A )

Tiszacsege Város polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2/A-2008-0104) Projekt kapcsán az alábbi részletes feladatterv került meghatározásra.

1. Stratégiai tervezés 3 napos tréning  SWOT elemzés: A hivatali helyzet elemzésére használt technika, elsősorban a verseny stratégia kialakítására. o A gyengeségek, mint fejlesztési lehetőségek meghatározása. o A veszélyek (kockázatok) megítélése, gazdasági stratégiai ismeretek, előrejelzések o Az erősségek, a hivatal eredményeinek meghatározása, o A lehetőségek meghatározása.  SWOT portfólió elemzés: o Az erősségek és lehetőségek elemek súlyszámok szerinti sorba rendezése, o A súlyszámok függvényében összeáll a SWOT portfólió (mátrix).  Stratégiai példák előadás  Küldetés KJ kidolgozása: a gyengeségek és a veszélyek, valamint a belső környezeti összesítő táblázat tartalmának figyelembe vételével, KJ módszer alkalmazásával meghatározzuk a szervezet küldetését.  Küldetés, jövőkép, értékek meghatározása: o A SWOT portfólió lehetőségeiből KJ módszer alkalmazásával a hivatal jövőképének meghatározása, o A SWOT portfólió erősségeiből NCM összegzéssel a hivatal értékeinek meghatározása, o Küldetés KJ és Jövőkép KJ elemei alapján az alapstratégia meghatározása.  Stratégiai célok BSC szerinti meghatározása: a BSC négy nézőpont figyelembevételével: a KJ-ban lévő információk felhasználásával a sárga szintű célok (főcélok) beírása. Tervező team működtetése  Célmutatók, bázis értékek meghatározása  Célértékek, felelős, feladat meghatározása  Oksági kapcsolatok ellenőrzése, meghatározása  Prioritások meghatározása  Formalizált stratégia kidolgozása  Felülvizsgálat szabályozásának elkészítése VIR rendszer előkészítése Végtermék: Hivatal stratégiai terve 2. MSZMB teszt

Az MSZMB© Teszt alkalmas:  a vezetői típus meghatározására,  vezetési képességek (számszerű) mérésére,  a mért értékek alapján a vezetői képesség fejlesztésére,  a fejlődés nyomon követésére,  teamek összeállítására,  kompetenciahiányok feltárására,  képzések/tréningek tervezésére,  vezetői képességfejlesztő tréningek eredményességének meghatározására. A fenti méréseket egy szoftver segítségével végezzük, mely specialitásai:  az egyéni képességek valós idejű értékelése,  a négy teszt összekapcsolása lehetőséget biztosít az inkonzekvencia, szélsőséges esetben – a csalási szándék kiszűrésére,  a jelenlegi pszichometriai állapot mellet meghatározhatóak az elmozdulási eredők,  megtervezhető úgy az egyén, mint a szervezet fejlesztésének irányai,  a mérhetőség és reprodukálhatóság biztosítja a fejlődés mérhetőségét. Végtermék: Vezetői térkép MSZMB teszt eredményeiből kiindulva állapítjuk meg a delegálási szint mértékét, és a fejlesztés irányvonalait, valamint ez szolgáltat alapot a képzéseken a résztvevők kijelölése.

3. Lean office    

Lean oktatások megszervezése, lebonyolítása Az ügyintézés folyamatainak, mint kulcsfolyamatok azonosítása Folyamatok VSM (value stream map) elemzése Folyamat karcsúsítás megtervezése 1. Veszteségek meghatározása 2. Veszteségek nagyságának ellenőrzése 3. Ok-meghatározás 4. Akcióterv kidolgozás 5. Fejlesztési feladatok végrehajtása 6. Hatásvisszamérés 7. Standardizálás  Lean teamek indítása a kulcsfolyamatokra  Lean teamek működtetése Végtermék: Részterületenként nevesített folyamatok vizsgálata, újraszabályozása 4. Elégedettség mérés, kommunikációfejlesztés Belső elégedettség-mérési rendszer kialakítása  Érintett szervezeti egységek (ügyfél-közeli) azonosítása

      

Elégedettség mérési kérdőív kialakítása Elégedettség mérés elvégzése a kiválasztott területeken (pilot) Feldolgozás, értékelés Fejlesztési intézkedési terv összeállítás Fejlesztési intézkedések végrehajtása Hatásvisszamérés, véglegesítés Szabályzat kidolgozása

Kommunikáció fejlesztése csoport munkával  Team alakítása  Munkaterv készítése  Gyengeségek meghatározása (Brainstorming módszerrel)  Fejlesztési terv kidolgozása, végrehajtása  Monitoring Végtermék: Belső elégedettségmérési szabályzat, kommunikációs terv 5. Delegálás képzés, bevezetés   

Delegálás képzés, Delegálás rendszerének kialakítása Delegálható feladatok meghatározása, szabályozása (pl. munkáltatói jogok gyakorlása, döntési jog átruházása adott összeghatár mértékéig)

Végtermék: Jogosultságok leírása 6. Ügyfél-elégedettség mérés     

Team alakítása Priorizált területek kiválasztása Mérés módszertanának kiválasztása, módszer kialakítása Mérési adatok gyűjtése A mért mutatók beintegrálása a VIR rendszerbe

Végtermék: Objektíven ellenőrizhető mutatók 7. Kockázatkezelési terv készítés A pénzügyi kockázatkezelési terv készítése azért szükséges, hogy a polgármesteri hivatal az éves költségvetés elfogadása után bekövetkezett esetleges változásokat kezelni tudja.  Kockázati tényezők, veszélyforrások feltárása, elemzése: szoftver segítségével a környezetdiagnosztika során a gyengeség és a veszély elemek meghatározásánál kockázatelemzés is végezhető.  A kockázati tényezők elemzésénél a következő kérdésekre kell választ adni: o Jelent-e működési kockázatot?

Milyen működési kockázatot okoz? A kockázat keletkezésének valószínűségek (1-10-ig terjedő skálán kell pontozni) o A kockázat hatása a hivatalra (1-10-ig terjedő skálán kell pontozni) o A kockázat befolyásolhatósága (1-10-ig terjedő skálán kell pontozni) A kérdések megválaszolása után, annak a függvényében, hogy milyen nagy pontszám jött ki három kategóriába sorolja a szoftver a kockázati tényezőket: o 125 pont alatt: konkrét, rövid távú intézkedés szükséges o 126-420 pont között: rövid és/vagy középtávú intézkedés, és a hatás ellensúlyozására alkalmas cél meghatározása szükséges o 421- pont felett: feltétlen beavatkozás és célmeghatározás szükséges. o o



Végtermék: Kockázati terv 8. Belső ellenőrzési rendszerek kialakítása Ez a rendszer egy speciális „VIR” rendszer kialakítását jelenti, mely figyelemmel kíséri a határidőket és a napi kapcsolattartást az érintett felekkel. Végtermék: belső ellenőrzési rendszer. 9. Projekt menedzsment bevezetése A projektmenedzsment az innovációs folyamat egészét átfogó és eredményességét segítő vezetési- irányítási rendszer, amely magában foglalja a projekt egész életciklusát a probléma feltárásától, illetve koncepció alkotásától egészen a megvalósításig. Olyan eszközkészlet, amely felhasználja az erőforrás (költség) és az üzleti célok eléréséhez szükséges információkat a projekt megtervezéséhez és levezetéséhez. A projekt: egy beruházási terv véghezvitele, egy olyan komplex tevékenységfolyamat, amelynek végeredménye – definiált célja – előre meghatározott műszaki paraméterekkel leírható. Olyan önmagában működőképes létesítmény, aminek megvalósítása időben és pénzértékben egyaránt meghatározott. Team egység! A projektmenedzsment alkalmazásával  megelőzhető a projekt céljainak eléréséhez nélkülözhetetlen feladatok elmaradása ill. időbeli csúszása;  jobb kommunikáció biztosítható a csoporttagok között;  kijelölésre kerülnek a feladatok elvégzéséért felelős személyek és azok felelősségi köre;  fel lehet tárni és esetenként megelőzni a problémákat;  a csoport tagjaiban erősíteni lehet a projekt céljainak és saját részfeladatuk fontosságának megértését;  az előforduló problémákra megoldó módszereket, technikákat lehet alkalmazni és biztosítani;  optimálható a termelékenység és a nyereség.

A projekt indítás egy úgynevezett projekt előlappal kezdődik, amely maximum egy oldal és a projekt küldetését fogalmazza meg a projektből származtatható előnyök és hátrányok meghatározásával. Ha ez elfogadásra kerül, az alábbi kérdéseket kell tisztázni: Megválaszolandó kérdések? – Módszerek a kérdések megválaszolására.  Mik a szándékok? – A küldetés pontosítása  Mi a jelenlegi helyzet? – SWOT analízis, Pareto elemzés, Ok - okozati elemzés, piaci elemzés, piaci előrejelzés, technológiai előrejelzés.  Mik a célok? – Nagyvonalú célok összeállítása, brainstorming  Hogyan kell elkezdeni a megvalósítást? - Stratégiák, tervek, megvalósíthatósági tanulmány (műszaki, pénzügyi) Végtermék: projekt menedzsment 10. Partnerkapcsolat elemzés    

A civil és vállalkozói szféra kulcsszereplőinek azonosítása, kulcspartnerek kijelölése Kapcsolattartás folyamatainak meghatározása (kapcsolattartók kijelölése, kapcsolattartás módja) Információszerzés módszerének meghatározása Módszertan és szabályzat kidolgozása

11. Társadalmi hatásmérés    

A társadalom kulcsszereplőinek azonosítása, kulcspartnerek kijelölése Kapcsolattartás folyamatainak meghatározása (kapcsolattartók kijelölése, kapcsolattartás módja) Információszerzés módszerének meghatározása a döntés-előkészítés támogatása céljából Módszertan és szabályzat kidolgozása

12. Felügyelet intézmények bekapcsolása a VIR-be Képzések: 5 képzés megtartása: Kommunikációs tréning,  A képzés célja: hatékony kommunikációs és prezentációs technikák megismertetése. Konfliktuskezelési tréning  A képzés célja: a hatékony munkahelyi kommunikáció, a konfliktuskezelő képesség fejlesztése. Döntési tréning

A képzés célja: megismertetni a hallgatókkal a munkahelyi döntési dilemmák elemeit, képessé tenni döntési helyzeteinek modellezésére. Motivációs tréning,  A képzés célja: Szervezeten belüli motivációs technikák elméleti és gyakorlati ismerete Csapatépítő tréning  A képzés célja: o olyan team-építési készségeket megalapozó elméleti ismereteket nyújtása, kompetenciák fejlesztése, amely alkalmassá teszi a vezetőket az igényekhez gyorsan és magas színvonalon alkalmazkodni képes, hosszútávon is lojális csapat kialakításához o elkészítés a csoportdinamikai jelenségek jobb megértésére o személyes és szociális kompetenciák fejlesztése a team-építés és vezetés kapcsán (kommunikáció, önérvényesítés, problémamegoldás, döntés, konfliktuskezelés) 

A tréningek 2 napos elfoglaltságot jelentenek képzésenként 12-15 fő számára.