1. sz. melléklet
A Szent István Egyetem irattári terve I. Szervezeti − vezetési ügyek Tétel szám
Tárgy
1.
6.
Szervezeti változások (egységek létesítése, bővítése, átszervezése, megszüntetése, alapító okiratok, integráció, egyetemi akkreditáció) Az Egyetem működésével kapcsolatos belső rendelkezések, egyetemi és kari szabályzatok, kollektív szerződés A Szenátus, a kari tanácsok, a vezetői, intézeti, szakcsoport értekezletek anyagai (tagok választása, jegyzőkönyvek, határozatok, döntések) Egyetemi és kari szintű bizottságok, tanácsok és egyéb testületek, szervezése és működése Az intézmény, a karok, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízásával és felmentésével kapcsolatos pályázatok és iratok Rektori és egyéb vezetői utasítások, körlevelek
7.
Munkatervek és jelentések
8.
MTA-val és egyéb felsőoktatási intézményekkel, külső cégekkel való együttműködésre vonatkozó elvi iratok Szakhatóságokkal történő kapcsolattartás iratai
2. 3. 4. 5.
9. 10. 11.
Az Egyetem működésére vonatkozó statisztikai összegzések A felsőoktatás, illetve az Egyetem fejlesztésének általános kérdései, intézményfejlesztési tervek
12.
Vezetői Irányítási Rendszerrel kapcsolatos iratok
13.
Minőségbiztosítási ügyek
14.
A szakszervezetek és a Közalkalmazotti Tanács, működésével kapcsolatos iratok A hallgatói önkormányzatok (HÖK, kollégiumi diákbizottság, Diákönkormányzat) működésével kapcsolatos iratok Egyetemi közoktatási intézmények elvi ügyei (fenntartói irányítás, támogatási megállapodások) Az egyetemmel kapcsolatban álló egyesületek (hallgatói szervezetek, klub), baráti körök,
15. 16. 17.
Megőrzési idő (év) Nem selejtezhető
Levéltárba adás ideje (év) 15
Nem selejtezhető
15
Nem selejtezhető
15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
15
15 15
15 15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
15 15 15
15
18. 19.
alapítványok működésével kapcsolatos iratok. Belső ellenőrök iratai (jegyzőkönyvek)
21.
Állami Számvevőszék, EMMI, más külső vizsgálatok jegyzőkönyvei és egyéb iratanyagai Bírósági és más hatósági (rendőrségi, ügyészségi, stb.) ügyek és eljárások Belső informatikai rendszer
22. 23.
Informatika, rendszerfejlesztés Országos hatáskörű szaknyilvántartások ügyei
20.
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető 20 Nem selejtezhető
15 15 15 15 15
24 – 30. fenntartva
II. Oktatási ügyek Tétel szám
Tárgy
31. 32.
Felvételi eljárás előkészítése, lebonyolítása Képesítési követelmények
33. 34.
Szakalapítás, szakindítás, akkreditáció (alapképzés, mesterképzés, szakirányú továbbképzési szak, felsőfokú szakképzés) Tantervek és elvi ügyeik
35.
Kredit ügyek
36.
Tanrendi ügyek, órarend, oktatási szünet
37.
Tantárgyi programok, tantárgyi felelősök
38. 39.
Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítése, kiadása, tankönyvrendelés Felnőttképzéssel kapcsolatos ügyek
40.
Oktatói munka hallgatói véleményezése
41.
Idegen nyelvi képzés
42.
Szülői munkaközösség, iskolaszék szervezése, működése Szaktanácsadói, szakértői vélemények, javaslatok és ajánlások Gyermek- és ifjúságvédelem 45–49. fenntartva
43. 44.
Megőrzési idő (év) 10 Nem selejtezhető Nem selejtezhető
Levéltárba adás ideje (év) 15 15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető 15
15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető 5
15
10
-
15 15 15 -
15 15 15 -
III. Egyetemi doktori tanács szervezetével és működésével kapcsolatos ügyek Tétel szám 50. 51. 52. 53. 54.
Tárgy Tudományos fokozatokkal kapcsolatos felvilágosítások Tiszteletbeli, kitüntetéses és rendes doktori avatások Doktori iskola/program alapításával kapcsolatos iratok Doktori képzés ügyei
55.
PhD fokozatok szerzésével kapcsolatos iratok, igazolás kérés Doktori diplomák kiállítása
56.
Tudományos fokozatok honosítása
57.
Habilitációs ügyek
Megőrzési idő (év) 10
Levéltárba adás ideje (év) -
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15 15 15 15 15 15 15
58–60. fenntartva
IV. Kutatással, fejlesztéssel, innovációval kapcsolatos ügyek Tétel szám
Tárgy
61.
Tudományos munkatervek, beszámolók
62.
67.
A tudományos munkával kapcsolatos napi iratok, normatív kutatástámogatás, tudományos kiadványok iratai Kutatócsoportokkal kapcsolatos iratok (projektek – teamek) Tudományos jellegű, kutatás-fejlesztés- innovációs, hallgatói tudományos pályázatok, pályázatokkal kapcsolatos szerződéskötések, szerződésmódosítások, követelésegyeztetések, szakmai-, pénzügyi beszámolók, hiánypótlások Tudományos pályázatokkal kapcsolatos adminisztráció, pénzügyi elszámolások iratai Oktatók és kutatók belföldi, tudományos tanulmányútjai, az ezzel kapcsolatos jelentések, beszámolók Nemzetközi projektek
68.
Találmányok, szabadalmi-, újítási ügyek
63. 64.
65. 66.
Megőrzési idő (év) Nem selejtezhető 10
Levéltárba adás ideje (év) 15 -
Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
15
-
Nem selejtezhető
15
Nem selejtezhető Nem
15
15
15
69. 70. 71.
Tudományos kiadványok és ezek iratai Pályázathoz nem kapcsolódó, szakmai partnerekkel folytatott egyéb levelezés Szaktanácsadás
selejtezhető 10 10 Nem selejtezhető
15
72–75. fenntartva
V. Egyetem külkapcsolati ügyei Tétel szám 76. 77. 78. 79. 80.
81.
Tárgy Egyezmények és kapcsolatok külföldi egyetemekkel, Erasmus megállapodások partner egyetemekkel Az oktatók külföldi tanulmányútjai, kiküldetései, nemzetközi konferenciákon való részvétel (jelentések, beszámolók) Kiküldetéssel kapcsolatos nem elvi jelentőségű iratok, kiutazási engedélyek Oktatók és hallgatók külföldi utazásainak megszervezése (kivéve Mobilitas) Oktatók, kutatók, hallgatók cseréje, az oktatók és kutatók külföldi egyetemeken folytatott oktató és kutató tevékenysége (külföldi ösztöndíjak), hallgatók külföldi tanulmányai, Mobilitas Külföldi látogatók, vendégek fogadása 82–85. fenntartva
Megőrzési idő (év) Nem selejtezhető
Levéltárba adás ideje (év) 15
Nem selejtezhető
15
5
-
10
-
Nem selejtezhető
15
10
-
VI. Hallgatói ügyek/Tanulmányi Hivatal ügyei Tétel szám 86. 87.
Tárgy
88. 89. 90. 91.
Hallgatói felvételek általános ügyei Felvett, de hallgatói jogviszonyt nem létesített és fel nem vett jelentkezők ügyei, fellebbezés Hallgatói iratkozási lapok Hallgatók személyi iratgyűjtője Hallgatói névsorok Hallgatói törzskönyv és névmutató
92. 93. 94. 95. 96.
Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltoztatás Más felsőoktatási intézménybe való áthelyezés Áthallgatás, részképzés Tantárgyi felmentések Hallgatói jogviszony igazolás, diákigazolvány
Megőrzési idő (év) 3 1 10 10 10 Nem selejtezhető 10 10 10 10 10
Levéltárba adás ideje (év) 25 -
97. 98. 99. 100.
101. 102. 103. 104. 105. 106. 107. 108.
ügyek Hallgatók passzív féléve Hallgatói jogviszony megszűnése (tanulmányok sikeres befejezése előtt) Hallgatók kizárása, elbocsátása, fegyelmi és kártérítési ügyei Vizsgaügyek: végzettségek, jegyek, javítóvizsgák, felmentés vizsgakötelezettség alól, nyelvvizsga ügyek (felülvizsgálat, bizonyítvány újra nyomtatása) Szigorlat, záróvizsga, diplomavédés jegyzőkönyvei, leckekönyvek Záróvizsga, érettségi vizsga szervezésére vonatkozó iratok Szakdolgozatok Oklevélügyek, oklevél másolat nyilvántartó Tudományos diákkörök, TDK és OTDK konferenciák, OKTV, általános és középiskolai tanulmányi versenyek ügyei Szakmai gyakorlatok, terepgyakorlatok Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői
110.
Hallgatói ösztöndíjakkal kapcsolatos ügyek, diplomadíj pályázat Költségtérítési díj, tandíj ügyek Közoktatási intézmények tanulóinak ellátása, juttatásai, térítési díjak Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei
111.
FAO hallgatók ügyei
112. 113. 114. 115. 116.
Különeljárási díjak, vizsgadíjak Diákhitel Hallgatók szociális támogatása, jutalmazása Hallgatói munkavégzéssel kapcsolatos iratok, diákmunka NEPTUN működtetésével kapcsolatos ügyek iratai
117. 118. 119. 120. 121. 122.
Hallgatói egyéni tanrendek Fogyatékkal élő hallgatók ügyei Hallgatói méltányossági kérelmek Hallgatói felszólítások Oktatói, szakvezetői feladatok Pályakövetés, DPR, Alumni
123.
Karrier Iroda ügyei 124–126. fenntartva
109.
10 10
-
Nem selejtezhető 10
15
Nem selejtezhető 5
15
5 Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
10 Nem selejtezhető 10
15
10
-
Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10 15 10 10
15
Nem selejtezhető 10 10 10 10 10 Nem selejtezhető 10
15
-
-
15
-
15 -
15 -
VII. Kollégiumi ügyek Tétel szám
Tárgy
127.
Kollégium vezetési és elvi ügyei
128.
Kollégiumi szabályzatok
129.
Kollégiumi felvételi kérelmek, fellebbezések, kizárások Kollégium gazdasági ügyei, térítések Külső-belső szállás ügyek Külföldi hallgatók ügyei 133–135. fenntartva
130. 131. 132.
Megőrzési idő (év) Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10 10 5 5
Levéltárba adás ideje (év) 15 15 -
VIII. Könyvtári, levéltári és múzeumi ügyek Tétel szám 136.
Tárgy
140.
Az egyetem könyvtári szervezetével és könyvtáraival kapcsolatos iratok Könyvtári állomány gyarapítása (könyv, időszaki kiadvány, nem hagyományos dokumentum) Hazai- és nemzetközi vétel, csere, ajándék Könyvtári állomány nyilvántartása, rendezése, ellenőrzése, megóvása (leltári iratok) Olvasói, kutatói, ügyfélszolgálati, könyvtárközi kölcsönzési, tájékoztatási ügyek iratai Oktatás/Felhasználóképzés iratai
141.
Közgyűjtemények elektronikus szolgáltatásai
142.
Közgyűjtemények pályázati iratai
143.
Az intézmény levéltári tevékenységével kapcsolatos ügyek Az egyetem muzeális tevékenységével kapcsolatos iratok 145–146. fenntartva
137. 138. 139.
144.
Megőrzési idő (év) Nem selejtezhető 10 Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető
Levéltárba adás ideje (év) 15 15 15 15 15 15 15 15
IX. PR, kulturális és sport ügyek Tétel szám
Tárgy
Megőrzési idő (év)
147.
Arculatformálás, egyetemi honlap (WEB) ügyei
Nem
Levéltárba adás ideje (év) 15
148.
Tájékoztató jellegű egyetemi kiadványok
149.
Egyetemi kommunikációval, PR-al kapcsolatos elvi jelentőségű iratok Kommunikációs-, PR- munka szervezésével kapcsolatos gyakorlati intézkedések iratai Egyetemi ünnepségek rendezése
150. 151. 152. 153. 154. 155.
Egyetemi rendezvények szervezése (oktatási, hazai és nemzetközi tudományos konferenciák, kongresszusok) Az egyetemi sport-, kulturális és művészeti élettel kapcsolatos iratok Közművelődés elvi ügyei Egyéb rendezvények szervezése 156–157. fenntartva
selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10
15 15 -
Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10
15
15
15 -
X. Humánerőforrás – gazdálkodási ügyek Tétel szám
Tárgy
158.
Vezetői pályázatok
159.
Egyetemi tanári, docensi, egyéb oktatói pályázatok, meghívások Közalkalmazotti jogviszony létesítés, módosítás, hosszabbítás, megszüntetés, nyugdíjazás Nem oktatói állások betöltése, pályázatok
160. 161. 162. 163. 164. 165. 166. 167. 168. 169. 170. 171. 172. 173.
További jogviszonyban állók alkalmazása Külföldi egyetemek, főiskolák oktatóinak és kutatóinak működése az egyetemen, külföldi állampolgárságú lektorok Egyetemen belüli áthelyezések Óraadói megbízások, külső előadók óradíjai Egyéb megbízási szerződések Munkaköri leírások Teljesítményértékelés, minősítés Kereset-kiegészítés, többletfeladat megállapítása, helyettesítési díj Jutalmazások, jubileumi jutalmak, segélyek, gratuláció Kedvezmények, tiszteletdíjak, napidíjak Állami, egyetemi, kari kitüntetések, díjak adományozása Tiszteletbeli professzori cím adományozása
Megőrzési idő (év) nem selejtezhető nem selejtezhető 50
Levéltárba adás ideje (év) 15 15 -
nem selejtezhető 15 Nem selejtezhető
15
20 50 15 10 10 50
-
5
-
10 Nem selejtezhető Nem
15
15
15
174. 175. 176. 177. 178. 179. 180. 181. 182. 183. 184. 185. 186. 187. 188. 189. 190. 191. 192. 193. 194. 195. 196. 197. 198. 199. 200. 201. 202. 203. 204.
Magántanári, címzetes egyetemi tanári és docensi cím adományozása Professor Emeritus, Rector Emeritus cím adományozása Jubileumi diplomák, díszoklevelek adományozása Kutatói (dolgozói) ösztöndíjak Tanulmányi (dolgozói) szerződések, tanulmányi szabadság ügyei Szolgálati idő megkérése, beszámítása Társadalombiztosítási, egészségbiztosítási ügyek okmányai Személyügyi terv, létszámgazdálkodással kapcsolatos iratok, Munkáltatói kölcsön ügyek Alkalmazottak fegyelmi és kártérítési ügyei Temetési ügyek, egyetem saját halottja Dolgozók illetménnyel kapcsolatos személyi anyagai, illetményemelés Bérkartonok Bérkeret, bérjegyzékek, bértablók, túlóra elszámolás Társadalombiztosítási egyéni nyilvántartó lapok, nyugdíjbiztosítás Járulék lapok Táppénzes tasakok Levonásokkal kapcsolatos nyilvántartás, táppénz és családi pótlék kifizetése, jutalmazás pénzügyi lebonyolítása Adó, TB bevallások Adóigazolások, nyilatkozatok Bérfeladások, bérösszesítők, bérstatisztikák Távolléti és munkába állási jelentés Szabadság nyilvántartó lapok Szabadságkérelmek, nyilvántartás Családi pótlék folyósításával kapcsolatos ügyek és nyilvántartások GYED, GYES igazolások Emberi –Erőforrás Központtal folytatott egyéb levelezés, ügyintézés Jelenléti ívek 50%-os kedvezményű közalkalmazotti utazási utalványok nyilvántartása, munkába járás költségei Ebédjegyigénylés 205–207. fenntartva
selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10 10
15 15 15 -
50 50
-
Nem selejtezhető 30 Nem selejtezhető 10 Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető 50 50
15
10 10 10 5 8 3 10
-
5 5
-
5 5
-
5
-
15 30 50 50 50 50 -
XI. Pénzügyek és gazdasági vonatkozású ügyek Tétel szám
Tárgy
208.
Gazdasági ügyrendek, szabályzatok, utasítások
209.
Éves és távlati költségvetés, a gazdálkodó egységek költségvetése és azzal kapcsolatos kiegészítő mellékletek, táblázatok, előirányzatok Éves beszámoló jelentés és azzal kapcsolatos mellékletek Pénzügyi, gazdasági ellenőrzésre vonatkozó iratok (belső, külső ellenőrzés) Beruházások, felújítások (épület, épület és berendezés átalakítására vonatkozó tervek, tervrajzok, kivitelezési szerződések) Beruházások, felújítások pénzügyi lebonyolítása, elszámolással kapcsolatos levelezés Telekügyek, ingatlan, vagyonkezelés ügyei
210. 211. 212. 213. 214. 215. 216. 217. 218. 219. 220. 221. 222. 223. 224. 225. 226. 227. 228. 229.
Hitelekkel és póthitelekkel kapcsolatos elvi jelentőségű iratok, hitelfelvétellel kapcsolatos iratok Központosított közbeszerzés körébe tartozó beruházások, szolgáltatások, beszerzések iratai Külföldről támogatott (EU) pályázatok pénzügyi lebonyolítása Belföldi pályázatok elszámolásai Támogatási, vállalkozói, bérleti és egyéb szerződések, megállapodások, témaszámigénylés, teljesítés igazolások Pénztári ügyek (pénztárnapló, pénztárbizonylat, jegyzőkönyvek) Pénzforgalmi kartonok Banki levelezés, bizonylatok Számviteli bizonylatok, főkönyvi kivonat, főkönyvi számlák, egyéb bizonylatok, költségek kifizetése Anyagkönyvelési naplók, számlalapok és bizonylatok Folyószámla nyilvántartás Nagy értékű tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása Kis értékű tárgyi eszközök beszerzése, nyilvántartása Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése, elszámolása Anyagbeszerzések, anyagigénylések, fogyóeszközök megrendelése, javítása,
Megőrzési idő (év) Nem selejtezhető Nem selejtezhető
Levéltárba adás ideje (év) 15 15
Nem selejtezhető Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
10
-
Nem selejtezhető Nem selejtezhető
15
10
-
Nem selejtezhető Nem selejtezhető 20
15
5
-
10 10 10
-
5
-
10 Nem selejtezhető 20
15
10
-
5
-
15 15
15
15 -
-
230. 231. 232. 233. 234. 235. 236. 237. 238. 239. 240. 241. 242. 243. 244. 245. 246. 247. 248.
karbantartása, raktári ki- és bevételezési bizonylatok Gépjárművek vásárlásával, használatával, értékesítésével kapcsolatos ügyek, utazási költségtérítés, utazási utalvány Egyetemi üdülővel kapcsolatos tervek, rendelkezések iratai Szolgálati – és bérlakás ügyek Reprezentációs keret és a vele kapcsolatos ügyek Leltári és raktárügyek, selejtezés Magyar Államkincstár, TÁH ügyiratai Adóbevallások és adófizetéssel kapcsolatos ügyiratok, bizonylatok Vámkezelési ügyek Biztosítási ügyek Gondnoksági ügyek Helyiség gazdálkodási ügyek Létesítmény üzemeltetés (takarítás, karbantartás, stb.) Vagyonvédelem (lopási ügyek) Tűzvédelem Munkavédelem (munkahelyi balesetek) Polgári védelem, környezetvédelem (veszélyes hulladék kezelésével kapcsolatos ügyek) Energetika (áramszolgáltatás, víz, fűtés, gáz) Postaköltség elszámolás, fiókbérletek, telefon, internet előfizetés TÜSZ és NEXON működtetésével kapcsolatos ügyek 249–250. fenntartva
5
-
Nem selejtezhető Nem selejtezhető 10 10 10 10
15 15 -
5 5 10 5 10
-
30 30 50 30
-
5 5
-
5
-
XII. Adminisztratív és egyéb ügyek Tétel szám 251. 252. 253.
Tárgy Orvosi rendelők, egészségügy Iratnyilvántartók, iktatókönyvek, selejtezési, átadás-átvételi jegyzőkönyvek Az egyetemen folyó állatgyógyászati ügyek hivatalos iratai (kivéve betegkartonok) 254. – fenntartva
Megőrzési idő (év) 10 Nem selejtezhető 10
Levéltárba adás ideje (év) 15 -
