FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ A PROGRAM NEVE: SZ_VZS Számlázási programrendszer, Azonosító: SZ_VZS2001 A program névjegyében ellenőrizhető: Szerviz menü – Névjegy. Intéző - Piszkozat modulban. Bal alsó sarok: Névjegy gomb. SZÁMLÁZÁSI PROGRAM MODUL (pénznem: FORINT) A program futásához szükséges: WINDOWS XP Windows 7 ill. Winodws 8 operációs rendszer (64 vagy 32 bit) A4 méretű nyomtató A program kezeléséhez feltétlenül szükséges windows kezelési alapismeret! Az alapvető windows kezelési útmutatót a leírás nem tartalmaz! A program indítása: Számlázás ikonra kattintva.
TARTALOMJEGYZÉK 1. TŐRZSADATTÁRAK 2. KIMENŐ GÉPI SZÁMLA KÉSZÍTÉSE (Forint) 3. SZÁLLÍTÓLEVÉL KÉSZÍTÉSE 4. PÉNZTÁRGÉP (BLOKK) MELLÉKLET KÉSZÍTÉSE 5. ÁRAJÁNLAT KÉSZÍTÉSE 6. SZERZŐDÉS KÉSZÍTÉSE 7. LEKÉRDEZÉSEK, LISTÁZÁSOK 8. SZERVIZ TEVÉKENYSÉGEK, ALAP BEÁLLÍTÁSOK 9. ADATOK MENTÉSE 10. EXPORT SZÁMLÁZÁSI PROGRAM MODUL (Deviza) 11. SZÁMLÁZÁS INTÉZŐ ÉS PISZKOZAT MODUL
ÁLTALÁNOS funkciók A programok vezérlése a képernyő felső részén megjelenő ikonok ill az ablak felső sarkában található menü alkalmazásával ill. választásával történhet. Az elvégezendő feladatnak megfelelően (pl. felvitel (új tétel), módosítás, törlés ) meg kell keresni a megfelelő funkciót mutató ikon ill. menü funkciót, és azt annak megnyomásával (egy kattintással) lehet végrehajtani. A rendszerben alkalmazott ikon illetve gomb funkciók és hatásuk:
Felvitel (új tétel)
új tétel hozzáadása az állományhoz. A képernyőn az új tétel lesz aktuális.
Módosítás:
A képernyőn aktuális tétel adatainak módosítása. Ki kell jelölni a módosítandó tételt és a gombra kattintva aktivizálódik a módosítási funkció.
Törlés:
A kijelölt aktuális tétel törlése. Törölni csak olyan tételt szabad, amelyikre már biztosan nem lesz szükség. Már alkalmazott törzsadatot törölni nem szabad!
Első tételre lép. Egyet vissza lép a tétel között vagy megáll az elsőnél.
Előre lép a tétel között vagy megáll az utolsónál.
Utolsó tételre lép. Keresés:
A képernyőn lévő tételek gyors keresését segíti elő. Az adott törzs vagy forgalmi tétel rendezési kulcsa szerint beütött karakterekre azonnal reagál, és rááll az első megadott karakterekkel kezdődő tételre és egyben ez lesz az aktuális.
Törzsadattár hívása:
Ha az adatok feldolgozása során szükség van valamelyik törzsadattárra, akkor az adatbekérő mező előtt található ikont/gombot megnyomva bejön a megfelelő törzsadattár, és kívánt tétel onnan kiválasztható.
Nyomtatás
Választás és kilépés
Az inverz csík megfelelő tételre állítása után a választás nyugtázása
Rendben:
Ezzel a gombbal nyugtázzuk egy adott képernyőn az újonnan felvitt vagy módosított adatokat.
Eldob/Kilépés:
Ezzel a gombbal eldobhatjuk az újonnan felvitt vagy módosított tételt. A beütött adatok nem kerülnek az adattárba. A képernyő levétele.
Kilépés:
Az adott funkcióból való kilépés. A képernyő bezárása.
Lista:
Az adott törzsben vagy forgalmi tételeknél a listázás elindítására szolgál. Megnyomására általában egy ablak jelenik meg a képernyőn, melyen a listázási feltételek adhatók meg, és ez után kezdődik a lista elkészítése.
A mezők, adatok közti mozgásra a Tabulátor vagy az Enter bill. szolgál. 1. TŐRZSADATTÁRAK: Menü – Törzsadattárak A funkció rendeltetése a rendszerhez tartozó viszonylag állandó adatok felvitelének és folyamatos karbantartásának biztosítása. A kezelendő törzs állományt a menüből kell kiválasztani. BANK ADATTÁR Itt rögzítjük a számlázáshoz szükséges bankszámlaszámokat. A bank kódot 01-től folyamatos sorszámmal lássunk el. CIKKSZÁM ADATTÁR Cikkszám: Max. 13 jegyű. Beállítható, a rendszer indításakor kérhető: l-a felhasználó által definiált cikkszámok, rögzítése engedélyezett l-automatikus folyamatos sorszám, módosítása nem engedélyezett a program generálja l-cikkcsoportonkénti sorszám, módosítása nem engedélyezett a program generálja Megnevezés: kötelező kitölteni, a számlára is ez kerül kinyomtatásra. (max. 40 karakter) Mód: Kötelező kitölteni! lcikk,áru termék: A készlet gyűjtése értékben és mennyiségben. lSzolgáltatás: Ebben az esetben nem történik készlet gyűjtés. lAltételekre bontott cikk, áru, termék: összevonható több cikk erre a cikkszámra. (Leírása nem lehetséges, kérjen telepítéskor helyszíni magyarázatot!) A készlet gyűjtése csak mennyiségben. Mennyiségi egység
Jegyzék szám (VTSZ, SZJ..) Listaár: (Eladási ár) Számlázáskor segítségül szolgálhat az eladási ár meghatározásánál. Deviza nem: Csak export számlázás esetén van rá szükség. Deviza listaár: Csak export számlázás esetén van rá szükség. (Eladási ár) Számlázáskor segítségül szolgálhat az eladási ár meghatározásánál. A legmagasabb listaár az 1. legyen. Nem adható kedvezmény: Abban az esetben jelöljük ki ha nem akarunk semmilyen esetben sem kedvezményt adni számlázáskor a termékre. (pl. Kicsi az árrés.) Számlázáskor nem enged kedvezményt adni. Minimum készlet mennyisége: A raktárkészlet listára felveszi a terméket, ha az itt meghatározott készlet alatti a göngyölített készlet mennyisége. Maximum készlet mennyisége: A raktárkészlet listára felveszi a terméket, ha az itt meghatározott készlet feletti a göngyölített készlet mennyisége. Export számlázás esetén kötelező még kitölteni: Idegen megnevezés Idegen mennyiségi egység Súly Garancia idő: Ha van beállított garancia levél nyomtatás, akkor az itt megadott garancia idők kerülnek kiírásra. Utolsó beszerzési adatok: A készlet programban, bevételezéskor kerül aktualizálásra. A többi adat csak nyilvántartási célból kell. CIKKSZÁM FŐCSOPORT ADATTÁR Itt határozhatjuk meg a cikkek csoportjait. FIZETÉSI MÓD ADATTÁR Kódolnunk kell a számlán szereplő fizetési módokat: pl. U=utalás K=készpénz C=csekk Fiz.mód: A készpénzes módot jelöljük K betűvel, átutalásnál U betűt kell megadni. Banki/Naptári nap: Banki napok számításánál kihagyja a szombatokat és vasárnapokat az esedékesség számításánál. (Az ünnepeket nem veszi figyelembe, azt a kezelőnek kell figyelni.) Öt megjegyzés sort adhatunk meg, amit a program a számla utolsó soraiba nyomtat. (PL.készpénzes fizetésnél: Köszönjük a vásárlást!) FUVAR SZÁM ADATTÁR: Nincs még bevezetve. Kitöltése nem kötelező! IRÁNYÍTÓSZÁM ADATTÁR: Használata esetén, a partner adattárban, az irányítószám megadásakor kiíródik a helység neve. JEGYZÉK ADATTÁR: Itt rögzíthetjük a számlázáshoz szükséges VTSZ és SZJ (stb.) számokat. JOGCÍM ADATTÁR: Számlázáshoz nem kell használni! MOZGÁSSZÁM ADATTÁR Számlázáshoz nem kell használni! Csak abban az esetben kell feltölteni, ha használja a készlet modult. A mozgásszám határozza meg a készlet mozgás irányát: növekedés vagy csökkenés. MUNKASZÁM ADATTÁR Elszámolási egység megadására nyílik lehetőség. PARTNER ADATTÁR A céggel kapcsolatban álló vevők és szállítók adatainak nyilvántartására szolgál. A törzsben minden vevőnek és szállítónak szerepelnie kell, de csak egyszer! A program folyamatos sorszámmal látja el az új partnert. Az árkategória: a számlázáskor választott vevőt a kiválasztott cikkszám megfelelő árkategóriába állítja. RAKÁR KÓD ADATTÁR A raktárak megadására szolgál. Kódolás: 01-99-ig. SZÁMLATÜKÖR ADATTÁR A kontírozáshoz szükséges főkönyvi számokat kell rögzíteni. 2. KIMENŐ SZÁMLA KÉSZÍTÉSE (Forint): Menü: Számlanyilvántartás – Kimenő számla napló A cikkszám adattárban meghatározott árucikkek vagy szolgáltatások számlázására szolgál Forintban. Itt végezhető el a szállítólevélen átadott tételek számlázása is. A számla adatokat két logikai egységbe csoportosítva kezeli a program. A számla fejrész adatoknak megfeleltet egy fejsor tételt, a számla tartalmának pedig annyi tételsort, mely biztosítja az adatok kívánt mértékű bontásban és adattartalomban történő bevitelét. A tételsorok számát és tartalmát a felhasználó állapítja meg. A fejsor tétel felvitele után a rendszer sorszámmal látja el a tételt, amely egyben a számla száma is. A sorszámot a rendszer hozzá nem férhetően kihagyás vagy ismétlés nélkül vezeti. A számla sorszám formája nyomtatáskor: 4 pozíció előtag + 6 jegyű folyamatos sorszám A számla fejsorban megadandó adatok: - Vevő: A vevő kiválasztása a partner adattárból történik a vevő megnevezésének megadásával. A kiválasztás ablakkal támogatott, mely lehetőséget kínál arra is, hogy a kiválasztás egyértelmű legyen. - Bankszámla: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Fizetési mód: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Teljesítés kelte: alapértelmezés a gépi dátum.
- Számla kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Esedékesség napszám: Alapértelmezés a partner adattárban rögzítettetek szerinti nap, egyénként nulla. - Esedékesség; Számla kelte + Esedékesség napszám Kiszámítása történhet banki nap (szombat és vasárnap kihagyásával) vagy naptári nap alapján. A számítási módot a fizetési mód adattárnál adhatjuk meg. - Szállító, megrendelő, árajánlat beolvasás. Kijelölésével lehetőség nyílik a nem számlázott szállítólevél, bejövő megrendelés ill. árajánlat beolvasására. Ki számlázott előleg visszavonása is ezzel a funkcióval lehetséges. - Megjegyzés:
Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása.
Beállítástól függően lehetőség van idegen programból is átvenni a számlázáshoz szükséges adatokat: Beolvasás idegen programból gombbal történik. Ebben az esetben a szükséges adatok törzs adattárban is tárolásra kerülnek. (partner, cikkszám...) A beolvasás után még javíthatók a számlázási adatok. Sikeres beolvasás után nyomtatható a számla. Beállítástól függően lehetőség van sztv. dátum rögzítésére is ami igény esetén a számlára is nyomtatható. A számla tételsorban tételsoronként megadandó adatok: -Gyári szám, lejárati idő: Alapbeállításban lehet bekapcsolni a megjelenését. -Cikkszám; (Megnevezés, Jegyzék szám, Mennyiségi egység és az ÁFA kulcs a cikkszám adattárban a jegyzék számhoz rendelt ÁFA kulcs szerint töltődik ki) Szolgáltatás esetén, a megnevezés és a mennyiségi egység átírható, egyébként nem. - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása. -Raktárkód -Mennyiség Az Áfa számítás módjának elnevezése: Ha az alapbeállításban a bruttó egységár számítása nincs kijelölve , akkor nettó egységárral számolunk, továbbiakban nettó egységárra hivatkozva.Ha az alapbeállításban a bruttó egységár számítása van kijelölve, akkor bruttó egységárral számolunk, továbbiakban bruttó egységárra hivatkozva. -Egységár ; cikkszám adattárban rögzítetteknek megfelelően. Alapértelmezés a partner adattárban megadott árkategória szerint. Nettó egységár esetén áfa nélkül kell megadni. Bruttó egységár esetén áfával növelt egységárat kell megadni. -Kedvezmény / felár %: a kedvezményt mínusz előjellel kell megadni. -Kedvezmény felár összege: a program által számított: egységár * ( kedvezmény % / 100) -Korrigált egységár: Egységár – kedvezmény összege -adóalap; Nettó egységár esetén: adóalap = mennyiség * korrigált egységár forintra kerekítve. Lehetőség van tizedesre kerekítés, ha a partner adattárban beállítjuk a tizedest az adott partnernél az ÁFA kulcs fülnél. Bruttó egységár esetén az adóalap számítása következőképpen történik: adóalap = Bruttó érték ( korrigált egységár * mennyiség ) / ((Áfa kulcs/100) +1) forintra kerekítve. Lehetőség van tizedesre kerekítés, ha a partner adattárban beállítjuk a tizedest az adott partnernél az ÁFA kulcs fülnél. -ÁFA összeg; a program által számított, kerekítve egész forintra. ( jegyzék törzsben megadott ÁFA kulcs alapján) Nettó egységár esetén az áfa számítása következőképpen történik: Áfa összeg = adóalap * (Áfa kulcs/100) forintra kerekítve. Bruttó egységár esetén az áfa számítása következőképpen történik: Áfa összeg = Bruttó érték ( korrigált egységár * mennyiség ) – adóalap -Munkaszám: Elszámolási egységre való gyűjtést tesz lehetővé. Kimenő számla készítése: Válassza ki a menüből a számla nyilvántartás menüpontot. Válassza ki a legördülő menüből a kimenő számla napló menüpontot. Nyomja meg a FELVITEL ikont. írja be a partner kezdőbetűit. Mozoghatunk még a partnerek között a jobbra és a balra mutató nyilakkal is. Amennyiben létezik a partner a törzsben, kiírásra kerülnek az adatai az alatta lévő kis ablakban. Ha nem létező a partner, nyomjuk meg a partner kód melletti lista gombot . Itt is meggyőződhetünk a partner létezéséről, ha a keresendő mezőbe újra beírjuk a kezdőbetűket. A táblázatban lévő inverz csík rááll az első találatra. Lapozzunk előre amíg a megfelelő kezdőbetűkkel kezdődő partnert látjuk. Ha megtaláltuk a megfelelőt nyomjuk meg a Választás és kilépés ikont és visszatérünk a számla felvitelbe. Amennyiben nem található a partner a táblázatban vigyük fel új tételként a FELVITEL gombra kattintva. A rendben gomb megnyomása után az előző ablak táblázatában lévő inverz csík rááll az újonnan felvitt partnerre. Nyomjuk meg a Választás és kilépés ikont, és visszatérünk a számla felvitelbe. Amennyiben szállító levelet, megrendelést szeretnénk számlázni, jelöljük be a Szállító, megrendelés beolvasást. Adjuk meg a képernyőn szereplő többi adatot is. A megjegyzés után kérdést tesz fel a program: “Beírhatom az adattárba?” Ha leellenőriztük az adatok helyességét, nyomjuk meg az ”'igen” gombot. “nem” válasz esetén nem rögzíti a gép az adatokat, és visszatér a keresendő partner mezőbe. “igen” esetén, ha volt szállító és megrendelő kijelölés, akkor választási lehetőség nyílik a még nem számlázott szállító levél és megrendelés számlázására. A megjelenő képernyőn jelöljük a számlázandó tételeket és nyomjuk meg a RENDBEN gombot. A tételsorba beolvassa a kijelölt tételeket. A számlához még adhatunk új tételeket, de a beolvasott
tételeket már nem módosíthatjuk. A számlát már csak nyomtatnunk kell. Lásd később. Ha nem volt szállító és megrendelő kijelölés, akkor a tételsorok felvitele képernyő jelenik meg. A kereséshez írjuk a számlázandó cikk kezdő betűit. F9 fukciós billentyűvel válthatunk név és cikkszám keresés között. A bal oldali kis ablakban láthatjuk a találatot. Mozoghatunk még a cikkek között a jobbra és a balra mutató nyilakkal is. Sikeres választás esetén, csak enter billentyűvel nyugtázzuk a cikkszámot. Adjuk meg a raktár kódot. A mennyiség begépelése után, választhatunk a cikkszám adattárban rögzített lista árakból. (jobbra,balra nyíl) Az egységár még korrigálható tetszés szerint. Százalékban adhatjuk meg a kedvezmény mértékét mínusz előjellel.. Adjuk meg a képernyőn szereplő többi adatot is. A munkaszám megadása vagy átlépése után kérdést tesz fel a program: “Beírhatom az adattárba?” Ha leellenőriztük az adatok helyességét, nyomjuk meg az ”'igen” gombot. “nem” válasz esetén nem rögzíti a gép az adatokat, és vissza tér a cikk keresés mezőbe. “igen” esetén, rögzíti a tételt, és visszatér a keresés mezőbe: Új tétel felvitelre állítja a képernyőt. Tételsorok módosítása: A képernyő alsó részén jelöljük ki a módosítandó tételt. Nyomjuk meg a módosítás ikont. ?ssük át az adatokat, és a végén nyomjuk meg a RENDBEN ikont, vagy várjuk meg a munkaszám elhagyása utáni kérdést, és nyugtázzuk igen vagy nem válasszal. Ha befejeztük a tétel(ek) felsorolását, nyomjuk meg az kilépés ikont. Nyomjuk meg a nyomtatás ikont a számla nyomtatásához. A “számla vége?” kérdésre válaszoljunk igen vagy nem válasszal. Nem esetén visszatérünk a számlához és még javíthatunk a tételeken, törölhetünk, még vihetünk fel új tételeket is. Igen esetén nyomtatásra kerül a számla. Alaposan vizsgáljuk meg a kinyomtatott számlát, hogy megfelel-e az alaki és tartami követelményeknek, a törvény által megszabott feltételeknek! A kinyomtatott számlán szerepel a számla lapszáma (többoldalas számla) és a számla példányszáma is. A számla példányszámát és a használt papír típusát a program telepítésekor kell a program telepítőjének beállítani. A számla példányszámát hozzá nem férhető módon a rendszer kezeli. Ha a számla nyomtatásra kerül, a példányszám értéke egyel nő. Ennek megfelelően a számla első lapjának nyomtatása során a példányszám értéke egy. Második példány nyomtatása esetén “2. példány” stb. Ez a példányozás előnyomás nélküli egy példányos papírra készülhet. Abban az esetben, ha több példányban összeszerelt leporellóra készülne a számla, a kinyomtatott papírra az kerül, hogy a számla hány példányban készül, és a számla lapszáma (több oldalas számla esetén). A számla nyomtatása után a számla adatok módosítása már nem lehetséges. Ebből adódóan az utólag felmerülő helyesbítési igények egy következő számlában adhatók meg.. Számla helyesbítés: Ha egy számla teljes tartalmát helyesbíteni kell, akkor ezt egy új számla kiállításával kell elvégezni, melynek tételsor tartalma azonos a helyesbítendő számláéval, de ellenkező előjelű.( a mennyiség negatív előjelű.) A helyesbítő számlában a megjegyzés rovatban hivatkozni kell az eredeti számlára. A sztornó számla sorszámát és példányszámát a rendes számlákkal azonos módon kezeli a rendszer. A számlák másolati példányait gépsorszám növekvő sorrendben kell lefűzni.
Számlázási napló funkciók:
Fontosabb gyakrabban használt funkciókhoz tartozó ikon gombsor. Amennyiben az ikonra húzzuk az egeret megjelenik az ikon neve,funkciója sárga alapon fekete betükkel.
Felvitel: Új számla készítése a következő sorszámmal. Módosítás: Meglévő számla módosítása amennyiben nincs még nyomtatva eredeti számla. Törlés: nincs Első: Az elkészült számlák között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült számlák között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült számlák között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült számlák között az utolsóra lép. Átvevő, üzletkötő megadása: lehetőség nyílik az átvevő és az üzletkötő megadására. Többsoros megjegyzés: megtekinthetjük a számlán lévő többsoros megjegyzést. Pénztárbizonylat nyomtatás: nincs Boríték nyomtatás: igény esetén borítékra címzés nyomtatása. Nyomtatás: Számla másolat nyomtatása. Választás: egyenértékű a kilépéssel. Garancialevél nyomtatás: cikkszám adattárban rögzített garancia idővel nyomtat garancialevet. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
Kimenő gépi számla funkciók: (fejsor)
Felvitel: Módosítás: Törlés: Beolvas: Beolvas stornó:
Új tétel felvétele. Meglévő tétel módosítása, amennyiben nincs még nyomtatva eredeti számla. Számlázási tétel törlése, amennyiben nincs még nyomtatva eredeti számla. Elkészült kimenő számla tételeinek beolvasása. Elkészült kimenő számla tételeinek beolvasása mínusz előjellel. Helyesbítő számla esetén célszerű használni. A tételek mennyisége mínusz előjellel kerül beolvasásra. Az érték, a mennyiség és az egységár szorzataként negatív lesz. Kedvezmény: Valamennyi tétel átszorzása a megadott kedvezmény százalékkal átszámolva. A százalékot mínusz előjellel kell megadni. Ha a cikkszám adattárban bepipáltuk a Nem adható kedvezményt, akkor azt a tételt figyelmen kívül hagyja számolásnál. Felár: Valamennyi tétel átszorzása a megadott felár százalékkal átszámolva. Karbantartás vége: nincs Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Több soros megjegyzés: Több sorban adhatunk meg szöveg felsorolást, megjegyzést amit az aktuális számlához tárol a program. Nyomtatás: Eredeti számla nyomtatása. Lásd 2. pont. Számla másolat képernyőre: A számla végleges kinyomtatása előtt megnézhetjük a kinyomtatott formát, csak számla másolat elnevezéssel. Előleg felvétele: A program lehetőséget biztosít előleg nyilvántartásra partnerenként. Ebben az esetben első lépésként a cikkszám adattárba fel kell venni egy előleg cikket, ami a következőként történik. A cikkszám adattár szerviz fülön meg kell nyomni az 'Előleg felvétele' gombot. A program figyelmezteti, hogy meg kell adnia a cikkcsoportot és a Szj számot. Továbbiakban ezen funkció használatakor felvehetünk előleget a megjelenő ablakban. Előleg visszavonására a későbbiekben a számla fejléc felvitelnél jelöljük be a 'Szállító, megrendelés árajánlat beolvasást.”. A rendben gomb megnyomása után a megjelenő képernyőn jelölhetjük be a kiszámlázott előleget amit szeretnénk a számlán visszavonni. Törzsvásárlói kártya: A partner adattárban a Törzsvásárlói kártya fülön rögzített kártyaszám alapján adhatunk kedvezményt. Egyedi termékdíj: Rögzíthetünk termékdíjat a számlához kapcsolódóan. Kedvezmény mindenre. Ua. mint a kedvezmény menüpont. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Támogatás részletezése: Támogatás részletezéshez nyújt segítséget. Számla készítésre nincs hatással. Kilépés: Funkció bezárása, visszatérés a számlázási naplóba.
Kimenő gépi számla tételsor funkciók:
Felvitel: Új tétel felvétele. Módosítás: Meglévő tétel módosítása. Törlés: Számlázási tétel törlése Első: Az elkészült számla tétel között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült számla tétel között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült számla tétel között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült számla tétel között az utolsóra lép. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Tételsor duplázása: Ezen funkció hatására, a kijelölt tételsor adatait viszi a képernyőre, nem kell újra kiválasztani, ha azonos terméket számlázunk. A mezők között végig kell lépkednünk ebben az esetben is. Vagy nyomjuk meg a rendben gombot. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Számla másolat képernyőre: A számla végleges kinyomtatása előtt megnézhetjük a kinyomtatott formát, csak számla másolat elnevezéssel. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a számla fejsor ablakhoz.. 3. SZÁLLÍTÓLEVÉL KÉSZÍTÉSE. Menü: Számlanyilvántartás – Szállító levél napló Kezeléstechnikailag a számlázasban leírtak szerint. Szállítólevél napló funkciók:
Felvitel: új szállítólevél készítése a következő sorszámmal Módosítás: elkészített és még nem számlázott szállítólevél módosítása Első: Az elkészült szállítólevél között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült szállítólevél között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült szállítólevél között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült szállítólevél között az utolsóra lép. Átvevő, üzletkötő megadása: lehetőség nyílik az átvevő és az üzletkötő megadására. Nyomtatás: szállítólevél nyomtatása az alapértelmezett nyomtatóra Nyomtatás képernyőre ár nélkül: szállítólevél nyomtatása képernyőre ár nélkül Választás: egyenértékű a kilépéssel. Garancialevél nyomtatás: cikkszám adattárban rögzített garancia idővel nyomtat garancialevet. Exportálás floppyra: Az aktuális szállítólevelet írja floppy egységre, hogy azonos rendszerben a készlet programból be lehessen olvasni a tételeket manuális feldolgozás helyett. Exportált floppy tartalmának megjelenítése: A floppy lemezre exportált exportált szállítóleveleket jeleníti meg. Nullás számlaszám beírása: A számlázasban a szállítólevelek beolvasásakor ne jelenítse meg a helyesbített szállítólevelet. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
Szállítólevél felvitel (fejsor) funkciók:
Felvitel: Módosítás: Törlés: Beolvas: Beolvas stornó:
Új tételsor felvitele Meglévő tételsor módosítása Meglévő tétel törlése Elkészült szállítólevél tételeinek beolvasása. Elkészült szállítólevél tételeinek beolvasása mínusz előjellel. A tételek mennyisége mínusz előjellel kerül beolvasásra. Az érték, a mennyiség és az egységár szorzataként negatív lesz. Kedvezmény: Valamennyi tétel átszorzása a megadott kedvezmény százalékkal átszámolva. A százalékot mínusz előjellel kell megadni. Ha a cikkszám adattárban bepipáltuk a Nem adható kedvezményt, akkor azt a tételt figyelmen kívül hagyja számolásnál. Felár: Valamennyi tétel átszorzása a megadott felár százalékkal átszámolva. Karbantartás vége: nincs Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Nyomtat számla: Számla készítése a következő számla sorszámmal. Nyomtatás: Szállítólevél nyomtatása. Nyomtatás képernyőre: A kinyomtatott formát képernyőre listázza. Garancialevél nyomtatás: cikkszám adattárban rögzített garancia idővel nyomtat garancialevet. Törzsvásárlói kártya: A partner adattárban a Törzsvásárlói kártya fülön rögzített kártyaszám alapján adhatunk kedvezményt. Egyedi termékdíj: Rögzíthetünk termékdíjat a számlához kapcsolódóan. Kedvezmény mindenre. Ua. mint a kedvezmény menüpont. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: Funkció bezárása, visszatérés a naplóba.
Szállítólevél tételsor funkciók:
Felvitel: Új tételsor felvitele Módosítás: Meglévő tételsor módosítása Törlés: Tétel törlése Első: Az elkészült tétel között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült tétel között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült tétel között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült tétel között az utolsóra lép. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a fejsor ablakhoz.. 4. PÉNZTÁRGÉP (BLOKK) MELLÉKLET KÉSZÍTÉSE: Menü: Számlanyilvántartás – Pénztárgép (blokk) melléklet
Pénztárgép blokk mellékleteként és annak részletezésére szolgálhat. Kezeléstechnikailag a számlázasban leírtak szerint. Pénztárgép (blokk) melléklet napló funkciók:
Felvitel: új Pénztárgép (blokk) melléklet készítése a következő sorszámmal Módosítás: melléklet módosítása Törlés: nincs Első: Az elkészült mellékletek között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült mellékletek között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült mellékletek között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült mellékletek között az utolsóra lép. Dátum módosítás: nincs használatban Nyomtatás: bizonylat nyomtatása az alapértelmezett nyomtatóra Partnerre szűkítés: nincs használatban Megrendelő típusra szűkítés: nincs használatban Választás: egyenértékű a kilépéssel. Garancialevél nyomtatás: cikkszám adattárban rögzített garancia idővel nyomtat garancialevet. Átvevő, üzletkötő megadása: lehetőség nyílik az átvevő és az üzletkötő megadására. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
Pénztárgép (blokk) melléklet (fejsor) funkciók:
Felvitel: Módosítás: Törlés: Beolvas: Beolvas stornó: Kedvezmény:
Új tételsor felvitele Meglévő tételsor módosítása Meglévő tétel törlése nincs használatban nincs használatban Valamennyi tétel átszorzása a megadott kedvezmény százalékkal átszámolva. A százalékot mínusz előjellel kell megadni. Ha a cikkszám adattárban bepipáltuk a Nem adható kedvezményt, akkor azt a tételt figyelmen kívül hagyja számolásnál. Felár: Valamennyi tétel átszorzása a megadott felár százalékkal átszámolva. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Karbantartás vége: nincs Nyomtat számla: Számla készítése a következő számla sorszámmal. Nyomtatás: Bizonylat nyomtatása. Nyomtatás képernyőre: A kinyomtatott formát képernyőre listázza. Garancialevél nyomtatás: cikkszám adattárban rögzített garancia idővel nyomtat garancialevet.
Törzsvásárlói kártya: A partner adattárban a Törzsvásárlói kártya fülön rögzített kártyaszám alapján adhatunk kedvezményt. Egyedi termékdíj: Rögzíthetünk termékdíjat a számlához kapcsolódóan. Kedvezmény mindenre. Ua. mint a kedvezmény menüpont. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: Funkció bezárása, visszatérés a naplóba.
Pénztárgép (blokk) melléklet tételsor funkciók:
Felvitel: Új tételsor felvitele Módosítás: Meglévő tételsor módosítása Törlés: Tétel törlése Első: Az elkészült tétel között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült tétel között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült tétel között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült tétel között az utolsóra lép. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a fejsor ablakhoz.. 5. ÁRAJÁNLAT KÉSZÍTÉSE: Menü: Számlanyilvántartás – Árajánlat Kezeléstechnikailag a számlázasban leírtak szerint. Árajánlat napló funkciók:
Felvitel: új Árajánlat készítése a következő sorszámmal Módosítás: melléklet módosítása Törlés: nincs Első: Az elkészült árajánlatok között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült árajánlatok között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült árajánlatok között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült árajánlatok között az utolsóra lép. Nyomtatás: bizonylat nyomtatása az alapértelmezett nyomtatóra Nyomtatás képernyőre: A kinyomtatott formát képernyőre listázza. Többsoros megjegyzés: megtekinthetjük az ajánlaton lévő többsoros megjegyzést. Választás: egyenértékű a kilépéssel. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
Árajánlat (fejsor) funkciók:
Tételek karbantartása tételsor képernyő hívása Azonos áron lévő tételek összevonása: Egy tételbe vonja azokat a tételeket amelyek azonos áron vannak a tételsorban. Valamennyi tétel összevonása egy tételbe: Egy tételbe vonja a tételsorokat. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Nyomtatás: Bizonylat nyomtatása. Nyomtatás képernyőre: A kinyomtatott formát képernyőre listázza. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: Funkció bezárása, visszatérés a naplóba.
Árajánlat tételsor funkciók:
Felvitel: Új tételsor felvitele Módosítás: Meglévő tételsor módosítása Törlés: Tétel törlése Első: Az elkészült tétel között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült tétel között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült tétel között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült tétel között az utolsóra lép. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a fejsor ablakhoz.. 5. SZERZŐDÉS KÉSZÍTÉSE: Menü: Számlanyilvántartás – Szerződés napló Olyan számlázandó eseményeket célszerű itt rögzíteni ami minden hónapban vagy negyedévben azonos. pl. havonta számlázandó átalánydíj vagy egy állandó havidíj. Kezeléstechnikailag a számlázasban leírtak szerint. Szerződés napló funkciók:
Felvitel: új szerződés készítése a következő sorszámmal Módosítás: szerződés módosítása Törlés: meglévő szerződés törlése Első: Az elkészült szerződések között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült szerződések között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült szerződések között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült szerződések között az utolsóra lép. Többsoros megjegyzés: megtekinthetjük az szerződésen lévő többsoros megjegyzést. Választás: egyenértékű a kilépéssel. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
Szerződés (fejsor) funkciók:
Tételek karbantartása tételsor képernyő hívása Többsoros megjegyzés: megtekinthetjük az szerződésen lévő többsoros megjegyzést. Kilépés: Funkció bezárása, visszatérés a naplóba. A képernyőn rögzítendő adatok:
Szerződés tételsor funkciók:
Felvitel: Új tételsor felvitele Módosítás: Meglévő tételsor módosítása Törlés: Tétel törlése Első: Az elkészült tétel között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült tétel között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült tétel között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült tétel között az utolsóra lép. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a fejsor ablakhoz.
SZERZŐDÉSEK SZÁMLÁZÁSA: Menü: Számlanyilvántartás – Szerződések számlázása
A szerződés naplóban rögzített élő szerződések számlázása:
A szerződés kezdet és a vége az első és az utolsó szerződés lesz amit a program automatikusan kíír. Egyszerre csak egyféle szerződés típust számlázhatunk pl. csak a havi, vagy csak a negyedéves stb. Csak azok a szerződések kerülhetnek számlázásra ahol a szerződés fejsorban 'É' =élő a szerződés mező. A Dátumok és a Számla kelte a gépi dátumnak megfelelően lesznek kiírva. A teljesítés keltét be kell írni. Az esedékeség a megadottak ill. a szerződés fejsorban szereplő adat szerint lesz kiírva a számlára. Az utolsó számla sorszámtól folyamatosan növekvő sorszámú számlák fognak készülni a szerződések alapján.. Visszavonásra nincs lehetőség. Csak helyesbítő számlával korrigálhatunk.
7. LEKÉRDEZÉSEK, LISTÁZÁSOK: Menü – Kimenő számla összesítők Rendeltetése: A nyilvántartásban szereplő adatok különféle szempontok és rendezettség szerinti lekérdezési és listázási lehetőségének biztosítása. Valamennyi lekérdezés előtt szűrőfeltételeket kell megadni, melyek együttesen határozzák meg a kimutatás tartalmát. A szűrési feltételek megadása és hatásuk minden esetben azonos. Az alkalmazott szűrőfeltételek ismertetése: - Időszak.(TOL-IG).: A listázandó időszak kezdő és záró dátumadatát kell megadni év/hónap/nap formában. A kimutatásban azok a tételek fognak szerepelni, melyek dátuma a megadott intervallumba esik. - Sorszám.(TOL-IG).: A listázandó számla ill. bizonyonylatok kezdő és záró sorszámát kell megadni. A kimutatásban azok a tételek fognak szerepelni, melyek sorszáma a megadott intervallumba esik. - Partner: A listázandó partnert lehet megadni. Kiválasztás esetén a kimutatásban csak a kiválasztott partner tételei fognak szerepelni. - Cikkszám: A listázandó árucikket lehet megadni, vagy üresen kell hagyni. Kiválasztás esetén a kimutatásban csak a kiválasztott árucikk tételei fognak szerepelni. Minden lista kérhető képernyőre íródik, utána nyomtathatjuk a nyomtató ikonra kattintva.
5. SZERVIZ TEVÉKENYSÉGEK: A szerviz műveletek funkció a rendszer működéséhez szükséges egyéb kiegészitö feladatok ellátását biztosítja. A felhasználó által használható funkciók: - Indextáblák helyreállítása; áramszünet után vagy sorrendi hibák esetén kell végrehajtani. - Törölt tételek ürítése; Időnként végrehajtható. 6. ADATOK MENTÉSE Az adatok mentéséről nem gondoskodik a program. Mentésre kijelölt adattárak: (sz_vzs, vagy sz_vzs00-99) *.dbf, *.dbt , *.ntx Célszerű az egész sz_vzs.. mappát kimenteni.
EXPORT SZÁMLÁZÁSI PROGRAM MODUL (pénznem: megadható DEVIZA ill. VALUTA) A program indítása: Export számlázás ikonra kattintva.
10. EXPORT SZÁMLA KÉSZÍTÉSE: Menü: Export számlázás – Export számla napló A cikkszám adattárban meghatározott árucikkek vagy szolgáltatások számlázására szolgál. Itt végezhető el a proforma napló tételeinek számlázása is. A számla adatokat két logikai egységbe csoportosítva kezeli a program. A számla fejrész adatoknak megfeleltet egy fejsor tételt, a számla tartalmának pedig annyi tételsort, mely biztosítja az adatok kívánt mértékű bontásban és adattartalomban történő bevitelét. A tételsorok számát és tartalmát a felhasználó állapítja meg. A fejsor tétel felvitele után a rendszer sorszámmal látja el a tételt, amely egyben a számla száma is. A sorszámot a rendszer hozzá nem férhetően kihagyás vagy ismétlés nélkül vezeti. A számla sorszám formája nyomtatáskor: 4 pozíció előtag + 6 jegyű folyamatos sorszám A számla fejsorban megadandó adatok: - Vevő: A vevő kiválasztása a partner adattárból történik a vevő megnevezésének megadásával. A kiválasztás ablakkal támogatott, mely lehetőséget kínál arra is, hogy a kiválasztás egyértelmű legyen. - Átvevő: Az átvevő kiválasztása a partner adattárból történik a partner megnevezésének megadásával. - Fizetési mód: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Teljesítés kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Számla kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Esedékesség napszám: Alapértelmezés a partner adattárban rögzítettetek szerinti nap, egyénként nulla. - Esedékesség; Számla kelte + Esedékesség napszám Kiszámítása történhet banki nap (szombat és vasárnap kihagyásával) vagy naptári nap alapján. A számítási módot a fizetési mód adattárnál adhatjuk meg. - Export szerződés szám, dátum: nem kötelező adat. - Import szerződés szám, dátum: nem kötelező adat. - Bankszámla: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Kinek a rendelkezésére: nem kötelező adat. - Paritás: nem kötelező adat. - Szállítási mód: nem kötelező adat. - Szállítási hely: nem kötelező adat. - Felrakási hely: nem kötelező adat. - Rendszám: nem kötelező adat. - Vagonszám: nem kötelező adat. - Devizanem: a mindekori 3 karakterből álló deviza nem. (pl. EUR) - Árfolyam: a hivatalos Deviza és Forint közötti szorzószám. - Ügyintéző: nem kötelező adat. - Kedv./felár%: kedvezmény mínusz előjellel, a számla egészére vonatkozik. - Áfa mód: a beállított Áfa kulcsok alapján válaszható a tételsorokban megadott termékek Áfa kulcsa. - Számla típus: alapesetben 1, kérhető egy 2-es számú számla formátum aminek a megkülönböztetésére szolgál. - Megr.beolv: Szállító levél, megrendelő, árajánlat beolvasás. Kijelölésével lehetőség nyílik a nem számlázott szállítólevél, bejövő megrendelés ill. árajánlat beolvasására. - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása 5 sorban.
A számla tételsorban tételsoronként megadandó adatok: -Gyári szám: Alapbeállításban lehet bekapcsolni a megjelenését. -Cikkszám; (Megnevezés, Jegyzék szám, Mennyiségi egység a cikkszám adattárban rögzített.) Szolgáltatás esetén, a megnevezés és a mennyiségi egység átírható, egyébként nem. -Termék, szolgáltatás megnevezése, megnevezése idegen nyelven: a cikkszám adattárban rögzített, cikkszámhoz rendelt.) Szolgáltatás esetén, a megnevezés és a mennyiségi egység átírható, egyébként nem. - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása. -Raktárkód -Számítás devizában, egyébként forint: kijelölésével deviza árról számolja át forintban, egyébként forintról devizára. -Mennyiség -Mennyiségi egység (magyar nyelven) -Listaár a cikkszám adatttárban rögzítettek szerint -Egységár ; cikkszám adattárban rögzítetteknek megfelelően. Alapértelmezés a partner adattárban megadott árkategória szerint. Nettó egységárat kell megadni. -Kedvezmény / felár %: a kedvezményt mínusz előjellel kell megadni. -Kedvezmény felár összege: a program által számított: egységár * ( kedvezmény % / 100) -Korrigált egységár: Egységár – kedvezmény összege -adóalap; Nettó egységár: adóalap = mennyiség * korrigált egységár forintra kerekítve. -ÁFA összeg; a program által számított, kerekítve egész forintra. (A fejsor képernyőn beállított ÁFA szerint) Nettó egységár esetén az áfa számítása következőképpen történik: Áfa összeg = adóalap * (Áfa kulcs/100) forintra kerekítve.
-Munkaszám: Elszámolási egységre való gyűjtést tesz lehetővé. Kimenő számla készítése: Kezeléstechnikailag megegyezik a belföldi forint számlánál leírtakkal,
Export számlázási napló funkciók:
Fontosabb gyakrabban használt funkciókhoz tartozó ikon gombsor. Amennyiben az ikonra húzzuk az egeret megjelenik az ikon neve,funkciója sárga alapon fekete betükkel.
Felvitel: lásd 2. pont Módosítás: lásd 2.pont Törlés: nincs Első: Az elkészült számlák között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült számlák között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült számlák között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült számlák között az utolsóra lép. VTSZ/Szj mennyiségi összesítő: A kielölt számláról összesítő lista jegyzék számra. Proforma nyomtatás. Nyomtatás. Másolat nyomtatása alapértelmezett nyomtatóra. Nyomtatás képernyőre: Másolat nyomtatása képernyőre. Szállító levél nyomtatás. Alapértelmezett nyomtatóra. Másolat nyomtatás: Másolat nyomtatása alapértelmezett nyomtatóra. Többsoros megjegyzés: Megtekinthető a fejsorhoz rendelt többsoros megjegyzés. Választás: egyenértékű a kilépéssel. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
Export számla funkciók: (fejsor)
Felvitel: Módosítás: Törlés: Beolvas: Beolvas stornó:
lásd 2. pont lásd 2.pont Számlázási tétel törlése Elkészült kimenő számla tételeinek beolvasása. Elkészült kimenő számla tételeinek beolvasása mínusz előjellel. Helyesbítő számla esetén célszerű használni. A tételek mennyisége mínusz előjellel kerül beolvasásra. Az érték, a mennyiség és az egységár szorzataként negatív lesz. Kedvezmény: Valamennyi tétel átszorzása a megadott kedvezmény százalékkal átszámolva. A százalékot mínusz előjellel kell megadni. Ha a cikkszám adattárban bepipáltuk a Nem adható kedvezményt, akkor azt a tételt figyelmen kívül hagyja számolásnál. Felár: Valamennyi tétel átszorzása a megadott felár százalékkal átszámolva. Karbantartás vége: nincs Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Több soros megjegyzés: Több sorban adhatunk meg szöveg felsorolást, megjegyzést amit az aktuális számlához tárol a program. Nyomtat számla: Proforma naplóban használatos. Nyomtatás: Eredeti számla nyomtatása. Lásd 2. pont. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: Funkció bezárása, visszatérés a számlázási naplóba.
Kimenő gépi számla tételsor funkciók:
Felvitel: lásd 2. pont Módosítás: lásd 2.pont Törlés: Számlázási tétel törlése Első: Az elkészült számla tétel között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült számla tétel között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült számla tétel között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült számla tétel között az utolsóra lép. Számla másolat képernyőre: A számla végleges kinyomtatása előtt megnézhetjük a kinyomtatott formát, csak számla másolat elnevezéssel. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a számla fejsor ablakhoz.. PROFORMA NAPLÓ: Menü: Export számlázás – Proforma napló A cikkszám adattárban meghatározott árucikkek vagy szolgáltatások proforma nyomtatására szolgál. A fejsor tétel felvitele után a rendszer sorszámmal látja el a tételt. A sorszámot a rendszer hozzá nem férhetően kihagyás vagy ismétlés nélkül vezeti. A sorszám formája nyomtatáskor: 4 pozíció előtag + 6 jegyű folyamatos sorszám A fejsorban megadandó adatok: - Vevő: A vevő kiválasztása a partner adattárból történik a vevő megnevezésének megadásával. A kiválasztás ablakkal támogatott, mely lehetőséget kínál arra is, hogy a kiválasztás egyértelmű legyen. - Átvevő: Az átvevő kiválasztása a partner adattárból történik a partner megnevezésének megadásával. - Fizetési mód: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Teljesítés kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Számla kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Esedékesség napszám: Alapértelmezés a partner adattárban rögzítettetek szerinti nap, egyénként nulla. - Esedékesség; Számla kelte + Esedékesség napszám Kiszámítása történhet banki nap (szombat és vasárnap kihagyásával) vagy naptári nap alapján. A számítási módot a fizetési mód adattárnál adhatjuk meg. - Export szerződés szám, dátum: nem kötelező adat. - Import szerződés szám, dátum: nem kötelező adat. - Bankszámla: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Kinek a rendelkezésére: nem kötelező adat. - Paritás: nem kötelező adat. - Szállítási mód: nem kötelező adat. - Szállítási hely: nem kötelező adat. - Felrakási hely: nem kötelező adat. - Rendszám: nem kötelező adat. - Vagonszám: nem kötelező adat. - Devizanem: a mindekori 3 karakterből álló deviza nem. (pl. EUR) - Árfolyam: a hivatalos Deviza és Forint közötti szorzószám. - Ügyintéző: nem kötelező adat. - Kedv./felár%: kedvezmény mínusz előjellel, a számla egészére vonatkozik. - Áfa mód: a beállított Áfa kulcsok alapján válaszható a tételsorokban megadott termékek Áfa kulcsa. - Számla típus: alapesetben 1, kérhető egy 2-es számú számla formátum aminek a megkülönböztetésére szolgál. - Megr.beolv: Szállító levél, megrendelő, árajánlat beolvasás. Kijelölésével lehetőség nyílik a nem számlázott szállítólevél, bejövő megrendelés ill. árajánlat beolvasására. - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása 5 sorban.
A számla tételsorban tételsoronként megadandó adatok: -Gyári szám: Alapbeállításban lehet bekapcsolni a megjelenését. -Cikkszám; (Megnevezés, Jegyzék szám, Mennyiségi egység a cikkszám adattárban rögzített.) Szolgáltatás esetén, a megnevezés és a mennyiségi egység átírható, egyébként nem. -Termék, szolgáltatás megnevezése, megnevezése idegen nyelven: a cikkszám adattárban rögzített, cikkszámhoz rendelt.) Szolgáltatás esetén, a megnevezés és a mennyiségi egység átírható, egyébként nem. - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása. -Raktárkód -Számítás devizában, egyébként forint: kijelölésével deviza árról számolja át forintban, egyébként forintról devizára. -Mennyiség -Mennyiségi egység (magyar nyelven) -Listaár a cikkszám adatttárban rögzítettek szerint -Egységár ; cikkszám adattárban rögzítetteknek megfelelően. Alapértelmezés a partner adattárban megadott árkategória szerint. Nettó egységárat kell megadni. -Kedvezmény / felár %: a kedvezményt mínusz előjellel kell megadni. -Kedvezmény felár összege: a program által számított: egységár * ( kedvezmény % / 100) -Korrigált egységár: Egységár – kedvezmény összege -adóalap; Nettó egységár: adóalap = mennyiség * korrigált egységár forintra kerekítve. -ÁFA összeg; a program által számított, kerekítve egész forintra. (A fejsor képernyőn beállított ÁFA szerint) Nettó egységár esetén az áfa számítása következőképpen történik: Áfa összeg = adóalap * (Áfa kulcs/100) forintra kerekítve. -Munkaszám: Elszámolási egységre való gyűjtést tesz lehetővé. Kezeléstechnikailag megegyezik a belföldi forint számlánál leírtakkal,
Export számlázási napló funkciók:
Fontosabb gyakrabban használt funkciókhoz tartozó ikon gombsor. Amennyiben az ikonra húzzuk az egeret megjelenik az ikon neve,funkciója sárga alapon fekete betükkel.
Felvitel: lásd 2. pont Módosítás: lásd 2.pont Törlés: nincs Első: Az elkészült számlák között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült számlák között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült számlák között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült számlák között az utolsóra lép.
VTSZ/Szj mennyiségi összesítő: A kielölt számláról összesítő lista jegyzék számra. Proforma nyomtatás. Nyomtatás. Másolat nyomtatása alapértelmezett nyomtatóra. Nyomtatás képernyőre: Másolat nyomtatása képernyőre. Szállító levél nyomtatás. Alapértelmezett nyomtatóra. Másolat nyomtatás: Másolat nyomtatása alapértelmezett nyomtatóra. Többsoros megjegyzés: Megtekinthető a fejsorhoz rendelt többsoros megjegyzés. Választás: egyenértékű a kilépéssel. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
Proforma funkciók: (fejsor)
Felvitel: Módosítás: Törlés: Beolvas: Beolvas stornó:
lásd 2. pont lásd 2.pont Számlázási tétel törlése Elkészült proforma tételeinek beolvasása. Elkészült profoma tételeinek beolvasása mínusz előjellel. Helyesbítő számla esetén célszerű használni. A tételek mennyisége mínusz előjellel kerül beolvasásra. Az érték, a mennyiség és az egységár szorzataként negatív lesz. Kedvezmény: Valamennyi tétel átszorzása a megadott kedvezmény százalékkal átszámolva. A százalékot mínusz előjellel kell megadni. Ha a cikkszám adattárban bepipáltuk a Nem adható kedvezményt, akkor azt a tételt figyelmen kívül hagyja számolásnál. Felár: Valamennyi tétel átszorzása a megadott felár százalékkal átszámolva. Karbantartás vége: bezárja a proforma rögzítést, és lehetőség nyílik a következő profroma felvitelére új sorszámmal. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Több soros megjegyzés: Több sorban adhatunk meg szöveg felsorolást, megjegyzést amit az aktuális számlához tárol a program. Nyomtat számla: A proformából export számla készítése a következő sorszámmal. Nyomtatás: Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: Funkció bezárása, visszatérés a számlázási naplóba.
Proforma tételsor funkciók:
Felvitel: lásd 2. pont Módosítás: lásd 2.pont Törlés: Tétel törlése Első: Az elkészült tételek között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült tételek között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült tételek között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült tételek között az utolsóra lép. Számla másolat képernyőre: A számla végleges kinyomtatása előtt megnézhetjük a kinyomtatott formát, csak számla másolat elnevezéssel. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a számla fejsor ablakhoz.. 11. SZÁMLÁZÁS INTÉZŐ ÉS PISZKOZAT MODUL (Forint):
Menü: Számlanyilvántartás – Kimenő számla napló A cikkszám adattárban meghatározott árucikkek vagy szolgáltatások számlázására szolgál Forintban. Itt végezhető el a szállítólevélen átadott tételek számlázása is. A számla adatokat két logikai egységbe csoportosítva kezeli a program. A számla fejrész adatoknak megfeleltet egy fejsor tételt, a számla tartalmának pedig annyi tételsort, mely biztosítja az adatok kívánt mértékű bontásban és adattartalomban történő bevitelét. A tételsorok számát és tartalmát a felhasználó állapítja meg. A fejsor tétel felvitele után a rendszer sorszámmal látja el a tételt, amely egyben a számla száma is. A sorszámot a rendszer hozzá nem férhetően kihagyás vagy ismétlés nélkül vezeti. A számla sorszám formája nyomtatáskor: 4 pozíció előtag + 6 jegyű folyamatos sorszám A számla fejsorban megadandó adatok: - Vevő: A vevő kiválasztása a partner adattárból történik a vevő megnevezésének megadásával. A kiválasztás ablakkal támogatott, mely lehetőséget kínál arra is, hogy a kiválasztás egyértelmű legyen. - Bankszámla: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Fizetési mód: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Teljesítés kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Számla kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Esedékesség napszám: Alapértelmezés a partner adattárban rögzítettetek szerinti nap, egyénként nulla. - Esedékesség; Számla kelte + Esedékesség napszám Kiszámítása történhet banki nap (szombat és vasárnap kihagyásával) vagy naptári nap alapján. A számítási módot a fizetési mód adattárnál adhatjuk meg. - Szállító, megrendelő, árajánlat beolvasás. Kijelölésével lehetőség nyílik a nem számlázott szállítólevél, bejövő megrendelés ill. árajánlat beolvasására. Ki számlázott előleg visszavonása is ezzel a funkcióval lehetséges. - Egységár érték megjelenytés szállító levélen - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása.
A program lényege, hogy valamennyi programot egy helyről vezérelhetjük, nem kell külön indítgatunk a modulokat.
Piszkozat.
Bejövő megrendelés.
Kimenő megrendelés.
Kimenő számla készítése (Forint)
Szállítólevél.
Pénztárgép (blokk) melléklet.
Árajánlat.
Szerződés.
Készlet. Feljegyzés funkció: Minden naptári naphoz rögzíthetünk feljegyzéseket.
Beállítások: A készlet programra vonatkozik.A megadott nap ellötti tételeket nem engedi módosítani.
PISZKOZAT: A piszkozatban felvitt tételek amíg nem kerülnek átvezetésre gyakorlatilag nem része az elszámolásoknak. A naplóban való rögzítés végén dönthetjük el, hogy milyen naplóba kerüljön át.
Piszkozat napló funkciók:
Fontosabb gyakrabban használt funkciókhoz tartozó ikon gombsor. Amennyiben az ikonra húzzuk az egeret megjelenik az ikon neve,funkciója sárga alapon fekete betűkkel.
Felvitel: új bizonylat készítés a következő sorszámmal. Módosítás: A kijelölt módosítása csak akkor lehetséges, ha nem került átvezetésre valamelyik naplóba. Törlés: nincs Első: Az elkészült tételek között az elsőre lép. Vissza lapoz: Az elkészült tételek között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: Az elkészült tételek között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: Az elkészült tételek között az utolsóra lép. Átvevő, üzletkötő megadása: lehetőség nyílik az átvevő és az üzletkötő megadására. Többsoros megjegyzés: megtekinthetjük a többsoros megjegyzést. Pénztárbizonylat nyomtatás: nincs Boríték nyomtatás: igény esetén borítékra címzés nyomtatása. Nyomtatás: Bizonylat nyomtatása. Választás: egyenértékű a kilépéssel. Garancialevél nyomtatás: cikkszám adattárban rögzített garancia idővel nyomtat garancialevet. Kilépés: bezárja a naplót és visszatér a menübe.
A piszkozatnál alapbeállítás szerint a tételsorok felvételével kezdődik az új bizonylat rögzítése. Amikor a tételsorok rögzítéséből kilépünk akkor lehet megeadni a fejsor adatokat, és amikor mindennel készen vagyunk, akkor dönthetünk a bizonylat átvezetésére konkrét naplóba. (Számla, szállító levél, árajánlat pénztárgép (blokk) melléklet, készlet) Piszkozat tételsor funkciók:
Felvitel: Új tételsor rögzítése. Módosítás: Meglévő kijelölt tételsor javítása. Törlés: Tételsor törlése. Első: A tételsorok között az elsőre lép. Vissza lapoz: A tételsorok között egyet vissza lép, vagy megáll az elsőnél. Előre lapoz: A tételsorok között egyet előre lép, vagy megáll az utolsónál. Utolsó: A tételsorok között az utolsóra lép. Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a tételeket. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Kilépés: bezárja a tételsor funkciót és visszatér a fejsor ablakhoz.. A tételsorban rögzítendő adatok: -Gyári szám, lejárati idő: Alapbeállításban lehet bekapcsolni a megjelenését. -Cikkszám; (Megnevezés, Jegyzék szám, Mennyiségi egység és az ÁFA kulcs a cikkszám adattárban a jegyzék számhoz rendelt ÁFA kulcs szerint töltődik ki) Szolgáltatás esetén, a megnevezés és a mennyiségi egység átírható, egyébként nem. - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása. -Raktárkód: A raktárkód adattárban rögzítetteknek megfelelően. Készlet számoláshoz. -Mennyiség Az Áfa számítás módja megegyezik a Kimenő gépi számla (Forint) leírtaknál. -Egységár ; cikkszám adattárban rögzítetteknek megfelelően. Alapértelmezés a partner adattárban megadott árkategória szerint. Nettó egységár esetén áfa nélkül kell megadni. Bruttó egységár esetén áfával növelt egységárat kell megadni. -Kedvezmény / felár %: a kedvezményt mínusz előjellel kell megadni. -Kedvezmény felár összege: a program által számított: egységár * ( kedvezmény % / 100) -Korrigált egységár: Egységár – kedvezmény összege -adóalap; Nettó egységár esetén: adóalap = mennyiség * korrigált egységár forintra kerekítve. Lehetőség van tizedesre kerekítés, ha a partner adattárban beállítjuk a tizedest az adott partnernél az ÁFA kulcs fülnél. Bruttó egységár esetén az adóalap számítása következőképpen történik: adóalap = Bruttó érték ( korrigált egységár * mennyiség ) / ((Áfa kulcs/100) +1) forintra kerekítve. Lehetőség van tizedesre kerekítés, ha a partner adattárban beállítjuk a tizedest az adott partnernél az ÁFA kulcs fülnél. -ÁFA összeg; a program által számított, kerekítve egész forintra. ( jegyzék törzsben megadott ÁFA kulcs alapján) Nettó egységár esetén az áfa számítása következőképpen történik: Áfa összeg = adóalap * (Áfa kulcs/100) forintra kerekítve. Bruttó egységár esetén az áfa számítása következőképpen történik: Áfa összeg = Bruttó érték ( korrigált egységár * mennyiség ) – adóalap -Munkaszám: Elszámolási egységre való gyűjtést tesz lehetővé.
Piszkozat funkciók: (fejsor)
Felvitel: Módosítás: Törlés: Kedvezmény:
Új tételsor rögzítése. Meglévő kijelölt tételsor javítása. Meglévő kijelölt tételsor törlése Valamennyi tétel átszorzása a megadott kedvezmény százalékkal átszámolva. A százalékot mínusz előjellel kell megadni. Ha a cikkszám adattárban bepipáltuk a Nem adható kedvezményt, akkor azt a tételt figyelmen kívül hagyja számolásnál. Felár: Valamennyi tétel átszorzása a megadott felár százalékkal átszámolva. Karbantartás vége: nincs Tételek nagyítása:Nagyobb képernyőre listázza a számla tételeit. Több soros megjegyzés: Több sorban adhatunk meg szöveg felsorolást, megjegyzést amit az aktuális számlához tárol a program. Nyomtatás: Eredeti számla nyomtatása. Lásd 2. pont. Számla másolat képernyőre: A számla végleges kinyomtatása előtt megnézhetjük a kinyomtatott formát, csak számla másolat elnevezéssel. Előleg felvétele: A program lehetőséget biztosít előleg nyilvántartásra partnerenként. Ebben az esetben első lépésként a cikkszám adattárba fel kell venni egy előleg cikket, ami a következőként történik. A cikkszám adattár szerviz fülön meg kell nyomni az 'Előleg felvétele' gombot. A program figyelmezteti, hogy meg kell adnia a cikkcsoportot és a Szj számot. Továbbiakban ezen funkció használatakor felvehetünk előleget a megjelenő ablakban. Előleg visszavonására a későbbiekben a számla fejléc felvitelnél jelöljük be a 'Szállító, megrendelés árajánlat beolvasást.”. A rendben gomb megnyomása után a megjelenő képernyőn jelölhetjük be a kiszámlázott előleget amit szeretnénk a számlán visszavonni. Törzsvásárlói kártya: A partner adattárban a Törzsvásárlói kártya fülön rögzített kártyaszám alapján adhatunk kedvezményt. Egyedi termékdíj: Rögzíthetünk termékdíjat a számlához kapcsolódóan. Kedvezmény mindenre. Ua. mint a kedvezmény menüpont. Partner megjegyzés: Csak információs célt szolgál. A partnerre vonatkozó feljegyzést jeleníti meg amit a partner adattárban a partner megjegyzés fülön adhatunk meg.. Számla készítés: Az adatok beírása alapján számla készítése a következő sorszámmal. Szállító levél készítés: Az adatok beírása alapján szállító levél készítése a következő sorszámmal. Blokk készítése: Az adatok beírása alapján blokk (melléklet) készítése a következő sorszámmal. Árajánlat készítése: Az adatok beírása alapján árajánlat készítése a következő sorszámmal. Készletből kiadás: Az adatok beírása alapján, (szükséges a mozgás szám is a tételsorban!) készlet bizonylat készítése. Kilépés:
Funkció bezárása, visszatérés a számlázási naplóba.
A fejsorban rögzítendő adatok: - Vevő:
A vevő kiválasztása a partner adattárból történik a vevő megnevezésének megadásával. A kiválasztás ablakkal támogatott, mely lehetőséget kínál arra is, hogy a kiválasztás egyértelmű legyen. - Bankszámla: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Fizetési mód: Kiválasztása COMBOBOX-ból történik. A törzsadattárban rögzítettek szerint. - Teljesítés kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Számla kelte: alapértelmezés a gépi dátum. - Esedékesség napszám: Alapértelmezés a partner adattárban rögzítettetek szerinti nap, egyénként nulla. - Esedékesség; Számla kelte + Esedékesség napszám Kiszámítása történhet banki nap (szombat és vasárnap kihagyásával) vagy naptári nap alapján. A számítási módot a fizetési mód adattárnál adhatjuk meg. - Szállító, megrendelő, árajánlat beolvasás. Kijelölésével lehetőség nyílik a nem számlázott szállítólevél, bejövő megrendelés ill. árajánlat beolvasására. Ki számlázott előleg visszavonása is ezzel a funkcióval lehetséges. - Egységár érték megjelenítés szállító levélen - Megjegyzés: Tetszőleges információ (megjegyzés) megadása.
A leírás aláírás nélkül is érvényes! Vörös Zsolt 9700 Szombathely, Csillag u. 27. 74515338 ny.sz. 6815083 tel. 06 30 531 2978
