6RIWZDUHRSGHWHVWEDQN. Pakket ([DFW&RPSDFW)LQDQFLHHO

6RIWZDUHRSGHWHVWEDQN Pakket ([DFW&RPSDFW)LQDQFLHHO

Datum: Door: Internet: Rapportnr:

24 maart 2003 GBNED / Gerard Bottemanne www.softwarepakketten.nl 2003-01

Software op de testbank – Exact Compact Financieel 2000

Disclaimer Hoewel bij het uitvoeren van het onderzoek en het samenstellen van dit document de uiterste zorg is betracht, aanvaard GBNED op geen enkele wijze aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden van dit document. De pakketspecificaties en eigenschappen zijn afkomstig van de leverancier van het pakket. Wij hebben niet de juistheid en volledigheid daarvan kunnen controleren.

Copyright Dit document mag niet, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door GBNED, openbaar worden gemaakt op welke wijze dan ook.

Auteur Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met de auteur van dit document: Gerard Bottemanne, email [email protected]  GBNED

2


)LQDQFLHHOSDNNHWRSGHWHVWEDQN ([DFW&RPSDFW)LQDQFLHHO 3DNNHWPHWRQJHNHQGYHHOLQVWHOPRJHOLMNKHGHQ Exact Compact 2000 is de opvolger van Exact Compact voor DOS en Exact Compact voor Windows. Het pakket is verkrijgbaar in meerdere uitvoeringen: Exact Compact 2000 Financieel en Exact Compact 2000 Factuur. Verder is het pakket verkrijgbaar in een single user versie en in een netwerkversie. In beide versies is het mogelijk totaal vier administraties op te voeren. Dat laatste is opmerkelijk omdat het in de voorgaande versie (Exact Compact voor Windows) nog mogelijk was om 999 administraties te voeren. In de netwerkversie zijn maximaal vier gebruikers toegestaan. :LMJLQJHQDDQGHJDQJPHWGHEDVLVYHUVLHGLHHXURNRVWSHUJHEUXLNHU. 6\VWHHPYHUHLVWHQ Volgens de documentatie draait het pakket onder Windows 2000 professional of windows XP. Ook wordt geadviseerd te werken met een schermresolutie van 1024 x 768 pixels en minimaal Explorer 5.5. Opmerkelijk is dat het gebruik van Microsoft Excel 2000 of Office XP is vereist. Dat laatste maakt het pakket minder aantrekkelijk als je bijvoorbeeld werkt met een ander Office pakket of een oudere versie van Office. Een update is dan een vereiste. 'HLQVWDOODWLH Om te kunnen starten moet in ons geval een licentievoucher opgehaald worden via de website van Exact. Het inloggen op de support website mislukt na opgave van gebruikerscode en wachtwoord. Jammer is dat er een scherm wordt weergegeven met een volgens ons onduidelijke tekst in het Engels. Wij komen daar niet verder mee. Vervolgens telefonisch contact opgenomen met de supportafdeling van Exact. Binnen 1 minuut hadden wij trouwens iemand aan de telefoon. Die vroeg naar het besturingssysteem waar wij mee werken. Dat verklaarde het probleem. Wij maken gebruik van windows XP Professional en daar geldt een iets andere inlog procedure voor de website. Na een korte uitleg konden wij verder en verliep de installatie eigenlijk probleemloos. Af en toe een vraag bevestigen en ook de aanwezigheid van onze Firewall “Zone Alarm” leverde geen problemen op. Alleen aan het einde van de installatie leek het even mis te gaan. Wij kregen de melding “Time remaining 1 seconds” en toen duurde het nog enkele minuten voordat de melding kwam “Installatie gelukt; herstart Windows”. Naast het pakket zelf wordt ook de Microsoft Desktop Engine (MSDE) geïnstalleerd. Het pakket maakt gebruik van een MSDE 2000 database (feitelijk is dit een variant van de SQL Server database van Microsoft, een zeer krachtig databasesysteem). )XQFWLRQDOLWHLW Onze versie bevat functionaliteit voor grootboek, debiteuren, crediteuren, BTW  GBNED

3


aangifte en elektronisch bankieren. Verder een ingebouwde backup wizard, updates via internet en geïntegreerde helpfuncties. De factuurversie (die aangeboden wordt voor 1.450,- euro) bevat een artikelbestand, betalingsherinneringen en omzetstatistieken. Maar wij beperken ons dus tot de basisversie. %HSHUNLQJHQ De aangeboden basisversie kent wel een aantal beperkingen. Zo bevat de grootboekadministratie geen kostenplaatsen of kostendragers. Aanmaningen zijn alleen mogelijk in de factuurversie, de BTW functie kent geen ICT aangifte en verder ontbreekt ook de automatische incasso voor debiteuren. Het is natuurlijk maar de vraag of u hinder heeft van deze beperkingen. Gezien de doelgroep van het pakket “bedrijven tot zo’n 10 werknemers” zal de functionaliteit in de meeste gevallen zeker voldoende zijn. Alleen de aanmaning hadden wij graag in de basisversie gezien. De visie van Exact is dat aanmaningen onderdeel uitmaakt van het factuurpakket (Exact Compact 2000 Factuur). In ieder geval raden wij potentiële gebruikers aan vooraf goed notie te nemen van de aanwezige functionaliteit. De website van Exact biedt daartoe een uitstekend overzicht. Zo voorkomt u achteraf verrassingen. Ook handig vinden wij de verschillenlijst op de website van Exact. U ziet dan direct wat in welke versie zit en kunt op basis daarvan uw keuze maken. $DQPDNHQDGPLQLVWUDWLH Nadat het systeem opnieuw is opgestart hebben wij direct gekozen voor “Administratie aanmaken”. Wij willen (nieuwe) gebruikers van het systeem met nadruk adviseren de bijgeleverde gebruikersdocumentatie door te nemen, alvorens aan de slag te gaan. Onze werkwijze om maar direct op de knoppen te drukken is natuurlijk niet aan te bevelen bij het inrichten van een nieuwe administratie. De documentatie oogt trouwens degelijk en volledig. Met name het document “Aan de slag met Exact Compact 2000” begeleid stapsgewijs de installatie en het aanmaken van een administratie. Ook wordt in dit document direct aandacht geschonken aan Beheer met een uitgebreide toelichting op de ingebouwde Backup procedure. Dat laatste vinden wij zeker geen overbodige luxe. Bij het inrichten van een nieuwe administratie wordt tevens de mogelijkheid geboden om een aantal stamgegevens over te nemen vanuit de installatie (grootboek, dagboeken en btw codes). Erg handig als je al een basis wilt hebben voor de verdere inrichting van de administratie. Een minpuntje vinden wij dat een aantal gegevens in het Engels worden overgenomen, zoals banken en landnamen. De taalkeuze van het pakket is beperkt tot Nederlands in ons geval, dus zou je mogen verwachten dat alle gegevens ook in het Nederlands zijn. +DQGLJYRRUEHVWDDQGH([DFWJHEUXLNHUV Handig voor bestaande Exact klanten is de mogelijkheid om gegevens over te nemen uit Exact voor DOS, Exact voor Windows en Exact Compact voor Windows. Wij hebben dit niet uitgeprobeerd. %DVLVJHJHYHQV

 GBNED

4


Alvorens wij echt kunnen gaan boekhouden moeten er eerst een aantal basisgegevens worden ingebracht. Wij hebben er voor gekozen een aantal basisgegevens automatisch over te nemen via de installatie. Het is aan te raden om vooraf rustig door te nemen welke basisgegevens en systeeminstellingen nodig zijn. Het pakket kent onder de keuze “systeem” een groot aantal instellingen en gegevens die de verdere inrichting en werking van het pakket bepalen. Zo kunt u instellingen kiezen voor: uw administratiegegevens, te koppelen grootboekrekeningen, bankgegevens, periode instellingen. Maar ook gebruikersinstellingen voor de taal, kleuren, het menu en email gebruik. De hoeveelheid gegevens is dermate uitgebreid dat wij u beslist aanraden hier rustig de tijd voor te nemen. Een puntje dat wij wel constateren is dat er instellingen voor een betalingsherinnering gekozen kunnen worden, terwijl deze niet in het (basis)pakket aanwezig is. 'DJERHNHQ U kunt zelf dagboeken aanmaken met een aantal bijbehorende gegevens, zoals dagboektype, vaste tegenrekening en boekstuknummer. Het boekstuknummer kunt u vooraf per boekjaar opgeven en dat is natuurlijk handig als ieder jaar een nieuwe nummerreeks van toepassing is. Jammer vonden wij dat dagboeken genummerd moeten worden. Alleen volstaan met eenvoudige afkortingen als KAS is niet mogelijk. *URRWERHNJHJHYHQV Grootboekrekeningen kunt u groeperen naar categorieen. Verder kunt u per rekening nog een aantal kenmerken opgeven, zoals: balans/Winst of verliesrekening, indicatie blokkeren (handig voor rekeningen die vanuit een subadministratie worden bijgewerkt) en een btw code. De beperkte functionaliteit van het pakket zien wij ook terug bij het grootboek. Het aantal op te geven kenmerken per rekening is niet zo uitgebreid, maar ons inziens ruim voldoende voor de meeste boekhoudingen. 'HELWHXUHQHQFUHGLWHXUHQ Wat ons opvalt is dat debiteuren en crediteuren apart ingevoerd moeten worden. Er is geen sprake van eenmalig relaties invoeren die zowel debiteur als crediteur kunnen zijn. Bij het aanmaken van zowel debiteuren als crediteuren kunt u het adres van een website opgeven en ook een email adres. U kunt ook direct een contactpersoon koppelen en deze desgewenst direct invoeren. Een contactpersoon kan daarbij aan meerdere debiteuren worden gekoppeld. Een beperking vinden wij dat bij de contactpersoon geen emailadres kan worden opgegeven. Wel een telefoonnummer en zelfs een mobiel nummer. Debiteuren kunnen via een classificatie onderverdeeld worden. De door Exact reeds ingevulde classificaties zijn in het Engels, wellicht omdat het pakket in meerdere talen kan werken. Maar u kunt zelf de classificaties in het Nederlands opgeven. Per relatie kunnen meerdere bankrekeningnummers worden opgegeven. Als gekozen wordt voor een Nederlands bankrekeningnummer wordt direct een elfproef controle (controle op bestaanbaarheid bankrekeningnummer) uitgevoerd. 9DVWOHJJHQYDQERHNLQJHQ Nadat wij enkele debiteuren hadden aangemaakt, kozen wij als eerste voor het vastleggen van verkopen. Het vastleggen van handmatige verkoopboekingen verloopt zonder problemen. Het programma doet datgene wat wij ervan verwachten. We kunnen zoeken naar debiteuren en grootboekrekeningen. Btw wordt automatisch  GBNED

5


geboekt en de omschrijving van de post wordt keurig meegenomen naar de grootboekregels. Direct na het vastleggen kozen wij voor een saldilijst debiteuren en een balans. Gegevens blijken direct te zijn verwerkt zonder eerst een verwerkingsverslag te hoeven draaien en dat is prettig. Tijdens het boeken een nieuwe debiteur of grootboekrekening aanmaken levert ook geen probleem op. Handig is ook dat je de boekingskolommen kunt aanpassen. Zo kun je min of meer het vastleggen van boekingen afstemmen op de gebruiker. Bij een boeking is het ook mogelijk een notitie vast te leggen of zelfs te verwijzen naar een extern document. Wij kozen voor het vastleggen van een notitie met tijdstempel. 8LWYRHU Ons enthousiasme bij het vastleggen van boekingen slaat om bij het opvragen van informatie. Wij kozen voor een saldilijst debiteuren en vonden de informatie wat rommelig weergegeven. Voor het opvragen van informatie moesten wij regelmatig horizontaal scrollen wat de overzichtelijkheid van de informatie van informatie op het scherm niet ten goede komt volgens ons. Verder zijn er kolommen voor informatie die niet in ons pakket zitten. Zo kent de saldilijst debiteuren een kolom “artikel” en “layout”. De selectiemogelijkheden bij het opvragen zijn daarentegen weer zeer uitgebreid. Veel overzichten in het pakket worden standaard gegenereerd in Excel. Dat verklaart ook de verplichting om in het bezit te zijn van Excel bij de aanschaf van het pakket. Onduidelijk is waarom slechts een deel van de overzichten via Excel wordt aangemaakt en waarom dan niet allemaal. Een saldilijst debiteuren wordt eerst aangemaakt op het scherm en kun je vervolgens exporteren naar Excel, terwijl bij het opvragen van een ouderdomsanalyse debiteuren direct de mogelijkheid tot printen wordt geboden zonder export naar Excel. Wel weer enthousiast waren wij over de BTW aangifte. Het model van de Fiscus komt direct uit het systeem rollen. Kwestie van alles vooraf goed coderen en de aangifte rolt automatisch uit het systeem. Ook biedt het systeem de mogelijkheid tot het aanmaken van een Auditfile (een bestand waarmee de belastingdienst en Accountants een administratie kunnen controleren). Het inbouwen van de opvolger van de Auditfile die eind vorig jaar op de markt is gekomen, te weten “XML Auditfile Financieel”, heeft Exact onderhanden tijdens onze evaluatie. Het is natuurlijk prettig te weten dat Exact rekening houdt met dit soort ontwikkelingen en zelfs betrokken is bij het tot stand komen ervan . %HWDOLQJVYHUNHHU Naast het handmatig opgeven van betalingen, op basis van bankafschriften, kent het systeem standaard functies voor automatische betalingen (crediteuren) en het automatisch verwerken (afletteren) van ontvangen bankafschriften. Het aanmaken van een betalingsvoorstel, het corrigeren daarvan en het aanmaken van een betaalbestand voor de bank (clieop bestand) levert geen problemen op. De indeling van de schermen om de transacties af te handelen vinden we voor verbetering vatbaar. Je moet steeds horizontaal scrollen voor de juiste informatie. Het verwerken  GBNED

6


van de betaalopdrachten in de crediteurenadministratie is ons niet gelukt. Zonder ondersteuning komen wij daar dus niet uit. Wij vinden de module betalingsverkeer zeer uitgebreid maar deze verdient ons inziens geen prijs voor de gebruikersinterface en ook de handleiding vinden wij op dit punt wat tekortschieten. -DDUDIVOXLWLQJ In Compact 2000 kan geboekt worden in meerdere periode periodes en meerdere boekjaren. Alle veranderingen in een voorgaand boekjaar worden automatisch overgenomen in de beginbalans van het nieuwe boekjaar. Het openen van een boekjaar is een eenvoudige handeling. Erg handig is dat per boekjaar en per boekingsperiode aangegeven kan worden welke dagboeken nog geopend zijn en welke afgesloten. Dit kan ook weer gewijzigd worden. Het daadwerkelijk afsluiten van een boekjaar vindt plaats door de functie “Verwerken resultaat”. Het saldo van de winst en verlies rekening wordt dan automatisch geboekt naar de balans. Vervolgens moeten dan alle periodes en dagboeken voor dat boekjaar worden geblokkeerd voor boeken. Dit moet handmatig per periode en dagboek worden gekozen en kan niet in een keer voor het totale boekjaar. Dat laatste hadden wij wel handig gevonden. Na de blokkering van periodes blijven alle gegevens van dat boekjaar aanwezig in het systeem. Alle informatie is dus achteraf nog te raadplegen. Volgens de documentatie kan telkens het oudste boekjaar ook fysiek worden verwijderd om ruimte te maken op de harde schijf. Wij hebben dat niet uitgeprobeerd. 6\VWHHPEHKHHU Het systeembeheer start met een groot aantal instellingen bij het aanmaken van een administratie. Verder voorziet het systeem in een ingebouwde backup faciliteit. Wij hebben dat geprobeerd maar kregen uiteindelijk de melding “Kan geen backup maken”, zonder verdere aanduiding van de reden. Navraag bij Exact leert dat dan in de meeste gevallen de betreffende administratie niet is afgesloten. Ook bij dit punt raden wij gebruikers aan vooraf goed de handleiding door te nemen en niet onze werkwijze te volgen door direct aan de slag te gaan. Verder bevat het systeem een aantal controlefuncties. Ons viel de “financiële consistentiecontrole” op. Deze functie controleert de juistheid van een aantal gegevens binnen de bestanden. Wat ons daarbij opvalt zijn de vele engelse omschrijvingen, zoals “financial transaction on items” en “Warehouse links G/L transactions”. Voor ons had daar duidelijk meer aandacht aan geschonken mogen worden. Dit komt op ons slordig over. 'RFXPHQWDWLH De bij het pakket geleverde documentatie vinden wij zeker voldoende. Alleen de handleiding voor betalingsverkeer vinden wij voor verbetering vatbaar. Naast een uitgebreide gebruikershandleiding konden wij ook prima uit de voeten met de online helpfuncties. Een minpuntje is dat de online helpteksten niet op maat aangepast kunnen worden. 6HUYLFH Een onderhoudabonnement is niet verplicht en kost vanaf 190,- euro (zo’n 20% van  GBNED

7


de aanschafprijs). Bij een onderhoudsabonnement zijn updates inbegrepen en onbeperkt bellen met de service desk. +HOSGHVN¶V$YRQGVEHUHLNEDDU Naast normale kantooruren is de helpdesk van Exact van maandag t/m donderdag bereikbaar tot 20.00 uur. Dat is natuurlijk prettig als je als ondernemer na afloop van een werkdag aan de gang gaat met het pakket en daarbij gebruik wil maken van de helpdesk. Exact heeft een “Customer portal” opgezet via internet waar klanten ook terecht kunnen voor ondermeer veelgestelde vragen. %LQQHQHHQ PLQXXWFRQWDFWPHWGHKHOSGHVN Exact is er trots op dat zij klanten kunnen garanderen dat deze binnen een (1) minuut iemand aan de telefoon hebben bij de helpdesk. Wij hebben zelf even een kijkje in de keuken mogen nemen bij de helpdesk van Exact en kennis kunnen nemen van een geavanceerd service systeem om bovenstaande waar te kunnen maken. 8SGDWHVYLD,QWHUQHW Exact brengt regelmatig updates uit van het pakket. Handig is dat de updates direct vanuit het pakket opgehaald kunnen worden via het internet en daarbij automatisch geïnstalleerd worden. Het enige dat u daarvoor nodig heeft is een internetverbinding en het liefst een redelijke snelle verbinding. Gezien de opmars van ondermeel ADSL in Nederland, verwachten wij dat dit laatste voor de meeste ondernemers geen probleem zal vormen. &RQFOXVLH Exact Compact 2000 Financieel geeft ons de indruk van een goed, maar enigszins beperkt boekhoudpakket voor de prijs waarvoor het aangeboden wordt. Hoewel het pakket erg veel instelmogelijkheden kent, vinden wij de geboden functionaliteit aan de beperkte kant maar wel voldoende voor de doelgroep (bedrijven tot zo’n 10 werknemers) waar het pakket op is afgestemd. Zeker tevreden zijn wij over het vastleggen van boekingen. Maar een deel van de uitvoer vinden wij voor verbetering vatbaar. Als u wilt werken met kostenplaatsen of automatische incasso dan bent u aangewezen op Exact Globe 2000. En het vervaardigen van een aanmaning is alleen mogelijk in de factuur versie. Het pakket oogt op een aantal punten slordig vinden wij. Een aantal teksten is in het Engels (Exact heeft inmiddels aangegeven dat dit wordt verholpen) en bij een aantal schermen moet je horizontaal scrollen en verschijnen kolommen over informatie die niet in het pakket aanwezig is. Als u echter op zoek bent naar een beperkt boekhoudprogramma met veel instelmogelijkheden, dan lijkt Exact Compact 2000 Financieel ons een geschikt pakket. Hoewel wij de factureringsmodule niet hebben getest krijgen wij de indruk dat de functionaliteit daarvan zeker voldoende is voor het invoeren en vervaardigen van facturen. Bij echte Excel liefhebbers zal het pakket ook wel in de smaak vallen. Bent u op zoek naar een pakket met groeimogelijkheden dan is het pakket zeker geschikt. U kunt niet alleen doorgroeien naar de Exact Compact 2000 Factuur versie, maar ook naar de grotere broer van het pakket “Exact Globe 2000”.

 GBNED

8


Een pluspunt dat zeker het vermelden waard is vinden wij de service die geboden wordt door Exact (helpdesk ’s avonds open en goed bereikbaar, informatie op internet en automatische updates via internet). Een minpunt vinden wij de eisen die gesteld worden aan het systeem waarop het pakket draait. Minimaal moet gewerkt worden met Windows 2000 professional en Microsoft Excel 2000. Deze voorwaarden leiden tot een aanmerkelijk hogere investering als je niet aan de systeemeisen kunt voldoen. Voor nieuwe gebruikers zal dit meestal niet zo’n probleem zijn, maar voor bestaande gebruikers met een wat oudere versie van Windows en Microsoft Office is dit zeker een punt van aandacht vinden wij. Aan de andere kant beschikt u dan wel over een pakket dat gebruik maakt van moderne technologie. 6FRUH Ons oordeel hebben wij als volgt samengevat (schaal 1-5): (1=slecht, 2=matig, 3=voldoende, 4=ruim voldoende, 5=goed) Installatie Gebruikersdocumentatie Functionaliteit Basisgegevens Boekingen Uitvoer Bediening (gebruikersgemak) Service Prijs/prestatie verhouding

5 5 3 3 5 2 5 5 3

Voor meer informatie kunnen wij u verwijzen naar de website van Exact (www.exact.nl). Op uitgebreide wijze is daar een overzicht opgenomen van de aanwezige specificaties binnen Exact Compact 2000 en een verschillenlijst met de systemen Exact Compact voor Windows basis en Exact Globe 2000. Onderstaand vindt u de specificatie zoals opgegeven door de producent.

 GBNED

9


Eigenschappen pakket([DFW&RPSDFW)LQDQFLHHO Onderstaande gegevens zijn afkomstig van www.softwarepakketten.nl. Deze gegevens kunnen door de leverancier zelf on-line worden bijgewerkt en dus op enig moment afwijken van onderstaande informatie. Pakket([DFW&RPSDFW)LQDQFLHHO Omschrijving pakket

Complete financiële administratie

Onderdeel ander pakket Exact Compact 2000 Leverancier

Exact Automatisering B.V.

Versie pakket Taal pakket

NED

Taal handleiding

NED

Prijsindicatie

950 euro

Onderhoudskosten

190 euro

Website

http://www.exactcompact.nl

In Nederland sinds

01-12-2001

Geschikt voor

K ( K=klein / M=middel / G=groot / I=internationale bedrijven )

Demoversie beschikbaar Opensource licentie Levering via dealers Broncode gedeponeerd (escrow) Webenabled Raadplegen via internet Muteren via internet Profiel pakket

Productlijn die de boekhouding van uw onderneming nog eenvoudiger, efficiënter en leuker maakt. Aan de basis van deze productlijn staat het pakket voor het voeren van uw complete financiële administratie: Exact Compact 2000 Financieel. U kunt met Exact Compact 2000 Financieel: · een volledige grootboek-, debiteuren- en crediteurenadministratie voeren · elektronisch bankieren · binnenlandse BTW-aangifte genereren Overzicht Functionaliteit: - Complete boekhoud oplossing voor de kleinzakelijke markt. - Meerdere boekjaren. - Uitgebreid debiteuren-/crediteurenbeheer. - Uitgebreide managementoverzichten. - Telebankieren.

Besturingssystemen

WIN2000, WINXP,

Databases

MS-SQL,

 GBNED

10

Software op de testbank – Exact Compact Financieel 2000 (LJHQVFKDSSHQSDNNHW : S=standaard, O=optie, D=deels, V=verwacht, A=in ander pakket / T=zie toelichting Verklaring ' kode' Eigenschapgroep %('5,-)6$33/,&$7,(6 > $OJHPHHQDOOH%HGULMIVDSSOLFDWLHV (LJHQVFKDS

$DQZH]LJ .RGH 7RHOLFKWLQJ

DOS versie, tot wanneer ondersteund

(zie toel.)

T

Pakket draait onder de meest recente besturingssystemen van Microsoft Windows 2000, Windows XP Home en Prof. edition.

Hoe is toegang/autorisatie geregeld

(zie toel.)

T

Single user versie is direct toegankelijk.

Single-, multi-user of in beide uitvoeringen

(zie toel.)

T

Beide uitvoeringen, maximaal 4 werkplekken.

Is maatwerk op het pakket mogelijk

(zie toel.)

T

In overleg met leverancier

Waar kan het pakket aangeschaft (zie toel.) worden

T

Het pakket kan bij geautoriseerde Dealers en diverse verkooppunten worden aangeschaft.

Eisen computer (client en/of server)

(zie toel.)

T

Single user versie: Microsoft Windows 2000 Professional of Windows XP Home Edition of Microsoft Windows XP Professional Edition. Tenminste MS Internet Explorer 5.5 of hoger en MS Excel 2000 of Office XP. Internetaansluiting voor updates van de software. De multi user versie draait vanaf een Windows NT server versie 4.

Hoeveel gebruikers tegelijkertijd

(zie toel.)

T

Single user versie: 1 gebruiker, Multi werkplek versie: maximaal 4 gebruikers. Voor elke extra gebruiker dient een extra pakket te worden aangeschaft.

Welke garantie is er

(zie toel.)

T

Conform wettelijke voorwaarden.

Beperking in aantallen (basisgeg,mutaties)

(zie toel.)

T

Max. 999 dagboeken per soort. Max. 4 administraties. Het aantal boekjaren, debiteuren en crediteuren is onbeperkt.

Eigenschapgroep %('5,-)6$33/,&$7,(6 > *HEUXLNHUVYULHQGHOLMNKHLG (LJHQVFKDS


Zijn er invoer wizards aanwezig?

S

Tijdens muteren vaste gegevens invoeren?

S

Zijn er online helpfuncties aanwezig?

S

Bij de conversie, het muteren en de backup

Zijn online helpfuncties aanpasbaar? Is de handleiding online aanwezig?

S

Is de handleiding online aanpasbaar? S

Rapporten eerst via scherm opvraagbaar? Uitvoer HTML, XML PDF (kort

 GBNED

(zie toel.)

T

Uitvoer naar Excel (en van daaruit naar andere

11


toelichten)

formaten)

Kolommen tonen/niet tonen per tabel

S

Kolommen zelf definieerbaar

Eigenschapgroep %('5,-)6$33/,&$7,(6 > ,PSOHPHQWDWLHHQRQGHUKRXG (LJHQVFKDS


Wie verzorgd de installatie van het pakket?

(zie toel.)

T

Naar keuze de dealer of de klant zelf.

Hoe is de opleiding geregeld?

(zie toel.)

T

Instructie kan door dealer worden verzorgd. Exact heeft klassikaal een opleiding van 2 dagen of 2 avonden.

Welke documentatie wordt geleverd?

(zie toel.)

T

Een installatie handleiding en een uitgebreide gebruikershandleiding en offline en online helpfuncties.

Hoe worden update beschikbaar gesteld?

(zie toel.)

T

Vanuit de software met één druk op de knop via internet of via cd-rom.

Is er een gebruikersgroep, zoja wat is adres?

(zie toel.)

T

Hoe is continuitet pakket veiliggesteld?

(zie toel.)

T

Exact is een vooraanstaande producent van administratieve software. Sinds het bedrijf in 1984 werd opgericht is het uitgegroeid tot een van de belangrijkste ondernemingen ter wereld op het gebied van zakelijke software-oplossingen voor middelgrote organisaties. Exact-software is beschikbaar in 26 talen en wordt in 126 landen gebruikt en biedt hierdoor continuïteit bij de ontwikkeling van nieuwe software.

Wat is begrepen in de onderhoudskosten?

(zie toel.)

T

Updates en upgrades, telefonische en schriftelijke ondersteuning tot 20.00 uur, Exact Customer Portal, Exact Nieuws.

Welke helpdeskfaciliteiten zijn er? (zie toel.)

T

Telefonisch support, openingstijden van 8.30 20.00 uur ma t/m do. Vrijdag tot 17.30 uur. Op het internet via de Exact Customer portal. Hier kunt u zoeken in de kennisdatabase en kunt u online vragen stellen.

Hoe is de Backup geregeld?

T

Pakket kent een ingebouwde backup faciliteit. Extern backup medium wordt geadviseerd.

(zie toel.)

Eigenschapgroep %('5,-)6$33/,&$7,(6 > .RVWHQSDNNHW (LJHQVFKDS


Licentiekosten (opbouw kort aangeven)

(zie toel.)

T

Single user 950,- euro, Multi werkplek 950,- euro per extra gebruiker (max. 4).

Tarief installatie ter plaatse

(zie toel.)

T

Afhankelijk van de Exact-dealer

Gemiddelde duur installatie

(zie toel.)

T

30 minuten

Tarief instructie ter plaatse

(zie toel.)

T

Afhankelijk van de Exact-dealer

Gemiddelde duur instructie

(zie toel.)

T

Afhankelijk van de (boekhoudkundige) kennis van de gebruiker.

Onderhoudskosten

(zie toel.)

T

190,- euro

 GBNED

12


Kosten helpdesk

(zie toel.)

T

Begrepen in onderhoudsovereenkomst

Overige kosten

(zie toel.)

T

Geen

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > $OJHPHQHPRGXOHVILQDQFLHHOSDNNHW (LJHQVFKDS


Vaste activa

A

Electronisch bankieren

S

zie Exact Globe 2000, E-Activa

Facturering

O

Zie Exact Compact 2000 Factuur

Projectenadministratie

A

zie Exact Globe 2000, E-Project

Kostenplaatsen en soorten

A

zie Exact Globe 2000, E-Kostenanalyse

Consolidatie

A

zie e-Synergy, e-Financials

Debiteuren en crediteuren

S

Electronisch factureren

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > $GGLWLRQHOHIXQFWLRQDOLWHLW (LJHQVFKDS


Vreemde valuta grootboek Vreemde valuta debiteuren/crediteuren Vreemde valuta overige subadministraties Dossieradministratie Workflow functionaliteit Activity Based Costing functionaliteit Verplichtingenadministratie Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > $OJHPHQHNHQPHUNHQ (LJHQVFKDS


Meerdere administraties

S

Maximaal 4

Basisgegevens beschikbaar (rekeningschema)

S

Naar keuze

Demoversie beschikbaar

S

Kopieeren administraties

S

GebruikerID en mutatiedatum bij alle mutaties

S

Logging mutaties basisgegevens Zoeken mutaties op boekstuk, factuur e.d.

S

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > ,QYRHUHQPXWDWLHV

 GBNED

13

Software op de testbank – Exact Compact Financieel 2000 (LJHQVFKDS


Direct bijwerken na boeken

S

Correcties mogelijk na bijwerken

S

Boekingen in meerdere periodes

S

Boekingen in meerdere boekjaren

S

Aanmaken stambestanden tijdens boeken

S

en na verwerken

Stornoboekingen Toevoegen notitie per boeking

S

Toevoegen/koppelen bijlage per boeking

S

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > -RXUQDDOSRVWHQ (LJHQVFKDS


Import journaalposten andere systemen

(zie toel.)

T

WinCar, AEC-Objects

Voorafgaande journaalposten Meerdere boekjaren tegelijkertijd

S

Automatische RC boekingen tussen bedrijven Vaste periodieke journaalposten Automatische verdeelsleutels Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > *URRWERHNDGPLQLVWUDWLH (LJHQVFKDS Vrij in te delen rekeningschema

$DQZH]LJ .RGH 7RHOLFKWLQJ S

Herwaardering vreemde valuta grootboek Kostenverdeelstaat Budgettering Eenheden (aantallen) muteren Jaarrekening Kasstroomoverzicht (herkomst, bestedingen) Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > *URRWERHNDGPLQLVWUDWLH!%7: (LJHQVFKDS BTW aangifte binnenland


BTW aangifte buitenland ICT aangifte (intacommunautair) BTW verlegd

 GBNED

S

14


Aangiftehistorie opvraagbaar

S

BTW-nummer per relatie en land Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > 'HELWHXUHQHQFUHGLWHXUHQ (LJHQVFKDS


Relatie zowel debiteur als crediteur Vrije velden mogelijk Rekening Courant per relatie mogelijk Aantekeningen per relatie

S

Koppeling NCM module Koppeling andere modules (toelichten)

(zie toel.)

T

OEM-overeenkomsten voor verticale oplossingen.

Herw. vreemde valuta openstaande posten Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > 'HELWHXUHQHQFUHGLWHXUHQ!,QIRUPDWLH (LJHQVFKDS


Saldilijst

S

Openstaande postenlijst

S

Ouderdomsanalyse

S

Factuurhistorie

S

Etiketten printen

S

Mailing aan relaties mogelijk Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > 'HELWHXUHQHQFUHGLWHXUHQ!%DQNQUV (LJHQVFKDS Buitenlandse debiteuren/crediteuren


IBAN nummer aanwezig per crediteur SWIFT-adres aanwezig per crediteur

S

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > 'HELWHXUHQ!$DQPDQHQ (LJHQVFKDS


Aantal keren gemaand bijhouden Zelf layout aanmaning bepalen Koppeling Office toepassing

 GBNED

15


Berekening rente Autom. boeking rente Maningen per email verzenden Betalingsregeling vastleggen Minimum bedrag aanmaning Verrekenen ontvangsten Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > 'HELWHXUHQ!$XWRPDWLVFKLQFDVVHUHQ (LJHQVFKDS


Bestand op tape/diskette aanmaken Aanmaken begeleidingsformulier Koppeling Electronisch bankieren Incassovoorstel aanmaken/wijzigen Minimum en maximum te incasseren Automatisch boekhouding bijwerken Enkelvoudige incasso (per factuur) Verzamelincasso (per debiteur) Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > &UHGLWHXUHQ!$XWRPDWLVFKHEHWDOLQJHQ (LJHQVFKDS


Clieop bestand aanmaken

S

Koppeling Electronisch bankieren

S

Betalingsvoorstel aanmaken en wijzigen

S

Alle grote Nederlandse banken

Betalen creditnota' s debiteuren Buitenlande betalingen Automatisch boekhouding bijwerken

S

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > (OHNWURQLVFKEDQNLHUHQ (LJHQVFKDS


Automatisch matchen openstaande posten

S

Boeken vooruitbetalingen

S

Boeken op grootboekrekeningen

S

Dagafschriften inlezen meerdere banken

S

 GBNED

16


Historie dagafschriften opvraagbaar

S

in de lay-out van de bank

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > 8LWZLVVHOLQJILQDQFLsOHJHJHYHQV (LJHQVFKDS


Auditfile (Belastingdienst) export

S

nader in te vullen nader in te vullen XBRL export XBRL import Export naar rapportagesystemen Export naar Officetoepassingen

S

Import van Officetoepassingen Export naar ASCII-file Overige import/export

(zie toel.)

T

Eenmalige conversie vanuit andere Exact pakketten en Grote Beer.

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > ;0/$XGLWILOHILQDQFLHHO (LJHQVFKDS


XML Auditfile financieel export XML Auditfile financieel import Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > 0DQDJHPHQWLQIRUPDWLH (LJHQVFKDS


Budgettering Lijstgenerator Koppeling externe rapportagesystemen Grafische weergave managementinformatie

S

Financiële ratio' s Liquiditeitsplanning Querytool voor ad hoc analyses Meerdere boekingsdimensies Gegevens realtime bijgewerkt

S

Eigenschapgroep )LQDQFLHHODGPLQLVWUDWLH > %RXZ!)XQFWLRQDOLWHLW (LJHQVFKDS


Koppeling projectenadministratie

(zie toel.)

 GBNED

T

in combinatie met AEC-Objects

17


G-Rekening en boeking daarop

(zie toel.)

T


BTW verlegd regeling

(zie toel.)

T


Direct boeken op projecten

(zie toel.)

T


 GBNED

18

6RIWZDUHRSGHWHVWEDQN. Pakket ([DFW&RPSDFW)LQDQFLHHO

Recommend Documents