3203

Gemeenschappelijke aankoopcentrale Stad Antwerpen – OCMW Antwerpen Francis Wellesplein 1 B 2018 Antwerpen

Selectieleidraad nummer GAC/2015/3203 Voor het toewijzen van een overheidsopdracht voor de aanneming van diensten met betrekking tot Raamovereenkomst voor het aanstellen van een pool voor fotografie en video, tekst- en eindredactie, DTP en ondersteunende communicatiebureaus

Wijze van gunnen Indienen van de aanvragen tot deelneming Opening van de aanvragen tot deelneming

onderhandelingsprocedure met bekendmaking

Via e-Tendering

Uiterlijk tegen

DINSDAG 24 NOVEMBER 2015, 10.45 UUR Aanvragen tot deelneming die na dit tijdstip toekomen, zullen niet worden weerhouden.

De informatiesessie vindt plaats op 17 november 2015, 18.30 uur, in het auditorium van Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen

GAC/2015/3203

Blz. 1

Inhoudsopgave I. SELECTIELEIDRAAD ....................................................................................................... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ...................................................................................... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER ................................................................................. 6 I.3 WIJZE VAN GUNNEN ............................................................................................................ 7 I.4 PLANNING VAN DE PROCEDURE ........................................................................................... 7 I.5 KWALITATIEVE SELECTIE .................................................................................................... 7 I.6 BELANGENVERMENGING ..................................................................................................... 8 I.7 VORM EN INHOUD VAN DE AANVRAAG TOT DEELNEMING ................................................... 9 I.8 INDIENEN VAN DE AANVRAAG TOT DEELNEMING ................................................................ 9 I.9 OPENING VAN DE AANVRAGEN TOT DEELNEMING ............................................................... 9 BIJLAGE A : DEELNAMEFORMULIER ......................................................................... 10 BIJLAGE B: VERBINTENIS IN DE ZIN VAN ARTIKEL 74 KB 15/07/2011 .............. 11

GAC/2015/3203

Blz. 2

Beheerder tot aan sluiting opdracht Naam: GAC/Diensten Adres: Francis Wellesplein 1 te 2018 Antwerpen Contactpersoon: Patrik Van Ostaeyen Telefoon: 03 338 27 70 E-mail: [email protected] Als een inschrijver in de opdrachtdocumenten fouten of leemten opmerkt, of er zijn onduidelijkheden of vragen bij deze opdracht, dan meldt hij dit onmiddellijk aan de aanbestedende overheid via bovenstaande contactgegevens. Alleszins verwittigt hij haar ten laatste 10 dagen vóór de datum van de openingszitting, tenzij zulks onmogelijk is door de inkorting van de termijn voor ontvangst van de aanvragen tot deelneming. De aanbestedende overheid oordeelt of de fouten of de leemten voldoende belangrijk zijn om de openingszitting te verdagen en, indien nodig, tot een aangepaste bekendmaking over te gaan. Toepasselijke reglementering 1. De wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘Wet Overheidsopdrachten’. 2. De wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2013, hierna genoemd ‘Rechtsbeschermingswet’. 3. Het koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB Plaatsing’. 4. Het koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 en latere wijzigingen, hierna genoemd ‘KB Uitvoering’. 5. De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en latere wijzigingen. 6. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB) en de Codex Welzijn. De in dit deel weergegeven toepasselijke reglementering is niet-limitatief opgesomd. De inschrijver wordt geacht alle van toepassing zijnde bepalingen te kennen en in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving te handelen.

GAC/2015/3203

Blz. 3

I. Selectieleidraad Via deze selectieleidraad wil de stad Antwerpen aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. Deze selectieleidraad is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten.

I.1 Beschrijving van de opdracht De stad heeft alles in huis om haar bewoners, bezoekers, bedrijven en ‘brains’ naar hun zin te maken. Deze algemene doelstelling werd vertaald in een nieuwe merkstrategie. In deze merkstrategie worden vier thema’s bepaald die positionerend zijn voor de stad: 1) stad aan de stroom; 2) innovatieve kennisstad; 3) creatieve stad; en 4) metropool op mensenmaat. De merkstrategie vormt de basis voor vele stedelijke campagnes. Daarnaast zet de stad hoog in op de prioriteiten binnen de verschillende beleidsdomeinen, zoals mobiliteit en veiligheid. Bij de uitwerking van elke stedelijke communicatie gaat er bijzondere aandacht uit naar de mogelijkheden die een digitale aanpak bieden, en naar het belang van de veranderende diversiteit in de stad. Voor de creatie en uitwerking van de meer dan 100 stedelijke campagnes en de ‘story telling’ op de verschillende communicatiekanalen doet de stad beroep op freelance partners voor verschillende opdrachten. De freelance partners werken nauw samen met de bedrijfseenheid ondernemen en stadsmarketing of in opdracht van een of meerdere stedelijke bedrijfseenheden. Voor haar strategische communicatie werkt de stad samen met het communicatiebureau Duval Guillaume. Strategische begeleiding valt dan ook niet onder de opdrachten zoals hieronder geformuleerd. De stad beoogt een samenwerking met haar freelance partners van 3 jaar. Raamovereenkomst voor het aanstellen van een pool voor fotografie en video, tekst- en eindredactie, DTP en ondersteunende communicatiebureaus. De opdracht is opgedeeld in volgende percelen: Perceel 1 “Fotografie” 1. Fotografie algemeen + protocollaire opdrachten (ontvangsten, recepties,…) U maakt en bewerkt beelden ter invulling van verschillende communicatiekanalen van de stad Antwerpen. De fotoreportages kunnen van zeer uiteenlopende aard zijn en worden steeds aan de hand van een briefing per opdracht gespecifieerd. 2. Campagne fotografie U maakt en bewerkt beelden ter ondersteuning van print- en webcampagnes. Daarnaast verzorgt u de volledige productie van de beelden en draagt de eindverantwoordelijkheid ten aanzien van onderaannemers.

GAC/2015/3203

Blz. 4

3. B2B U maakt beelden ter ondersteuning van actieve investeringspromotie. De kernboodschap van de foto’s is “De nieuwe dynamiek van een actieve ondernemende stad die de focus legt op innovatie.” 4. Fotografie toerisme / city marketing U maakt beeldenreeksen van verschillende toeristische producten van de stad bv. dagen avondbeelden van herkenbare/toeristische plaatsen. De beelden dienen voor gebruik in eigen kanalen (websites, brochures), maar de beelden dienen ook gebruikt te worden door partners (Toerisme Vlaanderen, lokale sector als hotels) en klanten (internationale media, touroperatoren, reisagenten) wanneer deze beeldmateriaal over het toeristisch aspect van de stad willen gebruiken.

Perceel 2 “Video” U maakt en bewerkt beelden ter invulling van verschillende communicatiekanalen van de stad Antwerpen. De videoreportages kunnen van zeer uiteenlopende aard zijn en worden steeds aan de hand van een briefing per opdracht gespecifieerd. Als integraal onderdeel van de communicatiemix, sluit die naar inhoud en vorm aan bij de andere stedelijke externe communicatiekanalen. Perceel 3 “Tekstredactie” 1. Tekstredactie algemeen U schrijft toegankelijke teksten over beslist beleid, dienstverlenende berichten, UiT activiteiten en andere stedelijke onderwerpen. De teksten beantwoorden aan de stijl en eigenheid van de stad Antwerpen. 2. B2B U schrijft toegankelijke teksten met een zakelijke focus in het kader van lokale, nationale en internationale actieve investeringspromotie en business promotie van de stad Antwerpen. De doelgroep waarvoor u schrijft bestaat dan ook uit oa. ondernemers, handelaars, investeerders,….

Perceel 4 “Eindredactie” U corrigeert nauwgezet allerhande teksten, waarbij gelet wordt op stijl en toon. Die moet duidelijk zijn, eenvoudig en toegankelijk, maar ook volwassen en correct. U verbetert de fouten, trekt kromme zinnen recht en herschrijft waar nodig. Daarna voorziet u de tekst van een intrigerende kop, inleiding en andere wervende elementen zodat de lezer meteen in tekst getrokken wordt. Het gaat in de eerste plaats om webcontent. Perceel 5 “DTP” 1. DTP algemeen U staat in voor het ontwerp en de opmaak van drukwerk van de stad Antwerpen op basis van aangeleverde sjablonen, teksten en beelden, en dit volgens de in stedelijke huisstijl gedefinieerde grafische regels. De opmaak dient te beantwoorden aan de voorwaarden gesteld in de vooraf gegeven briefing en technische specificaties. 2. Infograficus U zet complexe gevens en data om in aantrekkelijke en duidelijke visualisaties waardoor de boodschap sneller verwerkt en beter onthouden kan worden.

GAC/2015/3203

Blz. 5

Perceel 6 “Ondersteunend communicatie bureau” U staat in voor de ontwikkeling van communicatiecampagnes in nauwe samenwerking met de betrokken dienst bij de stad Antwerpen. De campagnes voor dit perceel zijn niet strategisch van aard, maar ook niet puur uitvoerend (DTP). U creëert en werkt communicatiecampagnes uit binnen een bestaande marketingstrategie en ondersteunt daarbij de dienst Marketing Strategie.

Deze opdracht heeft betrekking op de volgende diensten, zoals opgenomen in de Common Procurement Vocabulary (CPV): - 79961000: Fotografische diensten - 79340000: Reclame- en marketingdiensten - 79550000: Typen, tekstverwerking en desktop publishing - 79552000: Tekstverwerkingsdiensten - 79553000: Desktop-publishing-diensten - 79960000: Fotografische en aanvullende diensten - 92100000: Film- en videodiensten

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Stad Antwerpen Grote Markt 1 2000 Antwerpen Ondernemingsnummer 0207 500 123 Stad Antwerpen zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor: 1. het OCMW Antwerpen; 2. instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bv. lokale politie, districten, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst, enz.); 3. instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die: - door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen); - door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen); 4. andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of het OCMW (bv. Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen, Digipolis, Hulpverleningszone Antwerpen 1, enz.). De inschrijvers zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de leveringen en diensten die aan stad Antwerpen worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde instellingen en agentschappen aan te bieden, indien deze erom verzoeken. De

GAC/2015/3203

Blz. 6

voormelde instellingen en agentschappen treden in dergelijk geval op als opdrachtgevercontractant. Ze plaatsen opdrachten in eigen naam en voor eigen rekening. Stad Antwerpen is de aanbestedende overheid.

I.3 Wijze van gunnen Onderhandelingsprocedure met bekendmaking

I.4 Planning van de procedure De procedure verloopt in twee fasen: • Algemene oproep tot kandidaten In de eerste fase dient de inschrijver zijn aanvraag tot deelneming in. In deze fase wordt de inschrijver beoordeeld op betrouwbaarheid en bekwaamheid. •

Indienen offerte Wanneer zijn aanvraag tot deelneming aanvaard wordt, ontvangt de inschrijver het bestek en een uitnodiging om zijn offerte in te dienen.

I.5 Kwalitatieve selectie Juridische situatie van de inschrijver (uitsluitingscriteria) Door het enkele feit van deel te nemen aan deze gunningsprocedure, verklaren de kandidaten of inschrijvers op erewoord dat ze zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in artikel 61 §§ 1 en 2 van het KB plaatsing bevinden, noch dat ze zich in het uitsluitingsgeval bedoeld in artikel 57, 1, f) van de Richtlijn 2014/24/EU van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten bevinden. De kandidaten of inschrijvers verklaren met betrekking tot het laatstgenoemde artikel dat noch zijzelf, noch een lid van hun keten van medecontractanten bij onherroepelijk vonnis veroordeeld zijn voor kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel in de zin van artikel 2 van de Richtlijn 2011/36/EU van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan. De bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden van artikel 61 § 2, 1°, 2°, 5° en 6° worden door het bestuur zelf opgezocht voor de Belgische aanvragen tot deelneming. De Belgische kandidaat-inschrijver dient wel een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst bij zijn aanvraag tot deelneming te voegen, waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan. Dit attest mag ten vroegste 3 maanden voor ontvangst door het bestuur uitgereikt zijn. Dit uittreksel kan voor de Belgische inschrijvingen (rechtspersonen) gevraagd worden bij de Federale Overheidsdienst Justitie, DG RO – Dienst centraal

GAC/2015/3203

Blz. 7

strafregister, Waterloolaan 115, 1000 Brussel Tel +32 (0)2 552 27 48 Fax +32 (0)2 552 27 82 E-mail [email protected]. Omdat de aanbestedende overheid niet bij machte is de bewijzen van de uitsluitingsgronden zelf op te zoeken in het geval van een buitenlandse inschrijving, dienen buitenlandse kandidaat-inschrijvers bij hun aanvraag tot deelneming zelf alle bewijzen omtrent de uitsluitingsgronden aan te leveren. Zodra blijkt dat een kandidaat-inschrijver zich in een toestand van uitsluiting bevindt, wordt hij uitgesloten van deelneming aan de opdracht. Een kandidaat-inschrijver die niet RSZ-plichtig is (geen personeel, inschrijving door natuurlijke persoon, etc…), moet een verklaring op eer bijvoegen waarin hij verklaart waarom hij niet RSZ-plichtig is. Aandachtspunt: bij een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid zijn alle deelnemers hoofdelijk verbonden en ze zijn verplicht de deelnemer aan te duiden die de combinatie zal vertegenwoordigen tegenover de aanbestedende overheid. Wanneer de kandidaat-inschrijver een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid betreft, moeten voor elke partner van die combinatie zonder rechtspersoonlijkheid de bovenvermelde documenten ingediend worden. Financiële en economische draagkracht van de inschrijver (selectiecriteria) Niet van toepassing. Technische bekwaamheid van de inschrijver (selectiecriteria) Voor alle percelen: Minimum vijf referenties met betrekking tot gelijkaardige opdrachten tijdens de laatste 5 jaar. Minimum twee van de vijf opdrachten moeten voor een opdrachtgever uit de publieke sector (overheidinstelling) zijn. Per opdracht wordt het bedrag vermeld, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor ze bestemd waren in het algemeen en voor welke overheidsinstelling in het bijzonder. Voor elke referentieopdracht in de lijst worden volgende vermeldingen bijgevoegd: o de opdrachtgever (met gegevens contactpersoon + telefoonnummer); o datum van uitvoering o de beknopte omschrijving van de opdracht (verschillende onderdelen); o kostprijs. Alle kandidaten die voldoen aan dit criterium worden toegelaten tot de volgende fase.

I.6 Belangenvermenging In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (‘revolving doors’) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de kandidaat of inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de aanbestedende overheid, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de GAC/2015/3203

Blz. 8

aanbestedende overheid, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn aanvraag tot deelneming of offerte of een andere tussenkomst in het kader van deze plaatsingsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze plaatsingsprocedure. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de aanvraag tot deelneming of offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang.

I.7 Vorm en inhoud van de aanvraag tot deelneming De kandidaat-inschrijver maakt zijn aanvraag tot deelneming op in het Nederlands. De kandidaat-inschrijver vult het bijgevoegde deelnameformulier in. De kandidaat-inschrijver voegt bij zijn aanvraag tot deelneming alle vereiste documenten zoals beschreven onder het luik kwalitatieve selectie.

I.8 Indienen van de aanvraag tot deelneming De aanvraag tot deelneming dient via elektronische middelen te worden overgelegd. De aanvraag tot deelneming moet elektronisch ingediend worden via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-Procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00.

I.9 Opening van de aanvragen tot deelneming Er is geen publieke opening van de aanvragen tot deelneming voorzien. Datum: zie titelblad

GAC/2015/3203

Blz. 9

BIJLAGE A : DEELNAMEFORMULIER AANVRAAG TOT DEELNEMING VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “GAC/2015/3203, RAAMOVEREENKOMST VOOR HET AANSTELLEN VAN EEN POOL VOOR FOTOGRAFIE EN VIDEO, TEKST- EN EINDREDACTIE, DTP EN ONDERSTEUNENDE COMMUNICATIEBUREAUS” onderhandelingsprocedure met bekendmaking Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Ondernemingsnummer: Telefoon: Fax: E-mail: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

STELT ZICH KANDIDAAT VOOR DE IN TITEL VERMELDE OPDRACHT. Aankruisen voor welke percelen de inschrijver zich kandidaat stelt: Perceel 1 “Fotografie” Perceel 2 “Video” Perceel 3 “Tekstredactie” Perceel 4 “Eindredactie” Perceel 5 “DTP” Perceel 6 “Ondersteunend communicatie bureau” (1) Doorhalen wat niet van toepassing is De inschrijver,

Naam en voornaam: ............................................................................................ Hoedanigheid: …………………………………………………………… GAC/2015/3203

Blz. 10

BIJLAGE B: VERBINTENIS IN DE ZIN VAN ARTIKEL 74 KB 15/07/2011 GAC/2015/3203 Een kandidaat of een inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval toont hij de aanbestedende overheid aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen, door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de kandidaat of inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen.(artikel 74 KB 15 juli 2011)

(gegevens entiteit op wiens draagkracht de kandidaat/inschrijver zich beroept) Naam rechtspersoon/natuurlijke persoon (1) …………………………………….................... gekend onder ondernemingsnummer ……………………………………………… (indien rechtspersoon) met adres te …………………………………………………………………………………….. vertegenwoordigd door ……………………………………………………………………………………

op wiens draagkracht beroep wordt gedaan door (gegevens kandidaat/inschrijver) Naam inschrijver(2) …………………………………….................... gekend onder ondernemingsnummer ……………………………………………… (indien rechtspersoon) met adres te …………………………………………………………………………………….. vertegenwoordigd door …………………………………………………………………………………….

verbindt er zich toe om, in het geval dat bovenvermelde opdracht wordt toegewezen aan de kandidaat/inschrijver, hij/zij de nodige middelen – waarop de kandidaat/inschrijver zich voor de kwalitatieve selectie op beroept – ter beschikking stelt tot goede uitvoering van deze opdracht.

Opgesteld te ………………………………… Entiteit op wiens draagkracht beroep wordt gedaan (1) ………………..……………(handtekening) ……………………………..…(naam) ……………………………..(hoedanigheid)

GAC/2015/3203

Kandidaat inschrijver (2) ……………………………(handtekening) …………………………………(naam) ……………………………(hoedanigheid)

Blz. 11