SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE E-KÖZIGAZGATÁSI ALAPISMERETEK AZ ELEKTRONIKUS ÜGYINTÉZÉS ÉS HATÓSÁGI SZOLGÁLTATÁS Bemutató Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program „Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése” Pályázat „Szeghalom Város Polgármesteri Hivatalának korszerűsítése és szervezetfejlesztése” ÁROP 1.A.2/A-2008-0278 kódszámú pályázat keretében 2009
eForte® 5.0 e-Időpont Modul
e-Forte 5.0 e-Időpont modul fő jellemzői • A hivatali ügyintézők oldaláról tervezhetőbbé teszi a feladatok ellátását • A hivatali vezetők számára információk gyűjthetők le az ügyfélfogadási idő felhasználásának jellemzőiről • Az ügyfél oldaláról csökkenti a bizonytalanságot, jelentősen csökkenti a várakozási időt
e-Forte 5.0 e-Időpont modul felhasználói • • • •
Ügyfelek Jóváhagyók Ügyintézők Adminisztrátorok
Az időpontfoglalás folyamata
Ügyfél
Időpontfoglalás
Jóváhagyó
Jóváhagy/elutasít
Ügyintéző
Adminisztrátor
Ügyfélfogadás
Ügyfélfogadás adatainak rögzítése
Lekérdezés
Ügyfelek számára elérhető funkciók • • • • • • • •
Regisztráció, aktiválás Bejelentkezés Saját adatok módosítása Időpontfoglalások megtekintése Időpontfoglalás küldése Üzenet küldése Időpontfoglalás lemondása Kilépés
A rendszer elindítása, regisztráció, aktiválás A rendszer indítása után a képernyőn a bejelentkezési oldal jelenik meg, ahol a regisztráció, majd a későbbiekben a bejelentkezés érhető el.
Saját adatok módosítása
Időpontfoglalások megtekintése Az időpontfoglalások listája az alábbi információkkal szolgál :
• • • •
Beérkezés: az időpontfoglalás elküldésének ideje Ügyintéző neve Ügytípus Jóváhagyás: az időpontfoglalás státusza, lehet: jóváhagyott, nem jóváhagyott. • Kért időpont
Időpontfoglalás küldése
Időpontfoglalás küldése • Időpontfoglalás küldése során ki kell választani az ügytípus csoportot. Az ügytípus mezőben megjelennek a kiválasztott ügytípus csoporthoz tartozó ügytípusok. • Ügytípus választás után kiválasztható az ügyintéző. • Az időpontfoglalás elküldése előtt kitölthető még az ügyiratszám, az ügy tárgya és az üzenet mező is.
Üzenet küldése • Az időpontfoglalás részleteinek megtekintése és üzenet küldése az időpontfoglalás kijelölése után az üzenet gombbal történik
• Az elküldött üzenet az ügyfélnek, és az ügyintézőnek is megjelenik az időpontfoglalás részleteinél
Időpontfoglalás lemondása • Az időpontfoglalás lemondása a töröl gomb segítségével történik
Kilépés • A rendszerből történő kilépés a kilépés gombra kattintással lehetséges
Jóváhagyó, ügyintéző és adminisztrátor jogosultsággal rendelkezők esetében azonos módon működő funkciók Belépés • • •
A Kolibri e-FORTE® 5.0 e-Időpont Modult internetes böngészőprogram segítségével indítható el Az ügyfelektől eltérően, az ügyintéző, jóváhagyó és adminisztrátor jogosultsággal rendelkező felhasználóknak nem kell regisztrálniuk. Belépéshez a bejelentkezési nevet és a jelszót kell megadni
Adataim szerkesztése menüpont •
személyes adatok módosítására, illetve kiegészítése
Kilépés
Jóváhagyók számára elérhető funkciók • Időpontfoglalás megtekintése • Időpontfoglalások jóváhagyása/elutasítása
Időpontfoglalás megtekintése • Keresés az időpontfoglalások között
Időpontfoglalás módosítása: jóváhagyás/elutasítás A módosít gombbal az időpontfoglalás adatlapja jelenik meg: • • • • • •
Ügytípus csoport és ügytípus Hivatkozási szám Kezdete Vége Üzenet beérkezése Tárgy
Időpontfoglalás módosítása: jóváhagyás/elutasítás • Jóváhagyás esetén lehetőség van az időpontfoglaláshoz ügyintéző hozzárendelése is • Elutasítás esetén az „időpontfoglalás elutasítása” jelölőnégyzet bejelölése után megadható az elutasítás dátuma is. • A jóváhagyás/elutasítás után a jóváhagyandó időpontok listájából eltűnik az időpont, és az ügyfél értesül a döntésről
Ügyintézők számára elérhető funkciók
• Időpontfoglalások megtekintése • Időpontfoglalás módosítása: – Üzenet küldése az ügyfélnek – Az időpontfoglalás tényleges adatainak rögzítése
Időpontfoglalások megtekintése • Az időpontfoglalások listája az alábbi információkkal szolgál: – – – – –
Beérkezés ideje Ügyfélnév Ügytípus Kért időpont Tárgy
• Keresés a jóváhagyott ügyek közt ügytípus csoport és ügytípus alapján
Időpontfoglalás módosítása Üzenet küldése az ügyfélnek
Időpontfoglalás módosítása Ügyintézéshez szükséges idő dokumentálása Ha az ügyfél megjelent a lefoglalt időpontban, akkor az ügyintézéshez szükséges idő az alábbi mezők segítségével rögzíthető: • Tényleges kezdés időpontja • Tényleges befejezés időpontja • „Az ügyfél megjelent” jelölőnégyzetet
Adminisztrátorok számára elérhető funkciók • • • • • • • •
Vezetői információk Szervezeti egységek Eseti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadás Ügytípusok Adatbázis frissítés Felhasználók/Felhasználó csoportok Naptár
Vezetői információk
• Az ügyfélfogadás jellemző adatiról, szervezeti egységenként és időszakonként (továbbá ügyintézőnként és ügytípusonként) jelentés generálható • A kész jelentés xls és pdf állományba exportálható • Kimutatás készíthető az ügyfelek számáról, összmunkaidőről továbbá a munkaidő átlagáról
Szervezeti egységek Szervezeti egységek listája
Szervezeti egységek Szervezeti egység adatlapja
Eseti ügyfélfogadás Létrehozható olyan időszak, amiben • van ügyfélfogadás Ilyen esetben adjuk meg az eseti ügyfélfogadás kezdő és végdátumát, és idejét • nincs ügyfélfogadás Ilyen esetben adjuk meg az eseti ügyfélfogadás kezdő és végdátumát, és idejét, valamint jelöljük be a tiltás jelölőnégyzetet
Heti ügyfélfogadás •
Heti ügyfélfogadás szervezeti egységekhez állítható be • Hetente ismétlődik • Naponként állítható be • Egy napra több időtartam is megadható
• •
Módosítható Törölhető
Heti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadások listája
Heti ügyfélfogadás Heti ügyfélfogadás létrehozása
Ügytípusok Ügytípusok listája
Ügytípusok Új ügytípus létrehozása
Ügytípusok Új ügytípus létrehozása: • Az ügytípus ügycsoportokhoz rendelhető • Az ügyintézési idő mezőben megadott időtartam alapján kerül felosztásra az ügyfélfogadási idő. • A megjegyzés rovatba az adott ügytípushoz megadott információ tájékoztatásul megjelenik az ügyfélnél az időpontfoglalás menüpontban • Az ügytípusok a későbbiekben módosíthatók illetve törölhetők
Adatbázis frissítés Az aktuális adatbázisok listája az alábbi információkkal szolgál:
• • • • • •
Adatbázis csoport Modul Adatbázis típus Adatbázis kapcsolat Major verziószám Minor verziószám
Adatbázis frissítés 1. Biztonsági mentés készítése az Eforte50 és a ForteService50 könyvtárakról, valamint az adatbázisról 2. Az InterMap Kft-től megkapott állományt bemásolása a ForteService50 könyvtárba. 3. Web.config állomány módosítása úgy, hogy a régi verziószámot az InterMap Kft-től megkapott verziószámra módosítjuk 4. Az admin modul/adatbázis frissítése menüpontban indítás gomb
Felhasználók/Felhasználó csoportok • Új felhasználók/felhasználó csoportok létrehozása • Felhasználók/felhasználó csoportok törlése • Felhasználók/felhasználó csoportok módosítása
Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználó létrehozása során megadható adatok: • • • • • • • • • •
Felhasználó név (kötelező) Jelszó (kötelező) Jelszó meg egyszer (kötelező) E-mail cím Név Leírás Csoportok Felhasználó típusok Szervezeti egységek Alszámtípusok
Felhasználók/Felhasználó csoportok •
e-Időpont felhasználó létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont felhasználó nevű csoportot. (A Felhasználó típus, Szervezeti egység és Alszámtípus mezőkben nem kell semmit kiválasztani.)
•
Ügyintéző létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont ügyintéző csoportot, majd adjuk meg a szervezeti egységet, és az alszámtípust
•
Jóváhagyó létrehozásakor a csoportok mezőben válasszuk ki az e-Időpont jóváhagyó csoportot, majd a felhasználó típusa mezőben válasszuk ki az e-Időpont jóváhagyó típust.
Felhasználók/Felhasználó csoportok Felhasználók listája
Felhasználók/Felhasználó csoportok Új felhasználói csoport létrehozása során megadható adatok: • • •
Csoport neve Jogok Szabályok
Felhasználók/Felhasználó csoportok Felhasználó csoportok listája
Naptár A naptár a munkaszüneti napokat beállítására szolgál
• Munkaszüneti nap beállításához jelöljük ki az érintett napot, vagy írjuk be a dátumát a kiválasztott dátum mezőbe, majd kattintsunk a rögzít gombra • Ha egy munkaszüneti napot vissza akarunk állítani munkanapnak, akkor jelöljük kimajd kattintsunk a töröl gombra
Naptár
Köszönjük figyelmüket! InterMap Kft. 1037 Bp., Viharhegyi út 19/c. Tel.: 212-2070 Web: www.intermap.hu
