Kapitola 4: Lync
173
4. Lync 4.1 K čemu slouží aplikace Lync a její instalace Lync Instalace klienta
Lync je klient sjednocené komunikace, do níž patří zasílání rychlých zpráv, hlasové, audiovizuální hovory a konference se sdílením prezentace, tabule, aplikace, pracovní plochy. Klienta Lync je nutné nejprve nainstalovat na počítač: V portálu služeb Office 365 (http://portal.microsoftonline.com) klepneme v horizontálním panelu odkazů do odkazu Domů. V sekci Lync klepneme do odkazu Instalovat aplikaci Lync 2010. Na další stránce vybereme jazyk češtinu a 32 nebo 64bitovou verzi Lync dle verze instalovaného operačního systému Windows. Klepneme do tlačítka Nainstalovat. V dialogovém okně Stažení souboru klepneme do tlačítka Spustit. Nainstalujeme Lync a spustíme jej. Při prvním přihlášení k Lyncu je nutné ještě klepnutím do odkazu instalovat program pro přihlášení. Proběhne instalace pomocníka pro přihlášení ke službám Microsoft Online. V okně Lyncu vyplníme pole Přihlašovací adresa
[email protected] a klepneme do tlačítka Přihlásit se. Doplníme další parametry: Uživatelské jméno: shodné s přihlašovací adresou
[email protected], Heslo: heslo, které jsme používali pro přihlášení k Office 365.
4.2 Hlavní okno Hlavní okno
Nový kontakt
Skupiny uživatelů
Lync se spustí v malém okně tak, abychom jej mohli ponechat otevřený (viz obr. 4-1). Veškerá práce probíhá v rámci hlavního okna. Zobrazíme horizontální panel nabídek: Klepneme do ikony nabídky tlačítka Možnosti. Vybereme příkaz ZOBRAZIT PANEL NABÍDEK. V hlavním okně je přehled kontaktů a nástroje pro nastavení informací o přihlášeném uživateli pro ostatní uživatele. V roli Petra Nováka doplníme nové kontakty: Do pole Najít kontakt zapíšeme úplné jméno nebo alespoň jeho část, např. Eva. Pod polem jména se nabízí filtrovaný seznam uživatelů, kteří vyhověli zadané části jména. Klepneme do tlačítka Přidat do kontaktů nebo z místní nabídky uživatele vybereme příkaz PŘIDAT DO SEZNAMU KONTAKTŮ. Z nabídky vybereme příkaz PŘIDAT NOVOU SKUPINU. V seznamu uživatelů se připraví nová skupina a Lync zůstane v editaci jejího názvu. Zadáme název Programování. Pořadí skupin můžeme později z místní nabídky měnit, skupiny můžeme přejmenovat či odstranit. Skupiny slouží pro třídění kontaktů a umožňují zahájit konferenci se skupinou kontaktů. Pokud již skupiny existovaly, můžeme kontakt přidat do existující skupiny. Zvláštní skupinou jsou Časté kontakty, kam se ukládají naposledy využité kontakty a kontakty připnuté do této skupiny. Kontakty můžeme přesouvat mezi kategoriemi tažením myší. Obdobně přidáme kontakt na Marii Sladkou v nové skupině Ředitelství. Klepnutím do ikony nabídky tlačítka Možnosti zobrazení vpravo nahoře nad seznamem uživatelů zobrazíme nabídku příkazů pro seznam kontaktů: ZOBRAZENÍ SE JMÉNEM: Zobrazí se seznam kontaktů bez fotografií. ZOBRAZENÍ S FOTOGRAFIÍ: Zobrazí se seznam kontaktů s fotografií. Mezi zobrazením se jménem a s fotografií se můžeme přepínat klepnutím přímo do tlačítka Možnosti zobrazení. V obou zobrazeních se před kontaktem zobrazuje barevně jeho stav (čtvereček u jména či proužek na levém okraji fotografie) a za kontaktem případně doba v minutách či hodinách, kdy je kontakt v posledním stavu. ZOBRAZIT TEXT STAVU: Zobrazení textové informace o aktuálním stavu a jeho délce lze potlačit.
Kapitola 4: Lync
174 OBR. 4-1: ÚVODNÍ OKNO LYNC
Stav uživatele
ZOBRAZIT POPISNÉ JMÉNO: Místo jména Eva Kolínská lze zobrazit uživatelské jméno
[email protected]. SEŘADIT PODLE ZOBRAZOVANÉHO JMÉNA: Výchozí kritérium řazení v rámci skupin. SEŘADIT PODLE DOSTUPNOSTI: Alternativní kritérium řazení v rámci skupin dle stavu. ZOBRAZIT ČASTÉ KONTAKTY: Zobrazení či potlačení zobrazení skupiny Časté kontakty. Čtvereček před jménem, proužek před fotografií, text za jménem informuje o stavu kontaktu. Stav se zobrazuje v dalších aplikacích, např. na webech SharePointu nebo v Outlooku. Klepnutím do barevného tlačítka stavu se zobrazí místní nabídka s možnostmi komunikace, např. odeslání e-mailu uživateli. Svůj stav uživatel nastavuje manuálně nebo automaticky: manuálně V hlavním okně klepneme do ikony nabídky stavu napravo od fotografie a vybereme jeden z nabízených stavů: Online, Zaneprázdněn, Nerušit, Přijdu hned, Mimo kancelář, Zobrazit jako pryč, Obnovit stav (přepnutí do automatického vyhodnocení). Stav můžeme změnit také příkazem z panelu nabídky SOUBOR, STAV.
Kapitola 4: Lync
Aktuální umístění
Osobní zpráva
Karta kontaktu
175
automaticky: do stavu Neaktivní, pokud počítač uživatele bude neaktivní po dobu 5 minut, do stavu Pryč, pokud uživatel bude ve stavu Neaktivní 5 minut,89 do stavu Nerušit, pokud probíhá akustické či audiovizuální volání. Uživatel může oznámit své umístění. Klepne do pole pod stavem a přepíše text. Místo se ukládá na konkrétním počítači. Lze tak nastavit např. místo Zaměstnání na počítači v práci a místo Doma na domácím počítači. Místo se potom vypisuje dle počítače, na němž jsme naposledy pracovali. Vedle místa se vypisuje čas posledního zjištění místa. U přenosných zařízení musíme místo nastavovat. Po klepnutí do ikony nabídky můžeme potlačit zobrazování aktuálního místa ostatním uživatelům. Aktuální umístění se zobrazuje v poli Místo v kartě kontaktu, kterou zobrazíme klepnutím kdo kontaktu a rozbalením karty. Pokud není aktuální umístění vyplněno nebo potlačeno jeho zobrazení, zobrazí se pouze časové pásmo, např. Střední Evropa. Uživatel může doplnit zprávu o sobě či aktuální myšlenku. Klepne do pole nad jménem a přepíše text. Zpráva se ukládá na server. Na rozdíl od místa je tedy platná pro všechny používané počítače. V režimu zobrazení fotografií se osobní zpráva zobrazí pod jménem kontaktu. Dále se osobní zpráva zobrazuje v nadpisu karty kontaktu. Podrobnější informace o kontaktu zobrazíme v kartě kontaktu: Kartu kontaktu zobrazíme podržením ukazatele myši nad kontaktem nebo klepnutím do kontaktu. Po klepnutí zůstane karta zobrazena i při změně polohy myši. Klepnutím do tlačítka Připnout kartu kontaktu můžeme kartu ponechat trvale zobrazenu na aktuální pozici. Klepnutím do tlačítka v pravém dolním rohu kartu rozbalíme. V záhlaví karty je zobrazena fotografie, stav a časové možnosti uživatele dle jeho kalendáře, funkce a oddělení uživatele. Pod záhlavím jsou tlačítka pro různé formy komunikace: e-mail: spustí okno Outlooku pro odeslání zprávy vybranému kontaktu, rychlé zprávy: otevře samostatné okno pro editaci rychlé zprávy kontaktu, akustické volání: vyzve kontakt vyzváněním na jeho počítači k akustickému kontaktu, další možnosti komunikace: audiovizuální volání, sdílení obsahu formou konference, zapnutí označování pro upozornění na změnu stavu90. Po rozbalení jsou k dispozici dvě karty ve spodní části okna: Kontaktovat: Zobrazuje » oddělení, » kancelář, » telefonní kontakty (zaměstnání, mobilní telefon, domů): klepnutím se spustí telefonické volání kontaktu91, » e-mail: klepnutím se otevře zpráva kontaktu, » informaci o volnu (neobsazeném pracovním čase) z kalendáře92: klepnutím se otevře pozvánka na schůzku s kontaktem, » aktuální umístění. Organizace: Zobrazí výsek organizační struktury – nadřízeného a přímé podřízené (definované v profilu uživatele Office 365) s možností zobrazit jejich karty kontaktu. Rozsah dostupných podrobnějších informací může uživatel nastavit diferencovaně pro jednotlivé kontakty, když z místní nabídky kontaktu zvolí ZMĚNIT VZTAH OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ. Varianty ochrany jsou uvedeny v obr. 4-2. 89 90
91
92
Délku intervalu pro stav Neaktivní i Pryč lze nastavit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní. Při zapnutí oznamování je uživatel upozorněn oznamovacím oknem, když se kontakt přepne do stavu Online. Z oznamovacího okna je možné přímo zahájit komunikaci rychlými zprávami. Telefonické volání je možné jen při integraci telefonních služeb do Lyncu a jejich povolení v možnostech (karta Telefony). Časové možnosti jsou převzaty z kalendáře Outlooku (Exchange). Pokud např. má kontakt v kalendáři právě schůzku, která trvá do 9 hodin, je zobrazena zpráva Nyní:Zaneprázdněn. Volno v 9:00. Pokud nemá kontakt v kalendáři celý den schůzky a má pracovní dobu 8 - 17 , potom je v 8:10 zobrazena zpráva Volno po dobu následujících 8 hodin. Aktualizace dle kalendáře probíhá s prodlevou.
Kapitola 4: Lync
176
Fotografie
Seskupení kontaktů
Informační kanály
Konverzace
Externí kontakty
Blokované kontakty
Pracovní skupina
Osobní zpráva Stav Fotografie Jméno Oddělení Kancelář Zaměstnání (telefon) Mobilní telefon Domů (telefon) E-mail Kalendář Místo Možno vyrušit Podrobnosti o schůzce
Přátelé a rodina
Skupina kontaktů
Kolegové
OBR. 4-2: OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Svou fotografii může uživatel snadno nastavit klepnutím do fotografie v horní části hlavního okna: V dialogovém okně Možnosti se zobrazí karta Má fotografie. Do pole Zobrazit z webové adresy zapíšeme webovou adresu fotografie. Klepneme do tlačítka Připojit fotografii. Klepneme do tlačítka OK. Kontakty můžeme zobrazovat dle různých seskupení: Skupiny: dle definovaných skupin, např. Časté kontakty, Programování, Ředitelství, Ostatní kontakty. Stav: dle stavu dostupnosti uživatelů, např. Online, Pryč, Není k dispozici, Neznámý. Vztah: dle vztahu ochrany osobních údajů: Přátelé a rodina, Pracovní skupina, Kolegové, Externí kontakty, Blokované kontakty. Klepnutím do tlačítka Informační kanály o aktivitách zobrazíme osobní zprávy: Všechny: všechny aktivity bez vlastních aktivit uživatele. Časté: aktivity častých a oblíbených kontaktů. Mé aktivity: vlastní aktivity uživatele. Klepnutím do tlačítka Konverzace zobrazíme konverzace uživatele: Všechny: konverzace rychlými zprávami, telefonní hovory, audiovizuální volání. Právě probíhající konverzace jsou vyplněny zelenou barvou a odděleny vodorovnou čarou. Zmeškané konverzace jsou zobrazeny hnědou čarou. Různé typy konverzací mají různé ikony na začátku jejich řádku. Zmeškané: Pouze zmeškané konverzace. Hovory: Pouze telefonní hovory, audiovizuální volání a schůzky (založené v Lyncu či v Outlooku).
4.3 Způsoby a formy komunikace Způsoby komunikace
Konverzace mezi uživateli může probíhat dvěma způsoby: konverzace dvojice: Konverzaci zahájíme s jedním kontaktem. Téma konverzace dvojice lze pojmenovat. V průběhu konverzace můžeme přidat další kontakty a povýšit konverzaci na konverzaci skupiny. Konverzace dvojice se transformuje na konverzaci skupiny také sdílením libovolného objektu. konverzace skupiny: Konverzaci začne zahájením schůzky. Téma konverzace skupiny nelze pojmenovat.
Kapitola 4: Lync Formy komunikace
177
Konverzace dvojice i konverzace skupiny nabízí několik forem komunikace: rychlé zprávy: textová výměna informací, telefonní hovor, tj. akustická komunikace (zavolání): rozhovor, audiovizuální volání (video): rozhovor s přenosem videa, odeslání souboru: přenos souboru. Konverzace skupiny navíc nabízí další formy: tabule: psaní, značky, kreslení po bílé ploše, hlasování: hlasování účastníků odpovědí na jednu otázku jednou z nabízených možností, prezentace aplikace PowerPoint: promítání prezentace s možností doplňování poznámek do snímků, program: sdílení programu s možností předat řízení, plocha: sdílení plochy, popř. vybraného monitoru s možností předat řízení.
4.4 Rychlé zprávy a odeslání souboru Rychle zprávy
V rámci konverzace dvojice využijeme rychlé zprávy. Rychlé zprávy slouží k textové výměně informací. V roli Petra Nováka poklepeme na kontakt Marie Sladká. Zobrazí se okno konverzace (viz obr. 4-3), v němž provedeme následující postup: OBR. 4-3: OKNO KONVERZACE
Kapitola 4: Lync
Odeslání souboru
178
Do spodní oblasti editace zpráv zapíšeme text Dobrý den,. Stiskneme kombinaci kláves Shift Enter , abychom odřádkovali bez odeslání zprávy. Na dalším řádku zapíšeme text prosím o zaslání a klepneme do tlačítka Změnit barvu textu, písmo a další formátování. Vybereme červenou barvu a tučné písmo. Dopíšeme slovo prezentace a vrátíme zpět formátování písma. Dopíšeme text o firmě. Děkuji. a zprávu odešleme klávesou Enter . Marii Sladké se zobrazí okno s fotografií Petra Nováka a začátkem jeho zprávy. Klepne do tlačítka Odpovědět či kamkoliv do okna. Zahájí tak konverzaci ve dvojici. V titulku konverzačního okna je jméno Petra Nováka. Marie Sladká klepne do tlačítka Další možnosti na konci panelu nástrojů konverzace a vybere příkaz ZMĚNIT TÉMA KONVERZACE. Zapíše název Prezentace o firmě. Text se zobrazí v titulkovém pruhu Marie Sladké i Petra Nováka. Marie Sladká zapíše do oblasti editace zpráv text Hned ji najdu a pošlu. Klepne do tlačítka Vybrat emotikonu a vybere emotikonu s úsměvem. Zprávu odešle. Marie Sladká označí konverzaci za důležitou. Klepne do tlačítka Další možnosti na konci panelu nástrojů konverzace a vybere příkaz OZNAČIT JAKO VYSOKÁ DŮLEŽITOST. Před tématem v titulkovém pruhu se zobrazí vykřičník. Marie Sladká připojí ke zprávě prezentaci. Klepne do tlačítka se symbolem sponky v nabídce příkazů konverzace. Dohledá soubor prezentace a odešle. Petru Novákovi se zobrazí ikona a velikost souboru. Klepne do tlačítka Přenos zahájíte dvojitým kliknutím sem, popř. stiskne kombinaci kláves Alt C. Soubor se uloží do složky Přijaté soubory. Složku je možné nastavit příkazem z panelu nástrojů v horní části okna konverzace NASTAVENÍ, MOŽNOSTI93. V dialogovém okně Lync – možnosti v kartě Ukládání souborů můžeme změnit pole Uložit do v sekci Přenos souborů.
4.5 Telefonní hovor a audiovizuální volání Telefonický hovor
Audiovizuální volání
Marie Sladká chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně, proto zahájí telefonický hovor: Marie Sladká rozbalí nabídku příkazu ZAVOLAT a vybere VOLÁNÍ APLIKACE LYNC94. Petru Novákovi se ozve vyzvánění na počítači a zobrazí nad konverzací tlačítko Přijmout hovor. Po přijetí hovoru mohou oba účastníci hovořit. Nad konverzací se zobrazí speciální tlačítka: Ztlumit mikrofon: Potlačí vstup zvuku. Upravit hlasitost nebo ztlumit reproduktory: Změní hlasitost či potlačí výstup zvuku. Dále je zobrazena délka rozhovoru a síla signálu. Přidržet: Hovor je dočasně přidržen. Je možné v něm pokračovat klepnutím do tlačítka Pokračovat v hovoru. (Pokračování musí provést účastník, který hovor přidržel). Klepnutím do tlačítka Ukončit hovor (nebo kombinací kláves Alt Q) ukončíme hovor, konverzace textovou formou zůstane otevřená. Petr Novák chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně včetně obrazu, proto zahájí audiovizuální volání: Petr Novák klepne do tlačítka Video. Marii Sladké se ozve vyzvánění na počítači a zobrazí nad konverzací tlačítko Přijmout audiovizuální volání. Po přijetí volání se zobrazí video s Petrem Novákem a tlačítkem Spustit video. Po spuštění videa vidí Marie Sladká v hlavním okně video s obrazem Petra Nováka (viz obr. 4-4). V menším okně vidí své video, které naopak Petr Novák vidí v hlavním okně. Klepnutím do tlačítka Pozastavit video může Marie Sladká pozastavit vysílání svého obrazu. Tlačítka nahoře jsou obdobná jako při telefonním hovoru. Tlačítka v pravém horní rohu videa umožňují: 93
94
Pokud není panel nabídek zobrazen, klepneme do tlačítka Další možnosti na konci nabídky příkazů konverzace a vybereme příkaz ZOBRAZIT PANEL NABÍDEK. Volání prostřednictvím telefonních čísel je možné jen na přístroje s Lyncem (chytré mobily) a po nastavení platby za telekomunikační poplatky telefonnímu operátorovi.
Kapitola 4: Lync
179
OBR. 4-4: AUDIOVIZUÁLNÍ VOLÁNÍ Z POHLEDU MARIE SLADKÉ
osamostatnit okno videa, zvětšit okno videa na celou obrazovku, ukončit video. V průběhu audiovizuálního volání je možné psát rychlé zprávy. Klepnutím do tlačítka Ukončit video ukončíme audiovizuální hovor, konverzace formou telefonického rozhovoru zůstane otevřená.
4.6 Schůzka Zahájení schůzky v Lyncu
Konverzaci skupiny je možné zahájit: přizváním třetího účastníka do konverzace dvojice, využitím sdílení v konverzaci dvojice, zahájením schůzky v Lyncu, naplánováním schůzky v Outlooku. Petr Novák zahájí schůzku tří uživatelů sebe, Evy Kolínské a Marie Sladké: V panelu nabídek Lyncu zadá příkaz ZAHÁJIT SCHŮZKU. V dialogovém okně Připojit se ke zvukovému přenosu schůzky ponechá vybránu volbu Používat aplikaci Lync (integrovaný zvuk a video) a klepne do tlačítka OK. V horní části okna konverzace skupiny (viz obr. 4-3) klepne do odkazu Informace o připojení a možnosti schůzky. V dialogovém okně Informace o připojení a možnosti schůzky je webový odkaz na schůzku, který je možné zkopírovat do schránky klepnutím do tlačítka Kopírovat všechny informace. Tento odkaz můžeme poslat dalším uživatelům, aby se mohli ke schůzce připojit. Klepneme do tlačítka Možnosti schůzky. V dialogovém okně Možnosti online schůzky nastavíme parametry schůzky (obr. 4-5):
Kapitola 4: Lync
180
OBR. 4-5: DIALOGOVÉ OKNO MOŽNOSTI ONLINE SCHŮZKY
Předsálí Předvádějící a účastníci
Zavřeme okno Informace o připojení a možnosti schůzky. Pozveme Evu Kolínskou a Marii Sladkou: Klepneme do tlačítka Možnosti účastníků s ikonou osob. Vybereme příkaz POZVAT ZADÁNÍM JMÉNA NEBO TELEFONNÍHO ČÍSLA. Vybereme účastníky klepnutím do řádku Eva Kolínská a s klávesou Ctrl do řádku Marie Sladká. Klepneme do tlačítka OK. Marie Sladká je přihlášena a přijme účast na schůzce. Eva Kolínská je na počítači, kde není nainstalován Lync, ale pouze jeho volně šiřitelná verze Microsoft Lync 2010 Attendee. Do webového prohlížeče zapíše výše odeslanou adresu schůzky, např. https://meet.lync.com/vsemin/novak.petr/F3SM47JH. Spustí se Lync Attendee, do něhož se Eva Kolínská připojí jako host. Evě Kolínské se zobrazí dialogové okno Předsálí s upozorněním, že nachází v předsálí a musí čekat na povolení k připojení. Petr Novák v dialogovém okně konverzace skupiny klepne do tlačítka Povolit ve skupině Předsálí v řádku Eva Kolínská. Uživatelé jsou rozděleni do skupin Předvádějící a Účastníci. OBR. 4-6: PŘEDVÁDĚJÍCÍ A ÚČASTNÍCI
Z místní nabídky Evy Kolínské vybereme volbu NASTAVIT JAKO PŘEDVÁDĚJÍCÍHO.
Kapitola 4: Lync
181
4.7 Tabule Tabule
Petr Novák chce uživatelům komentovat hlavní úkoly projektu rekonstrukce zasedací místnosti. Využijete k tomu tabuli: V panelu nástrojů konverzace zadá příkaz SDÍLET, NOVÁ TABULE. Připraví se dílčí okno Tabule [1]. Marie Sladká i Eva Kolínská klepnou do tlačítka Přijmout žádost o sdílení. V podokně se jim zobrazí prázdná tabule, nad níž je poznámka Petr Novák – sdílení (všichni mohou přispívat). Petr Novák vloží klepnutím do místa začátku a zapsáním texty dle obr. 4-7. Odřádkování provádí kombinací kláves Shift Enter . Texty jsou umisťovány do kontejnerů. Kontejnery lze editovat a tažením za horní okraj přesunovat. OBR. 4-7: TABULE PROJEKT REKONSTRUKCE
Petr Novák klepne v spodním panelu nástrojů do tlačítka Značka Šipka. Postupně klepnutím umístí na tabuli tři šipky. Po klepnutí do tlačítka Vybrat a zadat lze měnit polohu šipek tažením. Marie Sladká klepne do rozbalovacího tlačítka Zvolit nástroj značky a vybere Značku Zaškrtnutí. Zaškrtnutí umístí k rozpočtu vybavení místnosti. Obdobně Eva Kolínská vybere Značku X a umístí je k dodání počítačů a dataprojektoru. Organizátor schůzky Petr Novák pracuje v roli předvádějícího. V roli předvádějícího je také Eva Kolínská. Oba mohou tabuli přejmenovat. Marie Sladká v roli účastníka tabuli přejmenovat nemůže. Petr Novák přejmenuje tabuli. Rozbalí nabídku názvu tabule Tabule[1] a rozbalí dílčí nabídku tabule. Vybere příkaz PŘEJMENOVAT. Zadá nový název Projekt rekonstrukce. Na tabuli dále můžeme díky tlačítkům ve spodním panelu nástrojů: ukazovat ukazovátkem, vybírat objekt nebo psát nový text do nového kontejneru, doplňovat čáry, měnit barvu stávajících objektů či nových objektů, vybrat pero, kterým budeme volně kreslit čáru na tabuli, vložit obrázek ze souboru, odstranit vybrané či všechny poznámky (objekty) na tabuli, uložit obsah tabule do souboru, zvětšit tabuli na celou obrazovku (návrat do původní velikosti klávesou Esc ).
Kapitola 4: Lync
182
4.8 Hlasování Hlasování
Ředitel Petr Novák se zajímá o názor uživatelů na barvu nového koberce do rekonstruované místnosti. Přichystá proto hlasování: V panelu nástrojů konverzace zadá příkaz SDÍLET, NOVÉ HLASOVÁNÍ. V dialogovém okně Vytvořit hlasování zadá parametry otázky dle obr. 4-8. OBR. 4-8: DIALOGOVÉ OKNO VYTVOŘIT HLASOVÁNÍ
Předvádějící mají k dispozici spodní panel nástrojů obdobně, jako byl pod tabulí. Účastníci panel nevidí. Význam tlačítek v panelu nástrojů: Umožnit hlasování všem (výchozí volba): Otevře pro všechny hlasování. Uzavřít hlasování: Znemožní uživatelům dále hlasovat. Zobrazit výsledky všem: Grafické výsledky hlasování uvidí i účastníci. Nezobrazovat výsledky účastníkům (výchozí volba): Grafické výsledky hlasování vidí jen předvádějící. Upravit hlasovací otázku a možnosti hlasování. Vymazat hlasy všech účastníků: Anuluje výsledky hlasování. Uložit hlasování: Hlasování je možné uložit jako obrázek (formát png) nebo výchozí soubor pro Excel (formát csv). Příklad výsledků hlasování (Petr Novák, Marie Sladká: modrá, Eva Kolínská: černá) je uveden v obr. 4-9. OBR. 4-9: VÝSLEDKY HLASOVÁNÍ Z POHLEDU PETRA NOVÁKA
Kapitola 4: Lync
183
4.9 Prezentace aplikace PowerPoint Prezentace PowerPointu prezentace.pptx z kap. 2.5
Petr Novák komentuje uživatelům prezentaci o firmě Encián: V panelu nástrojů konverzace zadá příkaz SDÍLET, PREZENTACE APLIKACE POWERPOINT. Dohledá soubor prezentace a klepne do tlačítka Otevřít. Prezentace se postupně načte, Lync připraví snímek k promítnutí. Díky nastavení schůzky v sekci Oprávnění v poli Soukromé zobrazení na hodnotu Všichni, mohou všichni v průběhu prezentace prohlížet i jiné než předvádějícím promítané snímky. V roli Marie Sladké klepneme v spodním panelu nástrojů do tlačítka Zobrazit miniatury. V sloupci miniatur klepneme do miniatury snímku č. 4. Mezi snímky se můžeme pohybovat také tlačítky Přejít zpět a Přejít vpřed. Návrat do zobrazení předvádějícího je možný tlačítkem Zpět do zobrazení předvádějícího nebo klepnutím na miniaturu právě předváděného snímku. Klepnutím do tlačítka Zobrazit poznámky předvádějícího lze zobrazit autorské poznámky k jednotlivým snímkům. Uživatelé s oprávněním předvádějícího mohou převzít roli předvádějícího klepnutím do tlačítka vpravo nahoře Převzít jako předvádějící a dále vybírat předváděné snímky. Uživatelé nastavení v nastavení schůzky (všichni, předvádějící, nikdo; v našem případě jen předvádějící) mají k dispozici vlevo dole panel nástrojů obdobný, jako mají vždy všichni na tabuli. Mohou tak zapisovat a kreslit komentář do snímků. Příklad komentářů na snímku zobrazeném v roli Evy Kolínské je v obr. 4-10.
OBR. 4-10: KOMENTÁŘE VE SNÍMKU V ROLI PŘEDVÁDĚJÍCÍ EVY KOLÍNSKÉ
Uživatelé s oprávněním soukromého zobrazení mohou zobrazovat nejen jiné snímky, ale také jiné objekty schůzky. Např. Marie Sladká může ve chvíli, kdy Petr Novák předvádí prezentaci, prohlédnout tabuli: Marie Sladká klepne do rozbalovací nabídky názvu prezentace a rozbalí nabídku Projektu rekonstrukce, v níž vybere příkaz ZOBRAZIT SOUKROMÉ. Zpět se Marie Sladká dostane nejrychleji klepnutí do tlačítka vpravo nahoře Zpět do zobrazení předvádějícího. Hlasování mohou soukromě prohlížet jen uživatelé s oprávněním předvádějící. Libovolný předvádějící může změnit oprávnění ostatních účastníků s výjimkou organizátora schůzky (tj. Petra Nováka): z místní nabídky seznamu uživatelů, klepnutím do tlačítka Možnosti účastníků (ikona osob) a příkazem NASTAVIT VŠECHNY JAKO ÚČASTNÍKY; příkazem ZTLUMIT CÍLOVOU SKUPINU může potlačit zvukový vstup ostatních.
Kapitola 4: Lync
184
4.10 Sdílení programu a plochy Sdílení programu
Předání a uvolnění řízení
Sdílení plochy
Petr Novák předvede uživatelům veřejnou webovou stránku firmy Encián: Nejprve v prohlížeči přichystá webovou stránku http://vsemin-web.sharepoint.com. V nabídce příkazů konverzace zadá příkaz SDÍLET, PROGRAM. V seznamu spuštěných programů zvolí Encián – název prohlížeče. Všem uživatelům se zobrazí sdílená obrazovka vybraného programu. Eva Kolínská klepne vpravo nahoře do tlačítka Požádat o řízení. V horní části obrazovky je Petr Novák požádán o předání řízení. Klepne do tlačítka Přijmout.95 Odsouhlasí předání řízení a informaci o návratové kombinaci kláves Ctrl Alt mezerník. Eva Kolínská může nyní ovládat program z jiného počítače, např. klepnout do libovolného odkazu na stránce. Sdílení může ukončit: Eva Kolínská klepnutím do tlačítka vpravo nahoře Uvolnit řízení. Petr Novák klepne do tlačítka Předat řízení a vybere příkaz OPĚT PŘEVZÍT ŘÍZENÍ. Petr Novák klepne do tlačítka Ukončit sdílení, čímž ukončí sdílení programu s ostatními uživateli. Sdílet své programy mohou i jiní předvádějící, nikoliv však účastníci. Sdílený objekt může být v rámci schůzky pouze jeden. Při výběru dalšího sdílení je předchozí sdílení automaticky ukončeno. Sdílet a předávat řízení je možné také na úrovni celé pracovní plochy, popř. při využití dvou monitorů na úrovni hlavního, druhého či všech monitorů.
4.11 Poznámky v aplikaci OneNote Poznámky OneNote
Pokud uživatel vstoupil do schůzky z aplikace Lync, nikoliv jako host z aplikace Lync Attendee, a má nainstalovánu aplikaci OneNote, může v průběhu schůzky zapisovat soukromé poznámky do zápisníku OneNote (popř. veřejné poznámky do sdíleného poznámkového bloku OneNote): Z panelu nabídek Lyncu zvolíme příkaz NAPSAT POZNÁMKY V APLIKACI ONENOTE. V oddílu Nezařazené poznámky se vytvoří stránka Konverzace s účastníkem... Na začátek stránky se vloží datum a čas schůzky a tabulka se seznamem uživatelů (viz obr. 4-11). OBR. 4-11: POZNÁMKY O SCHŮZCE NA STRÁNCE ONENOTE
4.12 Záznam schůzky Záznam schůzky
Pokud schůzka obsahuje zvuk či video, může uživatel Lyncu (nikoliv Lyncu Attendee) s oprávněním předvádějící schůzku zaznamenat: Nejprve nastavíme parametry záznamu: Zadáme příkaz NASTAVENÍ, MOŽNOSTI a v kartě Ukládání souborů můžeme nastavit složku, do níž bude se uloží soubor se záznamem. 95
Petr Novák mohl předat řízení bez žádosti klepnutím do tlačítka Předat řízení a výběrem předvádějící Evy Kolínské.
Kapitola 4: Lync
185
Zadáme příkaz NASTAVENÍ, MOŽNOSTI ZÁZNAMU a vybereme aktivity, které budeme zaznamenávat: zvuk, video účastníka, panoramatické video96, zasílání rychlý zpráv, sdílený obsah. Spustíme záznam. Zadáme příkaz AKCE, SPUSTIT ZÁZNAM. V pravém horním rohu se zobrazí indikátor záznamu. Záznam můžeme v průběhu schůzky pozastavit a obnovit příkazem AKCE, POZASTAVIT ZÁZNAM. Na závěr zadáme příkaz AKCE, ZASTAVIT ZÁZNAM. Zobrazí se dialogové okno, v němž můžeme upravit název záznamu a upravit složku, do níž bude záznam uložen. V rámci publikace ponecháme zaškrtnuté pole Vytvořit také verzi, kterou lze publikovat pro ostatní (WMV). Po klepnutí do tlačítka Možnosti můžeme upravit formou času výsek publikovaný ze záznamu a upravit složky ve videu (zvuk, video, panoramatické video, rychlá zpráva, sdílený obsah). Záznamy můžeme prohlížet v jejich katalogu: Zadáme příkaz AKCE, SPRAVOVAT ZÁZNAMY. Zobrazí se dialogové okno Správce záznamů aplikace Microsoft Lync se dvěma kartami97. V kartě Záznamy aplikace Lync můžeme přehrát znovu schůzku. Vybereme schůzku a klepneme do tlačítka Přehrát. Přehrání se provádí v Přehrávači záznamů (viz obr. 4-12). OBR. 4-12: PŘEHRÁVAČ ZÁZNAMŮ APLIKACE MICROSOFT LYNC 2010
Přehrávač má čtyři části, jejichž zobrazení lze regulovat tlačítky v horní části okna: Rejstřík podle sdílení obsahu: Můžeme snadno vybrat část záznamu dle promítaného snímku PowerPointu. Rejstřík podle mluvčích: Můžeme vybrat část záznamu dle předvádějícího. Pokud vystupoval vícekrát, můžeme se orientovat dle času výstupu. Rychlá zpráva: Můžeme nahlédnout do protokolu rychlých zpráv s uvedením jejich autorů a času publikace. Zobrazovaný obsah: Vpravo je zobrazen zobrazovaný obsah. 96
97
Video v režimu video panorama umí pořizovat Microsoft RoundTable nebo Polycom CX5000 (cena asi 96 tis. €). Jeho kamera je schopná snímat obraz v rozsahu 360 stupňů. Zařízení zabírá osobu, která právě mluví. Panoramatické video pravděpodobně nevybereme, neboť nebude k němu dostupný přístroj. Publikace do formátu wmv je časově náročná, proto je možné, že ve stavu zpracování nalezneme procentuální stav dokončení a u ikony karty Záznamy ve formátu WMV počet zpracovávaných záznamů.
Kapitola 4: Lync
186
4.13 Řízení práce Lyncu Opuštění konverzace
Ukončení konverzace
Historie konverzací Plánování schůzky
Konverzace se otevírá v samostatném okně. Jednotlivý uživatel opouští konverzaci zavřením okna. Klepnutím do tlačítka Připojit znovu v seznamu konverzací se může uživatel ke stejné konverzaci přihlásit znovu. Libovolný předvádějící může řídit průběh konverzace klepnutím do tlačítka Možnosti účastníků (ikona osob) příkazy: ZTLUMIT ZVUK CÍLOVÝCH ÚČASTNÍKŮ: Bude slyšet jen předvádějící, který provedl příkaz. NASTAVIT VŠECHNY JAKO ÚČASTNÍKY: S výjimkou organizátora (zakladatele) schůzky bude všem uživatelům přiřazeno oprávnění účastníka. VŠECHNY ODEBRAT A UKONČIT SCHŮZKU: Uživatelé jsou odebráni ze schůzky a schůzka je ukončena. Nelze se k ní znovu připojit. Práci s Lyncem ukončujeme příkazem SOUBOR, KONEC. Dojde tak k odhlášení a k ukončení práce Lyncu. Samotné zavření okna Lyncu nezpůsobí ani odhlášení, ani ukončení práce Lyncu, pouze minimalizaci okna Lyncu. Lync spolupracuje s Outlookem: Rychlé zprávy se ukládají v poště Exchange do složky Historie konverzací. Jako odesílatel jsou uváděni uživatelé konverzace. V předmětu je uvedeno téma konverzace nebo obecný název Konverzace s účastníkem. V případě schůzky je uveden jako předmět Konferenční hovor a v úvodu jsou uvedeny kontakty zúčastněných uživatelů a tlačítko Připojit znovu. Schůzku je možné dopředu domluvit a založit jako událost v kalendáři Outlooku: V Outlooku v kalendáři v kartě DOMŮ ve skupině Online schůzka klepneme do tlačítka Nová online schůzka. (Musíme být souběžně přihlášeni do aplikace Lync.) V kartě SCHŮZKA ve skupině Online schůzka můžeme klepnutím do tlačítka Možnosti schůzky upřesnit parametry schůzky. V pozvání vyplníme v poli Komu očekávané uživatele, kteří se zúčastní schůzky. V poli Předmět nachystáme téma schůzky. Pozvaným přijde pozvánka s adresou schůzky.
4.14 Lync na mobilních zařízeních Lync na mobilu
Lync lze využívat v zjednodušené podobě na mobilních zařízeních, existují např. aplikace: Lync pro Windows Phone, Lync pro iPhone (viz obr. 4-13), Lync pro iPad. Snadno lze přijímat a posílat rychlé zprávy. Zvuková konverzace je spojena s poplatky operátorovi. OBR. 4-13: LYNC V IPHONE
4.15 Lync Attendee a Lync Attendant Lync Attendee
Lync Attendant
Schůzek (konferencí) se mohou účastnit i uživatelé, kteří nevlastní licenci Office 365. Mohou si bezplatně nainstalovat aplikaci Lync Attendee (účastník, na úrovni uživatele) z adresy http://www.microsoft.com/downloads/cs-cz/details.aspx?FamilyID=68a3ca04-a0584e47-98ea-9e9af7ebd6e3. Uživatel nemůže být organizátorem schůzek, ani využívat konverzace dvojice. Po spuštění aplikace může pouze nastavit parametry aplikace. Aplikace Lync Attendant (průvodce) je určena pro recepční a další obsluhu zákazníků (asistentů). Je zaměřena na vyřizování velkého počtu hovorů (předávání hovorů, rozhodování o prioritách hovorů, konferenční hovory, hledání osob ve firmě, záznamy o hovorech).
