A MUNKAÜGYI OSZTÁLY ÜGYRENDJE

Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet 7621 Pécs, Bercsényi u. 3.

A MUNKAÜGYI OSZTÁLY ÜGYRENDJE

Hatályos: 2014. június 1. napjától

1

A Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház) Munkaügyi Osztályának ügyrendjét az alábbiak szerint állapítom meg:

Általános rendelkezések

1.

Az ügyrend célja, hogy szabályozza a Munkaügyi Osztály feladatait az Intézmények, valamint az Elszámolóház vonatkozásában, az Osztály vezetőjének és beosztottainak feladat-, hatás- és jogkörét, továbbá az Elszámolóház belső és külső kapcsolattartásának módját. Az Elszámolóház Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott feladatait az alábbi jogszabályokban foglaltak betartásával látja el: -

1992. évi XXXIII. törvény a közalkalmazottak jogállásáról (a továbbiakban: Kjt.), 77/1993. (V. 12.) Korm. rendelet a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény végrehajtásáról a helyi önkormányzatok által fenntartott szolgáltató feladatokat ellátó egyes költségvetési intézményeknél (a továbbiakban: Vhr.), 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről (a továbbiakban: Mt.), 2011. évi CXCIX. törvény a közszolgálati tisztviselőkről (a továbbiakban: Kttv.) 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról (a továbbiakban: Áht.), 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (a továbbiakban: Ávr.), 1995. évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról (a továbbiakban Szja. tv.), 2003. évi XCII. törvény az adózás rendjéről (a továbbiakban: Art.), 1997. évi LXXX. törvény a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről (a továbbiakban: Tbj.), 1998. évi LXXXIV. törvény a családok támogatásáról (a továbbiakban: Cst.), 1997. évi LXXXIII. törvény a kötelező egészségbiztosítás ellátásairól (a továbbiakban: Ebtv.), 1998. évi LXVI. törvény az egészségügyi hozzájárulásról (a továbbiakban: Eho tv.), 33/1998. (VI. 26.) NM rendelet a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről (a továbbiakban: NM rendelet), 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről (a továbbiakban: EüM rendelet), a mindenkori költségvetési törvény, az önkormányzat költségvetési rendelete.

Az Elszámolóház esetében valamennyi munkaügyi feladatot teljes körűen ellátja, valamint a hozzárendelt költségvetési szervek munkaügyi feladatainak ellátását a Munkamegosztási megállapodásban foglaltak szerint biztosítja. A Munkaügyi Osztály engedélyezett álláshelyeinek száma: 7, amely az alábbiak szerint épül fel: - osztályvezető - munkaügyi főelőadó – jogász végzettséggel - munkaügyi (fő)előadó(k)

2

A helyettesítés rendje: A Munkaügyi Osztály vezetőjét a munkaügyi főelőadó helyettesíti csak a szakmai feladatok tekintetében, a (fő)előadók egymást helyettesítik teljes jogkörrel. A bélyegzőhasználat rendje: A Munkaügyi Osztály kezelésében 3 hivatalos bélyegzőgarnitúra található, az alábbiak szerint: - fejbélyegző: 2 db - rövid fejbélyegző: 2 db - körbélyegző: 2 db - ellenjegyezte bélyegző: 2 db - dátum bélyegző: 5 db A hivatalos bélyegzőkkel kapcsolatos további részletes rendelkezéseket az Iratkezelési szabályzat tartalmazza.

2. Az intézményi KIR3 rendszer felhasználói jogosultságainak megosztása az Intézmény és az Elszámolóház között A KIR3 rendszerben minden intézmény (törzsszámonként) végpont azonosítóval (és a hozzátartozó kulcsfájllal), egy rendszergazda, valamint felhasználói jogosultságokkal rendelkezik. Intézményi felhasználói jogosultságok megosztása: Megnevezés

Munkaügy

Távollét

Nem rendszeres kifizetések

Változóbér

lekérdezés karbantartás hitelesítés lekérdezés karbantartás



lekérdezés

lekérdezés

lekérdezés

Az intézmény jogosultságai: rendszergazda

lekérdezés

felhasználó

lekérdezés

Az Elszámolóház jogosultságai: lekérdezés felhasználó karbantartás hitelesítés

Tekintettel arra, hogy a távollét, a nem rendszeres kifizetések és a változó bér hitelesítésére kizárólag a rendszergazda jogosult, s e jogosultsággal csak az Intézmény rendelkezik, ezért a változóbérek jelentését és hitelesítését a Munkamegosztási megállapodásban foglaltak szerint nem az Elszámolóház, hanem az Intézmény végzi. Az Elszámolóház és az Intézmények között a dokumentumok továbbítása elektronikus úton, valamint kézbesítő útján történik, az iratok átadására, átvételére Intézményenként iratjegyzék szolgál, melyben fel kell tüntetni az átvett dokumentumokat tételesen, az átvétel dátumát, valamint az átvevő aláírását. Az átvett dokumentumokat dátumbélyegzővel érkeztetni kell, ezzel egyidejűleg a Pénzügyi Osztályon az érkeztető pénzügyi (fő)előadó ellátja kézjegyével azokat. A közalkalmazotti-, közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony 3

létesítésével, módosításával, megszüntetésével, valamint a szabadság megállapításával kapcsolatos érkeztetett dokumentumokat az Elszámolóház Jogi és Ügyviteli Osztálya iktatja az Elszámolóház Iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint. A munkáltatói és jövedelemigazolások kiállítása, valamint munkavállalóknak való kiadása az Intézmények feladatát képezi.

3.

a

fizetési

jegyzékek

A kötelezettségvállalás és ellenjegyzés szabályai

Az Áht. 2. § (1) bek. o) pontja értelmében kötelezettségvállalás: a kiadási előirányzatok, és ha jogszabály azt lehetővé teszi - a 49. § szerinti lebonyolító szerv számára a Kormány rendeletében meghatározottak szerinti rendelkezésre bocsátott összeg terhére fizetési kötelezettség - így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, szerződés megkötésére, költségvetési támogatás biztosítására irányuló - vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat. Az Ávr. 56. § (1) bekezdése értelmében a kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak nyilvántartásba vételéről, és a kötelezettségvállalás értékéből a költségvetési év és az azt követő évek szabad előirányzatait terhelő rész lekötéséről. A kötelezettségvállalások nyilvántartásba vételére az Elszámolóház Kötelezettségvállalási szabályzatának megfelelő rendelkezéseit kell alkalmazni. Az Áht. 37. § (1) bekezdése értelmében kötelezettséget vállalni a Kormány rendeletében foglalt kivételekkel csak pénzügyi ellenjegyzés után, a pénzügyi teljesítés esedékességét megelőzően, írásban lehet. A pénzügyi ellenjegyzőnek meg kell győződnie arról, hogy a szabad előirányzat rendelkezésre áll, a tervezett kifizetési időpontokban a pénzügyi fedezet biztosított, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. A pénzügyi ellenjegyzést az ellenjegyzés dátumának és az ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére az Elszámolóház gazdasági vezetője, vagy az általa kijelölt személy jogosult. Az Ávr. 54. § (3) bekezdése alapján ha a kötelezettségvállalás nem felel meg az Áht. 37. § (1) bekezdésében előírtaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek erről írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, a kötelezettséget vállaló szerv vezetőjét és gazdasági vezetőjét. Ha a kötelezettséget vállaló szerv vezetője a tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles annak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. A vezető a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést, és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. A tájékoztatási kötelezettséget a Kötelezettségvállalás folyamatára vonatkozó szabályozat előírásai alapján kell megtenni. Az ügyrendben a közszolgálati-, közalkalmazotti jogviszony, továbbá munkajogviszony létesítésével, módosításával kapcsolatos rendelkezések és mellékletek az Ávr. fenti rendelkezéseinek figyelembevételével készültek.

4

4. A Munkaügyi vonatkozásában

Osztály

főbb

feladatai

az

Intézmények

4.1. A közalkalmazotti-, közszolgálati jogviszony vagy munkaviszony létesítésével, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos munkaügyi iratok, biztosítotti bejelentés elkészítése, jelentése és továbbítása a MÁK-nak

4.1.1. Jogviszony létesítése Az Intézmény az álláshely megüresedéséről való tudomásszerzés esetén megkereséssel fordul a Fenntartóhoz az Adatlap megüresedő álláshelyről című nyomtatvány beküldésével (1. számú melléklet) a költségvetési engedélyezett létszámkeret figyelembevételével egyrészt -

az üres álláshely bejelentése, másrészt amennyiben szükségesnek tartja, az álláshely betöltésének engedélyezése iránt.

A nyomtatványt a munkáltatói jogkör gyakorlója írja alá. A Fenntartó - az Elszámolóházzal történő létszámegyeztetést követően - dönt az álláshely betöltésének engedélyezéséről. Az engedélyt 2 példányban megküldi az Elszámolóháznak, amelyből az illetékes munkaügyi (fő)előadó 1 példányt megküld az Intézmény részére. A pályázat eredményes elbírálását vagy – pályáztatás mellőzésével történő álláshely betöltése esetén – a kiválasztást követő 2 munkanapon belül, de legkésőbb a jogviszony kezdete előtt 5 munkanappal kell jeleznie az Intézménynek az új munkavállaló felvételét a kitöltött „Adatlap jogviszony létesítéséhez” című nyomtatvány (2. számú melléklet) elektronikus úton, valamint saját kézbesítője útján történő megküldésével. A nyomtatványt a munkáltatói jogkör gyakorlója írja alá. Az Adatlap a munkavállalóval nem küldhető be az Elszámolóházhoz. Az „Adatlap jogviszony létesítéséhez” című nyomtatványt a gazdasági vezető, vagy az Elszámolóház Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztályának a gazdasági vezető által kijelölt illetékes munkatársa jegyzi ellen. Ellenjegyzés hiányában a kinevezés, munkaszerződés nem készíthető el. Az ellenjegyzés egyrészt az előirányzat meglétére terjed ki, másrészt ennek során azt vizsgálja az ellenjegyző, hogy nem kerül-e sor a bérelőirányzat túllépésére. Az Intézménynek kell gondoskodnia a leendő munkavállaló előzetes orvosi alkalmassági vizsgálatra küldéséről. A fenti nyomtatványt csak az orvosi alkalmassági vizsgálatot követően, alkalmas minősítéssel rendelkező személy esetén küldheti meg az Intézmény az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának. Átadja továbbá a leendő munkavállalónak az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya által készített és rendszeresített – a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelő, folyamatosan aktualizált – listát, melyen a jogviszony létesítéséhez szükséges iratok felsorolása található (3. számú melléklet). A munkavállalónak a jogviszony létesítését megelőző legalább 4 munkanappal, de – akadályoztatása esetén – legkésőbb a jogviszony-létesítés napját megelőző 2 munkanappal meg kell jelennie az Elszámolóház Munkaügyi Osztályánál a munkába álláshoz szükséges irataival (ld. 3. sz. mellékletben foglalt lista). Ezek az iratok magukban foglalják a felvételi dokumentumokat is (3. sz. melléklet 1. pont), amelyeket a felvenni kívánt munkavállaló előzőleg az Intézményben kitöltött és a munkáltatói jogkör gyakorlója aláírt, lepecsételt. Az 5

Elszámolóház illetékes munkaügyi (fő)előadója megvizsgálja a jogviszony-létesítéshez szükséges iratok meglétét, majd ha azokat rendben találja, elkészíti a KIR3 rendszerben a létesítő okiratokat, valamint a biztosítotti bejelentőt. Hiányos dokumentáció esetén jogviszony nem létesíthető. Az okirattal kapcsolatban esetlegesen felmerülő szükséges egyeztetést követően az elkészített okiratot a Munkaügyi Osztály jogi végzettségű munkaügyi főelőadója jogi szempontból ellenőrzi, valamint gondoskodik arról, hogy ezt követően az okirat a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó ellenőrzésre (pénzügyi ellenjegyzésre) kerüljön. Az elkészített okiratokat 4 példányban kézbesítő útján az Intézménybe kell küldeni, – oly módon, hogy a munkavállaló az első munkában töltött napján megkaphassa azokat –, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló, majd postafordultával a saját kézbesítőjével az Intézmény visszaküld 2 eredeti példányt az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának. Ezt követően az illetékes munkaügyi (fő)előadó azonnal elvégzi a hitelesítést a KIR3 rendszerben. A hitelesítés után egy eredeti példányt – a mellékelt munkába álláshoz szükséges dokumentumokkal együtt - az illetékes munkaügyi (fő)előadó azonnal továbbít kísérőjegyzékkel a MÁK-ba. A jogviszony-létesítő okiratokat (a kinevezést, a jogviszonyok beszámítását, valamint az adatlapot a munkavállaló törzsadatairól) az Elszámolóházban irattárba kell helyezni. A MÁK számfejtői elfogadás után meg kell állapítani a munkavállaló szabadságát. A kinyomtatott szabadság-megállapítást kézbesítő útján továbbítani kell az Intézménynek, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló. Az egyik példányon igazoltatni kell a munkavállalóval az átvétel tényét és dátumát, amely a személyi anyagába kerül, a másik helyben másolt példány a munkavállalóé. Az Elszámolóházhoz példányt nem szükséges visszajuttatni. A biztosítotti bejelentőt az illetékes munkaügyi (fő)előadó nyomon követi a KIR3 rendszerben. Amint iktatószámot kap, azonnal ki kell nyomtatni. Nyomtatást követően meg kell küldeni kézbesítő útján az Intézmény részére, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló. Az egyik példányon igazoltatni kell a munkavállalóval az átvétel tényét és dátumát, amely a személyi anyagába kerül, a másik helyben másolt példány a munkavállalóé. Az Elszámolóházhoz példányt nem szükséges visszajuttatni.

4.1.2. Jogviszony módosítása

4.1.2.1.

Kinevezés/munkaszerződés módosítása

A következő adatok módosulása esetén az Intézmény a munkáltatói jogkör gyakorlója által aláírt „Jogviszony-módosító nyilatkozat” című nyomtatványt (4. számú melléklet) a módosulás hatályba lépése előtt legalább 5 munkanappal elektronikusan, valamint saját kézbesítője útján megküldi az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának:        

szervezeti egység, telephely, szakfeladat, munkakör, vezetői megbízás, munkavégzés helye, foglalkoztatás jellege, munkaidő, helyettesítés esetén a helyettesített munkavállaló neve, 6

 

új szakképesítés megszerzése, jogviszony időtartamának megváltozása.

A „Jogviszony-módosító nyilatkozat” című nyomtatványon az alábbi elemek kitöltése kötelező: kormányzati funkció, a szakfeladat száma, a szervezeti egység, telephely feltüntetése, a besorolás alapjául szolgáló végzettség, a változással érintett körülmény rövid leírása, az okiraton esetlegesen külön feltüntetni kívánt szöveg. Amennyiben a kormányzati funkció, szakfeladat mellett a munkabér-, illetve illetményelem/ek költséghelye/i is változnak, a „Rendelkezés a költséghely megosztásáról” (4/A. számú melléklet) című nyomtatványt kell kitölteni. Az illetékes munkaügyi (fő)előadó a nyomtatvány alapján elkészíti a KIR3 rendszerben a kinevezés- vagy munkaszerződés-módosítást. Az okirattal kapcsolatban esetlegesen felmerülő szükséges egyeztetést követően az elkészített okiratot a Munkaügyi Osztály jogi végzettségű munkaügyi főelőadója jogi szempontból ellenőrzi, valamint gondoskodik arról, hogy ezt követően az okirat a kötelezettségvállaláshoz kapcsolódó ellenőrzésre (ellenjegyzésre) kerüljön. A „Jogviszony-módosító nyilatkozat” című nyomtatványt az Elszámolóház gazdasági vezetője, vagy Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztálynak a gazdasági vezető által kijelölt illetékes munkatársa jegyzi ellen a Jogviszony létesítése című pontban meghatározottak szerint. Az elkészített okiratokat 4 példányban kézbesítő útján az Intézménybe kell küldeni legkésőbb a változás hatályba lépése napján, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló, majd az Intézmény postafordultával megküld -

1 eredeti példányt saját kézbesítőjével az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának, valamint

-

1 eredeti példányt kísérőjegyzékkel a MÁK-ba.

Ezt követően az illetékes munkaügyi (fő)előadó elvégzi a hitelesítést a KIR3 rendszerben, és az ügyiratot az irattárba helyezi.

4.1.2.2.

Adatlap-módosítás

A munkavállaló következő adataiban, valamint munkarendjében bekövetkező változás esetén az Intézmény a munkáltatói jogkör gyakorlója által aláírt „Adatváltozás-bejelentő lap” című nyomtatványt (5. számú melléklet) legkésőbb a módosulásról való tudomásszerzést, illetve munkarend-változás esetén az erről szóló döntést követő munkanapon elektronikusan, valamint saját kézbesítője útján megküldi az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának:     

névváltozás, állandó lakcím megváltozása, tartózkodási hely megváltozása, fizetési számlaszám megváltozása, munkarend megváltozása.

Az „Adatváltozás-bejelentő lap” című nyomtatványhoz a változást igazoló okmány fénymásolatát is csatolni kell. Az adatvédelmi jogszabályok értelmében a fénymásolaton a munkavállalót nyilatkoztatni kell, hogy hozzájárul okmányai fénymásolásához. A fizetési számlaszám megváltozása esetén a munkavállaló köteles az Intézmény által rendelkezésére

7

bocsátott „Megbízás illetmény kifizetésére” című nyomtatványt (3/E. számú melléklet) kitölteni. Amennyiben csak a munkarend változik és az több munkavállalót érint, az Intézmény listát készít azon munkavállalókról, akikre a módosítást kéri (6. számú melléklet). Ilyen esetekben az 5. számú mellékletet nem kell külön kitölteni és beküldeni. A listát az erről szóló döntést követő munkanapon, de legalább 5 munkanappal a változás hatályba lépése előtt kell megküldeni az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának. Az Adatváltozás-bejelentő lapot, illetve az Adatlap munkarend-változáshoz című nyomtatványokat – a kötelezően csatolandó iratokkal együtt - az Intézmény elektronikusan, valamint saját kézbesítője útján megküldi az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának. A dokumentumok alapján az illetékes munkaügyi (fő)előadó elkészíti a KIR3 rendszerben az adatlap módosítását. Az elkészített okiratokat 4 példányban kézbesítő útján az Intézménybe kell küldeni legkésőbb a változás hatályba lépése napján, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló, majd az Intézmény postafordultával megküld: -


-



4.1.2.3.

Átsorolás, értesítés

Kizárólag az illetmény összegében történő változás esetén értesítést, míg soros lépés, fizetési fokozatban történő előrelépés, illetve várakozási idő csökkentés esetén a munkavállaló részére átsorolást kell készíteni. Az Intézménynek ki kell töltenie az „Adatlap értesítéshez/átsoroláshoz” című nyomtatványt (7. számú melléklet), és be kell küldenie az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának elektronikusan, valamint saját kézbesítője útján az alábbi határidők megtartásával: -

-

Közalkalmazottak esetén a változás hatályba lépése előtt legalább 5 munkanappal korábban (január 1. napján, illetve szeptember 1. napján esedékes változások esetén legalább 15 munkanappal korábban), illetőleg a változásra okot adó körülményről való tudomásszerzést követő napon – soros lépések kivételével. Várakozási idő csökkentésére közalkalmazottak esetében kizárólag január 1-jei hatállyal kerülhet sor, a továbbképzési kötelezettség teljesítését, illetve a törvénnyel alapított kitüntetés vagy díj, valamint miniszter által alapított díj átadását követő évben. A várakozási idő csökkentéséről szóló határozatokat az Intézmények legkésőbb az érvényesítést megelőző év december 15. napjáig kötelesek megküldeni az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának. Közszolgálati jogviszonyban álló munkavállalók esetében szintén a változás hatályba lépése előtt legalább 5 munkanappal korábban. Mivel a várakozási idő csökkentésére/meghosszabbítására a joghatást kiváltó körülmény bekövetkeztét követő munkanapon kerülhet sor, ezért ebben az esetben a soros lépést megalapozó körülmény bekövetkezését megelőzően legalább 5 munkanappal.

Amennyiben az „Adatlap értesítéshez/átsoroláshoz” című nyomtatvány több oldalas, a munkáltatói jogkör gyakorlója minden oldalt ellát a kézjegyével.

8

A nyomtatványt az Elszámolóház gazdasági vezetője, vagy a Számviteli, Költségvetési és Kontrollink Osztálynak a gazdasági vezető által kijelölt illetékes munkatársa jegyzi ellen a Jogviszony létesítése című pontban foglaltaknak megfelelően. Az illetékes munkaügyi (fő)előadó a nyomtatvány alapján elkészíti a KIR3 rendszerben az értesítést vagy átsorolást. Az elkészített okiratokat 4 példányban kézbesítő útján az Intézménybe kell küldeni legkésőbb a változás hatályba lépése napján, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló, majd az Intézmény postafordultával megküld: -


-


Ezt követően az illetékes munkaügyi (fő)előadó elvégzi a hitelesítést a KIR3 rendszerben, és az ügyiratot az irattárba helyezi. A közalkalmazottak év eleji soros lépések miatt esedékes átsorolásait úgy kell elkészíteni, hogy a főszámfejtés megkezdéséig beérkezzenek a MÁK-ba.

4.1.3. Jogviszony megszűnése/megszüntetése:

Az Intézmény a „Megszüntető nyilatkozat”, valamint az „Elszámoló lap” című nyomtatványok (8., 8/A. számú mellékletek) megküldésével jelzi az Elszámolóház felé a munkavállaló jogviszonyának megszüntetését/megszűnését. A nyomtatványt a jogviszony megszüntetése/megszűnése előtt legalább 5 munkanappal kell eljuttatni az Elszámolóház Munkaügyi Osztályához elektronikusan, valamint saját kézbesítő útján. A nyomtatványt a munkáltatói jogkör gyakorlója írja alá. Kivételes esetekben (pl. rendkívüli felmondás) a „Megszüntető nyilatkozat” és az „Elszámoló lap” beküldési határideje legkésőbb a hatályosulás napja előtti munkanap. A nyomtatványhoz az alábbi iratokat szükséges csatolni: -

a munkavállaló halálakor a halotti anyakönyvi kivonat hitelesített másolatát, közös megegyezés esetén (ha azt a munkavállaló kezdeményezte) a munkavállaló írásbeli kérelmének másolatát, valamint a felek megállapodását a jogviszony közös megegyezéssel történő megszüntetéséről (8/B. és 8/C. számú mellékletek), áthelyezés esetén az eredeti háromoldalú áthelyezési megállapodást, lemondás, rendkívüli lemondás esetén a munkavállaló írásbeli kérelmének másolatát, felmentés esetén a munkáltatói intézkedést, illetőleg ha a felmentés oka nyugdíjazás, akkor a munkavállaló írásbeli kérelmének másolatát (melyben egyidejűleg arról is nyilatkozik, hogy a nyugdíjazás feltételeinek a felmentési idő végéig megfelel), valamint a nyugdíjigazgatóság szolgálati idő elismeréséről szóló határozatát.

Az illetékes munkaügyi (fő)előadó a nyomtatvány, valamint a csatolt dokumentumok alapján elkészíti a KIR3 rendszerben a jogviszony-megszüntető iratot, az elszámolólapot és az ideiglenes jogviszony igazolást (közalkalmazotti igazolást). Felmentés esetén a felmentési idő kezdetének napjára az illetékes munkaügyi (fő)előadó elkészíti a jogviszony-megszüntető okiratot. A munkavégzés alóli mentesítést megelőzően 10 munkanappal az Intézmény beküldi az Elszámolóház Munkaügyi Osztályához az

9

Elszámolólapot (8/A. számú melléklet), amelynek alapján az illetékes munkaügyi (fő)előadó elkészíti a KIR3 rendszerben az elszámolólapot és az ideiglenes közalkalmazotti igazolást. Az elkészített okiratokat 4 példányban, az ideiglenes közalkalmazotti igazolást 5 példányban kézbesítő útján az Intézménybe kell küldeni legkésőbb a változás hatályba lépése napján, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló, majd az Intézmény postafordultával megküld: -


-



4.2.

A munkáltatói adómegállapításról szóló munkavállalói nyilatkozatok rögzítése a KIR3 rendszerben

Az adómegállapításról szóló munkavállalói nyilatkozatok nyomtatványait (NY29 és NY30) a KIR3 rendszerből az illetékes munkaügyi (fő)előadók töltik le, amelyeket az átvételi listával együtt elektronikus formában továbbítanak az intézmények részére. A nyilatkozatokat – munkáltatói aláírást követően – a munkavállalókkal két példányban szükséges kitöltetni, és az átvétel tényét az aláíró íven igazoltatni. A kitöltött nyilatkozatok egy példánya a munkavállalóé, egy példánya pedig a munkáltatónál marad. A nyilatkozat egy másolati példányát szükséges beküldeni a Munkaügyi Osztály illetékes munkaügyi (fő)előadója részére, aki a nyilatkozatok tartalmát rögzíti a KIR3 rendszerben. Rögzítést és ellenőrzést követően a KIR3 rendszerből letöltött kísérőjegyzék elektronikus formában megküldésre kerül az intézmények részére. Az intézmény a nyilatkozatok egy eredeti példányát, az átvételi lista egy eredeti példányát, valamint a Munkaügyi Osztály által megküldött kísérőjegyzéket megküldi a Magyar Államkincstárnak a megadott határidőig.

4.3.

Szabadság megállapítása

Az Intézmények munkavállalói szabadságának megállapítását a KIR3 rendszerben minden év január 31-ig végzi el az illetékes munkaügyi (fő)előadó. Az Intézmény legkésőbb január 5-ig listát küld az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya részére azon munkavállalók nevével, adóazonosító jelével, akik az előző évről áthozott szabadsággal rendelkeznek, a szabadságnapok pontos mennyiségének megjelölésével. Az illetékes munkaügyi (fő)előadó a tárgyévi szabadságok megállapítását megelőzően az áthozott szabadságnapok számát a lista szerint ellenőrzi, eltérés esetén javítja a KIR3 rendszerben. A tárgyévi szabadság megállapításához szükséges, a 16 éven aluli gyermek után, fogyatékos gyermek után, továbbá egészségkárosodás miatt a munkavállalónak járó pótszabadságok igényléséhez szolgáló nyilatkozatokat (3/C-D. számú mellékletek) az 10

Intézmény tölteti ki a munkavállalóval. Az Intézmények a pótszabadságokról összesítőt készítenek (9. számú melléklet), melyet a munkáltatói jogkör gyakorlója aláír és legkésőbb január 20-ig elektronikusan, valamint saját kézbesítőjük útján beküldik az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának. Amennyiben az Intézmény munkavállalója naptári évenként összeszámítva 30 napot meghaladóan keresőképtelen, az éves rendes szabadságát újra meg kell állapítani. A Távollévők nyilvántartása című nyomtatványon (10. sz. melléklet) szükséges jelezni minden hónap 5. napjáig az adott munkavállaló(k) tekintetében a szabadság-újramegállapítási igényt. A Munkaügyi Osztály illetékes munkaügyi (fő)előadója a KIR3 rendszerben 2 munkanapon belül elkészíti a módosított szabadság-megállapításról szóló értesítést. A tárgyév eleji, illetve a módosított szabadság-megállapítást kézbesítő útján továbbítani kell az Intézménynek, ahol aláírja a munkáltatói jogkör gyakorlója és a munkavállaló. Az egyik példányon igazoltatni kell a munkavállalóval az átvétel tényét és dátumát, amely a személyi anyagába kerül, a másik, helyben másolt példány a munkavállalónál marad. Az Elszámolóházhoz példányt nem szükséges visszajuttatni.

4.4. Létszámnyilvántartás vezetése (munkajogi, létszám, átlagos statisztikai állományi létszám)

statisztikai

állományi

Az Önkormányzat költségvetési rendeletében meghatározott intézményi költségvetési engedélyezett álláshely és létszám nyilvántartását az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya végzi. A létszámnyilvántartás naptári negyedévenként egyeztetésre kerül, az erre vonatkozó adatokat az Intézmény vezetője aláírásával hagyja jóvá. A költségvetési engedélyezett álláshely és létszám nyilvántartása az Elszámolóházhoz rendelt Intézmények vonatkozásában engedélyezett álláshely, betöltött álláshely és üres álláshely bontásban történik. Az Intézmény a távollétek KIR3 rendszerben való rögzítésével egyidejűleg (legkésőbb tárgyhót követő hónap 5. napjáig) adatot szolgáltat az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának elektronikus úton valamint saját kézbesítője útján is a fizetés nélküli és szülési szabadságon, a GYES-en, GYED-en lévő munkavállalók, valamint a 30 napot meghaladó táppénzesek, illetve a felmentés miatt munkavégzés alól mentesített munkavállalók létszámáról a „Távollévők nyilvántartása” című táblázaton (10. számú melléklet). A létszám számbavétele a KSH által közzétett „Útmutató és annak módosítása, kiegészítése a munkaügyi statisztikai adatszolgáltatáshoz” című tájékoztató alapján történik.

11

4.5. Rehabilitációs hozzájárulás fizetési (negyedéves előlegek, illetve éves elszámolás)

kötelezettség

megállapítása

Az Intézmény köteles a megváltozott munkaképességű munkavállaló megváltozott munkaképességét igazoló dokumentumainak érvényességét figyelemmel kísérni, és módosulás esetén az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya részére a változással érintett dokumentumokat saját kézbesítője útján megküldeni. A megváltozott munkaképességű munkavállaló fogalmára, valamint a megváltozott munkaképesség igazolására szolgáló dokumentumokra a mindenkor hatályos jogszabályok rendelkezései irányadók. A rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettség éves összegét, valamint a negyedéves előlegek összegét az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya állapítja meg. Az illetékes munkaügyi (fő)előadó feladata az átlagos statisztikai állományi létszám és a megváltozott munkaképességű munkavállalók létszámának meghatározása, amelynek alapját képezi a „Távollévők nyilvántartása” című nyomtatvány (10. számú melléklet). Az átlagos statisztikai létszám álláshelyre és főre vonatkoztatottan is kiszámításra kerül. Tárgyévben az első negyedév számítási módja szerint történik a továbbiakban a rehabilitációs hozzájárulás összegének megállapítása, amelynek módosítására az évvégi elszámoláskor lehetőség van. Az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya tárgynegyedév végén egyeztetést kezdeményez az Intézményekkel a rehabilitációs hozzájárulás számításához szükséges átlagos statisztikai létszámmal kapcsolatban. Az illetékes munkaügyi (fő)előadó az erről szóló táblázatot elektronikus úton megküldi az Intézmény részére, amely - szintén elektronikus útonjóváhagyását megadja. A Munkaügyi Osztály jogi végzettségű munkaügyi főelőadója az Intézményekkel egyeztet arról, hogy az előző negyedévhez viszonyítottan történt-e, és ha igen, milyen jellegű módosulás a rehabilitációs hozzájárulás szempontjából figyelembe vehető munkavállalók körében. Az erről szóló szakhatósági dokumentumokat negyedévente ellenőrzi. A szükséges információk birtokában az illetékes munkaügyi (fő)előadók negyedévente, a tárgynegyedévet követő hónap 10-ig megállapítják a rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettséget ezer forintban, és adatot szolgáltatnak róla elektronikus úton az Intézménynek. A KIR3 rendszerben az Intézmény könyvelési bizonylatot készít, az utaláshoz utalványrendeletet állít ki, és ezeket a dokumentumokat az illetékes munkaügyi (fő)előadó által készített, a munkáltatói jogkör gyakorlójának aláírásával ellátott számítással együtt legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig visszaküldi azokat saját kézbesítője útján az Elszámolóház Pénzügyi Osztálya vezetőjének. Az illetékes munkaügyi (fő)előadó az éves elszámoláshoz az adóévet követő év február 10ig készíti el a fenti kimutatást és küldi meg róla elektronikus úton az adatszolgáltatást az Intézménynek. Az Intézmény legkésőbb február 15-ig küldi vissza saját kézbesítője útján az Elszámolóház Pénzügyi Osztálya vezetőjének az elkészült könyvelési bizonylatot és utalványrendeletet.

12

4.6. Statisztikai jelentések (jelentés az üres álláshelyekről, jelentés az éves megállapított szabadságokról) elkészítése

Az üres álláshelyek számát az illetékes munkaügyi (fő)előadó negyedévente egyezteti az intézménnyel, majd a KIR3 rendszerben elkészíti és elküldi a statisztikai jelentést minden tárgynegyedévet követő hónap 10. napjáig. A jelentést 2 példányban, kézbesítő útján továbbítja az Intézménybe. A munkáltatói jogkör gyakorlója aláírást követően postafordultával saját kézbesítője útján 1 példányt visszaküld az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának.

4.7. Személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzatainak tervezéséhez, valamint az éves beszámoló, havi költségvetési jelentés elkészítéséhez adatszolgáltatás, egyeztetés

Az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya a személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzatainak tervezéséhez, valamint az éves beszámoló, havi adatszolgáltatás elkészítése során az Intézmény által kezdeményezett egyeztetésben részt vesz, szakmai segítséget nyújt.

4.8. Tanulmányi szerződés-tervezetek, megbízási szerződés-tervezetek jogi szempontból történő ellenőrzése

A tanulmányi szerződés-tervezetek, megbízási szerződés-tervezetek jogi szempontból történő ellenőrzését az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának jogi végzettségű munkaügyi főelőadója végzi. A tanulmányi és megbízási szerződéseket az Elszámolóház által rendelkezésre bocsátott szerződésminták alapján kell elkészíteni (11. számú és 12-13. számú mellékletek). A szerződés-tervezeteket aláírás előtt elektronikus úton be kell küldeni az Elszámolóház központi e-mail címére. A Munkaügyi Osztály jogi végzettségű munkaügyi főelőadója elvégzi a jogi szempontból történő ellenőrzést legfeljebb 5 munkanapon belül. Amennyiben a szerződés-tervezetek hiányosak, kiegészítésre szorulnak, további ügyintézést kívánnak, vagy nem felelnek meg a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek, az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának jogi végzettségű munkaügyi főelőadója javaslataival, megjegyzéseivel visszaküldi azokat az Intézménynek. Az Intézmény köteles a hiányosságokat pótolni, illetőleg a kiegészítéseket megtenni. Az ügyintézési határidőbe nem számít bele a szerződésekkel kapcsolatos egyeztetések időtartama. Az Intézmény a javított, kiegészített szerződés-tervezeteket ismételten megküldi az Elszámolóház központi e-mail címére. A Munkaügyi Osztály jogi végzettségű munkaügyi főelőadója legkésőbb a beküldést követő munkanapon kinyomtatja azokat 3 példányban, az ellenőrzésének tényét szignójával igazolja, majd ellenjegyezteti a gazdasági vezetővel, vagy a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztálynak a gazdasági vezető által kijelölt illetékes munkatársával. Pénzügyi ellenjegyzést követően kézbesítővel továbbítja a szerződéseket az Intézménynek. 13

Írásban jelzett igény esetén az Elszámolóház Munkaügyi Osztályának jogi végzettségű munkaügyi főelőadója segítséget nyújt a szerződések elkészítéséhez, illetőleg útmutatót tesz közzé.

4.9.

Munkaügyi feladatok koordinációja, ellenőrzése

Az Elszámolóház Munkaügyi Osztálya folyamatosan kapcsolatot tart az Intézményekkel, szükség esetén vagy kérelemre a munkaügyi feladatokkal kapcsolatban egyeztetést kezdeményez, illetőleg adatot szolgáltat. Az Intézményektől feladatai ellátásához rendszeresen adatszolgáltatásokat kér be, illetőleg adategyeztetést végez, melynek során az adatok ellenőrzésére kiemelt figyelmet fordít. Az Elszámolóház biztosítja az Intézmények részére a folyamatos jogi és szakmai segítségnyújtást a munkaügyi feladatok terén. Az Intézmények telefonon, írásban, elektronikus úton és személyesen – előzetes időpontegyeztetést követően – tájékoztatást kérhetnek a jogi végzettségű munkaügyi főelőadótól munkajogi kérdésekben. A válaszadás – a kérdés jellegétől függően – történhet telefonon, írásban, elektronikus úton és személyesen, a kérdés beérkezésétől számított legkésőbb 5 munkanapon belül. Igény esetén a jogi végzettségű munkaügyi főelőadó tájékoztatást és segítséget nyújt a munkaköri leírások elkészítéséhez.

14

5.

A Munkaügyi Osztály és az Intézményegységek feladatai az Elszámolóház vonatkozásában

5.1. A közalkalmazotti alapnyilvántartás vezetése, a személyi anyagok összeállítása, folyamatos karbantartása, tárolása A Munkaügyi Osztály a közalkalmazotti alapnyilvántartást jogszabály szerint vezeti. Összeállítása a kinevezési okmányok aláírását követően azonnal megtörténik, a továbbiakban keletkező új dokumentumokat naprakészen kell az anyagban elhelyezni. A fenti anyagokat elkülönítetten zárható, tűzálló (páncél) szekrényben kell tárolni. Jogviszony-megszűnés, illetve áthelyezés esetén a munkavállaló, illetőleg az áthelyezést kérő intézmény írásban kérheti a személyi anyag kiadását. Megszűnt dolgozó esetében ezen dokumentumok selejtezése 50 év után lehetséges a levéltár felé.

5.2.

Jogviszony létesítése, módosítása, megszüntetése

A közalkalmazottak felvétele a Munkaügyi Osztályon történik. A 3. sz. mellékletben felsorolt felvételi dokumentumok alapján az illetékes munkaügyi főelőadó elkészíti a közalkalmazott kinevezését, tájékoztatását a munkavállalót megillető jogokról és kötelezettségekről (16. sz. melléklet), titoktartási nyilatkozatát (17. sz. melléklet), továbbá a közvetlen felettesének közreműködésével a munkaköri leírását (18. sz. melléklet). A közalkalmazott a felvételkor nyilatkozik a munkába járásának körülményeiről (19. sz. melléklet). A jogviszony létesítése előtt a munkavállaló az 5.3. pontban foglaltak alapján foglalkozás-egészségügyi alkalmassági vizsgálaton vesz részt. A munkavállaló a kinevezési dokumentumokat legkésőbb a munkába állásának napján kézhez kapja. Az új munkavállaló felvételéről valamennyi érintettet elektronikus formában szükséges tájékoztatni: - az Intézményműködtetési Osztály illetékes munkatársait az esetleges védőruhamegrendelés miatt, - az intézményegység kincstárnokát és a KLIK által foglalkoztatott igazgatóját az új munkavállaló érkezése okán, - a székhelyre érkező új munkavállaló esetében a Jogi és Ügyviteli Osztály munkatársát a szabadság-táblázatba történő felvezetés, szükséges belépő-kártyák, kulcsok kiadása miatt. Az Elszámolóház a kinevezett munkavállalók részére négy hónap próbaidőt állapít meg. A próbaidő leteltét megelőző egy hónappal a közvetlen felettes írásbeli tájékoztatást nyújt a munkavállaló beilleszkedéséről, munkavégzéséről, valamint arról, hogy javasolja-e további foglalkoztatását. Jogviszony-módosítás esetén az okiratok elkészítése a KIR3 rendszerben a Munkaügyi Osztályon történik. A módosítással kapcsolatos egyéb dokumentumokat (munkaköri leírás, munkaidő-beosztás módosítása stb.) a székhelyen dolgozó munkavállalók tekintetében a Munkaügyi Osztály készíti el a közvetlen felettesek közreműködésével, az intézményegységekben dolgozók esetében a kincstárnok készíti el az iratokat. Munkavállalók intézményegységek közti átszervezése esetén a munkavállaló az adott egységben töltött utolsó munkanapján munkakör

15

átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít (20. sz. melléklet), továbbá az elszámolólapon (21, 22. sz. mellékletek) közvetlen felettesével elszámol, jelenléti ívét leadja a jogviszonymegszűnése részben foglaltak szerint. A jogviszony-módosítás tényéről valamennyi érintettet elektronikus formában szükséges tájékoztatni: - az Intézményműködtetési Osztály illetékes munkatársait az esetleges védőruhamegrendelés miatt, - az intézményegység kincstárnokát és a KLIK által foglalkoztatott igazgatóját az adott intézményegységbe érkező új munkavállaló érkezése okán. Jogviszony megszűnése esetén a közvetlen felettes elektronikus úton haladéktalanul értesíti a munkaügyi osztályvezetőt a megszűnés tényéről. Az intézményegységek tekintetében a kincstárnok a jogviszony megszüntetés időpontjára – minden körülményt figyelembe véve – írásban úgy tesz javaslatot, hogy a megszűnő munkavállaló pótlására elegendő idő álljon rendelkezésre. Ezzel egyidejűleg az érintett munkavállaló írásos formában fordul a munkáltatói jogkör gyakorlójához jogviszonya megszüntetésének érdekében. A munkáltatói jogkör gyakorlója írásban hozzájárul a jogviszony megszüntetéséhez. A Munkaügyi Osztály elkészíti a KIR3 rendszerben a megszüntető okiratot, amelyet haladéktalanul átad a székhelyen dolgozó munkavállaló részére, továbbá az intézményegységben dolgozó munkavállaló esetében megküld a kincstárnoknak. A jogviszony-megszűnés kapcsán a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályához szükséges fordulni a megüresedő álláshely bejelentése, további betöltésére vonatkozó engedély megkérése miatt. A munkavállaló utolsó munkában töltött napján munkakörét átadja a közvetlen felettese által kijelölt személynek, a közvetlen felettes kontrollja mellett. Az átadás-átvételről jegyzőkönyvet szükséges felvenni (20. sz. melléklet), amelyet a közvetlen felettes, az átadó és valamennyi átvevő aláírásával lát el. A kitöltött nyomtatványt legkésőbb a megszüntetéssel kapcsolatos valamennyi dokumentummal együtt le kell adni a Munkaügyi Osztályra, amelynek példányai az érintettek személyi anyagaiban kerülnek lefűzésre. A jogviszony megszűnésekor a munkavállalónak az Elszámolóház székhelyére vagy telephelyeire rendszeresített Elszámolólapot szükséges kitöltetnie (21. és 22. sz. mellékletek). Az érintett munkavállaló az általa használt eszközökkel, esetlegesen megigényelt munkabér-előleggel, munkája során használt számítógépes kódokkal számol el közvetlen felettese, illetve a felelős munkatársak irányában. A kitöltött dokumentumot a munkavállaló a jelenléti ívvel együtt az utolsó munkában töltött napon adja le a székhelyen a Munkaügyi Osztálynak, a telephelyeken pedig a kincstárnoknak. A kincstárnok minden, megszűnéssel kapcsolatos dokumentumot haladéktalanul megküld a Munkaügyi Osztály részére.

5.3. A munkavállalók foglalkozás-egészségügyi alkalmassági vizsgálatra küldése, nyilvántartása, képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveghez adott munkáltatói költségtérítés nyilvántartása Minden új jogviszony-létesítés feltétele, hogy a munkavállaló a foglalkozás-egészségügyi orvos szakvéleménye alapján az adott munkakör ellátására alkalmas legyen. Az előzetes orvosi vizsgálatra beutalóval lehet jelentkezni (23. számú melléklet). A „beutalás munkaköri orvosi alkalmassági vizsgálatra” című formanyomtatványt a munkaügyi (fő)előadó tölti ki, melyen feltünteti a dolgozó adatain kívül a betöltendő munkakört és annak FEOR szerinti besorolását, jelölni kell a munkakörre jellemző kockázati tényezőket. A munkavállaló a visszahozott „alkalmas” orvosi szakvélemény után állhat munkába. A munkavállalók orvosi alkalmassági véleményein szerepeltetik az alkalmazást érintő korlátozásokat. Pl. képernyő előtti munkavégzés szemüveggel, stb. 16

Az orvosi vélemények analitikus nyilvántartásban kerülnek vezetésre: az orvosi alkalmasság érvényessége, valamint az alkalmazást érintő korlátozások. Időszaki alkalmassági vizsgálathoz az Elszámolóház székhelyén dolgozó munkavállalók esetében a munkaügyi (fő)előadó készíti el a beutalót és adja oda a munkavállalónak (24. számú melléklet). Az intézményegységekben dolgozó munkavállalók tekintetében a munkaügyi (fő)előadó minden hónap 20-ig megküldi az intézményegységek kincstárnokainak az érintettek beutalóit. Ezt követően az intézményegység munkatársa gondoskodik az orvoshoz elektronikus úton történő bejelentkezésről. A beutalókat ki kell osztani a munkavállalóknak. A vizsgálatot követően az orvosi véleményt a kincstárnok haladéktalanul megküldi a munkaügyi főelőadó részére. Külön analitikus nyilvántartás készül azon munkakörű munkavállalókról, akik képernyő előtti munkavégzést folytatnak. Ők kétévente jogosultak új szemüveg vásárlásakor költségtérítésre. A jogosultságot szemész-szakorvos véleménye alapján a foglalkozás-egészségügyi orvos igazolja. Az igazolás és a munkáltató nevére kiállított számla ellenében fizethető ki a költségtérítés, melyet a KIR3 rendszerben a nem rendszeres kifizetések között kell számfejteni. A munkáltatói költségtérítés mértékét a mindenkor hatályos Munkaügyi Szabályzat tartalmazza. A kifizetett összegekről tételes analitikát kell vezetni (név, munkakör, kifizetés időpontja és összege tartalommal).

5.4.

Adatszolgáltatás a munkaköri leírásokhoz, minősítési lapok elkészítése

A munkaköri leírás készítőjének a munkába állást követően a munkaköri leírás elkészítéséhez a Munkaügyi Osztály adatot szolgáltat a közalkalmazott által betöltött munkakörről, FEOR számáról, iskolai végzettségéről, szakképzettségéről, a besorolásnál figyelembe vett további szakképzettségéről, valamint a gyakornoki időről. A közalkalmazottakat a Kjt-ben foglaltak szerint minősíteni kell. Ehhez a Munkaügyi szabályzat megfelelő számú mellékletében meghatározott minősítési lapot kell alkalmazni. A Munkaügyi Osztály feladata a minősítések nyomon követése. A közalkalmazottak soron következő minősítése előtt a minősítési lapot elő kell készíteni, azaz ki kell tölteni a minősítési lap 1. és 2. pontját, majd át kell adni azt a minősítő részére. Az elkészült minősítő lapot a közalkalmazotti alapnyilvántartáshoz kell csatolni.

5.5. A munkavállalók szabadságának megállapítása és nyilvántartása, illetőleg a táppénz- és betegszabadság nyilvántartása, a munkaidőnyilvántartás ellenőrzése, a távollétek rögzítése a KIR3 rendszerben és havonta jelentés készítése és küldése a MÁK-nak A közalkalmazottak szabadságának megállapítását a KIR3 rendszerben minden év január 31-ig kell elvégezni. Munkavállalónként ki kell nyomtatni a szabadság megállapításáról szóló értesítést és a munkáltató jogkör gyakorlójával aláíratni. Aláírást követően fénymásolatot kell készíteni róla. Az eredeti példányt át kell adni a közalkalmazottnak, aki a fénymásolaton igazolja aláírásával a szabadság megállapításáról szóló értesítés átvételét. A fénymásolt példány a munkavállaló személyi anyagában kerül lefűzésre a 16 éven aluli gyermekek után járó pótszabadság, illetve egyéb pótszabadság igényléséhez szolgáló nyilatkozatokkal együtt.

17

Új munkavállalók esetében a szabadság-megállapítást azt követően lehet elvégezni, ha a közalkalmazott kinevezésének MÁK számfejtői elfogadása megtörtént a KIR3 rendszerben. Ezután az előzőekben meghatározott rend szerint kell eljárni. A munkavállalók által havonta igénybe vett szabadság nyilvántartását a székhely tekintetében a Jogi és Ügyviteli Osztály, valamint – az intézményegységek vonatkozásában – a Munkaügyi Osztály illetékes munkatársai vezetik, amelyet a munkaügyi (fő)előadó havonta ellenőriz. Az analitikus nyilvántartáson fel kell tüntetni a közalkalmazott nevét, a szabadság kezdő és befejező időpontját, valamint az igénybe vett napok számát. A szabadság kiírásához szabadság-engedélyt kell használni, amelyet - az Elszámolóház székhelyén dolgozó munkavállalók tekintetében a Jogi és Ügyviteli Osztály kezel; - az Elszámolóház telephelyein dolgozó munkavállalók tekintetében a kincstárnok és a Munkaügyi Osztály illetékes munkatársai kezelnek. Az Elszámolóház székhelyén a munkavállaló elektronikus úton jelzi a szabadságigényét, amelyet vezetője jóváhagyás esetén továbbít a Jogi és Ügyviteli Osztályra. A Jogi és Ügyviteli Osztályon dolgozó munkatárs elvégzi a szükséges adminisztrációt, majd a szabadságot az osztályvezetők jóváhagyását követően az igazgató engedélyezi. Az intézményegységekben a gazdasági főelőadó/kincstárnok jóváhagyását szükséges kérni szabadságigénylés esetén. A közvetlen felettes és a munkavállaló aláírását követően a szabadság-engedélyt minden kedden szükséges megküldeni a Munkaügyi Osztály részére, amelynek illetékes koordinátorai gondoskodnak az engedélyező aláírásáról, és postafordultával visszaküldik az intézményegységbe. A kincstárnokok a szabadság-igényüket az Intézményműködtetési Osztály vezetőjének küldik meg elektronikusan, amelyben egyidejűleg megjelölik a távollétük idejére a helyettesük nevét és elérhetőségeit. Az Osztály vezetője véleményeztetést követően választ ad a szabadság-igényre. Ezután történhet meg a kincstárnok szabadságának kiírása a szabadság-tömbben - a fentiek szerint írt határidővel. A táppénz és betegszabadság nyilvántartására analitikus nyilvántartást („távollét nyilvántartás”) kell havi bontásban vezetni, mely tartalmazza a közalkalmazott nevét, a keresőképtelenség kezdő és befejező időpontját, a keresőképesség kezdő időpontját, a keresőképtelenség napjainak számát (naptári és munkanapban), valamint a távollét jogcímét. Emellett analitikus nyilvántartást („táppénz, betegszabadság nyilvántartása”) kell vezetni a táppénzekről és betegszabadságokról dolgozónkénti bontásban is, melyben fel kell tüntetni a dolgozó nevét, adóazonosító jelét, foglalkoztatási sorszámát, keresőképtelenség kezdő és befejező időpontját, a keresőképesség kezdő időpontját, a keresőképtelenség napjainak számát (naptári és munkanapban), valamint a távollét jogcímét. A közalkalmazott keresőképtelenségének első napján köteles bejelenteni munkahelyi vezetőjének a távollétének okát, majd legkésőbb a felgyógyulását követően (ha a távollét időtartama egy hétnél kevesebb) köteles leadni a Munkaügyi Osztálynak a keresőképtelen (terhességi) állományba vételről szóló orvosi igazolást (táppénzes papírt), vagy ha a távolléte a 7 napot meghaladja, akkor köteles leadni első ízben a kiadott keresőképtelen (terhességi) állományba vételről szóló orvosi igazolást (nagyalakú táppénzes papírt), majd a kéthetenként kiadott újabb táppénzes papírt. A KIR3 rendszerben rögzíteni kell a távolléteket jogcímenként (szabadság, táppénz, GYED, GYES stb.) és munkavállalónként, majd a tárgyhónapot követő hónap 15. napjáig jelentést kell készíteni és küldeni MÁK-nak. A távollét adatok hitelesítésekor először egyeztető lista áll elő a KIR3 rendszerben, amelyet egyeztetni kell az analitikus nyilvántartásokkal, s csak ezt 18

követően kerülhet sor a távollétjelentés hitelesítésére, feladására. A távollétekre vonatkozó hitelesített jelentést kinyomtatás után aláírva a kísérőjegyzékkel, valamint a mellékletekkel együtt le kell másolni és eredeti példányukat a fenti határidőig postázni kell a MÁK-nak. A másolatokat le kell fűzni a távollétjelentések közé, valamint a kísérőjegyzék egy másolati példányát iktatás után irattárba kell helyezni. A távollétjelentés hitelesítésére a KIR3 rendszerben csak a rendszergazda jogosultsággal rendelkező munkaügyi osztályvezető jogosult. Amennyiben a munkavállaló naptári évenként összeszámítva 30 napot meghaladóan keresőképtelen, az éves rendes szabadságát újra meg kell állapítani. A Munkaügyi Osztály a KIR3 rendszerben 2 munkanapon belül elkészíti a módosított szabadság-megállapításról szóló értesítést, és ezt az adatot felvezeti az Intézményműködtetési Osztály által vezetett szabadság-táblázatba. A munkaidő-nyilvántartás ellenőrzése tárgyhót követő hónap 20. napjáig történik meg. Az intézményegységek legkésőbb a tárgyhót követő hó 2. munkanapján küldik meg a Munkaügyi Osztálynak a jelenléti íveket, valamint minden, a tárgyhóban, a munkaidőbeosztással kapcsolatban keletkező dokumentumot (munkaidő-keretről tájékoztatás, munkaidő-beosztás változásai, túlóra-elrendelés stb.). Ellenőrzést követően a Munkaügyi Osztály illetékes munkaügyi (fő)előadója dolgozza fel az abban szereplő adatokat. A munkaidő-nyilvántartásokat össze kell vetni a távollét-nyilvántartással, munkavállalónként egyeztetni szükséges a szabadságok és a betegségek ideje alatti távollétek időtartamát.

5.6. A változóbérek és a nem rendszeres kifizetések számfejtése, az utalási állományok elkészítése, a könyvelési bizonylatok és mellékletek továbbítása utalásra a Pénzügyi Osztálynak Változóbér (írásban elrendelt túlóra, helyettesítés) kifizetéséhez a tárgyhót követő hónap 20. napjáig az igazolt és engedélyezett alapbizonylatok alapján rögzíteni kell az adatokat, majd feladást kell készíteni a KIR3 rendszerben. Az ellenőrzés alapja a KIR3 rendszerben hitelesítés előtt előállt és kinyomtatott egyeztető lista. A hitelesítés után kinyomtatott hitelesített változóbér-jelentést a MÁK-nak a fenti határidőig meg kell küldeni. A változóbér kifizetése a rendszeres bérrel együtt fizetési jegyzéken folyószámlára utalással történik. Nem rendszeres személyi juttatások számfejtése intézményi szinten a KIR3 rendszerben történik (pl. munkába járási költségtérítés, értékkezelési kereset-kiegészítés, helyi bérlet, jutalom, többletfeladat ellátásának díjazása, megbízási díj, védőeszköz-juttatás, cégtelefon magáncélú használata, rehabilitációs hozzájárulás, belföldi kiküldetéshez használt saját gépkocsi költsége stb.). A számfejtés minden esetben alapbizonylat alapján végezhető. A számfejtés dokumentációja a könyvelési bizonylat, melyet a munkáltatói jogkör gyakorlója ír alá. A számfejtett összegek kifizetése a belföldi kiküldetéshez használt saját gépkocsi költségének kivételével csak folyószámlára utalással történhet. Több személy részére történő egyidejű utalás esetén utalási állománylista és otp.kis.txt lista, egyéni utalás esetén pedig alaplista készül a KIR3 rendszerben. Az így előállított – a rendszergazda által készített – utalási állomány lista elektronikus úton, míg az otp.kis.txt lista, valamint az alaplista kinyomtatva kerül átadásra a Pénzügyi Osztálynak a folyószámlára utaláshoz. A könyvelési bizonylatból utalásra az eredeti példányt kell a Pénzügyi Osztály részére (számlabefogadók) átadni, mellékelve hozzá az eredeti alapbizonylatot, otp.kis.txt listát vagy az alaplistát. A könyvelési bizonylatból további egy példány készül, amely az alapbizonylatok másolatával a nem rendszeres kifizetések bizonylataként kerül nyilvántartásba. 19

A nem rendszeres kifizetéseket a tárgyhónap utolsó munkanapján le kell zárni a KIR3 rendszerben, amely a hitelesítéssel történik. A feladandó tételekről először egyeztető lista áll elő, majd az egyeztetés után történik az adatok feladása hitelesítés útján. A hitelesítés után előállt „összesítő a hitelesített nem rendszeres kifizetésekről” listát kísérőjegyzékkel együtt meg kell küldeni a MÁK-nak a tárgyhónapot követő első munkanapon. Az összesítő egy másolati példánya a nem rendszeres kifizetésekről szóló nyilvántartásba kerül lefűzésre, a kísérőjegyzék egy másolati példánya pedig iktatás után az irattárba kerül. A változóbér-jelentés és a nem rendszeres kifizetések jelentésének hitelesítésére a KIR3 rendszerben csak a rendszergazda jogosultsággal rendelkező munkaügyi osztályvezető jogosult.

5.7. Költségvetési engedélyezett álláshely és létszám nyilvántartása (munkajogi, statisztikai állományi létszám, átlagos statisztikai állományi létszám) Az önkormányzat költségvetési rendeletében kerül költségvetési engedélyezett álláshelye és létszáma.

meghatározásra

az intézmény

A költségvetési engedélyezett álláshely és létszám nyilvántartása osztályonként, csoportonként, intézmény összesen csoportosításban történik engedélyezett álláshely, betöltött álláshely és üres álláshely bontásban.

5.8. Rehabilitációs hozzájárulás fizetési (negyedéves előlegek, illetve éves elszámolás)

kötelezettség

megállapítása

A Munkaügyi Osztály a megváltozott munkaképességű munkavállaló megváltozott munkaképességét igazoló dokumentumainak érvényességét figyelemmel kíséri, és módosulás esetén a változással érintett munkavállaló vonatkozó dokumentumait bekéri. A megváltozott munkaképességű munkavállaló fogalmára, valamint a megváltozott munkaképesség igazolására szolgáló dokumentumokra a mindenkor hatályos jogszabályok rendelkezései irányadók. A rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettség éves összegét, valamint a negyedéves előlegek összegét a Munkaügyi Osztály állapítja meg. A munkaügyi (fő)előadó feladata az átlagos statisztikai állományi létszám és a megváltozott munkaképességű munkavállalók létszámának meghatározása. Az átlagos statisztikai létszám álláshelyre és főre vonatkoztatottan is kiszámításra kerül. Tárgyévben az első negyedév számítási módja szerint történik a továbbiakban a rehabilitációs hozzájárulás összegének megállapítása, amelynek módosítására az évvégi elszámoláskor lehetőség van. A szükséges információk birtokában a munkaügyi (fő)előadó negyedévente, a tárgynegyedévet követő hónap 10-ig megállapítja a rehabilitációs hozzájárulás fizetési kötelezettséget ezer forintban. A KIR3 rendszerben könyvelési bizonylatot készít, az utaláshoz utalványrendeletet állít ki, és ezeket a dokumentumokat a munkáltatói jogkör gyakorlójának aláírásával ellátott számítással együtt legkésőbb a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig átadja a Pénzügyi Osztálya vezetőjének. A rehabilitációs hozzájárulás összegének számfejtését - mint nem rendszeres kifizetés - a tárgyhónap utolsó munkanapján le kell zárni a KIR3 rendszerben, amely a hitelesítéssel 20

történik. A feladandó tételekről először egyeztető lista áll elő, majd az egyeztetés után történik az adatok feladása hitelesítés útján. A hitelesítés után előállt „összesítő a hitelesített nem rendszeres kifizetésekről” listát kísérőjegyzékkel együtt meg kell küldeni a MÁK-nak a tárgyhónapot követő első munkanapon. Az összesítő egy másolati példánya a nem rendszeres kifizetésekről szóló nyilvántartásba kerül lefűzésre, a kísérőjegyzék egy másolati példánya pedig iktatás után az irattárba kerül. A munkaügyi (fő)előadó az éves elszámoláshoz az adóévet követő év február 10-ig készíti el a fenti kimutatást, amelyet legkésőbb február 15-ig átad az Elszámolóház Pénzügyi Osztálya vezetőjének az elkészült könyvelési bizonylattal és utalványrendelettel egyidejűleg. A rehabilitációs hozzájárulás összegének számfejtése ebben az esetben is a fentiek szerint történik.

5.9.

Statisztikai jelentések (jelentés az üres álláshelyekről) elkészítése

Az üres álláshelyekről szóló jelentést a KIR3 rendszerben kell elkészíteni és továbbítani a statisztikai jelentést minden tárgynegyedévet követő hónap 10. napjáig. A jelentés 1 nyomtatott példányát a munkáltatói jogkör gyakorlója aláírja, amely iktatást követően irattárba kerül.

5.10. Személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzatainak tervezése, évközi előirányzat módosítása, valamint az éves beszámoló, havi adatszolgáltatások elkészítése A személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzatának tervezését a munkaügyi osztályvezető látja el az Elszámolóház létszám- és bérkimutatásának adataiból a Pénzügyi Főosztály által előírt módon és tartalommal. Elkészíti az önkormányzat költségvetési rendeletében jóváhagyott személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok költségvetését a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály ügyrendjében meghatározott módon, melyet aláírást követően ellenőrzésre továbbít a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály részére. Az ellenőrzést követően a kontroller eljuttatja az Elszámolóház könyvelőjéhez. A személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok éves beszámolójának elkészítése a Munkaügyi Osztály feladata, amelyet a létszám- és bérkimutatásokból, valamint a bérfelhasználás nyilvántartás adataiból készíti el. A kitöltött űrlapokat aláírást követően át kell adni a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály munkatársa részére ellenőrzésre, ellenőrzést követően kerül az Elszámolóház könyvelőjéhez rögzítésre.

5.11. A személyi juttatások megjelenítése a havi finanszírozási igényben Az intézményegységek kincstárnokai minden hónap 20. napjáig elektronikus úton adatot szolgáltatnak a tárgyhót követő hóra esedékes finanszírozás személyi juttatásaira vonatkozóan (munkabér, szemüveg-költségtérítés, munkába járási költségtérítés, megbízási díj, jubileumi jutalom). Az adatszolgáltatást a fenti határidőben a Munkaügyi Osztály illetékes munkaügyi főelőadójának szükséges megküldeni. Összesítést követően az adatszolgáltatás továbbításra kerül a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály pénzügyi főelőadója részére.

21

5.12. Munkáltatói- és jövedelemigazolások, fizetési jegyzékek kiadása a munkavállalóknak, MÁK hóközi kifizetések utalásra leadása a Pénzügyi Osztályra A MÁK az éves munkáltatótól származó jövedelmekről, a levont személyi jövedelemadóról és járulékokról igazolást állít ki minden munkavállaló részére, amelyeket legkésőbb a tárgyévet követő év január 31-ig ki kell adni a munkavállalóknak. A közalkalmazottak kérésére a munkaügyi (fő)előadó munkáltatói- és jövedelemigazolásokat állít ki, melyet a munkáltató jogkör gyakorlója ír alá. Aláírást követően a jövedelemigazolásokat le kell másolni, a másolaton a közalkalmazott aláírásával igazolja az átvételt, az eredeti példányt a közalkalmazott részére át kell adni. A másolatokat a munkáltatói- és jövedelemigazolások mappájába le kell fűzni. A Magyar Államkincstár e-adat rendszerében teljes jogú felhasználói jogosultsággal rendelkezik a munkaügyi osztályvezető. Ezen a rendszeren keresztül juttatja el a MÁK elektronikus formában az Elszámolóház fizetési jegyzékét. A fizetési jegyzékeket a havi bérszámfejtést követően az e-adatról kell letölteni, kinyomtatni, majd a közalkalmazottaknak – az osztályvezetők útján – személyesen átadni. Tartósan távollévő munkavállalók részére belföldi tértivevénnyel postai úton kell megküldeni. További egy példány fizetési jegyzék lefűzésre kerül a nyilvántartásba. A munkabér átutalása a közalkalmazottak folyószámlájára jogszabály szerint történik. A MÁK a hóközi kifizetésekről 2 példányban jegyzéket küld kísérőlevéllel. Az egyik eredeti példányt a munkavállaló kapja meg. A másik példányt a Pénzügyi Osztálynak kell átadni utalás céljából. További egy másolat a nyilvántartásba kerül.

5.13. A munkavállalók nyilatkoztatása a megelőző év adómegállapításáról, a jogszabály alapján őket megillető kedvezmények igénybevételéről, a költségtérítésekről, a pótszabadságról; az adóelszámolással kapcsolatos iratok kiosztása és MÁK felé továbbítása Minden év elején a MÁK által szabott határidőig az e-adaton közzétett formanyomtatványon kell a dolgozókat nyilatkoztatni arról, hogy a jogszabályok alapján őket megillető kedvezményeket igénybe kívánják-e venni (pl. adóelőleg-nyilatkozat családi kedvezmény érvényesítéséről), továbbá a megelőző év adóelszámolásának módjáról. Minden közalkalmazott részére át kell adni a nyilatkozatokat 2 példányban, a hozzájuk tartozó tájékoztatóval és kitöltési útmutatóval. Szükség esetén segítséget kell nyújtani a kitöltéshez. A közalkalmazott mindkét példányt kitölti, majd – intézményegységek tekintetében a kincstárnokok által történő ellenőrzést követően a kincstárnok, a székhelyen a munkavállaló – leadja a Munkaügyi Osztálynak. A nyomtatványokat a munkáltatói jogkör gyakorlója aláírja (szükség esetén cégszerűen) – ezzel igazolva annak átvételét –, majd egy eredeti példányt vissza kell adni a munkavállaló részére. A nyilatkozatok eredeti példányait a MÁK által előírt határidőre postázni kell kísérőjegyzékkel együtt a MÁK-ba. A nyilatkozat másik eredeti példányát a munkavállalónak kell átadni. A nyilatkozat további egy másolati példánya lefűzésre kerül a nyilvántartásba. A kísérőjegyzék egy másolati példánya iktatás után az irattárba kerül.

22

A munkába járáshoz kapcsolódó költségtérítés igénybevételéhez munkába álláskor, illetőleg a lakóhely/tartózkodási hely megváltozáskor nyilatkoztatni kell a közalkalmazottakat, hogy lakóhelyről/tartózkodási helyről történik-e a munkába járás. Amennyiben a közalkalmazott igénybe szeretné venni a gyermeke után járó pótszabadságot, úgy a Munkaügyi Osztály által rendelkezésére bocsátott formanyomtatványon kérelmezheti azt. A leadott nyilatkozatok – a pótszabadságok KIR3 rendszerben történő rögzítését követően – a nyilvántartásban meg kell őrizni. Az adóelszámolással kapcsolatos iratokat minden év elején a megadott határidőig ki kell osztani a munkavállalók részére. A munkavállaló által aláírt dokumentumot és az átvétel tényét igazoló jegyzéket a MÁK felé kell továbbítani.

5.14. Adatszolgáltatás a létszámokról, a prémiumévek programban résztvevő munkavállaló béradatairól Az Elszámolóház, valamint az Elszámolóházhoz rendelt intézmények vonatkozásában minden hónap 11. napjáig adatot szükséges szolgáltatni a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály részére a tárgyhót megelőző hó statisztikai és munkajogi létszámáról, amelyet az illetékes munkaügyi főelőadók készítenek el, és az osztályvezető továbbít a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztály vezetőjének elektronikus úton. Az Elszámolóházban prémiumévek programban résztvevő munkavállalók béradatairól minden negyedévet követő hónap 15. napjáig adatot szükséges szolgáltatni a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Főosztályának, amelyet az illetékes munkaügyi főelőadó papír alapon, kézbesítő útján küld meg a címzett részére.

5.15. A munkaidő-beosztás kezelése Az intézményegységek gazdasági főelőadó/kincstárnok munkakörben dolgozó munkatársai korlátozott munkáltatói jogkör gyakorlására jogosultak. Ezen jogkörükben eljárva jogosultak az intézményegységekben dolgozó munkavállalók munkaidő-beosztását szükség szerint meghatározni. A munkaidő-keretben dolgozó munkavállalókat a keret kezdő és befejező időpontjáról hét nappal, legkésőbb négy nappal korábban írásban tájékoztatja. (14. számú melléklet) A munkaidő-beosztás megváltozásáról az érintett munkavállalókat hét nappal, legkésőbb négy nappal korábban írásban tájékoztatja. (15. számú melléklet) A munkaidő-beosztás kezelésének további részletes szabályait a mindenkor hatályos Munkaügyi Szabályzat tartalmazza.

6.

A Munkaügyi Osztály vezetőjének feladatai, felelősségei

A Munkaügyi Osztály vezetője az igazgató közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el feladatát. A Munkaügyi Osztály vezetője felelős az osztály tevékenységéért. Hatáskörébe tartozik az osztály munkájának beosztása, koordinálása, ellenőrzése. - Az igazgató utasításának megfelelően elkészíti az osztály éves munkaprogramját. Elkészíti a helyettesítés tervezett rendjét, a beosztottak munkaköri leírásait. - Az osztály szakmai tevékenységéről rendszeresen tájékoztatja az igazgatót és az igazgatóhelyettest. - Folyamatosan egyeztet az Elszámolóház szervezeti egységeinek vezetőivel, egyeztetés esetén kézjegyével látja el az egyeztetett dokumentum tervezetét. - Szakterületén felmerülő kérdésekben egyeztet az Intézmény munkatársával. 23

- Felelős az osztály feladatainak határidőre történő elvégzéséért. - Felelős az osztályon belüli munkamegosztás kialakításáért, a hatékony munkavégzésért. - Gondoskodik arról, hogy az osztály munkafolyamataiba épített ellenőrzés folyamatosan biztosítva legyen. Intézkedéseket tesz hatékonyságának javítására. - Vezetői ellenőrzésekkel biztosítja a pontos munakvégzést. - Felelős a szervezeti egységek közötti folyamatos információáramlásért, az egyes szervezeti egységek együttműködését biztosító kapcsolattartásért. - Segíti az igazgató humánpolitikai feladatainak ellátását, ellátja az ebben a körben rábízott feladatokat. - Ügyiratkezelés ellenőrzése az általa vezetett osztály ügyiratai esetében. - Szakmai segítői feladatokat lát el gyakornokok esetében. - Részt vesz, aktívan közreműködik a vezetői értekezleteken. Indokolt esetben a felmerülő problémákról azonnal tájékoztatja az Elszámolóház vezetőit. - Nyomon követi a szakterületét érintő jogszabályi és egyéb előírások változásait, azokról az osztály dolgozóit tájékoztatja. Folyamatosan gondoskodik arról, hogy az osztály tevékenységét a szükséges szakmai ismeretek birtokában, megfelelő színvonalon végezze, vezetői és folyamatba épített ellenőrzések révén.

7.

A munkaügyi (fő)előadók feladatai, felelősségei

A munkaügyi (fő)előadók a munkaügyi osztályvezető közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látják el feladatukat. Kötelesek a munkaköri leírásukban foglalt feladatokat pontosan, határidőre elvégezni. A jogi végzettségű munkaügyi főelőadó köteles a munkaügyi okiratokat ellenőrizni, felelős a munkaügyi okiratok tartalmának jogszerűségéért. Köteles a munkaügyi jogszabályváltozásokat figyelemmel kísérni és a munkaügyi szabályzaton átvezetni, valamint munkatársai részére munkajogi kérdésekben tanácsot adni.

8.

Az iratok kezelésének, őrzésének rendje, betekintés az iratokba

A munkaügyi feladatok ellátása során keletkezett iratok kezelésének és őrzésének rendjére az Elszámolóház Iratkezelési szabályzatát kell alkalmazni az alábbi eltérésekkel: A munkaügyi (fő)előadók számítógépeit jelszavas védelemmel kell ellátni. A belépéshez szükséges jelszavakat, illetőleg a munkaügyi programok kezeléséhez szükséges jelszavakat fel kell írni, és lezárt borítékban a páncélszekrényben kell tárolni a munkaügyi osztályvezető irodájában. A személyi anyagok tárolása zárható (tűzálló) páncélszekrényben történik a munkaügyi osztályvezető irodájában. A páncélszekrény kulcsa a munkaügyi osztályvezetőnél van. A személyi anyagokba kizárólag a közalkalmazott és a munkáltatói jogkör gyakorlója jogosult betekinteni.

24

9.

A Munkaügyi Osztály kapcsolatrendszere

Külső kapcsolatok: A Munkaügyi Osztály rendszeres munkakapcsolatot tart fenn - a Magyar Államkincstár illetékes szervezeti egységeivel, - az Elszámolóházhoz rendelt költségvetési szervek vezetőivel, ügyintézőivel, - a PMJV Önkormányzat Polgármesteri Hivatalával. Elszámolóházon belüli kapcsolatok: A Munkaügyi Osztály együttműködik - a Számviteli, Költségvetési és Kontrolling Osztállyal a költségvetés tervezési munkafolyamatában a személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok előirányzatainak meghatározásában, továbbá a nem rendszeres és külső személyi juttatások, valamint a rehabilitációs hozzájárulás utalásában, - az Intézményműködtetési Osztállyal a szabadság-táblázat vezetése kapcsán, - az intézményegységek kincstárnokaival és a munkaügyi feladatokat ellátó munkatársaival a munkavállalókat érintő ügyekben, továbbá - szükség szerint az Elszámolóház egyéb szervezeti egységeivel.

10. Osztályértekezlet Az osztályvezető kezdeményezi és szervezi, legalább havonta 1 alkalommal. Az értekezlet keretében az osztályvezető tájékoztatja az osztály dolgozóit a vezetői értekezleten elhangzottakról, megvitatják az aktuális kérdéseket, a dolgozók javaslatokkal élhetnek az Elszámolóház vezetése felé. Az osztályvezető ismerteti a szervezeti egység munkáját érintő jogszabályi változásokat. Az értekezlet célja a szervezeti egység előtt álló feladatok megfogalmazása, részletes áttekintése, az elvégzett feladatok értékelése a hatékony, belső szabályozókban foglalt előírások szerinti feladat végrehajtás biztosítása érdekében. Az osztályvezető köteles jegyzőkönyvet felvenni az osztályértekezletről.

25

11. Ellenőrzési feladatok A Munkaügyi Osztály ellenőrzési feladatai az Ügyrendben foglalt tevékenységek tekintetében az alábbiak szerint alakulnak. Az ellenőrzés tényét az ellenőrzést végző személy dátummal és aláírásával ellátva dokumentáltan igazolja. Tevékenység

Fejezet

Az ellenőrzés végrehajtásának időpontja

Az ellenőrzést végző

Jogviszony létesítése, 4.1.1-4.1.3. módosítása, megszűnése/megszüntetése

Az okirat A Munkaügyi Osztály készítésének jogi végzettségű napján. főelőadója

A munkáltatói adómegállapításról szóló munkavállalói nyilatkozatok rögzítése

4.2.

Az adatok KIR3 munkaügyi főelőadók rendszerben rögzítését követően

Szabadság megállapítása

4.3.

Az okirat munkaügyi főelőadók készítésének napján.

Létszámnyilvántartás vezetése

4.4., 5.6.

Tárgynegyedévet munkaügyi főelőadók, követő hónap 20. munkaügyi napjáig. osztályvezető

Rehabilitációs fizetési megállapítása

hozzájárulási 4.5., 5.7. kötelezettség

Statisztikai jelentések

4.6., 5.8.

Tárgynegyedévet A Pénzügyi követő hónap 15. vezetője napjáig. Adatszolgáltatás napján.

Osztály

munkaügyi főelőadók, munkaügyi osztályvezető

Tanulmányi szerződés- 4.8. tervezetek, megbízási szerződés-tervezetek jogi szempontból történő ellenőrzése

A beérkezéstől A Munkaügyi Osztály számított 5 jogi végzettségű munkanapon belül. főelőadója

Munkaügyi feladatok 4.9. koordinációja, ellenőrzése

Folyamatosan.

munkaügyi osztályvezető, a Munkaügyi Osztály jogi végzettségű főelőadója

A közalkalmazotti 5.1. alapnyilvántartás vezetése, a személyi anyagok összeállítása, karbantartása

Folyamatosan.

munkaügyi osztályvezető

Jogviszony létesítése, 5.2. módosítása, megszüntetése

1.) Az okirat 1.) munkaügyi készítésének osztályvezető, a napján. Munkaügyi Osztály jogi végzettségű 2.) A jogviszony 26

megszűnése esetén főelőadója. az utolsó munkában 2.) közvetlen felettes töltött napon. A munkavállalók munkaköri 5.3. alkalmassági vizsgálatra küldése, nyilvántartása, képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveghez adott munkáltatói költségtérítés nyilvántartása

Folyamatosan.

munkaügyi főelőadó

Adatszolgáltatás a munkaköri 5.4. leírásokhoz, minősítési lapok elkészítése

Folyamatosan.

munkaügyi főelőadó

A munkavállalók 5.5. szabadságának megállapítása és nyilvántartása, a táppénzés betegszabadság nyilvántartása, a távollétek rögzítése a KIR3 rendszerben, jelentés készítése és küldése a MÁK-nak

Minden hónap 20. munkaügyi napjáig. osztályvezető, munkaügyi előadó és munkaügyi főelőadó

A munkaidő-nyilvántartás 5.5. ellenőrzése

Minden hónap 20. munkaügyi főelőadó, a napjáig. Munkaügyi Osztály jogi végzettségű munkaügyi főelőadója

A változóbérek és a nem 5.6. rendszeres kifizetések számfejtése, az utalási állományok elkészítése, a könyvelési bizonylatok és mellékletek továbbítása utalásra a Pénzügyi Osztálynak

Minden hónap 20. munkaügyi napjáig. osztályvezető, a Munkaügyi Osztály jogi végzettségű munkaügyi főelőadója

Személyi juttatások és a 5.10. munkaadókat terhelő járulékok előirányzatainak tervezése, évközi előirányzat módosítása, valamint az éves beszámoló elkészítése

Folyamatosan.

gazdasági vezető, a Pénzügyi Osztály vezetője

A személyi juttatások 5.11. megjelenítése a havi finanszírozási igényben

Folyamatosan.

A Pénzügyi Osztály pénzügyi főelőadója

Munkáltatóiés 5.12. jövedelemigazolások kiadása

Folyamatosan.

igazgatóhelyettes

MÁK hóközi kifizetések 5.12. utalásra leadása a Pénzügyi

Folyamatosan.

munkaügyi osztályvezető 27

Osztályra A munkavállalók 5.13. nyilatkoztatása a megelőző év adómegállapításáról, a jogszabály alapján őket megillető kedvezmények igénybevételéről, a költségtérítésekről, a pótszabadságról; az adóelszámolással kapcsolatos iratok kiosztása és MÁK felé továbbítása

Tárgyévet követő év munkaügyi 01. 31. napjáig. osztályvezető

Adatszolgáltatás létszámokról

Tárgyhót követő munkaügyi főelőadók hónap 10. napjáig

a 5.14.

Adatszolgáltatás a 5.14. prémiumévek programban résztvevő munkavállaló béradatairól

Tárgyhót követő munkaügyi hónap 14. napjáig osztályvezető

Ez az ügyrend 2014. június 1. napján lép hatályba. Pécs, 2014. május 30.

Borbás Károly igazgató

28

A MUNKAÜGYI OSZTÁLY ÜGYRENDJE

Recommend Documents