A projekt idő-, erőforrás és költségterve 1. rész
A TERVEZÉS FOLYAMATA
a projekttevékenységek meghatározása a tevékenységek közötti logikai – függőségi kapcsolatok meghatározása erőforrás-allokáció és a tevékenységek időtartamának kialakítása a projektteljesítési folyamat időtervének kialakítása az időterv elemzése a teljesítés költségeinek becslése és a pénzáramlási terv elkészítése optimalizálás
A tevékenységek meghatározása
Tevékenységnek tekinthető a projektfolyamat minden olyan eleme, amelyre vonatkozóan megállapítható, hogy: Két, meghatározható időpont (kezdés és befejezés) között kerül teljesítésre
Teljesítése valamilyen erőforrást igényel
A teljesítés helyszíne, illetve szervezeti egysége meghatározható Eszköz: tevékenységi struktúra
Tevékenységi struktúra A tevékenységi struktúra hierarchikus rendszerben ábrázolja a projekteredményt létrehozó tevékenységfolyamatot: a hierarchia csúcsa: a munkafolyamat egésze az első felbontási szint: a fő tevékenységi csomagok a második felbontási szint: résztevékenységi csomagok a legalsó szint: elemi tevékenységek
A leggyakoribb szempontok a felbontás elvégzésére:
A tevékenységfolyamat szakmai határai A projekt teljesítésében résztvevők felelősségi határai A projektteljesítés földrajzi helyszínei A projektciklus fázisai
Felbontási szint: az erőforrásigény egyértelmű rögzítésének követelménye.
Tevékenységi struktúra - példa
A tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok meghatározása
A teljesítés sorrendje a következő kérdésekre adott válaszok segítségével valósítható meg:
Melyek a teljesítés megkezdésének feltételeként befejezendő közvetlenül megelőző tevékenységek? Melyek a közvetlenül következő tevékenységek? Melyik tevékenységek esetében lehetséges az átfedésben történő teljesítés, illetve melyik tevékenységek között szükséges a várakozás? Melyik tevékenységek végezhetők párhuzamosan, azaz melyik tevékenységek kezdhetőek el azonos időpontban?
Precedencia-táblázat.
Precedencia táblázat
Az erőforrás-allokáció és a tevékenységi időtartamok kialakítása
IDŐTARTAM ↔ ERŐFORRÁS
normák tapasztalati adatok szakmai becslés
A teljesítési folyamat időtervének ábrázolása
Általánosan alkalmazható ábrázolás-technikai megoldású időterveknek azokat az időtervezési megoldásokat nevezzük, amelyek alkalmazhatóságát nem befolyásolják a projektben foglalt tevékenységek specifikumai. Követelmények:
Egyetemlegesség: az ábrázolás-technika le tudja képezni a a tevékenységek logikai-függőségi kapcsolatait Pontosság: a leképezés megközelíti a valóságos logikaifüggőségi kapcsolatokat Rugalmasság: az ábrázolás-technika képes befogadni a projekt teljesítése során bekövetkező változásokat Áttekinthetőség
Az általánosan alkalmazható ábrázolástechnikai megoldások két nagy csoportra oszthatóak:
Oszlop- vagy sávdiagramok (Gantt-diagram) Hálódiagramok (nyíl vagy alakzat)
Gantt diagram
CPM háló: a tevékenységeket nyílként értelmező jelöléstechnika
MPM háló: tevékenységeket alakzatként értelmező jelöléstechnika
Az időterv elemzése
Milyen hosszúságú időtartam alatt teljesíthető a projektben foglalt munkamennyiség a tevékenységek rögzített logikai-függőségi kapcsolatai és a teljesítésükhöz figyelembevett erőforrások alapján? Az elemzés eredménye az időterv kritikus útjának a hossza, amely időtartamként mutatja a projekt teljesítési idejét
Az időterv elemzése a következő lépésekből tevődik össze: A projekt kezdési és befejezési időpontjának megállapítása A tevékenységek kezdési és befejezési időpontjának megállapítása A kritikus tevékenységek azonosítása Az időterv kritikus útjának azonosítása
Időterv-elemzési táblázat
Precedencia táblázat
Az időterv elemzése – folyt.
A legkorábbi kezdési időpont (ES) az az időpont, amikorra a projektteljesítés megkezdésének adottak a feltételei. A tevékenység legkorábbi befejezési időpontja a következő módon kalkulálható:
EF = ES + a tervezett teljesítési időtartam
A legkésőbbi befejezési időpont (LF) és a legkésőbbi kezdési időpont (LS)
LS = LF - a tervezett teljesítési időtartam
Teljes csúszás (TF)
Teljes csúszás (TF): az a maximális időtartam, amellyel a tevékenység megkezdése elhalasztható a legkorábbi kezdési időponttól (ES), vagy tervezett teljesítési időtartama megnövelhető, anélkül, hogy ez még megakadályozná a projekt elvárt időpontra történő teljesítését. TF = LS – ES = LF – EF A 0 teljes csúszással rendelkező tevékenységeket kritikus tevékenységeknek nevezzük. A kritikus tevékenységek összefüggő láncolata alkotja az időterv kritikus útját.
Független csúszás (FF)
Független csúszási időtartam (FF): a teljes csúszási időtartamnak az a része, amellyel egy tevékenység elhalasztható a legkorábbi időponttól (ES), vagy tervezett teljesítési időtartama megnövelhető, anélkül, hogy ez még megakadályozná a közvetlenül követő tevékenységek teljesítésének legkorábbi kezdési időpontban történő megkezdését.
FF = EFmegelőző - ESkövető
A TF és az FF viszonya
MPM háló
Gantt diagramm
A kritikus út rövidítése
Amikor a kritikus út hossza nagyobb a rendelkezésre álló időtartamnál, az optimalizálás a kritikus út rövidítéséből áll A kritikus út rövidítésének szabályai (Gido és Clements, 1999):
A leghosszabb negatív teljes csúszási időtartammal rendelkező tevékenységeknél célszerű kezdeni A leghosszabb időtartamú tevékenységekre célszerű koncentrálni
A kritikus út rövidítésének módszerei
Több vagy nagyobb teljesítőképességű erőforrás alkalmazása A hosszabb időtartamra tervezett kritikus tevékenységek felbontása több, párhuzamosan is végezhető résztevékenységre A hatékonyság növelése a kritikus tevékenységek teljesítésében A kritikus tevékenységek közötti átfedések számának és mértékének növelése A tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatok újratervezése
A rövidítés növeli az érintett tevékenységek költségeit
A tervezés egy Rövidítés utáni költség – Eredeti költség időegységére jutó = Eredeti kritikus út – Rövidített kritikus út többletköltség
Az időtervben alkalmazott ábrázolásmód kiválasztása Kiindulási alapok: a felhasználók információs igényszintje (szervezeti sajátosság)
felsővezetők projektvezető a projektcsoport tagjai
a projekt sajátosságai (tevékenységek logikai – függőségi kapcsolata)
Gantt-diagram:
Egyértelműen jelzi a tevékenységek közötti várakozást, érzékelteti az egymást közvetlenül követő tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatot, de nem jelzi az egymást közvetlenül nem követő tevékenységek közötti logikai-függőségi kapcsolatokat. Nagyobb tevékenységszám esetén nem megoldható a teljesítési sorrend szerinti tevékenység-felosztás. A függőségi nyilak korlátozzák az áttekinthetőséget. Korlátozott rugalmasságú ábrázolásmód.
A tevékenységeket nyílként értelmező hálótervek:
Egyértelműen mutatják a projektben foglalt tevékenységek logikai-függőségi kapcsolatait, de grafikailag nem jelenítik meg az átfedést és a várakozást. Lehetővé teszik a változások befogadását.
A tevékenységeket geometriai alakzatban értelmező hálótervek:
Eltekintve a várakozástól és az átfedéstől, minden logikai-függőségi kapcsolat leképezésére alkalmasak Alkalmasak a változások befogadására.
A döntésben alkalmazott összefüggések: Kevés számú tevékenység (max. 40 – 50), sok átfedés vagy várakozás, kevés nem egymást követő függőségi kapcsolat → GANTT DIAGRAM Nagy számú tevékenység, kevés átfedés vagy várakozás, sok nem egymást követő függőségi kapcsolat → NYÍL vagy ALAKZAT Nagy számú tevékenység, sok átfedés, sok nem egymást követő függőségi kapcsolat → ALAKZAT
Információs rendszer projekt Feladat: időterv MPM háló formában + kritikus tevékenységek Tevékenységek
Közvetlenül megelőző tevékenységek
Időtartam (hét)
A: Igényfelmérés
-
4
B: A működési folyamat tervezése
A
10
C: A szoftvercsomag módosítása
B
8
D: A belső eljárások módosítása
B
6
E: A manuális folyamatok módosítása
B
16
F: A szofvercsomag tesztelése
C
6
G: A belső eljárások tesztelése
D
4
H: A manuális folyamatok tesztelése
E
4
I: Az új szoftvercsomag bevezetése
F, G, H
6
J: A felhasználók betanítása
F, G, H
2
I, J
1
K: A projekt kiértékelése
