Federale Overheidsdienst FINANCIEN
Stafdienst LOGISTIEK
Brussel, 26 september 2012
Koning Albert II Laan, 33 – 1030 BRUSSEL
Infosessie vragen/antwoorden Bestek n° S&L/AO/308/2012
A. Algemene Bepalingen 1. Voorwerp en aard van de opdracht Vaste gedeelte – blz. 5 (NL) – punt 3 : « Het demonteren en weghalen van het bestaande systeem van bewaking en toegangscontrole in het North Galaxy gebouwencomplex » V : Over welk bestaand systeem gaat het hier? Moet ook de reeds gebruikte bekabeling van het bestaande systeem mee gedemonteerd worden? A : Er is reden om de servers, werkposten, toegangscontroleapparatuur (badgelezers en andere controleapparatuur), camera’s, veiligheidspoortjes, elektronische componenten bewaard in de technische kasten, en eventueel de kasten zelf, dewelke allen deel uitmaken van het bestaande bewakings- en toegangscontrolesysteem van het North Galaxy-gebouw, te demonteren, indien deze niet meer worden gebruikt. Op talrijke plaatsen is demonteren noodzakelijk om het installeren van nieuwe uitrusting mogelijk te maken. Wat betreft de bekabeling vraagt het bestek niet uitdrukkelijk dat alle overbodig geworden kabels systematisch en integraal moeten worden losgekoppeld. Toch is het loskoppelen van de kabels gewenst, daar waar deze zichtbaar of gemakkelijk toegankelijk zijn, en indien deze kunnen worden losgekoppeld zonder risico voor de andere kabels die in dezelfde kabelgoot lopen. Het is eveneens wenselijk om de kabels in buizen, alsook de zichtbare buizen en goten die overbodig zijn geworden, weg te halen. De stroomkabels die overbodig zijn geworden en die niet mogen worden weggehaald moeten worden geneutraliseerd (losgekoppeld en geïsoleerd aan beide uiteinden). Het einddoel is om het gebouw in nette staat terug te brengen en geen overbodig geworden systemen ter plaatse achter te laten. Het detail van deze werken zal moeten worden onderzocht tijdens de uitvoering van de werf. Het gedemonteerde materiaal moet worden weggeruimd.
1
Vaste gedeelte – blz. 5 (NL) – punt 6: « Het demonteren en weghalen van actuele prikklokken in het North Galaxy gebouwencomplex » V : Over welk bestaand systeem gaat het hier? Moet ook de reeds gebruikte bekabeling van het bestaande systeem mee gedemonteerd worden? A : De actuele prikklokken zijn voornamelijk lokale elektrische apparaten, gemonteerd op een steun en gevoed door een elektriciteitskabel. Er is reden om de vroegere prikklokken, hun steunen, alsook de stroomkabels die overbodig zijn geworden, te demonteren, tot aan de contactdoos, de vaste aansluitdoos of het dichtstbijzijnde elektrisch bord. Het is eveneens wenselijk om de zichtbare buizen en goten die overbodig zijn geworden, weg te halen. De gespecialiseerde stroomsokkels van de prikklokken mogen, zo nodig, worden aangepast voor algemeen gebruik. De stroomkabels die overbodig zijn geworden en die niet mogen worden weggehaald, moeten worden geneutraliseerd (losgekoppeld en geïsoleerd aan beide uiteinden). Het einddoel is om het gebouw in nette staat terug te brengen en geen overbodig geworden systemen en kabels ter plaatse achter te laten. Het detail van deze werken zal moeten worden onderzocht tijdens de uitvoering van de werf. Het gedemonteerde materiaal moet worden weggeruimd.
7. Beschrijving van de uit te voeren leveringen 7.2 Planning en fasering – blz. 15 (NL) V : Uit het dossier leiden we af dat in de eerste fase gebruik gemaakt wordt van een test met een 100-tal medewerkers via 2 prikklokken. We veronderstellen dat deze test enige tijd zal innemen (incl. doorlopen van verschillende periodes dag-/week-/maand/kwartaalafsluitingen, enz.) waardoor de 6 maand niet realistisch lijkt, tenzij de testperiode de termijn van 6 maand opschorst. We veronderstellen dat pas na de testperiode kan overgegaan worden tot de punten 3/6/7/8/9. Graag verduidelijking hierover ? A : De installatie van 2 prikklokken is geen voorwaarde voor de installatie van het gehele systeem. Alle prestaties voorzien in het vaste gedeelte zullen worden uitgevoerd, hierbij inbegrepen de installatie van het controlesysteem van de arbeidstijd. De testprikklokken zullen het mogelijk maken om de functionaliteiten ervan en hun koppeling met de toepassing te testen, om de oppuntstelling van het systeem en de oplevering van het vaste gedeelte mogelijk te maken, voor veralgemeende beschikbaarheid van de prikklokken in de andere gebouwen van Financiën. Na uitvoering van het vaste gedeelte zal de FOD Financiën beschikken over: - een nieuw toegangscontrolesysteem, operationeel, in het gebouw North Galaxy, - een centraal systeem voor beheer van de arbeidstijd, geschikt om de gevraagde functionaliteiten uit te voeren, namelijk, - de inzameling van gegevens betreffende de prestaties van het personeel van de North Galaxy via het toegangscontrolesysteem, - de inzameling van gegevens betreffende de prestaties van het personeel via prikklokken, - de inzameling van gegevens betreffende de prestaties van het personeel vanuit een werkpost, - de capaciteit om het personeel te beheren. - een testplaats voorzien van prikklokken (2). Het volledige vaste gedeelte vormt een geheel waarvan de uitvoering opleverbaar is.
2
De andere gebouwen van Financiën zullen worden uitgerust met prikklokken, in de loop van de volgende fases. (Uittreksel uit het bestek: (voetnoot) "1 Het beperkte aantal klokken in de vaststaande fase zal aan de aanbestedende overheid toelaten om zich te verzekeren van de conformiteit van de naleving van de diensten uitgevoerd door de aannemer aan de regels van de kunst, maar ook aan de bepalingen en voorwaarden van de opdracht, in het bijzonder voor wat betreft de goede werking van het arbeidstijdregistratiesysteem en het systeem van bewaking en toegangscontrole alsook hun goede integratie te controleren".) Opmerkingen: 1) De levering van het toegangscontrolesysteem omvat de levering van 6.000 badges (bovenop de 100 testbadges) Ter herinnering, de prijs voor de 6.000 badges is berekend op basis van de eenheidsprijs van een pakket van 1.000 badges (zie prijsinventaris). 2) De demontage van het vroegere toegangscontrolesysteem gebeurt niet na de installatie van het nieuwe, maar parallel hiermee. Op verschillende plaatsen zal het oude materiaal moeten worden weggehaald om plaats te hebben voor het nieuwe te zetten (badgelezers, veiligheidspoortjes, camera’s…). Er zal een uitvoeringsplan moeten worden uitgewerkt.
12. Selectiecriteria – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria 12.3.2 Methode voor het bepalen van de meest interessante offerte – blz. 29 (NL) – « 1. De prijs » V : Uit het bestek kunnen we afleiden dat er evenveel punten op TC als op TR staan, trekt zich dit door in de formule voor punten inzake het gunningscriterium “prijs” ? A : “De FOD Financiën wil een globaal systeem verwerven dat de functies inzake toegangscontrole en inzake arbeidstijdregistratie verzekert. De in aanmerking genomen prijs is een globale prijs voor alle functionaliteiten.” Verwijzing naar punt 12.3.2 van het bestek. De prijsevaluatieconfiguratie wordt niet meegedeeld aan de inschrijvers maar is reeds vastgelegd en meegedeeld aan de IF. Ter herinnering, deze bestaat uit de elementen vermeld in de door de inschrijvers verplicht in te vullen prijsinventaris. Bovendien vermeldt de aanbestedende overheid in punt 10.1 "Prijs" van het bestek heel nauwkeurig de elementen van de prijs voor het vaste en het voorwaardelijke gedeelte door onderscheid te maken tussen deze die het voorwerp zijn van globale forfaitaire prijzen en deze die het voorwerp zijn van eenheidsprijzen.
V : Teneinde voor de klant de meest gunstige aanbieding te kunnen maken die enerzijds rekening houdt met prijs als kwaliteit, en anderzijds een balans vormt tussen TC en TR performantie, en dat voor op basis van een vrij heterogene karakter van het te maken aanbod op het bestek (zowel techniek, als omvang, als looptijd) vernamen wij graag verduidelijking over de “evaluatieconfiguratie”’ die zal gehanteerd worden voor het gunningscriterium “prijs”. A : Verwijzing naar punt 12.3.2 van het bestek. De prijsevaluatieconfiguratie wordt niet meegedeeld aan de inschrijvers maar is reeds vastgelegd en meegedeeld aan de IF.
3
V : Over welke termijn zal de “totale kost” berekend worden ? A : Verwijzing naar punt 12.3.2 van het bestek. De prijsevaluatieconfiguratie wordt niet meegedeeld aan de inschrijvers maar is reeds vastgelegd en meegedeeld aan de IF. Ter herinnering, punt beschrijft (blz. 8)
"2. Duur van het contract" van de bestek, de aanbestedende overheid
“Het vaste gedeelte begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor een periode van vijf jaar (…).Aan het einde van de periode van vijf jaar die begint op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de leverancier de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen, kan, op uitdrukkelijk verzoek van de aanbestedende overheid, het contract worden verlengd van jaar tot jaar, zonder onderhandelingen, onder dezelfde voorwaarden met betrekking tot de enige onderhoudsprestaties van de systemen en andere benodigdheden (…). ”
V : Welke is de verhouding “vast gedeelte” tegenover “voorwaardelijk gedeelte” in het gunningscriterium “prijs”? A : Verwijzing naar punt 12.3.2 van het bestek. De prijsevaluatieconfiguratie wordt niet meegedeeld aan de inschrijvers maar is reeds vastgelegd en meegedeeld aan de IF. Ter herinnering, deze bestaat uit de elementen vermeld in de door de inschrijvers verplicht in te vullen prijsinventaris. Bovendien vermeldt de aanbestedende overheid in punt 10.1 "Prijs" van het bestek heel nauwkeurig de elementen van de prijs voor het vaste en het voorwaardelijke gedeelte door onderscheid te maken tussen deze die het voorwerp zijn van globale forfaitaire prijzen en deze die het voorwerp zijn van eenheidsprijzen.
V : Bestaat de mogelijkheid om opties aan te bieden die dan ook meegenomen worden in de evaluatie? A : In het bestek heeft de aanbestedende overheid de volgende verplichte optie voor de vaste gedeelte: “De FOD Financiën voorziet bovendien, als verplichte optie, in een mogelijkheid tot wisselwerking (interfacing) tussen het systeem van arbeidstijdbeheer en het systeem van gecentraliseerde elektronische agenda van de FOD Financiën (IBM Lotus Notes). Het doel is om de geregistreerde afwezigheidsgegevens van het systeem werktijdbeheer, automatisch over te brengen in de elektronische agenda. De verschillende aan te bieden modules dienen naar de gebruiker toe zich functioneel te gedragen als één modulair en geïntegreerd systeem.” Ter herinnering, varianten zijn niet toegestaan en de aanbestedende overheid heeft geen facultatieve opties gepland.
4
B. Technische voorschriften I. Technische specificaties voor het systeem van bewaking en toegangscontrole : AX1.A.2. Algemene architectuur – blz. 48 (NL) AX2.F.4.2.2. Soorten afwezigheden die het systeem moet onderscheiden – blz. 119 (NL) V : In het bestek vinden we verwijzingen (en daaraan gekoppelde beschrijvingen) naar het “eHR platform van de FOD P&O” (zie blz. 48 - AX1.A.2. Algemene architectuur – zie aan URL gekoppelde documenten en website P&O – “tijdsbeheer”). Kan U exact beschrijven hoe U dit ziet, gezien de grote impact daarvan en relatie daarmee ? A : Een onmiddellijke integratie van het gevraagde systeem met het eHR-platform van de FOD P&O is niet voorzien in het bestek.
AX1.A.2.2. Servers – blz. 49 (NL) V : Wordt Microsoft SQL Server officieel ondersteund door de diensten van Fod Fin als component van de oplossing? A : MS SQL Server maakt deel uit van de ICT fundamenten van de FOD Financiën, zoals verduidelijkt in het document "Architecture Buildings Blocks", in hoofdstuk "5.6.2.2 MS SQL". De strategie van de FOD Financiën is gericht op IBM-DB2 voor elke nieuwe toepassing, zoals vermeld in hoofdstuk "5.6.1.2 Gewenste evolutie". MS SQL wordt ondersteund om technische redenen. De FOD Financiën verkiest dus het gebruik van IBM-DB2 maar sluit MS SQL niet volledig uit.
AX1.A.2.3.2. Automatische afweer van het systeem – blz. 50 (NL) V : We begrijpen dat de hardware uitgerust moet worden met een tamperswitch. Maar waarom moeten aansluitdozen of aftakdozen overwaakt worden? Deze bevinden zich reeds in de beveiligde ruimte. A : Het North Galaxy-gebouw is een beveiligde zone die ongeveer 4.000 personen herbergt. Een beveiligde verdieping kan +/- 100 personen herbergen. Een computerzaal van 400 m² herbergt talrijke informaticasystemen. Talrijke operatoren kunnen worden aangevoerd om hierin te interveniëren. Diverse technische diensten verzekeren het onderhoud van het gebouw. Velen hebben dus toegang tot de “beveiligde” zones. Het is niet altijd mogelijk om alle apparatuur in werkelijk beveiligde lokalen (= ontoegankelijk voor de meerderheid van het personeel) te installeren. Een dergelijk lokaal zou bovendien moeten worden voorzien van minstens een detectie opening van de inkomdeur. Bepaalde toegangscontroleapparatuur kan worden blootgesteld aan een risico, ja zelfs geneutraliseerd: - tengevolge van boos opzet, - tengevolge van een nalatigheid (bv.: vergeten open deur), - tengevolge van een vergissing of een stommiteit (tussenkomst op een fout circuit of apparatuur). Het is van belang om te beschikken over een efficiënte alarminstallatie die toelaat om iedere poging tot “sabotage”, iedere nalatigheid of iedere vergissing of stommiteit te detecteren, van nature om de werking van het hele of een deel van het veiligheidssysteem in gevaar te brengen.
5
AX1.A.6. Registratie van events – blz. 56 (NL) V : De opgenomen gegevens van bewaking en toegangscontrole worden 3 maand bewaard, voor toegangscontrole is dit geen probleem echter voor beelden van CCTV mogen deze wettelijk maar 31 dagen worden bewaard. Hoe moeten we met dit gegeven omgaan? A : Zie AX1.A.12.3. - Opname van videobeelden (blz. 80) Eerste paragraaf : " …. In normale bedrijfsomstandigheden worden de beelden normaliter een maand bewaard".
AX1.A.9.2. De badgelezer – blz. 70 (NL) V : In het bestek wordt vermeld dat FOD Financiën een badgetype zoals Mifare DESfire-kaart wenst in te voeren. Indien het Mifare DESfire moet zijn, dan is 10cm leesafstand vereist. Echter is dit technisch onmogelijk om dit te realiseren. Hoe moeten wij hiermee om gaan? A : Het lezen van de kaart dient te gebeuren wanneer deze in de onmiddellijke omgeving van de lezer is (minder dan 10 cm). Het openen van een poort moet enkel gebeuren wanneer de gebruiker daartoe duidelijk zijn wil heeft uitgedrukt door zijn badge te tonen. Het lezen op te grote afstand zou het risico creëren dat een gebruiker een poort opent zonder dit te willen.
II. Technische specificaties voor het systeem van arbeidstijdregistratie. AX2.F.3. In aanmerking te nemen uurregelingtypes – blz. 120 (FR) V : Simulatie mogelijke uurregelingen: Kunt u de verwachte functies van deze functionaliteit toelichten? A : Het moet mogelijk zijn om een uurregeling, werkschema, of een “fictief” werkschema in te dienen vóór de definitieve toewijzing aan een personeelslid, om te visualiseren en te controleren of het effectief mogelijk is om dit schema toe te passen rekening houdende met de parametrage gegevens die zullen worden toegepast.
AX2.F.4. Profieltypes die de inschrijver in aanmerking moet nemen – blz. 117 (NL) V : Kan er een indicatie gegeven worden van het aantal doelgroepen? A : Ongeveer een tiental: normale werkdag, buitengewoon, nachtwerk, weekendwerk, permanentie 24/24 7/7, 38-urenweek in 4 dagen, telewerkers, satellietwerkers… V : Onder doelgroepen wordt verstaan een aantal werknemers op wie dezelfde tijdsregistratie regels van toepassing zijn? A : Ja.
6
AX2.F.4.4.1. Op niveau van de werknemer – paragraaf n°2 – blz. 125 (FR) V : Indienen van werkschema: Kunt u de gewenste functies van deze functionaliteit toelichten, kan de gebruiker nieuwe werkschema's of een bestaand schema gebruiken? A : De HR applicatiebeheerder dient een nieuw werkschema te kunnen creëren en dient de bestaande schema’s te kunnen gebruiken. Het personeelslid - de medewerker (arbeider-bediende) - dient deze functionaliteiten niet te gebruiken, enkel de HR-medewerkers dienen hiervan gebruik te kunnen maken.
AX2.F.4.4.2. Op niveau van de hiërarchie – blz. 126 (FR) V : Het systeem dient in geval van afwezigheid van de hiërarchische meerdere vervangingsregels (flow) te voorzien: welke zijn de verwachte automatismen? A : De functionele chef dient zijn akkoord (validatie) te kunnen delegeren aan minstens 2 vervangers, met toepassing van prioriteiten. Indien vervanger 1 de aanvraag binnen (x) uren niet valideert, is de 2e vervanger automatisch bevoegd om te valideren. V : Is het aantal afwezigheden gekend? Indien zo, wat is het aantal? A : Tussen 100 en 150 (voor contractuelen en/of statutairen).
7
Bezoek van het gebouw NORTH GALAXY - 26/09/2012 B+26
Verdieping B+26
B+26 B-1
VIP Lift
B-1
Goederenlift B-1
B-1
Hoogspanning lokaal
S0
Ingang parking
S0
Portieken van toegangscontrole
A0
Prikklokken
A+3
Verdieping A+3
S0
Ontladingskaai AC
S0
Hall nachttoegang
S0
Nooduitgang ontladingskaai AC (marmer)
A-1 C-1
Datacenter - Lokaal van de bewakers - CR1 + racks met servers - Tech CR1 - TBGT2 (kast met componenten)
A-1
Goederen lift A-1
A-2
Archieven A-2 (rooster)
C-2
Archieven C-2
C+1
Verdieping C+1
S0
Nooduitgang – Buitenkant – Glazen – Toren B
S0
Inkomhal
S0
Lokaal van de bewakers + technische dispatching (kasten met componenten)
8
