Püspökladány Város Polgármesterétől 4150. Püspökladány, Bocskai u. 2. sz.
TÁJÉKOZTATÓ az önkormányzat 2006. évi belső ellenőrzéséről szóló jelentésről
Az önkormányzat belső ellenőrzésével megbízott „SZENCZI DIVIZOR” ÜzletviteliTanácsadó és Könyvvizsgáló Kft. által elkészített 2006. évi belső ellenőrzésről készült jelentést mellékelten beterjesztem.
Püspökladány, 2007. március 14.
A r n ó t h Sándor polgármester
Éves belső ellenőrzési jelentés
I.
A belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása A 2006. évi belső ellenőrzési tervet a Püspökladány Város Önkormányzatának Képviselő testülete a 44/2006 (III.30) számú határozatával fogadta el. A Többcélú Kistérségi Társulás Tanácsa és a Szenczi Divizor Kft között 2006. január 31-én megkötésre került megbízási szerződésben foglaltak alapján került sor Püspökladány Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal és a részben önálló költségvetési szervei 2006. évi belső ellenőrzési feladatainak ellátására. A belső ellenőrzés a 193/2003 (XI.26) Korm.rendelet előírásai, valamint a Polgármesteri Hivatalnál található PM módszertani útmutató alapján elkészített Belső Ellenőrzési Kézikönyvben közzétett előírások betartásával történt.
1. A tervfeladatok teljesítésének értékelése 2006. évre vonatkozóan az alábbiak szerint alakult az ellenőrzési terv teljesítése.
Ellenőrzött folyamat
1. Kötelezettségvállalások szabályszerűsége és nyilvántartása
2. Függő és átfutó követelések és kötelezettségek ellenőrzése
Szervezet
Ellenőrzés típusa
- Egy. Óvoda - Területi Gond. Közp. - Sárréti Szoc. Szolg K. - Dorogi M. Műv. K. -Tájékoztató Közp.
Szabályszerűségi ellenőrzés
- Csenki I. Műv. Iskola - Kálvin téri Iskola
Pénzügyi ellenőrzés
Ellenőrzési jelentés terv. dátum
Jelentés tényleges dátuma
Erőforrás szükséglet (nap)
2006.06.27 2006.07.06 2006.05.12
2006.07.07
20
2006.06.29 2006.06.19
2006.05.05
2006.07.11 2006.07.05
4
Ellenőrzött folyamat
Szervezet
Ellenőrzés típusa
Ellenőrzési jelentés terv. dátum
Jelentés tényleges dátuma
Erőforrás szükséglet (nap)
- Csenki I. Műv.Iskola - Karacs F. Gimnázium - PM Hivatal
Pénzügyi ellenőrzés
4. Beruházások értékbeni elsz., nyilvántartásba vétele
PM Hivatal
Pénzügyi ellenőrzés
5. Átfogó gazdaságipénzügyi ellenőrzés
- Petőfi Iskola - Petri telepi Iskola - Tűzoltóság - Rendelő Int.
Rendszerellenőrzés
6. Állami normatíva igénybevételét megalapozó intézeti adatszolgáltatás
- Kálvi téri Iskola - Karacs F. Gimnázium
Szabályszerűségi ellenőrzés
2006.11.06
7. Étkezési térítési díjak megállapítása és beszedése
Petőfi Sándor Iskola
Pénzügyi ellenőrzés
2006.11.13
2006.11.28
4
8. Karacs F. Gimnázium, Szakiskola teljesítmény ell.
Karacs F. Gimnázium, Szakiskola
Teljesítmény ellenőrzés
2006.12.08
2006.12.29
8
9. Közalkalmazottak kinevezésének ell.
- Kálvin téri Iskola - Petri telepi Iskola - Csenki Műv. Iskola
Szabályszerűségi ellenőrzés
3. Munkába járási költségek térítése
2006.07.17 2006.06.12
2006.07.31
12
2060.12.12 2006.06.30
2006.12.12
4
2006.11.28 2006.10.16
2006.12.18 2006.12.31
40
2006.12.12 2006.12.28 2006.12.12
6
2006.12.28 2006.12.18
2006.12.18
12
2007.01.09
A tervtől való eltérés indokai A 2006. évben végzett ellenőrzésről készült jelentés határideje (3. és 4. pont) a tervezetthez képest későbbi, mert a Polgármesteri Hivatalnál a nyári hónapokban ÁSZ ellenőrzés folyt. E miatt ezt a két ellenőrzést – egyeztetés alapján – későbbi időpontra tettük át. Az egyéb határidő módosulásokat az illetékes vezetőkkel, szakmai felelősökkel való kapcsolatfelvételek, a tervezettől eltérő időpont egyeztetések okozták. A terven felüli ellenőrzések indokai A 2006-os évben terven felüli ellenőrzésre nem került sor.
2. Az ellenőrzések személyi és tárgyi feltételeinek megléte, az ellenőrzéseket segítő és akadályozó tényezők A belső ellenőrzési tevékenységet a Szenczi Divizor Kft. külső erőforrásból (megbízási szerződéssel) látja el. Ezért az idevonatkozó szempontok értékelése nem képezi részét az éves jelentésnek.
3. Az ellenőrzések fontosabb megállapításai A 2006. évben 9 db ellenőrzési témakörben került sor belső ellenőrzési vizsgálatra a Püspökladány Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala és önálló vagy részben önálló szervezeti egységeiben. Összességében azonban ez 22 db ellenőrzés lefolytatását jelentette.
Jelentés száma Szervezet megnevezése
Kiemelt jelentőségű megállapítás
Pl/1
Pl/1-1
Az intézmény részéről a kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltési, valamint az utalvány rendelet minta melléklete szükséges.
Területi Gond. Központ
Sárréti Szoc. Szolg. Közp.
Jelentés száma Szervezet megnevezése
Csekély jelentőségű megállapítás
A kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletét szükséges kitölteni, valamint az utalvány rendelet mintát mellékelni
Egyesített Óvodai Intézmény
Pl/1-2
Általános jelentőségű megállapítás
Az 50.000.- Ft értékhatárt elérő kötelezettségvállalást írásba kell foglalni, valamint a dokumentumait (szerződés, megrendelés) minden esetben alkalmazni kell. Kiemelt jelentőségű megállapítás
Szükséges a kötelezettség vállalási, utalványozási ellenjegyzési és érvényesítési szabályzat 4-8. sz. mellékletének kitöltése, valamint az utalvány rendelet mintának a csatolása. Általános jelentőségű megállapítás
Csekély jelentőségű megállapítás
Pl/1-3
Az intézménynek szükséges a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítésiszabályzat 48. sz. mellékletének kitöltése az utalványrendelettel együtt.
Dorogi Márton Műv. Közp.
Pl/1-4 Tájékoztató Központ
Az intézmény vezetőjének munkaköri leírásának pótlása szükséges. Az 50.000.- Ft értékhatárt elérő kötelezettségvállalást minden esetben írásban kell rögzíteni.
Szükséges az intézmény kötelezettség vállalási, utalványozási, ellenjegyzési és érvényesítési szabályzatának 4-8. sz. mellékletének kitöltése az utalványrendelettel együtt. Szükséges a megbízott személyek dokumentumainak archiválása.
Pl/4.
Javasoljuk a szakmai teljesítés igazolásához szükséges dokumentumok csatolását.
A vásárolt eszközök üzembe helyezésének dokumentálása szükséges.
Polgármesteri Hivatal
Pl/5
A Városi Könyvtár Az SZMSZ mellékleteként alapító okiratba való csatolni kell az ellenőrzési Petőfi Sándor feltüntetése szükséges. nyomvonalat és a szabályÁltalános Iskola talanságok kezelésének eljárásrendjét. Nem került megtartásra 2005. évtől a munkavédelmi oktatás, az intézményben.
A belső szabályzatokat évente felül kell vizsgálni.
Pl/5-2
A számviteli politikában szabályozni kell a tárgyi eszközök üzembe helyezését, valamint a könyvvezetési feladatok ellátásáért felelős személyek körét.
A Kollektív Szerződés aktualizálása szükséges, valamint a munkaköri leírások kiegészítése.
Általános jelentőségű megállapítás
Csekély jelentőségű megállapítás
Petri telepi Iskola
Jelentés száma Szervezet megnevezése Pl/5-3
Kiemelt jelentőségű megállapítás
Az SZMSZ mellékleteként Szükséges csatolni kell a FEUVE kiküldetési
a
Hivatásos Önk. Tűzoltó Parancsnokság Pl/5-4 Egészségügyi Int.
Pl/9 Kálvin téri Általános Iskola
Pl/9-2 Petri telepi Általános Iskola
Pl/9-3 Csenki I. Műv. Iskola
rendszer alapját képező ellenőrzési nyomvonalat és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét.
rendelvény a saját gépkocsi használat esetén.
Az SZMSZ mellékletét képezi a FEUVE rendszer ellenőrzési nyomvonala és a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, melyet az Intézménynek el kell készítenie.
A kiadási bizonylaton szerepelnie kell a készpénzt átvevő aláírásának. Az utalványrendeletnek tartalmaznia kell a kötelezettségvállalások nyilvántartási számát.
A pótlékok, jutalmak esetében szükséges a döntéshozó írásba foglalása, melyet a szem. anyagban archiválni kell, valamin az erkölcsi bizonyítványokat is.
Szükséges a tantárgyfelosztás összeállításánál a törvényi túlóra keretek betartása.
Szükséges az SZMSZ és a munkaköri leírások aktualizálása, valamint a közalkalmazottak esetében az illetmény összegének, öszszetételének megfelelő dokumentumokkal való ellátása. A személyi anyagnak tartalmaznia kell az erkölcsi bizonyítványt. Szükséges az illetményeket meghatározó tényezők ledokumentálása, valamint az erkölcsi bizonyítvány csatolása a személyi anyaghoz.
4. Az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja az éves ellenőrzések kapcsán nem merült fel. Az ellenőrzött szervek munkatársai
részére az ellenőrzési, egyeztetési munkafolyamatok végzése során korrekt együttműködést tapasztaltunk.
5. A folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer (FEUVE) nem képezte részét az ellenőrzéseinknek. Az ellenőrzések során megállapítást nyert, hogy a Pl/7-es ellenőrzés (étk.tér. díj) alkalmával az intézményi térítési díjak feldolgozásánál alkalmazott FEUVE nagy mértékben elősegítette a szabályosságot, pontosságot. A hatékony munka érdekében jó volna, ha minden szervezeti egység rendelkezne FEUVE szabályzattal, amit a gyakorlatban is alkalmaznak.
II.
A belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása A hatályos 193/2003. (XI.26) Korm. rendeletben foglaltak szerint az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője az ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 15 napon belül intézkedési tervet köteles készíteni. Az elkészített intézkedési tervet az ellenőrzött költségvetési szerv vezetője haladéktalanul köteles megküldeni a belső ellenőrzési vezetőnek, aki az intézkedési tervet annak kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül véleményezi. Az ellenőrzött költségvetési szerv, illetve a szervezeti egység vezetője felelős az intézkedési terv végrehajtásáért, illetve annak nyomon követéséért. A belső ellenőrzés által tett megállapítások, javaslatok, ezen intézkedési terv realizálása során fog aktuálissá válni. A 2006. évben készült ellenőrzési jelentésekben foglaltakra egyetlen esetben sem került megküldésre az ellenőrzést végző szervezet felé írásbeli intézkedési terv.
III. Az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok Társaságunk szeretne nagy gondot fordítani a jövőben az ütemezett időpontok betartására az ellenőrzési terv végrehajtása során továbbá az utóellenőrzésekre és mindezek kapcsán együttműködni az ellenőrzött szervekkel. Ennek megvalósítása érdekében mindenképpen említést érdemelnek a következők: - az ellenőrzési tervben rögzített időszakra lehetőleg mindig legyen biztosítva az ellenőrzést végző személyek fogadása, - a jelentés tervezetre vonatkozó elfogadási észrevételi határidő (mely a 193/2003. (XI.26) Korm. rendelet 28. § (2) bek. szerint 15 nap) betartására figyelemmel kell lenni,
- 2007. évi ellenőrzéseink során a már fentebb hivatkozott Korm. rendelet 29. §-a szerint – az intézkedést igénylő ellenőrzési megállapítások - intézkedési tervben való írásban foglalásának szükségességét a jelentéseinkben rögzíteni fogjuk. - az ellenőrzött szerv – az intézkedési terv megküldésével – biztosítja az ellenőrzést végző szervezet számára a jelentésben foglaltak „visszacsatolását”, majd az utóellenőrzések folyamatának rendjét. Kérjük jelentésünk szíves tudomásulvételét és elfogadását.
Debrecen, 2007. február 28.
………………………..……………
ellenőrzési szerv vezetője
2. sz. melléklet Ellenőrzési mérleg a 2006. évben végzett ellenőrzésekről Költségvetési szerv Püspökladány Város Önkormányzat
Összes ellenőrzés
Tervben szerepelt
Soron kívül
Terven felül
db
ellenőrzési nap külső
db
ellenőrzési nap
db
ellenőrzési nap
db
ellenőrzési nap
22
110
22
110
-
-
-
-
Az ellenőrzési jelentések alapján készített intézkedési tervben foglalt, lejárt határidejű intézkedések megvalósításának helyzete 2006. XII. 31-én Intézkedések száma Költségvetési szerv Püspökladány Város Önkormányzat
Még nem végrehajtott
Végrehajtott
Összesen
-
-
-
Nem készült intézkedési terv A 1-9. sorszámú ellenőrzési terv alapján készült jelentésre
