMKU serta kesulitan pelatihan tenaga kerja baru. Oleh karena itu, penelitian ini diharapkan dapat mengidentifikasi prosedur kerja aktual dari tugas-tugas mendasar administrasi akademis dan mengidentifikasi kelemahan dari prosedur yang ada, serta mengusulkan perbaikan prosedur di KMKU sehingga dapat dirumuskan prosedur operasi standar (SOP) optimal yang baku dan tertulis. Penelitian dimulai dengan wawancara ketua KMKU saat itu sehingga diperoleh deskripsi tugas staf serta permasalahan yang ada di KMKU. Pengumpulan data dilanjutkan dengan observasi serta melakukan wawancara dengan 3 orang staf administrasi dan seorang sekretaris KMKU sehingga dapat dirumuskan 23 SOP administrasi akademis aktual dengan menggunakan model bagan alir. Usulan penulis diuji kelayakannya dengan cara membandingkan analisis PIECES to be dari prosedur usulan dengan analisis PIECES as is dari prosedur aktual. Hasilnya adalah perbaikan SOP usulan baru, perbaikan format dari 2 formulir, serta rancangan 3 formulir baru. Kata kunci: prosedur, bagan alir, PIECES, akademis Abstract General Subject Coordinator (KMKU) is a department as a part of Maranatha Christian University who is responsible in providing general subject classes according to faculties’ curiculuum in the university. There has been no written and established Standard Operating Procedure (SOP). This condition causes inconsistencies in procedural practicing by KMKU administration staffs and difficulties in new employee’s training. Therefore, this research is expected to identify actual work’s procedures of academic and finance administration basic tasks, to detect actual procedures’ flaws, and to propose procedure improvement in KMKU in order to construct optimal SOPs in black and white. The research began with interviewing the head of KMKU at that moment so that stafs’ job description and KMKU’s problems may be obtained. Data collecting process continued by observation on location and interviewing 3 administration staffs and 1 secretary of KMKU. By doing so, there were 23 actual academic administration SOPs and using flowchart model. The visibility of writer’s suggestions were tested by comparing PIECES to be analysis with PIECES as is analysis of the procedures. The results are revision of new SOPs suggested, format improvement for 2 forms, and 3 new form designs. Keywords: procedure, flowchart, PIECES

42

PERANCANGAN PROSEDUR MENGGUNAKAN ANALISIS PIECES (Martin I. H. B., et. al)

1. Pendahuluan Mata kuliah umum (MKU) adalah mata kuliah yang dikelola oleh koordinatorat Mata Kuliah Umum dan menjadi beban studi mahasiswa fakultas-fakultas tertentu. Pendidikan Kewarganegaraan, Agama / Fenomenologi, dan Pancasila merupakan mata kuliah wajib di seluruh fakultas UKM. Mata kuliah Etika Profesi diwajibkan di seluruh fakultas UKM selain fakultas Teknik, dan masih banyak mata kuliah lainnya baik mata kuliah wajib maupun mata kuliah pilihan yang dikelola oleh KMKU. Semua proses dan pengiriman data (deliverables process and distribution) yang dibebankan pada KMKU secara de yure dilakukan oleh 5 orang dengan komposisi seorang ketua, seorang sekretaris, dan 3 orang staf. Masing-masing personil memiliki tugas dan tanggung jawab yang secara umum sudah diatur sedemikian rupa dan dimandatkan oleh ketua. Operasi-operasi yang begitu banyak dilakukan oleh koordinatorat MKU ini dapat dikategorikan dalam 2 kelompok yakni administrasi akademis dan administrasi keuangan. Tugas administrasi keuangan meliputi pembayaran honor mengajar dosen, pengawas ujian, pengajuan dana kegiatan dan pelaporan keuangan, serta pekerjaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan inventaris kantor, ATK, dan umum. Tugas administrasi akademis meliputi segala aktivitas yang mendukung kelancaran proses belajar mengajar mata kuliah umum, mengadministrasikan data akademis mahasiswa berupa absen kehadiran dan nilai mahasiswa. Sistem KMKU yang terancang dengan baik dan sistematis dapat mendukung Universitas Kristen Maranatha secara optimal dan efektif dalam menjalankan misi dan mencapai visinya. Guna merealisasikan hal tersebut, setiap komponen sistem harus mengetahui secara pasti tugas dan tanggung jawabnya, mengerti prosedur pelaksanaan tugasnya, dan memiliki kapabilitas untuk melaksanakannya. Kondisi seperti yang diungkapkan di atas belum ditemukan di koordinatorat MKU. Walaupun ada seorang ketua, seorang sekretaris, seorang kepala administrasi, seorang administrator akademis, serta seorang administrator keuangan dan umum, dalam aktivitas operasional Koordinatorat Mata Kuliah Umum masih sering terjadi masalah seperti persilangan tugas, kebingungan individu mengenai apakah ini merupakan tugasnya atau bukan, kecenderungan personil menunggu perintah atasan untuk menjalankan tugas, alur distribusi dokumen yang tidak konsisten, kontrol yang tidak baik atas pergerakan dokumen, informasi yang sampai kepada penerima kurang akurat, kurang jelas dan kurang tepat waktu. Salah satu masalah informasi yang terjadi pada KMKU adalah adanya kesalahan informasi karena tidak diperolehnya informasi terbaru mengenai hasil plot-ing kelas ujian dari pihak fakultas atau jurusan. Selain masalah-masalah tersebut, masalah aktual paling signifikan yang terjadi di KMKU adalah usaha pelatihan yang lebih berat dan waktu pelatihan yang lebih lama terhadap staf baru. Mengingat dalam menjalankan tugasnya departemen KMKU banyak berkoordinasi dengan pihak eksternal seperti Biro Administrasi Akademik (BAA), Biro Administrasi Keuangan (BAKU), Biro Administrasi Umum (BAU), pihak rektorat, dan seluruh fakultas/jurusan UKM yang menyelenggarakan mata kuliah umum pada kurikulumnya, seluruh masalah internal yang sudah dideskripsikan sebelumnya memberikan dampak negatif terhadap serviceability dan performansi KMKU. Keterlambatan datangnya informasi yang dibutuhkan pihak tertentu dari luar KMKU, tingkat kerumitan yang tinggi dalam penyusunan jadwal perkuliahan fakultas/jurusan, kesulitan realisasi penggunaan cuti pegawai administrasi, pelemparan tanggung jawab antara KMKU dengan beberapa pihak eksternal atas kehilangan dokumen tertentu, dan kegagalan pengadaan kelas mata kuliah umum di jurusan tertentu merupakan kasus yang muncul akibat masalah internal di KMKU. Maka dari itu penulis hendak mengusulkan Standard Operating Procedure (SOP) yang baku dan tertulis bagi KMKU khususnya pada bidang administrasi akademis agar ketidakseragaman pengerjaan prosedur oleh para staf administrasi KMKU serta kesulitan pelatihan tenaga kerja baru dapat dihindarkan.

43

JURNAL INTEGRA VOL. 4, NO. 1, JUNI 2014: 42-62

2. Tinjauan Pustaka 2.1 Konsep Dasar Data dan Informasi Data adalah fakta-fakta mentah mengenai orang, tempat, kejadian, dan hal-hal yang penting dalam sebuah organisasi dimana setiap fakta apabila berdiri sendiri relatif tidak berarti. Informasi adalah data yang sudah diproses dan diatur ulang sedemikian rupa menjadi suatu bentuk yang lebih berarti bagi seseorang. Informasi disusun atas kombinasi dari beberapa data yang diharapkan berguna bagi penerimanya. (Whitten Jeffery L. et. al., 2004) Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi. Penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan lainnya sehingga membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle). Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles). (HM. Jogiyanto, 2005) 2.2 Konsep Dasar Sistem Suatu sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistemsubsistem yang saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. (HM. Jogiyanto, 2005) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponenkomponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). (HM. Jogiyanto, 2005) 2.3 Standard Operating Procedure (SOP) 2.3.1 Definisi Standard Operating Procedure (SOP) Standard Operating Procedure (SOP) adalah satu set instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan atau proses rutin dalam suatu organisasi. (EPA,2007) 2.3.2 Fungsi dan Manfaat Standard Operating Procedure (SOP) Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam perusahaan yang akan dijabarkan sebagai berikut : (Grusenmeyer, n.d.) a. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar dan semua personil mengenal proses tersebut. b. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar yang sudah ada. c. SOP menjamin dan memberi perusahaan suatu perlindungan yang legal. d. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan pengontrolan kualitas. e. SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai sumber referensi bagi pelatih personil. f. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang melatih personil dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain di luar departemen asalnya. g. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan proses yang dilakukan.

44


2.4 Bagan Alir (Flowchart) Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan uruturutan prosedur dari suatu program. (HM. Jogiyanto, 2005) Pada waktu akan menggambar suatu bagan alir, analisis sistem atau programmer dapat mengikuti pedoman berikut ini : (HM. Jogiyanto, 2005) a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri dari suatu halaman. b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditunjukkan dengan jelas. c. Harus ditunjukkan darimana kegiatan akan dimulai dan dimana akan berakhirnya. d. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya:  ”Persiapkan” dokumen  ”Hitung” e. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya. f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung. g. Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang standar. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini: (HM. Jogiyanto, 2005) SIMBOL

FUNGSI

Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer

Menunjukkan pekerjaan manual

N

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip urut angka (numerical)

A

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip urut huruf (alphabetical)

C

Menunjukkan file non-komputer yang diarsip urut tanggal (cronological) Menunjukkan input / output yang menggunakan punched card. Menunjukkan input / output yang menggunakan hard disk Menunjukkan operasi yang dilakukan di luar proses operasi komputer

Menunjukkan proses pengurutan data di luar proses komputer Menunjukkan input/output menggunakan pita magnetik

Gambar 1. Simbol-simbol Flowchart

45

JURNAL INTEGRA VOL. 4, NO. 1, JUNI 2014: 42-62 SIMBOL

FUNGSI Menunjukkan input/output menggunakan pita magnetik

Menunjukkan kegiatan proses

Menunjukkan input / output yang menggunakan diskette Menunjukkan input / output yang menggunakan pita kertas berlubang Menunjukkan input yang dilakukan secara manual menggunakan keyboard Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor Simbol hubungan komunikasi menunjukkan proses transmisi data melalui communication channel Menunjukkan arus dari proses

Gambar 1. Simbol-simbol Flowchart (Lanjutan)

2.5 Konsep Analisis PIECES Daftar berikut untuk identifikasi masalah, kesempatan, dan perintah menggunakan kerangka PIECES Wetherbe (Wetherbe’s PIECES Framework). Kerangka PIECES disesuaikan untuk menganalisis sistem dan aplikasi manual dan terkomputerisasi. (Whitten Jeffery L. et. al, 2004)  PERFORMANCE A. Produksi – jumah kerja selama waktu periode tertentu. B. Waktu respons – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respons ke transaksi atau permintaan tersebut. 

INFORMATION A. Output 1. Kurangnya informasi 2. Kurangnya informasi yang diperlukan 3. Kurangnya informasi yang relevan 4. Terlalu banyak informasi – “kelebihan informasi” 5. Informasi yang tidak dalam format yang berguna 6. Informasi yang tidak akurat 7. Informasi yang sulit untuk diproduksi 8. Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya B. Input 1. Data tidak di-capture 2. Data tidak di-capture pada waktunya untuk berguna 3. Data tidak di-capture secara akurat – terdapat error 4. Data sulit di-capture 5. Data di-capture secara berlebihan – data yang sama di-capture lebih dari sekali 6. Terlalu banyak data di-capture 7. Data ilegal di-capture

46


C. Data tersimpan 1. Data disimpan secara berlebihan dalam banyak file dan/atau database 2. Item-item data sama memiliki nilai-nilai berbeda dalam file-file berbeda (integrasi data yang jelek) 3. Data tersimpan tidak akurat 4. Data tidak aman dari kecelakaan atau vandalism 5. Data tidak diorganisasikan dengan baik 6. Data tidak fleksibel – tidak mudah untuk memenuhi kebutuhan informasi baru dari data tersimpan 7. Data tidak dapat diakses. 

ECONOMICS A. Biaya 1. Biaya tidak diketahui 2. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber 3. Biaya terlalu tinggi B. Keuntungan 1. Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi 2. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki 3. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan.



CONTROL A. Keamanan atau kontrol terlalu lemah 1. Input data tidak diedit dengan cukup 2. Kejahatan (misalnya penggelapan atau pencurian) terhadap data 3. Etika dilanggar pada data atau informasi – mengacu pada data atau informasi yang mencapai orang-orang yang tidak mempunyai wewenang 4. Data tersimpan secara berlebihan tidak konsisten dalam file-file atau database-database yang berbeda 5. Peraturan / panduan privasi data dilanggar (atau dapat dilanggar) 6. Error pemrosesan terjadi (oleh manusia, mesin, atau perangkat lunak) 7. Error pembuatan keputusan terjadi B. Kontrol atau keamanan terlalu berlebihan 1. Red tape (prosedur) birokratis memperlamban sistem 2. Pengendalian mengganggu para pelanggan atau karyawan 3. Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan



EFFICIENCY A. Orang, mesin, atau komputer membuang waktu 1. Data secara berlebihan di-input atau disalin 2. Data secara berlebihan diproses 3. Informasi secara berlebihan dihasilkan B. Orang, mesin, atau computer membuang material dan persediaan C. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan D. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan.



SERVICE A. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat B. Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten C. Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya D. Sistem tidak mudah dipelajari E. Sistem tidak mudah digunakan F. Sistem canggung untuk digunakan 47


G. Sistem tidak fleksibel pada situasi baru atau tidak umum H. Sistem tidak fleksibel untuk berubah I. Sistem tidak kompatibel dengan sistem-sistem lain.

3. Pengumpulan dan Pengolahan Data 3.1 Prosedur yang Ada di Koordinatorat Mata Kuliah Umum Berdasarkan hasil wawancara dengan seluruh staf Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU), sekretaris, ketua KMKU dan pegawai tenaga kerumahtanggaan tetap (TKT), serta observasi pada ruangan KMKU dan tempat-tempat strategis lainnya, penulis merumuskan prosedur baku dalam format Standard Operating Procedure (SOP) sederhana untuk 23 prosedur administrasi akademis dengan deskripsi sebagai berikut: A.1. Pengadaan Daftar Hadir Mahasiswa A.2. Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa Dosen (DHMD) untuk Perkuliahan A.3. Pendataan Absensi Mahasiswa A.4. Revisi Daftar Hadir Mahasiswa Dosen A.5. Pengadaan Lembar Berita Acara Perkuliahan A.6. Pengedaran Lembar Berita Acara Perkuliahan A.7. Plot-ing Kelas Mata Kuliah Umum untuk Semester Reguler A.8. Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, dan Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU UKM A.9. Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU UKM A.10. Realisasi Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU A.11. Plot-ing Kelas Ujian Mata Kuliah Umum A.12. Pengadaan Daftar Hadir Ujian Mata Kuliah Umum A.13. Pengadaan Berkas Soal UTS/UAS Mata Kuliah Umum (MKU) A.14. Pengadaan Berkas Jawaban Ujian Mata Kuliah Umum (MKU) A.15. Persiapan dan Pengiriman Berkas Ujian untuk Kelas Ujian ‟X‟ Mata Kuliah Umum ‟Y‟ ke Fakultas/Jurusan Penyelenggara Ujian Mata Kuliah Umum Universitas Kristen Maranatha A.16. Penerimaan Berkas Ujian dari Tim Pengawas Ujian untuk Kelas Ujian ‟X‟ Mata Kuliah Umum ‟Y‟ Universitas Kristen Maranatha A.17. Penilaian Ujian MKU A.18. Persiapan Ujian Susulan MKU A.19. Pelaksanaan Ujian Susulan MKU A.20. Distribusi dan Penilaian Berkas Ujian Susulan MKU A.21. Persiapan Ujian Khusus MKU A.22. Pelaksanaan Ujian Khusus MKU A.23. Pemberitahuan Jadwal Kuliah Tambahan / Pengantti Kelas „X‟ MKU 3.2 Perumusan Standard Operating Procedure (SOP) Aktual Dari 23 prosedur administrasi bidang akademis, berikut adalah salah satu contoh SOP beserta gambar flowchart-nya yakni prosedur pengadaan peralatan pendukung kuliah untuk Kelas MKU UKM sebagai berikut:  Maksud dan Tujuan Prosedur pengadaan peralatan pendukung kuliah untuk kelas mata kuliah umum (MKU) di Universitas Kristen Maranatha dimaksudkan sebagai petunjuk pengaturan, tata cara, wewenang dan tanggung jawab setiap fungsi dalam mengusahakan pemenuhan permintaan penyediaan alat pendukung kuliah dari dosen MKU kepada pihak Koordinatorat Mata Kuliah Umum.

48


 Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ini meliputi:  Seluruh dosen yang sudah mengajukan permohonan penggunaan alat dalam kegiatannya mengajar di kelas mata kuliah umum yang akan diselenggarakan satu semester ke depan.  Ruang Koordinatorat Mata Kuliah Umum yang berada di lantai 2 Gedung Administrasi Pusat (GAP) Universitas Kristen Maranatha di mana di dalamnya beroperasi 3 orang staf dengan seorang ketua dan sekretaris.  Seluruh fakultas di Universitas Kristen Maranatha yang mengadakan mata kuliah umum dalam kurikulumnya mengingat masing-masing fakultas memiliki peralatan pendukung perkuliahan sendiri yang apabila dapat dicapai kesepakatan maka peralatan tersebut dapat dipinjam untuk digunakan di dalam kelas perkuliahan MKU. Ruang lingkup fakultas meliputi : o Staf Tata Usaha Fakultas/Jurusan, o Dekan Fakultas, o Kepala Jurusan, o Petugas tenaga kerumah tanggaan (TKT) fakultas.  Petugas tenaga kerumah tanggaan (TKT) Koordinatorat Mata Kuliah Umum yakni Bapak Cece dan Bapak Nendi.  Tanggung Jawab  Setiap dosen yang sudah mengajukan permohonan penggunaan alat bertanggung jawab untuk memberikan penjelasan yang lengkap mengenai konsep penyampaian materi yang hendak digunakan dan tingkat kepentingan penggunaan alat tersebut guna membantu staf KMKU menentukan kebijakan distribusi alat yang baik.  Staf administrasi akademis MKU bertanggung jawab melakukan pendataan kebutuhan peralatan yang diajukan oleh dosen MKU sekaligus bekerja sama dengan petugas kerumahtanggaan (TKT) KMKU guna mempersiapkan peralatan yang diminta agar siap digunakan oleh dosen bersangkutan pada saat kegiatan perkuliahan sudah berlangsung.  Administrasi Tata Usaha fakultas/jurusan bertanggung jawab untuk memberi konfirmasi kepada petugas kerumah tanggaan (TKT) fakultas mengenai peminjaman alat oleh pihak Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) dan memastikan pihak KMKU menerima feedback atas surat permohonan peminjaman alat yang sudah dikirim sebelumnya kepada fakultas/jurusan.  Dekan Fakultas atau Kepala Jurusan (tergantung pada pihak mana yang hendak dihubungi oleh KMKU) bertanggung jawab untuk mengetahui adanya permohonan peminjaman peralatan yang dimiliki oleh pihak fakultas/jurusan dan mengijinkan adanya koordinasi peminjaman alat oleh para staf-nya.  Petugas tenaga kerumah tanggaan (TKT) Koordinatorat Mata Kuliah Umum bertanggung jawab untuk memperoleh daftar plot-ing kelas MKU yang sudah dilengkapi dengan keterangan alat agar pengadaan alat bisa dilakukan sesuai dengan jadwal yang tercetak di daftar tersebut.  Petugas tenaga kerumah tanggaan (TKT) fakultas bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan pihak KMKU dalam memberikan informasi perihal ketersediaan peralatan pendukung perkuliahan yang dimiliki fakultas, memutuskan apakah ada peralatan yang bisa dipinjamkan untuk kelas mata kuliah umum, serta memperoleh daftar plot-ing kelas MKU khusus fakultas bersangkutan yang sudah dilengkapi dengan keterangan alat agar pengadaan alat bisa dilakukan sesuai dengan jadwal yang tercetak di daftar tersebut.

49


 Prosedur Berikut adalah prosedur dari pengadaan peralatan pendukung kuliah untuk kelas mata kuliah umum (MKU) di Universitas Kristen Maranatha dengan menggunakan system flowchart: 1) Staf administrasi akademis memeriksa daftar plot-ing revisi alat yang tersimpan dalam harddisc komputernya. 2) Analisis apakah kebutuhan peralatan yang diajukan oleh dosen-dosen mata kuliah umum seluruhnya dapat dipenuhi oleh peralatan yang tersedia di Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU). 3) Bila semua kebutuhan peralatan yang diajukan oleh dosen-dosen mata kuliah umum seluruhnya dapat dipenuhi KMKU, maka cetaklah (print) daftar tersebut sehingga diperoleh daftar plot-ing dengan keterangan alat untuk petugas TKT KMKU. Lalu berikan lembar tersebut pada semua petugas TKT KMKU sebagai panduan mereka dalam menyediakan alat di saat kegiatan perkuliahan sudah dimulai. 4) Bila ada permohonan penggunaan alat kelas-kelas MKU yang tidak dapat dipenuhi, maka diskusikan bersama staf KMKU lainnya dan sekretaris ataupun ketua KMKU bila perlu untuk merumuskan penjadwalan alat. Apabila ditemukan adanya kebutuhan akan alat yang sama pada waktu yang bersamaan melebihi jumlah alat yang dimiliki oleh Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU), maka ada 2 hal penting yang perlu didiskusikan dan diputuskan oleh seluruh staf KMKU yakni : a. Kelas mana saja yang diprioritaskan memperoleh pinjaman alat dari KMKU? b. Bagaimana dengan kelas yang tidak memperoleh pinjaman alat dari KMKU? Pemilihan prioritas untuk menjawab pertanyaan (a) memang berdasarkan pertimbangan subjektif dari para staf KMKU dimana kebijakan diserahkan sepenuhnya kepada hasil diskusi staf dengan otoritas tertinggi berada di tangan ketua KMKU. Pada tahap ini bisa terjadi hubungan intensif antara staf KMKU dengan dosen-dosen MKU yang terlibat dalam permohonan alat tersebut sehingga diharapkan input dari dosen (seberapa besar tingkat kepentingan penggunaan alat tersebut bagi efektivitas penyempaian materi, adakah metode opsional selain penggunaan alat tersebut) dapat membantu staf mengambil keputusan. 5) Seluruh kelas mata kuliah umum (MKU) yang memperoleh pinjaman alat dari KMKU didata oleh staf administrasi akademis MKU dengan membubuhi tanda distingfikasi antara kelas yang memperoleh pinjaman dan yang tidak. 6) Menulis surat permohonan peminjaman alat untuk dekan/kajur dari fakultas/jurusan penyelenggara kelas mata kuliah umum (MKU) yang belum mendapatkan peralatan. 7) Berikan surat permohonan peminjaman alat kepada ketua KMKU untuk diperiksa terlebih dahulu. 8) Setelah memperoleh tanda tangan ketua KMKU dan cap KMKU pada lembar surat permohonan peminjaman alat, kirim surat tersebut ke fakultas/jurusan tertuju menggunakan buku ekspedisi. 9) Dekan/kajur menerima surat permohonan alat dari KMKU dengan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan. 10) Setelah membaca surat tersebut, dekan/kajur meminta staf administrasi TU untuk melakukan koordinasi dengan petugas TKT fakultas guna memenuhi permintaan Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) atas peminjaman alat bagi kelas MKU. 11) Staf administrasi TU berkoordinasi secara intensif dengan petugas TKT fakultas/jurusan untuk memastikan apakah ada alat tersedia untuk dipinjamkan ke kelas mata kuliah umum tersebut. 12) Staf administrasi TU menulis surat tanggapan dari fakultas/jurusan atas permohonan peminjaman alat dari KMKU. 13) Surat tanggapan fakultas/jurusan disahkan oleh dekan/kajur, dicap, dan kemudian dikirim ke ruang KMKU. 14) Staf KMKU menerima surat tanggapan dan membaca isinya. 15) Dosen dari kelas MKU yang tidak di-approve oleh fakultas/jurusan untuk dipinjamkan alat harus dihubungi oleh staf KMKU agar dosen tersebut dapat segera mencari alternatif lain.

50


16) Seluruh kelas mata kuliah umum (MKU) yang memperoleh pinjaman alat dari fakultas/jurusan didata oleh staf administrasi akademis MKU ke dalam file menggunakan Microsoft Excel sehingga daftar plot-ing sebelumnya direvisi dengan membubuhi tanda distingfikasi antara kelas yang memperoleh pinjaman dari KMKU, kelas yang memperoleh pinjaman dari fakultas/jurusan dan yang tidak memperoleh pinjaman alat. 17) Cetak daftar plot-ing kelas mata kuliah umum (MKU) yang sudah dilengkapi keterangan alat dan berikan hasil cetakan (print-out) kepada seluruh petugas kerumah tanggaan (TKT) KMKU. 18) Daftar plot-ing yang sudah dibuat direvisi agar cukup menampilkan jadwal lengkap kelas MKU yang mendapatkan pinjaman alat dari pihak fakultas.jurusan saja, lalu dicetak sehingga diperoleh daftar plot-ing dengan keterangan alat untuk fakultas tertentu. 19) Berikan lembar daftar plot-ing dengan keterangan alat untuk fakultas tertentu kepada seluruh petugas TKT dari fakultas/jurusan yang meminjamkan alat untuk kelas MKU.

4. Analisis 4.1 Analisis PIECES as is untuk prosedur aktual Berikut adalah analisis PIECES (performance, information, economics, control, efficiency, dan service) as is untuk prosedur administrasi akademis aktual:  Performance Prosedur ini termasuk yang membutuhkan waktu yang cukup lama dari sejak mulai sampai selesai. Hal ini diakibatkan oleh adanya ketergantungan kinerja prosedur terhadap kecepatan tanggap pihak fakultas/jurusan apabila ada permohonan peminjaman alat dari pihak KMKU. Birokrasi yang cukup panjang menyebabkan adanya akumulasi lamanya waktu untuk menanggapi dari bagian-bagian tertentu dari prosedur. Kelangsungan prosedur ini bagi masingmasing pihak yang terlibat harus menunggu pihak yang lain menyelesaikan tugasnya. Prosedur ini mengharuskan pihak KMKU menunggu waktu yang lama sesuai dengan birokrasi untuk mengetahui kesanggupan pihak fakultas/jurusan meminjamkan alat bagi kelas MKU yang membutuhkan. Eksistensi proses pertimbangan dan diskusi mengenai dosen mana saja yang mendapat prioritas alat memperpanjang rentang waktu prosedur. Akan tetapi, secara prosedural, penulis tidak menemukan solusi yang cocok untuk memperbaiki kinerja. Hal yang menentukan baik atau tidaknya performance pada bagian ini adalah kemampuan ketua dan para staf KMKU dalam mengambil keputusan dan daya persuasif yang baik agar ada dosen yang mau mengalah dan tidak memperoleh pinjaman alat. Solusi terbaik tentunya adalah dengan penambahan jumlah alat baik LCD projector, notebook, dan sebagainya yang akan menghasilkan biaya yang besar. Secara keseluruhan prosedur ini memiliki performance yang kurang baik dan ada beberapa perubahan yang diusulkan oleh penulis pada bagian usulan nanti.  Information Lembar formulir permohonan alat yang diisi oleh dosen MKU pada saat rapat awal semester menjadi input revisi file daftar plot-ing kelas MKU final dimana file ini merupakan output dari prosedur plot-ing kelas semester reguler. Informasi yang dimiliki oleh lembar permohonan alat sudah cukup untuk membuat revisi yang baik, tetapi belum cukup akurat dan lengkap untuk digunakan pada prosedur realisasi peralatan pendukung kuliah. Format file daftar plot-ing juga sudah mengakomodasi pencantuman informasi alat dengan tersedianya kolom ”alat” . Cetakan daftar plot-ing dengan keterangan alat akan diberikan kepada tenaga kerumahtanggaan tetap (TKT) sebagai pedoman aktivitas pengadaan alat pada saat kegiatan belajar mengajar (KBM) sudah berjalan.

51


PROSEDUR :

Tanggal revisi : 22-11-2009 Tanggal berlaku : Kode Dokumen : 8/AKD/AKT/MKU/UKM Biro : Koordinatorat Mata Kuliah Umum UKM

PENGADAAN ALAT BANTU PERKULIAHAN UNTUK DOSEN MATA KULIAH UMUM UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA Petugas TKT Fak/Jur

Staf TU Fakultas

Dekan / Kajur Fakultas

Staf Administrasi Akademis

Ketua KMKU

Dosen MKU Petugas TKT (Salah Satu) KMKU

Mulai File Excel Daftar Plot-ing Revisi Alat di penyimpanan KMKU

Tampilan File Excel Daftar Plot-ing Revisi Alat di penyimpanan KMKU

Analisis kebutuhan peralatan yang diajukan dengan kemampuan KMKU menyediakan alat

Ada kelebihan permohonan ?

A Surat Permohonan Alat untuk Fakultas

Buku Ekspedisi

Tida Diskusikan bersama staf KMKU lainnya k bersama ketua dan sekretaris KMKU

Masukan dosen

Ya

Menerima dokumen dan menandatangani buku ekspedisi

Daftar kelas-kelas MKU yang belum dipenuhi kebutuhan akan peralatan

Buku Ekspedisi #

Surat Permohonan Alat untuk Fakultas

Tulis Surat Permohonan Alat untuk Dekan / Kajur Fakultas

Menghibahkan permohonan kepada staf administrasi TU fakultas


Memeriksa ketersediaan alat pada jam mata kuliah umum berdasarkan daftar plot-ing kelas fakultas

Menghubungi petugas TKT fakultas mengenai peminjaman alat

Ada Alat yang bisa dipinjam ?

Membuat Surat Pernyataan Kesanggupan kepada KMKU

Ya

Legalisir dan kirim ke fakultas menggunakan buku ekspedisi


Tanda Tangan

Surat Permohonan Alat untuk Fakultas Surat Tanggapan Fakultas (Bisa) ##

Legalisir dan kirim ke surat ke KMKU

Tidak

Surat Tanggapan Fakultas (Bisa) ##

## Menandatangani surat Buku Ekspedisi

Surat Tanggapan Fakultas (Bisa) #

Buku Ekspedisi #

Surat Tanggapan Fakultas (Bisa) ##

C

B

Keterangan : TU = Tata Usaha MKU = Mata Kuliah Umum TKT = Tenaga Kerumahtanggaan Tetap KMKU = Koordinator Mata Kuliah Umum Fak/Jur = Fakultas / Jurusan # = Dokumen yang sama tapi ter-update sebanyak jumlah tanda pagar Catatan : Fakultas/Jurusan yang ditampilkan pada flowchart hanyalah perwakilan dari seluruh fakultas yang menyelenggarakan mata kuliah umum pada satu semester ke depan mengingat prosedur yang dilakukan oleh masingmasing fakultas adalah sama.

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Martin Penulis

Imam Tjahjo Wibowo, A.Md. Kepala Adm KMKU

S.Lie Liliawati,SH.,M.Hum. Ketua KMKU

Gambar 2. Flowchart Sistem Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU UKM 52


PROSEDUR : PENGADAAN ALAT BANTU PERKULIAHAN UNTUK DOSEN MATA KULIAH UMUM UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA Petugas TKT Fak/Jur

Staf TU Fakultas

Dekan / Kajur Fakultas

Tanggal revisi : 22-11-2009 Tanggal berlaku : Kode Dokumen : 8/AKD/AKT/MKU/UKM Biro : Koordinatorat Mata Kuliah Umum UKM

Staf Administrasi Akademis

C

B Membuat Surat Pernyataan Kesanggupan kepada KMKU

Surat Tanggapan Fakultas (Tidak Bisa)

Legalisir dan kirim ke surat ke KMKU

Menandatangani surat

Surat Tanggapan Fakultas (Tidak Bisa) ##

Pendataan Peminjaman Alat dari Fakultas untuk mata kuliah umum

Menghubungi Dosen MKU atas ketidaksanggupa n penyediaan alat bantu

File Excel Daftar Plot-ing Alat Final di penyimpanan KMKU

Surat Tanggapan Fakultas (Tidak Bisa) #

A

Surat Tanggapan Fakultas (Tidak Bisa) ##

Daftar Plot-ing dengan keterangan alat untuk fakultas tertentu

Ketua KMKU

Dosen MKU Petugas TKT (Salah Satu) KMKU

Keterangan : TU = Tata Usaha MKU = Mata Kuliah Umum TKT = Tenaga Kerumahtanggaan Tetap KMKU = Koordinator Mata Kuliah Umum Fak/Jur = Fakultas / Jurusan # = Dokumen yang sama tapi ter-update sebanyak jumlah tanda pagar Catatan : Fakultas/Jurusan yang ditampilkan pada flowchart hanyalah perwakilan dari seluruh fakultas yang menyelenggarakan mata kuliah umum pada satu semester ke depan mengingat prosedur yang dilakukan oleh masingmasing fakultas adalah sama.

Revisi file sehingga hanya ditampilkan daftar plot-ing alat untuk kelas MKU oleh fakultas tertentu

Cetak Lembar Daftar Plot-ing lengkap dengan alat hasil revisi Daftar Plot-ing dengan keterangan alat untuk fakultas tertentu

A

Cetak Lembar Daftar Plot-ing lengkap dengan alat

Daftar Plot-ing dengan keterangan alat untuk TKT KMKU

Daftar Plot-ing dengan keterangan alat untuk TKT KMKU

Selesai

Disiapkan oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Martin Penulis

Imam Tjahjo Wibowo, A.Md. Kepala Adm KMKU

S.Lie Liliawati,SH.,M.Hum. Ketua KMKU

Gambar 2. Flowchart Sistem Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU UKM (Lanjutan)

Pencantuman alat pada kolom alat ini harus jelas membedakan antara kelas prioritas yang menggunakan alat secara reguler, kelas bukan prioritas yang menggunakan alat secara reguler, kelas prioritas yang menggunakan alat tidak reguler, dan kelas bukan prioritas yang menggunakan alat tidak reguler. Oleh sebab itu untuk meningkatkan kebaikan segi informasi pada prosedur ini, ketentuan penulisan keterangan alat akan diatur dan diusulkan oleh penulis pada bagian usulan. Secara keseluruhan segi informasi dari prosedur ini belum baik.  Economy Biaya pada prosedur ini sangat kecil. Pengadaan lembar plot-ing untuk setiap petugas TKT baik yang bertugas di KMKU maupun yang bertugas di fakultas/jurusan tidak besar. Biaya akan mengalami peningkatan bila terjadi negosiasi yang alot antara pihak KMKU dengan para dosen mengenai siapa yang berhak diprioritaskan dalam pengadaan alat karena umumnya negosiasi terjadi menggunakan telepon. Secara keseluruhan, segi ekonomi dari prosedur ini sudah sangat baik.

53


 Control Baik tidaknya kontrol dari prosedur ini tergantung pada tingkat kedisiplinan petugas TKT dalam menjaga daftar plot-ing kelas yang diberikan kepadanya. Daftar itu hanya dimiliki oleh KMKU dan petugas TKT dan secara etis tidak baik apabila sampai ke tangan dosen atau bahkan mahasiswa. Secara prosedur, pemberian lembar plot-ing ini kepada petugas TKT sudah baik. Bagian yang masih memperlihatkan kontrol yang kurang baik adalah pada saat permohonan peminjaman alat kepada pihak fakultas/jurusan. Penulis menilai masih ada benang merah birokrasi yang terlalu panjang sehingga memperlambat kinerja sistem yakni pada bagian KMKU menunggu jawaban dari fakultas/jurusan mengenai kesanggupannya meminjamkan alat untuk suatu kelas MKU. Pengamanan surat yang masuk dan keluar dari KMKU masih kurang baik karena prosedur pengarsipan surat tidak berjalan. Oleh sebab itu, secara keseluruhan penulis menilai sisi kontrol prosedur ini masih kurang baik dan dapat diperbaiki.  Eficiency Tingkat penggunaan sumber daya manusia, alat, dan sebagainya untuk prosedur ini tidak besar. Apabila kebutuhan alat untuk seluruh kelas MKU dalam satu semester dapat dipenuhi semua oleh KMKU, maka prosedur ini sudah sangat efisien. Masalah efisiensi muncul pada saat kebutuhan alat dosen melebihi kapasitas persediaan alat KMKU. Masalah pertama hadir pada bagian diskusi antara pihak KMKU dengan dosen untuk menentukan kelas mana yang lebih diprioritaskan untuk memperoleh alat dari KMKU. Upaya yang dibutuhkan pada proses negosiasi ini dapat menjadi besar apabila negosiasi berjalan alot. Kemampuan pendekatan personal dan pengambilan keputusan yang baik dapat memperkecil upaya yang dikeluarkan, dan baiknya efisiensi sistem dapat dipertahankan. Secara prosedur, penulis tidak menemukan adanya perubahan yang dapat diusulkan. Masalah kedua hadir pada saat proses permohonan pinjaman alat kepada pihak fakultas/jurusan. Penulis menilai upaya yang dibutuhkan terlalu besar dari sejak pengajuan permohonan sampai saat tanggapan diterima KMKU. Pada bagian ini, penulis mengusulkan perbaikan pada prosedur agar lebih efisien. Sampai saat ini, masalah-masalah ini tidak rutin terjadi setiap semester. Masalah sebenarnya dapat dieliminasi dengan penambahan alat minimal 1 unit untuk masing-masing jenis. Akan tetapi, secara prosedural, penulis dapat mengusulkan adanya perbaikan guna meningkatkan sisi efisiensi yang memang masih kurang baik pada prosedur ini.  Service Prosedur ini memberikan service yang sangat baik terhadap seluruh pihak yang terlibat apabila masalah kekurangan persediaan alat KMKU tidak muncul. Prosedur mudah dipelajari dan diterapkan. Apabila masalah kekurangan persediaan alat muncul, tingkat service masih dapat dipertahankan dengan adanya negosiasi antara pihak KMKU dengan dosen. Proses negosiasi, walaupun membutuhkan upaya yang besar, memberikan service yang baik karena bersifat fleksibel dan menghasilkan keputusan yang akurat selama dapat diterima oleh semua pihak. Negosiasi menyatukan segala macam pandangan dan masukan, meluruskan dan mengkonversikannya ke dalam suatu keputusan yang dapat dipertanggung jawabkan. Lembar plot-ing yang diberikan kepada masing-masing petugas TKT juga membuat sistem menjadi dapat diandalkan dan akurat karena informasi yang diberikan oleh lembar tersebut

54


memungkinkan petugas TKT menjalankan tugasnya dengan baik. Akan tetapi konsistensi pengisian kolom (10) belum ada karena tidak ada ketentuan pengisian yang berlaku. Proses penerimaan surat dan pengiriman surat yang berbeda dengan prosedur lain serta tidak memiliki prosedur pengarsipan surat yang benar membuat sistem mengeluarkan hasil yang tidak dapat diandalkan. Oleh sebab itu, secara keseluruhan dapat dikatakan bahwa segi service dari prosedur ini kurang baik dan dapat diperbaiki. Tabel 1. Rangkuman Analisis PIECES as is No Prosedur Aktual 1 Pengadaan Daftar Hadir Mahasiswa Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa 2 Dosen (DHMD) 3 Pendataan Absensi Mahasiswa 4 Revisi Daftar Hadir Mahasiswa Dosen 5 Pengadaan Lembar Berita Acara Perkuliahan 6 Pengedaran LembarPBerita Acara Perkuliahan ros ed u r Ak tu al No -ing Kelas Mata Umum untuk Semester Pengadaan Daftar HadirKuliah Mahasiswa 1Plot 7 Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa Dosen 2Reguler (DHMD) Pendataan Absensi Mahasiswa 3Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, 4 Revisi Daftar Hadir Mahasiswa Dosen 8 5danPengadaan Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen Lembar Berita Acara Perkuliahan 6 Plot -ing Kelas Mata Kuliah Umum untuk Semester Reguler MKU Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, dan 7 Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas 9 8 Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU MKU UKMUKM Realisasi Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU 9Realisasi Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas 10 10 Plot -ing Kelas Ujian MKU Pengadaan DHU MKU UKM 11 MKU 12 Pengadaan Berkas Soal UTS/UAS MKU 11 13Plot -ing Kelas Ujian MKU Pengadaan Berkas Jawaban Ujian MKU Persiapan dan Pengiriman Berkas Ujian MKU 14 12 Pengadaan DHU MKU UKM 15 Penerimaan Berkas Ujian MKU Penilaian Ujian MKUSoal UTS/UAS MKU 13 16Pengadaan Berkas Persiapan Ujian Susulan 14 17 Pengadaan Berkas Jawaban Ujian MKU 18 Pelaksanaan Ujian Susulan Distribusi dan Berkas Ujian Susulan 15 19Persiapan Pengiriman Berkas Ujian MKU 20 Persiapan Ujian Khusus 16 21Penerimaan Berkas Ujian MKU Pelaksanaan Ujian Khusus Pemberitahuan Jadwal Kuliah Tambahan/Pengganti MKU 17 22 Penilaian Ujian MKU 23 Pengadaan SK Mengajar untuk Dosen MKU Luar Biasa PengadaanUjian Kartu ID untuk Dosen MKU Luar Biasa 18 24Persiapan Susulan 25 Pengajuan Honor 19 26Pelaksanaan Ujian Susulan Honor Lembur Pegawai TAT & TKT Permohonan ATK 20 27 Distribusi Berkas Ujian Susulan 28 Permohonan Kas Kecil PengajuanUjian Cuti TAT & TKT 21 29Persiapan Khusus 30 Pengajuan Cuti Besar TAT 22 31Pelaksanaan Ujian Golongan Khusus TAT Pengajuan Kenaikan Pengajuan PPD 32 Pemberitahuan Jadwal Kuliah Tambahan/Pengganti 23 33 Pencairan Dana PPD Pertanggungjawaban PPD MKU 34 Keterangan :

P

I

E

C

E

S

√

√

√

√

√

√

x

x

√

x

x

x

x

√

√

√

√

√

√

x

√

√

x

x

√

√

√

x

√

√

√

√

√

√

√

P

I

E

√

x

√

x

x

√

√

√

√

x

√

√ √

√

x

x

√

√

√

√

√

√

x x

x x

√

√

√

√

√√

x√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

x

√

√

√

√

√

√√

√√

√

√

√

√

√√

√√

√

√

√

√

√√

√

√

√√

x

√

√ √

x √

√

√ √

x

x √

√

√√

√√

x

√

√

√

√

√

√

√√

x x

√

√ √

√

√

x

√√

√

√√

√

√√

√√

√

√

√ x

√

√

√√

√√

√

√

√ √

x

√

√

x

√

√√

√√

√

√

√

√

√

= =

x

√

√ √

√

√

x

√ √ √

√

√

√

√

√

√ √ √

x √

√

√

√

√ √

√ √ √ √

x √

x √

√ √

√

√

√

√

√

√ √ √

√

√

√

√

√

√ √ √

√

√

√

√

√

√ √ √

√

√ √

√

x

x

x

√

√ √ √ √

x

x √

x √

√

x √ √

√

x √

x

√

x

√

√ √ √ √

√ √ √

x x √ √

x √

x √

√

√

√

√

√

√

x

√

√

√

x

√

x

√

x

x

x

√

√

x

x

x

x

√

x √

x

x

√

√

x

√

x

√

√

√

√

√ √

x

√

√

√

x

√

√ √

√

√

√

√

√ S

√

√

√

E

x

x

√

C

√

√

√

√

Sudah baik Kurang Baik

4.2 Usulan Perbaikan Prosedur Baku (SOP) dan Analisis PIECES to be Berdasarkan analisis PIECES as is yang sudah dideskripsikan pada bagian sebelumnya, ada 10 prosedur administrasi akademis yang diusulkan. Berikut adalah usulan perbaikan prosedur aktual dan analisis PIECES to be dimana apabila ada perbaikan dalam analisis PIECES as is, maka usulan dinilai layak untuk diterapkan:

55

JURNAL INTEGRA VOL. 4, NO. 1, JUNI 2014: 42-62 Tabel 2. Rangkuman Perbandingan Analisis PIECES as is dan PIECES to be Prosedur Pengedaran dan Pengisian Daftar Hadir Mahasiswa Dosen (DHMD)

Prosedur Usulan : Bagian 5.2.1. No. Dokumen: 1/AKD/USU/MKU/UKM

E C

E

P

Prosedur Usulan : Bagian 5.2.3. No. Dokumen Versi 1: 3/AKD/USU/MKU/UKM No. Dokumen Versi 2: 4/AKD/USU/MKU/UKM

√

sudah baik tidak ada ketentuan yang berlaku mengenai jadwal kunjungan pegawai TKT dan apa yang harus dilakukan x sehingga ada kemungkinan terjadi kesalahan pengambilan keputusan adanya upaya berulang untuk menyelipkan lembar BAP pada map DHMD penempatan map DHMD yang sudah terisi tanda tangan di lemari DHMD yang tercampur dengan map DHMD x yang masih kosong x

Ada proses menyelipkan lembar BAP pada map DHMD yang sudah dimiliki oleh prosedur pengedaran dan pengisian DHMD. x Map DHMD diambil di lemari DHMD membutuhkan waktu yang lama.

I

√

E C E S

√

C

√

E

√

Lembar Berita Acara Perkuliahan (BAP) sudah pasti diselipkan oleh petugas TKT

√

adanya tempat khusus seperti wadah kecil yang dapat memuat beberapa map DHMD guna menampung sementara map-map yang dibawa kembali oleh petugas TKT

sudah baik

sudah baik sudah baik √ sudah baik √ sudah baik √

S

P

√

E C E S

√ √ √ √

ada perbaikan format pada lembar BAP (lihat bagian 5.3.1) tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan

P

Menghubungi dosen MKU untuk menanyakan kesediaan mengajar menggunakan telepon. Penggunaan jaringan BPSI untuk distribusi draft √ daftar plot -ing kelas. Tidak perlu ada revisi alokasi dosen ke kelas MKU karena keberatan dosen MKU.

I

√

√

E

√

C

√

E

sudah baik sudah baik

I E

sudah baik C Menghubungi dosen MKU untuk menanyakan kesediaan mengajar menggunakan surat. Penggunaan dokumen fisik berlebihan karena aliran x dokumen yang bolak-balik saat konfirmasi daftar plot E ing. Adanya pengabulan permintaan dosen MKU untuk menolak kelas MKU tertentu.

S Pendataan Alat Bantu Perkuliahan, Identitas Dosen, dan Dokumen Pendukung Mengajar untuk Dosen MKU

P

√

I

√

E

√

Prosedur Aktual : Bagian 4.3.1.3.1. No. Dokumen : 7/AKD/AKT/MKU/UKM

C

sudah baik Resiko kelalaian dosen MKU membawa dokumen yang x dibutuhkan pada saat rapat

E

x

S

Pemberitahuan dosen MKU mengenai jadwal rapat dan x deskripsi dokumen yang harus dibawa dengan hanya menggunakan telepon tidak dapat diandalkan

56

Setelah melakukan input absensi, staf administrasi akademis MKU tidak perlu menyelipkan lembar BAP kosong di map DHMD. √ Map DHMD yang hendak di-input diambil dari tempat khusus penyimpanan map DHMD.

I

Menghubungi dosen MKU untuk menanyakan kesediaan mengajar menggunakan surat membuat sistem S x mengeluarkan hasil yang tidak dapat diandalkan.

Prosedur Usulan : Bagian 5.2.5.

tidak ada perbaikan Jadwal kunjungan petugas TKT KMKU ditetapkan minimal 3 kali dalam sehari

Menghubungi dosen MKU untuk menanyakan kesediaan mengajar menggunakan surat. Aliran dokumen yang bolak-balik saat konfirmasi daftar P x plot -ing. Adanya pengabulan permintaan dosen MKU untuk menolak kelas MKU tertentu.

Plot -ing Kelas Mata Kuliah Umum untuk Semester Reguler


√

P

Pendataan Absensi Mahasiswa

Prosedur Usulan : Bagian 5.2.2. No. Dokumen: 2/AKD/USU/MKU/UKM

E

P

S


I

PIECES to be Usulan Perbaikan Jadwal kunjungan petugas TKT KMKU ditetapkan √ minimal 3 kali dalam sehari Jadwal kunjungan petugas TKT KMKU ditetapkan √ minimal 3 kali dalam sehari

Aspek

I Prosedur Aktual : Bagian 4.1.1.1.2. No. Dokumen : 2/AKD/AKT/MKU/UKM

PIECES as is Keterangan kelemahan adanya proses pengambilan keputusan oleh TKT yang x tidak perlu Informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan x bervariasi karena jadwal kunjungan TKT yang tidak diatur

Aspek

sudah baik sudah baik

Penggunaan banyak dokumen fisik

tidak ada perbaikan penggunaan jaringan BPSI untuk distribusi draft √ daftar plot -ing kelas sehingga dapat menghemat biaya pengadaan kertas √

tidak ada perbaikan Menghubungi dosen MKU untuk menanyakan kesediaan mengajar menggunakan telepon. Penggunaan jaringan BPSI untuk distribusi draft √ daftar plot -ing kelas. Tidak perlu ada revisi alokasi dosen ke kelas MKU karena keberatan dosen MKU.

√

Menghubungi dosen MKU untuk menanyakan kesediaan mengajar menggunakan telepon.

√

C

tidak ada perbaikan ada perbaikan format pada lembar Permohonan √ Alat (lihat bagian 5.3.2.) √ tidak ada perbaikan Pemberlakuan aturan penalti atau hukuman untuk √ kelalaian dosen dalam memenuhi ketentuan rapat.

E

x

P I E

S

tidak ada perbaikan karena tidak ingin mengorbankan aspek control dan service Selain menghubungi lewat telepon, sebaiknya √ didukung pula dengan pengiriman e-mail

PERANCANGAN PROSEDUR MENGGUNAKAN ANALISIS PIECES (Martin I. H. B., et. al) Tabel 2. Rangkuman Perbandingan Analisis PIECES as is dan PIECES to be (lanjutan 1) Prosedur Pengadaan Peralatan Pendukung Kuliah untuk Kelas MKU UKM


Aspek

P

I

E Prosedur Usulan : Bagian 5.2.6. No. Dokumen : 6/AKD/USU/MKU/UKM

C

E

PIECES as is Keterangan kelemahan

Waktu pengambilan keputusan alokasi alat lama. Adanya waktu terbuang karena menunggu jawaban x fakultas/jurusan mengenai ketersediaan alat.

Format lembar Permohonan Alat tidak memiliki informasi yang lengkap. x Informasi surat tidak baik karena pengarsipan surat tidak berjalan. √

sudah baik benang merah birokrasi yang terlalu panjang sehingga memperlambat kinerja sistem yakni pada bagian KMKU menunggu jawaban dari fakultas/jurusan mengenai kesanggupannya meminjamkan alat untuk suatu kelas x MKU. Pengamanan surat kurang baik karena pengarsipan surat tidak berjalan.

Aspek

PIECES to be Usulan Perbaikan

P

Perubahan alur proses dimana staf administrasi menanyakan terlebih dahulu ketersediaan alat di √ fakultas/jurusan kepada TKT fakultas/jurusan, baru mengirim surat kepada dekan/kajur apabila memang ada alat yang tersedia

I

√

E

C

Upaya yang berlebihan pada saat pengambilan keputusan alokasi alat. E x Upaya yang berlebihan dalam menanyakan fakultas/jurusan mengenai ketersediaan alat.

ada perbaikan format pada lembar Permohonan Alat (lihat bagian 5.3.2.) Penggunaan prosedur baru "Surat Masuk" (lihat bagian 5.2.14.) dan "Surat Keluar" (lihat bagian 5.2.15.) √ tidak ada perbaikan Perubahan alur proses dimana staf administrasi menanyakan terlebih dahulu ketersediaan alat di fakultas/jurusan kepada TKT fakultas/jurusan, baru √ mengirim surat kepada dekan/kajur apabila memang ada alat yang tersedia. Penggunaan prosedur baru "Surat Masuk" (lihat bagian 5.2.14.) dan "Surat Keluar" (lihat bagian 5.2.15.)

√

Perubahan alur proses dimana staf administrasi menanyakan terlebih dahulu ketersediaan alat di fakultas/jurusan kepada TKT fakultas/jurusan, baru mengirim surat kepada dekan/kajur apabila memang ada alat yang tersedia

S

Prosedur surat masuk dan keluar yang tidak konsisten. Ketentuan pengisian daftar plot -ing di kolom 10 yang x belum dirumuskan

S

Penggunaan prosedur baru "Surat Masuk" (lihat bagian 5.2.14.) dan "Surat Keluar" (lihat bagian √ 5.2.15.). Penetapan ketentuan pengisian daftar plot -ing di kolom 10 agar konsisten

Plot -ing Kelas Ujian MKU

P

√

P

√


I

sudah baik Revisi jadwal ujian MKU oleh pihak fakultas/jurusan tidak dicatat oleh KMKU. Lembar plot ujian lengkap dari BAA tidak diterima oleh x KMKU. Informasi surat tidak baik karena pengarsipan surat tidak berjalan. √

sudah baik sudah baik √ sudah baik Pengamanan surat kurang baik karena pengarsipan surat tidak berjalan. x Revisi jadwal ujian MKU oleh pihak fakultas/jurusan tidak dicatat oleh KMKU.

E C E

√

P

√

x

I

√

E C E

√

S

√

P I

√

E

√

C E

√

S

√

P

√

I

√

sudah baik sudah baik √ sudah baik Prosedur surat masuk dan keluar yang tidak konsisten. x

E C E

√

P I

√

P I

√

Prosedur Usulan : Bagian 5.2.7. No. Dokumen : 7/AKD/USU/MKU/UKM

Pengadaan Berkas Jawaban Ujian MKU Prosedur Aktual : Bagian 4.3.1.4.4. No. Dokumen : 13/AKD/AKT/MKU/UKM Prosedur Usulan : Bagian 5.2.8. No. Dokumen : 8/AKD/USU/MKU/UKM

E C E

S

P I E C E S

P Penerimaan Berkas Ujian MKU I Prosedur Aktual : E Bagian 4.3.1.4.6. C No. Dokumen : E 15/AKD/AKT/MKU/UKM Prosedur Usulan : S Bagian 5.2.9. Persiapan Ujian Susulan MKU P Prosedur Aktual : Bagian 4.3.1.5.1. I No. Dokumen : 18/AKD/AKT/MKU/UKM E Prosedur Usulan : C Bagian 5.2.10. E No. Dokumen : 9/AKD/USU/MKU/UKM S Distribusi Berkas Ujian Susulan MKU Prosedur Aktual : Bagian 4.3.1.5.3. No. Dokumen : 20/AKD/AKT/MKU/UKM Prosedur Usulan : Bagian 5.2.11.

√

sudah baik Belum diterapkannya kontrol alat tulis kantor (ATK) yang konsisten √ sudah baik √ sudah baik √ sudah baik Prosedur surat keluar yang tidak konsisten. x √ √

x √ √

x √

x

sudah baik sudah baik Adanya variasi metode pengiriman berkas ujian ke dosen MKU sehingga sumber biaya sulit dilacak. sudah baik sudah baik Adanya beberapa pilihan metode membuat bagian prosedur ini menjadi tidak konsisten. sudah baik Informasi surat tidak baik karena pengarsipan surat tidak berjalan.

√ √

√

E

x

C E

√

S

x

√

sudah baik sudah baik Adanya variasi metode pengiriman berkas ujian ke dosen MKU sehingga sumber biaya sulit dilacak. sudah baik sudah baik Adanya beberapa pilihan metode membuat bagian prosedur ini menjadi tidak konsisten.

I

S

S

tidak ada perbaikan Penambahan aktivitas pencatatan revisi jadwal ujian MKU oleh KMKU. Perubahan kebijakan BAA dimana BAA harus √ mengirim lembar plot ujian lengkap yang resmi. Penggunaan prosedur baru "Surat Masuk" (lihat bagian 5.2.14.) dan "Surat Keluar" (lihat bagian 5.2.15.). √

tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan √ tidak ada perbaikan Penambahan aktivitas pencatatan revisi jadwal ujian MKU oleh KMKU. √ Penggunaan prosedur baru "Surat Masuk" (lihat bagian 5.2.14.) dan "Surat Keluar" (lihat bagian 5.2.15.). √

√ √

√

√

tidak ada perbaikan Penerapan kontrol inventaris Alat Tulis Kantor (ATK) yang konsisten dan terstruktur. tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan Penggunaan prosedur baru "Surat Keluar" (lihat bagian 5.2.15.). tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan Menentukan satu cara saja metode pengiriman berkas ujian ke dosen MKU. tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan Menentukan satu cara saja metode pengiriman berkas ujian ke dosen MKU. tidak ada perbaikan Penggunaan prosedur baru "Surat Masuk" (lihat bagian 5.2.14.) dan "Surat Keluar" (lihat bagian 5.2.15.).

tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan √ tidak ada perbaikan Penggunaan prosedur baru "Surat Masuk" (lihat √ bagian 5.2.14.) dan "Surat Keluar" (lihat bagian 5.2.15.). √

√

E

√

C E

√

S

√

√

tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan Menentukan satu cara saja metode pengiriman berkas ujian ke dosen MKU. tidak ada perbaikan tidak ada perbaikan Menentukan satu cara saja metode pengiriman berkas ujian ke dosen MKU.

57


Berikut adalah usulan perbaikan format formulir yang mendukung usulan perbaikan prosedur aktual seperti yang sudah dipaparkan pada tabel di atas. Formulir tersebut antara lain: a. Lembar Berita Acara Perkuliahan (BAP)

Gambar 3. Perubahan Format Lembar BAP dari Format Aktual ke Format Usulan

b. Lembar Permohonan Alat KOORDINATORAT MATA KULIAH UMUM LEMBAR PERMOHONAN PENGGUNAAN ALAT Bersama lembar ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : .......................................................................................................................................... NIK

:

........................................

Mohon dipersiapkan alat untuk menunjang perkuliahan berupa : *)

Isi kolom dengan :

LC D

Notebook

**) Lingkari salah

V ideo P layer

= secara rutin

*)

= sewaktu-waktu

**)

W / O

W / O

W / O

satu huruf : W = Wajib tersedia O = Opsional

Wajib tersedia karena alasan berikut ini : (tulis di dalam kotak yang tersedia di bawah ini) Hormat saya,

(

)

Gambar 4. Perubahan Format Lembar Permohonan Alat dari Format Aktual ke Format Usulan

4.3 Usulan Prosedur Baku (SOP) Baru Berdasarkan observasi prosedur kerja KMKU dan hasil analisis PIECES as is, diidentifikasi 4 prosedur yang belum dibakukan secara aktual sehingga dirumuskan menjadi prosedur operasi standar usulan baru. Prosedur tersebut adalah: a. Plot-ing Mahasiswa Kelas MKU yang Tidak Mendapat Kelas di Universitas Kristen Maranatha. b. Pengajuan Dosen Kelas Semester Pendek MKU. c. Surat Masuk. d. Surat Keluar.

58


Berikut adalah salah satu SOP dari prosedur usulan baru yakni untuk prosedur “Surat Keluar”:  Maksud dan Tujuan Prosedur surat keluar di Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) UKM dimaksudkan sebagai petunjuk pengaturan, tata cara, wewenang dan tanggung jawab setiap fungsi dalam membuat surat resmi Koordinatorat MKU, mengarsipkan surat keluar, dan mengirim surat tersebut.  Ruang Lingkup Ruang lingkup prosedur ini meliputi Ruang Koordinatorat Mata Kuliah Umum yang berada di lantai 2 Gedung Administrasi Pusat (GAP) Universitas Kristen Maranatha di mana di dalamnya beroperasi 3 orang staf dengan seorang ketua dan sekretaris.  Tanggung Jawab  Staf administrasi KMKU, dosen MKU, sekretaris dan ketua MKU yang hendak membuat surat resmi KMKU untuk dikirim bertanggung jawab untuk : o Memberi informasi yang lengkap kepada sekretaris perihal surat tersebut agar tidak terjadi kendala pada saat proses penulisan dan legalisir. o Memastikan aktivitas pengiriman surat tertulis pada buku ekspedisi surat keluar.  Ketua Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) bertanggung jawab untuk melakukan kontrol terhadap setiap surat yang keluar dari KMKU yakni dengan menandatangani setiap surat yang mendapat ijinnya untuk dikirim.  Sekretaris Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) bertanggung jawab untuk : o Menulis surat sesuai dengan instruksi pemohon. o Melakukan pengarsipan untuk setiap surat yang akan dikirim. o Meneruskan surat kepada pihak yang memohon surat tersebut.  Prosedur Berikut adalah prosedur dari surat keluar di Koordinatorat Mata Kuliah Umum (KMKU) UKM dengan menggunakan system flowchart: 1) Pihak internal KMKU yang memiliki keperluan untuk membuat surat resmi KMKU mengajukan permintaan pembuatan surat kepada sekretaris KMKU. 2) Sekretaris KMKU membuat surat sesuai dengan instruksi. Nomor surat dapat diketahui dengan membuka program arsip surat KMKU dengan basis software Microsoft Access yang menjadi alat bantu kontrol surat yang keluar dari KMKU. 3) Lakukan pencatatan surat keluar di dalam komputer menggunakan program arsip surat KMKU tersebut. Interface program ini bersifat friendly user sehingga proses input atribut surat yang dibuat mudah dilakukan. 4) Surat diantar ke meja ketua KMKU. 5) Ketua KMKU memeriksa dan menandatangani surat. 6) Surat diperbanyak satu kali dengan mesin fotokopi. 7) Cap surat dan fotokopinya dengan cap KMKU. 8) Simpan fotokopi surat sebagai arsip KMKU. 9) Berikan surat yang sudah ditandatangani ketua dan dicap kepada pemohon surat. 10) Pemohon mengirim surat dan menulis aktivitas pengiriman di buku ekspedisi surat keluar. Gambar kepala tabel buku ekspedisi buku keluar dapat dilihat di gambar 5. T ang g al

No. S urat

P erihal

ditujukan

P araf

Gambar 5. Format Tabel Buku Ekspedisi Surat Keluar KMKU

59

JURNAL INTEGRA VOL. 4, NO. 1, JUNI 2014: 42-62 PROSEDUR : SURAT KELUAR KOORDINATORAT MATA KULIAH UMUM UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA

Pemohon (internal KMKU)

Tanggal revisi : 1-12-2009 Tanggal berlaku : Kode Dokumen : 2/AKU/USU/MKU/UKM Biro : Koordinatorat Mata Kuliah Umum UKM

Sekretaris KMKU

Ketua KMKU

Mulai

Informasi Pembuatan Surat Keluar

Buka program pengarsipan surat (surat masuk-keluar)

Nomor Surat yang akan dibuat

Lakukan input surat keluar : - Kepala Surat - Perihal - Tanggal Pembuatan - Tanggal di-acc - Ditujukan kepada Lalu save

Keterangan : MKU = Mata Kuliah Umum KMKU = Koordinator Mata Kuliah Umum # = Dokumen yang sama tapi sudah ditandatangani oleh satu (sesuai dengan jumlah tanda pagar) pihak

File save Arsip Surat KMKU tahun 20xx

Membuat Surat sesuai permintaan

Surat Keluar

Surat Keluar

Tanda Tangan

Surat Keluar #

Surat Keluar #

Fotokopi

FOTOKOPI

Surat Keluar # (cap)

Surat Keluar #

Cap

Buku Ekspedisi surat keluar

Menulis di buku ekspedisi surat keluar

FOTOKOPI

Surat Keluar # (cap) Kirim

Mulai

Disiapkan oleh :

Martin Penulis

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Imam Tjahjo Wibowo, A.Md. Swat Lie Liliawati SH.,M.Hum. Ketua KMKU Kepala Adm KMKU

Gambar 6 . Flowchart Sistem Surat Keluar

60


Berikut adalah usulan format formulir baru yang mendukung usulan prosedur baru seperti yang sudah dipaparkan di atas. Formulir tersebut antara lain : a. Formulir Alokasi Kelas Mata Kuliah Umum (FAKMKU) untuk prosedur usulan Plot-ing Mahasiswa Kelas MKU yang Tidak Mendapat Kelas di Universitas Kristen Maranatha. b. Formulir Disposisi Surat Masuk untuk prosedur Surat Masuk. c. Formulir Kesediaan Mengajar SP dosen MKU untuk prosedur Pengajuan Dosen Kelas Semester Pendek MKU. (a)

(b) FORMULIR KESEDIAAN MENGAJAR

FORMULIR ALOKASI KELAS MATA KULIAH UMUM

Semester Pendek : GANJIL / GENAP *) Tahun Akademik : 20___ / 20___ Waktu Pelaksanaan Semester Pendek : ___-___-_____ sampai ___-___-_____

Mahasiswa dengan identitas berikut ini :

NAMA :

Bersama lembar ini, saya selaku dosen Mata Kuliah Umum dengan identitas berikut :

NRP :

Nama : ................................................................................................

Fakultas / Jurusan :

/

NIK : ........................................ Menyatakan kesediaan saya untuk mengajar mata kuliah umum: 1. ........................................

Berdasarkan Dokumen Kontrak Beban Studi (DKBS) semester GANJIL / GENAP *)

2. ........................................

tahun akademik 20___ / 20___ , tidak berhasil dialokasikan oleh Sistem Akademik Terpadu (SAT) untuk kelas Mata Kuliah Umum berikut :

No

Kode Mata Kuliah

Nama Kelas yang tertera di DKBS

Mata Kuliah Umum

1 2 Untuk itu kami mohon kerja sama dari Koordinatorat Mata Kuliah Umum UKM untuk membantu mahasiswa ini dialokasikan ke kelas MKU lain. Adapun kami pihak fakultas/ jurusan, berdasarkan pertimbangan materi yang diajarkan, merekomendasikan kelas MKU dengan : **)

Prioritas ke1

FAKULTAS / JURUSAN

DOSEN

2 3

Bandung, _______________ Tanda Tangan

Saya yang bertanda tangan di bawah ini, menyatakan sepakat dengan mahasiswa bersangkutan untuk menempatkannya di :

1) Kelas :

( ) Dekan/KaJur _____________ *) Coret yang tidak perlu **) Diisi oleh Dekan/KaJur apabila perlu (seluruh cell pada tabel tidak wajib diisi)

Mata K uliah Umum 2 Jumlah kelas :

J umlah kali pertemuan 1 minggu : H ari Waktu checklis t 7:00 - 9:30 9:30 - 12:30 S enin 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 - 9:30 9:30 - 12:30 S elas a 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 - 9:30 9:30 - 12:30 R abu 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 - 9:30 9:30 - 12:30 K amis 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 - 9:30 9:30 - 12:30 J umat 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 - 9:30 9:30 - 12:30 S abtu 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30

J umlah kali pertemuan 1 minggu : H ari Waktu checklis t 7:00 9:30 9:30 - 12:30 S enin 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 9:30 9:30 - 12:30 S elas a 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 9:30 9:30 - 12:30 R abu 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 9:30 9:30 - 12:30 K amis 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 9:30 9:30 - 12:30 J umat 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30 7:00 9:30 9:30 - 12:30 S abtu 12:30 - 15:00 15:00 - 17:30

**)

Bandung, ________________

Fakultas / Jurusan :

Mata K uliah Umum 1 Jumlah kelas :

Tanda Tangan

**)

Bandung, ____ - ______ - 20____ Dosen Pengajar, Keterangan : *) Coret yang tidak perlu **) Isi kolom dengan checklist / tanda centang Jam mengajar setiap mata kuliah dalam satu minggu harus sama

2) Kelas : Fakultas / Jurusan :

(

) Staf adm akademis MKU

NIK : ................................

Kumpulkan formulir paling lambat tanggal ..............................

(c) KOORDINATORAT MATA KULIAH UMUM - Disposisi Surat Masuk Tanggal Penerimaan Surat : ............................................................................................................... Tanggapan (Beri tanda (√) pada kotak kosong apabila terpilih -boleh lebih dari satu-)

:

Acc Arsip Diteruskan ke .............................................................................. Ditindak lanjuti

Tindak Lanjut :

Ttd :

( Ketua KMKU )

Gambar 7. Formulir Usulan Baru (a) FAKMKU ; (b) Kesediaan Mengajar; (c) Disposisi Surat Masuk

61


5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil pengolahan data dan analisis, dapat disimpulkan: 1. Ada sejumlah 23 prosedur administrasi akademis Koordinatorat Mata Kuliah Umum aktual. 2. Terdapat 2 prosedur yang belum dibakukan secara aktual sehingga dirumuskan menjadi prosedur operasi standar usulan baru. Prosedur tersebut adalah: i. Plot-ing Mahasiswa Kelas MKU yang Tidak Mendapat Kelas di Universitas Kristen Maranatha (termasuk format dokumen usulan yakni formulir Alokasi Kelas Mata Kuliah Umum (FAKMKU)). ii. Pengajuan Dosen Kelas Semester Pendek MKU (termasuk format dokumen usulan yakni formulir Kesediaan Mengajar Semester Pendek). 5.2 Saran Saran yang dapat diberikan bagi Koordinatorat Mata Kuliah Umum adalah:  Diadakan evaluasi pekerjaan Bagian Administrasi Akademis secara periodik agar setiap permasalahan yang muncul dapat segera dicarikan jalan keluar.  Penerapan usulan prosedur dan usulan format formulir agar pekerjaan Koordinatorat Mata Kuliah Umum dapat lebih baik dan efektif.  Pemahaman dan penggunaan prosedur operasi standar yang sudah dirumuskan agar pelaksanaan pekerjaan dapat lebih efektif, baik dan terstruktur. Saran untuk penelitian selanjutnya adalah:  Pembagian bobot kerja sebaiknya digunakan untuk penelitian lebih lanjut agar pembagian tugas antara para staf administrasi KMKU lebih merata.  Sebaiknya dilakukan penelitian lebih lanjut pada KMKU untuk membuat SOP penetapan materi kuliah dari mata kuliah umum itu sendiri.

7. Daftar Pustaka Jogiyanto, HM. (2005), “Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi Offset, Yogyakarta. Sugiyono (2006), “Metode Penelitian Administrasi”, Alfabeta, Bandung. U.S. Environmental Protection Agency (2007), “EPA Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs)”, EPA/600/B-07/001, Office of Environmental Information, Washington, DC. Whitten, J. L., Bentley, L. D., Dittman, K. C. (2004), “Metode Desain dan Analisis Sistem, Edisi Terjemahan, ANDI, Yogyakarta.

62

Academic Administration Prosedure Design Using PIECES Analysis (Case Study at General Subject Coordinator, Maranatha Christian University)

Recommend Documents