A

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 1/A Tétel: Fınökétıl azt a feladatot kapja, hogy alakítsa át a cég régi irodáját. Az újonnan kialakított iroda több funkció betöltésére legyen alkalmas. • Milyen szempontok alapján döntene, hogyan rendezne be egy korszerő irodát? • Milyen irodai gépeket, eszközöket ismer, és mutassa be ezek feladatait! • Emelje ki, hogy milyen körülményeket tart fontosnak a munkahelyi környezetben! A munka pszichológia lényege Manapság egyre nagyobb jelentıséget tulajdonítanak (jogosan) a munkahelyi környezet emberre gyakorolt hatásának, hiszen környezetünk, otthonunk, családunk, munkahelyünk nagymértékben befolyásolja hangulatunkat. A munka pszichológia legfıbb célja a munka kellemesebbé tétele, a munkakörülmények felmérése, a negatív hatások kiküszöbölése. A munkafeltételek javítása azonban többnyire jelentıs anyagi áldozatot igényel, ám az ilyen jellegő befektetés rendszerint gazdaságilag is kifizetıdı a vállalat számára. A színek felhasználása a megfelelı munkahely kialakításához A színérzékelés gyakran a kellemes vagy kellemetlen érzéshez kapcsolódik. A legtöbb ember bizonyos színeket jobban szeret, mint másokat. Az európai emberek színkedveltsége viszonylag állandó: kék, piros, zöld, narancssárga, sárga. A kevert színeket rendszerint kevésbé kellemesnek érezzük, mint a tiszta színeket. Jelentıseltérések vannak azonban abban, hogy egyes emberek az élénk színeket kedvelik, mások a lágyabb, kevésbé telített színeket. Bizonyos színek bizonyos érzelmeket váltanak ki.(piros az izgalmat vagy haragot) A színek használatánál mindig figyelembe kell venni, hogy a színek nem egymagukban hatnak, hanem mindig a szomszédos színekkel keveredve, illetve az építészeti megoldásokkal összhangban. Ezeket is figyelembe véve kell kialakítani az iroda berendezését. (Jó, ha dolgozóként beleszólhatunk a berendezés, színek kialakításába.) A munkahelyi klíma hatása a dolgozókra Tapasztalati tény, hogy az ember jó körzetét és teljesítıképességét nagymértékben befolyásolják a környezet klimatikus feltételei. A túlzott meleg vagy túlzott hideg például nem csupán kellemetlen, lehet, de szélsıséges esetben nagyobb megterhelést róhat a szervezetre, mint maga a munkavégzés. A fokozott légáramlás súlyos izületi megbetegedésekhez vezethet. Ezért nagyon fontos a megfelelı hımérséklet kialakítása az irodában , amelyet egyre több helyen a különbözı klímaberendezések segítenek. Az esztétikus és praktikus munkahelyi környezet kialakítása A bútorokkal szemben támasztott ergonómiai követelmények Míg a tároló bútoroknak mindenekelıtt célszerőnek kell lenniük, a székkel, az íróasztallal szemben támasztott elsıdleges követelmény, hogy kényelmi és egészségi szempontoknak feleljen meg, vagyis kialakításukkor az ergonómiai követelményeket kell figyelembe venni. Ergonómia: A munkafolyamat célszerő és egészséges feltételeivel (azok elméleti, illetve gyakorlati kérdéseivel) foglalkozó tudomány. Vizsgálja az ember és munkaeszközeinek kapcsolatát, a munkahelyi környezet lélektani, szociológiai tényezıinek jelentıségét, a modern technika hatását az emberre, a munkafiziológiát, és ezen belül választ ad a munkaeszközök, berendezések kívánatos méreteire is. A szék akkor felel meg ergonómiai, egészségi követelményeknek, ha a széken ülı személy talpa úgy van a talajon, hogy a combja és a lábszára derékszöget alkot, ha a szék támlája a lapocka és a derék közötti részt támasztja alá, ha a szék ülıfelülete nem túlságosan puha és nem is merev, s ha az ülılapja elıl le van gömbölyítve, ha a kárpitja nem mőanyag, hanem textil. A legpraktikusabb az állítható háttámlájú, állítható magasságú, forgós szék. Azért fontos minden irodai munkát végzı dolgozó számára a jó ülıhely, mertmunkájuk jellegbıl adódóan- sokat ülnek, és nem mindegy, hogy milyen körülmények között végzik nap-nap után a munkájukat. Kényelmetlen helyzetben hamarabb elfáradunk, veszítünk az aktivitásunkból. Az íróasztalok magassága 74-76 cm, írófelületük pedig általában 120-180*60-80 cm. Természetesen kapható ezeknél nagyobb írófelülető íróasztal is (akár 300*100 cm-es is), azonban ehhez tágas nagymérető helyiség kell. A jó íróasztallal szemben alapvetı követelmény, hogy használója kényelmesen tudjon hozzáülni, ne nyomja a combját, térdét se fiók se asztallap, és fiókjai könnyen kezelhetık legyenek. Kényelmi szempontból az asztalok fiókjait egy oldalon helyezik el, s ezek görgıs sínen mozognak, hogy könnyen mozgathatók és teljes mélységben kihúzhatóak legyenek. Arra is gondolnak az újabb íróasztalok készítıi, hogy az asztalok

2008.

1. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA sarkai, felsı szélei sérülést okozhatnak, ezért azokat legömbölyítik. Asztalfiókunkban a leggyakrabban használt anyagainkat, bizonylatokat, bélyegzıket, íróeszközöket, határidınaplókat helyezzük el, míg a távolabb esı szekrényben azokat, amelyeket ritkábban használunk. A különbözı gépeket, technikai eszközöket valamilyen ésszerő csoportosításban kell elhelyezni. Alapvetı követelmény, hogy a dolgozó munka közben minél könnyebben tudja ıket használni, hogy közelségük az elvégzendı feladatok gyakoriságának feleljen meg, és fontos szempont még a jó térkihasználás is. Ezeket a különbözı ügyviteli munkaeszközöket általában „L” vagy „U” alakban helyezik el. A legfontosabb és leggyakrabban használt eszköz a telefon, ezt az íróasztal bal oldalán, hozzánk közel helyezzük el. Eligazító táblák Az eligazító táblának nagyon fontos szerepük lehet egy többszintes épületben. Mindig gondoljunk arra, hogy aki elıször érkezik idegen helyre, nehezen tud tájékozódni. A célszerően elhelyezett alaprajzok, nemzetközi piktogramok, eligazító nyilak stb. nagy segítséget adnak a tájékozódáshoz. Névtáblák Az érkezı már az ajtón kívül is szerezhet információt, hiszen ott található a névtáblánk, amelynek elhelyezése rendkívül fontos, hiszen ennek alapján könnyen megtalálhatják a vezetıt és a beosztottakat egyaránt. A névtáblánkon a szükséges információkat tüntessük fel (a név, a beosztás mellett az ajtó számát is). A környezetünkben lévı ajtókon célszerő egységes feliratokat alkalmazni, hiszen egy épületen, egy folyosón belül ez sokkal esztétikusabb megoldás, mintha minden ajtón más stílusú felirat lenne. Irodabútorok Napjainkban a korszerően kialakított irodákkal kapcsolatban elvárás, hogy igazodjanak a munka menetéhez, valamint a technikai feltételekhez egyaránt. Elsıdleges feladat annak eldöntése, hogy milyen bútorokra lesz szükség, mert csak olyanokat szabad elhelyezni egy irodában, amelyek fontosak. Általában arra kell törekedni, hogy a bútorok ne legyenek nagyméretőek, ne legyenek nehezen mozgathatóak. A nagymérető, többrészes ülıgarnitúra különösen fölösleges ott, ahol az ügyfélforgalom kicsi. Ilyen helyen elegendı két kismérető fotel és a szoba méretétıl függıen lehet benne dohányzóasztal. Azt kell mindenekelıtt megoldani, hogy a helységben kényelmesen lehessen közlekedni. A szekrények is csak akkorák legyenek, amekkorákra feltétlenül szükség van. Arra legyen hely, hogy a kabátot, esetleg az utcai cipıt, el lehessen helyezni. Szükség van olyan szekrényre is, ahol csak a vendéglátásnál nélkülözhetetlen kellékeket lehet tartani, s talán a legfontosabb az a tároló bútor, amelyik alkalmas az ügyvitellel összefüggı holmik tárolására. Ma már lehet kapni olyan modulrendszerő irodai bútorokat, amelyek igény szerint variálhatók, amelyeket meghatározott funkciók szerint lehet összeállítani. Amikor ilyen bútorokat akarunk vásárolni, akkor végig kell gondolni, hogy melyik bútordarabnak milyen célnak kell megfelelnie. Rendet csak úgy lehet tartani, ha mindennek megvan a megfelelı helye. Mindennek legyen állandó helye, és fölösleges, kihasználatlan bútorral ne tegyük zsúfolttá a szobákat. Sokkminden tartható fali polcokon, amelyek változatos formájúak, méretőek lehetnek. Világítás Ahhoz, hogy a munkavégzés szempontjából a munkahely kellemes legyen, az is fontos, hogy kellıen legyen megvilágítva. A rosszul megvilágított helyiségben munka közben hamarabb kifárad a szemük, lankad a figyelmük, romlik a koncentrálóképességünk. Nappal is fontos az íróasztalunk jó megvilágítottsága, s ezért ha lehet ablak, közelében legyen az asztalunk. (Amikor az idı engedi, nyitott ablaknál dolgozzunk.) Ha pedig villanyfény mellett kell a munkánkat végeznünk, akkor olyan asztali lámpát válasszunk, amelyiknek mozgatható az ernyıje, irányítható a fénye. A napfény is, a mesterséges világítás is bal felıl essen az asztallapra (ha jobbkezesek vagyunk). Egyéb kiegészítık Környezetünket kellemesebbé teszik a növények, a textíliák (függönyök, terítık), a képek és az egyéb dísztárgyak pl.: kaspók, vázák. Ezekkel csak akkor érjük el a kívánt hatást, ha jól választjuk meg ıket, és ha gondozzuk is azokat. Ne legyen túl sok növény a helyiségben, és amelyek vannak azok különbözıek, legyenek. A növények mennyisége és a szoba mérete harmonizáljon. Néha elég egy nagyobb mérető növény is, sıt elegánsabb, mint a túlzsúfolt virágállvány. A vágott virágot csak addig tartsuk a vázában, amíg friss. Az iroda kialakításánál célszerő még gondoskodni esernyıtartóról, ruhafogasról (ha nincs kabátoknak megfelelı

2008.

2. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA szekrény), szemetes edényekrıl, falinaptárról, falióráról stb. Fontos, hogy ezeket is úgy válasszuk meg, hogy stílusuk, színük illeszkedjen az irodai környezethez. Az iroda kialakításának fontos része a korszerő irodatechnikai és telekommunikációs eszközök biztosítása.

Számítógép A számítógép korunk elengedhetetlen munkaeszköze. Ma már minden cégnél, irodában alkalmazzák. Használata megkönnyíti a sok információval, adattal dolgozók munkáját. Biztonságot nyújthat a nyilvántartás, az iratkezelés, az ügyintézés során a különbözı információk tárolásában. Lehetıséget ad adatok gyors megkeresésére, a megkeresett adat, információ szükség szerint rendezett megjelenítésére és kinyomtatására. A nagy teljesítményő számítógépek világában programok, programcsomagok széles skálája kínál lehetıséget arra, hogy egy munkát minél egyszerőbben, de ugyanakkor minél színvonalasabban lássanak el az ott dolgozók. A levelek, feljegyzések készítéséhez, jegyzıkönyvek, dokumentációk megírásához, körlevél szerkesztéséhez leginkább ajánlott a WINDOWS alatt mőködı Word szövegszerkesztı program. A táblázatos kimutatáshoz, összegzı táblázatok és grafikonok készítéséhez az Excel táblázatkezelı program használata célszerő. Gépelési munkák készítése közben gondoskodjunk a folyamatos mentésrıl. Anyagainkat témakörönként érdemes csoportosítani, külön könyvtárban rendszerezni ıket. Telefax A telefax kifejezés távmásolást jelent. A görög telosz (távoli) és a latin fac simile (csináld hasonlóan) szavakból keletkezett. A telefax készülék egy telefonból és a hozzá tartozó a/4-es papír befogadására alkalmas részbıl áll. A telefax a másolandó irat jeleit elektronikus úton grafikai jelekké transzformálja úgy, hogy a címzetthez érve hiteles másolatát adja az eredetinek. A jól felszerelt, irodáknak napjainkban már egyik megszokott és elengedhetetlenül szükséges használati tárgya a telefax. Az ügymenetet leegyszerősíti, jelentısen megkönnyíti, kiváltva a postai levelek jelentıs részét. A küldı fél csak feltárcsázza a címzett telefaxszámát, és a gépbe helyezett dokumentumot egy gombnyomással továbbíthatja. Nincs hosszú átfutási idı a posta miatt. A telefax használatával kapcsolatban is van nyilvántartási kötelezettségünk, hiszen a beérkezı és kimenı faxokat egyaránt nyilvántartásba kell venni, iktatni kell. A telefaxot az üzleti életben hivatalos megrendelésként is elfogadják, így ennek komoly pénzügyi vonzatai is vannak, illetve lehetnek. A telefaxokkal történı visszaélési lehetıségek miatt különösen fontos az aláírás és a bélyegzı együttes használata. Telefon A telefon és a telefax tekintetében egyaránt számos korszerő rendszer található a piacon. Az irodákban használatos telefonkészülékek típusa függ a szervezet nagyságától, az ott használt telefonok számától és a cég szükségleteitıl. A telekommunikációs eszközök csoportosítása: Vezetékes telefonok • Egyszerő alapszolgáltatást nyújtó készülékek • Több funkcióval ellátott készülékek • Zsinór nélküli (cordless) telefonok Vezeték nélküli telefonok Az egyszerő telefonkészülékek szolgáltatásai, közé tartozik ma már a nyomógombos számhívás, a legutoljára hívott szám tárolása és újrahívása egy gomb segítségével. A több funkcióval ellátott készülékek –típusnak megfelelıen- többféle szolgáltatást nyújtó, elterjedt telefonberendezések. Jellemzıik, hogy több telefonvonalat tudnak kezelni, és a mellékvonalak maximális száma a használt házi telefonközpont kapacitásától függ. A készülék a hagyományos kézibeszélın kívül kihangosítási lehetıséget is nyújt a használónak. A készüléken található 12 (vagy több) gyorshívó gomb. Ezekhez, a gombokhoz közvetlenül rendelhetünk telefonszámokat. A telefonközpont memóriájában –a készülék típusától függıen- további, akár 100 telefonszám tárolására is van lehetıség. A telefonkészülékek egy részét már a telefonhoz funkcionálisan illeszkedı készülékkel egybeépítik. Ezek az integrált berendezések (ISDN- Integrált szolgáltatású digitális hálózat) egyesítik magukban a telefaxot, az üzenetrögzítıt és a beépített telefont. Az ISDN olyan digitálishálózat, amely új eljárások alkalmazásával képes egyetlen telefonvonal segítségével egyidejőleg beszéd-, kép- és adatátviteli összeköttetést létesíteni. Alkalmazása esetén nincs szükség arra, hogy 2008.

3. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA a különféle szolgáltatások mindegyikéhez külön- külön átviteli vonalat (telefonvonalat, számítógéphálózatott) építsenek ki. A többféle szolgáltatás egyetlen közös vonalvégzıdésen keresztül hozzáférhetı. A zsinór nélküli telefonok normál vezetékes telefonnak tekinthetık. A zsinór nélküli megoldás esetén azonban a telefonvonalra a normál telefon helyett egy rádió adó- vevı kapcsolódik, amely a lakásban, irodában alkalmasan elhelyezve zsinór helyett rádiófrekvenciás útón kapcsolódik a kézibeszélıhöz. A kézibeszélıvel így szabadon mozoghatunk a helyiségben vagy akár a kertben is. A távolság többnyire 200300 méter. Az összes kezelési funkció a kézibeszélın van. A vezeték nélküli telefonok: A mobiltelefon a 20. század végén a nagyközönség számára készült legkorszerőbb távközlési eszközt jelenti. A telefonáláshoz szükséges technikai ismeretek nagymértékben megegyeznek a vezetékes telefonáláshoz szükséges ismeretekkel. Fénymásoló Az irodai munkában gyakori feladatként jelentkezik a másolatok elkészítésének igénye. A másológéppel nagyon sok idıt és energiát lehet megtakarítani, hiszen segítségével iratokat, dokumentumokat sokszorosíthatunk tetszıleges példányban. A gép kiválasztásánál ügyelni kell arra, hogy mennyi hely áll rendelkezésünkre, az elhelyezésre, illetve fontos szempont az is, hogy milyen másolási igény jelentkezik az adott szervezetnél. Ha csak néhány oldal másolatát kell vele megoldanunk, az egyik legjobb típus a lapmásoló. Ha gyakran kell nagyobb mennyiségő anyagot másolni, s ezek az anyagok több oldalasak is, akkor azokat a másológépeket célszerő használni, amelyek már többféle mővelet elvégzésére alkalmasak, így kétoldalas másolás is elvégezhetı velük, szortírozzák, összefőzik, nagyítják, kicsinyítik anyagunkat. Egyéb irodatechnikai eszközök Elıfordulhat, hogy egy-egy saját magunk által készített iratcsomagot esztétikusan, szépen szeretnénk összefőzni, és így eljuttatni üzleti partnerünkhöz. Ennek ma már semmi akadálya, mert a kötı- és főzırendszerek között azt választjuk, amely a célnak legjobban megfelel. Mindegyiknek közös jellemzıje, hogy könnyen kezelhetı és néhány perc alatt készíthetünk vele összefőzött, elegáns dokumentumot. Hıkötı készülék A gyártó cégek elıre elkészített, különbözı vastagságú, mőanyag dossziékhoz hasonló borítókat szállítanak a géphez. A dossziék gerincének belsı felülete speciális ragasztóval van kiöntve. Kötéskor a gép felmelegíti a gerincet, így a ragasztó folyékonnyá válik. A bekészített lapok a ragasztóba beleragadnak, kihőlés után az anyag újra megköt, s ezáltal tartja a papírok széleit. A mővelet 1-2 percet vesz igénybe. A bekötött dokumentum viszonylag nehezen bontható szét, ezért fıként véglegesen bekötött anyaghoz használjuk. Spirálfőzı készülék A gép a bekötendı anyagot a szükséges oldalon végig kilyukasztja, s az így perforált lapokat egy speciális mőanyag győrős gerincbe főzzük be, amit korábban a gépre felhelyeztünk. A gép a győrős gerincet kinyitja és a mővelet végén, összezárja. Használhatunk többféle borítólapot, ez lehet mőanyag, átlátszó vagy színes is. A győrős gerinc többféle színben és méretben kapható. A készülék elınye: gyorsan mőködik (15-20 lapnál kb. fél perc), a befőzött dokumentum bármikor kibontható, bıvíthetı. Iratmegsemmisítı gépek A feleslegessé vált iratok tárolására nem célszerő külön helyet fenntartani, viszont nem minden ilyen irat kerülhet ki az irodai hulladékkal. Lehetnek köztük már nem aktuális, de továbbra is bizalmas információkat tartalmazó levelek, jelentések is. Az ilyen iratok olvashatatlanná tételére szolgálnak az iratmegsemmisítı készülékek. Ezek a behelyezett papírt néhány milliméteres csíkokra vágják, ezzel lehetetlenné téve összeillesztésüket. Aztán tömbökbe préselve újrahasznosítják ıket. Egyéb Szükségünk lehet még papírvágógépre, nagyobb teljesítményő tőzıgépekre, lyukasztókra is.

2008.

4. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 1/B Tétel: Válassza ki a hivatalos levelek közül a szállítási értesítést, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! Szállítási értesítı: az áru érkezésérıl a fuvarozó szállítási értesítıt (avizót) küld a vevınek. Tartalma: • Hivatkozás a megrendelésre, illetve a szállítási szerzıdésre • Az áru szállításának illetve átadásának bejelentése • Figyelem felhívás az esetleges késedelmes átvétel hátrányos következményeire (pl.: raktározási költség) • Szállítás kiegyenlítésének kérése

2008.

5. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 2/A Tétel: A vállalat, ahol Ön ügyintézıként dolgozik, egy beruházás megvalósításához hitelt szeretne felvenni. Azt a feladatot kapja, hogy tájékozódjon a hitelfelvételi lehetıségekrıl. - Hogyan győjtene információkat a különbözı hitelfelvételi lehetıségekrıl? - Milyen okmányok benyújtása szükséges a hitelkérelmek elbírálásához? Bankhitel: A Bank a hitelszerzıdéssel arra vállal kötelezettséget, hogy jutalék ellenében hitelkeretet tart fenn. Bankkölcsön: Az ügyfél kölcsönszerzıdés alapján meghatározott összeget vesz fel a bankjától és kötelezettséget vállal arra, hogy kamatokkal együtt visszatörleszti azt. Fajtái: 1. Nyújtás módja szerint: a. Közvetlen: Szereplıi a bank és a hitelfelvevı (felelıssége a visszafizetés) b. Közvetett: Szereplıi a bank a hitel felhasználója és a közvetítı (kereskedı). A felelısség a kereskedıé és a felhasználóé 2. Idıtáv szerint: a. Rövidlejáratú • Csak a hitelkeret az, amit hosszú lejáratra adnak az igénybe vett hitelek rövidek • Lurirozó hitel (rövid lejáratú, automatikusan többször lehívható) • Eseti hitelnyújtás (átmeneti forráshiány esetén) • Áthidaló hitelek • Max 1 év futamidı • Egyszeri hitelbírálat b. Középlejáratú • futamidı:1-tıl 5 évig • forgóeszközhitel • beruházási hitelek
exportfejlesztı beruházási hitelek
magas kamatláb c. Hosszúlejáratú • 5 évnél hosszabb a futamidı • Fajtái:
Exportfejlesztı beruházási hitel
Nemzetközi szervezet által támogatott hitel
Nemzeti támogatott beruházások Hitelkérelem és adósminısítés: Hitelkérelem Általános tartalma • Azonosító adatok • Kért hitel jelege, futamideje, összege • Melléklet
Mérleg
Eredmény kimutatás
Cash flow elemzés
Üzleti terv Hitelkérelem folyamata: 1. hitellehetıségek felkutatása 2. hitelkérelem elkészítése, benyújtása 3. hitelkérelem elbírálása (bank) 4. szerzıdéskötés

2008.

6. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 5. hitelfolyósítás 6. hitel monitoringja (ellenırzése, bank) Adósminısítés szempontjai • Várható beruházási költségek • Várható kereslet a termék iránt • Termelési költségek • Minıség, ár • Versenytársak, termelés nagysága Hitel fedezete, biztosítékrendszere: Fedezett hitel: Nemfizetés esetén a hitelfelvevı valamilyen tulajdona, eszköze a bank tulajdonába száll át. Fedezet fajtái:
Óvadék: Dologi biztosíték, teljesülés esetén visszajár a hitelezınek
Zálogjog: Dologi biztosíték, nemfizetés esetén a bank a zálogtárgy értékesítése esetén jut a pénzéhez
Kezesség: - Egyszerő (sortartási kötelezettség) - Készfizetıs (nincs sortartás)
Bankgarancia: A bank önálló kötelezettsége, nemfizetés esetén a bank fıkötelezetté válik. Interneten, telefonon, személyesen 1. http://vallalkozasfejlesztes.lap.hu/ és itt a Vállalkozásfejlesztés finanszírozása kategóriában megnézni az egyes pénzintézeteket! 2. www.bankweb.hu A hitelügyintézés és hitelbírálat szabályai minden banknál és minden hiteltípusnál mások. Néhány általános szabály azonban minden területen érvényesül. Megfelelı tájékoztatás után minden hitelkérelemhez ki kell tölteni a hiteligénylı adatlapot, ezen a személyi adatokon kívül a bank által meghatározott egyéb adatokat is meg kell adni. A hitelfelvevı személyi, illetve cégadatait okmányokkal kell igazolni. Ugyancsak dokumentumokkal kell igazolni a hitelcélt, valamint a fedezetül felajánlott biztosítékokat. A hitelkérelem benyújtásával egyidejőleg kell megfizetni a hitelbírálati díjat, amelynek egy részét egyes hitelintézetek a kedvezıtlen hitelbírálat esetén sem térítik vissza az igénylınek. A hitelbírálat magában foglalja az adósminısítést és a fedezetértékelést is. A hitelbírálati idı a hitelcéltól és a hitel összegétıl függ. A kis összegő hiteleket helyben szokás elbírálni, milliós nagyságrendő hitelekrıl azonban rendszerint a területi központ, illetıleg a Cenzúra Bizottság dönt.

2008.

7. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 2/B Tétel: Válassza ki a mellékelt ügyiratok közül a meghatalmazást, ismertesse szerepét, valamint formai és tartalmi ismérveit! Meghatalmazás: olyan írásbeli nyilatkozat, amelyben a meghatalmazó jogot ad a meghatalmazottnak, hogy helyette és nevében eljárjon vagy helyette bizonyos cselekményt elvégezzen. A meghatalmazásban pontosan meg kell jelölni, hogy a meghatalmazott milyen jogkörben intézkedhet. A leggyakrabban elıforduló meghatalmazások pénzösszeg felvételére, áru átvételére, kár-, vagy minıség-felvételi szemlére, bírósági tárgyaláson való részvételre vonatkoznak. Célszerő különösképpen pénzösszeg átvételére jogosító meghatalmazásban feltüntetni a jogosultság érvényességi idejét is. Tartalma: • „Meghatalmazás” szó • A meghatalmazó (neve, lakcíme, személyi igazolvány száma stb.) • A meghatalmazás tárgya (érvényességi ideje) • Keltezés • A meghatalmazó és a meghatalmazott aláírása • Tanúk aláírása és adatai

2008.

8. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 3/A Tétel: Egy vállalkozás alapanyagot vásárolt utólagos fizetésre. Milyen módon teljesítheti fizetési kötelezettségét? -

Mutassa be azokat a nyomtatványokat, amelyeknek felhasználásával a vállalkozás az áru megérkezése után tartozását kiegyenlítheti! Jellemezze az egyes okmányokat! Ismertesse az okmányok kitöltésének szabályait! Milyen adatokat kell tartalmazniuk?

A beszerzési folyamat befejezı szakasza a pénzügyi lebonyolítás. A kereskedelmi vállalkozás a megvásárolt áruk ellenértékét a szerzıdésben meghatározott módon a pénzügyi elıírások szerint köteles a szállítónak fizetni. Kifizetés történhet: • Kézpénzzel • Készpénz nélküli fizetési módszerrel Készpénz nélküli fizetési módok: • Átutalás • Beszedési megbízás (inkaszó) • Okmányos meghitelezés (akkreditív) • Csekk • Váltó Átutalás: rendszeresített forma nyomtatványon történik. Feltétele, hogy mind a két fél rendelkezzen bankszámlával (vevı, szállító). Az átutalást a vevı kezdeményezi a kedvezményezett a szállító. Beszedési megbízás (inkasszó): az elszámolást, a terhelést és a jóváírást az a fél kezdeményezi, akinek pénz követelése van. Határidıs: A jogosult (kedvezményezett) megbízza a számlavezetı pénzintézetet, hogy pénz követelését a megbízáson feltüntetett kifogásolási határidı leteltével szedje be. Ennek alapján a fizetésre kötelezettnek módja van a kifogásolásra. Azonnali: Ebben az esetben a fél megbízót a pénzintézet a fizetésre kötelezett hozzájárulása nélkül azonnal teljesíti. Okmányos meghitelezés (akkreditív): A vevı bankjának fizetési ígérete írásban, hogy a teljesítéssel kapcsolatos okmányok alapján a meghatározott összeget kifizeti a jogosultnak. Külföldi forgalomban biztonságot jelent. Az akkreditív ügyletben a vevı (adós) megbízza bankját akkreditív nyitásával. Ez azt jelenti, hogy a bank az ellenérték átutalásra elkülöníti az összeget, és kötelezettséget vállal, hogyha a kedvezményezett (szállító) a meghatározott okmányokat benyújtja akkor az okmányos meghitelezésben a megjelölt összeget részére kifizeti, átutalja a számlájára. Szó nincs hitelezésrıl, mert a vevınek elıre biztosítani kell a vételár fedezetét (akkreditív nyitás). Csekk: kibocsátója azzal bízza meg a bankját, hogy a csekkben megjelölt összeget a csekk birtokosának fizesse ki kézpénzben, vagy írja jóvá bankszámláján. Ennek megfelelıen szólhat készpénzfizetésre, és elszámolásra. Váltó: Olyan forgatható értékpapír, amelynek kiállítója vagy elfogadója kötelezettséget vállal arra, hogy a váltón meghatározott összeget meghatározott helyen és idıben saját maga vagy egy harmadik fél meg fogja fizetni. Saját váltó: A kiállító tesz feltétlen ígéretet a fizetésre. „Fizetek a váltó alapján” Idegen váltó: Fizetési meghagyás a kibocsátó a címzettet szólítja fel fizetésre. „Fizessen a váltó alapján” Mőveletek: • A váltóval fizethetünk (forgatás) • Beválthatjuk a bankban lejáratkor • Leszámítoltathatjuk (lejárat elıtti beváltás)

2008.

9. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 3/B Tétel: Válassza ki az ügyiratok közül a kérvényt, és mutassa be formai és tartalmi ismérveit! Kérvény: A kérvény írója ügye kedvezı elintézéséért valamely hatóság illetve egyéb szervezet vagy intézmény vezetıjéhez (vezetıségéhez) fordul, ez igen gyakori hivatalos jellegő iratunk. Szempontok, amelyek alapján kérésünket mérlegelik: • Lehetséges-e a kérés teljesítése • Összhangban áll-e a kérés a törvényes rendelkezésekkel, jogszabályokkal • A kérést alátámasztó indokok nyomósak-e, megfelelnek-e a valóságnak A kérvény tartalmilag két részbıl áll: Az elsı részben a kérésünket fogalmazzuk meg, azaz pontos adatok, tények alapján leírjuk, hogy a benyújtásra késztetett bennünket. A második részben az indokainkat soroljuk fel úgy, hogy azok meggyızzék az illetékest kérésünk teljesítésének lehetıségérıl, fontosságáról. Az elıadottakat iratokkal is bizonyítjuk, ha ez szükséges. A hangnem mindig legyen tárgyilagos. A kérvény vázlata a következıket tartalmazza: • A kérelmezı nevét, lakását, munkahelyét, beosztását • A kérésünk pontos megfogalmazását • Az indokok meggyızı elıadását • A kérvény záradékát (a kérelem tömör megítélését)

2008.

10. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 4/A Tétel: Egy cég beszerzıje az üzemmérnök engedélyével szerszámok vásárlására 70.000,- Ft készpénzt vesz fel a házipénztárból. - Válassza ki azokat a nyomtatványokat, amelyeket a házipénztárosnak használnia kell! - Jellemezze az egyes okmányokat, ismertesse a kitöltés szabályait! Milyen adatokat kell tartalmazniuk? Pénztáros: olyan büntetlen elıélető személy, aki a pénztárosi teendık ellátásához megfelelı képesítéssel rendelkezik. Használt bizonylatok: • Bevételi pénztár bizonylat (3 példányos, szigorú számadású bizonylat) • Kiadási pénztár bizonylat (2 példányos, szigorú számadású bizonylat) Kiadási pénztárbizonylat tartalma: • Kifizetés kelte • Sorszám illetve bizonylatszám • Kedvezményezett neve • Kifizetett összeg számmal és betővel feltüntetve • A kifizetés jogcímének rövid megjelölése • Utalványozó aláírása • Kiállító aláírása • Átvevı aláírása, személyi száma • Pénztáros aláírása Mellékletek: • Számlák • Átvételi elismervény • Egyéb számviteli bizonylatok Bevételi pénztárbizonylat tartalma: • A bevétel kelte • Sorszám és bizonylatszám • Befizetett összeg számmal és betővel • Befizetés jogcíme • Befizetı neve, aláírása • Kiállító aláírása • Pénztáros aláírása

2008.

11. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 4/B Tétel: Válasszon ki az ügyiratok közül egy üzleti levelet, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit!

A hivatalos (üzleti) levél olyan irat, amely a személyek és szervezetek közötti, illetve a szervezetek egymás közötti vagy a szervezeten belüli információáramlást szolgálja, illetve megerısíti a korábban más formában történt közléseket. A hivatalos levél esetenként jogviszonyt is teremthet, illetıleg módosíthat már létezı jogviszonyokat. A korszerő szövegszerkesztı programok levélmintákat is tartalmaznak, de vásárolhatóak levelezési szakkönyvek is, azonban nem árt ezeket kellı kritikával alkalmazni. Jogkövetkezményeket nem eredményezı üzleti levelek (például): ajánlatkérés, ajánlat/ pályázat, címváltozás közlés. Jogviszonyt létesítı üzleti levelek (például): rendelésigazolás, készre jelentés, kötbér igénybejelentés elfogadása.)

2008.

12. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 5/A Tétel: Egy vállalkozás áfa-köteles tevékenységet folytat. Termékértékesítés esetén milyen számlákat állíthat ki? -

Mondanivalója kifejtéséhez keressen megfelelı nyomtatványokat! Ismertesse a különbözı típusú számlák kitöltésének szabályait, kötelezı adat-tartalmát!

Számlának minısül minden olyan okmány (számla, pénztárszalag, nyugta) amely megfelel a törvény számla tartalmára vonatkozó elıírásainak. A számlának tartalmaznia kell: • • • • • • • • • • • • •

A számla sorszáma A számla kibocsátó nevét, címét adó igazgatási, igazolási számát (bankszámla szám) A vevı neve, címe Számla kibocsátás dátumát Teljesítés idıpontját Az eladott termék vagy szolgáltatás statisztikai besorolási számát (SzJ, VTSZ, ITJ) A termék vagy szolgáltatás megnevezését, jellemzıjét A termék vagy szolgáltatás egységára adó nélkül Mennyiségi egység, mennyiség Felszámított adó mértéke Felszámított adó összege A számla adó nélküli értékének összege A számla adóval növelt értékének összege

A számlát alá kell írni és az üres rovatokat kihúzni A számla szigorú számadású bizonylat. Sorszám szerint minden egyes példánnyal el kell számolni. Benne javítani nem szabad. A hibásan kiállított számlát érvényteleníteni kell, és helyette ujjat kell készíteni. A számla helyességéért a kibocsátó felel. A vevı kötelessége és érdeke, hogy a számla helyességét ellenırizze. Ha bármi hibát észlel azonnal jeleznie, kell reklamációs igényeit a szállítónál, kérve a panasz mielıbbi megoldását. A hibás számlát csak a kibocsátó módosíthatja.

Készpénzfizetési számla: Kézpénzes értékesítésrıl kiállított úgynevezett egyszerősített számlán fel kell tüntetni: • • • • • • • •

A kézpénzes számla megnevezését A számla sorszámát, kibocsátás keltét A számla kibocsátó nevét, címét, adó igazgatási azonosító számát Vevı nevét, címét Termék megnevezését, jellemzıjét VTSZ A felszámított adó mértékét A számla végösszegét

A bolti kereskedelemben a vendéglátó ipari és egyéb magánkereskedıi igazolvány alapján értékesítı üzletekben az értékesítéskor nyugtát is lehet adni.

Nyugta tartalmazza: • • • •

Adó igazgatási azonosító számot A nyugta sorszámát A kibocsátás keltét Az ellenérték összegét

2008.

13. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 5/B tétel: Válassza ki az üzleti levelek közül az ajánlatot, és értelmezze annak szerepét, formai és tartalmi ismérveit! Ajánlat: a szállító (eladó) meghatározott terméket ajánl üzletfelének. Az ajánlatban foglaltaknak jogi következménye van, általában 30 napig tartani kell az ajánlatot, egyéb feltételek esetén (pl.: az ajánlat a raktárkészlet erejéig, meghatározott idıtartamig tart, vagy az eladó az árváltozás jogát fenntartja) ez világosan kell, hogy látszódjon a levél szövegébıl. Az ajánlat megírásánál pontos, részletekre kiterjedı megfogalmazásának azért is van különös jelentısége, mivel a vevı az adásvételi feltételek pontos ismeretében írja a megrendelést. Érdeklıdı levélre, ajánlat kérésre, elutasítás esetén is illik válaszolni. Tartalma: • • • • • •

Hivatkozás az elızményekre (pl.: ajánlat kérés, régebbi kapcsolat) Az ajánlott termék pontos megnevezése (minıség, választék, egységár megjelölése) A szállítási feltételek ismertetése (módja, ideje, átadás helye, fuvarparitás) A kiegyenlítés módja, határideje Esetleges ajánlati kötöttség határideje (pl.: akciós ár érvényességi ideje) Megrendelés kérése

2008.

14. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 6/A Tétel: Felettesétıl azt a megbízást kapja, hogy készítsen kimutatást az elızı negyedévi forgalom alakulásáról, és írásos tájékoztató formájában készítsen összegzı értékelést. - Milyen formában dolgozná fel a forgalmi adatokat? - Milyen szempontok alapján állítja össze az értékelést? Egy háztartási bolt nettó árbevétele áprilisban 5200 E Ft volt. Májusban a nettó árbevétel 5%-al volt alacsonyabb az áprilisinál. Júniusban 10%-al volt magasabb a májusinál. A júliusi nettó árbevétel 103%-a a júniusinak. Árbevételek? Második negyedéves nettó árbevétel? Hónap

Nettó árbevétel (E Ft)

Lánc (%)

Április Május Június Július

5200 1) 5200*0,95=4940 2) 4940*1,1 =5434 3) 5434*1,03=5597

-

Bázis (%)

100 95 95 110 4) (5434/5200)*100=104,5 103 5) (5597/5200)*100=107,6

Összesen: 5 200+4 940+5 434=15 574 1. A kimutatás célját tisztázni kell (bemutatóba kerül majd (ppt), hirdetésben jelenik meg, vagy szóróanyagba). Ennek megfelelıen lehet az eredményeket kedvezı színben feltüntetni. 2. A kimutatás indikátorainak (szempontjainak) kiválasztása után az elemzési fázisba jutunk, ahol a cég kontingenciáit (tényezıit) írjuk össze. 3. A bemeneti feltételek a. külsı környezet: társadalmi elvárások, Anyacég elvárásai; b. belsı környezet: dolgozók nemi aránya, koreloszlása, hivatástudata, fejlıdésre való hajlama, munkahelyi klíma; c. tárgyi eszközök: munkavégzéshez szükséges JÓ eszközök rendelkezésre állása d. A cég döntési hierarchiája: egyszemélyes döntések, team döntések (mennyire tudnak részt venni a beosztottak a döntésekben); e. A cég tevékenysége: manufakturális, munkakörökre osztott; f. A cég kommunikációs csatornái: csak utasít a vezetı, vagy hallgat a beosztottakra is néha; Az informális (érzelmeken alapuló). 4. Ezután a tényleges termelési adatokat győjtjük össze, ami több forrásból is lehetséges. A lényeg hogy egységes formában győjtsük ıket a késıbbi könnyő feldolgozhatóság érdekében. (pl. Excel számolótáblák, Access táblák) 5. Elsıdlegesen az eredményesség a profitot jelenti, de emellett fontos, hogy a dolgozók klímaérzete is jó legyen, kedvesek legyenek az ügyfelekkel, így nem veszt a cég potenciális vásárlóerıt. 6. A kimutatás táblázatból készített diagramokat tartalmaz (oszlop, kör, havi bontásban) 7. Az értékelés elején egy helyzetelemzés szerepel: lásd 3-as pont. 8. Az értékelésben szövegesen szerepelnek a normák (adott bemeneti feltételekkel + a cég erıfeszítéseivel mi lett volna a várható eredmény) és a ténylegesen elért eredmény. Ebbıl egy egyszerő aránnyal: hozam/befektetett erıforrás kapjuk a hatékonyságot. Természetesen itt felhasználhatjuk az elmúlt évek mutatóit. Ebbıl a cég emelkedı vagy hanyatló teljesítményszintjét tudjuk megvizsgálni. Ez az eredmény mennyire koherens (egységes, esik egybe) a cég küldetésnyilatkozatával. 9. Az értékelés az elemzés folyamán felmerülı problémákat kimondja (nincs elég parfis), majd a következı részben megoldásokat is javasol rá. 10. Az értékelés tartalmaz egy innovációs lehetıségek fejezetet is, melyben továbbfejlesztések lesznek kifejtve. Kezdve a tárgyi eszközökön (számítógépesítés, parfis+feltörlı rongy helyett takarítógép), az infrastruktúrán (raktár kisebbre alakítása és a felszabaduló terület vásárlói résszé alakítása) át a humánerıforrás továbbképzéséig (szituációs tréning, számítógépes tanfolyam…).

2008.

15. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 6/B Tétel: Válassza ki az okmányok közül a bérleti szerzıdést, és mutassa be annak szerepét, tartalmát, legfontosabb adatait! Bérlet: valakinek a birtokában lévı dolog (föld, ház, gép, lakás) használatának idıleges átengedése egy másik személynek (szervnek). Ennek tipikus formája a bérleti szerzıdés. A bérleti szerzıdés mindkét fél részérıl felmondható, ha valamelyik fél nem tudott, vagy nem akart megfelelni a szerzıdésben foglaltaknak. A bérbe adó mintegy eladja átmenetileg tulajdonát, ezért jogilag szavatolja a szerzıdésben foglaltakat a bérlınek. A bérlı értelemszerően bért fizet.

A bérleti szerzıdés tartalmazza: • • • • • • •

• •

A bérbeadó és a bérlı megnevezését (a szükséges személyi adatokkal) A bérbevétel tárgyát (annak pontos leírását) A bérleti díj összegét A határidık feltüntetését A szerzıdés életbe léptetésének (érvényességének) kezdetét és lejártának határidejét A szerzıdés felbonthatóságának határidejét A bérbeadó egyéb kikötéseit a használattal, továbbadásával (albérletbe), karbantartással és más dologgal kapcsolatban A vitás kérdésekben döntésre illetékes szerv (személy) megnevezését A bérleménnyel kapcsolatos, hivatalos adók illetékek befizetıjét

2008.

16. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 7/A Tétel: A vállalatnál, ahol Ön ügyintézıként dolgozik, az elmúlt idıszakban jelentısen megnövekedett az ügyfélforgalom. Felettesétıl azt a feladatot kapja, hogy egy új, áttekinthetı ügyirat-kezelési rendszer kialakítására tegyen javaslatot. - Milyen szempontok alapján lehet az iratkezelési rendszert kialakítani? - Az irattárózáshoz milyen segédeszközök szükségesek, amelyek megkönnyíthetik, meggyorsíthatják a munkát?

Az ügyirat kezelés szabályozásának célja, hogy az iroda rendeltetésszerő mőködését feladatainak gyors és eredményes megoldását, a tevékenységek hatékony ellenırzését, az iratok biztonságos megırzését elısegítse a nem értékes iratok selejtezését megkönnyítse. Az ügyiratkezelés felügyeletét általában a gazdálkodó szervezet vezetıje gyakorolja. Az ügyiratkezelés, alkalmas arra, hogy minden vezetı figyelemmel kísérhesse az ügyintézést és annak színvonalát. A levéltárakról szóló törvény rendelkezik az iratvédelemrıl az iratanyag kezelésére vonatkozó rendszerekrıl, a selejtezésrıl. E törvény alapján a vállalatoknak el kell készíteniük a saját cégükhöz legjobban igazodó iratkezelési szabályokat, valamint ezen belül az irattári tervet. Az iratkezelési szabályzat kidolgozásakor figyelemmel kell kísérni, hogy a hatályos rendelkezésnek megfelel-e a már folytatott iratkezelési mód, milyen változásokra van szükség a vállalat igényeinek megfelelıen. Létrehozásakor szem elıtt kell tartani a vállalatlétszámát, az iratkezeléssel foglalkozók körét, a napi munkában feldolgozandó iratok várható mennyiségét. Az iratkezelés szervezését úgy kell megoldani, hogy az iratok útja mindenkor követhetı a visszakeresés gyors és biztonságos legyen, valamint az elintézésre váró irat mielıbb jusson el azzal foglalkozó ügyintézıhöz. Ügyiratkezelés formái: • • •

Központi (egy helyen) Osztott vagy decentralizált (osztályonként) Vegyes rendszerő (bizonyosakat egy helyen, bizonyosakat osztályonként)

Az iratkezelési szabályzatban rögzíteni kell: • • • • • •

A küldemény átvételének módját Az érkeztetés módszerét A pontos iktatási módot Az ügyintézık adminisztratív feladatait Az ügyiratok továbbításának módját Az iratkezelésért felelıs személyt

Az iratkezelés magában foglalja:

• A beérkezı iratok átvételét, érkeztetését • Az iratok iktatását, nyilvántartásba vételét • Az iratok továbbítását az ügyintézıkhöz • A kimenı iratok elkészítését illetve elıkészítését a továbbításhoz • Az irattározást • A selejtezést • A nem selejtezhetı iratok eljuttatását a levéltárba A küldemény átvétele: Küldemény átvételére jogosult a címzett, a vezetı, és a felhatalmazott személy. Az, hogy kik jogosultak a küldemény átvételére a vállalat iratkezelési szabályzata rögzíti. Küldemény felbontása: az ügykezelı minden hozzá érkezett küldeményt (az SK felbontásra kivételével) felbonthat. Iratok érkeztetése: Minden iratot a beérkezés napján nyilvántartásba kell venni. Az iktatás az ügyirat kezelésének legfontosabb része, mivel a helyes és pontos iktatás segítségével nyomon követhetı az irat útja, biztosított az irat megléte, az ügyintézéshez kapcsolódó pontos határidık betartása. Minden iratot iktatni kell, amely a gazdálkodó szervezethez érkezett és érdemi ügyintézést igényel, vagy a vállalatnál keletkezett (úgynevezett kimenı iratok) illetve nagyobb cégeken belül az egyes szervezeti egységek közötti iratforgalom anyagait is (pl.: körlevelek, jelentések)./Hivatkozunk iratkezelési szabályzatra./

Iktatási módok: • • •

Sorszámos Alszámos Dossziés

A rendszerbe foglalás szempontja lehet az idırend, a tárgy és a földrajzi helyzet szerinti rendezés. Ezek közül a legegyszerőbb és legelterjedtebb az idırend. 2008.

17. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA Irattározás eszközei, kellékei: Ha jól választjuk meg az irattári segédeszközöket akkor a munkánkat nagymértékben megkönnyítjük, meggyorsítjuk. Használatos segédeszközök: /Digitális archiváló rendszer, számítógép/ • • • • • •

Borítólap Iratgyőjtık Mőanyag tasakok Gyorsfőzık Levélrendezık Dobozok

Egyéb kellékek: • • • •

Iktató bélyegzı Hitelesített iktatókönyv Kézbesítıkönyv Postakönyv

2008.

18. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

7/B Tétel: Válassza ki az okmányok közül és értelmezze a bevételi pénztárbizonylat tartalmát, legfontosabb adatait! Bizonylat minden olyan okmány, amely a gazdasági mőveletek megtörténtét, hatásuk értékét mennyiségi és minıségi adataikat hitelesen igazolja. A pénzmozgások elrendelések alapján történnek a megfelelı bizonylatok kiállításával. A bizonylatok szigorú számadásúak, mivel pénzmozgáshoz kapcsolódnak. A kiadási- és bevételi pénztárbizonylat a pénzmozgás alapdokumentuma, a ki- és befizetéstıl függıen. A bevételi pénztárbizonylat tartalma: • • • • • • • • • • • • • •

Befizetı neve Pénzösszeg számmal és betővel kiírva Kézpénzforgalmi jogcím Könyvelési számlaszám Szöveg Összeg Kiállító neve Könyvelı neve Ellenır neve Utalványozó neve (aki elrendeli a befizetést) Mellékletek Összeg összesen Befizetı aláírása, személyi száma Pénztáros

2008.

19. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 8/A Tétel: Felettesétıl azt a feladatot kapja, hogy készítse el, és írásban adja át neki a következı negyedév feladatainak ütemtervét! - Milyen szempontok alapján alakítja ki a feladattervet? - Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené a tájékoztatót? A választott ügyiratnak milyen adatokat kell tartalmaznia? A tervezés az a tevékenység, amelynek eredményeként megszületnek a szervezet céljai és azok eléréséhez vezetı utak. A célok elérése érdekében számba kell venni a szükséges erıforrásokat, valamint rögzíteni kell a célok eléréséhez szükséges tevékenységeket. A tervezési folyamat logikai lépései: • A célok meghatározása. • A célok érdekében az adott helyzet minél szélesebb adatbázisra támaszkodó leírása, a tényleges és kívánatos helyzet közötti különbség elemzése. • Itt kell számba venni a célok elérését segítı, illetve hátráltató tényezıket jelezhetjük elıre a várható probléma megoldásokat. • A tevékenységsor konkrét megtervezése, amelynek megvalósításával el kívánjuk érni a kitőzött célt. • A megvalósítás és a folyamat befejezéseként a visszacsatolás, ellenırzés. A következı negyedéves feladatainak ütemterve: • A tevékenységbıl kell kiindulni, megjelölni a konkrét feladatokat. • Helyzetelemzést kell végezni, számba venni a lehetıségeket a rendelkezésre álló tárgyi és személyi feltételeket. • Operatív feladatok meghatározása (adott helyzetnek megfelelı). • Figyelembe kell venni a vállalati stratégiát, annak részeként az üzleti évre vonatkozó feladatokat és ezt kell lebontani egy negyedévre. • Periodikusan ismétlıdı feladatoknál alapul szolgálhatnak a bázis adatok. • A ténylegesen és kívánatos helyzetek összehasonlítása. • Konkrét megvalósítás, visszacsatolás, ellenırzés. A következı negyedév feladata az iroda felújítása, korszerő irodai eszközök beszerzése: Helyzetelemzés: •

• • •

Alapterület meglévı eszközök ismeretében milyen új anyagokra eszközökre van szükségem (gazdaságosság, környezetkímélés szempontjából a meglévı eszközök hasznosítása) Mennyi összeg áll rendelkezésére A rendelkezésre álló anyagi javak alapján hogyan tudjuk megvalósítani a teljes vagy részleges felújítást Hogyan fogják az új eszközök szolgálni az ügymenetet (ügyfelek, dogozók, ergonómia)

Az ismeretek birtokában a konkrét feladatok meghatározása: • • • • • • • • •

Hogy az ügymenet zavartalan legyen átmeneti áthelyezés (ügyfelek tájékoztatása-egyértelmő, udvarias) Kipakolás, selejtezés, hasznosítás Új helyiségek kialakítása, bontás nyílászárók kiszerelése stb. Festés, mázolás, renoválás, takarítás Új eszközök beszerzése pénzügyi bonyolítás Leszállítás, kicsomagolás, elhelyezés, berendezés Üzembe helyezés, próbaüzemelés Zavartalan mőködés érdekében az egész folyamat fıpróbája Ellenırzés, visszacsatolás

2008.

20. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

8/B Tétel: Válassza ki a pénzügyi okiratok közül a számlát, és mutassa be szerepét, tartalmát, legfontosabb adatait! A számla szigorú számadású bizonylat. Sorszám szerint minden egyes példánnyal el kell számolni. Benne javítani nem szabad. A hibásan kiállított számlát érvényteleníteni kell, és helyette ujjat kell készíteni. A számla helyességéért a kibocsátó felel. A vevı kötelessége és érdeke, hogy a számla helyességét ellenırizze. Ha bármi hibát észlel azonnal jeleznie, kell reklamációs igényeit a szállítónál, kérve a panasz mielıbbi megoldását. A hibás számlát csak a kibocsátó módosíthatja.

A számlát alá kell írni és az üres rovatokat kihúzni Számlának minısül minden olyan okmány (számla, pénztárszalag, nyugta) amely megfelel a törvény számla tartalmára vonatkozó elıírásainak. A számlának tartalmaznia kell: • A számla sorszáma • A számla kibocsátó nevét, címét adó igazgatási, igazolási számát (bankszámla szám) • A vevı neve, címe • Számla kibocsátás dátumát • Teljesítés idıpontját • Az eladott termék vagy szolgáltatás statisztikai besorolási számát (SzJ, VTSZ, ITJ) • A termék vagy szolgáltatás megnevezését, jellemzıjét • A termék vagy szolgáltatás egységára adó nélkül • Mennyiségi egység, mennyiség • Felszámított adó mértéke • Felszámított adó összege • A számla adó nélküli értékének összege • A számla adóval növelt értékének összege

2008.

21. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 9/A Tétel: Munkahelyén 5 új számítógépet szeretnének vásárolni. Árajánlatokat kértek a lehetséges partnerektıl, és ezután kiválasztották a legkedvezıbb szállítót. Az adásvételi szerzıdés létrejöttéhez milyen üzleti levél-típusok alkalmazása szükséges? -

Milyen szempontokat tart fontosnak a legkedvezıbb ajánlat kiválasztásához? Válassza ki a szükséges nyomtatványokat! Jellemezze az egyes okmányokat, ismertesse a kitöltés szabályait! Milyen adatokat kell tartalmazniuk?

Az ajánlatok értékelésének szempontjai: • Áru minısége • Áru mennyisége • Ár • Valutanem • Fuvarparitás • Fizetési mód • Árengedmények • Szállítási határidı • Értékesítési csatorna • Egyéb tényezık (csomagolás) • Kereskedı jó hírneve • Kereskedı megbízhatósága Szükséges nyomtatványok: • Ajánlat kérés • Ajánlat • Megrendelés • Megrendelés visszaigazolása Ajánlat kérés: az ügylet kezdeményezıje a vevı, ajánlatot kér a lehetséges szállítóktól, adott termék eladási feltételeirıl részletekre kiterjedıen. Az ajánlat kérés az érdeklıdı levélre kapott tájékoztatók alapján, kiválasztott cégeknek szólhat, tehát szőkebb rétegnek, mint az érdeklıdı levél és az eladási feltételekrıl kíván részletesebb információt szerezni. Nagy volumenő ügyletek esetén, versenytárgyalás (tender) kiírása a szokásos. Vázlata: • Hivatkozás az elızményekre (pl.: tájékoztató levél) • A termék pontos megnevezése (pl.: mőszaki paraméterek, cikkszám) • A kívánt mennyiség pontos meghatározása • Szállítási feltételek kérése (ár, határidı, csomagolás, szállítás módja, a kiegyenlítés feltételei) • Ajánlat tétel kérése Ajánlat: A szállító (eladó) meghatározott termékeket ajánl üzletfelének. Az ajánlatban foglaltaknak jogi következménye van, általában 30 napig tartani kell az ajánlatot, egyéb feltételek esetén (pl.: az ajánlat a raktárkészlet erejéig, meghatározott idıtartamig tart, vagy az eladó az árváltozás jogát fenntartja)- ez világosan kell, hogy látszódjon a levél szövegébıl. Az ajánlat megírásánál pontos, részletekre kiterjedı megfogalmazásának azért is van különös jelentısége, mivel a vevı az adásvételi feltételek pontos ismeretében írja a megrendelést. Érdeklıdı levélre, ajánlat kérésre, elutasítás esetén is illik válaszolni. Vázlata: • Hivatkozás az elızményekre (pl.: ajánlat kérés, régebbi kapcsolat) • Az ajánlott termék pontos megnevezése (minıség, választék, egységár megjelölése) • A szállítási feltételek ismertetése (a szállítás módja, ideje, átadás helye, fuvarparitás) • A kiegyenlítés módja, határideje • Esetleges ajánlati kötöttség határideje (pl.: akciós ár érvényességi ideje) • Megrendelés kérése

2008.

22. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA Megrendelı levél, Megrendelés visszaigazolása: Az eladó és a vevı között jogi kapcsolatot létesít a szerzıdéshez hasonlóan megrendelı levél elküldése, annak aláírása, annak visszaigazolása. Vázlata: • Hivatkozás az elızményekre (pl.: ajánlat) • A termék pontos megnevezése (minıség, mennyiség, választék, egységár) • A szállítás idejének (lehet határidı, határnap) módjának meghatározása (esetleges rész szállítás, elı szállítás) • A kiegyenlítés módja, ideje (A bank nevének és a bankszámlaszámának kölcsönös közlése) • Visszaigazolás kérése A megrendelés akkor válik elfogadottá, ha az eladó tételesen, minden témában részletesen visszaigazolja azt.

2008.

23. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 9/B Tétel: Válassza ki az ügyiratok közül, és értelmezze a kérvény tartalmát, legfontosabb adatait! Kérvény: A kérvény írója ügye kedvezı elintézéséért valamely hatóság illetve egyéb szervezet vagy intézmény vezetıjéhez (vezetıségéhez) fordul, ez igen gyakori hivatalos jellegő iratunk. Szempontok, amelyek alapján kérésünket mérlegelik: • Lehetséges-e a kérés teljesítése • Összhangban áll-e a kérés a törvényes rendelkezésekkel, jogszabályokkal • A kérést alátámasztó indokok nyomósak-e, megfelelnek-e a valóságnak A kérvény tartalmilag két részbıl áll: Az elsı részben a kérésünket fogalmazzuk meg, azaz pontos adatok, tények alapján leírjuk, hogy a benyújtásra késztetett bennünket. A második részben az indokainkat soroljuk fel úgy, hogy azok meggyızzék az illetékest kérésünk teljesítésének lehetıségérıl, fontosságáról. Az elıadottakat iratokkal is bizonyítjuk, ha ez szükséges. A hangnem mindig legyen tárgyilagos. A kérvény vázlata a következıket tartalmazza: • A kérelmezı nevét, lakását, munkahelyét, beosztását • A kérésünk pontos megfogalmazását • Az indokok meggyızı elıadását • A kérvény záradékát (a kérelem tömör megítélését)

2008.

24. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 10/A Tétel: Vállalatánál termékbemutató konferenciát rendeznek. Felettese azzal a feladattal bízza meg, hogy biztosítsa a konferencia megrendezéséhez szükséges technikai eszközöket, illetve küldjön meghívót a konferenciára a cég legfontosabb partnereinek. -

Milyen audiovizuális és multimédiás eszközöket tart szükségesnek a konferencia megrendezéséhez? Röviden foglalja össze ezek szerepét és kezelésük szabályait! A konferencia meghívóját milyen formai és tartalmi szempontok alapján készítené el?

A konferencia fogalma: olyan rendezvény, amely egy bizonyos, világosan körülhatárolható témáról nyújt tájékoztatást vezetı testületek és személyek számára. Programja rendszerint kötött, anyaga meghatározott, a részvételhez meghívó szükséges. A résztvevık számát a termek befogadóképessége korlátozza. Multimédiás eszközök: 2. Laptop: Kezelését tekintve ugyanaz, mint a PC. Funkcionalitásában általában bıvített /szőkített ahhoz képest: Wifi, Bluetoth, WLan, hordozhatóság 3. Erısítık: Általánosan erısítınek nevezünk egy olyan áramkört, amely a bemeneti jelet változatlan alakkal, de magasabb energiával (nagyobb amplitúdóval) adja ki. Kezelése nagyon egyszerő, INPUT: bemeneti jel; OUTPUT1…OUTPUTN kimeneti jelek. Potméter elforgatásával (+- gombok nyomkodásával) lehet a hangerıséget állítani. 4. Vezeték nélküli mikrofon: A vevıegységen nincs antenna, vagy antenna csatlakozó. Belsı antennával rendelkezik, méghozzá mindjárt kettıvel, hiszen diversity rendszerhez kettı kell. A hihetetlenül könnyő mőanyag doboz (mindössze pár deka), egyetlen kezelıszervet és három visszajelzıt tartalmaz. A CHANEL nyomógomb segítségével léptethetjük a beépített tíz frekvenciát, amit egy jól látható, nagy alakú, 7 szegmenses, zölden világító kijelzın 0-9-ig számokkal meg is jelenít. Minden gombnyomásra ugrik egyet a számláló, ill. a frekvencia. Tulajdonképpen a tápellátás biztosításán kívül más munkánk nincs vele. A bekapcsolást a zöld READY LED mutatja, az audió jel megjelenését a szintén zöld AUDIO LED jelzi. Ez utóbbi akkor világít, ha van rádiós összeköttetés, és megérkezett az adó audió jele a vevıre. Az adóegységeken (kézi- és zsebadón) szintén található egy kis nyomógomb valamint egy kismérető világító 7 szegmenses kijelzı a vivıfrekvencia beállítására. Nyilvánvalóan mindkét készüléken ugyanazt a számot kell beállítani a mőködéshez. Gyári adat szerint ebbıl a 10 frekvenciából négy használható egyszerre, vagyis négy mikrofon mőködhet együtt, egymás zavarása nélkül. Ez a tíz beállítható frekvencia további négy frekvencia csoportba van szervezve, ez összesen 40 beállítható frekvenciát eredményez. Ne lóduljon meg a fantáziánk, ez nem azt jelenti, hogy 16 mikrofont használhatunk egyszerre, mert egy 16 mikrofonos rendszer biztonságos üzemeltetése ettıl jóval bonyolultabb feladat. (Közös külsı antenna, interferenciamentes frekvenciák... stb.) Ezt ráadásul a külsı RF zavarás rosszirányba csökkentheti. Az adók, ahogy ebben a kategóriában megszokott, 9V-os elemmel mőködnek, a telep kimerülésére a bekapcsolást jelzı LED figyelmeztet. A kb. 20m-es adó-vevı távolságon a mősor alatt soha nincs vételi probléma, vagy kiesés. Hangszórók A hangszórókat akusztikai megfontolásokból megfelelı mérető dobozokban, illetve ládákban rögzítik. A doboznak több szempontból is elınyei vannak. Nemcsak mechanikailag rögzítik a hangszórót, de az akusztikus rövidzárat is kiküszöbölik, valamint egyenletessé teszik a frekvenciamenetet. Általában több hangszóró található benne, nagyobb teljesítménynél esetleg csak egy. A hangszórók a teljes hallható tartománynak csak egy-egy részét tudják lesugározni. A hangfalakat jellemezhetjük a rákapcsolható tartós és idıszakos teljesítménnyel, a frekvenciamenettel, az erısítı felé mutatott terhelı impedanciával, a orzítással és a hatásfokkal (1W elektromos teljesítmény által létrehozott hangnyomás). A többutas hangfalak több, eltérı tulajdonságú hangszórót tartalmaznak, melyek más-más, számukra ideális frekvenciatartományban sugározzák a hangokat. Monó: Egyhangszórós rendszer. Álsztereó: Kéthangszórós rendszer, azonban mindkét hangszórón ugyanaz a csatorna szól. Sztereó: Kétcsatornás, kéthangszórós rendszer. 2+1 csatorna: A 2+1 csatornás, azaz sztereó, bal-jobb hangszórós rendszereket egy mélysugárzóval egészítették ki, hogy ne kelljen egy dobozba építeni a bal-jobb dobozzal, ezzel csökkentve az akusztikai interferenciákat. Kvadrofón: Négyhangszórós rendszer (quadrophonic): elsı-hátsó sztereó. Nem terjedt el, mivel megjelenésekor költséges volt elıállítani négy csatornát kezelı hanghordozót. Audiókazettán rendelkezésre áll 4 sáv, bakelitlemezen azonban bonyolult módszereket dolgoztak ki – több, egymással inkompatibilis szabvány született, amik nem tudtak elterjedni. Rontotta az esélyeket, hogy a többszöri lejátszás során a ráadás két csatorna adatai hamar lekoptak, így sztereóként szólalt meg a lemez. Voltak kvadrofón rádióadások is Magyarországon: A 4 sávot egyszerre közvetítette a Kossuth és Petıfi rádió 2-2 felosztásban. 4+1 csatorna: Dolby Stereo: A Dolby Laboratories cég a mozik számára négy csatornát vitt fel a sztereo sávra: jobb, bal, közép, surround (környezet). LFE (Low Frequency Effects), vagyis mély csatorna is elıállítható a mély hangok kiszőrésével. 5+1 csatorna: Hat hangszórós rendszer: elsı sztereó, hátsó sztereó, valamint

2008.

25. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA center (elıl középen) és mélysugárzó hangfalak veszik körbe a hallgatóságot. A center szerepe leginkább a filmek prózai részén van, tehát a filmben lévı beszédhangok sugárzása a center sugárzó szerepe, eltekintve a speciális effektektıl. AC-3: Adatsebesség: 32-640 kb/s. Felbontás: 20 bit. Mintavételi frekvencia: 48 kHz. DTS: Mozikban használt hangtechnika, 384 kb/s adatátviteli sebességgel, 24 bites felbontással, 192 kHz mintavételi frekvenciával állít elı 8 csatornás CD minıségő hangot. 6+1 csatorna: Dolby Digital EX: Hét hangszórós rendszer, elsı sztereó, hátsó sztereó, valamint 2 center, egy elıl középen, egy pedig hátul középen és mélysugárzó hangfal. 7+1 csatorna: Ugyanaz, mint az 5+1-es hangrendszer, de kiegészítve még egy pár sztereó hangfallal. Így a 7.1-es rendszer áll elsı sztereó, középsı sztereó, hátsó sztereó, elsı center és mélysugárzó (subwoofer) hangszórókból. A számítógépek mai modern alaplapjaiba már integrálva van egy 7.1-es hangkártya. Kezelése nem igényel különösebb hozzáértést: a bemeneti csatlakozót kell az erısítı letekert állapotában csatlakoztatni. 5. Projektor: A projektorok széles körő elterjedését az üzleti szférában divatossá vált prezentációknak köszönhetjük. A bemutatókhoz viszont hordozható, könnyen beüzemelhetı, nagy fényerıt biztosító vetítıkre van szükség. Ezeknek az elvárásoknak az LCD-képelemek alkalmazásával sikerült megfelelni. Az említett technológiának annyi elınyös tulajdonsága van, hogy napjainkban az LCD-vetítıkbıl adják el a legtöbbet. Egyetlen komoly hátránya, hogy a képet létrehozó folyadékkristályos cellákkal egyelıre nem tudnak tökéletesen fekete képpontokat létrehozni, ezért a kontraszt korlátozott. A legjobbaknál elérheti az 1:800 értéket, de az átlag 1:400--1:450 között mozog. A DLP technológia az LCD-nél késıbb indult, de az utóbbi idıben egyre nagyobb teret követel magának. Ennél a kivitelnél akár 1:2000 kontraszt is elérhetı. A DLP projektoroknál a képalkotáshoz alkalmazott forgó színtárcsa miatt érzékenyebb szemő nézık a sötét háttér elıtt lévı világos felületek körül színes karikákat – úgynevezett szivárványhatást – láthatnak A beállítások egyszerően elvégezhetık, a kép akkor is szabályos lesz, ha a készülék optikai tengelye nem merıleges a vászonra. A trapéz-korrekció alkalmazásával visszaállítható a szabályos téglalap alakú kép még abban az esetben is, ha a projektor vetítési tengelye +/- 30 fokkal eltér a merılegestıl. Ha a vetítésre használt vászon nem fehér, a háttérszínkorrekcióval kompenzálható a felület színe: a „fekete tábla” és „zöld tábla” beállítási lehetıségekkel. A „Gyorsindítás” funkció lehetıvé teszi, hogy a projektor alig 9 másodperc alatt használható állapotba kerüljön – kikapcsolás után pedig a „Gyorshőtés” funkciónak köszönhetıen a projektor akár 30 másodperc elteltével elcsomagolható. RGB kábelen csatlakozik a számítógéphez. 6. Aktív tábla (szavazó rendszer): Az interaktív tábla olyan, az üzleti szférában és a pedagógiában is jól hasznosítható információs és kommunikációs technológiai (IKT) eszköz, amely egy szoftver segítségével kapcsolja össze a táblát úgy egy számítógéppel (és projektorral), hogy annak vezérlése a tábláról lehetséges lesz, szoftverében objektumokat tudunk mozgatni, illetve a táblára került tartalmak háttértárolóra menthetıvé válnak. Alapfunkcióit tekintve egy bemeneti perifériáról beszélhetünk, amelynél, mint minden számítástechnikai hardvereszköznél, folyamatosan jelennek meg újdonságok. Magyarországon több mint tízféle, külöbözı tulajdonságokkal rendelkezı táblatípus van forgalomban. A suliban a Promethean van alkalmazásban (http://www.consultexim.hu/html/tabla/prtabla.html)

Meghívókészítés: Tartalmi és formai jegyek: 1. Meghívó személy és rangja 2. Meghívási formula használata: XY meghívja| Tisztelettel meghívja 3. Meghívott teljes neve és rangja (kézírással) (ha a feleség is szerepel a meghívón, akkor a meghívás két személyre szól, de ha csak egy név szerepel a meghívón, akkor illetlenség másodmagunkkal elmenni) 4. A meghívás indítéka: milyen alkalomból történik a meghívás 5. A vendéglátási alkalom: fogadás, vacsora,… 6. A rendezvény idıpontja (évszám nem feltétlenül kell, de a nap neve mindenféleképpen) 7. Bal alsó sarokban szerepel a rendezvény helye 8. Jobb alsó sarokban szerepelnek a különbözı információk: „belépés csak meghívóval”, „parkolás az X utcában”, „kérjük foglalja el a helyét 10:00-ig” 9. Választ kérünk, mellette telefonszám kell V.K.: Választ kérünk 10. Megjelölve az idıpontot, helyét, témáit 11. Lehet egylapos, kétlapos, elıre nyomtatott (aktualitások rátőzve papírcsíkon) 12. Elküldése 2-3 héttel a rendezvény elıtt szükséges

2008.

26. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

10/B Tétel: Válassza ki az okmányok közül az adásvételi szerzıdést, és értelmezze annak tartalmát, legfontosabb adatait! A kereskedelmi ügyletek megkötése az adásvételi szerzıdésben fogalmazódik meg. legtöbb esetben az eladó és a vevı közösen fogalmazza meg, mindketten elfogadják és aláírják az adásvételi szerzıdést. Szerzıdés tartalmi részei: • A szerzıdı felek megnevezése • A szerzıdé tárgyának (termék, termékcsoport) pontos (pl.: cikkszám, kódszám szerinti) megnevezése • Az eladó által vállalt kötelezettségek (csomagolás, minıség, garancia, mőszaki leírás) • Az adásvételi ár rögzítése (az elızıleg megállapodott pénznemben egységár és összár feltüntetése) • A szállítási feltételek tisztázása (fuvarparitás, szállítmány biztosítása stb.) • A vevı által vállalt kötelezettségek (fuvaroztatás, áru fogadása stb.) • Fizetési feltételek (fizetés módjának és határidejének pontos meghatározása) • Esetleges árengedmény vagy felár oka és mértéke • Egyéb elıre nem látható események jogi rendezésére vonatkozó irányelvek (ködbér stb.) • Megállapodás életbe léptetése

2008.

27. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 11/A Tétel: Vállalata jubileumi ünnepséget szervez. Felettesétıl azt a feladatot kapja, hogy készítse elı a rendezvényt, és a javasolt lebonyolítási rendrıl és feltételekrıl írásban tájékoztassa a vállalat vezetıit. -

Milyen hivatalos levelezési formában készítené el a tájékoztatót? A választott ügyirat milyen feladatokat tartalmazzon? Hogyan juttatná el a vezetıség számára a tájékoztatót?

A jubileumi ünnepség szervezıjének kijelölése és a vezetı elızetes tennivalói A vállalati ünnepség megszervezésével általában olyan személyt bíznak meg, aki kreatív és pontos. Ettıl a két tulajdonságtól nagymértékben függ egy-egy rendezvény sikeressége. Példa: egy vállalat alapításának tizedik évfordulójára rendezett – állófogadással egybekötött – ünnepség, amelynek megszervezésével a vállalat vezetıje az egyik ügyintézı kollégát bízza meg. A felkéréssel egy idıben a vezetı közli azt is, hogy hány vendég kap majd meghívót, mikor lenne megfelelı az idıpont az ünnepségre. Közli azt is, hogy rövid mősorról is kell gondoskodni (amelynek egyik része a vezetı rövid beszéde lesz), és meghatározza azt az összeget, amelybıl gazdálkodni kell. A szervezı elsı teendıi (terem lefoglalása) A szervezı a következı információkat kapta a vezetıtıl: az ünnepség vendéglátással egybekötött, rövid (2-3 órás) legyen. A vállalat kb. 50 dolgozója és 10-15 fı egyéb meghívott vesz részt a rendezvényen. A létszám ismeretében kell a helyiséget kiválasztani. Ennek megoldására két lehetıség áll rendelkezésre: van a vállalatnak rendezvény lebonyolítására alkalmas terme, vagy nincs. Most válasszuk a 2. esetet. Át kell gondolnunk, hogy hol lehet termet bérelni. Szóba jöhet pl. egy hotel vagy másik vállalat konferenciaterme. Utána kell nézni, hogy melyek azok a cégek, amelyek jól megközelíthetık és az igényeknek is megfelelıek. A megszerzett címek, telefonszámok birtokában felhívjuk ezeket a cégeket, és érdeklıdünk, hogy tudnak-e a megjelölt idıpontban 60-70 fınyi vendég elhelyezésére alkalmas termet a rendelkezésünkre bocsátani, és ha tudnak, akkor mennyi a terem bérleti díja. Árajánlatot kérünk 2-3 vállalattól, s a kapott árajánlatok alapján mérlegeljük (az árak és a közlekedési, parkolási lehetıségek összevetésével), hogy melyik lenne a legjobb választás. Kalkuláció Az elıkalkuláció elkészítésére már kezdettıl fogva szükségünk van, mert számba kell venni a várható kiadásokat, és ennek alapján kell gazdálkodnunk a rendelkezésünkre álló pénzzel. Két alapvetı kiadásból kell kiindulni: a vendéglátás költségének és a terem bérleti díjának összegébıl. Ez a két összeg meghatározó, de nem merítheti ki a kasszát, mert egyéb kiadásra is számítani kell. Pl. ha mősort is tervezünk a rendezvényen, akkor a fellépık tiszteletdíjára, az asztalok dekorációjához tartozó virágok költségére, valamilyen szolgáltatás (pl. szállítás) díjára is tartalékolnunk kell pénzt. Ezeknek a kiadásoknak a számláit össze kell győjteni, mert a végsı elszámoláshoz ezekre szükség van. Már az elsı napon nyitnunk kell egy dossziét, amelybe idırendi sorrendben összegyőjtjük mindazokat az írásokat, amelyek a rendezvénnyel kapcsolatosak. Az elızetes kalkulációk és megállapodások után el kell készíteni a rendezvény költségvetését. Ebben minden tételnek pontosan szerepelnie kell, mert ennek alapján számolunk majd. A különbözı tervezett kiadásokat a szervezınek mindig meg kell beszélnie a vezetıvel, mert a döntés nem egyedül az ı feladata, de a döntéshez neki kell felsorakoztatnia a különbözı tényezıket, neki kell bemutatnia az elızetes kalkulációját, a kapott árajánlatokat. Írásbeli megállapodás Amikor döntés született arról, hogy hol lesz a rendezvény – példánk szerint X hotelben, a külön erre a célra fenntartott termében kerül sor az ünnepségre, és az állófogadást a hotel éttermi dolgozói oldják meg – akkor írásban rögzíteni kell az üzletvezetıvel kötött megállapodást. Ebben szerepel, hogy melyik nap, hány órától hány óráig áll rendelkezésünkre a terem, milyen technikai eszközökkel – pl. mikrofonnal, vetítıvel –, és írásba kell foglalni, hogy az állófogadásos vendéglátás pontosan milyen összetételő, mennyiségő ennivalót és innivalót tartalmaz. „Helyszíni szemle” Az írásos megállapodás elıtt a szervezınek „helyszíni szemlét” kell tartania a szállodában, mert meg kell néznie, hogy milyen a terem hımérséklete, világítása, befogadóképessége, garanciát kell kapnia a technikai eszközök (mikrofon, hangosító berendezés, a filmvetítı stb.) kifogástalan üzemképességérıl. 2008.

28. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA Mősorszervezés A rendezvény rövid programmal kezdıdik, amelynek része az igazgató beszámolója a cég elmúlt tíz évérıl, továbbá szerepel néhány énekszám, és rövid irodalmi mősort is adnak, ezért a mősort is meg kell szervezni. Ehhez össze kell állítani egy lehetséges, elképzelt mősort, és összesíteni kell a mősorszámok idejét. A szervezı leírja a mősorral kapcsolatos elképzelését, amit megbeszél a vezetıvel, és döntés után felhívja azokat az elıadókat, akiket fel akar kérni a szereplésre. A velük való megállapodás után minden mősorszám idejét felírja, és ezek után úgy kell összeállítani a mősort, annak sorrendjét, hogy az egymást követı mősorszámok változatosak legyenek, lekössék a különbözı érdeklıdéső vendégek figyelmét. Ezt célszerő megbeszélni hozzáértı emberrel (aki lehet az egyik elıadómővész is), és tájékoztatni kell a vezetıt a kialakult mősortervrıl. Meghívó készítése Készülhet házilag is meghívó, ha ennek megvannak a feltételei, és elkészíttethetjük máshol is. Meg kell beszélni, hogy hány darab meghívóra van szükség, és azt is elmondja a szervezı, hogy mi az elképzelésük a kivitelezéssel kapcsolatosan. Kérni kell két-három tervezetet, és ezek megtekintése után a kiválasztott tervezet elkészítését meg kell rendelni. A meghívók címzését, elküldését rábízhatja a szervezı egyik munkatársára is, de neki ellenıriznie kell, hogy minden rendben van-e. A meghívottak között lehet sajtóképviselı is. Esetünkben a rendezvényre két újságnak küldünk meghívót. Rajtuk kívül még tíz olyan személy kap meghívót, aki nem a vállalat munkatársa (üzleti partnerek, közigazgatási szervezetek munkatársai). A meghívókat a rendezvény idıpontja elıtt két héttel elküldjük, és ha nem kaptunk valamelyik meghívottól visszajelzést, akkor 4-5 nappal a rendezvény elıtt felhívjuk, és megkérdezzük, hogy számíthatunk-e a megjelenésére. A „nagy nap” Az ünnepség napján a szervezı egy órával hamarabb megjelenik a rendezvény helyén, hogy megnézze, minden rendben van-e a konferenciateremben és az állófogadás helyiségében. Félórával hamarabb azok a kollégák is megjelennek, akik fogadják a vendégeket. Velük a szervezı már korábban megbeszéli a tennivalójukat, és esetleg egyeztetik az öltözettel kapcsolatos elképzeléseket is. Forgatókönyv készítése A rendezvény gördülékeny lebonyolításához a szervezınek el kell készítenie a forgatókönyvet, amelyben idıpontokkal megjelölve szerepel mindaz, ami a rendezvény lebonyolításával összefügg. A rendezvény lebonyolítása A rendezvény lebonyolításának tehát része: az elızetes ellenırzés, az érkezık fogadása, a mősor irányítása, a szünet beiktatásáról való gondoskodás, és figyelés arra, hogy a vendégek étkezése során minden rendben legyen. A rendezvény befejezésének idıpontja a meghívón szerepel, de általában vannak, akik már hamarabb elmennek. Udvarias gesztus megköszönni a távozó vendégeknek a részvételüket, és erre a gesztusra úgy kerülhet sor, hogy a fogadók a megjelölt befejezési idıpont elıtt egy fél órával a kijárat közelében tartózkodnak, és a távozóktól egy udvarias mondat kíséretében elköszönnek. A körültekintı szervezı még azt is megkérdezi a hotel illetékesétıl, hogy szükség esetén van-e orvos a szállodában, és hogy miként lehet vele kapcsolatot teremteni. Ez is hozzátartozik a biztonságérzethez. Tennivalók a rendezvény után A rendezvény utáni tennivalók, közé tartozik a szereplık tiszteletdíjának kifizetése, a hotel munkatársával az esetleg még elintézésre váró tennivalók rendezése, majd a vállalat pénzügyi szakemberével a pénzügyi elszámolás. Jelentés készítése A jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek fınökeiknek, többnyire tájékoztatás céljából. A rendezvény szervezıjének egy elızetes tájékoztatót kell készítenie a tervezett programról, helyszínrıl, elıkalkulációról. Lépésenként össze kell győjteni minden információt, amely a jubileumi ünnepség szervezésével kapcsolatos, majd a végleges programról készített tájékoztatót is el kell juttatni a vezetıhöz. A rendezvény lebonyolítása után egy beszámolót kell készíteni, amely részletesen tartalmazza a kiadásokat, a tanulságokat, észrevételeket.

2008.

29. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 11/B Tétel: Válassza ki az okmányok közül, és értelmezze a munkaszerzıdés tartalmát, legfontosabb adatait! A munkaviszony a munkáltató és a munkavállaló között fennálló jogviszony. A jogviszony munkaszerzıdéssel jön létre, amelyet írásba kell foglalni. A munkaszerzıdésben meg kell határozni (tartalmi követelmények): • Munkavállaló személyi alapbérét • Munkakörét • Munkavégzés helyét A munkaszerzıdéssel szemben támasztott formai követelmények: • Munkaszerzıdés megnevezése • Munkavállaló neve, személyi adatai (születési idı, hely, anyja neve) • Munkáltató megnevezése, pontos címe • Szerzıdéskötés helye, ideje • Szerzıdı felek aláírása

2008.

30. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 12/A Tétel: Felettese értekezletet hív össze, amelyen ismertetné a cég jelenlegi helyzetét, és a következı év legfontosabb feladatait vitatná meg az alkalmazottakkal. Ön azt a feladatot kapja, hogy készítse elı az értekezlethez szükséges tájékoztató anyagokat, illetve készítsen feljegyzést az értekezleten elhangzottakról. -

Az értekezlet elıkészítéséhez milyen tájékoztató adatok kiválasztását tartaná fontosnak? Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené az értekezleten elhangzottakat? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

Az értekezlet szervezésének szükségessége Az értekezletek szervezésénél az elsı feladat annak tisztázása, szükség van-e az értekezletre? Szükség van az értekezletre, ha: • a lehetı leggyorsabban kell több emberhez eljuttatni bizonyos információkat, • döntésre van szükség, ám nincs idı átnézni az egész anyagot, • mindenkinek egy idıben kell eljuttatni ugyanazt az információt, hogy összehangoltan tudjunk dolgozni, • különbözı nézıpontokat kell megvizsgálni ugyanabban a témában, • együttmőködésre van szükség. Nincs szükség értekezletre, ha: • nincs semmi különösebb megvitatnivaló, • valószínőleg nem jutnánk semmire, • bárki bármit mond, a vezetınek kell dönteni, • a többiek bevonása még jobban összezavarná a dolgokat. Vannak olyan helyzetek, amikor mindenképpen értekezletet kell tartani. Az értekezletek többsége a következı négy alapvetı funkció valamelyikét szolgálja: • hírek, információk közlése, • eszmecsere, kérdésfelvetés, • problémamegoldás, • döntéshozatal. Az értekezletet jellegük szerint osztályozhatjuk: • beszámoló jellegő értekezlet, • ötletroham jellegő értekezlet (brain-storming), • problémamegoldó értekezlet, • döntéshozó értekezlet. Beszámoló jellegő értekezlet Ha a közlendı mindenkit egyformán érint, egyszerőbb dolog értekezletet összehívni, mint egyenként informálni az embereket szóban vagy írásban. Az értekezlet középpontjában az információt továbbító személy áll, a többi résztvevı a közönség. Noha elképzelhetı, hogy a közönség részérıl is lesz hozzászólás, nem valószínő, hogy hosszas vita, beszélgetés alakulna ki az ilyen értekezleteken. Az információ közlıjét felelısség terheli azért, hogy mondandójára gondosan felkészüljön. Az értekezlet célja, hogy meggyızıdjünk róla, hogy a munkatársak megértették a közölt információt. Ötletroham (brain-storming) jellegő értekezlet Az ilyen típusú értekezlet célja, hogy a lehetı legtöbb ötletet lehessen összegyőjteni, megvitatni. A megbeszélés kétféleképpen alakulhat. Lehet jó értelemben vett ötletvásár, ám végzıdhet komoly vitával, nézeteltéréssel is. Megfelelı irányítás mellett a megbeszélés sohasem fog csatározásba torkollni. Fontos, hogy mindenki aktívan vegyen részt a vitában. Ellenkezı esetben az egész értekezlet kínos és értelmetlen lesz még az elıadó számára is. A vita során legtöbbször megoldandó problémák merülnek fel. Lényeges, hogy az elıadó a problémákat csak felvesse, ne keressen rájuk ott helyben megoldást. Ezt ugyanis egy másik típusú értekezleten kell elvégezni. Jó, ha mindenkinek van közlendıje, akár hivatalos, akár csak egy ötlet. Az értekezletek e típusán dolgozhatunk elıre elkészített jelentésekkel, félig kidolgozott vagy még nyers, spontán ötletekkel, elképzelésekkel. Problémamegoldó értekezlet Az e típusba tartozó megbeszélés alapfeltétele, hogy mindenki egyetértsen abban, hogy van probléma, a lényege megfogható, valóban megoldásra vár, és ehhez szükség van a résztvevık közremőködésére is. Az értekezletre a vezetınek elıre fel kell készülnie egy írott háttéranyaggal, melyet minden résztvevı gondosan áttanulmányozhat, mielıtt az összejövetelre sor kerülne. Ebben az anyagban rögzíteni kell: • a probléma világos definícióját, • az adott probléma következményeinek magyarázatát, illetve felsorolását,

2008.

31. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA • a már elhangzott megoldási javaslatokat, • minden további információt, ami segíti a probléma megoldását. A megbeszélésen célszerő a problémát ismertetni és röviden, tömören összefoglalni az elızetes anyagot. Meg kell gyızıdni arról, hogy mindenki azonos módon értelmezi az adott helyzetet, ehhez szükség van arra, hogy meghallgassuk az esetleges felmerülı kérdéseket, ellenvéleményeket. A következı lépés a megoldások keresése. Egyenként végig kell nézni az összegyőjtött ötleteket, és szelektálni kell azokat. A vezetınek úgy kell irányítania a vitát, hogy valamiféle megoldáshoz közelebb vigye az egész társaságot. A jó értekezletnek ugyanis egyetértéssel kell végzıdnie. A vezetı segíti a döntéshozatalt, de nem egymaga dönt. Ha megszületett az egyetértés, még egyszer tisztázni kell, mi lett a gyıztes megoldás. A problémamegoldó értekezleten minden résztvevı egyaránt fontos. Aktívan részt kell venni a vitában, meg kell osztani álláspontunkat a többiekkel. Döntéshozó értekezlet Nagyon hasonlít a problémamegoldó értekezlethez, általában ugyanazok a szabályok alkalmazhatók mindkettıre. A résztvevıknek tisztában kell lenniük azzal, hogy mirıl és miért kell dönteniük, azaz: mi a probléma és mik a lehetıségek. Az értekezlet résztvevıi Az értekezlet résztvevıinek kiválasztásánál azt kell szem elıtt tartani, hogy csak annyi embert hívjunk meg, amennyinek a jelenléte feltétlenül szükséges. Minél több ember vesz részt a megbeszélésen, annál nehezebb az érvek, vélemények meghallgatása, elbírálása. A kisebb csoportoknál könnyebb megvalósítani az együttmőködést. A nagy csoportok legfeljebb a beszámoló jellegő értekezleten mőködnek eredményesen, mert itt nem olyan nagy az aktív részvétel. A nagyobb létszámú értekezlethez több felkészülés szükséges. A sikerhez elengedhetetlen a jó munkamegosztás, a segédeszközök használata, a jó szervezési készség, a türelem. Az értekezlet idıpontja Fontos az értekezlet idıpontjának kiválasztása. Egyes vélemények szerint a reggeli idıpont az alkalmas, mert akkor még mindenki friss és képes odafigyelni. Mások szerint jobb este, amikor jobban ráérnek az emberek. Harmadik vélemény szerint étkezés közben, hiszen az étkezés mindenkiben kellemes érzéseket kelt. Talán az a legcélszerőbb, ha akkor tartjuk az értekezletet, amikor a résztvevık akarják, hiszen ilyenkor pozitív a hozzáállásuk. Az értekezlet helye, környezete Az értekezlet helyszínének kiválasztásánál az alábbi szempontokat célszerő figyelembe venni: • a résztvevık száma, • az értekezlet jellege, • segédeszköz-szükséglet, • az értekezlet idıtartama. Az értekezlet befejezése Az értekezlet vége legalább olyan fontos, mint a kezdete. Ne várjuk meg az utolsó másodperceket azzal, hogy összefoglaljuk az elhangzottakat és bezárjuk az ülést. Hagyjunk elegendı idıt a napirendben a kellı befejezésre. Az elsı teendı az volt, hogy megismertessük az értekezlet célját és napirendi pontjait, az utolsó teendı az elvégzett munka összefoglalása és annak ellenırzése, hogy az miként viszonyul a kitőzött célhoz. Feljegyzés A feljegyzés a munkahelyeken belüli ügyintézés egyik leggyakoribb irata, belsı használatra készül. Feljegyzést bárki készíthet: egyik osztály a másiknak, a közvetlen ügyintézı a munkahely vezetıjének, a munkahelyi vezetı a beosztott számára. Fontosnak tartott tényekrıl, helyzetrıl, intézkedésrıl, állapotról szoktak ilyet készíteni tájékoztató jelleggel. Az értekezleten elhangzottakról írásos feljegyzést kell készíteni. A feljegyzés fejrészében fel kell tüntetni annak a személynek a nevét vagy osztálynak a megnevezését, akihez, vagy amelyhez az iratot küldik. Jó, ha a feljegyzésben megjelölik a feljegyzés tárgyát is, így a címzett már az olvasás megkezdése elıtt fölidézheti a kérdéssel kapcsolatos ismereteit, s az ügyirat kezelése is könnyebb. A tárgy rövid, tömör megfogalmazása a feljegyzés egész szövegének. A feljegyzés többnyire szőkszavú, hiszen készítıje és címzettje egyaránt tájékozott a dolog egészét és lényegét illetıen. Rendszerint a határidıvel és a felelıs(ök) megnevezésével fejezik be a feljegyzés szövegét. Emlékeztetı Az értekezletrıl emlékeztetıt is lehet készíteni. Célja, hogy emlékeztessen valamilyen, számunkra fontos dologra (határidıre, felelıs vagy más személy nevére, tennivalóra stb.). Hasonlóság van az emlékeztetı és a jegyzıkönyv között, mert mind a kettı rögzíti azt az információt, ami számunkra fontos, de a jegyzıkönyv részletesen tartalmazza valamely esemény megtörténtét, az emlékeztetı pedig röviden, tömören fogalmazza meg a lényeges információt.

2008.

32. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA Elıfordulhat, hogy azonos szövegő emlékeztetıt nemcsak egy személynek küldünk el, mert többen érintettek a témában. Ilyen lehet egy értekezleten készített emlékeztetı vagy feljegyzés, amely az értekezleten elhangzott legfontosabb információkat, megállapodásokat tartalmazza. Ilyenkor minden résztvevı kap egy-egy példányt az írásos anyagból. A feljegyzésnek, emlékeztetınek nincs igazán kötött formája. Tartalmazhat jegyzıkönyvi kivonatokat, jegyzıkönyvi határozatokat, különbözı ügyiratok részleteit, valamint egyéb, élıszóban elhangzott dolgokat, kérdéseket, feladatokat.

2008.

33. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 12/B Tétel: Válassza ki az üzleti levelek közül a reklamációt, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! Az adásvételi szerzıdésben vállalt kötelezettségét mind a szállítónak, mind a vevınek teljesítenie kell. Ha valamelyik fél a kötelezettségét nem teljesíti megfelelıen, szerzıdésszegést követ el. Ilyen esetekben reklamáló levelet írunk.

Vázlata: • • • •

Bevezetés: hivatkozás az elızményekre, és a reklamáció okára Rákérdezés az okra Lehetséges megoldás felajánlása Befejezés: udvariassági formula

2008.

34. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 13/A Tétel: Felettese ellenırzést tartott a cég egyik raktárában, és az ellenırzés során különbözı hiányosságokat tapasztalt. Ön azt a feladatot kapja, hogy készítsen írásos feljegyzést az ellenırzés eredményérıl. -

Milyen hivatalos levelezési formában rögzítené a feljegyzést? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon? Milyen rendezési módjai lehetnek a feltárt hiányosságoknak?

A feljegyzések célja, hogy a kibocsátójuk (írójuk) valamely, a hatáskörét meghaladó, de ıt lényegesen érintı kérdésben feletteseinek a hozzájárulását megnyerje, illetve azokról feletteseit tájékoztassa. A feljegyzések általában nem formanyomtatványon készülnek és terjedelmük nem több egy gépelt oldalnál. Címzettjük a cégnek az a munkatársa, akiknek az adott kérdésben döntési jogköre van. A felettese a feljegyzést vagy a kérelmet jóváhagyja, elutasítja esetleg feltételekhez köti annak elfogadását, vagy ha a feljegyzés csupán információt tartalmaz, tudomásul veszi esetleg véleményezi. Az a jól elkészített feljegyzés, amely felsorolásszerően nem terjedelmesebb a szükségesnél az ügy eldöntéséhez minden adatot tartalmaz. Világosan meghatározza, hogy mirıl kell dönteni. Javaslatot tesz a döntéshozatal segítségére. Felvázolja a lehetséges döntések várható következményeit. Stílusa világos, áttekinthetı és jól érthetı. (A kérvényekre is ezek vonatkoznak!) a vállalatok, szervek, intézmények felelıs vezetıi körlevél, körrendelet vagy, igazgatói (fıosztályvezetıi, osztályvezetıi) utasítás címő belsı levélben közlik az illetékes dolgozókkal a változásokat, új rendelkezéseket, mindazt amit a dolgozónak munkájuk eredményes elvégzése céljából tudomásul kell venniük. Leltár hiány esetén beszélhetünk nyers hiányról és tényleges hiányról, ezek között a különbség a forgalmazási veszteség. A forgalmazási veszteség egy bizonyos mértékő megengedett hiány általában a forgalom %-ban határozzák meg. Ez következhet párolgásból, törésbıl. Ha a forgalmazási veszteség kisebb, mint a nyers hiány akkor van tényleges hiány, aminek a mértéke a nyers hiány és a forgalmazási veszteség különbsége. A tényleges hiány fennállása esetén a dolgozóknak befizetési kötelezettsége van.

2008.

35. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

13/B Tétel: Válassza ki az üzleti levelek közül a megrendelést, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! Megrendelés: az eladó és a vevı között jogi kapcsolatot létesít a szerzıdéshez hasonlóan megrendelı levél elküldése, annak aláírása, annak visszaigazolása. Vázlata: • Hivatkozás az elızményekre (pl.: ajánlat) • A termék pontos megnevezése (minıség, mennyiség, választék, egységár) • A szállítás idejének (lehet határidı, határnap) módjának meghatározása (esetleges rész szállítás, elı szállítás) • A kiegyenlítés módja, ideje (A bank nevének és a bankszámlaszámának kölcsönös közlése) • Visszaigazolás kérése A megrendelés akkor válik elfogadottá, ha az eladó tételesen, minden témában részletesen visszaigazolja azt.

2008.

36. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 14/A Tétel: Vállalata új fénymásoló gépet vásárolt, amely meghibásodott, és többszöri kérelemre sem tudták megjavítani. - Milyen hivatalos levelezési formában küldené el a szállítónak a kifogásait? - A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon? - Kártérítési igényét milyen módon rendezheti az eladóval? Az adásvételi szerzıdésben vállalt kötelezettségét mind a szállítónak, mind a vevınek teljesítenie kell. Ha valamelyik fél a kötelezettségét nem teljesíti megfelelıen, szerzıdésszegést követ el. Ilyen esetekben reklamáló levelet írunk.

Vázlata: • Bevezetés: hivatkozás az elızményekre, és a reklamáció okára • Rákérdezés az okra • Lehetséges megoldás felajánlása • Befejezés: udvariassági formula

2008.

37. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

14/B Tétel: Válassza ki a hivatalos levelek közül a határozatot, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! A határozat hivatalos szervek döntéseit (engedélyét, elutasítását, jóváhagyását) tartalmazza. Szerkezetileg 3 részbıl áll: • Határozat ismertetése (a rendelkezésrıl) • Az indoklásból • A záró részbıl A rendelkezı részben a határozat hozó dönt a szóban forgó ügyben. Közli a címzett kötelezettségét megadja, hogy a határozatban foglaltak megfellebbezhetık-e? És hová hány napon belül kell benyújtania? Ezt követi az indoklás, amely az ügyre vonatkozó rövid leírást, a bizonyítási anyag közlését és az ebbıl levont következtetést, valamint a döntésben alkalmazott jogszabályokat (törvényeket, rendeleteket) tartalmazza. A záró részben felsorolhatók mindazok (szervek, intézmények, személyek) akiknek a határozatot megküldjük, végül a keltezést és az aláírás.

2008.

38. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 15/A Tétel: A munkahelyén használt számítógépe tönkrement, és a számítógépen tárolt összes üzleti adat megsemmisült. Új számítógépet szereznek be. Felettesétıl azt a feladatot kapja, hogy tegyen javaslatot a biztonságos adattárolási rendszer kialakítására. -

Milyen adatvédelmi, adattárolási intézkedések bevezetését tartaná fontosnak? Az ügyfél-kapcsolatok nyilvántartására milyen biztonságos regisztrálási rendszer kialakítására tenne javaslatot?

Adatvédelem 1. Szoftveres javaslatok a. Biztonsági másolatok készítése napi-heti rendszerességgel b. Jogtiszta szoftverek beszerzése c. Víruspajzs alkalmazása d. Jogosultsági rendszer kiépítése (usernév, jelszó) e. Felhasználói korlátozások (idıbeli-, térbeli korlát) f. Feltörés elleni védelem (védett webhely) g. Publikus ügyfélkapu, regisztrálás után plussz szolgáltatások is elérhetık

2. Hardveres javaslatok a. Mentéshez DVD-RW meghajtó (+olyan szoftver, ami tud többmenetes írást) b. Tőzfal kiépítése (bejövı forgalom szőrése, a kimenı adatok szőrése) c. Szünetmentes tápegység d. Kingston zár e. ujjlenyomat olvasó (irisz diagnosztika) 3. Személyi feltételek a. Rendszergazda alkalmazása (kiépítéshez+karbantartáshoz) b. Operátor kinevezése (hálózatüzemeltetés) c. Ügyintézık kinevezése

Nyilvántartási rendszer 1. Jó és helyes adatbázis készítése (elektronikus) a. Input: adatok (személyesen, e-mail-ben, őrlapon, telefon, elektronikus őrlap ->PHP, MySQL) b. Séma: (redundancia, anomáliamentes, kapcsolatok beállítása) {Ügyfél(személyes adatok, elérhetıségi adatok); Ügyintézı(…), Ügylet(…),…} c. Output: lekérdezések (eredmény jelentésekbe) d. Tárolás: RAID (adatvesztés elkerülésének technikái: RAID0-RAID6) Csíkozás: A nagy adatmennyiség felosztásra kerül ezután elosztásra több háttértár között Tükrözés: ugyanaz az adat több helyen van tárolva … e. Naplózás: változások tárolása (ki, mit, mikor, mivel csinált)

2. Az adatfeldolgozást és a kommunikációt el kell határolni egymástól (e-mail szerver, ftp-szerver, adatszerver külön gépen)

2008.

39. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 15/B Tétel: Válassza ki pénzügyi okiratok közül az átutalási megbízást, és értelmezze annak tartalmát, legfontosabb adatait! Átutalás: rendszeresített forma nyomtatványon történik. Feltétele, hogy mind a két fél rendelkezzen bankszámlával (vevı, szállító). Az átutalást a vevı kezdeményezi a kedvezményezett a szállító. Kétpéldányos. Nem szigorú számadású bizonylat. Nem lehet benne javítani. Nyomtatottan kell kitölteni. Tartalma: • • • • • • • • • • • • • •

Aláírás (csak az aláírási címpéldányon bejelentett személynek lehet) Kiállítás dátumát Bank megnevezése Kiállító (megnevezése, székhelye) Kiállító bankszámlaszáma Kedvezményezett (megnevezése, bankszámlaszáma) Kedvezményezett bankszámlaszáma Összeg Közlemény (jel) Értéknap Bizonylatszám Átutaló országkódja Nem kötelezı kitölteni! Jogcím Jogosult országkódja

2008.

40. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 16/A: Tétel: Ön egy új állásra jelentkezett és felvételt nyert egy élelmiszer-kereskedelmi részvénytársaságnál területi képviselıként alkalmazzák. Munkaviszonyának létrejöttét milyen dokumentumban kell rögzíteni, és milyen kérdéseket kell szabályoznia? A munkaviszony a munkáltató és a munkavállaló között fennálló jogviszony. A jogviszony munkaszerzıdéssel jön létre, amelyet írásba kell foglalni.

A munkaszerzıdésben meg kell határozni: • • •

Munkavállaló személyi alapbérét Munkakörét Munkavégzés helyét

A munkaszerzıdéssel szemben támasztott formai követelmények:

• Munkaszerzıdés megnevezése • Munkavállaló neve, személyi adatai (születési idı, hely, anyja neve) • Munkáltató megnevezése, pontos címe • Szerzıdéskötés helye, ideje • Szerzıdı felek aláírása A felek a munkaszerzıdésben egyéb kérdésekrıl is rendelkezhetnek. A munkaviszony határozott és határozatlan idıtartamra jöhet létre. A határozatlan idıre szóló munkaviszony esetén csak a munkába állás kezdeti idıpontját határozzák meg, a kilépés idıpontját nem. A munkaviszony létesítésekor a munkaszerzıdésben próbaidı is kiköthetı. Erre azért lehet szükség, hogy mind a munkáltató, mind a munkavállaló kölcsönösen kipróbálhassák egymást. Ha valamelyik fél nincs megelégedve a másikkal, akkor következmények nélkül azonnali hatállyal megszüntetheti a munkaviszonyt. A próbaidı általában 30 nap, de a felek ennél rövidebb vagy hosszabb idıtartamban is megegyezhetnek. Ez az idıtartam azonban a 3 hónapot nem haladhatja meg. A munkaszerzıdés módosítására is van lehetıség, de csak a munkáltató és a munkavállaló közös megegyezéssel. A munkavégzés szabályait a Munka Törvénykönyve határozza meg. a munkavállalónak és a munkáltatónak is vannak kötelezettségeik.

A munkáltató kötelezettségei: • • •

A foglalkoztatás A munkavállaló munkával való ellátása A munkavégzés egészséges és biztonságos feltételeinek megteremtése

A munkavállaló kötelezettségei: • • •

Munkaképes állapotban rendelkezésre állás Legjobb tudása szerinti munkavégzés A dolgozónak az elvégzett munkáért munkabér jár

A munkavállaló beléptetése esetén: • •

Alapvetı aktusa a munkaszerzıdés megkötése A munkaszerzıdésen túl, illetve ahhoz kapcsolódóan fel kell vezetni az úgynevezett munkaügyi nyilvántartó lapot, törzslapot, amely a személyi törzsadatok legfontosabb, leghitelesebb forrása (Beléptetés alkalmával további információra is szükség van. Pl.: nyugdíj, szabadság, levont adóelıleg, áthozott tartozás)

2008.

41. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 16/B Tétel: Válassza ki a hivatalos levelek közül a jegyzıkönyvet, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! A jegyzıkönyv üléseken, tárgyalásokon, győléseken, tanácskozásokon elhangzott kijelentések események, határozatok, viták írásbeli rögzítése meghatározott formában. A jegyzıkönyvben csak valós adatok szerepelhetnek. Ismétlıdı témájú jegyzıkönyvekhez általában forma nyomtatványt készítenek.

Tartalmát tekintve a jegyzıkönyv lehet:

• Tanácskozási • Esemény • Kihallgatási Tanácskozási jegyzıkönyv: a felszolgálók nevének megjelölésével mindent sorrendben rögzítenek, a teljes (szó szerinti) jegyzıkönyv az elhangzottakat részletesen még a rövidített jegyzıkönyv csak kivonatosan tartalmazza. Esemény jegyzıkönyv: szemlérıl, balesetrıl, egyéb fontos, következményekkel járó eseményekrıl vesznek fel. Kihallgatási jegyzıkönyv: a bíróságon illetve a rendırségen készítenek.

A jegyzıkönyv 3 fı részbıl áll:

• A fejrész (bevezetés) • A fırész (tárgyalás) • A záró rész (befejezés) A fejrésznek tartalmaznia kell a jegyzıkönyv felvételének helyét, idejét, az intézmény pontos nevét, címét, a jelenlevıket és a jegyzıkönyv tárgyát. A fırészben a vita indítás után a felszólalások, hozzászólások, javaslatok következnek. A záró rész a felszólalásokból, javaslatokból, indítványokból született határozatokat tartalmazza. K.M.F.- Dátum ismétlés helyett. A jegyzıkönyvet a hitelességéért felelısek aláírásával fejezzük be. Aláírás nélkül a jegyzıkönyv nem érvényes, nem hiteles. A jegyzıkönyvet hitelesítı személyrıl a felek állapodnak meg, de sok esetben a jegyzıkönyv vezetı a hitelesítı is.

2008.

42. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 17/A Tétel: Munkatársa szabadságra ment, és nem tudják felvenni vele a kapcsolatot. Osztályvezetıjének sürgısen szüksége lenne a munkatársa által a cég egyik partnerével folytatott tárgyalások ajánlati feltételeire. Azt kéri Öntıl, hogy keresse ki a munkatársa számítógépébıl a szükséges adatokat. -

Milyen módokon keresheti elı a szükséges információkat a számítógépbıl? Foglalja össze, hogy egy áttekinthetı partner-nyilvántartási rendszert milyen szempontok szerint lehet kialakítani!

Keresés 1. Belépünk kollégánk felhasználónevével és/vagy a kollégánk mappájába 2. Start menü/Keresés a. Fájlnév egésze vagy része (Doc, Xls, Ppt, Eml) b. Egy szó vagy kifejezés a file-ban c. Keresés helye d. Mikor volt módosítva 3. Keressük meg az Ügyfél adatbázist a. Szőrés: Azonosító b. Azonosító alapján tovább keresünk

Nyilvántartási rendszer 1. Jó és helyes adatbázis készítése (elektronikus) a. Input: adatok (személyesen, e-mail-ben, őrlapon, telefon, elektronikus őrlap >PHP, MySQL) b. Séma: (redundancia, anomáliamentes, kapcsolatok beállítása) {Ügyfél(személyes adatok, elérhetıségi adatok); Ügyintézı(…), Ügylet(…),…} c. Output: lekérdezések (eredmény jelentésekbe) d. Kezelhetıség, áttekinthetıség, normalizált, jogosultsági rendszer e. Keresési technika (indexelés), törlési technika (sírkövezés) f. Tárolás: RAID (adatvesztés elkerülésének technikái: RAID0-RAID6) Csíkozás: A nagy adatmennyiség felosztásra kerül ezután elosztásra több háttértár között Tükrözés: ugyanaz az adat több helyen van tárolva g. Naplózás: változások tárolása (ki, mit, mikor, mivel csinált) 2. Az adatfeldolgozást és a kommunikációt el kell határolni egymástól (e-mail szerver, ftp-szerver, adat-szerver külön gépen)

2008.

43. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

17/B Tétel: Válassza ki a hivatalos levelek közül a körlevelet, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! A szervezetek egyik belsı közlési módja a körlevél (körrendelet). Minden esetben általános érvényő elveket és azok gyakorlati megvalósítására vonatkozó utasításokat tartalmaz. A végrehajtásért azok a személyek vagy kollektívák, munkaközösségek felelısek, amelyeknek munkakörére a körlevél tárgya vonatkozik. Az érdeletek aláírásokkal igazolják, hogy a levelet elolvasták, megértették, tudomásul vették és kötelezettséget vállaltak a végrehajtására. Készíthetjük az érdekeltek számának megfelelı példányban is. A kollektívák irányítói felelısek azért, hogy a dolgozók mindannyian tudomást szerezzenek a körlevélben foglaltakról. A gazdasági, társadalmi és a hivatali életben az eredményesség érdekében az ellenırzés nélkülözhetetlen. Gyakran ellenırzik, számonkérik a körlevélben közzétett utasítások végrehajtását. Az ellenırzés tapasztalatait, megállapodásait jegyzıkönyvben rögzítik. A körlevél formailag kötetlen, nem szabályozott mőfaj. Munkahelyünk kialakult gyakorlata alapján készítjük. Körlevél formai és tartalmi jegyei: • Meghívó személy és rangja • Meghívási formula használata: XY meghívja| Tisztelettel meghívja • Meghívott teljes neve és rangja (kézírással) (ha a feleség is szerepel a meghívón, akkor a meghívás két személyre szól, de ha csak egy név szerepel a meghívón, akkor illetlenség másodmagunkkal elmenni) • A meghívás indítéka: milyen alkalomból történik a meghívás • A vendéglátási alkalom: fogadás, vacsora,… • A rendezvény idıpontja (évszám nem feltétlenül kell, de a nap neve mindenféleképpen) • Bal alsó sarokban szerepel a rendezvény helye • Jobb alsó sarokban szerepelnek a különbözı információk: „belépés csak meghívóval”, „parkolás az X utcában”, „kérjük foglalja el a helyét 10:00-ig” • Választ kérünk, mellette telefonszám kell V.K.: Választ kérünk • Megjelölve az idıpontot, helyét, témáit • Lehet egylapos, kétlapos, elıre nyomtatott (aktualitások rátőzve papírcsíkon)

2008.

44. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 18/A Tétel: Vállalatának egyik partnere megrendelést küldött alapanyag szállítására. Azt a feladatot kapja, hogy készítse el az üzlet létrejöttéhez szükséges okmányt. - Milyen okmányban rögzíti az üzletkötés feltételeit? A választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon? A kereskedelmi ügyletek megkötése az adásvételi szerzıdésben fogalmazódik meg. legtöbb esetben az eladó és a vevı közösen fogalmazza meg, mindketten elfogadják és aláírják az adásvételi szerzıdést. Szerzıdés tartalmi részei: • A szerzıdı felek megnevezése • A szerzıdé tárgyának (termék, termékcsoport) pontos (pl.: cikkszám, kódszám szerinti) megnevezése • Az eladó által vállalt kötelezettségek (csomagolás, minıség, garancia, mőszaki leírás) • Az adásvételi ár rögzítése (az elızıleg megállapodott pénznemben egységár és összár feltüntetése) • A szállítási feltételek tisztázása (fuvarparitás, szállítmány biztosítása stb.) • A vevı által vállalt kötelezettségek (fuvaroztatás, áru fogadása stb.) • Fizetési feltételek (fizetés módjának és határidejének pontos meghatározása) • Esetleges árengedmény vagy felár oka és mértéke • Egyéb elıre nem látható események jogi rendezésére vonatkozó irányelvek (ködbér stb.) • Megállapodás életbe léptetése

2008.

45. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

18/B Tétel: Válassza ki a hivatalos levelek közül a jelentést, és értelmezze formai és tartalmi ismérveit! A jelentésben valamit írásban közlünk valakivel. A társadalmi, gazdasági, és hivatali életben gyakran nélkülözhetetlen ügyirat. A hivatali életben „lentrıl fölfelé” küldik, az az a beosztott jelent vezetıjének, a szervezett pedig a vezetıszervezetnek. A jelentés tartalmilag sokféle lehet, például számadás valamilyen jelenségrıl, eseményrıl, helyzetrıl egyéb más ügyrıl. A jelentéssel tehát informálunk, tájékoztatunk, felvilágosítunk. Vagy meghatározott kérésre (utasításra), vagy rendszeres munkaköri feladatként készítjük. Célja, témája és rendszeressége vagy alkalmi jellege alapján a következıképpen rendszerezhetjük: • Rendszeres jelentés (napi, heti, havi stb.) • Különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozó) Készülhet a szervezeten belüli (házi) használatra (igazoló, vizsgálati, összefoglaló jelentés). Szervezeten kívüli (felmenı) használatra a felettes szervezetek tájékoztatására. A jelentések fogalmazásakor is tartsuk meg a 3-as tagozódást, a cím magában foglalja a jelentés címzettjét és magát a tárgyat. A bevezetésben utaljunk a jelentés céljára, az adatgyőjtés, információ fıbb forrásaira és módjára. Törekedjünk az érdeklıdés felkeltésére. A tárgyalás a jelentés érdemi része a tárgy a mondanivaló kifejtése logikus taglalásban. A jelentés részeit egymással való összefüggéseikben rendszerezve tárjuk fel. A befejezésben összegezzük az elmondottakat majd következtetésekkel és javaslatokkal, valamint keltezéssel és aláírással zárhatjuk a jelentést.

2008.

46. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 19/A Tétel: Ön egy kereskedelmi vállalkozásnál dolgozik. Nagyon kedvezı feltételekkel tudtak külföldrıl árut beszerezni, de a cég nem rendelkezik elegendı raktárkapacitással. Azt a feladatot kapja, hogy mérje föl a megoldási lehetıségeket. -

Milyen módon oldhatja meg a problémát, ha az üzletet mindenképpen meg akarják kötni? Ha az árut egyik belföldi partnerének a raktárában el tudnák helyezni, milyen okmányban rögzíti a megállapodás feltételeit, ill. a választott ügyirat milyen adatokat tartalmazzon?

Ha ragaszkodunk, ahhoz hogy elvégezzük a beszerzést akkor nyilvánvalóan szükségünk lesz raktárra, és mivel most tervezzük a beszerzést, nem lehet arról szó, hogy mi építsünk egy raktárt, tehát két lehetıség maradt vagy vásárolunk egy raktárhelyiséget, vagy bérlünk. Mivel ez nem egy folyamatos beszerzés jobb ötletnek tőnik, az hogy béreljünk egy raktárhelyiséget. E mellet szólhat még az is, ha a vállalkozásnak nem áll nagy mértékő tıke a rendelkezésére. A raktárhelyiség bérlését bérleti szerzıdésben kell rögzíteni. Bérlet: valakinek a birtokában lévı dolog (föld, ház, gép, lakás) használatának idıleges átengedése egy másik személynek (szervnek). Ennek tipikus formája a bérleti szerzıdés. A bérleti szerzıdés mindkét fél részérıl felmondható, ha valamelyik fél nem tudott, vagy nem akart megfelelni a szerzıdésben foglaltaknak. A bérbe adó mintegy eladja átmenetileg tulajdonát, ezért jogilag szavatolja a szerzıdésben foglaltakat a bérlınek. A bérlı értelemszerően bért fizet. A bérleti szerzıdés tartalmazza: • A bérbeadó és a bérlı megnevezését (a szükséges személyi adatokkal) • A bérbevétel tárgyát (annak pontos leírását) • A bérleti díj összegét • A határidık feltüntetését • A szerzıdés életbe léptetésének (érvényességének) kezdetét és lejártának határidejét • A szerzıdés felbonthatóságának határidejét • A bérbeadó egyéb kikötéseit a használattal, továbbadásával (albérletbe), karbantartással és más dologgal kapcsolatban • A vitás kérdésekben döntésre illetékes szerv (személy) megnevezését • A bérleménnyel kapcsolatos, hivatalos adók illetékek befizetıjét

2008.

47. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

19/B Tétel: Válassza ki a hivatalos levelek közül a fellebbezést, és értelmezze annak formai és tartalmi ismérveit! Elıfordulhat, hogy egy döntés, határozat érdekeinket sérti, ebben az esetben annak érvénytelenítéséért felsıbb hatósághoz folyamodhatunk. Az intézkedı szerv a határozatban általában megjelöli, hogy hány napon belül hova lehet az esetleges módosítási kérelmünket, fellebbezésünket benyújtani. A fellebbezés írásban nyújtandó be ott ahol a sérelmes határozatot hozták, de beadványunkat a másodfokon döntésre illetékes szervezethez címezzük. Az üggyel foglalkozó szerv fellebbezésünket 8 napon belül felterjeszti a felettes hatósághoz elbírálásra. A másodfokon hozott határozat ellen már nem fellebbezhetünk, de panaszt benyújthatunk. Tartalma: • A kérelmezı nevét, lakását, munkahelyét, beosztását • A kérésünk pontos megfogalmazását • Az indokok meggyızı elıadását • A kérvény záradékát (a kérelem tömör megítélését)

2008.

48. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA 20/A: tétel: Ön egy eddigieknél kedvezıbb álláslehetıséget talál. Tájékoztassa felettesét, hogy szeretné a munkaviszonyát megszüntetni, és a megbeszélés során próbáljon a legkedvezıbb feltételekben megállapodni. • A munkaviszony megszüntetését milyen dokumentumban kell rögzíteni? • A munkaviszony megszüntetésekor milyen kérdésekrıl kell megállapodnia munkaadójával? Igazolások a munkaviszony megszüntetésekor: • Adatlap munkáltatótól származó jövedelemrıl és az adóelılegek levonásáról • Igazolás a munkaviszony megszüntetésérıl címő nyomtatvány kitöltése Ebben fel kell tüntetni: • A munkaviszonyban töltött idıt • A munkabérrıl jogerıs határozat vagy jogszabály alapján levonandó tartozás, vagy annak közlése, hogy a munkabért levonás nem terheli • A munkaviszony évében igénybe vett betegszabadságot • A munkaviszony megszőnésének módját • Igazolás az álláskeresı járadék megállapításához címő nyomtatványt (ki kell adni, bár jelen esetben nincs rá szükség, mivel a munkaviszony megszüntetésének oka, kedvezıbb álláslehetıség) A munkaviszonyt mindkét fél megszüntetheti: • Közös megegyezés • Rendes felmondás • Rendkívüli felmondás • Azonnali hatállyal a próbaidı alatt Határozott idıben rendes felmondással nem lehet a munkaviszonyt csak közös megegyezéssel, vagy rendkívüli felmondással megszüntetni. A felmondási idınek legalább 30 napnak kell lenni, azonban az 1 évet nem haladhatja meg. A munkavállalónak és a munkáltatónak is jogában áll a munkaviszonyt rendkívüli felmondással megszüntetni, ha a másik fél: • A munkaviszonyból származó lényeges kötelezettségét szándékosan vagy gondatlanságból megszegi. • Olyan magatartást tanúsít, amely a munkaviszony fenntartását lehetetlenné teszi, mások egészségét, testi épségét veszélyezteti. Végkielégítés: Rendes felmondás vagy jogutód nélküli munkaviszony megszőnés esetén a munkavállalót végkielégítés illeti meg. • 3 év után 1 havi • 5 év után 2 havi… átlagkereset • 25 év után 6 havi

2008.

49. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA

KERESKEDELMI SZAK ÜZLETI ADMINISZTRÁCIÓ ÉS ALKALMAZOTT SZÁMÍTÁSTECHNIKA

20/B Tétel: Válassza ki az üzleti levelek közül a megrendelés visszaigazolását, és értelmezze annak tartalmát, legfontosabb adatait! Megrendelés visszaigazolása: az eladó és a vevı között jogi kapcsolatot létesít a szerzıdéshez hasonlóan megrendelı levél elküldése, annak aláírása, annak visszaigazolása. Vázlata: • Hivatkozás az elızményekre • A termék pontos megnevezése (minıség, mennyiség, választék, egységár) • A szállítás idejének (lehet határidı, határnap) módjának meghatározása (esetleges rész szállítás, elı szállítás) • A kiegyenlítés módja, ideje (A bank nevének és a bankszámlaszámának kölcsönös közlése) A megrendelés akkor válik elfogadottá, ha az eladó tételesen, minden témában részletesen visszaigazolja azt.

2008.

50. OLDAL

HANGYÁSI MÁRIA