A DEBRECENI EGYETEM EGYSÉGES IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
Debrecen, 2005
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben foglaltaknak megfelelően a Debreceni Egyetemen az iratkezelést az alábbiakban szabályozom: A szabályzat hatálya 1.§ 1. A jelen egységes iratkezelési szabályzat rendelkezései az egyetem valamennyi szervezeti egységére érvényesek. Betartásukért az illetékes egységek vezetői a felelősek. 2. Az egységes iratkezelésre a rektori hivatalvezető felügyel. A rektori hivatalvezető irányítja a Rektori Hivatal igazgatási és ügyviteli tevékenységét, felügyeletet gyakorol a kari hivatalok ilyen irányú munkája felett és ellátja az egyetemi ügyiratkezelés általános felügyeletét. 3. A szabályzat nem terjed ki az egyetemhez tartozó egészségügyi intézményekre (9/1999. (IV.14.) EüM rendelet, a gyakorló iskolákra, óvodára, bölcsödére (11/1994(VI.8.) MKM rend.), valamint a társult intézményekre. Általános szabályok, fogalmak 2.§ 1. irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével –, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. 2. irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége. 3. irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. 4. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, továbbítását és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. 5. irattári terv: az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőségének szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva a közfeladatot ellátó szerv feladat és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
2
6. maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. 7. A személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény rendelkezései az irányadóak. 8. Az irattári anyaggal rendelkező szervek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban lévő levéltári anyag megóvásáról gondoskodni. 9. Köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá – a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve – megsemmisíteni tilos! Az iratkezelés szervezete 3.§ 1. Az egyetemen történő iratkezelést az egyes szervezeti egységek iktatói és a központi irattárosok látják el. 2. Az iktatás és az irattározás osztottan, szervezeti egységek szerint tagozódóan történik. 3. Iktatás és irattározás az egyes szervezeti egységeknél: a/ A Rektori Hivatal iktatója látja el a rektorhoz, a rektorhelyettesekhez, a rektori hivatalvezetőhöz, az igazgatóságokhoz, valamint a Rektori Hivatalhoz érkező és ott keletkezett iratok iktatását, irattározását. b/ A centrum/dékáni/főigazgatói/önálló intézeti hivatalok iktatói látják el a centrumelnök, centrumelnök-helyettesek, dékán, dékánhelyettesek, főigazgató, főigazgató–helyettesek, valamint a Centrum, Dékáni és a Főigazgatói Hivatalhoz érkező és ott keletkezett ügyiratok iktatását, irattározását. c/ A Gazdasági Főigazgatóság és a gazdasági egységek iktatója látja el a Gazdasági Főigazgatósághoz és a gazdasági egységhez érkező és ott keletkezett iratok iktatását, irattározását. d/ A tanszékekhez és intézetekhez, valamint a kollégiumokhoz érkező és ott keletkezett ügyiratok iktatását és irattározását a tanszéken/intézetben adminisztrációs munkakörben foglalkoztatott előadók látják el. e/ Az Egyetemi Könyvtár működése során keletkezett iratok iktatását, irattározását a Könyvtár főigazgató titkársága látja el a Minta irattári terv könyvtárak számára című 162/1971 MM. sz. utasítás alapján.
3
4. Államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó iratok kezelése a 3.§ 3/a-e pontokban megjelölt szervezeti egységeknél az 1995. évi LXV. törvény és a minősített adat kezelésének rendjét szabályozó 79/1995/VI.30./ Korm. rendelet alapján történik. 5. Az iratkezelés felügyelete Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető: –
köteles az iratkezelés tárgyi és személyi feltételeit biztosítani, és évente ellenőrizni az iratkezelési szabályzatban foglalt követelmények intézményen belüli betartását;
–
kezdeményezi az iratkezelési szabályzat, irattári terv módosítását az Ltv.-ben foglaltak figyelembevételével;
–
az adatvédelmi felelőssel ellenőrzi, hogy a személyes és különleges adatok kezelése megfelel-e a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvényben (a továbbiakban: Avtv.), az Ltv.-ben, illetve az Eüak.-ban foglaltaknak;
–
gondoskodik arról, hogy az iratkezelésben és az irattárban lehetőleg középiskolai végzettségű iratkezelő, irattáros szakképesítésű munkaerőt alkalmazzanak.
A felügyelettel megbízott vezető hatáskörének átruházása esetén meg kell jelölni a hatáskört ellátó új vezető beosztását, és fel kell sorolni a hatásköréhez tartozó, ellátandó feladatokat. Iratok átvétele, elosztása, postabontás 4.§ 1. Az egyetemhez érkező küldemények átvétele és elosztása az iratirányítók /eljárók/ feladata. A postai küldeményeket az iratirányítók minden munkanapon /esetleg több alkalommal is/ a postahivatalból elhozzák. 2. Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy sérülten érkezett vagy felbontva érkezett és e megjegyzést alá kell íratni a postázási csoportvezetővel. 3. Az iratirányító a küldeményeket a címzetthez, illetve a címzett szervezeti egységhez továbbítja. Azokat a küldeményeket, amelyek címzéséből nem lehet megállapítani, hogy melyik szervezeti egységnek küldték, az alábbi táblázatban szereplő azonosítás alapján kell leadni a campus székhelyén található központi adminisztrációs egységnél, ahonnan felbontás után továbbítják az illetékeshez. A táblázat alapján nem beazonosítható küldeményeket a Rektori Hivatalnak kell továbbítani. Debrecen, Egyetem tér 1. Debrecen, Kassai út 26. Debrecen, Böszörményi út 138. Debrecen, Nagyerdei krt. 98. Debrecen, Ótemető út 2-4 Hajdúböszörmény, Désány István u. 1-9. Nyíregyháza, Sóstói u. 2-4.
Rektori Hivatal Gazdasági Főigazgatóság ATC Centrumelnöki Hivatal OEC Elnöki Hivatal MFK Igazgatási Titkárság HPFK Főigazgatói Hivatal EFK Főigazgatói Hivatal
4
4. A küldeményeket a szervezeti egység vezetője, vagy megbízottja bontja fel. A vezetők az általuk bontott, illetőleg nekik bemutatott küldeményeket szükség szerint valamely szervezeti egységre /csoport/, vagy az ügy elintézésével megbízott személyre /ügyintéző/ szignálják. A vezető a szignálás jogával – állandó vagy ideiglenes jelleggel – más vezetőt is megbízhat. A szignálás során fel kell jegyezni a kijelölt egység, vagy ügyintéző nevének rövidítését, a kijelölés dátumát, valamint az elintézésre vonatkozó esetleges utasítást /pl.: ma, sürgős, velem, megbeszélni..............vel /. Idegennyelvű szöveg esetén az iktató számára meg kell jelölni az irat tárgyát. 5. A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a hivatalos küldemények felbontására esetenként vagy állandó jelleggel helyettest megbízni. 6. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a névre szóló küldeményeket. A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve a helyettes felbonthatja, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. 7. A vezető, illetve megbízottja és a névre szóló küldemények címzettje az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából soron kívül kötelesek átadni az iktatónak. 8. A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg az iratokban jelzett mellékletek megérkeztek–e. Ha hiányt állapítanak meg az iratra rá kell vezetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. 9. Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldemény pénzt, vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az értékküldemény összegét köteles az iratokon – keltezve és aláírva – feltüntetni. Az érték felhasználásáról (további sorsáról) az érdemi ügyintézés során kell rendelkezni. 10. A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben titkos irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, majd a küldeményt a címzetthez kell eljuttatni, ahol a küldeményt a titkos iratok számára rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartásba venni. Az iratok nyilvántartásba vétele 5.§ 1. A küldeményeket felbontás és szignálás után az iktatónak kell átadni. Ha csak a felbontás után állapították meg, hogy az ügyben intézkedésre más szervezeti egység hivatott, a küldeményt ehhez kell továbbítani. 2. Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett, intézkedést igénylő minden ügyiratot. Nem szabad újabb iktatószámot adni a véleményezés, tájékoztatás, javaslattétel stb. céljából valamely más szervezeti egység által megküldött ún. átfutó iratoknak. 3. Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni, de soron kívülinek kell tekinteni a táviratokat, az express küldeményeket, faxokat, továbbá a határidős iratokat.
5
4. Az iratok iktatása sorszámos rendszer szerint történik. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásából, az annak lenyomatán felsorolt adatok feltüntetéséből és az ügy lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. 5. Az iktatóbélyegző használata a Rektori Hivatalban, a Centrum hivatalokban, a dékáni hivatalokban, a főigazgatói hivatalokban, a Gazdasági Főigazgatói hivatalban és a tervezési egységek gazdasági igazgatóságán, valamint az Egyetemi Könyvtárban kötelező.
Lenyomatának tartalmaznia kell: a/ b/ c/ d/
az intézmény nevét, az iktatás évének, hónapjának és napjának, az iktatókönyv sorszámának, irattári tételszámának, a mellékletek számának 10 darabig szám szerint, azon felül csomag megjelöléssel, e/ az ügyintéző nevének, f/ az előirat számának feltüntetésére szolgáló rovatokat. Az iktatóbélyegző lenyomatát lehetőleg az irat első oldalának jobb felső részére kell elhelyezni úgy, hogy az azon lévő szöveget, címzést stb. ne takarja. Ha nincs elegendő hely, vagy az irat több darabból áll, borítólapot kell felhasználni és az iktatóbélyegzőt a borítólapra kell nyomni. 6. Az ügyiratok nyilvántartására az iratkezelőknek –komputeres iratkezelési rendszert –Iktatókönyvet/C.Sz. ny. 5230-152/a.r.sz., bármilyen célból más szervezeti egységhez való átadását igazoló –Kézbesítőkönyvet/C. Sz. ny. 5230-29 r.sz./ használnak. 7. Az iktatás az irat jellemző adatainak az iktatókönyvbe történő bejegyzéséből és az iktatószámnak az iraton és mellékletein való feltüntetéséből áll. 8. Az iratok iktatására minden év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített, az iratok évi mennyiségének megfelelő terjedelmű iktatókönyvet kell használni. A hitelesítés tartalma: Ezen iktatókönyv 1-100-ig oldalszámozott. Használatba véve a ....................................................................... szervezeti egység részére, 200 .............január 2-án. Körbélyegző
............................................ szervezeti egységvezető
6
9. Az iktatókönyv közhitelű okmány. Használatba vett iktatókönyvből lapokat kitépni, olvashatatlanná tenni szigorúan tilos ! 10. Az iktatókönyvbe feljegyzett adatokat kivakarni, leragasztani, tussal, tintával, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha a bejegyzés helyesbítésére van szükség, a helyesbítendő adatokat vékony vonallal úgy kell áthúzni, hogy azok olvashatók maradjanak és a helyes bejegyzést az áthúzott adat fölé kell írni. Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással kell érvényteleníteni olymódon, hogy az érvénytelenítés ténye kétségtelen legyen, de a bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a kezelési feljegyzések (megjegyzés) rovatban meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott iratot mely számra iktatták át, illetőleg mely szervezeti egységnek adták át. A javítást kézjeggyel és keltezéssel kell igazolni. 11. Az iktatókönyvet minden évben 1-jével kezdve az év végéig folytatólagosan emelkedő sorszámok szerint - az előnyomott rovatoknak megfelelően - golyóstollal, jól olvasható írással az iratkezelőnek kell vezetni. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, a hivatalvezető aláírásával és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni. 12. Az iraton az iktatóbélyegző adatainak feltüntetésével egy időben, azzal megegyezően kell bejegyezni az iktatókönyvbe a sorszámot, az iktatás idejét, a beküldő nevét, címét, iratának számát, az ügy tárgyát, a mellékletek számát. Ezen túlmenően az iktatókönyvnek megfelelő rovatokat kell tartalmaznia az ügyintéző nevének, az elintézés módjának , a határidőnek, az irattárba helyezés időpontjának és az irattári terv tételszámának feljegyzésére. A beküldő neve rovatba, ha az iratot magánszemély nyújtotta be az F /fél/ betűt, minden más esetben a beküldő szerv nevét vagy közismert rövidítést, ha pedig az intézkedést hivatalból kezdeményezik, a H rövidítést kell beírni. A Tárgy rovatba azokat az iratokat, amelyek már tárgymegjelöléssel érkeznek, változatlan szöveggel kell beírni. A többi iratnál a bejegyzés csak az ügy tárgyát legjobban jellemző szavakat tartalmazza. A tárgyrovatba írt szöveget magánszemélynél a névvel, illetőleg a tárgy lényegét legjobban kifejező szóval vezérszó, címszó- val kell kezdeni. 13. Az iratok iktatása minden szervezeti egységnél sorszámos rendszerben történik, de gyakran előforduló, azonos jellegű ügycsoportokat gyűjtőszámon kell nyilvántartani /pl. rektori tanács jegyzőkönyvei, doktori tanács anyagai, TDK levelezés, tandíj ügyek, TEMPUS ügyek stb./. A gyűjtőszámra iktatható ügyköröket - kivételesen indokolt esetben- a vezető jelöli ki. A gyűjtőszám alkalmazása esetén a 2.sz. melléklet szerinti formanyomtatványt kell használni. A gyűjtőszám szükségletnek megfelelő nyomtatványlapot az iktatókönyv elejére kell beköttetni vagy az iktatókönyv mellett dossziéban kezelni. A gyűjtőszámos iktatási rendszerben minden egyes ügyben érkező további iratok nem új iktatószámon kerülnek nyilvántartásba, hanem abban a tárgyban elsőnek nyilvántartásba vett ügydarabok sorszámának eggyel kezdődő alszámait kapják /pl. 45/1/. A gyűjtőszámos iratok nyilvántartása az iktató feladata. 14. Az iratok szerelése Sorszámos iktatás esetén az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad beiktatni. Az ügyben keletkezett első irat iktatókönyvi sorszáma az egész ügy nyilvántartási száma, alapszáma, függetlenül attól, hogy az ügy iratainak iktatására hány sorszám felhasználása vált szükségessé. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy alapszáma - tehát ahol az ügyre
7
vonatkozó valamennyi iratot el kell helyezni - mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. A csatolás tényét az iktatókönyvben rögzíteni kell. Az előirat sorszámánál a kezelési feljegyzések rovatba be kell írni, hogy azt milyen számú ügyirathoz csatolták. Pl. Lásd: 125/1996. sz.a./ Az utóirat sorszámának kezelési feljegyzések rovatába pedig a csatolt irat iktatószámát kell bejegyezni /pl. csat.: 1203/1995. sz./. Ezután az iratokat össze kell szerelni és ennek igazolására az utóbbi példányhoz hasonló szöveget kell az utóiratra feljegyezni. Ha az ügyirat még nincs az irattárban, vagy a határidős nyilvántartásban, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az irat hol található, és mióta van a jelzett helyen / pl. 1203/1995. HpF.III.8./. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy–egy üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás után, az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen olvashatók legyenek. Célszerű az iratokat borítólapban elhelyezni és kezelni. 15. Az intézkedésre és felhívásra több szervtől, személytől érkezett válaszokat, vagy jelentéseket nem szabad külön-külön iktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni. Az iktatókönyvbe be kell jegyezni, hogy az iratok nyilvántartása gyűjtőíven történik. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyűjtőív folyószámával. A beérkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőkhöz kell eljuttatni. A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát és tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentésnek kell érkezni, majd a beérkezés tényét megfelelő rovatban a napi dátummal kell feltüntetni. A gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. 16. Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött betűsoros név- és tárgymutató könyvben (regiszteres füzetben) vagy számítógépen vezetett adatbázisban kell mutatózni. Ha az irat több személlyel vagy tárggyal kapcsolatos, a névmutató megfelelő betűjelénél valamennyi személyt, illetve tárgyat mutatózni kell. A szöveg mellett szerepelni kell az iktatószámnak és az irattári tételszámnak. / Pl. 125-VII.98./. Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. 17. Az egyetem valamennyi szervezeti egységénél a papír alapú iktatókönyv, név és tárgymutató könyv (regiszteres füzet) kiváltható ezen szabályzat alapján készült a Debreceni Egyetem tulajdonát képző Papirus – Ügyiratkezelési Rendszerrel. 18. Számítógépes iktatási sajátosságok A számítógépes iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni mint a hagyományos iktatásnál. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is fel kell tüntetni az iraton mindazon kezelési feljegyzéseket, amelyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesítheti azokat az átadókönyveket, amelyekben az átadás-átvétel tényét a sajátkezű aláírás bizonyítja. A számítógépes nyilvántartásról minden munkanap végén biztonsági másolatot kell készíteni. A számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás, az iktatókönyv és az előadói ív azonos adattartalmú. A programnak biztosítania kell az ügyenkénti nyomtathatóságot. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is. Az adatvédelmi szabályok megtartásával, az iktatási adatbázist hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges. Az iktatási adatbázist az illetékes levéltárral egyeztetett módon, év végén tartós (savmentes) papírra ki kell nyomtatni. Az adatbázis alapján kötelezően kinyomtatandó az iktatókönyv, a
8
név- és tárgymutató, ezeket hitelesítve a tárgyév irataihoz kell csatolni. Az iktatóprogram nyújtotta lehetőség szerint egyéb segédlet (pl. idegen számmutató, felszerelőkönyv, selejtezési jegyzőkönyv) is készíthető. A számítógépes nyilvántartások készítésénél és felhasználásánál az Avtv. adatkezelésre vonatkozó előírásait figyelembe kell venni. Az elektronikus adatbázist év végén hitelesítve le kell zárni.
Az ügyiratok intézése 6.§ 1. A nyilvántartásba vett, előiratokkal felszerelt iratokat elintézés céljából a kijelölt előadónak kell átadni. 2. Elintézés előtt az ügyintézők kötelesek a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, tényállás tisztázása stb.) megtenni. Amennyiben erre lehetőség van, a közbenső intézkedés távbeszélőn, faxon, számítógépes hálózaton, vagy szóbeli tárgyalás útján is történhet. Az intézkedés lényegét, az érintett ügyintézők nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni. 3. Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával /illetékes intézkedés végett/, tisztázatra kerülő elintézés tervezet, vagy tisztázat útján, valamint intézkedés nélkül irattárba helyezéssel. 4. A tisztázatot számítógéppel, indokolt esetben írógéppel az ügyet aláíró egység cégjelzett papírján kell elkészíteni. A hivatalokkal folytatott levelezésnél használatos nyomtatványon a tisztázat jobb felső részén fel kell tüntetni az iktatószámot / Pl.120-IV.59/1996. etsz./ A tisztázat jobb felső részére kerül a rövid tárgy, a hivatkozási szám, a mellékletek száma, az ügyintéző neve. A szöveg után bal oldalon a kiadványozás keltét, jobb oldalon a kiadványozó nevét és beosztását kell szerepeltetni 5. Az ügyintéző az írásbeli intézkedés tervezetén, illetve a tisztázat irattári példányán a kezelő részére köteles kiadói utasítást adni - példányszámra, - az ügyirat irattárba helyezésére, vagy határidős nyilvántartásba helyezésére és a határidő napjára, - a kiadvány postai továbbításának módjára, - a hivatalos közzétételre és annak módjára. Elintézési tervezet készíthető : - az iktatott iraton, - előadó íven, - sokszorosított nyomtatványon /előnyomott formában/. 6. Olyan esetekben, amikor az ügyirat elintézése több előadóra tartozik, az előadók kötelesek egymással konzultálni és egymás intézkedését összehangolni. Ez különösen fontos a gazdasági, pénzügyi kihatással járó ügyekben.
9
7. Közbenső intézkedések esetén a válasz, vagy jelentés megérkezéséig az ügyiratok, mint elintézetlen ügyek az előadónál maradnak. 8. Az elkészített elintézés–tervezetet vagy tisztázatot kiadványozás céljából az egységvezetőnek kell átadni, aki naponként meghatározott időben tartozik azokat aláírni, illetve ha valamely ügyirat aláírása jogkörét meghaladja, azt az illetékes vezetőnek (rektor, dékán, stb.) kell továbbítania. 9. A kiadványozó eredeti aláírásával kell ellátni azokat a tisztázatokat, amelyek tekintetében ezt valamely rendelkezés előírja /pl. utalványozások, kinevezések, megbízás, jegyzőkönyvek stb./, vagy ha ezt a kiadványozó szükségesnek tartja. Az aláírás mellett körbélyegzőt kell alkalmazni. 10. A tisztázat leírása az ügyintéző feladata. A boríték címzése az iktatókban is történhet. A tisztázat általában 1 1/2–es sortávolsággal, kétujjnyi margóval és három leütéses bekezdésekkel készül. A rektor és a dékánok, főigazgatók reprezentatív célú iratai, külföldre küldendő idegennyelvű levelei az erre a célra rendszeresített levélpapíron, az illetékes vezető kívánságának megfelelő formában történik. Az iratok továbbítása 7.§ 1. Az ügyiratkezelőnek ellenőrízni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz a kiadói utasításban előírt mellékleteket és az eredeti iktatmányt csatolták–e, továbbá végre kell hajtani minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az iraton exp jelzéssel fel kell jegyezni a továbbítás keltét. 2. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítés). 3. Az ügyiratkezelő a küldeményeket a megcímzett borítékokkal együtt még aznap, de szükség esetén naponta többször is köteles átadókönyvvel továbbítani az iratirányítóhoz (eljáróhoz), aki azokat továbbítja. Postai továbbítás esetén a postai továbbításának megfelelő könyveket kell használni (sima, ajánlott, külföldi stb). Irattárba helyezés, irattári kezelés 8.§ 1. Azokat az iratokat, amelyeknek tisztázatait elküldték az iratkezelő köteles átvizsgálni, hogy a kiadói utasítások végrehajtása megtörtént–e, az esetleges hiányok pótlása után az ügyiratot a postázás napján, de légkésőbb a postázást követő napon a kiadó utasításnak megfelelően irattárba vagy határidős nyilvántartásba kell helyezni.
10
2. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap, nap bejegyzésével fel kell tüntetni. Határidős nyilvántartásba helyezésnél az iktatókönyv Határidő rovatába ceruzával kell bejegyezni a határnapot. 3. A határidős ügyiratokat az irattárban a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni. A kitűzött határidőre, vagy ha a válasz a határidő lejárta előtt beérkezik az ügyiratot a határidős iratok közül ki kell emelni a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv határidő rovatában ceruza áthúzással törölni, az ügyiratot pedig az ügyintézőhöz továbbítani kell. 4. Az ügyiratokat irattárban, irattári terv tételszámai szerinti csoportosításban, ezen belül a sorszámok növekvő rendjében kell helyezni. Minden egyes tételt külön dossziéba kell tenni és felírni a benne lévő iratok kezdő és végső iktatószámát. A dossziékat dobozokba vagy fedőlemezek közé kell tenni, úgy hogy az iratköteg vastagsága ne haladja meg a 12 centimétert. A dobozon, illetve a fedőlemezen fel kell tüntetni a szerv nevét, az iratok keletkezésének évszámát és a kötegben lévő dossziék tételszámait. (Pl. VIII. 101–103, 016). 5. Az 5 éven belüli iratokat az ügykezelést ellátó szervezeti egység kezeli és őrzi. E kézi irattár kezelése az ügyiratkezelő feladata. 6. Öt évnél régebbi iratokat a megfelelő iktató és segédkönyvekkel együtt a kézi irattár kezelője tartozik átadni a központi irattárnak. Az iratok átadása jegyzékek alapján történik. Az átadási jegyzéknek tartalmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét, tételszámát és egy–egy tételszámba tartozó iratok számkörét. A központi irattárban az iratokat évenként elkülönítetten az irattári terv szerinti tételnek rendjében kell kezelni. Az iktató- és mutatókönyv elhelyezhető a megfelelő évi iratanyag után, de kezelhető külön sorozatban is. 7. Az irattár számára olyan külön helyiségről kell gondoskodni, amelyben az irattár rendeltetésszerű használata beazonosítható. Az irattár legyen száraz, jól szellőztethető, tisztán tartható, tűztől, erőszakos behatástól védett. Az irattári kezelésnél kerülni kell az iratok összehajtását, zsineggel átkötését, vagy iratkapcsok használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, illetőleg borítólapok között kell kezelni. 8. Számítógépes iktatási rendszer esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, adatállományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni és hivatalosan nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített adatokkal.
11
Az ügyiratok visszatartása, illetőleg kiadása az irattárból 9.§ 1. Az irattár a szerv ügyvitelének elősegítése érdekében iratszerelési feladatokat lát el, ha korábban már elintézett ügyben újabb beadvány folytán ismét intézkedni kell. Ilyenkor az újabb iktatmányhoz az előzetes iratokat csatolja (szereli) az irattár kezelője. 2. Az ügyintézők általában sem a határidős, sem a már véglegesen elintézett, tudomásul vett, irattárba helyezhető iratokat nem tarthatják maguknál. Kivételt képeznek (pl. Tanárképzési Csoportnál korábban felsorolt iratsorozatok). Ha egyes iratok (pl. felsőbb rendelkezések, elvi állásfoglalások) visszatartása a napi munka érdekében indokolt, az iratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő adatokat tartalmazza: - ügyirat száma és irattári jele, - az ügyirat tárgya, - az ügyintéző neve, - az átvétel időpontja, - a visszaadásra megjelölt határidő, - az átvétel elismerése (aláírás). 3. Az irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra és általában csak 15 napra szabad az irattár kezelőjének kiadni. A kiadáshoz - kivéve ha azt az ügyintézője kéri - a vezető engedélye szükséges. Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. A kiadott ügyiratról kölcsönzési naplót kell nyitni, melybe az ügyirat számát, az átvevő nevét és a visszaadásra megjelölt határidőt, valamint a visszaadás időpontját kell bejegyezni. 4. Egész irattári tételt vagy másolatot csak az illetékes vezető engedélyével lehet kiadni. Az ügyben nem érdekelt személy részére felvilágosítás, vagy másolat nem adható. Telefaxok kezelése 10.§ 1. A telefax is iratnak minősül, ha tartalma alapján az intézmény működéséhez kapcsolódik. Így azokat ugyan úgy kell másolatkészítés után iktatni, mint az egyébként postai úton érkező küldeményeket. A névre és a szervezeti egységek részére érkező telefaxok átadó könyvvel történő továbbításáról a telefax kezelője gondoskodik. 2. Minden telefaxról másolati példány készítendő és időrendi sorrendben nyilvántartási számmal ellátva megőrzendő a feladó egység irattárában.
12
A pecsétek használata és kezelése 11. § 1. Az egyetem szárazbélyegzőjét, melyet a Rektori Hivatal vezetője őriz, az egyetem által kiállított doktori diplomákon és olyan reprezentatív üdvözlő iratokon szabad használni, amelyeket a rektor ír alá. 2. Az egyetem rektora, gazdasági főigazgatója, hivatalvezetője, valamint az illető kar dékánja, főigazgatója feliratú bélyegzőket, csak azokon az okmányokon és egyéb iratokon szabad használni, amelyeket a rektor, illetőleg a dékán, főigazgató, hivatalvezető írt alá. A bélyegzők őrzése az illetékes titkárság feladata. 3. A tanszékek, az egyetemi intézmények, valamint az igazgatási egységek cégjelző bélyegzőit és körbélyegzőit a kiadványozásra jogosultak által aláírt iratokon szabad használni. Ezek őrzése a bélyegző használatára jogosult személy, vagy megbízottja feladata, aki felelős annak jogszerű használatáért. Selejtezés 12.§ 1. A DE saját irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szüksége, köteles kiselejtezni. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak selejtezés útján szabad az irattárból ― megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából ― kiemelni. 2. Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az iratokat, /köteteket/, amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, ennél fogva kiselejtezhetők. A megőrzési időt az érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. A szerv vezetője /a szervezeti egységek vezetői/ indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamánál hosszabb ideig történő megőrzését. Ezt a körülményt a vezető aláírásával az irattári tételszámnál kell feltűnően jelezni. 3. Maradandó értékű /nem selejtezhető/ iratok: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudomány, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem, vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó iratok, valamint az irattári tervben nem selejtezhetőnek minősített egyéb iratok. 4. A selejtezés során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő kétely esetén ügyviteli szempontból a szerv vezetőjének, tudományos, történeti szempontból pedig az illetékes Hajdú–Bihar megyei Levéltár szakértőjének a véleménye a döntő. 5. A szerv vezetője a selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejtezési felelőst köteles megbízni. A selejtezési munkák végrehajtásával olyan dolgozókat kell megbízni, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak.
13
6. Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: – a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét: – azon szervnek a nevét, amely iratanyag selejtezéséről jegyzőkönyv készült: – a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését: – a kiselejtezett tételnek felsorolását a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését, – a kiselejtezett anyag mennyiségét (kg), – a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály és irattári terv számát – a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét. 7. A selejtezés megkezdéséről a Hajdú–Bihar megyei Levéltárat – a selejtezés megkezdését megelőző 30 nappal korábban – értesíteni kell. A levéltárnak a selejtezési jegyzőkönyv két példányát kell megküldeni. A selejtezés végrehajtására (iratok megsemmisítésére, papírhulladékként való értékesítésére) csak a jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás megérkezése után kerülhet sor. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni. Az iratok levéltárba adása 13.§ 1. A nem selejtezhető iratok teljes és lezárt évfolyamait a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes Hajdú–Bihar megyei Levéltárnak átadni. 2. A nem selejtezhető iratok átadásának - átvételének időpontjáról az átadó szerv és a levéltár közösen állapodik meg. 3. Az 1./ bekezdésben meghatározott átadás–átvételi határidő abban az esetben, ha az egyetemnek (szervezeti egységnek) a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha a levéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadás–átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezheti. Ennél hosszabb őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. 4. A levéltár tizenöt éven belül keletkezett irat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. 5. Az államtitkot és szolgálati titkot tartalmazó nem selejtezhető iratok levéltárba adásának körülményeit az 1995. évi LXVI. tv. 12. § (5)-(6) bek. szabályozza. Az iratokat nyilvántartásaikkal együtt, raktári jegyzék kíséretében, tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségen kell a levéltárnak átadni.
14
Az irattári terv 14.§ 1. Az iratanyag rendezése az egyetem központi és kari szervezeti egységeinél, valamint az intézeteknél, tanszékeknél és a kollégiumoknál keletkezett iratok esetében az I. számú irattári terv alapján történik. Az Egyetemi Könyvtár a 162/1971 MM.sz. utasítás minta irattári terve, az egyetemhez tartozó egészségügyi intézmények a 9/1999.(IV.14) EüM rendelet, a Debreceni Egyetem Kossuth Lajos Gyakorló Gimnáziuma és a gyakorló iskolák, valamint az óvoda és a bölcsőde a nevelési oktatási intézményekre vonatkozó 11/1994/VI.8./ MKM rendelet előírásai szerint rendszerezik az irattári anyagukat. 2. Az irattári terv az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, mely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, iratfajtákra) tagolva a DE feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét . Egy-egy irattári tételben kezelt iratoknak a selejtezés szempontjából is azonos kategóriába kell tartozniuk. 3. Az irattári tervben új tételszámok felvétele csak a Rektori Hivatal vezetőjének engedélyével történhet. Az irattári terv módosításáról a levéltárat is tájékoztatni kell. 4. A Debreceni Egyetemen használható iktatószám felépítése a következő: 1-I.1/2005.(a szervezeti egységet jelölő rövidítés) A szervezeti egységet jelölő rövidítéseket a 3. számú melléklet tartalmazza. Egyedi iktatószám használatához a Rektori Hivatalvezető jóváhagyása szükséges. 5. Az irattári terv egy példányát minden évben be kell kötni az iktatókönyvbe is. Vegyes rendelkezések 15.§ 1. Ez a szabályzat 2006. január 1-én lép hatályba. Rendelkezéseit a 3.§ 3. bek. a-e pontjaiban megjelölt szervezeti egységek kötelesek alkalmazni. A központi irattárra vonatkozó rendelkezések hatályba léptetéséről – a központi irattárak kialakítása után – a rektori, egyetemi tanács felhatalmazása alapján külön fogok intézkedni. 2. A hatálybalépés előtt keletkezett iratok selejtezésének tekintetében a jogelőd intézmények által kiadott szabályzat mellékletét képező irattári terv alapján kell eljárni. 3. Az egyetem gazdálkodási és számviteli bizonylati rendjére a mindenkor érvényes számviteli jogszabályok irányadók.
15
4. A nem selejtezhető iratok használatát, az azokban való kutatást, illetve kutatási korlátozást az 1995. évi LXVI. tv. 12 § (7). és 22-28.§ - ik rögzítik. 5. Jelen szabályzat hatályba lépésével a 2002. március 29-én hatályba lépett iratkezelési szabályzat hatályát veszti.
Jelen szabályzatot 2005. december 1-én az egyetemi tanács elfogadta. A Hajdú–Bihar Megyei Levéltár . …………. iktatószámon jóváhagyta.
Debrecen, 2005. december 1.
Prof. Dr. Nagy János rektor
Mellékletek: 1. Irattári Terv 2. Gyűjtőszámok nyilvántartási jegyzéke 3. Szervezeti egységet jelölő rövidítés 4. Papirus – Ügyiratkezelési Rendszer rövid leírása
16
1. sz. melléklet
Irattári terv Tétel
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje I. Vezetési ügyek
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.
Szervezeti egységek létesítése, bővítése, átszervezés, alapító okiratok Az intézmény, a tanszékek és más szervezeti egységek vezetőinek megbízása és felmentése feladatkörök meghatározása létszámigény Bizottságok szervezése, működésük Vezetői névsor, aláírási címpéldány Szabályzatok, oktatási törvények, kolletív szerződés Minisztériummal és más jogi személyekkel való együttműködés, szerződések Statisztika /személyzeti, kutatói, hallgatói létszám bér, stb/ Szervezeti egységek beszámolói, jelentések Az Egyetem fejlesztésének általános kérdései, intézményfejlesztési tervek Rektori tanács, Egyetemi tanács, szenátus, kari tanács és egyéb testületek üléseinek jegyzőkönyvei, határozatai Szakszervezet, Közalkalmazotti tanács, Baráti Körök ügyei Kitüntetések és címek adományozása Alapítványok Kitüntetéses diplomák nyújtása /arany, gyémánt, stb./, jubileumi diplomák Az egyetem vezetőinek közéleti tevékenysége /önkormányzati tevékenység, védnökségre felkérés,MRK,stb./ Érettségi elnökök kijelölése, érettségi vizsgák Az egyetem történetére vonatkozó iratok, sajtófigyelés Hivatal átadás-átvétel jegyzőkönyvek Állami Számvevőszék anyagai Belső ellenőrzés Hagyatéki, ajándékozási és letéti ügyek Temetési ügyek, az egyetem saját halottjai, díszsírhelyek Informatikával kapcsolatos ügyek
NS
15
NS
15
NS 50 NS NS
15 15 15 15
NS NS NS
15 15 15
NS
15
NS NS NS NS
15 15 15 15
NS
15
5 NS NS NS 10 NS NS 10
15 15 15 15 15 -
NS
15
10 20 10 10
-
10 20 10 NS NS
15 15
II. Személyi ügyek 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34.
Munkaviszony-közalkalmazotti jogviszony létesítése, megszüntetése, munkaköri leírások, önéletrajzok Nyugdíjazás, szolgálathosszabbítás, áthelyezések Bérek, besorolások, pótlékok megállapítása Megbízási szerződések, meghatalmazások Rendes és fizetésnélküli szabadságok engedélyezése, táppénz Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése Fegyelmi ügyek, kártérytési ügyek Lakásügyek, munkáltatói kölcsön, lakásbérleti jogviszony Katonai meghagyás, polgárvédelem, árvízvédelem Külföldi oktatók, kutatók alkalmazása, lektorok ügyei 17
Tétel 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
Oktatók minősítése Munkaügyi Bírósági ügyek, jogi ügyek, rendőrségi ügyek Munkaidő szabályozás, munkarend Továbbtanulás, nyelvtanulás, tanfolyamok, tanulmányi szerződések Nyugdíjpénztári ügyek Óraadói megbízások, külső előadók óradíjai Társadalombiztosítási ellátásokhoz kapcsolódó dokumentumok Saját oktatók külföldi munkavégzése Külföldi utak,tudományos ösztöndíjak belföldre és külföldre
NS 10 20 10
15 -
10 10 10
-
NS NS
15 15
NS NS NS
15 15 15
20 NS NS NS
15 15 15
NS
15
NS
15
NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15
NS NS
15 15
20 NS 10
15 -
NS NS 10
15 15 -
NS NS
15 15
III. Tudományos munkával kapcsolatos iratok 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57.
Pályázatok, jelentések megküldése kutatási szerződések Tudományos ülésszakok, belföldi konferenciák Kutatócsoportok, társulások kutatási együttműködési megállapodásai Nemzetközi pályázatok, költségvetésen kívüli kutatások Találmányok, szabadalmak, újítások Lifelong Learning Központ Minőségbiztosítás minőség-ellenőrzés IV. Tudományos fokozatok
61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68.
Tudományos fokozatokkal kapcsolatos ügyek /habilitáció, doktori képzés, PhD/ Kitüntetéses, tiszteletbeli és díszdoktorok avatása, diploma átadások Diplomák kiállítása, másolatok kiadása, igazolások Diplomahonosítások, honosítási díjak TEMPUS, ERASMUS Akkreditáció, tudományos ösztöndíjak Doktori Iskolák, doktori díszoktatók,doktori anyakönyvek Avatási lapok V. Oktatási ügyek, oktató-nevelő munka
71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80.
Tantervek, tantárgyi programok, szakalapítás, szakindítás, Oktatási ügyekkel foglalkozó értekezletek, szakkollégiuimok,átoktatás Tanulmányok elvégzése utáni továbbképzés, nyelvvizsga Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek Tanszéki óraterhelés, órarend, óraelmaradás, oktatási szünet Költségtérítéses képzés Gyakorló iskolák ügyek Vezetőtanári, külső szakfelügyelői, szaktanácsadói megbízások Jelentések oktatási és tanulmányi ügyekben Mentálhigiénés Programiroda ügyei
18
Tétel
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje VI. Könyvtár- és kiadványügyek
87. 88. 89. 90. 91. 92. 93. 94. 95.
Az intézmény könyvtárának ügyei, jelentései Könyv és folyóirat rendelések Könyvtári állomány rendezése és megóvása Hazai, nemzetközi könyv- és kiadványcsere Külföldi könyvrendelés Egyetemi és intézeti kiadványok engedélyezése, kiadása, Egyetemi Élet Kiadványok támogatása, emlékeztetők Más intézményektől érkező kiadványok, tudományos kiadványok Medicina Könyvkiadó
NS 5 NS 20 5 NS
15 15 15
10 5
-
NS
15
NS NS
15 15
NS
15
NS
15
NS 10 10 NS 10 NS NS NS
15 10 15 15 15
10 NS 10 10 NS 5 NS NS
15 15 15 15
10
-
10 10 NS
15
5 10 5
-
VII. Nemzetközi kapcsolatok 97. 98. 99. 100. 101. 102. 103. 104. 105. 106. 107. 108.
Egyezmények és kapcsolatok külföldi egyetemekkel Oktatók és kutatók cseréje, Oktatók és kutatók külföldi egyetemeken folytatott tevékenysége Külföldi egyetemek oktatóinak és kutatóinak működése az egyetemen. Külföldi állampolgárságú lektorok Az egyetem oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányútjai, kiküldetései, beszámolók Nemzetközi konferenciák rendezése Magyarországon Nemzetközi konferenciákon való részvéte. Részvételi díj Külföldi látogatók, vendégek fogadása, szállásrendezés Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés Utazási bizottság ügyei, utasbiztosítás, üdülések Külföldi ösztöndíjak Ady Akadémia, Nyári Akadémia Nyári Egyetem VIII. Hallgatói ügyek
112. 113. 114. 115. 116. 117. 118. 119. 120. 121. 122. 123. 124. 125. 126.
Hallgatói felvételli ügyek, 0. évfolyam Hallgatói nyilvántartás Hallgatói jogviszony igazolása, index kivonat GYES-GYED DETEP Diákigazolvány ügyintézés Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltoztatás Hallgatói pályázatok,Tudományos diákkörök, TDK, OTDK, CEEPUS Hallgatók évkihagyása, szüneteltetés, halasztás,egyéni tanrend Évismétlésre utasítás Párhuzamos képzés, áthallgatás Hallgatók kizárása, eltiltása, állományból való törlése /halálozás/ Más felsőoktatási intézményekből való átvétel Vizsgaügyek, halasztások, ismétlések, vizsgalapok Demonstrátori pályázatok 19
Tétel 127. 128. 129. 130. 131. 132. 133. 134. 135. 136. 137. 138. 139. 140. 141. 142. 143. 144. 145. 146. 147. 148. 149. 150. 151. 152. 153. 154. 155. 156.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
Tantárgyak teljesítése alóli felmentés Szigorlatok, jegyzőkönyvek Szakmai gyakorlat alóli felmentés Szakmai gyakorlatok, terepgyakorlatok, tanulmányi kirándulások Külföldi szakmai gyakorlatok, részképzés Tehetséggondozó Program DETEP Szakdolgozatok, diplomamunkák, hitelesítés Záróvizsga szervezésére vonatkozó iratok, jegyzőkönyvek Jegyzőkönyv diplomavédésről Diákhitellel kapcsolatos ügyek Oklevélügyek HÖK Hallgatói fegyelmi ügyek Hallgatók baleseti ügyei Tandíjak, tandíjmentesség, részletfizetés Nyílatkozat, igazolás adó-visszatérítéshez Ösztöndíj ügyek, Bursa támogatás Köztársasági ösztöndíjak Sportösztöndíjak Hallgatók szociális támogatása, jutalmazása, pénzbeli juttatások Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei Külföldi teljes képzésű hallgatók ügyei Hallgatókat tehelő költségek /különeljárási díjak, vizsgadíjak/ Költségcsökkentés, költség visszatérítés Öntevékny Csoportok, Hallgatói szolgálat Hallgatói kifizetésekről igazolások kiadása Tanévbeosztás, tanévnyitás, tanévzárás Fogyatékkal élő hallgatók ügyei Tanulmányi nyilvántartási rendszer, NEPTUN Kreditügyek
10 NS 10 10
15 -
10 NS NS NS 10 NS NS NS 10 10 10 5 10 NS NS 10
15 15 15 15 15 15 15 15 -
NS NS 10 10 10 5 NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15
NS 10
15 -
10 10 10 10
-
10 10
-
NS
15
IX. Kollégiumi ügyek 165. 166. 167. 168. 169. 170.
Kollégiumi vezetési ügyek, jegyzőkönyvek Kollégiumi felvételi anyagok /felvételi kérelmek, fellebbezések stb./ Kollégiumi fegyelmi ügyek Szállás igénybevétele, értékesítése, Lakhatási támogatás, térítési díjak Diákhotel szerződések X. Kulturális- és sportügyek
174. 175. 176.
Sportrendezvények szervezése, finanszírozása Kulturális rendezvények /előadások, bálok, koncertek, kiállítások/ Ünnepségek, megemlékezések, szobor ill.emléktábla elhelyelzése XI. Pénzügyi vonatkozású iratok 20
Tétel 184. 185. 186. 187. 188. 189. 190. 191. 192. 193. 194. 195. 196. 197. 198. 199. 200. 201.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
OM által engedélyezett előirányzatok, átcsoportosítások, pótelőirányzatok Államháztartási költségvetés, beszámoló jelentés, negyedévi mérlegjelentések Az egyetem, gazdálkodási egységek /OEC, TEK, ATC, Központ/ költségvetése, beszámolója Rektori tartalékalapok Támogatási szerződések /OM,NKÖM, FVM, stb./ Központosított közbeszerzések Ingatlanok, épületek ügyei Beruházások, intézményi felújítások, műszaki gazdasági ügyek Pályázatok /EU, felsőoktatási, kutatás fejlesztési/ pénzügyi lebonyolítása, meghatalmazások Szakképzési hozzájárulás, támogatás Magyar Államkincstárral kapcsolatos levelezések, ügyiratok Leltározási, selejtezési ügyek, átadás-átvétel Adóbevallások, ÁFA visszaigénylés, hatósági igazolások Vámügyek Számlákkal kapcsolatos ügyek, banki levelezések, OTP, ERSTE Kár- és felelősségbiztosítás Reprezentációs keret, vendéglátás, ajándékozás, rendezvénéyek pénzügyi támogatása Kölcsönzési ügyek iratai /hangszer, projektor, hangtechnika/
NS
15
NS
15
NS
15
NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15
NS
15
NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15
NS NS
15 15
10
-
10 10 10 10 NS
15
10
-
10 10 10 NS 10 10
15 -
NS
15
10 10 10
-
XII. Gazdasági ügyek 205. 206. 207. 208. 209. 210. 211. 212. 213. 214. 215. 216. 217.
Irodaszerek, nyomtatványok, fogyóeszközök beszerzése Gépek, műszerek, bútorok és irodagépek beszerzése Gépkocsi igénylés, parkolás MÁV Teremhasználati szerződések, tantermek igénylése Vagyongazdálkodás/ vagyonkezelés, vagyonnyilvántartás,elidegenítés, hasznosítás,stb./ Gazdasági társaságok működésével kapcsolatos ügyek /Universitas Kht, Campus Kht, Egészségért '98 Kht.stb./ Létesítményüzemeltetés /biztonsági szolgálat, karbantartás/ Botanikus Kert ügyei Energiagazdálkodás /víz, gáz, áramszolgáltatás/ Egyetemi vendégházak , üdülők nyilvántartásai Telefonszolgáltatás Postai szolgáltatás /költségek elszámolása, fiókbérlet, hírlap, folyóirat megrendelések/ SAP XIII. Társadalombiztosítással kapcsolatos ügyek
220. 221. 222.
Megyei Egészségbiztosítási Pénztár Családi pótlék folyósításával kapcsolatos ügyek Létszámgazdálkodással kapcsolatos ügyek XIV. Adminisztratív és egyéb ügyek 21
Tétel 225. 226. 227. 228. 229. 230. 231.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
Tűzrendészet Munkavédelem, Környezetvédelem Hirdetések, meghívók, köszönőlevelek, tájékoztatók, gratulációk Irattározás, iktatókönyvek, elektronikus iratnyilvántartás Iratselejtezési, iratátadási jegyzőkönyvek Látogatások engedélyezése, benntartózkodási engedélyek Orvosi rendelők, voda, Bölcsőde ügyei
10 10 5
-
NS NS NS 5
15 15 15 -
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15
XV. Orvos- és Egyészségtudományi Centrum ügyei 234. 235. 236. 237. 238. 239. 240. 241. 242. 243. 244. 245. 246. 247. 248. 249. 250. 251. 252. 253. 254. 255. 256. 257. 258. 259. 260. 261. 262. 263. 264. 265. 266. 267. 268. 269. 270. 271. 272. 273. 274.
Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat Országos Mentőszolgálat Országos Egészségbiztosítási Pénztár Megyei Egészségbiztosítási Pénztár Oktatási Minisztérium Egészségügyi Minisztérium Vaszkuláris Prevenciós Központ Magyar Kórházszövetség Labexpert Kft Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Foglalkozás-egészségügyi Szolgálat Országos Onkológiai Intézet Orvosavatások, évnyitók, évzárók Véradás Országos Transzplantációs Nyilvántartás Oktató Kórházak Magyar Orvosi Kamara Nek Szeged Kft Igazságügyi Szakértői Intézet Országos Gyógyintézeti Központ Halmozottan fogyatékos beteg fogászati ellátása Idősek Otthoni Biztonságát Elősegítő Modell Program Sürgősségi ellátás és rendelkezésre állás díja Magyar Gyógyszerész Kamara Intervenciós beavatkozások Annual Report Országos Gyógyszerészeti Intézet Auguszta Projekt OEC területén működő egyéb gazdasági szervek Medsolution Gyógyszerügyek Fekvő- és járóbeteg ellátási ügyek Körlevelek DE levelezés Gazdasági Igazgató levelei Gazdasági Igazgató-helyettes levelei Kereskedelmi Osztály levelei Pénzügyi Osztály levelei Műszaki Osztály levelei Szolgáltatási Osztály levelei Bér- és Munkaügyi Főosztály levelei 22
Tétel 275. 276. 277. 278. 279. 280. 281. 282. 283. 284. 285. 286. 287. 288. 289. 290. 291. 292. 293. 294. 295. 296. 297. 298. 299. 300. 301. 302. 303. 304. 305. 306. 307. 308. 309. 310. 311. 312. 313. 314. 315. 316. 317. 318. 319. 320. 321. 322. 323. 324. 325.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
Finanszírozási Osztály levelei Dokumentációs Osztály levelei Leltárellenőrzési Osztály Munkavédelmi Osztály Számviteli Osztály Centrumelnöki Hivatal levelei Aneszteziológiai ls Intenzív Terápiás Tanszék Belgyógyászati Inézet I.sz. Belgyógyászati Klinika II.sz. Belgyógyászati Klinika III.sz. Belgyógyászati Klinika Bőrgyógyászati Klinika Fül-, Orr-. Gégészeti Klinika Gyermekklinika Idegsebészeti Klinika Infektológiai és Gyermekimmunológiai Tanszék Kardiológia Intézet Szívsebészeti Központ Neurológiai Klinika Nukleáris Medicina Tanszék Onkológiai Tanszék Ortopédiai Klinika Pszichiátriai Tanszék Radiológiai Klinika I.sz. Sebészeti Klinika II.sz.Sebészeti Klinika Sugárterápiai Tanszék Szemklinika Szülészeti és Nőgyógyászati Klinika Neonatológiai Tanszék Traumatológiai Tanszék Tüdőgyógyászati Klinika Urológiai Klinika Anatómiai, Szövet- és Fejlődéstani Intézet Biofizikai Intézet Biokémiai és Molekuláris Biológiai Intézet Családorvosi Tanszék Egyetemi Gyógyszertár Élettani Intézet Farrrmakológiai és Farmakoterápiai Intézet Fogorvostudományi Kar Gyógyszerésztudományi Kar Humángenetikai Intézet Igazságügyi Orvostani Intézet Immunológiai Intézet Klinikai Biokémiai és Molekuláris Pathológiai Intézet Magatartástudományi Intézet Megelőző Orvostani Intézet Népegészségügyi Iskola Orvosi Mikrobiológiai Intézet Orvosi Vegytani Intézet 23
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15
Tétel 326. 327. 328. 329. 330. 331. 332. 333. 334. 335. 336. 337. 338. 339. 340.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
Pathológiai Intézet Pet Centrum Sebészeti Műtéttani Intézet Angol Program Titkárság Kórházhiigiénés Osztály Közművelődési Titkárság Minőségügyi Iroda Dékáni Hivatal Tanulmányi Osztály Testnevelési Tanszék Szak- és Továbbképzési Központ Kenézy Kórház Egészségügyi Főiskola Kar DÖK MOE
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15
NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15
NS NS NS NS
15 15 15 15
NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15
XVI. Gyógyszerügyek 342. 343. 344. 345. 346. 347. 348. 349. 350. 351. 352.
Gyógyszerfelelősi értekezletek jegyzőkönyvei Gyógyszer-inkurrencia selejtezésével kapcsolatos ügyek Gyógyszerkartonok Gyógyszer-vegyszer, kötőszer igénylő lap Kábitószerügyek Kimutatás a gyógyszer vegyszer, kötszer felhasználásáról Klinikák és elméleti intézetek gyógyszerfogyasztásának havi elszámolásai másolata Laboratóriumi munkakönyv Leltárkönyv Munkalap Vérigénylőlap XVII. Fekvőbeteg-ellátás ügyek
363. 364. 365. 366. 367. 368. 369. 370. 371. 372. 373. 374. 375. 376. 377. 378. 379. 380.
Abortus napló Audiogrammok Ápolási díj Belgyógyászati…… Betegek műszeres vizsgálatának írásban rögzített leletei /EEG, EKG regisztrátumok, rtg, felvételek stb./ Betegfelvételi jegyzőkönyvek Betegfelvételi törzskönyvek Betegforgalmi kimutatás Betegekről lakónyilvántartókönyv Betegekről regiszteres névmutató Brochnlógiai vizsgálatok nyilvántartása Első vizsgálati karton /radiológia/ Filmkölcsönzési napló Információs és statisztikai adatok összesítői Kórszövettani napló Kórtörténeti lapok Különleges vizsgálatokat /radiológiai/ regisztráló karton Leletkiadási napló 24
Tétel 381. 382. 383. 384. 385. 386. 387. 388. 389. 390. 391. 392. 393. 394. 395. 396. 397. 398. 399. 400.
Tárgy
Megőrzési Levéltárba idő adás ideje
Leletmásolat Légzésfunkciós és EKG vizsgálati eredmények tömbjei Műtéti naplók Napi jelentés betegekről Nőgyógyászati napló Nőgyógyászati sugárterápiás napló Onkológiai ellenőrzési karton Rádium kezelésilap Rádium műtéses napló Regiszteres névmutató /radiológiai/ Sebészeti daganatkutatás Sugárkezelési karton /rajta a leadott dózisokkal/ Sugárkezelési lap /ábrás/ Sugártherápiás boriték Szívműtétekhez felhasznált anyagok kimutatása, összesítője Szövettani eredmények Szülészeti napló Terhes forgalmi napló Tudományos szakdolgozatok Vérkép karton
25
NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS NS
15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15 15
2.sz.melléklet
Gyűjtőszámok nyilvántartási jegyzéke 20............év (Fő)osztály, Ügyintéző igazgatóság, stb.: ........................................................... neve: 1 2 3 4 5 6 Al. Érk. Küldő neve Rövid tárgy (vagy név) Ügyintéző Elintézési és Szá kelte neve kezelési m feljegyzések
26
7 Irattári
3.sz.melléklet
Szervezeti egységet jelölő rövidítés Szervezeti Egység Központi Egységek Gazdasági Főigazgatóság Agrártudományi Centrum Orvos és Egészségtudományi Centrum Tudományegyetemi Karok Állam- és Jogtudományi Kar Általános Orvostudományi Kar Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Bölcsészettudományi Kar Egészségügyi Főiskolai Kar Fogorvostudományi Kar Gyógyszerésztudományi Kar Hajdúböszörményi Pedagógiai Főiskolai Kar Informatikai Kar Közgazdaságtudományi Kar Műszaki Főiskolai Kar Mezőgazdaságtudományi Kar Természettudományi Kar DE Konzervatóriuma Népegészségügyi Iskola Debreceni Tangazdaság és Tájkutató Intézet Karcagi Kutató Intézet
27
Rövidítése etsz gf atc oec tek ájk aok avk btk efk fok gytk hpfk ik ktk mfk mtk ttk konz ni dtti kki
Papirus – Ügyiratkezelési Rendszer rövid leírása A Papirus – Ügyiratkezelő Rendszer az iktatókönyv, regiszteres mutató papír alapú kiváltása és az ügyiratkezelés központosított gyors, egyszerű elvégzése céljából lett létrehozva a Debreceni Egyetem intézményeinek egységes iratkezelési szabályzata alapján. A program a Debreceni Egyetem tulajdonát képezi, használható az egyetem valamennyi szervezeti egységében. A program egy központi terminálszerveren fut. Az adatok egy adatbázisszerveren vannak letárolva és a mentés teljesen automatikusan lefut a megadott időpontokban. A hozzáférés sajátgépről távoli asztal kapcsolattal megfelelő hozzáférési jogokkal.
1. ábra Bejelentkezés a programba
28
Menüsor
Kereső, szűrő dobozok Iktatott dokumentumok
Program bezárása
2. ábra Főszámos iktatás Adatrögzítő gomb
Adatbeviteli mezők
Státusz sor
29
Iktatás főszámra ablak bezárása
