A postafiókok a felhőbe költöznek
Globális megoldás a GRAPHISOFT-nál A kiugróan sikeres cégekre nemcsak a kiváló termék és a hatékony marketing-tevékenység jellemző, hanem a továbbfejlődéshez szükséges beruházások átgondoltsága is. A GRAPHISOFT itthon és a nagyvilágban is erőteljesen terjeszkedik, a bővüléshez azonban elengedhetetlen a legkorszerűbb informatikai megoldások időbeni bevezetése. Globális szervezetről lévén szó, a GRAPHISOFT esetében a szokásos költséghatékonyságnövelés mellett kiemelt szempont volt az is, hogy a különböző földrészeken elhelyezkedő leány-vállalatok mindegyike nagy-sávszélességű internet-kapcsolattal rendelkezhessen, hiszen a napi gyakorisággal megtartandó üzleti és szakmai videokonferenciákba Mexikótól Japánig, Hong Kong-tól az Egyesült Államokig kapcsolódnak be a résztvevők. Megérett a frissítésre a budapesti központban, illetve a nagyobb leányvállalatoknál helyben telepített Exchange szerverekre épülő kommunikációs rendszer is. Az elvárásokra ideális megoldást kínáltak a számítási felhőre alapuló rendszerek.
Áttekintés Iparág: IT, szoftverfejlesztés Ügyfélprofil A magyar alapítású GRAPHISOFT az épületinformációs modellezés (Building Information Modeling) egyik első kifejlesztője, az iparág egyik vezető vállalata. Az Egyesült Államokban, Hong Kong-ban, Japánban, Mexikóban, NagyBritanniában és Németországban rendelkezik leányvállalattal, értékesítési hálózata a világ több mint 100 országára terjed ki. Alaphelyzet, üzleti elvárások A GRAPHISOFT folyamatosan növekszik, az IT-infrastruktúrának azonban értelemszerűen nemcsak lépést kell tartani a növekedéssel, hanem rugalmasan támogatnia is kell a bővülést – miközben az IT-csoport nem növekedhet arányosan. Az üzleti elvárások között szerepelt, hogy változatlan IT-erőforrással, egyre jobb minőségben, egyre több felhasználót szolgáljanak ki, és mindenképpen globálisan alkalmazható megoldást válasszanak. Előnyök • Beruházásmentes átállás •
Egyszerű menedzselhetőség
•
Globálisan elérhető, egységes sávszélesség
•
A felhasználók informatikai jártasság nélkül is tudják használni a funkcióit
•
Az Office 365 szolgáltatásaival növekedett az időhatékonyság.
jelentősen
Az elérhető lehetőségek közül végül a Microsoft Office 365 megoldását választották, amely egy globális szervezetben is tökéletesen kielégíti az üzleti és informatikai igényeket. 2013 májusa óta a GRAPHISOFT több mint 40 munkatársa tért át az Office 365 használatára – a projekt végére összesen 350 felhasználója lesz a rendszernek.
A GRAPHISOFT-ról A magyar alapítású GRAPHISOFT az épületinformációs modellezés (Building Information Modeling – BIM) egyik első kifejlesztője, az iparág egyik vezető vállalata. A BIM technológiát lehetővé tévő ArchiCAD® terméke a világ számos országban piacvezető. A GRAPHISOFT az Egyesült Államokban, Hong Kong-ban, Japánban, Mexikóban, Nagy-Britanniában és Németországban rendelkezik leányvállalattal, értékesítési hálózata a világ több mint 100 országára terjed ki. A GRAPHISOFT központja Budapesten van, a cég 2007 óta a német Nemetschek-csoport tagja. A vállalat bevételeinek 98 százalékát magyar szellemi termékek exportjával éri el.
Mit kívántak megváltozatni? „Összetett problémára kerestünk megoldást. Korábban a nagyobb leányvállalatokhoz kihelyezett Exchange szerverekkel és a budapesti központból nyújtottunk levelezési szolgáltatásokat, az Office irodai szoftvercsomagot pedig mindenhol helyben telepítettük. A cég folyamatosan növekszik, az ITinfrastruktúrának azonban értelemszerűen nemcsak lépést kell tartani a növekedéssel, hanem rugalmasan támogatnia is kell a bővülést – miközben az IT-csoport nem növekedhet arányosan. Az üzleti elvárások között szerepelt, hogy változatlan IT-erőforrással, egyre jobb minőségben, egyre több felhasználót szolgáljunk ki, és mindenképpen globálisan alkalmazható megoldást válasszunk. A GRAPHISOFT budapesti központjának IT-csapatában összesen 4 kollega foglalkozik ezzel a területtel – világszerte 350
felhasználót kell kiszolgálnunk. A házon belüli rendszerbővítés lehetőségét gyorsan elvetettük, hiszen komolyabb számítások nélkül is egyértelműen látszott, hogy csak horribilis beruházással tudnánk akkora tárkapacitást, és a mentésekhez szükséges plusz-kapacitást rendszerbe állítani, mint amit a felhő-alapú megoldások kínálnak. Egyértelmű volt, hogy a levelezést, az irodai szoftvereket és a videokonferenciákat a felhő-alapú számítástechnikára kell áthelyeznünk.” – foglalta össze az elvárásokat Sárdy Tibor, a GRAPHISOFT SE IT vezetője.
Konkrét célok „A változtatások kiemelt célja volt, hogy magas rendelkezése állást tudjunk biztosítani, mégpedig jóval nagyobbat, mint amit a házon belüli rendszerekkel korábban elérhettünk. Olyan, kis erőforrásokkal menedzselhető levelező és kommunikációs rendszert kerestünk, amely minimális infrastruktúra-karbantartással üzemeltethető, ugyanakkor kényelmesebb használatot és többletfunkciókat is akartunk adni a felhasználóknak – ugyanis korábban a belső szervereken nem futott a Lync-hez hasonló kommunikációs szolgáltatás. Az Office 365 elég sok pluszfunkciót kínált, nem is beszélve arról, hogy nagymértékben növekedett például a postafiókok mérete: a házon belüli Exchange rendszerrel csak 500 megabájtos postafiókokat biztosíthattunk a felhasználóknak – az Office 365-tel pedig 25 gigabájtosra, azaz ötvenszeresére növelhettük a mailboxok méretét.” – mondta az IT vezető.
Egységes platform = szinergia és integráció Habár az igények és lehetőségek ismeretében kézenfekvő lett volna a Microsoft Office365 felhő-alapú szolgáltatáscsomagja melletti döntés – a funkciókat a GRAPHISOFT informatikusai összehasonlították a piacon elérhető más felhő-alapú megoldások szolgáltatásaival.
„Fel kellett ismernünk, hogy az önmagában nem jelent értéket számunkra, ha a különböző szolgáltatások egymástól elszigetelten működtethetők webes környezetben, mivel az MS Outlookot és a SharePointot megszoktuk, megszerettük, és továbbra is használni kívántuk. Ezért meggyőző előnyként értékeltük az Office 365 és a Windows alkalmazások által felkínált szinergiát. Az egységes platform markáns jellemzője az integráció, nagyon fontos, hogy az egyes funkciók beintegrálódnak a többi alkalmazásba is, így tökéletesen együttműködnek egymással, ami a felhasználói élményeket is erősen befolyásolja.” – fogalmazott Sárdy Tibor.
„A GRAPHISOFT-nál hetente többször tartunk különböző célú értekezleteket a leányvállalatok munkatársaival, és rendszeresek a budgetreview és menedzsment-meetingek is. Korábban ezek a videokonferenciák jelentős kiadásokkal jártak, mivel a webes megbeszéléséket bonyolító szolgáltatók felhasználónként számlázták a percdíjakat. Egy 60 perces, öt-felhasználós videó-értekezlet alkalmanként átlag 75000 forintba került, ha webes megoldást béreltünk – a Lync segítségével ma külön költségektől mentesen szervezhetünk videokonferenciákat.” Sárdy Tibor IT vezető GRAPHISOFT SE
Gyors bevezetés A GRAPHISOFT 2012 decemberében regisztrált az Office 365 portálon, de igazából csak 2013 elején gyorsultak fel az események. Márciusra kikristályosodtak a konkrét elvárások, nem sokkal később az EURO ONE Számítástechnikai Zrt.-vel közösen elkészítették azt a projekttervet, amelyben összefoglalták, hogyan integrálható a GRAPHISOFT saját, Exchange szerverekre épülő infrastruktúrája az Office 365-tel. Mivel semmilyen új hardver- vagy szoftvereszközt nem kellett telepíteni, az átállás a terveknek megfelelően és zökkenőmentesen zajlott. „Amikor 2013 májusában a kínai leányvállalathoz utaztam, már ott is az Office 365-öt akartam használni. Sikerült, és ezzel az is bebizonyosodott, hogy a felhő-alapú szolgáltatások olyan környezetben is kiválóan működnek, ahol korlátozottak az internet-elérési lehetőségek. Azóta a budapesti központ, Mexikó és Hong Kong mellett Szingapúrban is az Office 365-tel dolgoznak munkatársaink. Jelenleg a japán implementáció folyik.” – mondta Sárdy Tibor.
Lync mindenkinek A több telephelyes nagyvállatoknál komoly költséget jelent napi szintű hang- vagy videókommunikáció – ami a globális szervezeteknél hatványozottan jelentkezik, mivel a
leányvállalatok több földrészen működnek. Ma már telefonkonferenciák helyett videókonferenciákon történnek a megbeszélések, ám ehhez minden érdekelt országban egységes informatikai megoldásokra van szükség. Minderre tökéletes megoldást kínál a felhőalapú számítástechnika,– azon belül az Office 365, amelynek egyik szolgáltatáscsomagja a Lync. „A GRAPHISOFT-nál hetente többször tartunk különböző célú értekezleteket a leányvállalatok munkatársaival, és rendszeresek a budget-review és menedzsment-meetingek is. Korábban ezek a videokonferenciák jelentős kiadásokkal jártak, mivel a webes megbeszéléséket bonyolító szolgáltatók felhasználónként számlázták a percdíjakat. Egy 60 perces, öt-felhasználós videóértekezlet alkalmanként átlag 75000 forintba került, ha webes megoldást béreltünk – a Lync segítségével ma külön költségektől mentesen szervezhetünk videokonferenciákat. Most fut például egy észak-amerikai rendszer-bevezetésünk, ennek kapcsán naponta, vagy kétnaponta biztosan szervezünk egy-két videokonferenciát – a Lync-nek köszönhetően ma már addicionális IT-költségek nélkül.” – emelte ki a Lync egyik költségcsökkentő hatását Sárdy Tibor.
Előnyök, tapasztalatok megtakarítások Az Office 365 bevezetéséből származó előnyöket több szempontból is értékelte az IT vezető. Mindenek előtt a beruházásmentes átállást, az egyszerű menedzselhetőséget említette, de a hasonló fontosságot tulajdonított a külön beruházás nélkül is globálisan elérhető egységes, és egyenszilárdságú sávszélességnek is. „A felhasználók különösebb számítástechnikai jártasság nélkül is teljes körűen tudják használni a szolgáltatásokat, ami egyben azt is mutatja, hogy az Office 365 a mindennapi informatika részéve vált. Legjobban talán a Lync szolgáltatáscsomag plusz-funkcióit szeretik, például a jelenlét-érzékelést, ami nagyon javítja az időhatékonyságot, mivel fölöslegesen nem keresik egymást a kollegák. Informatikai szempontból az egész rendszer globális elérhetőségét, a skálázhatóságot, a minimális rendszer-felügyeleti igényt és a magas rendelkezésre állást emelném ki.”
Hardver-vásárlás nélkül Jelentős megtakarítást jelentett a GRAPHISOFTnál is, hogy az Office 365 bevezetéséhez nem volt szükség új szerverek beszerzésére. Erről a következőket mondta az IT-vezető: „Mindez komoly előny, mert a hardverek amortizációja egy állandó és mozdíthatatlan költséget jelent számunkra. Ha bármilyen helyben telepített rendszert választottuk volna, akkor vásárolni kellett volna újabb nagykapacitású szervereket, mégpedig olyanokat, amelyek legalább három évig kiszolgálják igényeinket. Éppen ezért a folyamatosan bővülő üzleti elvárások miatt túl kellett volna méretezni az eszközöket – ami egyben azt is jelentette volna, hogy a vásárlás időpontjában még fölöslegesen költünk a csak később felhasználandó erőforrásokra. Ha viszont olyan
eszközöket vásároltunk volna, amelyek csak a pillanatnyi igények kiszolgálására alkalmasak, akkor vagy folyamatosan bővíteni kellett volna az erőforrásokat, vagy pedig nem tartottak volna ki három évig. Az Office 365 bevezetésével mindig az éppen szükséges erőforrások állnak rendelkezésre, és az aktuális igényekhez igazítva rugalmasan változtathatom a költségszintet és a szolgáltatási szintet is.”
Egyszerű rendszermenedzsment A GRAPHISOFT legnagyobb leányvállalatainak (Egyesült Államok, Egyesült Királyság, Hong Kong, Japán, Kína, Mexikó, Németország, és az oroszországi, szingapúri kirendeltség) különböző informatikai megoldásait a budapesti központból menedzselik, így az Office 365 szolgáltatásait is. Önálló informatikai munkatársa azonban csak német kirendeltségnek van, ezért nagy könnyebbséget jelent, hogy az Office 365 konfigurálása után jelentősen csökkentek az IT-csapat üzemeltetési feladatai. „Könnyen és rugalmasan kezelhető a rendszer, egy-két kattintással beállítható, hogy melyik felhasználónak biztosítjuk az Office 365 hozzáférést, a kiválasztott postafiókok pedig pillanatok alatt a számítási felhőbe vándorolnak. Sokkal kevesebb rendszer-adminisztrátori feladatunk van, nem kell foglalkoznunk hardverbővítéssel, infrastruktúra-karbantartással, szoftverek frissítésével, és hasonló problémák megoldásával.” – mondta Sárdy Tibor.
Skálázhatóság és rugalmasság minden tekintetben Az IT vezető fontosnak tartotta kiemelni az Office 365 rugalmasságát is. „Egy kivételesen jól skálázható rendszert kaptunk, amelyet mindig az igényeinknek megfelelően használhatunk, és ez jelentkezik az üzemeltetéssel kapcsolatos kiadásokban is. Költségeink a felhasználással arányosan
növekszenek, csak azért fizetünk, amire valóban szükségünk van. Rugalmasan változtathatjuk a felhasználók számát, ha szükséges, akkor előfizetői csomagot is válthatunk, így végül is a számunkra valóban üzleti értéket teremtő szolgáltatások felhasználása határozza meg a havonta fizetendő számlák összegét.”
Egyenszilárdság globálisan „A Lync-hez hasonló funkcionalitást Budapestről nem tudtuk volna kialakítani. A Microsoft „cloud” világszerte kiváló internet-kapcsolattal rendelkezik, amit akár Magyarországról, akár Hong Kong-ból ugyanúgy el lehet érni. Ha házon belül szerettük volna megvalósítani a videokonferencia-rendszert, akkor minden leányvállalathoz olyan nagy-sávszélességű internet-elérést kellett volna kiépíteni vagy bérelni, ami egy 3-5 helyszínes videokonferenciához is elegendő sávszélességet biztosít. Ez azonban csak méregdrágán megvalósítható, ráadásul bizonyos paramétereket (késleltetés, átviteli sebesség) nem tudtunk volna a szükséges szinten tartani. Az Office 365 egyik legnagyobb előnye a globális vállalatok számára, hogy a Microsoft számítási felhőben működő szervereihez világszerte biztosított a nagy-sávszélességű elérés.” – mondta végül Sárdy Tibor, a GRAPHISOFT SE IT vezetője.
Bevezető partner Az EURO ONE Számítástechnikai Zrt. a Bravogroup Holding részeként meghatározó tagja hazánk legnagyobb magyar tulajdonú infokommunikációs vállalatcsoportjának. Az informatikai vállalatok élvonalába tartozó cég
több évtizedet felölelő tevékenysége során stabil szakértői gárdát alakított ki, mely szervezett folyamatainak, adatkezelési és a kommunikációs kultúrájának köszönhetően a piacon megjelenő komplex informatikai problémákra hosszútávon fenntartható megoldásokat kínál. Mint Microsoft LSP és Gold Certified Partner, elérte a lehető legmagasabb partneri címeket. Tevékenységük értékmérője, projektjeik sikerességében rejlik. Stabil gazdasági hátterüknek és kiváló Microsoft gyártói kapcsolatuknak köszönhetően képesek a legmagasabb komplexitású projekteket is feszített ütemterv mellett sikeresen megvalósítani. Az összetett informatikai projektek megvalósítása számos speciális ismeret elsajátítását követeli a vállalattól a felhő alapú megoldásoktól kezdve a telepített megoldásokig. Az EURO ONE Számítástechnikai Zrt. nem csupán a szakmai kompetenciák folyamatos bővítésére törekszik. Annak érdekében, hogy a vállalat szervezettsége és menedzselhetősége a folyamatos bővülés mellett is biztosítható legyen, a vezetők, projekt menedzserek képzésére is nagy hangsúlyt fektet. (Zárójelben – avagy: az „ábra” önmagáért beszél A krónikás megjegyzése: az esettanulmány alapjául szolgáló beszélgetés is a Lync segítségével történt. Sárdy Tibor, a GRAPHISOFT IT vezetője és a krónikás valójában egy virtuális tárgyalóban találkozott, a webkamerák bekapcsolásával HD-minőségben láthatták egymást, de beszélgetés közben akár dokumentumokat is megoszthattak volna. Az interjúban elhangzottakat a Lync erre szolgáló funkciójával digitális formátumban rögzítették.)
© 2014 Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Ez az esettanulmány kizárólag tájékoztatási célokat szolgál. A MICROSOFT SEMMILYEN KIFEJEZETT VAGY VÉLELMEZETT GARANCIÁT NEM VÁLLAL A KIADVÁNYBAN SZEREPLŐ INFORMÁCIÓ PONTOSSÁGÁÉRT. A Microsoft, az Office 365 embléma, a Windows és a Windows Server a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban. Az összes többi védjegy a megfelelő védjegytulajdonosok tulajdonában áll.
