746

Statenvoorstel nr. PS/2012/746 Vaststelling uitgaven fracties Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011 (na 9 maart)

Datum

PS-kenmerk

Inlichtingen bij

25-9-2012

PS/2012/746

mw. drs R. Wiggers, telefoon 038 499 87 86 dhr H. van der Haven, telefoon 038 499 89 67

Aan Provinciale Staten

Onderwerp Vaststelling uitgaven fracties Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning na 9 maart 2011.

Bijlagen I. II.

Ontwerpbesluit nr. PS/2012/746 (bijgevoegd) Accountantsrapportage onderzoek verantwoording fractievergoedingen 2011 (In te zien via het SIS PS/2012/792)

1

Samenvatting

Op grond van de accountantsrapportage en de door de fracties ingediende verantwoordingen worden de uitgaven van de fracties die in het kalenderjaar 2011 na 9 maart 2011 uit de bijdrage voor fractieondersteuning bekostigd zijn vastgesteld.

2

Inleiding en probleemstelling

Op grond van de Verordening ambtelijke bijstand 2009 (PS/2009/1010) ontvangen alle statenfracties jaarlijks een financiële vergoeding voor fractieondersteuning. In artikel 7 van de Verordening wordt de hoogte van deze tegemoetkoming vastgesteld en in de daarop volgende artikelen de bestedingsdoelen en verantwoording van deze bestedingen door de fracties. De bijdrage bestaat uit twee bedragen: een variabel bedrag voor elk tot de fractie behorend Statenlid en een vast bedrag per fractie. De hoogte van de bedragen wordt jaarlijks geïndexeerd. De fracties dienen jaarlijks een verantwoording in, en mogen het niet gebruikte gedeelte van het jaarlijks aan haar toekomende bedrag reserveren voor uitgaven in de volgende jaren. Het aan het einde van de zittingsperiode (i.c. maart 2015) resterende bedrag wordt door de fracties, onder aflegging van de laatste verantwoording en overlegging van een verslag, teruggestort op de bankrekening van de provincie. Onderzoek naar de ingediende verantwoordingen vindt jaarlijks plaats door de accountant.

3

Vaststelling uitgaven fracties 2011(na 9 maart)

Op basis van de accountantsrapportage (PS/2012/792) stellen wij u voor de uitgaven vast te stellen over 2011 (na 9 maart) die bekostigd zijn door de fracties uit de vergoeding fractieondersteuning. Uit de ingediende verantwoordingen blijkt dat de budgetten door fracties met name besteed zijn aan: fractie-assistentie (58%), vergaderkosten (8%), communicatie (6%), reiskosten voor fractieactiviteiten (onder meer vergaderingen en werkbezoeken) (11%), opleiding en seminars (6%) en inhuur van externe deskundigen (3%). Vrijwel alle bestedingen zijn door de accountant akkoord bevonden. De kleine correcties die de accountant voorstelt, heeft het Presidium overgenomen. E.e.a resulteert in vaststelling van de volgende bedragen: Overzicht bestedingen fractievergoedingen

Fractie

CDA PVDA VVD CU SP SGP GL PVV 50+ D66 Totaal

4

2011 (na 9 maart) reserve 31overschot/ 12-2011 Voorschot Besteed tekort 54.185 50.070 4.115 4.115 47.556 29.224 18.332 18.332 44.242 32.857 11.385 11.385 27.670 16.063 11.607 11.607 30.985 30.893 92 92 24.356 6.070 18.286 18.286 24.356 19.530 4.826 4.826 30.985 23.502 7.483 7.483 21.042 12.263 8.779 8.779 27.670 27.595 75 75 333.047 248.067,00 84.980,00 84.980,00

Voorstel

Wij stellen u voor op basis van de (bevindingen uit de) accountantsrapportage, de bedragen vast te stellen van de uitgaven van de fracties die in het kalenderjaar 2011 na 9 maart uit de vergoedingen bekostigd zijn. De fracties worden bij afzonderlijke beschikking door PS geïnformeerd over deze vaststelling. Het Presidium van Overijssel,

voorzitter,

griffier,

2

Statenvoorstel nr. PS/2012/746

Bijlage I

Ontwerpbesluit nr. PS/2012/746

Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 2011- kenmerk PS/2012/746

besluiten:

1.

de bedragen vast te stellen van de uitgaven van de fracties die in het kalenderjaar 2011 na 9 maart 2011 uit de bijdrage bekostigd zijn;

Zwolle, Provinciale Staten voornoemd,

voorzitter,

griffier,

Statenvoorstel nr. PS/2012/746

3

pwc

PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. " F S / 2 0 1 / L / y c | 2 . Dat. ontv.:

Provincie Overijssel T.a.v. mevrouw R. Wiggers, griffier Postbus 10078 8000 GB Zwolle

2 4 SEP 2012

Routing

a.d.

Bijl.:

20 september 2012 WO/e0264637/SJD/SvD

Betreft: Rapport van feitelijke bevindingen fractievergoedingen 2011 (vanaf 9 m a a r t 2011). Geachte mevrouw Wiggers,

Opdracht Wij hebben specifieke werkzaamheden verricht met betrekking tot de verkregen verantwoordingen inzake de fractievergoedingen over het jaar 2011 (vanaf 9 maart 2011), zoals omschreven in onze opdrachtbrief van 16 juli 2012 re f. WO/eo26oi35/WHP/BvE. Deze rapportage bevat de uitkomsten van deze werkzaamheden.

Aard en reikwijdte van de verrichte werkzaamheden Onze werkzaamheden zijn verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 4400 'Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie'. Het doel van een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden is het verrichten van die werkzaamheden die wij met Provincie Overijssel zijn overeengekomen en het rapporteren over de feitelijke bevindingen. Aangezien wij slechts verslag doen van feitelijke bevindingen uit hoofde van de overeengekomen werkzaamheden betekent dit dat op de in de verantwoordingen inzake de fractievergoedingen over het jaar 2011 (vanaf 9 maart 2011) opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen geen accountantscontrole is toegepast en dat evenmin een beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Dit houdt in dat aan onze rapportage geen zekerheid kan worden ontleend omtrent de getrouwheid van het in de jaarcijfers opgenomen cijfermateriaal en toelichtingen daarop. Het is de bedoeling dat u zelf een oordeel vormt over de werkzaamheden en over de in dit rapport weergegeven bevindingen en op basis daarvan uw eigen conclusie trekt. Wij wijzen u er op dat indien wij aanvullende werkzaamheden zouden hebben verricht of een controle- of beoordelingsopdracht zouden hebben uitgevoerd, wellicht andere onderwerpen aan het licht zouden kunnen zijn gebracht die voor u van belang kunnen zijn.

PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Zuiderzeelaan 53,8017 JV Zwolle, Postbus 513,8000 AM Zwolle T: 088 792 00 38, F: 088 792 94 61, www.pwc.nl 'PwC' is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewsterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop)voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.

pwc Verrichte werkzaamheden Wij hebben de volgende werkzaamheden verricht: 1) Het aansluiten van de verantwoordingen met een opgestelde onderliggende administratie. 2) Het aansluiten van de in de verantwoording opgenomen provinciale bijdragen per tractie met door de provincie Overijssel verzonden toekenningsbrieven. 3) Het verrichten van een deelwaarneming van in totaal 15 verantwoorde kostenposten per fractie over het jaar 2011 (vanaf 9 maart 2011). In overleg met mevrouw R. Wiggers en de penningmeesters van de fracties is bepaald dat voor nieuwe fracties aanvullende werkzaamheden zullen worden uitgevoerd. Voor deze fracties zijn 25 deelwaarnemingen uitgevoerd. Voor de deelwaarnemingen is vastgesteld in hoeverre de verantwoorde kosten voldoen aan de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009. Eventuele bevindingen zijn via e-mail afgestemd met de fracties. Daarnaast zijn vraagpunten besproken met de griffier en een medewerker van de eenheid bedrijfsvoering. 4) Het op hoofdlijnen doornemen van de administratie op opvallende posten en de kwaliteitvan de administratie.

Beperking reikwijdte Ten aanzien van de reikwijdte van de opdracht en de bovenstaand uitgevoerde werkzaamheden maken wij de volgende opmerkingen: >

Bij het onderzoek van de reiskosten hebben wij ons beperkt tot het navragen wat het beleid van de fractie is ten aanzien van deze kosten. Tevens zijn wij nagegaan wat de hoogte is van de reiskostenvergoeding per kilometer. Wij hebben niet onderzocht of deze kosten worden vergoed uit een ander budget of dat de kosten eventueel al op andere wijze gedeclareerd zijn bij de provincie Overijssel. Daarnaast zijn wij niet nagegaan of de verantwoorde hoeveelheid kilometers ook daadwerkelijk ten behoeve van de fractie zijn besteed en of het aantal kilometers juist is verantwoord. > Wij hebben niet onderzocht of de kosten eventueel ook op een andere wijze zijn gedeclareerd. > Wij hebben ons alleen gericht op de juistheid van de verantwoorde kosten. Wij hebben geen onderzoek verricht naar de volledigheid van de kosten. Tevens hebben wij geen onderzoek verricht naar de volledigheid van de verkregen bijdragen/opbrengsten van de fractie. > Wij hebben geen expliciet onderzoek verricht op de categorisering van de kosten in de financiële verantwoording.

Provincie Overijssel, WO/eo264Ó37/SJD/SvD Pagina 2 van 8

pwc > Voor een aantal te verantwoorden kosten (bijvoorbeeld opleidingskosten) is het noodzakelijk dat een fractiebesluit is genomen. Wij hebben in dit onderzoek alleen nagevraagd aan de penningmeesters in hoeverre een fractiebesluit is genomen. Wij hebben geen onderliggende documentatie opgevraagd.

Uitkomsten verrichte werkzaamheden 1) Het aansluiten van de verantwoordingen met een opgestelde onderliggende administratie. De door de fracties ingediende verantwoordingen sluiten aan met onderliggende administraties. 2) Het aansluiten van de in de verantwoording opgenomen provinciale bijdragen per fractie met door de provincie Overijssel verzonden toekenningsbrieven. In de verantwoording van de SP over 2011 is een hoger ontvangen voorschot opgenomen dan daadwerkelijk van de provincie ontvangen. Dit betreft enerzijds het ontvangen voorschot en anderzijds het overboeken van het saldo van een andere bankrekening (in verband met wisseling van bankrekening). Bij de vaststelling door de provincie Overijssel dient met dit aspect rekening te worden gehouden. Bij de overige fracties sluiten de ontvangen bijdragen aan met toekenningsbrieven. 3) Het verrichten van een deelw aarneming van in totaal 15 verantwoorde kostenposten per fractie over het jaar 2011 (vanaf 9 maart 2011). In overleg met mevrouw R. Wiggers en de penningmeesters van de fracties is bepaald dat voor nieuwe fracties aanvullende werkzaamheden zullen worden uitgevoerd. Voor deze fracties zijn 25 deelwaarnemingen uitgevoerd. Voor de deelwaarnemingen is vastgesteld in hoeverre de verantwoorde kosten voldoen aan de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009. Eventuele bevindingen zijn via e-mail afgestemd met de fracties. Daarnaast zijn vraagpunten besproken met de griffier en een medewerker van de eenheid bedrijfsvoering. Om de geselecteerde kostenposten te onderzoeken, is een analyse uitgevoerd op de geldende regelgeving (zie bijlage 1). Onderstaand zijn de uitkomsten hiervan weergegeven. De regelgeving is in voorgaande jaren reeds afgestemd met de griffie van provincie Overijssel.

Uitkomsten

deelwaarneming

Onderstaand zijn de bijzonderheden uit de verrichte deelwaarneming weergegeven: Door de fractie van de 50+ partij wordt maandelijks een vaste vergoeding van € 10 aan de fractieleden betaald voor de kosten van verwarming en licht voor een studeerkamer/studeerhoek. Dit aangezien stukken thuis worden bestudeerd. De vergoedingen worden verder niet onderbouwd. Het is onzeker in hoeverre deze kosten mogen worden verantwoord ten laste van het budget voor fractieondersteuning.

Provincie Overijssel, WO/eo2ó4637/SJD/SvD Pagina 3 van 8

pwc Door de fractie van de 50+ p artij is € 45 aan het Statenlid betaald als vergoeding voor telefoonkosten. Telefoonkosten dienen door het Statenlid uit de persoonlijke onkostenvergoeding worden bekostigd en zijn derhalve ten onrechte ten laste van het budget voor fractieondersteuning gebracht. In de verantwoording van de fractie van Groenlinks is € 134 aan kosten opgenomen die betrekking hebben op het jaar 2012. De reden waarom deze kosten ten laste van 2011 zijn gebracht is niet geheel duidelijk. De fractie heeft aangegeven deze kosten niet meer in 2012 te zullen verantwoorden. Door de fractie van de P W worden de maandelijkse mobiele telefoonkosten (gerelateerd aan de fractie) van individuele fractieleden door de fractie betaald en daarna achteraf teruggevorderd van de fractieleden. Een bedrag van € 389 is nog niet teruggevorderd van een fractielid. Dit bedrag is ten laste van het budget fractieondersteuning over 2011 gebracht. De terugvordering (bate) van deze rekeningen zal in de verantwoording van 2012 worden opgenomen. De geconstateerde bevindingen zijn aan de fracties voorgelegd en akkoord bevonden. 4) Het op hoofdlijnen doornemen van de administratie op opvallende posten en de kwaliteit van de administratie. De uitkomsten van het doornemen van de verantwoordingen zijn opgenomen onder punt 3. In algemene zin wordt door de fracties een adequate administratie gevoerd. Algemeen aandachtspunt is het adequaat documenteren van fractiebesluiten over cursussen, seminars en congressen. Uit verkregen toelichtingen is gebleken dat fracties akkoord zijn gegaan met het bijwonen van deze bijeenkomsten. Formele documentatie (fractiebesluit) ontbreekt hierbij vaak.

Beperking in het gebruik en verspreidingskring Deze rapportage is uitsluitend bestemd voor provincie Overijssel, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Wij attenderen u er derhalve op dat de rapportage niet (geheel of gedeeltelijk) aan anderen mag worden verstrekt zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn gaarne bereid de inhoud van deze rapportage verder toe te lichten. Hoogachtend, PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.

W.J. J. Verdegaal-Ong RA partner Provincie Overijssel, WO/eo264ó37/SJD/SvD Pagina 4 van 8

pwc Bijlage i Analyse regelgeving Onderstaand hebben wij de geldende regelgeving geanalyseerd. Hierbij is een splitsing gemaakt tussen toegestane kosten en kosten die niet gedeclareerd mogen worden uit fractievergoedingen. In ons onderzoek hebben wij ons gericht op de volgende regelgeving: > Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009. > Verordening Rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2007. > De Provinciewet. Welke kosten zijn toegestaan? Elke fractie krijgt jaarlijks een vast deel per fractie en een flexibel deel per fractielid. In onderstaande paragraaf wordt op basis van de regelgeving aangegeven aan welke doeleinden de bijdrage mag worden besteed. Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 Artikel 8 lid 1: Fracties besteden de bijdragen om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. Artikel 8 lid 2: Kosten die namens de fractie gemaakt worden of de fractie betreffen kunnen, indien er een fractiebesluit aan ten grondslag ligt, uit de fractievergoeding bestreden worden. Uit de toelichting op artikel 8 van de verordening blijkt dat de bijdrage besteed moet worden aan statenwerkzaamheden. Daarnaast komen de volgende kosten voor vergoeding in aanmerking, mits een fractiebesluit ten grondslag ligt aan de kosten: > > > > >

Kosten van aanschaf en gebruik apparatuur (niet zijnde de computerconfiguratie op basis van de verordening Rechtspositie Statenleden, gedeputeerden en commissieleden). Kosten voor "lief en leed" vo or Statenleden. Vergaderkosten. Kosten werkbezoeken. Opleidingen voor Statenleden.

Ook de kosten van een administratiekantoor of een stichting voor het uitvoeren van administratieve taken mogen ten laste van de fractievergoeding worden gebracht. De kosten voor het inschakelen van derden mogen hierbij geen onevenredig beslag leggen op de fractiemiddelen. Wat mag niet? Op basis van de genoemde regelgeving hebben wij hierna uitgewerkt welke kosten niet uit het budget fractieondersteuning gefinancierd kunnen worden.

Provincie Overijssel, WO/eo264ó37/SJD/SvD Pagina 5 van 8

pwc Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009 Artikel 8 lid 2 De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: > Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen. > Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van gespecificeerde, reële declaraties. > Giften. > Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden toekomen. Uit de toelichting op artikel 8 van de verordening blijkt dat de bijdrage niet besteed mag worden aan verkiezingscampagnes en dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk niet mogen aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Uit bijlage II, aanvullende toelichting op artikel 8 van de verordening blijkt dat de fractievergoedingen niet besteed mogen aan de volgende doeleinden: > > >

Vergoeding voor de werkzaamheden als Statenlid. Onkosten van Statenleden die gedekt dienen te worden uit de maandelijkse onkostenvergoeding. Reis- en verblijfkosten voor het bijwonen van vergaderingen van Provinciale Staten of commissies van Provinciale Staten, dan wel reizen die op initiatief van de provincie Overijssel worden gemaakt. > Abonnementskosten voor internet.

Tevens is in de toelichting op de verordening een tabel opgenomen met daarin een uitwerking van de soorten vergoedingen en de daarbij behorende soort uitgaven en gestelde voorwaarden. Dit overzicht biedt naar onze mening goed zicht in de uitgaven die zijn toegestaan en de voorwaarden die hieraan worden gesteld.

Provincie Overijssel, WO/eo264637/SJD/SvD Pagina 6 van 8

pu>c Voor de volledigheid is deze tabel hierna opgenomen: »ren

Soort vefpoeäing_

onkostenvergoeding

contributies an lidmaatschappen

door SZK vastgesteld bedrag o.g.v. circulaire BZK mossen tope« vergoed dan ten laste worden oelegd

zakelijke telefoonkosten bursaykostsfs an porti

ra!s- en verblijfskosten voor bijwonen vergaderingen PS of commissies van PS, dsn wsl roteert op initiatief vsn de pvert|ssel gemaald

overteojlna; van de bewijsstukken

onder overlegging van de noodzakelijke bewijsstukken (nota). Deze kosten mogen niet ten laste van het fraetieötsdget

maximum van € 24,50 per maand (onbelast)'

ten laä:e van fracöfibudget dte bijdragen aan de behoorlijke vervuillnp. van het tan laste van fracöeoudget

i * en verbUffëkosfcen voor fractieactiviteiten

kosten voer

ot^defwerpen van de

een lunch»

of caterfno, Sü hebösn met de

tsn SasEs van tadäeoudget

kosten voor bijeenkomst» (voor zover net Statenleden en ondersteuners betreft) rvMBt esn

ten laste van fractäsöüdset

telefoon- sn Int&mstkosten gemaakt I*

een taste vsn rraCaeoiäQtjec

11

■ i

r|

e.d.)

Pagina 7 van 8

functioneren van da fratitte onder overlegging van de

«i

kosten intake huisvesting {huur,

Provincie Overijssel, WO/eo2ó4637/SJD/SvD

fractiebesSuft waarin tot uitdrukking komt dat

onder ovarteejlng van de noodzakelijke bewijsstukken

mm

pwc Verordening rechtspositie statenleden, gedeputeerden en commissieleden 2007 Enkele van toepassing zijnde aspecten uit deze verordening zijn door de provincie nader uitgewerkt in de toelichting op de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2009. Aanvullend zijn de volgende bepalingen van belang: Artikel 8: Op aanvraag kunnen Statenleden ten behoeve van de vervulling van het Statenlidmaatschap een vergoeding krijgen voor de aanschaf van een computer, bijbehorende apparatuur, vervanging, software en een onderhoudscontract. Op basis van dit artikel komen bovenstaande kosten van Statenleden niet voor vergoeding uit het budget voor fractieondersteuning in aanmerking.

Provincie Overijssel, WO/eo26463?/SJD/SvD Pagina 8 van 8