1. Pendahuluan File merupakan data yang sangat penting bagi pemilik file tersebut, pada prinsipnya diperlukan beberapa hal khusus berkaitan dengan penangaan file tersebut, baik dalam teknologi penyimpanan maupun pengaksesan. File pada umumnya dapat diorganisasikan berdasarkan pada 2 pendekatan, yang pertama adalah pendekatan secara tradisional , dimana file disimpan dan di organisasikan dalam bentuk plain, sedangkan pendekatan yang kedua adalah dengan menggunakan model database , dimana file disimpan dalam field dan record yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Terlepas dari kedua pendekatan tersebut , yang pasti pendekatan itu selalu diambil berdasarkan pada keperluan dan kepentingan masing – masing pemakai. Perkembangan teknologi komputer yang ditemukan pada sekitar tahun 1945, telah melahirkan pandangan dan pengetahuan baru tentang konsep penyimpanan data dalam basis data, yang sebelumnya banyak menggunakan caracara manual.Konsep-konsep tentang basis data yang berkembang pada masa itu dikenal sebagai konsep basis data Tahap I. Ciri konsep basis data pada Tahap I ini adalah data-data diolah berdasarkan prinsip berkas (file processing) pada lingkungan komputer mainframe. Pada akhir tahun 1960-an terjadi kemajuan dan perubahan yang mencolok dalam konsep basis data dan selanjutnya konsep-konsep tentang basis data pada masa tersebut disebut sebagai konsep basis data Tahap II. Konsep basis data pada tahap kedua telah mengubah dan memperbaiki metoda penyimpanan dalam basis data.Ciri utama konsep basis data pada Tahap II ini adalah konsep sistem basis data (Data Base Systems / DBS), konsep sistem manajemen basis data data (Data Base Management Systems / DBMS), layanan informasi secara online dan layanan informasi berbasis teks.Perkembangan metoda penyimpanan data dalam basis data yang lebih baik terjadi pada awal tahun 1970-an.Perangkat keras penyimpanan yang digunakan saat itu telah semakin baik.Kondisi demikian telah mempengaruhi pandangan dan pengetahuan tentang konsep basis data yang semakin baik pula.Selanjutnya, konsep-konsep basis data saat itu disebut sebagai konsep basis data tahap ketiga.Ciri utama konsep basis data pada Tahap III ini adalah kemunculan aplikasi-aplikasi basis data berbasis sistem pakar (Expert Systems / ES) dalam sistem pendukung keputusan (Decission Support Systems / DSS), serta pemrograman berorientasi obyek (Object oeriented Programming Perkembangan yang sangat cepat pada teknologi komputer dan penyimpanan datasejak tahun 1980-an telah mempengaruhi pandangan dan pengetahuan dalam konsepbasis data.Hal ini mengakibatkan munculnya perubahan-perubahan pandangan danpengetahuan baru tentang konsep basis data.Konsep-konsep basis data pada masatersebut dikenal sebagai konsep basis data tahap keempat.Ciri utama konsep basisdata pada Tahap IV ini adalah sistem berbasis hypertext yang memungkinkanpenampilan informasi
berdasarkan suatu kata kunci pencarian yang dapat dilakukan secara acak. Perkembangan konsep basis data pada tahun 1990-an telah berkembang ke arah Aplikasi - aplikasi basis data untuk sistem kecerdasaan buatan (Artificial Intelligent / AI), basis data untuk aplikasi-aplikasi multimedia yang melibatkan data teks, suara, gambar, dan animasi, aplikasi basis data berorientasi obyek (Object Oriented Data Base / OODB), serta aplikasi-aplikasi basis data secara online (online data base) untuk jaringan komputer global / internet.Aplikasi konsep basis data kabur (fuzzy) juga mewarnai konsep basis data pada masa ini./ OOP). 2. File Sebuah file adalah sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian hingga informasi ini dapat diperoleh kembali untuk penggunaan selanjut- nya. Pada umumnya file dapat digolongkan berdasarkan teknik yang digunakan dan berdasarkan isinya. Berikut adalah beberapa tipe file i) File Manual Merupakan file yang mana secara fisik disimpan dan dikelola secara manual , dalam hal ini adalah manusia sebagai pengelola dan penyimpan file, sebagai contoh akan file ini adalah file yang disimpan di dalam map – map, ii) File Komputer Sesuai dengan namanya maka file komputer adalah file yang mana media penyimpanannya dan pengelolaanya di lakukan secara penuh dengan bantuan komputer jadi lokasi file penyimpanan adalah pada komputer tersebut, melalui media penyimpanan yang ada pada komputer. Sedangkan untuk metode dalam melakukan atau pengaksesan juga melalui komputer (1) File Transaksi file ini berisi satu record untuk setiap transaksi. Sistem mengaplikasi setiap tahap pemrosesan pada semua transaksi dalam file transaksi sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya. Sebuah proses dalam banyak sistem adalah mengirimkan transaksi dalam file transaksi kepada file master [induk] (2) File Master adalah file yang dapat dibaca oleh komputer yang sama nilainya dengan sebuah buku lajur pada suatu sistem manual. Setiap record pada suatu file master biasanya berisi sekumpulan field data yang berhubungan dengan sebuah rekening tertentu. (3) File Backup Merupakan file duplikat dari file lainnya dengan tujuan sebagai media penjaga file, apabila file yang asli rusak. (4) File Arsip File arsip [archive file] adalah copy file master dan transaksi yang disimpan untuk tujuan historis atau referensi. (5) File Temporary
Merupakan file sementara yang hanya dibutuhkan saat komputer melakukan suatu proses. File ini tidak lagi dibutuhkan apabila proses sudah selesai. 3. Metode Pengaksesan File Sistem file data tradisional menggunakan tiga bentuk pengorganisasian file. Salah satu bentuk yakni pengorganisasian data sekuensial, mengkomputerkan metode yang digunakan sebelumnya dalam sistem manual.Meskipun pengimplementasiannya lebih mahal, pendekatan lain, yakni akses langsung dan pengorganisasian file sekuensial terindeks, mengatasi beberapa kekurangan dari penggunaan file sekuensial.
Akses pertama adalah dengan melalui akses secara sekuensial. Pada dasarnya akses secara sekuensial adalah akses pada file yang mana dilakukan pada awal record sampai akhir record. Jadi apabila kita ingin menyisipkan data, proses akan berjalan dari lokasi awal sampai pada lokasi dimana kita ingin melakukan proses insert data. Karena proses berjalan pada kondisi awal sampai ahkir file, maka secara otomatis kinerja program menjadi tidak efisien, karena masalah waktu akses. Metode kedua adalah dengan melalui akses secara langsung.File akses langsung digunakan dalam sarana penyimpan akses langsung, misalnya, piringan magnetik [magnetic disk], Bukannya menyimpan data secara fisik dengan urut, file akses langsung berisikan record yang tersim- pan dalam address-address yang dipilih secara acak di seluruh sarana. Untuk menyimpan record, software manajemen data membaca kunci primer dan dengan suatu hashing algorithma, menghitung suatu address. (Hashing algorithma adalah sebuah persamaan rumit yang mendis- tribusikan record secara merata ke seluruh sarana penyimpan eksternal.)
Selanjutnya, bila suatu program aplikasi ingin mengubah isi record, hashing algorithma ini mengkomputasi ulang address ini untuk menempatkan record. Bila hashing algorithma bekerja dengan tepat, ia selalu mengkalkulasi address sama dari setiap field kunci khusus. Jadi dalam metode yang kedua ini dipastikan bahwa waktu akses akan relatif lebih cepat, karena proses insert dan pengubahan data dilakukan dengan sistem address dan tidak dimulai dari awal record sampai akhir record. Namun sistem yang kedua ini juga memiliki beberapa kelemahan, seperti apabila teknik untuk menentukan address tidak tepat, maka akibatnya data yang dituliskan berada pada address atau alamat yang tidak tepat, dan integritas data akan dipertanyakan. Metode akses yang ketiga adalah dengan menggunakan metode sekuensial berindek, metode ini merupakan jembatan antara metode sekuensial dan metode langsung. Perbedaan nyata antara metode ini dengan metode sekuensial adalah bahwa pada adanya indek sebagai kunci untuk proses pencarian indek ini akan mencerminkan data asli. Jadi seluruh data asli digantikan oleh indek yang merepresentasikannya. Dengan adanya indek ini proses pencarian akan lebih cepat bila dibandingkan metode sekuensial biasa, dan akan mempunyai ketepatan yang sama dengan metode sekuensial biasa. Karena proses tetap mulai pada awal record sampai akhir record, tidak menggunakan address seperti pada metode akses langsung. 4. File Sekuensial Berindek Karakteristik dari file sekuensial berindek adalah adanya file master , file transaksi dan adanya file temporary. Dimana dalam proses pengaksesanya data pada file master lama akan di ubah menjadi data yang sama persis dengan file temporary. Jadi file temporary pertamakali akan mencopy semua file master dan kemudian akan bekerja dengan file transaksi, jika proses telah selesai maka file temporary ini akan melakukan pencocokan kembali pada file master untuk kemudian mengubahnya,
Struktur dan pengaksesan dari file sekuensial berindek adalah dimulai dari data paling awal sampai pada data paling akhir. Namun disini data dari file digantikan oleh indek, yang akan merepresentasikan nilai file asli. Jadi dalam hal pengaksesan pada dasarnya nilai indek adalah tabel temporary yang berguna sebagai jembatan antara tabel nilai asli dengan posisi nilai tabel yang akan dicari. Sehingga proses pencarian file dan proses pengaksesan file bisa lebih cepat dan efisien. Apabila di dirutkan maka proses pada file sekuensial berindek adalah sebagai berikut : data yang dicari - > indek -> data yang dicari. Terlihat bahwa indek merupakan jembatan yang berguna sebagai pemercepat proses. File sekuensial terindeks memanfaatkan suatu indeks yang memungkinkan akses langsung record individu yang cepat maupun pemrosesan sekuensial semua record dengan cepat dalam sebuah file. Metode ini secara fisik menyimpan setiap record file master dalam urutan field kunci primer. Metode ini juga memerlukan daerah penyimpan cadangan baik dalam memory maupun dalam sarana untuk indeks itu. Setiap pintu masuk dalam indeks terdiri atas dua buah elemen, yaitu: Kunci primer record yang diindeks dan addressnya dalam sarana. Indeks memungkinkan pemrosesan file seolah-olah ia merupakan sebuah file akses langsung tanpa membaca keseluruhan file sebagaimana pada proses sekuensial. Idealnya, indeks disimpan dalam penyimpan utama; membaca dari sini jauh lebih cepat daripada membaca dari penyimpan sekunder. Tetapi ini biasanya tidak praktis, maka indeks biasanya ditempatkan pada sarana penyimpan akses langsung. Beberapa jenis software manajemen data menggunakan dua indeks, indeks kecil pada penyimpan utama dan indeks yang lebih besar berada di sarana. Indeks dapat sama terperincinya dengan yang diperlukan oleh aplikasi yang menggunakan file. Indeks tidak perlu berisikan satu entry [pintu masuk] untuk setiap record, tetapi semakin sedikit pintu masuk akan menambah waktu yang diperlukan untuk me-retrieve sebuah record. Secara periodik seorang programmer menetapkan kembali indeks. untuk menyusun suatu rincian [detail] yang tepat untuk isi file. Memproses File Sekuensial Terindeks. Manfaat file sekuensial terindeks berkaitan dengan fleksibilitas yang dimungkinkan dalam pemrosesan file tersebut. Program aplikasi mungkin memproses file itu baik secara urut maupun menggunakan akses langsung. Masing-masing cara memakai indeks untuk menempatkan record pada sarana penyimpan akses langsung. Sebuah program aplikasi menyediakan kunci primer kepada software manajemen data. Sementara mencari dalam indeks, bila software tidak dapat menemukan kuncinya, software memilih kunci berikutnya yang lebih bawah dan menempatkan address yang terkait pada sarana akses langsung. Software manajemen data memeriksa record pada address ini dan semua record pada address yang berturut-turut di atasnya, sampai ia menemukan record yang berisi field kunci yang diinginkan. Software mentransfer record ini ke dalam penyimpai utama. Setelah program aplikasi mengubah record, software manajemen data menuliskannya
pada address aslinya di sarana. (Dalam sistem manual, ini sama dengan seorang petugas memeriksa denah pada pintu ruang file untuk menempatkan filing cabinet yang diinginkan.) Pemrosesan Sekuensial [urut]. Dengan peng-update-an sekuensial suatu file master terindeks, file transaksi pertama-tama disortir dalam urutan sama seperti file master. Software manajemen data dengan cepat menemukan record yang dikehendaki dengan cepat karena record master berikutnya yang ia cari selalu berada di dekat record sebelumnya. Dengan pemrosesan sekuensial file sekuensial terindeks, file transaksi maupun file master berada didalam urutan naik field kunci. CPU yang menjalankan suatu program aplikasi membaca field kunci sebuah transaksi dan mengidentifikasikan field kunci kepada software manajemen data. Software menemukan kunci pada indeks yang memberikan lokasi record master. CPU kemudian me-retrieve record master, mengubah
Random order transactions
Master file
jumlah atau kuantitasnya, dan mengcopykannya pada sarana penyimpan sekunder. Pada gambar CPU telah mengcopykan record transaksi dengan field kunci nomor 11 dari file transaksi kedalam penyimpan utama. Ia telah mencari keterangan pada indeks lokasi record master yang memuat nomor ini, dan mentransfer record ini kedalam penyimpan utama. Setelah memproses record master nomor 11, ia kembali mencari lokasinya dalam indeks dan mengcopykan record yang telah berubah ke dalam lokasi itu. Selanjutnya CPU memproses record transaksi dan record master dengan nomor 12. suatu program yang mengupdate suatu file sekuensial membacakan setiap record master kedalam penyimpan utama, tidak perduli apakah record tersebut muncul untuk record master. Bila hanya sedikit record master dalam sebuah file perlu diubah, proses ini memboroskan waktu prosesor dan tidak efisien. Suatu program yang secara urut mengupdate suatu file sekuensial terindeks menghindarkan problem ini. Program membacakan ke dalam penyimpan utama hanya record master yang untuknya ada transaksi.
5. Penutup Metode pengorganisasian file secara konvensional dapat dilakukan dengan 3 cara, cara pertama adalah dengan mengunakan organisasi file secara sekuensial atau berurut, dan yang kedua adalah dengan cara akses langsung terhadap file menggunakan address atau alamat, kedua cara tersebut masingmasing mempunyai kelemahan dan kelebihan, untuk mengurangi kelemahankelemahan tersebut digunakanlah organisasi file yang ketiga yaitu, dengan menggunakan indek sebagai media penghubung, dengan adanya indek ini maka proses file menjadi lebih cepat dan tetap akurat.
