A minőségügy a könyvtárügyért Boda Gáborné Köntös Nelli ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet K21 Folyamatirányítási munkacsoport
A K21 Minőségfejlesztési projekt történetének rövid áttekintése I. 2008 • a K21 Könyvtári minőségfejlesztési projekt megalakulása; • felkészülés a közös team munkára; • a projektben együtt dolgozók első találkozása: június 17. kedd; • ismerkedés a minőségüggyel, a Könyvtári Minőségfejlesztés 21 programmal és a TQM-mel 2009 • Szenátusi határozat az Egyetemi Könyvtári Szolgálat (EKSz) létrehozásáról; • nemzeti és szakmai önértékelési minták (CAF modell, KKÉK, KMD modell) tanulmányozása; • saját önértékelési keretrendszer kidolgozása az EKSz könyvtáraira; • 50 aktív tag - 6 tematikus munkacsoportban
A K21 Minőségfejlesztési projekt történetének rövid áttekintése II. 2010 • az első önértékelés előkészítése (Balatonszéplak); • intézmény specifikus önértékelési útmutató összeállítása; • a szervezeti önértékelés elvégzése, kiértékelése; • „K21 Minőségügyi workshop” 2010. december 8-án; 2011 • az EKSz Minőségirányítási kézikönyvének összeállítása, PEST analízis; • belső tréningek, képzések (Szentendre); • minőségügyi felelősök delegálása a K21 projektbe; • „Hagyományok és kihívások I.” c. szakmai nap 2011. november 3-án; • az EKSz honlap elindulása;
A K21 Minőségfejlesztési projekt történetének rövid áttekintése III. 1. Minőségkoordinálási csoport 2012 • az ELTE Rektori Hivatal Minőségbiztosítási Osztálya minőségbiztosítási szakértőt delegál a projektbe; 2. Akadálymentes könyvtár csoport • oktatói és hallgatói elégedettség- és igényfelmérés; •3. Primer felkészülés a második önértékelésre; kutatások csoport • az EKSz Minőségirányítási kézikönyvének hatályba lépése; • „Hagyományok és kihívások II.” szakmai nap 2012. november 8-án; 4. Folyamatirányítási munkacsoport • TMT különszám 2013 csoport •5. Kommunikációs második szervezeti önértékelés elvégzése; • kulcsfolyamatok leírása és kölcsönös ellenőrzése; könyvtár” csoport •6. „Zöld szabályzat elfogadása a nem megfelelő szolgáltatások javításához; • munkacsoportok átalakulása;
A K21 projekt működésének hatása a hálózati együttműködésre I. Az egységes működés és szolgáltatáskínálat megteremtésének alapjai • • • • •
alapos és valós önismeret a szervezet és szolgáltatásainak (ön)értékelése az érintett tagkönyvtárak munkatársainak széleskörű bevonása teljes elkötelezettség és összehangolt team-munka a munkatársak közötti kölcsönös bizalom és felelősség, az együttműködő magatartás kialakítása
A K21 projekt működésének hatása a hálózati együttműködésre II. Az önértékelés elvégzésének szervezeti keretei • egyetlen önértékelő team vs. helyi önértékelő csoportok • résztvevők oktatása és felkészítése • bizonyítékul szolgáló dokumentumok összegyűjtése és az értékelőlapok kitöltése • konszenzusos vélemény kialakítása • független, külső moderátorok bevonása • projektszintű intézkedési terv összeállítása • az önértékelés időigénye: 50-60 óra • „Megtanultuk: terv nélkül egy lépést se!”
A K21 projekt működésének hatása a hálózati együttműködésre III. Az együttműködés informatikai hátterének kialakítása • térbeli és időbeli akadályok leküzdése • Moodle – az ELTE (és egyben a K21) e-learning felülete • a K21 munkacsoportok belső képzésének és kommunikációjának elősegítése (2008 - ) • az önértékelési projekt támogatása (2010 - ) fájlok tárolása, archiválása, megosztása; fórumok; GYIK; fogalomtár; emlékeztetők és jegyzőkönyvek • további önértékelés-támogató szoftverek bevonása: pl. CAF Online
A K21 projekt eredményeinek hasznosulása a hálózati munkában I. Egységes irányelvek • minőségpolitika: összhangban a küldetésnyilatkozattal és a jövőképpel; felhasználók elégedettségének növelése; hatékony és korszerű szolgáltatások fejlesztése • minőségcélok: 10 minőségcél (EKSz; dokumentációs környezet; tervszerű, rendszeres mérések; panaszkezelési politika; külső és belső kommunikáció összehangolása; szervezeti kultúra fejlesztése) • küldetésnyilatkozat és jövőkép: az oktató és kutató munka támogatása, együttműködés a felhasználókkal, a nyomtatott és a digitális tudásvagyon összegyűjtése, feltárása, szolgáltatása, megőrzése
A K21 projekt eredményeinek hasznosulása a hálózati munkában III. Egységes dokumentumok • hiányzó minőségirányítási dokumentumok • aluldokumentált tevékenységek • intézkedési terv a dokumentumok pótlására, aktualizálására (pl. EKSz Minőségirányítási kézikönyve; EKSz Szervezeti és működési szabályzata; EKSZ Sztenderd folyamatleírásai; belső és külső kommunikációs rendszer koncepciójának megalkotása; Szabályzat a nem megfelelő minőségű szolgáltatások javításához; … stb.) • dokumentálási követelmények = szervezeti önértékelés bizonyítékai
A K21 projekt eredményeinek hasznosulása a hálózati munkában II. Egységes szolgáltatások • a tagkönyvtáraknak nyújtott szolgáltatások: IKR; közbeszerzések; gyűjtőköri egyeztetés; formai és tartalmi feltárás; továbbképzések; pályázatok; restaurálás, digitalizálás, kötészet; adatbázis-előfizetések; EKSz portál működtetése; digitális tartalomszolgáltatás • a felhasználók különböző csoportjainak nyújtott szolgáltatások: katalógusok használata; általános és szaktájékoztatás; helyben használat; speciális szolgáltatások a fogyatékkal élők számára
Köszönöm a figyelmet! Boda Gáborné Köntös Nelli
[email protected] ELTE BTK Könyvtár- és Információtudományi Intézet K21 Folyamatirányítási munkacsoport
