78 3.2.4
Data Flow Diagram Level 1 3.2.4.1 DFD Level 1 Penjualan
Gambar 3.8 DFD Level 1 Penjualan
79 3.2.4.2 DFD Level 1 Pembelian
Gambar 3.9 DFD Level 1 Pembelian
80 3.2.4.3 DFD Level 1 Pembayaran Penjualan Dan Pembelian
Gambar 3.10 DFD Level 1 Pembayaran Penjualan Dan Pembelian
3.2.4.4 DFD Level 1 Retur Penjualan Dan Pembelian
Gambar 3.11 DFD Level 1 Retur Penjualan Dan Pembelian
81 3.2.4.5 DFD Level 1 Laporan
Gambar 3.12 DFD Level 1 Laporan
82 3.2.5
Data Flow Diagram Level 2 3.2.5.1 DFD Level 2 Pembayaran Penjualan
Gambar 3.13 DFD Level 2 Pembayaran Penjualan 3.2.5.2 DFD Level 2 Pembayaran Pembelian
Gambar 3.14 DFD Level 2 Pembayaran Pembelian
83 3.2.5.3 DFD Level 2 Retur Penjualan
Gambar 3.15 DFD Level 2 Retur Penjualan
3.2.5.4 DFD Level 2 Retur Pembelian
Gambar 3.16 DFD Level 2 Retur Pembelian
84 3.3
Analisis Sistem Yang Berjalan Metode pengumpulan data yang dipergunakan adalah wawancara dengan Bapak Windu Kurniawan selaku Sales Manager dari PT Sinar Abadi Universal dan observasi secara langsung ke lapangan, berikut adalah daftar pertanyaan dan jawaban pada saat wawancara : 1. Perusahaan ini bergerak di bidang apa? Perusahaan kami bergerak dalam bidang import dan trading dimana perusahan membeli barang-barang dari luar negeri kemudian menjualnya kembali kepada klien di dalam negeri. 2. Proses bisnis apakah yang menjadi proses bisnis utama perusahaan? Yang menjadi proses bisnis utama kami adalah import dan trading atau sederhananya pembelian secara import dan penjualan di dalam negeri. 3. Bagaimana proses pembelian & penjualan di perusahaan ini? Pembelian : Pertama, membuat PO kemudian di email ke supplier (di luar negeri), dapat balasan berupa sales contract / confirm dari supplier, barang dikirimkan beserta dengan loading plan / performa invoice, kemudian sucefindo akan melakukan uji coba standar apakah barang layak untuk dikirimkan. Cara pembayaran yang disetujui antara lain : DP 50% terlebih dahulu, pembayaran langsung lunas, atau dapat juga dilakukan 1 bulan kemudian setelah barang diterima. Beserta dengan pengiriman dari perusahaan shipping diterima dokumen berupa packing list dan commercial invoice yang berisikan data
85 dari barang-barang yang dikirimkan dan jumlah detail dari masing-masing barang. Penjualan : Kita mendapatkan PO dari customer, lalu dilanjutkan dengan sales confirm dan pengiriman barang beserta dengan surat jalan. 4. Apa saja permasalahan yang muncul selama penggunaan dari sistem yang sedang berjalan saat ini? Permasalahan yang ada seperti hilangnya dokumen seperti terselip atau dokumen rusak, sulitnya mengecek stok barang di gudang, laporan yang tidak sesuai, kesalahan karyawan yang membuat surat dan laporan sehingga harus dibuat berulang-ulang, tersebarnya dokumen sehingga mempersulit pencarian dokumen. 5. Sistem aplikasi apa yang anda butuhkan saat ini? Saat ini kami membutuhkan suatu sistem aplikasi yang mana dapat membantu menyimpan dan mengurutkan serta menghasilkan laporan secara sistematis dan teratur sehingga dapat mempercepat proses pencarian dan pembuatan surat-surat serta laporan-laporan yang dibutuhkan. Selain itu kami juga menginginkan sistem aplikasi tersebut dapat saling berinteraksi pada tiap-tiap bagian yang ada sehingga tidak terjadi kesalahan informasi dan duplikasi dokumen ataupun kehilangan dokumen. 6. Seperti apakah harapan dari pihak perusahaan terhadap sistem baru yang akan dibuat?
86 Sistem yang baru dapat mengurangi dan mencegah kesalahan karyawan dalam membuat dan memproses dokumen, mempercepat proses transaksi sehingga dapat menekan cost, mempermudah memproses data dan informasi. 7. Transaksi perusahaan ini menggunakan apa sebelumnya? Saat ini perusahaan menggunakan Microsoft word untuk membuat surat-surat dan laporan dan data-data perusahaan seperti data barang, supplier dan sejenisnya di simpan kedalam Microsoft excel, untuk hubungan antar bagian masih dilakukan dengan cara telepon atau dengan mengirimkan kurir untuk menyampaikan dokumen atau dengan mengirimkan dokumen melalui facsimile. 8. Persediaan stock yang terjadi dalam perusahaan ini bagaimana prosesnya? Dalam perusahaan ini, persediaan barangnya pertama beli dari supplier luar negeri dan penjualan ke customer, stock bertambah jika terjadi pembelian dan berkurang jika terjadi penjualan. Dan perusahaan ini mempunyai 3 gudang yang dapat menyimpan stock barang tersebut. Kesimpulan hasil wawancara : Dari keseluruhan pertanyaan yang terjawab maka dapat disimpulkan menjadi beberapa poin, sebagai berikut : a. Perusahaan merupakan perusahaan shipping company yang melakukan impor barang dan menjualnya kembali di dalam negeri. Sebagai sebuah perusahaan yang memiliki omzet yang besar, maka perusahan memiliki data yang besar. b. Perusahaan masih menggunakan cara manual untuk melakukan pencatatan transaksi dan pemrosesanya yaitu masih menggunakan Microsoft Excel
87 dalam transaksinya. Sehingga dokumen yang dibuat masih memiliki kemungkinan terjadinya kesalahan dan menyebabkan dibuatnya dokumen berulang-ulang untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi. c. Perusahaan masih sulit untuk melakukan mengecekan barang di gudang, dikarenakan masih belum tersusunnya pencatatan barang secara sistematis, dan stock barang di gudang bisa berubah-ubah. d. Masih adanya perbedaan dokumen antar bagian yang satu dengan yang lainnya, sehingga penyesuaian catatan menjadi tidak valid dan akan mempengaruhi hasil akhir dari laporan yang seharusnya. e. Masih sulit dalam pencetakan laporan tentang pembelian dan penjualan yang terjadi di perusahaan karena masih secara manual dalam pembuatan laporan.
3.4
Permasalahan Yang Dihadapi Pada Perusahaan PT Sinar Abadi Universal setelah hasil dari wawancara yang didapat. Ternyata dalam perusahaan ini ada masalah-masalah yang dihadapi seperti : 1. Kesalahan memasukkan data pemesanan dan data barang dari pelanggan yang berhubungan dengan proses pembelian dan penjualan. Sehingga menimbulkan masalah pada penundaan transaksi dan barang. Jadi, dianggap ada yang hilang karena pemasukan data yang tidak akurat. 2. Masalah Keamanan data
88 Karena para karyawan dapat mengubah data sewaktu-waktu sehingga membuat integrasi dan keamanan data yang ada dalam dokumen menjadi rendah. 3. Kesulitan dalam proses pencarian data Misalnya mencari nama pelanggan pada transaksi penjualan dan nama supplier pada transaksi pembelian. Atau misal data dalam perusahaan sangat banyak, ada data yang di lemari arsip atau di tempat lain sehingga membuat kinerja menjadi lambat. 4. Komunikasi yang sulit dalam transaksi Disebabkan karena keterbatasan penggunaan teknologi informasi yang masih jarang dan banyaknya pelanggan. Sehingga membuat proses penjualan dan pembelian terhambat. 5. Kesulitan pencocokan data dalam satu transaksi Pada data pelanggan dalam satu faktur pembelian harus sama dengan data pelanggan dalam satu faktur penjualan. 6. Kesulitan untuk terus mengupdate dan mengecek data barang yang ada digudang karena dilakukan secara manual. 7. Kesulitan untuk melihat data pembelian dan penjualan dalam bentuk laporan Dengan proses ini membuat data yang dimasukkan tidak akurat karena kadang karyawan yang memasukkan data perusahaan berbeda karyawannya. Dalam pemasukan data yang berulang-ulang dan jika terjadi kesalahan fatal maka mengurangi kinerja karyawan.
89 3.5
Sistem Yang Diusulkan Usulan sistem aplikasi yang akan dibuat adalah sebagai berikut : 1. Setiap form memiliki validasi dan pesan error yang akan membantu user untuk mencegah dan memberitahukan kesalahan yang dilakukan oleh user. Jadi, mengurangi kesalahan pemasukkan data. 2. User yang ada akan diminta untuk login terlebih dahulu sebelum dapat masuk ke dalam sistem aplikasi. Hal ini berguna untuk menjaga kemampuan user untuk mengakses data sesuai dengan wewenangnya. 3. Dibuatnya proses searching untuk mencari data dengan mudah. 4. Membuat aplikasi yang terhubung antara user yang satu dengan yang lain sehingga komunikasi bisa menjadi lebih baik. 5. Dibuatnya aplikasi yang dapat membuat Purchase Order dan Sales order dengan lebih mudah.4 6. Setiap user memiliki tampilan menu masing-masing yang sesuai dengan job description mereka. 7. Penggunaan dalam aplikasi ini dibuat untuk mempermudah dalam pembuatan laporan.
90
Gambar 3. 17 Sistem Yang Diusulkan
3.6
Analisis Kebutuhan Informasi 3.6.1
Tabel Kebutuhan Informasi Berikut ini merupakan tabel hasil analisis kebutuhan informasi PT. Sinar Abadi Universal yang diterjemahkan ke dalam bentuk entity beserta dengan deskripsinya, antara lain : Tabel 3.1 Kebutuhan Informasi Pada PT Sinar Abadi Universal
Nama Entity Customer
Deskripsi
Kebutuhan Informasi
Tabel entity yang berisikan data
Kode customer, nama customer,
lengkap dari pelanggan pada PT.
nomor telepon customer, alamat
91 Nama Entity
Deskripsi Sinar Abadi Universal.
Kebutuhan Informasi customer, email customer, NPWP, NPPKP.
Supplier
Tabel entity yang berisikan data
Kode supplier, nama supplier,
lengkap dari supplier pada PT.
nomor telepon supplier, alamat
Sinar Abadi Universal.
supplier, email supplier, NPWP, NPPKP, kode jenis supplier.
Karyawan
Tabel entity yang berisikan data
Kode karyawan, nama karyawan,
lengkap dari karyawan pada PT.
nomor telepon karyawan, alamat
Sinar Abadi Universal.
karyawan, email karyawan, NPWP, flag karyawan.
Jenis Supplier
Tabel entity yang berisikan data
Kode jenis supplier, jenis supplier.
mengenai jenis supplier dari supplier-supplier pada PT. Sinar Abadi Universal. Barang
Tabel entity yang berisikan data
Kode barang, kode brand, type,
lengkap dari barang yang dijual
size, nama barang, kode mata
dan dibeli pada PT. Sinar Abadi
uang.
Universal. Brand
Tabel entity yang berisikan data
Kode brand, nama brand.
mengenai brand dari tiap barang yang dijual dan dibeli pada PT. Sinar Abadi Universal. Gudang
Jenis Gudang
Tabel entity yang berisikan data
Kode gudang, nama gudang,
lengkap dari gudang pada PT.
lokasi, nomor telepon gudang,
Sinar Abadi Universal.
kode jenis gudang.
Tabel entity yang berisikan data
Kode jenis gudang, jenis gudang.
mengenai jenis gudang dari gudang-gudang pada PT. Sinar Abadi Universal. Stock
Tabel entity yang berisikan data lengkap dari jumlah barang pada PT. Sinar Abadi Universal.
Kode gudang, kode barang, stock.
92 Nama Entity Pembelian
Deskripsi
Kebutuhan Informasi
Tabel entity yang berisikan data
Id pembelian, nomor PO, tanggal
lengkap mengenai transaksi
pembelian, kode karyawan, kode
pembelian dari supplier pada PT.
supplier, kode barang, quantity,
Sinar Abadi Universal.
kode term of delivery, kode term of payment, harga beli, total pembelian.
Receive
Tabel entity yang berisikan data
Id receive, tanggal penerimaan,
lengkap mengenai penerimaan
nomor receive, id pembelian, kode
barang yang dikirimkan dari
barang, quantity, nomor container.
supplier sesuai dengan faktur pembelian pada PT. Sinar Abadi Universal. Retur Pembelian
Tabel entity yang berisikan data
Id retur pembelian, nomor retur
lengkap mengenai retur pembelian
pembelian, tanggal retur
dari barang-barang yang rusak
pembelian, kode karyawan, kode
pada PT. Sinar Abadi Universal.
supplier, id pembelian, kode barang, quantity.
Penjualan
Tabel entity yang berisikan data
Id penjualan, nomor invoice,
lengkap mengenai transaksi
tanggal penjualan, kode karyawan,
penjualan terhadap para pelanggan
kode customer, kode barang,
pada PT. Sinar Abadi Universal.
quantity, harga jual, total penjualan.
Delivery
Tabel entity yang berisikan data
Id delivery, nomor surat jalan,
lengkap mengenai pengiriman
tanggal pengiriman, id penjualan,
barang yang dikirimkan kepada
kode barang, quantity.
pelanggan sesuai dengan faktur penjualan pada PT. Sinar Abadi Universal. Retur Penjualan
Pembayaran
Tabel entity yang berisikan data
Id retur penjualan, nomor retur
lengkap mengenai retur penjualan
penjualan, tanggal retur penjualan,
dari barang-barang yang rusak
kode customer, kode karyawan, id
pada PT. Sinar Abadi Universal.
penjualan, kode barang, quantity.
Tabel entity yang berisikan data
Id pembayaran pembelian, id
93 Nama Entity Pembelian
Deskripsi
Kebutuhan Informasi
lengkap mengenai pembayaran
receive, kode supplier, tgl
pembelian pada PT. Sinar Abadi
pembayaran pembelian, kode
Universal.
barang, qty, total harga beli, diskon, DP, PPN, total pembelian.
Pembayaran
Tabel entity yang berisikan data
Id pembayaran penjualan, id
Penjualan
lengkap mengenai pembayaran
delivery, kode customer, tgl
penjualan pada PT. Sinar Abadi
pembayaran penjualan, kode
Universal.
barang, qty, total harga jual, diskon, DP, PPN, total penjualan.
Piutang
Utang
Stock Adjustment
Mutasi
Tabel entity yang berisikan data
Kode piutang, id pembayaran
mengenai daftar piutang dagang
penjualan, tgl jatuh tempo, besar
dari para customer.
piutang.
Tabel entity yang berisikan data
Kode utang, id pembayaran
mengenai informasi besarnya
pembelian, tgl jatuh tempo, besar
utang kepada para supplier.
utang.
Tabel entity yang berisikan data
Kode adjust, kode karyawan, tgl
mengenai informasi perubahan
adjust, keterangan, kode barang,
persediaan barang digudang.
qty.
Tabel entity yang berisikan data
Id mutasi, kode gudang, kode
mengenai perubahan history dari
barang, id from, from, qty.
semua transaksi PT Sinar Abadi Universal. Mata Uang
Tabel entity yang berisikan data
Kode mata uang, nama mata uang.
mengenai jenis mata uang yang digunakan pada transaksi pembelian. Jabatan
Tabel entity yang berisikan data
Kode jabatan, nama jabatan.
mengenai jabatan karyawan pada PT Sinar Abadi Universal. Term Of Delivery
Tabel entity yang berisikan data
Kode term payment, term of
mengenai syarat pengiriman
payment.
barang dari supplier kepada PT
94 Nama Entity
Deskripsi
Kebutuhan Informasi
Sinar Abadi Universal. Term Of Payment
Tabel entity yang berisikan data
Kode term delivery, term of
mengenai syarat pembayaran
delivery.
pembelian dan penjualan.
3.6.2
User View Untuk Aplikasi Database Pada user view untuk aplikasi database terdiri dari query yang isinya insert = I, update = U, delete = D dan laporan yang isinya read = R, write = W. Keterangan lebih lengkapnya seperti tabel dibawah ini : Tabel 3.2 User View Untuk Aplikasi Database
Data
Tipe
Direktur Kepala
Akses Customer
Karyawan
Supplier
Barang
Laporan
R
Query Laporan Query
Supplier
Laporan
Gudang
R
Query
Jenis
Brand
R
Query Laporan
R
Query Laporan Query Laporan
Jenis
Query
Gudang
Laporan
Manager Manager
Manager Penjualan Gudang
Query Laporan
Manager
R
Manager
Keuangan Pembelian
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
R, W
R, W
U
I, U, D
R, W
R, W
U
I, U, D
R, W
R, W
U
I, U, D
R, W
R, W
95 Data
Tipe
Direktur Kepala
Akses Stock Faktur
Query
Pembelian
Laporan
Receive
R
Laporan Query
Pembelian
Laporan
Faktur
Query
Penjualan
Laporan
Delivery
R
Query
Retur
R
Query Laporan
Retur
Query
Penjualan
Laporan
Pembayaran Query Pembelian
Laporan
Pembayaran Query Penjualan Piutang
Utang
Laporan Query Laporan
Stock
Query
Adjustment
Laporan
Mutasi
Mata Uang
Jabatan TermOf
R
Query Laporan
R
Query Laporan
R
Query Laporan
R
Query Laporan Query
Manager Manager
Manager Penjualan Gudang
Query Laporan
Manager
R
Manager
Keuangan Pembelian
U
I, U
I, U, D
I, U
R, W
R
R, W
R
U
I, U, D
I, U, D
W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
U
I, U, D
R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
96 Data
Tipe
Direktur Kepala
Akses Delivery
Laporan
TermOf
Query
Payment
Laporan
3.7
Manager
Manager Manager
Manager Penjualan Gudang R
R
R, W
Manager
Keuangan Pembelian R, W
R, W
U
I, U, D
I, U, D
I, U, D
R, W
R, W
R, W
R, W
Alternatif Pemecahan Masalah Melihat dari masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini, maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Membangun aplikasi sistem basis data pembelian dan penjualan yang dapat menghubungkan transaksi pada perusahaan seperti proses pembelian dan penjualan barang pada perusahaan ini. 2. Melengkapi sistem basis data dengan kemampuan untuk mengingatkan pengguna yang berkaitan dengan aturan dan kebijakan perusahaan yang bersifat teknis. 3. Merancang sistem basis data yang dapat memudahkan user untuk membuat laporan dari perusahaan. 4. Meminimalisasikan proses human error yang mungkin terjadi pada proses manual. 5. Memudahkan user untuk melihat proses transaksi pembelian dan penjualan yang terjadi. 6. Membuat sistem keamanan yang lebih terjaga dengan adanya username dan password.
