3.1.
A 400. KÖLTSÉGVETÉSI TÉTEL ELİIRÁNYZATAINAK FELHASZNÁLÁSÁRÓL SZÓLÓ SZABÁLYZAT ELFOGADTA AZ ELNÖKSÉG 2003. JÚNIUS 30-ÁN1
Preambulum Az Elnökség e szabályzatot a képviselıcsoportok sajátos tevékenységének figyelembe vételével fogadja el. Ez a szabályzat megfelel az egységesség és teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság elveinek. A Parlament végrehajtási jogkörrel ruházza fel a képviselıcsoportokat. Ezek a szabályok tartalmazzák a végrehajtott tranzakciók átláthatóságát biztosító megfelelı rendelkezéseket, és az alábbiakat: a) közbeszerzési eljárások, b) hatékony belsı ellenırzési rendszer az irányítási mőveletekre, c) elszámolási megállapodások ezekre a mőveletekre, valamint a beszámolók bemutatására vonatkozó eljárások, amelyek igazolják a közösségi pénzeszközök helyes felhasználását és e felhasználások valós mértékét, d) független külsı ellenırzés, e) beszámolók közzététele.
ELSİ RÉSZ - A SZABÁLYOK 1. fejezet: ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1.
Az elıirányzatok kezelésének jogalapja
A képviselıcsoportok a részükre elkülönített pénzeszközöket a költségvetési rendelet2 60. cikkének megfelelı alkalmazásával a közvetett irányítás elvei szerint kezelik, figyelembe véve a képviselıcsoportok sajátos követelményeit az e rendeletben meghatározott rendelkezések szerint.
1.1
A kiadások jellege
1.1.1
A 400. tétel elıirányzatai a következık fedezésére szolgálnak:
1
Módosítva az Elnökség 2006. március 22-i, 2007. július 11-i , 2010. szeptember 20-i, 2011. március 23-i, 2011. szeptember 26, 2012. július 2-i és 2013. március 11-i és 2014. április 14-i határozatával. 2 Az Európai Parlament és a Tanács 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom rendelete az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezésérıl (HL L 298., 2012.10.26., 1. o.).
PE 422.537/BUR
-
a parlamenti képviselıcsoportok/független képviselık titkárságának adminisztrációs és mőködési költségei;
-
a parlamenti képviselıcsoportok/független képviselık által az Európai Unió politikai tevékenységeivel kapcsolatban végzett politikai és tájékoztatási tevékenységek költsége. Ezen elıirányzatok:
-
nem helyettesíthetik az Európai Parlament költségvetésén belüli egyéb költségvetési tételek által már fedezett költségeket, különösen az európai parlamenti képviselık statútuma3 (a továbbiakban „a statútum”) szerinti költségeket, kivéve az európai parlamenti képviselıi statútum alkalmazási szabályainak4 25. és 33. cikkében foglalt juttatásokból fedezett kiadásokat, feltéve, hogy e kiadásokat felsorolja az e szabályokhoz csatolt számviteli terv. E célból a képviselıcsoportoknak és az adminisztrációnak meg kell tenni a szükséges intézkedéseket a kettıs kifizetések kockázatának elkerülése érdekében, többek között az általános költségek, a parlamenti asszisztensi juttatások, az utazási és szállásköltségek, valamint a látogató csoportok költségeinek kifizetése/megtérítése vonatkozásában. A Parlament fıtitkárával együttmőködésben a képviselıcsoportok fıtitkárai meghatározzák az információcsere formáit, és biztosítják a felelısségi körök egyértelmő kijelölését;
-
nem használhatók fel európai, nemzeti, regionális vagy helyi választási kampány bármely formájának finanszírozására (az ezen franciabekezdés értelmezésére vonatkozó iránymutatások a szabályzat mellékletében találhatók);
-
nem használhatók fel ingatlantulajdon vagy gépjármővek szerzésére;
-
nem használhatók fel a politikai pártok vagy azoktól függı szervezetek (a politikai pártok jogilag független alapítványait is beleértve) nemzeti és európai szintő finanszírozására, az európai szintő politikai pártokra irányadó elıírásokról és finanszírozásuk szabályairól szóló, 2003. november 4-i, 2004/2003/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet5 értelmében;
-
nem használhatók fel semmilyen más szervezetben való pénzügyi részvétel vagy tulajdonjog megszerzésére.
1.1.2 A kiadások jellegének összhangban kell lennie az egységes számlatükörrel, amely e szabályzat szerves részét képezi. 1.1.3 Ezen elıirányzatok nem használhatók fel olyan költségek fedezésére, amelyek a költségvetési rendelet 57. cikkének meghatározása szerinti összeférhetetlenséget eredményeznének.
3
Az Európai Parlament 2005. szeptember 28-i 2005/684/EK, Euratom határozata az európai parlamenti képviselık statútumának elfogadásáról (HL L 262., 2005.10.7., 1. o.) 4 Az Elnökség határozata (2008. május 19. és július 9.) az Európai Parlament tagjainak statútumára vonatkozó végrehajtási intézkedésekrıl (HL C 159., 2009.7.13., 1. o.) és utólagos módosításai 5
HL L 297., 2003.11.15., 1. o.
PE 422.537/BUR
1.2
Az elıirányzatok felosztása
1.2.1 Az elıirányzatok képviselıcsoportok és független képviselık közötti felosztása az Elnökségnek a képviselıcsoportok vezetıi által javasolt arányokon alapuló határozata tárgyát képezi. Ezt a felosztást a képviselıcsoportok összetétele és a független képviselık száma alapján állapítják meg az adott év január 1-jei állapot szerint. Erre a 3. mellékletben foglalt szabálynak megfelelıen kerül sor. 1.2.2 A parlamenti képviselıcsoportok/független képviselık az e szabályok 1.1.1. cikke szerinti tevékenységeiket nem finanszírozhatják a 400. tétel alapján rendelkezésükre bocsátott vagy abból származó forrásokból. Az európai képviselıi minıségükben eljáró parlamenti képviselıcsoportok/független képviselık nem fogadhatnak el sem adományt, sem hagyatékot.
1.3 Képviselıcsoportok összetételében bekövetkezı változások, összeolvadások és képviselıcsoportok feloszlása 1.3.1 A képviselıcsoportok összetételében a pénzügyi év folyamán bekövetkezı változásoknak az elıirányzatok arányos újrafelosztását kell maga után vonniuk, az idıarányosság elve alapján. Ez az újrafelosztás a képviselıcsoport(ok) összetételének megváltozását követı hónap elsı napján lép hatályba. Az adminisztrációs osztály ezt az újraelosztást a következı pénzügyi év kezdetén hajtja végre, amikor az elıirányzatokat kifizetik. Az összetételben bekövetkezett különösen jelentıs változás esetén az adminisztrációs osztály az Elnökségnek jóváhagyásra benyújtja az elıirányzatok újrafelosztását. Ha képviselıcsoport egy vagy több képviselıje úgy dönt, hogy független lesz, a független képviselınek járó összeget idıarányosan térítik meg. Ez az újrafelosztás a képviselıcsoport(ok) összetételének megváltozását követı hónap elsı napján lép hatályba. Az adminisztrációs osztály tájékoztatja a képviselıcsoporto(ka)t a megtérítendı összegrıl; a megtérítésre legkésıbb egy hónappal az adminisztrációs osztály által történı tájékoztatást követıen kerül sor. Ha nem térítik meg az összeget, a következı pénzügyi év kezdetén, az elıirányzatok kifizetésekor vonják le azt. Ha egy független képviselı belép egy képviselıcsoportba, az adminisztrációs osztály a belépés napjával jelentést készít a képviselık kiadási kimutatásáról. Adott esetben a független képviselı által fel nem használt elıirányzatokat az érintett képviselıcsoporthoz kell átcsoportosítani. 1.3.2 Ha egy képviselıcsoport feloszlik, feloszlásának idıpontjában annak korábbi elnöke felel a végleges beszámoló elkészítéséért. Az elıirányzatok nem használhatók fel a feloszlás idıpontja után keletkezett kiadások finanszírozására, kivéve, ha azok a felszámoláshoz vagy a feloszlás idıpontját megelızıen írásba foglalt jogi kötelezettségvállaláshoz kapcsolódnak. A képviselıcsoport az Európai Parlament elnökének legkésıbb a képviselıcsoport hivatalos feloszlásának idıpontját követı három hónapon belül jelentést nyújt be a szóban forgó pénzügyi évre vonatkozó elıirányzatok felhasználásáról az e szabályzat 2.7.1. és 2.7.2. cikkében meghatározott részletes szabályokkal összhangban. A pénzügyi kimutatásoknak a képviselıcsoport feloszlásának napjával történı elkészítését követıen a képviselıcsoport valamennyi eszközének és forrásának számbavételére kerül sor a képviselıcsoport korábbi elnökének és az Európai Parlament fıtitkárának vagy annak PE 422.537/BUR
képviselıjének közös felügyelete mellett. A nettó eszközöket (beleértve az állóeszközöket is) meg kell téríteni az Európai Parlamentnek. A képviselıcsoport legkésıbb a feloszlás idıpontja után három hónappal továbbítja az Európai Parlamentnek a képviselıcsoport költségvetésének végrehajtásával és alkalmazásával összefüggı valamennyi dokumentumot. Ezeket a dokumentumokat a Parlament által az Elnöknek nyújtott mentesítést követıen legalább öt évig meg kell ırizni. Ha egy független képviselı lemond, az adminisztrációs osztály zárolja e képviselı valamennyi számláját, a korábban írásban vállalt kötelezettségek figyelembe vétele mellett.
1.4
Felelısség
A képviselıcsoportok az intézménynek felelısséggel tartoznak az elıirányzatok felhasználásáért az Elnökség által e szabályzat alkalmazásával kapcsolatban rájuk ruházott hatáskörök keretein belül. Biztosítaniuk kell, hogy az elıirányzatokat e szabályzattal összhangban használják fel, és meg kell tenniük a szükséges intézkedéseket ahhoz, hogy megakadályozzanak minden, az e szabályzattal összhangban nem álló kiadást. Az elnöke által képviselt képviselıcsoport engedélyezésre jogosult tisztviselıi hatáskörrel rendelkezik. Minden képviselıcsoport belsı szabályzatának rendelkeznie kell egy felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselı kijelölésérıl. A felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselı és a továbbadott felhatalmazás által engedélyezésre jogosult tisztviselı jogosult a kiadások engedélyezésére, a behajtandó követelések megállapítására, valamint a beszedési utalványok és a kifizetési utalványok kiállítására.
1.5
Nyilvánosság, közös szervezés és szponzori tevékenység
1.5.1 A 400. számú tételben szereplı elıirányzatokból finanszírozott minden politikai vagy tájékoztatási tevékenységgel összefüggésben szerepeltetni kell a képviselıcsoport nevét és/vagy emblémáját. 1.5.1.1
A független képviselık által kiadott vagy készített kiadványoknak vagy egyéb tájékoztató anyagoknak tartalmazniuk kell a képviselı nevét, valamint státuszának teljes jelölését („az Európai Parlament független képviselıje”) vagy a képviselı neve mellett, vagy közvetlenül alatta. A képviselı nevét és státusát hangsúlyosan kell megjeleníteni, és fel kell tüntetni minden elkészített kiadvány vagy tájékoztató anyag borítóján. Független EP-képviselı az Európai Parlament fıtitkárának engedélye nélkül nem használhatja az Európai Parlament emblémáját. A független képviselık által készített közleményekben és kiadványokban jelezni kell, hogy azok tartalmáért minden felelısség a szerzıt terheli, és hogy az azokban közölt információk felhasználásáért az Európai Parlament nem vállal felelısséget.
PE 422.537/BUR
1.5.1.2
Az eljárási szabályzat6 30. cikke értelmében egy képviselıcsoporthoz tartozó képviselı által kiadott vagy készített kiadványoknak vagy egyéb tájékoztató anyagoknak tartalmazniuk kell annak a képviselıcsoportnak a nevét és/vagy emblémáját, amelyhez az adott képviselı tartozik. Az Európai Parlament emblémájának képviselıcsoporthoz tartozó egyéni képviselık általi használata az adott képviselıcsoport által kezdeményezett engedélyezési eljáráshoz kötött.
1.5.2 A képviselıcsoportok/független képviselık harmadik személyekkel közösen politikai vagy tájékoztatási tevékenységet folytathatnak. Az ilyen esetekben a képviselıcsoportok/független képviselı(k) részvételére ténylegesen sor kell, hogy kerüljön. A parlamenti képviselıcsoportok nevének és/vagy emblémájának, valamint a független képviselık esetében „az Európai Parlament független képviselıje” státusznak ugyanolyan hangsúlyosan kell megjelennie, mint a többi szervezıének. Minden társszervezı várható kiadását elıre meg kell határozni. 1.5.3 Politikai és tájékoztatási tevékenységük során a képviselıcsoportok/független képviselık említést tehetnek az e tevékenységben részt vevı harmadik személyekrıl. Ilyen esetekben e harmadik személyek nevének és emblémájának kevésbé hangsúlyosnak kell lennie, mint a képviselıcsoporté/független képviselıké. 1.5.4 A politikai pártok, illetve a hozzájuk kapcsolódó szervezetek által a tevékenységek szervezésével kapcsolatban nyújtott szolgáltatásokat szabályosan, önköltségi áron kell kiszámlázni; ha a szolgáltatásokat alvállalkozásba adják, a számlákat az alvállalkozónak teljesített kifizetésrıl szóló bizonylattal együtt el kell juttatni a képviselıcsoporthoz/független képviselıkhöz.
1.6
Harmadik személyeknek fizetett tagdíjak és támogatások
1.6.1 Az e szabályok 1.1.1 cikkének sérelme nélkül, a képviselıcsoportok vagy független képviselık a 400. tétel elıirányzataiból pénzügyileg támogathatnak külsı szervezeteket, támogatás vagy tagdíj formájában, összesen legfeljebb a 400. költségvetési tétel alapján kapott éves elıirányzataik öt százaléka erejéig. Ennek során – amennyiben az összeg meghaladja a 10 000 eurót – ellenırzött kimutatást vagy pénzügyi kimutatást kell kérniük a kapott támogatás felhasználásról. Nem fizethetık támogatások nemzeti politikai pártoknak vagy az azokhoz kapcsolódó szervezeteknek (beleértve a politikai pártok jogilag független alapítványait is).
1.7
Munkaszerzıdések
1.7.1 Az Európai Közösségek tisztviselıinek és egyéb alkalmazottainak személyzeti szabályzatával összhangban alkalmazott személyzeten kívül a képviselıcsoportok alkalmazhatnak szerzıdéssel személyzetet és szolgáltatási szerzıdéseket köthetnek a 400. költségvetési tétel alatt szereplı források felhasználásával. A munkaszerzıdés legalább a következı elemeket tartalmazza: – a szerzıdéses alkalmazott személyazonosságának igazolását lehetıvé tevı adatok, – a szerzıdés idıtartama, 6
Az eljárási szabályzatnak az Elnökség utolsó módosító határozatának idıpontjában hatályos változatára történı hivatkozás.
PE 422.537/BUR
– – – – – – – – – –
a munkaköri leírás összefoglalása, munkavégzés helye(i), munkaidı (fıállás/részmunkaidı), a szerzıdéses alkalmazott havi bruttó fizetése és minden egyéb pénzügyi jogosultság, fizetett szabadság, év végi jutalom, rendelkezések a kiküldetési költségekrıl, rendelkezés havi fizetési kimutatásról, az éves szabadságra vonatkozó rendelkezések, beleértve a szabadság hosszát, a szerzıdés megszőnésére vonatkozó rendelkezések, beleértve a felmondási idı hosszát, a munkaszerzıdésre alkalmazandó nemzeti jogot meghatározó záradék, a nemzeti társadalombiztosítási rendszer7 , amelynek a szerzıdéses alkalmazott tagja, olyan záradék, amely kifejezetten kimondja, hogy a munkaszerzıdés másik szerzıdı fele a képviselıcsoport és nem az Európai Parlament.
A szolgáltatási szerzıdés legalább a következı elemeket tartalmazza: – a szolgáltató megnevezése és jogállása, – a szerzıdés idıtartama, – a nyújtandó szolgáltatások leírása, – a szolgáltatásnyújtás helye(i), – ár (adott esetben héá-val együtt), – a szolgáltatási szerzıdésre alkalmazandó nemzeti jogot meghatározó záradék, – a szolgáltató kötelezettségvállalása arra, hogy megfelel a rá vonatkozó jogszabályoknak – a szolgáltatás nyújtójának héa-száma és cégbejegyzési száma (vagy az ezen bejegyzési kötelezettségek tekintetében élvezett mentességet biztosító jogalap megnevezése), – olyan záradék, amely kifejezetten kimondja, hogy a szolgáltatási szerzıdés másik szerzıdı fele a képviselıcsoport és nem az Európai Parlament. A képviselıcsoportok megteszik a szükséges intézkedéseket a szerzıdések szabályosságának biztosítására. A parlamenti képviselıcsoportok által kötött, legalább hat hónapra szóló munkaszerzıdéseket vagy szolgáltatás nyújtására vonatkozó szerzıdéseket, kiegészítve a megfelelı fizetési bizonylattal vagy a legutolsó számlával, tájékoztatás céljából négyhavonta továbbítani kell az Európai Parlament fıtitkárának. A munkaszerzıdés megkötése a független képviselık számára nem engedélyezett.
2. fejezet 2.1
PÉNZÜGYI SZABÁLYZAT
Általános rendelkezések
2.1.1 Az elıirányzatokat a képviselıcsoportoknak a külön e célból nyitott bankszámlájukra kell kifizetni minden pénzügyi év elején, illetve – ha az ideiglenes tizenkettedek rendszerét kell alkalmazni – minden hónap elején kell kifizetni. A pénzügyi év január 1-jén kezdıdik és december 31-én ér véget. Az európai választások éveiben azonban az elsı költségvetési idıszak január 1-jén kezdıdik és június 30-án ér véget, míg a második július 1-jén kezdıdik és december 31-én ér véget. 7
Az 1408/71/EGK rendelet 4. cikke értelmében a társadalombiztosítás ágai a következık: a) betegségbiztosítási és anyasági ellátások; b) rokkantsági ellátások; c) öregségi ellátások; d) túlélı hozzátartozói ellátások; e) munkahelyi balesetek és foglalkozási megbetegedések esetére szóló ellátások; f) haláleseti juttatás; g) munkanélküli ellátások; valamint h) családi ellátások.
PE 422.537/BUR
2.1.2 Minden képviselıcsoport belsı pénzügyi szabályzatot határoz meg. E belsı pénzügyi szabályzatot, illetve annak minden módosítását meg kell küldeni a Parlament fıtitkárának. A belsı pénzügyi szabályzatokat elektronikus formában közreadják a Parlament internetes honlapján. Minden képviselıcsoport éves költségvetést fogad el a saját szabályzatának megfelelıen, amely tartalmazza a bevételeket és kiadásokat. 2.1.3 A kifizetés az utolsó lépés, amellyel a képviselıcsoport mentesül a hitelezık felé fennálló kötelezettségei alól. 2.1.4 Ha nem fogadnak el költségvetést január 1-je elıtt, a kötelezettségvállalások és kifizetések az ideiglenes tizenkettedek rendszerének alkalmazásával akkor lehetségesek, ha a kiadást elvben engedélyezte a képviselıcsoport legutóbb elfogadott költségvetése. 2.1.5 A bevételeket és kiadásokat teljes összegben kell felvenni a költségvetésbe és a kiadás rovatba, valamint nem számolhatók el egymással szemben. A költségvetésen belül fejezetre, tételre vagy sorra történı hivatkozás nélkül nem képezhetı bevétel, nem teljesíthetı kötelezettségvállalás és kifizetés. 2.1.6 A pénzügyi év során fel nem használt elıirányzatok a következı pénzügyi évre legfeljebb az Európai Parlament költségvetésébıl kapott éves elıirányzatok 50%-áig vihetık át. A költségvetést azon elvvel összhangban kell végrehajtani, miszerint az engedélyezésre jogosult tisztviselı és a számvitelért felelıs tisztviselı feladatai kölcsönösen összeegyeztethetetlenek. Választási években a választásokat követıen fennmaradó képviselıcsoportokat megilletı átvitt elıirányzatok kiszámítása céljából a két féléves költségvetési idıszakot össze kell vonni, és egy pénzügyi évnek kell tekinteni az e bekezdésben foglaltaknak megfelelıen. 2.1.7 Valamennyi bevételnek és valamennyi kiadásnak megfelelı jogalappal kell rendelkeznie, és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást kell tükröznie. 2.1.8 Minden kapott bevételnek és minden felmerülı kiadásnak megfelelı jogi alapja kell, hogy legyen, valamint hatékony és eredményes pénzgazdálkodást kell, hogy tükrözzön. 2.1.9 Minden képviselıcsoport saját belsı szabályzatával összhangban határozhat arról, hogy a képviselıcsoport tagját és/vagy a képviselıcsoport által alkalmazott személyzetet felhatalmazással látja el. Minden felhatalmazásnak meg kell határoznia a rávonatkozó korlátait és feltételeit, és írásbeli határozattal kell dokumentálni. 2.1.10 A költségvetésen belül elıirányzatok különíthetık el centralizált vagy decentralizált politikai és tájékoztatási tevékenységek fedezésére. Minden képviselıcsoportnak meghatározott szabályokat és eljárásokat kell elfogadnia a decentralizált elıirányzatokra vonatkozó kötelezettségvállalás és annak megvalósítása tekintetében. Az engedélyezésre jogosult tisztviselı rendelkezhet elılegszámlák nyitásáról e szabályzat 2.5.5. cikkének megfelelıen annak érdekében, hogy regionális szintő tevékenységekkel kapcsolatos kiadásokat teljesíteni lehessen. 2.1.11 Minden képviselıcsoport köteles szabályokat elfogadni az elıirányzatok saját költségvetésén belül egyik tételbıl a másikba történı átcsoportosításáról. PE 422.537/BUR
2.1.12 Minden képviselıcsoport köteles az Európai Parlament által az elnökének nyújtott felmentést követıen legalább öt évig megırizni valamennyi, a költségvetés végrehajtásával és megvalósításával kapcsolatos dokumentumot. Az adminisztrációs osztály az elnöknek a költségvetés megvalósítására nyújtott felmentést követıen legalább öt évig köteles megırizni a független képviselık által továbbított jelentéseket.
2.2 2.2.1
A költségvetés végrehajtása A költségvetésben engedélyezett elıirányzatok egy pénzügyi évre szólnak.
2.2.2 A képviselıcsoport költségvetését az e szabályok második részében bemutatott egységes számlatükörnek megfelelıen állapítják meg. A képviselıcsoportok tetszés szerint alakíthatnak alcsoportokat, feltéve, hogy tiszteletben tartják az egységes számlatükröt. 2.2.3 Minden képviselıcsoport köteles belsı ellenırzési rendszert létrehozni és biztosítani, hogy minden költségvetési mőveletet feldolgozzon -
a kezdeményezésekért felelıs személyzeti tag, az elızetes igazolásokért felelıs személyzeti tag, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselı.
A kezdeményezési és elızetes igazolási feladatok egymással kölcsönösen összeegyeztethetetlenek, mint ahogy az engedélyezési és számviteli feladatok is. Az elızetes igazolásokért felelıs személyzeti tagok nem állhatnak a kezdeményezésekért felelıs személyzeti tagok felügyelete alatt. A kifizetési utalványok kiállítása elıtt az alábbiakra van szükség: -
az esedékes összeg meglétének és összegének meghatározása vagy vizsgálata, az elıirányzatok elérhetıségének vizsgálata, annak vizsgálata, hogy valamennyi alátámasztó dokumentumot beszereztek, azon feltételek vizsgálata, amelyek alapján a kifizetések esedékessé válnak; valamint annak vizsgálata, hogy a kiadás megfelel-e a 400. költségvetési tétel alatt szereplı elıirányzatok felhasználásáról szóló szabályoknak.
2.2.4 Kötelezettségvállalások és kifizetések csak a rendelkezésre álló elıirányzatokon belül teljesíthetık. Minden kötelezettségvállalásról szóló határozatnak tartalmaznia kell a pontos összeget. 2.2.5 A kifizetési utalványok kiállítása az a cselekmény, amellyel utasítást adnak egy kiadási tétel kifizetésére.
2.3
Beszerzés
Ha a szolgáltató nem intézmény, vagy egy intézmény pályázati felhívást követıen még nem választotta ki, valamennyi beszerzést közbeszerzési eljárás útján kell megvalósítani, tekintettel a képviselıcsoportok/független képviselık sajátos körülményeire, amelyek a következık:
PE 422.537/BUR
•
Legalább öt jelölt részvételével lefolytatott konzultációs eljárás alkalmazható a 60 000 eurót meghaladó értékő szerzıdésekre; a döntés meghozatalához legalább három érvényes ajánlatnak kell lennie.
•
Legalább három jelölt részvételével lefolytatott konzultációs eljárás a 15 000 és 60 000 euró közötti értékő szerzıdésekre alkalmazható.
•
A 15 000 eurónál kisebb értékő szerzıdéseknél egyetlen ajánlat is elegendı.
Meg kell indokolni, hogy miért esett a választás egy adott beszállítóra vagy szolgáltatóra, az engedélyezésre jogosult tisztviselınek pedig meg kell ıriznie valamennyi közbeszerzéssel kapcsolatos dokumentumot. Független képviselık esetében minden dokumentumot az adminisztrációs osztálynak kell benyújtani. A szerzıdéseket a költségvetési rendelet 110. cikkének (2) bekezdésében elıirányzott eljárások valamelyikével ítélik oda. A képviselıcsoportok/független képviselık az e cikk rendelkezéseitıl eltérıen egyetlen ajánlat alapján is odaítélhetnek szerzıdést tárgyalásos eljárással az Unió költségvetési rendeletének alkalmazási szabályait megállapító felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet 129. és 130. cikkében említett esetekben8.
2.4
Leltárjegyzék
2.4.1 Minden képviselıcsoportnak a tételek számát és értékét feltüntetı részletes leltárt kell vezetnie a 400. költségvetési tételben szereplı elıirányzatokból finanszírozott beszerzések tekintetében. Fel kell venni a leltárba az egy évnél hosszabb hasznos élettartamú vagy a legalább a parlamenti tulajdonra megállapított küszöbértéket elérı tartós cikkeket. A leltárt az e szabályzathoz mellékelt részletes szabályokkal összhangban kell vezetni.
2.5
Számlák
2.5.1 Az egy naptári éves idıszakra kiterjedı számlákat euróban kell vezetni a kettıs könyvvitel szabályai szerint. Teljes mértékben tükrözniük kell az éves bevételeket és kiadásokat, és alátámasztó dokumentumokkal kell ıket igazolni. A bevételi és kiadási kimutatást, valamint a mérleget szintén euróban kell elkészíteni. Az alátámasztó dokumentumok magukban foglalják az eredeti számlákat és a kiadás jellegét igazoló lényeges dokumentumokat. 2.5.2 A könyvelést a pénzügyi év végén kell véglegesíteni úgy, hogy a képviselıcsoport pénzügyi beszámolója elkészíthetı legyen. A pénzügyi beszámoló tartalmazza a mérleget, a pénzügyi év bevétel-kiadás kimutatását, és az ezekre vonatkozó magyarázatokat.
8
Az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet alkalmazási szabályairól szóló, 2012. október 29-i 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet
PE 422.537/BUR
A könyvvitelt és az eredménykimutatást a költségvetési rendelet 143. és 144. cikkében foglalt, a Bizottság számvitelért felelıs tisztviselıje által elfogadott szabályokban említett, a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó átfogó megfontolások szabályozzák, amennyiben alkalmazhatók a 400. költségvetési tétel végrehajtására. Amennyiben valamely számviteli szabály jelentısen eltér e megfontolásoktól, a pénzügyi kimutatáshoz főzött megjegyzésekben ki kell térni erre. A mérleget és a bevétel-kiadás kimutatást a jelen rendelet 2. részében leírt harmonizált számlatükörnek megfelelıen kell elkészíteni. A kiadásokat célszámlák szerinti csoportosításban kell megadni. A képviselıcsoportok által benyújtandó pénzügyi beszámolók formai egységessége érdekében készült egy mintabeszámoló, amely egy tájékoztató részeként a képviselıcsoportok rendelkezésére lett bocsátva. 2.5.3 A bevétel-kiadás kimutatást az éves beszámoló általánosan elfogadott elveinek megfelelıen kell elkészíteni. A folyó pénzügyi évben végzett tevékenységekkel kapcsolatban legkésıbb december 31-ig (európai választási években június 30-ig, illetve december 31-ig) felmerült kiadások, pénzügyi kiadásként a bevételi és kiadási kimutatásba akkor vehetık fel, ha a tényleges kifizetést legkésıbb a következı év január 31-ig teljesítették (választási évben szeptember 30-ig). 2.5.4 A 400. tétel elıirányzatait a képviselıcsoportok által a nevükben nyitott bankszámlákról kell fedezni. A képviselıcsoportok által nyitott valamennyi bankszámlának meg kell jelennie a könyvekben. A képviselıcsoportok nevükben számlát nyithatnak az e szabályok 2.5.5 cikkében említett állandó elılegszámla keretében. A képviselıcsoport bankszámláit érintı valamennyi ügyletet teljes összegben fel kell tüntetni a könyvvitelben. 2.5.5
Minden elıleg teljes összegében kiadási kötelezettségvállaláshoz kötött.
Meg kell különböztetni az állandó és a határozott idıre szóló elılegszámlákat. Valamennyi elılegszámlát az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselı nyit meg és zár le. Az elılegszámla kiadásokat az elılegelszámoló tisztviselı a kiadási kötelezettségvállalásban megadott utasításoknak megfelelıen kezeli. Az elılegelszámoló tisztviselık felelısek azon összegek kifizetésért és megtérítésért, amelyekre az elıleg vonatkozik.
2.6
Pénzügyi ellenırzés
2.6.1 A képviselıcsoportok éves könyvvitelét és beszámolóját külsı könyvvizsgálat útján ellenırzik. A külsı ellenırök a könyvvizsgálatot az alábbi megbízás szerint végzik. A könyvvizsgáló az IASSB szabályozó szervezet által kiadott, könyvvizsgálatra vonatkozó nemzetközi szabványoknak (ISA) megfelelı független pénzügyi ellenırzés elvégzésére kap megbízást. Ez a könyvvizsgálat tartalmazza a számlakimutatásokra vonatkozó összes ellenırzést, PE 422.537/BUR
továbbá minden szükségesnek ítélt könyvvizsgálati eljárást, amely révén megfelelı biztonsággal független vélemény formálható az alábbiakról: (a) (b) (c)
(d)
(e) (f) (g) (h) (i) (j) (k)
a bevétel-kiadás kimutatás ıszinte és hő képet nyújt a képviselıcsoport pénzügyi helyzetnek alakulásáról a vizsgálat tárgyát képezı idıszakban; a mérleg ıszinte és hő képet nyújt a képviselıcsoportnak a pénzügyi év lezárása pillanatában érvényes egyenlegérıl; a könyvvitel és az elszámolás során betartották a költségvetési rendelet 143. és 144. cikkében foglalt, a Bizottság számvitelért felelıs tisztviselıje által elfogadott szabályokban említett, a pénzügyi kimutatásokra vonatkozó átfogó megfontolásokat, illetve, adott esetben, a pénzügyi kimutatáshoz csatolt mellékletben megfelelı magyarázatot nyújtanak az ezen átfogó megfontolásoktól történı eltérésre; hatékony és eredményes belsı ellenırzési rendszer a mőveletek igazgatására, amely magában foglalja az engedélyezésre jogosult tisztviselı és a számvitelért felelıs tisztviselı vagy egyéb, azonos szerepkörök feladatainak tényleges különválasztását; az elszámolást a jelen szabályzat 2. részébe foglalt harmonizált számlatükör szerint készítették el; a kiadások megfelelnek a jelen szabályzat rendelkezéseinek; a kiadást a képviselıcsoport megfelelı költségvetési tételébe iktatták; az elıirányzatok rendelkezésre álltak; alkalmazták a hatékony pénzgazdálkodás elveit; a kifizetési megbízásokat eredeti dokumentumokkal (vagy azok hiteles másolatával) támasztják alá; tiszteletben tartották a képviselıcsoport belsı szabályzatát.
Az ellenırzés végeztével a könyvvizsgáló a vizsgált képviselıcsoport elnökének címzett könyvvizsgálói jelentésben foglalja össze véleményét. 2.6.2 A külsı ellenır az irányítási és ellenırzési rendszerek minıségére vonatkozó független vélemények kiadása révén, valamint a mőveletek végrehajtásával kapcsolatos feltételek javítását szolgáló és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodást elısegítı ajánlások kiadása révén ellenırzi a képviselıcsoport kockázatkezelési tevékenységeit. A külsı ellenır elsısorban az alábbiakért felelıs: (a)
a belsı irányítási rendszerek alkalmasságának és hatékonyságának értékeléséért, valamint az egyes szervezeti egységek által a politikák, programok és fellépések végrehajtása során nyújtott teljesítményének a kapcsolódó kockázat figyelembevételével történı felméréséért;
(b)
a minden egyes költségvetés-végrehajtási mőveletre alkalmazandó belsı kontroll- és ellenırzési rendszerek hatékonyságának és eredményességének értékeléséért.
A külsı ellenır feladatai kiterjednek a képviselıcsoport minden tevékenységére és szervezeti egységére. A feladatai ellátásához szükséges információkhoz teljes és korlátlan hozzáférést élvez, ha szükséges, a helyszínen, beleértve a tagállamokat és a harmadik országokat is. A külsı ellenır éves ellenırzési jelentésébe belefoglalja a belsı ellenırzési rendszerekre vonatkozó véleményét. 2.6.3 A fıtitkár javaslatára az Európai Parlament Elnöksége elkészíti az elismert könyvvizsgáló társaságok listáját. A fıtitkárnak jogában áll további társaságokat is feltenni a listára az utolsó három hónap kivételével a lista érvényességének ideje alatt, amennyiben e PE 422.537/BUR
társaságok benyújtották jelentkezésüket, és teljesítik az ajánlattételi felhívásban foglalt feltételeket. A képviselıcsoportok a listán szereplı cégek közül szabadon választhatják meg a saját könyvvizsgálójukat. A könyvvizsgáló megbízása hagyományos megbízólevél alapján történik. Ugyanazon könyvvizsgáló társaság folyamatos megbízatásának hossza legfeljebb öt egymást követı év lehet9.
2.7
Jelentés az Európai Parlamentnek
2.7.1 A pénzügyi év lezárását követı negyedik hónap végéig minden képviselıcsoport auditált jelentést nyújt be az Európai Parlament elnökének a megelızı pénzügyi évre vonatkozó elıirányzatok felhasználásáról. 2.7.2 E pénzügyi jelentés tartalmazza: (a) a jelen szabályzat 2.6.1 szakaszában elıírt ellenırzést elvégzı könyvvizsgáló jelentését; (b) a képviselıcsoportnak a jelen szabályzat 2.5.2 szakaszában elıírt formában elkészített pénzügyi beszámolóját. A jelentést továbbítják a fıtitkárnak, és közzéteszik a Parlament honlapján. 2.7.3 Az Európai Parlament elnöke a jelen szabályzat 2.7.2 szakaszában említett jelentéseket továbbítja az Elnökségnek és a Költségvetési Ellenırzı Bizottságnak, amelyek a Parlament eljárási szabályzata által rájuk ruházott hatásköröknek megfelelıen megvizsgálják azokat. 2.7.4 Ha az Elnökségben az e szabályok 2.7.3. cikke szerinti konzultációt követıen és a Költségvetési Ellenırzı Bizottság véleményét figyelembe véve az a vélemény alakul ki, hogy az elıirányzatokat nem a jelen szabályzatnak megfelelıen használták fel, ezeket az elıirányzatokat a szabálytalanság megállapításának idıpontjától számított három hónapon belül vissza kell téríteni az Európai Parlamentnek. Ilyen esetekben az Elnökség úgy határozhat, hogy az Európai Parlament a szabálytalanul elköltött összeget az elıirányzatok következı pénzügyi évbıl történı visszatartásával hajtja be.
2.8
Konzultáció
2.8.1 A képviselıcsoportok és független képviselık bármilyen, e szabályzat alkalmazásával kapcsolatos kérdésben konzultálhatnak egymással a szabályzat alkalmazásának összehangolása céljából.
2.9
A független képviselıkre vonatkozó külön szabályok
2.9.1 A független képviselık kiadásait vagy beszállítóknak teljesített közvetlen kifizetések útján, vagy az adminisztrációs osztály által lehetı leghamarabb történı megtérítés útján fizetik ki az alátámasztó és az e szabályzat által megkövetelt egyéb dokumentumok benyújtását követıen, miután ellenırizték a dokumentumok jelen szabályzatnak való megfelelıségét. Az adminisztrációs osztály ellenırzi az alábbiakat:
9
Az elsı ötéves idıszak 2010. szeptember 21-én veszi kezdetét.
PE 422.537/BUR
(a) (b) (c) (d)
a kiadás összhangban van-e a szabályokkal és azt más juttatások nem fedezik-e; a szabályokat betartották-e; a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét alkalmazták; a kiadást igazolják-e eredeti alátámasztó dokumentumok és képviselıknek történı visszatérítés esetén kifizetést igazoló bizonylatok (vagy a beszállító vagy bármely más, megfelelıség igazolására felhatalmazott hatóság által hitelesített másolatok). Költségtérítés kérelmezése esetén a képviselıknek célszerő törekedniük arra, hogy a lehetı legtöbb igénylést összegyőjtsék egy formanyomtatványon, és figyelembe kell venniük, hogy az 50 eurót el nem érı összegő egyedi visszatérítések teljesítésére nem kerül sor. A pénzügyi év január 1-jén kezdıdik és december 31-én ér véget. Azokban az években, amikor európai választásokat tartanak, az elsı költségvetési idıszak január 1-jén kezdıdik és június 30-án ér véget, míg a második július 1-jén kezdıdik és december 31-én ér véget. 2.9.2 A pénzügyi év során fel nem használt elıirányzatok legfeljebb az Európai Parlament költségvetésébıl kapott elıirányzatok 50%-áig vihetık át a következı pénzügyi évre. Az 50%-ot meghaladó összegeket visszautalják az Európai Parlament javára a számlák lezárását követıen. 2.9.3 A független képviselıkre vonatkozó elıirányzatokat az Európai Parlament adminisztrációs osztálya kezeli a mellékelt számviteli tervnek megfelelıen. 2.9.4 Ha valamely független képviselı lemond, vagy belép egy képviselıcsoportba, egy hónapon belül be kell nyújtania az adminisztrációs osztálynak a legkésıbb a lemondás vagy a képviselıcsoportba történı belépés napján keletkezett valamennyi függı kiadási tételt. 2.9.5 A független képviselık által a 400. tétel alá tartozó elıirányzatokból vásárolt eszközöket fel kell venni az Európai Parlament leltárába. Fel kell venni a leltárba az egy évnél hosszabb hasznos élettartamú vagy a legalább a parlamenti tulajdonra megállapított küszöbértéket elérı tartós cikkeket. A leltárt az e szabályzathoz mellékelt részletes szabályokkal összhangban kell vezetni. 2.9.6 Az adminisztrációs osztály bevételi és kiadási kimutatást, valamint mérleget készít minden képviselıre nézve, amely megállapítja a könyvvitel szabályosságát és e szabályzatnak való megfelelıségét. E dokumentumok konszolidált változatát ezt követıen közzé teszik az Európai Parlament honlapján.
2.9.7 Ezeket a dokumentumokat, amelyeknek a következı pénzügyi évben április 30-ig kell beérkezniük, az Európai Parlament elnöke továbbítja az Elnökségnek és a Költségvetési Ellenırzı Bizottságnak, amely a Parlament Eljárási Szabályzata által rájuk ruházott hatásköröknek megfelelıen megvizsgálja azokat. 2.9.8 Ha az Elnökség az elızı bekezdés szerinti konzultációt követıen és a Költségvetési Ellenırzı Bizottsággal egyetértésben azt az álláspontot képviseli, hogy az elıirányzatokat nem a jelen szabályzatnak megfelelıen használták fel, ezeket az elıirányzatokat az Európai Parlamentnek a szabálytalanság megállapításának idıpontjától számított három hónapon belül vissza kell térítenie.
PE 422.537/BUR
MÁSODIK RÉSZ – SZÁMLATÜKÖR A számlatükörbe dılt betőkkel szedve példákat illesztettünk, melyek iránymutatásként szolgálhatnak a könyvvitel során. EREDMÉNYKIMUTATÁS/BEVÉTELI ÉS KIADÁSI KIMUTATÁS I. Cím - BEVÉTELEK 1. FEJEZET – EP-TÁMOGATÁSOK ÉS EGYÉB FORRÁSOK 1.
EP finanszírozás Az Elnökség által elfogadott felosztást követıen a 400. költségvetési sor keretében az EP által éves szinten kiutalt finanszírozás (a 400. költségvetési sorra vonatkozó szabályzat 1.2.1 cikke).
2.
Egyéb EP-tıl származó források Az Európai Parlament által a képviselıcsoportnak a 400. költségvetési sorba tartozó elıirányzatokon túl kiutalt juttatások (bevételek).
2. FEJEZET – SAJÁT FORRÁSOK 1.
Kamatok és hasonló termékek A képviselıcsoport folyószámláin, lekötött számláin, betétjein, befektetésein és egyéb, pénzintézet által kezelt pénzeszközein keletkezett banki kamatok.
2.
Árfolyamnyereségek Devizaváltásból származó bevételek. A devizanemek pénzügyi év végén történı újraértékelésébıl eredı bevételek.
3.
Egyéb bevételek Csak a 400. sor elıirányzataiból finanszírozott tevékenységekbıl közvetlenül keletkezı egyéb források, beleértve a megelızı pénzügyi idıszakokhoz tartozó jóváírást vagy térítést (a 400. költségvetési sorra vonatkozó szabályzat 1.2.2 cikke).
4.
Az elızı pénzügyi évrıl áthozott többlet Az elızı pénzügyi év mérlegének aktívája és passzívája közötti pozitív különbség (a 400. költségvetési sorra vonatkozó szabályzat 2.1.6 cikke).
ÖSSZES BEVÉTEL
II. Cím - KIADÁSOK 1. FEJEZET – SZEMÉLYZET 1.
Titkársági kiküldetések**
A személyzet más cikkekben foglalt tevékenységekhez közvetlenül nem kötıdı kiküldetéseihez kapcsolódó kiadások.
2.
Munkaerı-felvétel∗ A képviselıcsoport új alkalmazottainak felvételét célzó eljárásokhoz kapcsolódó költségek összessége, beleértve a munkaerı-felvételi eljárás keretében zajló személyzeti kiküldetéseket.
** ∗
Az utazások éghajlatra gyakorolt hatása ellensúlyozásának költségei az utazási költségek részét képezik. Független képviselık számára nem engedélyezett
PE 422.537/BUR
3.
Gyakornoki idıszakok A képviselıcsoport által aláírt gyakornoki megállapodásokhoz kapcsolódó költségek összessége, beleértve a más cikkekben foglalt tevékenységekhez közvetlenül nem kötıdı gyakornoki kiküldetésekhez kapcsolódó költségeket.
4.
Fizetések és kapcsolódó költségek*, díjak A képviselıcsoport által kötött munkaszerzıdésekhez és szolgáltatási szerzıdésekhez kapcsolódó költségek összessége, amely szerzıdéseket az EP költségvetése 400. során kívül egyéb cikkek nem fedeznek.
5.
Személyzeti szakképzés* A képviselıcsoport alkalmazottai számára szervezett (tovább)képzésekhez kapcsolódó költségek összessége, beleértve a képzés keretében zajló kiküldetéseket.
6.
Személyzeti reprezentációs költségek*
A képviselıcsoport titkárságán a személyzet reprezentációs tevékenysége kapcsán felmerülı költségek összessége.
2. FEJEZET – ESZKÖZÖK, ÁLLANDÓ ADMINISZTRATÍV KÖLTSÉGEK ÉS MŐKÖDÉSI KÖLTSÉGEK 1.
Eszközök, mőködési költségek, informatikai tervezés és karbantartás Informatikai eszközök beszerzése, rendszerkezelési, tanácsadási, szoftverfejlesztési szerzıdések és egyéb kapcsolódó költségek. Amortizációs költség beleértve.
2.
Távközlési és irodai eszközök és gépek, bútorok és mőszaki berendezések beszerzési, beépítési/beüzemelési és karbantartási költségei Irodai eszközök beszerzése, karbantartási szerzıdések és egyéb kapcsolódó költségek. Amortizációs költség beleértve.
3.
Irodaszerek és irodai eszközök Fogyó irodai eszközök beszerzése.
4.
Posta és távközlés Vezetékes és mobiltelefon, fax, küldemények bérmentesítésének költsége, internet-elıfizetés, gyorsfutár általi kézbesítés, stb.
5.
Nyomtatási és fénymásolási költségek Fénymásoló gép bérlése, és a további másolatokhoz kapcsolódó költségek. A vásárlási opcióval kiegészülı bérleti szerzıdéseket lásd a tárgyi eszközök alatt.
6.
Irodabérleti költségek∗ A képviselıcsoportnak az EP három munkahelyén kívül elhelyezkedı irodáinak bérleti díja.
3. FEJEZET – DOKUMENTÁCIÓ, TANULMÁNYOK ÉS KUTATÁS 1.
Újságok, magazinok, sajtóügynökségek és könyvek Ide tartozik az online elıfizetés is.
2.
Tanulmányok és kutatások A tanulmányok elkészítésével megbízott szakértık díjai, beleértve a tanulmány ismertetésének színhelyeire történı esetleges utazásaik költségét.
∗
Független képviselık számára nem engedélyezett
PE 422.537/BUR
3.
Adatbázisok
4. FEJEZET – JOGI, KÖNYVVITELI, PÉNZÜGYI KÖLTSÉGEK ÉS EGYÉB MŐKÖDÉSI KÖLTSÉGEK 1.
Jogi költségek
Ügyvédi, jogtanácsosi díjak, és más ide tartozó költségek. Ide tartoznak a személyzet ilyen célú kiküldetéseinek költségei is.
2.
Könyvelési/könyvvizsgálói költségek* A képviselıcsoport könyvviteléhez és éves beszámolóinak elkészítéséhez, a könyvelési program karbantartásához kapcsolódó költségek és a külsı könyvvizsgálók díjai.
3.
Pénzváltáskor felmerülı pénzügyi költségek és veszteségek Banki költségek, többek között a hitel- és késedelmi kamatok, valamint az online banki szolgáltatások díja.
4.
Egyéb mőködési költségek A jelen számlatükör más cikkeiben foglalt tevékenységek keretén kívül zajló fordítási és tolmácsolási szolgáltatások díja.
5.
Egyéb mőködési költségek
5. FEJEZET – ÜLÉSEK ÉS REPREZENTÁCIÓ KÖLTSÉGEI** 1.
Képviselıcsoportok hivatalos ülései∗ A képviselıcsoport és az iroda hivatalos üléseihez kapcsolódó költségei, tanulmányi napok. Ezen ülésekhez kapcsolódó, az EP által nem fedezett költségek. Ide értendık a személyzet kiküldetési költségei és a felszólalók utazási költségei is.
2.
Egyéb ülések és konferenciák A képviselıcsoport által szervezett, az 5.1 cikkben foglaltaktól eltérı konferenciák és értekezletek költségei. Ide tartoznak a képviselık EP munkahelyeken kívüli helyekre történı politikai célú kiküldetései. Ide értendık a személyzet és a képviselık kiküldetési költségei és a felszólalók utazási költségei is.
3.
Reprezentációs költségek A jelen számlatükör más cikkeiben foglalt tevékenységek keretén kívül felmerülı reprezentációs költségek.
4.
Meghívottak A jelen számlatükör más cikkeiben foglalt tevékenységek keretén kívül vezetı szaktekintély vagy szakértı meghívásához kapcsolódó kiadások összessége. Ide tartoznak a képviselıcsoport olyan szerveinek üléseire meghívott személyek, melyek kiadásait e számlatükör más cikke nem fedezi.
5.
A képviselık egyéni vizsgálati útjai Kísérık kiküldetési költségei. Nem tartoznak ide a képviselıknek e számlatükör más cikkeiben foglalt tevékenységek keretében történı kiküldetéseinek költségei. Nem tartoznak ide a képviselıcsoport saját programjával foglalkozó képviselıi delegációk költségei.
6. FEJEZET – KIADVÁNYOK ÉS HIRDETÉS ** ∗
Az utazások éghajlatra gyakorolt hatása ellensúlyozásának költségei az utazási költségek részét képezik. Független képviselık számára nem engedélyezett
PE 422.537/BUR
1.
Plakátok, brosúrák és kiadványok
A képviselıcsoport által kiadott plakátokhoz, tájékoztató kiadványokhoz és szórólapokhoz kapcsolódó költségek összessége.
2.
Hirdetési mellékletek és audiovizuális reklámok
Az újságokban és magazinokban elhelyezett hirdetési mellékletekhez és az audiovizuális hirdetésekhez kapcsolódó költségek összessége.
3.
Reklámanyagok, reklámhordozók, távközlési eszközzel terjesztett hirdetések Kidolgozott üzenetet nem hordozó képeslapok. Amennyiben az e cikk címén vásárolt reklámanyagot nem értékesítik, azt nem kell beilleszteni a mérleg aktívájába.
4.
Internetes honlap és interneten történı hirdetés A képviselıcsoport honlapjához kapcsolódó költségek összessége.
5.
Látogatás az intézményekben, információs standok Az EP nyílt napjaihoz és a képviselıcsoport információs pultjához kapcsolódó költségek összessége. Ide tartoznak a képviselıcsoport személyzetének kiküldetési költségei is. Valamint az EP által nem támogatott parlamenti látogató csoportok.
7. FEJEZET – KÉPVISELİK A 7.1 pont az 5.5 fejezetbe lett beépítve.
1. Decentralizált politikai és tájékoztatási tevékenység Adminisztratív kiadásokat, a nemzeti delegációk politikai és tájékoztatási tevékenységeit és/vagy a képviselık által a különbözı tagállamokban végzett politikai és tájékoztatási tevékenységeit célzó elıirányzatok. Az e cikk terhére beállított kiadások részletezését mellékelni kell az eredménykimutatáshoz. E kimutatásnak az e cikk terhére beállított kiadásokat a jelen számlatükör 2. mellékletében található cikkek szerinti felosztásban kell tartalmaznia.
8. FEJEZET – TÁMOGATÁSOK ÉS TAGDÍJAK 1.
Támogatások Lásd a 2003. november 4-i, 2004/2003/EK parlamenti és tanácsi rendelet 6. cikke (2) bekezdésének b)
pontját. Az európai politikai pártoknak kiutalt támogatások nem engedélyezettek.
2.
Tagdíjak Lásd a 2003. november 4-i, 2004/2003/EK parlamenti és tanácsi rendelet 6. cikke (2) bekezdésének b) pontját. Az európai politikai pártoknak fizetett tagdíjak nem engedélyezettek.
TELJES KIADÁS A KÖVETKEZİ PÉNZÜGYI ÉVRE ELİREVITT ÖSSZEGEK KIADÁSOK ÉS BEVÉTELEK ÖSSZESEN MÉRLEG
PE 422.537/BUR
III. CÍM - AKTÍVÁK I. Fejezet: Tárgyi eszközök és immateriális javak
IV. CÍM - PASSZÍVÁK I. Fejezet: Tartalékok I.1 Áthozott tételek
A tárgyi eszközök és immateriális javak a beszerzési árnak, vagy az értékcsökkenés nélküli elıállítási árnak megfelelı értéken szerepelnek. Az értékcsökkenés mértéke a mellékelt táblázatban megtekinthetı.
A következı pénzügyi évre átvitt elıirányzatok.
I.1 Immateriális javak I.2 Tárgyi eszközök Ideértve a vásárlási opcióval kiegészített bérleti szerzıdéseket.
II. Fejezet: Hitelezık, készletek és egyéb forgó vagyon II.1 Beszállítók Ideértve a késıbbi pénzügyi idıszakokban szállítandó megrendelések elılegeit és a beszállítók felé fennálló követeléseket.
II.2 Személyzet A képviselıcsoport titkársága személyzetének fizetett elılegek.
II.3 HÉA A késıbbi pénzügyi években a tagállamok által megtérítendı HÉA összege.
II.4 Készletek Ideértve az értékesítésre szánt reklámanyagokat. Beszerzési árnak megfelelı értéken szerepel, kivéve, ha az elıvigyázatosság elvét alkalmazzák. A papírárut és irodaszereket nem a mérlegben kell feltüntetni, hanem a beszerzés idıpontjában az analitikus mőködési könyvelésbe kell felvenni.
II.5 Egyéb III. Fejezet: Pénzügyi számlák Pénzintézeteknél nyilvántartott pénzeszközök és értékpapírok
III.1 Értékpapírok
II. Fejezet: Adósságok Pénzintézeteknél nyilvántartott adósságok, beleértve a pénzügyi év végén a képviselıcsoport bankszámláján lévı tartozásokat.
II.1 Az egy évnél hosszabb ideig fennálló adósságok II.2 Az egy évnél rövidebb ideig fennálló adósságok III. Fejezet: Egyéb adósságok III.1 Egyéb adósságok A kifizetetlen számlák részére fenntartott összegek által nem fedezett egyéb adósságok a pénzügyi év végét követı hónap végén.
III.2 Az n. pénzügyi évben folyósított, és az n+1. pénzügyi évben kifizetett költségek A folyó pénzügyi évhez tartozó, ám a pénzügyi év végét követı hónapban kiegyenlített költségek összessége.
Passzívák összesen IV. Fejezet: Már elszámolt, de nem a tárgyidıszakra vonatkozó költségek / Még be nem folyt, de a tárgyidıszakot illetı bevételek IV. 1 Már elszámolt, de nem a tárgyidıszakra vonatkozó költségek IV. 2 Még be nem folyt, de a tárgyidıszakot illetı bevételek
(hitellevelek, befektetési alapok, pénzalapok) Az értékelés módjához az éves beszámolóhoz csatolandó magyarázatot kell mellékelni.
III.2 Készpénz (készpénz, folyószámla, határozott lejáratú számla)
Aktívák összesen IV. Fejezet: Még el nem számolt, de a tárgyidıszakot illetı költségek / Már befolyt, de nem a tárgyidıszakot illetı bevételek IV. 1 Még el nem számolt, de a tárgyidıszakot illetı költségek IV. 2 Már befolyt, de nem a tárgyidıszakot illetı bevételek
PE 422.537/BUR
PE 422.537/BUR
HARMADIK RÉSZ – ÉRTELMEZÉSI IRÁNYMUTATÁS 1.
az 1.1.1. cikk alapján az Európai Parlament költségvetésén belüli egyéb költségvetési tételek által már fedezett költségek vonatkozásában (ez az értelmezés nem vonatkozik a független képviselıkre):
1.1
Képviselıcsoportok vagy decentralizált politikai, illetve tájékoztatási tevékenységek összefüggésében nemzeti küldöttségek a 400. költségvetési tétel elıirányzatait használhatják egy tagállamban irodabérlésre, feltéve, hogy az ott vállalt tevékenységek (beleértve az ott alkalmazott és ott tartózkodó személyzet tevékenységeit):
• kizárólag az illetı képviselıcsoport vagy a képviselıcsoport valamely küldöttségének nevében végzik; • nem szerepel rajta egy adott európai parlamenti képviselı neve, kivéve, ha ez a személy e tevékenységgel összefüggésbe észtvevıként/vezetıként/munkatársként van feltüntetve; és hogy az ilyen irodát egyértelmően az illetı képviselıcsoport/a képviselıcsoport küldöttségének irodájaként azonosítják, nem használják európai parlamenti képviselı választókörzeti irodájaként és nem használják európai parlamenti képviselı asszisztensének elszállásolására vagy európai parlamenti képviselıi minıségben a nagyközönség számára tartott reprezentációs célú fogadásokra vagy találkozókra. (Ha a körülmények kétséget ébresztenek, az adott képviselı felszólítható annak igazolására, hogy európai parlamenti képviselıi minıségében az irodai költségekre járó általános költségjuttatását veszi igénybe és nem a 400. tétel forrásait helyettesítik az ilyen kiadások). 1.2
A képviselıcsoportok engedélyezhetik a 400. tétel elıirányzatainak felhasználását egy képviselı elıre engedélyezett, képviselıcsoport megbízásából eredı kiküldetésre a képviselı megválasztása helyének országában, feltéve, hogy az érintett tevékenységre legalább lakóhelyétıl 150 kilométerre kerül sor.
2.
az 1.1.1. cikk alapján politikai és tájékoztatási tevékenység választási jellege vonatkozásában:
2.1
Egy tevékenység vagy intézkedés választási jellegét a tevékenység általános összefüggése határozza meg. Ez az jelenti, hogy még ha közvetlenül nem is kerülnek említésre a „jelölt”, „lista”, „pártok”, „szavaz” kifejezések, a választási jelleg fellelhetı a tevékenység közvetlen vagy közvetett céljában és általános összefüggésében. Teljes egészében elutasítják az olyan tevékenységeket, amelyeket csak részben tekintenek választási jellegőnek. Egy választási jellegő tevékenység tilalma a tevékenység jellegétıl vagy használt médiumtól függetlenül érvényes.
2.2
Politikai és tájékoztatási tevékenység vonatkozásában az alábbiak tekintendık a szabályok által megengedettnek:
PE 422.537/BUR
- a nyilvánosság tájékoztatása a választások idıpontjáról, valamint a gyakorlati és technikai feltételeirıl, illetve a polgárok választáson való részvételre történı ösztönzése; - tevékenységekrıl szóló jelentés a lezáruló választási idıszakra; - képviselıcsoport vagy független képviselı közvetlen hatáskörében vállalt minden szokásos parlamenti tevékenység, beleértve például a sajtóközlemények és politikai nyilatkozatok közzétételét; képviselıcsoport vagy független képviselı közvetlen hatáskörében vállalt minden szokásos parlamenti tevékenység, beleértve például a sajtóközlemények és politikai nyilatkozatok közzétételét – az ilyen, egy képviselıcsoport vagy független képviselı által az európai választás elıtt egy hónappal vállalt politikai és tájékoztatási tevékenység esetében európai, nemzeti, regionális vagy helyi politikai párt vagy szervezet semmilyen módon nem szerepelhet társtámogatóként, aláíróként, és az európai parlamenti képviselık nevét csak felsorolásszerően tartalmazhatja; valamint - politikai és tájékoztató tevékenységek európai tárgyú népszavazási kampánnyal kapcsolatban. 2.3
Noha az alábbi nem taxatív felsorolás, iránymutatásként választási kampánynak tekintendı és ezért a 400. tétel alapján tilos: -
-
a jelölt szó mindennemő használata; lista vagy listaszám mindenfajta említése; minden, adott politikai irányultságú listára, jelöltre való szavazásra vonatkozó ajánlás/felszólítás, illetve a szavaz szó ezen összefüggésben való közvetlen vagy közvetett használata; a választási kampány elıkészítésével kapcsolatos valamennyi tevékenység; azon tény bármilyen említése, hogy egy jelenlegi képviselı újra indul jelöltként és újraválasztásért/bizalomért/támogatásért kampányol; valamint az Európai Parlamentnél jelenleg nem képviselı induló jelöltek nevének/fényképének megjelenése bármilyen jelöltséget támogató anyagon; európai választás évében, a választási idıszakot megelızı 30 napos idıszakban elıállított vagy felhasznált minden olyan hirdetés – az alkalmazott médiumtól függetlenül –, amelyen az érintett képviselı fényképe és neve látható, és amely nem a leköszönı parlament tevékenységeirıl tájékoztat.
PE 422.537/BUR
1. MELLÉKLET LELTÁRAK A leltár minden vagyontárgyra vonatkozóan tartalmazza annak leírását, egységárát, beszerzési idıpontját, helyét és azt a legutóbbi idıpontot, amikor a vagyontárgy fizikai jelenlétét a képviselıcsoport ellenırizte, illetve a birtokos annak tényét megerısítette. Minden tételt legalább háromévente ellenırizni kell. A pénzügyi év végén a leltár értékcsökkenéssel korrigált és az eszközök típusa szerint tagolt értékét belefoglalják a képviselıcsoport mérlegébe. Az értékcsökkenés a lineáris módszer szerint havi alapon kerül kiszámításra. A leltárról az e melléklet végén található minta (1a melléklet) formátumát követı összegzést kell illeszteni a mérlegbe. Minden év január 30. elıtt minden képviselıcsoport számvitelért felelıs tisztviselıje a Pénzügyi Fıigazgatóságnak a leltárnak az elızı pénzügyi év december 31. szerinti értékét tartalmazó táblázatot juttat el, a pénzügyi leltárba felvett eszközök jegyzékével együtt. Ha a könyvvizsgálói jelentésben a leltár értékének módosítását javasolják, az új értéket az Európai Parlamentnek szóló jelentésben kell megadni. A leltárba felvett eszközök minden értékesítését közzé kell tenni és el kell könyvelni, az eladásra kínált eszközökre pedig ajánlatokat kell kérni. A leltárból való bármilyen törlést írásbeli nyilatkozatban kell feltüntetni, amely megadja az eszköz törlésének okát és azt, hogy végül milyen sors vár rá. A nyilatkozatot a képviselıcsoport számvitelért felelıs tisztviselıje hagyja jóvá. Egy képviselıcsoport feloszlatása esetén a leltárjegyzéket és valamennyi eszközt át kell adni az Európai Parlamentnek. A független képviselık által beszerzett eszközöket az adminisztrációs osztály felveszi az Európai Parlament pénzügyi leltárába (legalább az e szabályok 2.4.1. cikkében szereplı küszöbértéket elérı értékő cikkek tekintetében). Egy független képviselı lemondása esetén, vagy az adminisztrációs osztályi ideje lejár, a Parlament költségvetésébıl fizetett eszközöket vissza kell szolgáltatni az adminisztrációs osztálynak a Parlament munkahelyeinek egyikén. Ha független képviselı csatlakozik egy képviselıcsoporthoz, az eszközöket átcsoportosítják e képviselıcsoport leltárába. Ha egy képviselı elhagyja képviselıcsoportját, az eszközök azon képviselıcsoport tulajdonában maradnak, amely annak beszerzését finanszírozta.
PE 422.537/BUR
1A. MELLÉKLET
Bekerülési költség
Nyitó mérlegek (bekerülési költség) Mínusz Eladások és rögzítés az eredménykimutatásban Plusz A költségvetési év beszerzései Plusz Átruházások Eredmény A felhalmozott értékcsökkenés záró mérlege
Felhalmozott értékcsökkenés
Típus és az értékvesztés mértéke
Nyitó mérlegek (felhalmozott értékcsökkenés) Mínusz Eladott és az eredménykimutatásba felvett eszközök felhalmozott értékcsökkenése Plusz A költségvetési év amortizációs költsége Eredmény A felhalmozott értékcsökkenés záró mérlege
szoftver 25%
Informatikai eszköz 25%
Távközlés i eszköz 25%
Mőszaki felszerelések és eszközök 12.5%
Egyéb gépek és berendezések 12.5%
(Euro)
(Euro)
(Euro)
(Euro)
(Euro)
bútor (székek, íróasztalok, szekrények) 10% (Euro)
Összesen
(Euro)
Ne ttó ér
Aktívák nettó könyvelt értéke N-1. dec. 31-én
PE 422.537/BUR
Aktívák nettó könyvelt értéke N. dec. 31-én
DV\878739EN.doc
23/27
PE422.537/BUR
2. MELLÉKLET
DECENTRALIZÁLT ELİIRÁNYZATOK VÉGREHAJTÁSÁNAK RÉSZLETEZÉSE 7. FEJEZET, 1. CIKK A 400. költségvetési sor felhasználására vonatkozó szabályzathoz mellékelt számlatükör szerinti felosztás
FEJEZET/ CIKK
1 2 3 4
52 53 54 61 62 63
64 65
VÉGREHAJTÁ CÍMSOR Személyzet Titkársági eszközök és költségek Dokumentáció, tanulmányok és kutatás Ügyvédi, könyvviteli díjak, pénzügyi költségek, és más mőködési költségek Egyéb ülések és konferenciák Reprezentációs költségek Meghívottak Plakátok, brosúrák és kiadványok Hirdetési mellékletek és audiovizuális reklámok Reklámanyagok, reklámhordozók, távközlési eszközzel terjesztett hirdetések Internetes honlap és interneten történı hirdetés Látogatás az intézményekben, információs standok 7.1. CIKK ÖSSZESEN
S
%
pénzügyi év ... ...
... ...
VÉGREHAJTÁS N-1. pénzügyi év ... ...
...
100%
...
% ... ...
100 %
PE 422.537/BUR
3. MELLÉKLET
A 400. sor elıirányzatainak elosztására vonatkozó kulcs Az elıirányzatokat az alábbiak szerint kell elosztani:
-
elıször le kell vonni azt a részt, amely az alábbiak szerint a független képviselıket illeti meg: • az egyes független képviselıket megilleti a 400. költségvetési tétel átlaga (azaz a 400.
tételben szereplı összeg osztva az európai parlamenti képviselık számával) 60%-ának megfelelı összeg;
-
ezután a fennmaradó részt az alábbiak szerint kell elosztani a képviselıcsoportok között:
– a fennmaradó rész 2,5%-ának megfelelı összeget egyenlı arányban kell elosztani a képviselıcsoportok között; – a fennmaradó rész 97,5%-ának megfelelı összeget az egyes képviselıcsoportok által megszerzett mandátumok számának arányában kell elosztani a képviselıcsoportok között;
PE 422.537/BUR
