2016. Z procesného hľadiska sa AFK vykonáva ako AFK VO a AFK VOV a ŽoP TP

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 2/2016 Pokyn GR Sekcie kontroly k overovaniu zadávania zákaziek na realizáciu verejných obstarávaní uskutočnených partnerskými organizáciami v rámci potravinovej a základnej materiálnej pomoci – OP FEAD 2014 – 2020

1. Kontrola FEAD

Povinnosť vykonávania finančnej kontroly a finančného riadenia OP FEAD vychádza najmä z nariadenia č. 223/2014, legislatívnym rámcom pre výkon finančnej kontroly a finančného riadenia na národnej úrovni je zákon o finančnej kontrole. Kontrolou pre účely OP FEAD sa rozumie súhrn činností, ktorými sa overuje plnenie podmienok poskytnutia príspevku v súlade s OP FEAD, súlad deklarovaných výdavkov a ostatných údajov predložených zo strany prijímateľa a súvisiacej dokumentácie s legislatívou EÚ a SR, dôsledné a pravidelné overenie dosiahnutého pokroku realizácie a výstupov opatrení, overovanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti počas celej realizácie a ďalšie povinnosti stanovené prijímateľovi.

1.1

Administratívna finančná kontrola VO

Cieľom AFK je najmä dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými financiami a realizácii finančnej operácie alebo jej časti, predchádzanie podvodom a nezrovnalostiam správnosť a preukázateľnosť vykonávania finančnej operácie alebo jej časti, spoľahlivosť výkazníctva, a iné v zmysle § 6 zákona o finančnej kontrole. RO v rámci AFK overí súlad VO a VOV/ŽoP TP a podpornej dokumentácie s legislatívou EÚ a SR. Z procesného hľadiska sa AFK vykonáva ako AFK VO a AFK VOV a ŽoP TP. RO prostredníctvom SK vykonáva AFK dodržania pravidiel SR a EÚ pri obstaraní tovarov a služieb a súvisiacich postupov, ktoré zahŕňajú kontrolu:  princípov a postupov stanovených ZVO (ďalej len „kontrola VO“),  postupov pri obstaraní zákazky, na ktorú sa ZVO nevzťahuje (ďalej len „kontrola obstarávania“). Cieľom kontroly VO a kontroly obstarávania je kontrola finančnej operácie s právom SR a EÚ a usmerneniami RO. Ide o kontrolu vykonávanú podľa zákona o finančnej kontrole. Činnosťou RO nie je dotknutá výlučná a konečná zodpovednosť prijímateľa ako verejného obstarávateľa za vykonanie VO pri dodržaní všeobecne záväzných právnych predpisov SR 1

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 a EÚ, základných princípov VO a dohody s prijímateľom. Rovnako činnosťou RO nie je dotknutá výlučná a konečná zodpovednosť prijímateľa za obstarávanie aj v prípade, ak tento nie je pri obstarávaní povinný postupovať podľa ZVO. RO kontroluje dodržiavanie základných princípov VO, ktorými sú: a) rovnaké zaobchádzanie, b) nediskriminácia uchádzačov alebo záujemcov, c) transparentnosť vrátane vylúčenia konfliktu záujmov, d) hospodárnosť a efektívnosť, e) proporcionalita. Účelom kontroly VO a kontroly obstarávania je zabezpečiť hospodárne a efektívne, účinné a účelné využitie prostriedkov rozpočtu verejnej správy vyčlenených na OP FEAD a overiť primeranosť nárokovaných výdavkov pri dodržaní podmienok dohody s prijímateľom a príslušných všeobecne záväzných právnych predpisov SR a EÚ. RO postupuje pri overovaní hospodárnosti a primeranosti výdavkov v rámci kontroly VO a kontroly obstarávania podľa základných pravidiel overovania hospodárnosti výdavkov. Ak RO identifikuje nedodržanie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel stanovených v legislatíve SR a EÚ, pričom toto pochybenie malo alebo mohlo mať vplyv na výsledok VO, uplatní postupy podľa poslednej aktuálnej verzie Rozhodnutia komisie z 19. decembra 2013 o stanovení a schválení usmernení o určení finančných opráv, ktoré má Komisia uplatňovať na výdavky financované EÚ v rámci zdieľaného hospodárenia pri nedodržaní pravidiel VO (ďalej len „rozhodnutie COCOF“). V rámci kontroly VO sa bude posudzovať aj konflikt záujmov. Podľa § 23 ods.1 ZVO je verejný obstarávateľ povinný zabezpečiť, aby vo verejnom obstarávaní nedošlo ku konfliktu záujmov, ktorý by mohol narušiť alebo obmedziť hospodársku súťaž alebo porušiť princíp transparentnosti a princíp rovnakého zaobchádzania. Pojem konflikt záujmov zahŕňa prinajmenšom každú situáciu, keď osoby na strane prijímateľa alebo poskytovateľa obstarávacích služieb konajúceho v mene prijímateľa, ktorí sú zapojení do vykonávania postupu obstarávania alebo môžu ovplyvniť výsledok tohto postupu (bez nutnosti ich zapojenia), majú priamo alebo nepriamo finančný, ekonomický alebo iný osobný záujem, ktorý možno vnímať ako ohrozenie ich nestrannosti a nezávislosti v súvislosti s daným postupom VO. Posudzovanie bude spojené s procesom určovania finančných opráv, resp. s dôsledkom vylúčenia dotknutého VO z financovania v plnom rozsahu. Posúdenie pri každom takomto prípade je potrebné vykonať individuálne, s ohľadom na to, či predmetný identifikovaný konflikt záujmov mal alebo mohol mať vplyv na výsledok VO. Nevyhnutnou súčasťou dokumentácie je aj Čestné vyhlásenie k neprítomnosti konfliktu záujmov (vzor v prílohe č. 1.). Výdavky deklarované v ŽoP TP/VOV, ktoré vznikli v súvislosti s realizáciou výsledku VO alebo obstarávania nemôžu byť zo strany RO schválené skôr, ako sa riadne ukončí kontrola 2

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 VO alebo obstarávania, ktorej záverom je pripustenie predmetných výdavkov do financovania. Ak napriek uvedenému prijímateľ predloží takúto ŽoP TP/VOV na RO, je RO oprávnený takúto ŽoP TP/VOV zamietnuť. Ak zo strany RO nedôjde k zamietnutiu ŽoP TP/VOV, pokračuje RO vo výkone kontroly ŽoP TP/VOV, pričom je oprávnený rozhodnúť o prerušení plynutia tejto lehoty do momentu ukončenia kontroly VO alebo kontroly obstarávania. Lehoty na výkon kontroly VO alebo kontroly obstarávania začínajú pre RO plynúť dňom nasledujúcim po dni doručenia dokumentácie, resp. odo dňa doplnenia tejto dokumentácie, ktorá je predmetom kontroly. Kontrola VO alebo kontrola obstarávania bude vykonávaná nasledovne: Tabuľka č. 1 Pre služby/tovary, na ktoré sa nevzťahuje povinnosť použitia elektronického trhoviska (systém EKS) Predmet kontroly Nadlimitná zákazka

Podlimitná zákazka

Typ kontroly Prvá ex ante kontrola (kapitola 1.1.1. ) (kontrola návrhu oznámenia, návrhu súťažných podkladov, návrhu zmluvy) Druhá ex ante kontrola (kapitola 1.1.2. ) (kontrola VO pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom) Následná ex post kontrola (kapitola 1.1.4.) (kontrola VO po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom) Prvá ex ante kontrola (kapitola 1.1.1. ) (kontrola návrhu výzvy na predkladanie ponúk, návrhu súťažných podkladov, návrhu zmluvy) Druhá ex ante kontrola (kapitola 1.1.2. ) (kontrola VO pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom) Následná ex post kontrola (kapitola 1.1.4. )

Lehota na kontrolu dokumentácie zo strany RO/výstup kontroly 15 pracovných dní/ správa z AFK VO/čiastková správa z AFK VO

20 pracovných dní/správa z AFK VO/čiastková správa z AFK VO




7 pracovných dní/správa z AFK VO/čiastková správa 3

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016

Zákazka s nízkou hodnotou podľa § 117 ZVO (kapitola 1.1.5.)

Všeobecné – v prípade doplnenia dokumentácie, resp. vysvetlenia k predloženému VO

(kontrola VO po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom) Druhá ex ante kontrola (kapitola 1.1.2. ) (kontrola VO pred podpisom zmluvy, (zaslaním objednávky) s úspešným uchádzačom) Následná ex post kontrola (kapitola 1.1.4. ) (kontrola VO po podpise zmluvy, (prebratí objednávky) s úspešným uchádzačom) Doplnenie min. 5 max. 10 pracovných dní na doplnenie pre prijímateľa

z AFK VO



Dňom nasledujúcim po dni doručenia vysvetlenia, úpravy alebo doplnenia dokumentácie na RO začína plynúť nová lehota na výkon AFK VO/návrh správy z AFK VO/návrh čiastkovej správy z AFK VO

Tabuľka č. 2 Pre služby/tovary, na ktoré sa vzťahuje povinnosť použitia elektronického trhoviska (EKS) (bežne dostupné na trhu) Predmet kontroly Podlimitné zákazky cez EKS (kapitola 1.1.3.)

Typ kontroly Prvá ex ante kontrola (kapitola 1.1.3) (kontrola anonymného zmluvného a objednávkového formulára) Štandardná ex post kontrola (kapitola 1.1.3.) (kontrola VO po uzavretí a podpise zmluvy, ale pred nadobudnutím jej účinnosti s úspešným uchádzačom) Doplnenie

Lehota na kontrolu dokumentácie zo strany RO/výstup kontroly 7 pracovných dní/správa z AFK VO/čiastková správa z AFK VO

20 pracovných dní/ správa z AFK VO/ čiastková správa z AFK VO

Dňom nasledujúcim po dni doručenia vysvetlenia, úpravy alebo doplnenia dokumentácie na RO začína plynúť nová lehota na výkon kontroly VO/návrh správy z AFK VO/návrh čiastkovej 4

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 správy z AFK VO Nadlimitné zákazky cez EKS (kapitola 1.1.3)


Prvá ex ante kontrola (kapitola 1.1.3) (kontrola anonymného zmluvného a objednávkového formulára)


Štandardné ex post kontrola (kapitola 1.1.3) (kontrola VO po uzavretí a podpise zmluvy, ale pred nadobudnutím jej účinnosti s úspešným uchádzačom) min. 5 max. 10 pracovných dní na doplnenie pre prijímateľa


Tabuľka č. 3 Pre dodatky, in-house zákazky, zákazky z výnimky a zákazky tzv. horizontálnej spolupráce Predmet kontroly Dodatky (kapitola 1.1.6.)

In-house zákazky (kapitola 1.1.7.)

Zákazky z výnimky (kapitola 1.1.7. )

Typ kontroly Druhá ex ante kontrola (kapitola 1.1.2. ) (kontrola dodatku pred podpisom) Následná ex post kontrola (kapitola 1.1.4. ) (kontrola dodatku po podpise) Druhá ex ante kontrola (kapitola 1.1.2. ) (kontrola postupov obstarania zákazky pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom) Následná ex post kontrola (kapitola 1.1.4.) (kontrola postupov obstarania zákazky po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom) Prvá ex ante kontrola (kapitola 1.1.1) (kontrola oprávnenosti použitia výnimky) Druhá ex ante kontrola

Lehota na kontrolu dokumentácie zo strany RO/výstup z kontroly 15 pracovných dní/správa z AFK VO/čiastková správa z AFK VO 7 pracovných dní/správa z AFK VO/čiastková správa z AFK VO 20 pracovných dní/správa z AFK VO/čiastková správa z AFK VO


7 pracovných dní/ správa z AFK VO/ čiastková správa z AFK VO 20 pracovných dní/správa

5


Zákazky tzv. horizontálnej spolupráce (kapitola 1.1.7. )


(kapitola 1.1.2. ) (kontrola postupov obstarania zákazky pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom) Následná ex post kontrola (kapitola 1.1.4. ) (kontrola postupov obstarania zákazky po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom) Druhá ex ante kontrola (kapitola 1.1.2. ) (kontrola postupov obstarania zákazky pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom) Následná ex post kontrola (kapitola 1.1.4. ) (kontrola postupov obstarania zákazky po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom) Doplnenie min. 5 max. 10 pracovných dní na doplnenie pre prijímateľa

z AFK VO/čiastková správa z AFK VO




Dňom nasledujúcim po dni doručenia vysvetlenia, úpravy alebo doplnenia dokumentácie na RO začína plynúť nová lehota na výkon kontroly VO /návrh správy z AFK VO/návrh čiastkovej správy z AFK VO

V prípade spolupráce RO s ÚVO, PMÚ, resp. s inými orgánmi alebo v prípade vyžiadania si znaleckého posudku alebo odborného stanoviska, oznámi RO prijímateľovi prerušenie výkonu kontroly a plynutia lehoty, avšak bez konkretizácie tohto dôvodu, pričom ako dôvod tohto prerušenia uvedie „iné nevyhnutné úkony súvisiace s výkonom kontroly“. Uvedený postup je potrebný s ohľadom zdržania sa takého správania RO, ktoré môže ohroziť alebo zmariť prešetrenie podnetu, najmä zo strany PMÚ alebo orgánov činných v trestnom konaní. RO v prípade akéhokoľvek podozrenia nasvedčujúceho počas alebo po vykonaní kontroly, že bol alebo mohol byť spáchaný trestný čin (napr. subvenčný podvod v súlade s § 225 trestného zákona, poškodzovanie finančných záujmov ES v súlade s § 261 trestného zákona, falšovanie a pozmeňovanie verejnej listiny, úradnej pečate, úradnej uzávery, úradného znaku a úradnej značky v súlade s § 352 trestného zákona), takúto skutočnosť podľa § 3 ods. 2 trestného poriadku oznámi bezodkladne orgánom činným v trestnom konaní. Prijímateľ predkladá na overenie VO kompletnú dokumentáciu v súlade so ZVO. Predkladá na RO kópiu originálnej dokumentácie v písomnej podobe, ktorá je pevne zviazaná 6

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 a podpísaná štatutárnym zástupcom prijímateľa, resp. splnomocneným zástupcom. Vo fotokópii prijímateľ očísluje podľa poradia jednotlivé strany predkladanej dokumentácie. Súčasne s dokumentáciou predkladá na RO aj čestné vyhlásenie (príloha č.1.), v rámci ktorého jasne identifikuje OP FEAD a predkladané VO. Súčasťou tohto dokumentu je súpis všetkej predkladanej dokumentácie a vyhlásenie, že dokumentácia predložená na kontrolu VO je úplná, kompletná a je totožná s originálom dokumentácie z VO. Zároveň prijímateľ prehlási, že si je vedomý, že na základe predloženej dokumentácie RO rozhodne o pripustení, nepripustení výdavkov súvisiacich s predmetným VO do financovania predmetného VO, o finančnej oprave, resp. o ďalších krokoch, ktoré budú potrebné na základe zistení RO v rámci kontroly tejto dokumentácie. Uvedené pravidlá sa rovnako vzťahujú aj na dopĺňanie dokumentácie. RO upozorňuje prijímateľa, že nebude akceptovať dokumentáciu k VO, ktorá nebude predložená uvedeným postupom, nebude pevne zviazaná a overená v zmysle uvedeného postupu (napr. dokumentácia voľne vložená v euroobaloch, obálkach, zakladačoch a pod.), pri ktorej nie je možné zaručiť jej pravosť a kompletnosť. RO je oprávnený takto predloženú dokumentáciu k VO vrátiť prijímateľovi bez vykonania AFK. AFK VO bude zo strany RO vykonaná až po opätovnom doručení dokumentácie k VO v súlade s vyššie uvedeným postupom. Prijímateľ je povinný pred samotným vyhlásením VO určiť predpokladanú hodnotu zákazky. Podľa § 6 ods. 1 ZVO: „Predpokladaná hodnota zákazky na účely tohto zákona sa určuje ako cena bez dane z pridanej hodnoty. Verejný obstarávateľ a obstarávateľ určia predpokladanú hodnotu zákazky na základe údajov a informácií o zákazkách na rovnaký alebo porovnateľný predmet zákazky. Ak nemá verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ údaje podľa druhej vety k dispozícii, určí predpokladanú hodnotu na základe údajov získaných prieskumom trhu s požadovaným plnením alebo na základe údajov získaných iným vhodným spôsobom. Predpokladaná hodnota zákazky je platná v čase odoslania oznámenia o vyhlásení verejného obstarávania alebo oznámenia použitého ako výzva na súťaž na uverejnenie; ak sa uverejnenie takého oznámenia nevyžaduje, predpokladaná hodnota je platná v čase začatia postupu zadávania zákazky." Všetky informácie a podklady použité pre určenie predpokladanej hodnoty zákazky podľa § 6 ZVO sú nevyhnutnou súčasťou dokumentácie z VO. V prípade nadlimitných zákaziek je prijímateľ povinný predložiť výpočet predpokladanej hodnoty zákazky súčasne s návrhom oznámenia o vyhlásení VO a návrhom súťažných podkladov vrátane všetkých ich príloh. V prípade nepredloženia tejto dokumentácie, bude prijímateľ požiadaný o predloženie dokumentácie, resp. doplnenie chýbajúcich dokladov, čím sa proces AFK VO predĺži. Príklady určenia predpokladanej hodnoty zákazky:  na základe vlastných skúseností s doterajšími, obdobnými VO, napr. prijímateľ má zmluvu, ktorej končí platnosť – pre účely výpočtu predpokladanej hodnoty zákazky prijímateľ použije údaje (sumy, ceny) z tejto zmluvy, 7

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 







 

na základe cenového prieskumu oslovením minimálne 3, resp. 5 potenciálnych dodávateľov - pre účely zdokladovania takto vykonaného prieskumu prijímateľ predloží celú komunikáciu s potenciálnym dodávateľom, z vlastnej databázy o skutočných nákladoch rovnakej alebo porovnateľnej obstarávanej komodity, ktoré boli obstarávané v predchádzajúcom kalendárnom roku (upravenej o očakávané zmeny), z cien rovnakých alebo podobných v čase určenia PHZ predmetov identifikovaných na webových stránkach CRZ alebo EKS uvedených v cenových ponukách úspešných uchádzačov, resp. v zmluvách uzatvorených s úspešnými uchádzačmi, na základe cenového prieskumu z webových sídiel dodávateľov - pre účely zdokladovania takto vykonaného prieskumu trhu prijímateľ predloží „print screeny“ predmetných webových sídiel, z aktuálnych katalógov, prípadne cenníkov dodávateľov, kombináciou vyššie uvedených postupov.

Prieskum trhu pre určenie predpokladanej hodnoty zákazky nesmie ako 30 kalendárnych dní (1 mesiac) pred plánovaným zaslaním na AFK na RO.

byť

starší

V prípade predmetu zákazky pozostávajúceho z viacerých položiek je potrebné pri výpočte predpokladanej hodnoty zákazky vychádzať z hodnoty každej položky, nie celého predmetu zákazky ako celku – nie je možné uviesť jednu sumu bez uvedenia súm viažucich sa k jednotlivým položkám. Uvedené RO nebude požadovať v prípadoch, keď opis predmetu zákazky pozostáva z veľkého množstva položiek, pričom hodnota každej položky je nepatrná - napr. kancelárske potreby. V prípade, ak je vysúťažená hodnota zákazky vyššia ako jej predpokladaná hodnota (rozpočet), RO preplatí výdavky len do výšky schválenej sumy. Do predpokladanej hodnoty zákazky sa zarátava hodnota všetkých tovarov, služieb, stavebných prác, ktoré prijímateľ plánuje obstarať v príslušnom období. Do predpokladanej hodnoty zákazky sa zarátava aj hodnota tovarov, služieb a stavebných prác, ktoré sú obstarávané v rámci iných projektov, ako aj vlastných potrieb prijímateľa. Za účelom preukázania splnenia uvedených podmienok prijímateľ, ktorý je verejným obstarávateľom, predkladá v rámci dokumentácie z VO Čestné vyhlásenie k výberu postupu vo VO. Vzor Čestného vyhlásenia je uvedený v prílohe č.1. Prijímateľ eviduje všetky doklady a dokumenty z použitého postupu VO a obstarávania a uchováva ich v súlade s lehotami uvedenými v Príručke k systému riadenia a kontroly pre OP FEAD, verzia 1.1 – účinná od 28.7.2016. 1.1.1 Prvá ex ante kontrola Prvú ex ante kontrolu vykonáva RO na základe dokumentácie predloženej prijímateľom ešte vo fáze pred zverejnením tejto dokumentácie. Uvedený typ kontroly má za úlohu preventívne 8

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 eliminovať chyby a nedostatky v návrhoch dokumentácie k VO, a tým znížiť riziko porušenia ZVO. Predbežnému schváleniu RO podľa relevantnosti k príslušnému postupu VO podliehajú nasledovné dokumenty: a) dokument preukazujúci určenie predpokladanej hodnoty zákazky, vrátane dokladov rozhodujúcich pre ich kalkuláciu, b) návrh oznámenia o vyhlásení VO, c) návrh oznámenia o vyhlásení súťaže návrhov (pri súťaži návrhov), d) návrh výzvy na predkladanie ponúk (pri podlimitnej zákazke bez využitia elektronického trhoviska), e) návrh oznámenia o dobrovoľnej transparentnosti ex ante (pri priamom rokovacom konaní), f) návrh súťažných podkladov, g) návrh súťažných podmienok (pri súťaži návrhov), h) odôvodnenie použitia súťažného dialógu, i) návrh výzvy na účasť v súťažnom dialógu, j) návrh informatívneho dokumentu (pri súťažnom dialógu), k) návrh zmluvy, prípadne zmluvného formulára obsahujúceho štandardné zmluvné podmienky, opis predmetu zákazky, prípadné objednávkové atribúty (v rámci súťaže realizovanej cez elektronické trhovisko). Prijímateľ je povinný do 15 dní odo dňa doručenia oznámenia s kladným stanoviskom z výkonu prvej ex ante kontroly zverejniť oznámenie o začatí VO vo Vestníku verejného obstarávania. Uvedené neplatí v prípade odôvodnenej požiadavky prijímateľa o predĺženie tejto lehoty doručenej poskytovateľovi ešte pred uplynutím uvedenej lehoty. RO požiada prijímateľa v prípade potreby o vysvetlenie, resp. doplnenie dokumentácie alebo informácií v lehote minimálne 5 pracovných dní a maximálne 10 pracovných dní o doručenie tohto doplnenia, prípadne vysvetlenia dokumentácie poskytovateľovi. Lehota začína plynúť odo dňa doručenia žiadosti o vysvetlenie alebo doplnenie dokumentácie VO. Dňom odoslania žiadosti prestáva plynúť lehota na výkon kontroly VO. Dňom nasledujúcim po dni doručenia vysvetlenia alebo doplnenia dokumentácie poskytovateľovi začína plynúť nová lehota na výkon kontroly VO. Ak RO identifikuje nedostatky v procese VO, preruší kontrolu VO a vyzve prijímateľa v návrhu čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO v primeranej lehote na odstránenie nedostatkov, zapracovanie pripomienok, zdôvodnenie nezapracovania pripomienok alebo podanie námietok k návrhu čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO. Ak prijímateľ nezabezpečí uspokojivú opravu kontrolovanej dokumentácie, RO opätovne prijímateľovi zašle návrh čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO, v ktorej určí primeranú lehotu na uspokojivú opravu kontrolovanej dokumentácie alebo podanie námietok k návrhu čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO. Po doručení odpovede prijímateľa na výzvu poskytovateľa plynie poskytovateľovi nová

9

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 lehota 15 pracovných dní (10 pracovných dní v prípade elektronického trhoviska) na kontrolu VO. Administratívna finančná kontrola VO sa považuje za ukončenú zaslaním čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO prijímateľovi. V prípade, že ani po druhej výzve RO prijímateľ nezabezpečí uspokojivú opravu kontrolovanej dokumentácie, RO žiadosť o prvú ex ante kontrolu ukončí zaslaním čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO, v ktorej skonštatuje nezapracovanie pripomienok. V prípade, že prijímateľ aj napriek vyššie uvedenej skutočnosti predmetné VO vyhlási a poskytovateľ identifikuje pri ex post kontrole VO nedostatky vytýkané v prvej ex ante kontrole, ktoré mali alebo mohli mať vplyv na výsledok VO, nebude RO oprávnený postupovať vo veci určenia ex ante finančnej opravy a výdavky týkajúce sa predmetu zákazky zadávanej na základe kontrolovaného VO nebudú schválené na financovanie v plnom rozsahu. Vyhlásenie alebo začatie realizácie VO prijímateľom pred riadnym ukončením ex ante kontroly zo strany RO (zaslanie čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO) bude posudzované ako podstatné porušenie dohody, resp. tejto príručky zo strany prijímateľa. V takýchto prípadoch, pri identifikovaní nedostatkov pri ex post kontrole VO, nebude RO oprávnený schváliť súvisiace výdavky financovania v plnom rozsahu. Rovnako, pokiaľ prijímateľ vyhlási VO v rozpore s požiadavkami RO vyplývajúcimi z výsledkov ex ante kontroly a v rámci ex post kontroly RO zistí pochybenie pri VO súvisiace s týmto rozporom, nebude RO oprávnený postupovať vo veci určenia ex ante finančnej opravy a výdavky týkajúce sa predmetu zákazky zadávanej na základe kontrolovaného VO nebudú pripustené do financovania v plnom rozsahu. Nepripustenie na financovanie znamená, že všetky výdavky vychádzajúce z realizácie výsledku daného VO budú zo strany RO v prípade, že budú zahrnuté vo VOV/ŽoP TP, označené ako neoprávnené. Ak RO bude mať záujem zúčastniť sa na procese vyhodnotenia ponúk v procese VO ako člen komisie bez práva vyhodnocovať, upozorní na túto skutočnosť prijímateľa v záveroch kontroly. Prijímateľ je povinný v dostatočnom predstihu dohodnúť s RO tieto nominácie a súvisiace administratívne úkony. 1.1.2 Druhá ex ante kontrola Druhá ex ante kontrola je vykonávaná v rámci zákaziek, ktoré sú s ohľadom na predpokladanú hodnotu zákazky nadlimitné. RO je oprávnený vo svojej riadiacej dokumentácii rozšíriť povinnosť tohto typu kontroly pre prijímateľov aj nad rámec rozsahu uvedeného (t. j. napr. aj pre všetky podlimitné zákazky). RO kontroluje, či v rámci VO realizovaného prijímateľom nedošlo k porušeniu postupov a princípov VO. RO sa pri overovaní zameriava na kontrolu najmä týchto dokumentov a skutočností: a) dodržiavanie lehôt pre jednotlivé postupy a úkony VO, b) výber postupu VO, 10

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 c) zhodu predmetu zákazky so schválenou dohodou/zmluvou, d) podmienky účasti vo VO a kritériá výberu uchádzačov a záujemcov, e) kritériá na vyhodnotenie ponúk, f) pravidlá uplatnenia kritérií a postupy vyhodnotenia ponúk, g) súlad oznámenia o vyhlásení VO alebo jeho ekvivalentu so súťažnými podkladmi, h) dodržanie postupov hodnotenia splnenia podmienok účasti, výberu uchádzačov a vyhodnotenia ponúk zo strany prijímateľa, i) zhodu predmetu zmluvy uzavretej medzi prijímateľom a úspešným uchádzačom s podmienkami uvedenými v oznámení o vyhlásení VO v súťažných podkladoch a iných dokumentoch týkajúcich sa VO, j) splnenie podmienok pre použitie rokovacieho konania so zverejnením, k) splnenie podmienok pre rokovacie konanie bez zverejnenia, resp. priameho rokovacieho konania. Prijímateľ je povinný zaslať dokumentáciu na kontrolu pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom vo fáze po vyhodnotení ponúk a po ukončení všetkých revíznych postupov. Prijímateľ predkladá dokumentáciu z VO v plnom rozsahu. Prijímateľ predkladá dokumentáciu na kontrolu najneskôr do 10 pracovných dní po dni, v rámci ktorého by už bol oprávnený podpísať zmluvu s úspešným uchádzačom. Lehota na výkon kontroly je 20 pracovných dní. Ak RO zašle prijímateľovi žiadosť o vysvetlenie alebo doplnenie dokumentácie, určí v tejto žiadosti lehotu minimálne 5 pracovných dní a maximálne 10 pracovných dní na zaslanie tohto vysvetlenia alebo doplnenia zo strany prijímateľa. Dňom odoslania žiadosti prestáva plynúť lehota na výkon kontroly. Dňom nasledujúcim po dni doručenia vysvetlenia alebo doplnenia dokumentácie na RO začína plynúť nová lehota na výkon kontroly VO. Doplnením dokumentácie nemôže dôjsť k zmene pôvodne predložených dokladov, resp. údajov v nich uvedených. Zároveň, ak napriek čestnému vyhláseniu prijímateľa RO identifikuje, že dokumentácia nie je kompletná a pre riadne ukončenie kontroly VO je nevyhnutné vyzvať prijímateľa na doplnenie chýbajúcich dokladov, uvedenú skutočnosť môže RO vyhodnotiť ako podstatné porušenie Dohody, resp. tejto príručky. Ak RO identifikuje nedostatky v procese VO, preruší kontrolu VO a vyzve prijímateľa v návrhu čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO v primeranej lehote na odstránenie nedostatkov, zapracovanie pripomienok, zdôvodnenie nezapracovania pripomienok alebo podanie námietok k návrhu čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO. RO posúdi námietky k návrhu čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO a zašle prijímateľovi čiastkovú správu z kontroly VO/správu z kontroly VO, ktorej záverom môže byť súhlas alebo nesúhlas s uzavretím zmluvy s úspešným uchádzačom. V prípade zistenia porušenia princípov a postupov VO, resp. porušenia pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, ktoré mali alebo mohli mať vplyv na výsledok VO, záverom kontroly VO je nesúhlas s podpísaním zmluvy verejného obstarávateľa s úspešným uchádzačom a zároveň RO vyzve prijímateľa na opakovanie procesu VO. Tento nesúhlas predstavuje zároveň deklaráciu RO týkajúcu sa nepripustenia súvisiacich budúcich výdavkov 11

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 do financovania v plnom rozsahu, t. j. pokiaľ by bola zmluva s úspešným uchádzačom aj napriek nesúhlasu RO podpísaná, RO ju v rámci ex post kontroly nepripustí do financovania v plnom rozsahu. AFK VO sa považuje za ukončenú zaslaním čiastkovej správy z kontroly VO/správy z kontroly VO prijímateľovi. Ak RO nezašle návrh čiastkovej správy, návrh správy z kontroly (v prípade zistení nedostatkov), čiastkovú správu z kontroly alebo správu z kontroly (v prípade, ak kontrolou neboli zistené nedostatky) v primeraných lehotách, pričom RO lehotu kontroly nepredĺžil, prijímateľ je oprávnený, ak je to relevantné, pozastaviť realizáciu hlavných aktivít projektu do času zaslania čiastkovej správy z kontroly alebo správy z kontroly. Týmto ustanovením nie je dotknutá povinnosť RO vykonať kontrolu VO. Ak RO zistí nedostatky, ktoré je možné postupmi v zmysle ZVO odstrániť (napr. opätovné vyhodnotenie podmienok účasti alebo ponúk), uvedie tieto nedostatky v čiastkovej správe z kontroly a vyzve prijímateľa na zaslanie podnetu na ÚVO podľa § 169 ods. 1 písm. b) v spojení s § 169 ods. 2 ZVO. Ak RO nezistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, ktoré mali alebo mohli mať vplyv na výsledok VO, záverom kontroly je vyzvanie prijímateľa na podanie podnetu na výkon kontroly podľa § 169 ods. 1 písm. b) v spojení s § 169 ods. 2 ZVO. Ak RO zistí porušenie princípov a postupov VO, ktoré mali alebo mohli mať vplyv na výsledok VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ (napr. na základe zistení vecnej kontroly také skutočnosti ovplyvňujúce posudzovanie oprávnenosti výdavkov predložených prijímateľom v ŽoP TP/VOV), záverom kontroly je nesúhlas RO s podpísaním zmluvy prijímateľa s úspešným uchádzačom a RO vyzve prijímateľa na opakovanie procesu VO. Tento nesúhlas predstavuje zároveň deklaráciu RO týkajúcu sa nepripustenia súvisiacich výdavkov do financovania v plnom rozsahu, t. j. pokiaľ by bola zmluva s úspešným uchádzačom aj napriek nesúhlasu RO podpísaná, RO v rámci ex post kontroly nepripustí výdavky vyplývajúce z predmetnej zmluvy do financovania v plnom rozsahu. Nadlimitná zákazka tak prestáva spĺňať podmienku uvedenú v § 169 ods. 2 ZVO, podľa ktorého povinnosť prijímateľa na podanie podnetu na výkon kontroly pred uzavretím zmluvy sa týka zákaziek, čo aj z časti financovaných z prostriedkov EÚ. Ak prijímateľ podpíše zmluvu s úspešným uchádzačom pred riadnym ukončením tejto kontroly, resp. vôbec nepredloží dokumentáciu k VO na túto kontrolu, RO nebude oprávnený v prípade zistení nedostatkov v rámci ex post kontroly postupovať vo veci určenia ex ante finančnej opravy a súvisiace výdavky nebudú pripustené do financovania v plnom rozsahu. Uvedenú skutočnosť bude môcť RO vyhodnotiť zároveň ako podstatné porušenie Dohody. ÚVO vykonáva kontrolu nadlimitných zákaziek v rámci druhej ex ante kontroly na základe podnetu prijímateľa podľa § 169 ods. 1 písm. b) v spojení s §169 ods. 2 ZVO vo fáze pred uzavretím zmluvy, koncesnej zmluvy alebo rámcovej dohody, pred ukončením súťaže návrhov, pred zadaním zákazky na základe rámcovej dohody.

12

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 RO je povinný informovať prijímateľa o povinnosti zaslať dokumentáciu k nadlimitnej zákazke alebo koncesii na kontrolu na ÚVO podľa § 169 ods. 2 ZVO pred uzavretím zmluvy koncesnej zmluvy alebo rámcovej dohody, pred ukončením súťaže návrhov, pred zadaním zákazky na základe rámcovej dohody a po ukončení všetkých revíznych postupov. Prijímateľ predkladá na ÚVO spolu s podnetom na výkon kontroly aj kompletnú dokumentáciu k nadlimitnej zákazke alebo koncesii v origináli, a to najneskôr do 5 pracovných dní po dni, kedy mu bol doručený návrh čiastkovej správy z kontroly, návrh správy z kontroly (v prípade zistení nedostatkov), čiastková správa z kontroly alebo správa z kontroly ( v prípade, ak kontrolou neboli zistené nedostatky). ÚVO rozhodne do 30 dní odo dňa doručenia kompletnej dokumentácie v origináli. Proti rozhodnutiu ÚVO môže účastník konania a osoba podľa § 175 ods. 11 ZVO podať odvolanie. Odvolanie musí byť doručené ÚVO do 10 dní odo dňa doručenia rozhodnutia, proti ktorému odvolanie smeruje. Podanie odvolania má odkladný účinok do dňa právoplatnosti rozhodnutia rady ÚVO o odvolaní. Rozhodnutie ÚVO je právoplatné márnym uplynutím lehoty na podanie odvolania alebo dňom doručenia rozhodnutia rady ÚVO podľa § 177 ods. 10 alebo ods. 12 ZVO účastníkom konania a vykonateľné uplynutím lehoty na plnenie, ak nie je ustanovené inak. Prijímateľ je povinný bezodkladne po obdržaní rozhodnutia ÚVO, doručiť rozhodnutie príslušnému RO. Uvedená povinnosť sa týka rozhodnutia vydaného ÚVO na základe podnetu podľa § 169 ods. 2, ako aj rozhodnutia rady ÚVO podľa § 177 ods. 10 alebo ods. 12 ZVO. V prípade, že prijímateľ podá proti rozhodnutiu ÚVO odvolanie, je povinný bezodkladne informovať o tejto skutočnosti RO a zaslať mu na vedomie písomné vyhotovenie odvolania. V nadväznosti na rozhodnutie, ktoré vydá ÚVO vypracuje návrh správy z kontroly (v prípade zistení nedostatkov) do 10 pracovných dní odo dňa doručenia právoplatného rozhodnutia ÚVO, ktorá bude obsahovať závery vecnej kontroly verejného obstarávania a závery kontroly ÚVO. Ak ÚVO rozhodol podľa § 175 ods.1 písm. b) ZVO a zrušil použitý postup zadávania zákazky, záverom kontroly je nesúhlas s podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom. Ak ÚVO rozhodol nariadiť odstrániť protiprávny stav podľa § 175 ods. 1 písm. a) ZVO, v záveroch kontroly budú uvedené zistenia z rozhodnutia ÚVO spolu s opatreniami, ktoré ÚVO nariadil a ktoré je povinný prijímateľ vykonať na odstránenie protiprávneho stavu. Po odstránení týchto nedostatkov a ukončení všetkých procesných úkonov v zmysle ZVO, zašle prijímateľ na RO súvisiacu aktualizovanú dokumentáciu a RO skontroluje, či prijímateľ odstránil protiprávny stav v súlade s rozhodnutím ÚVO. Ak prijímateľ postupoval v súlade s rozhodnutím ÚVO a odstránil protiprávny stav, vypracuje RO v lehote 10 pracovných dní od doručenia aktualizovanej dokumentácie upravenej na základe rozhodnutia ÚVO správu z kontroly, ktorá obsahuje súhlas s podpísaním zmluvy s úspešným uchádzačom. Ak prijímateľ nepostupoval v súlade s rozhodnutím ÚVO a neodstránil protiprávny stav,

13

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 vypracuje RO správu z kontroly, ktorá obsahuje nesúhlas s podpísaním zmluvy s úspešným uchádzačom. Ak ÚVO nezistí porušenie pravidiel a princípov VO, ktoré mali alebo mohli mať vplyv na výsledok VO, resp. RO pri vecnej kontrole VO nezistí nesúlad predmetu obstarávania, návrhu zmluvných podmienok a iných údajov, v správe z kontroly RO vyjadrí súhlas s podpísaním zmluvy verejného obstarávateľa/osoby podľa § 8 ZVO s úspešným uchádzačom. Súhlas s podpísaním zmluvy s úspešným uchádzačom predstavuje predpoklad k vydaniu záveru v rámci následnej ex post kontroly. Ak RO v správe z kontroly uvedie skutočnosti ovplyvňujúce posudzovanie oprávnenosti možných výdavkov predložených ďalej prijímateľom v rámci VOV/ŽoP TP a ÚVO nezistí porušenie povinnosti, v záveroch kontroly RO vydá súhlas s podpísaním zmluvy s úspešným uchádzačom, pričom v zisteniach uvedených v čiastkovej správe z kontroly/správe z kontroly uvedie všetky skutočnosti týkajúce sa takýchto zistení. Nesúhlas s podpísaním zmluvy s úspešným uchádzačom predstavuje deklaráciu RO týkajúcu sa nepripustenia súvisiacich budúcich výdavkov do financovania v plnom rozsahu, t. j. pokiaľ by bola zmluva s úspešným uchádzačom aj napriek nesúhlasu RO podpísaná, RO v rámci ex post kontroly nepripustí výdavky vyplývajúce z predmetnej zmluvy do financovania v plnom rozsahu. Ak prijímateľ nepodá podnet na výkon kontroly ÚVO podľa § 169 ods. 2 ZVO, je RO povinný v rámci ex post kontroly požiadať ÚVO o vykonanie kontroly po podpise zmluvy podľa § 169 ods. 3 písm. c) ZVO. Ak prijímateľ podpíše zmluvu s úspešným uchádzačom pred riadnym ukončením kontroly ÚVO podľa § 169 ods. 2 ZVO a finančnej kontroly RO, resp. vôbec nepredloží dokumentáciu k VO na túto kontrolu, tak následne RO v rámci ex post kontroly nebude oprávnený v prípade zistení nedostatkov uplatňovať ex ante finančnú opravu a súvisiace výdavky nebudú pripustené do financovania v plnom rozsahu. 1.1.3 Štandardná ex post kontrola - kontrola VO realizovaných cez elektronické trhovisko (EKS) RO kontroluje postupy VO na základe dokumentácie predloženej prijímateľom vo fáze po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom, pričom táto zmluva je už platná, ale ešte nie je účinná. Prijímateľ predkladá dokumentáciu z VO v plnom rozsahu. Pri predkladaní dokumentácie prijímateľ postupuje podľa kapitoly 1.1. Štandardná ex post kontrola sa aplikuje na zákazky realizované prostredníctvom EKS. Elektronické trhovisko je IS verejnej správy, ktorý slúži na zabezpečenie ponuky a nákupu tovarov, stavebných prác alebo služieb bežne dostupných na trhu, ako aj na zabezpečenie s tým súvisiacich činností. Správcom EKS je MV SR.

14

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 Prijímatelia, ktorí spĺňajú podmienky uvedené v § 108 ods. 1 písm. a) ZVO a predpokladaná hodnota zákazky je rovnaká alebo vyššia ako 5 000 EUR, sú povinní postupovať podľa § 109 až 112 ZVO, ak ide o dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby bežne dostupných na trhu, t. j. realizovať obstarávanie prostredníctvom EKS. Prijímateľ môže v zmysle § 66 ods. 8 realizovať cez elektronické trhovisko aj nadlimitnú verejnú súťaž na nákup tovarov a služieb bežne dostupných na trhu. Prijímateľ je povinný v rozhodnom čase výberu postupu podľa ZVO určiť, či ním zadefinovaný/požadovaný predmet zákazky spĺňa podmienky bežnej dostupnosti realizáciou testu bežnej dostupnosti na trhu (http://www.uvo.gov.sk/test-beznej-dostupnosti). Prijímateľ je tiež povinný pri zadávaní zákazky v EKS pri tvorbe objednávkového formuláru zvoliť možnosť zrušenia zadania zákazky v prípade, ak sa zadávania zákazky zúčastní iba 1 dodávateľ. RO využíva na overenie predložených dokumentov, a tiež pri dopĺňaní ďalších potrebných informácií, priamo príslušný informačný systém EKS, a to v rozsahu verejne dostupnom. Predmetom kontroly RO je okrem dokumentácie preukazujúcej určenie predpokladanej hodnoty zákazky zmluvný formulár obsahujúci štandardné zmluvné podmienky, opis predmetu zákazky, prípadné objednávkové atribúty (najmä konkrétne zmluvné špecifikácie a podmienky súťaže). V rámci opisu predmetu zákazky a prípadných objednávkových atribútov je RO povinný overiť, či uvedené podmienky nie sú v rozpore s princípmi VO (napr. či verejný obstarávateľ pri špecifikovaní predmetu zákazky neporušil princíp nediskriminácie a rovnakého zaobchádzania). Predmetom kontroly RO je aj skutočnosť, či nedovoleným rozdelením zákazky na viacero menších zákaziek realizovaných prostredníctvom EKS nebol porušený § 6 ods. 16 ZVO. Taktiež RO overuje, či sú vhodne zvolené vzorové zmluvné podmienky pre daný typ zákazky (napr. z aspektu spolufinancovania zákazky z OP FEAD). Zároveň však RO nie je oprávnený dávať prijímateľovi návrhy na úpravu vzorových zmluvných podmienok, nakoľko tie sú nemennou súčasťou informačného systému EKS. Vzhľadom na Článok XV obchodných podmienok elektronického trhoviska je nutné, aby prijímateľ do Osobitných požiadaviek na plnenie opisného formuláru uviedol nasledovné: „Predmet zákazky je spolufinancovaný z fondov EÚ. Pre objednávateľa, ako aj pre dodávateľa je záväzný, okrem iného, aj článok XV Všeobecných zmluvných podmienok, pričom za Zmluvu o nenávratný finančných príspevok sa považuje Dohoda o realizácii OP FEAD a za zákon č. 528/2008 Z. z. o pomoci a podpore poskytovanej z fondov EÚ v znení neskorších predpisov sa považuje Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 223/2014 z 11. marca 2014 o Fonde európskej pomoci pre najodkázanejšie osoby.“ Dokumentáciu na kontrolu je prijímateľ povinný predložiť vo fáze po vygenerovaní výslednej zmluvy príslušným elektronickým informačným systémom vrátane protokolu zachytávajúceho celý priebeh procesu zadávania zákazy prostredníctvom EKS.

15

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 V prípade nadlimitných zákaziek zadávaných prostredníctvom EKS je prijímateľ povinný zaslať dokumentáciu pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom na kontrolu RO. V prípade súhlasného stanoviska RO v podobe správy/čiastkovej správy z AFK, požiada prijímateľ ÚVO o kontrolu VO podľa § 169 ods. 2 ZVO. Prijímateľ postupuje podľa kapitoly 1.1.2. Ak RO nezašle návrh správy z AFK VO/návrh z čiastkovej správy z AFK VO (v prípade zistení nedostatkov) alebo správu z AFK VO/čiastkovú správu z AFK VO (v prípade, ak kontrolou neboli zistené nedostatky) v lehotách uvedených v kapitole 1.1., pričom RO kontrolu nepredĺžil, prijímateľ je oprávnený, ak je to relevantné, pozastaviť realizáciu opatrení do času zaslania správy z kontroly VO. Týmto ustanovením nie je dotknutá povinnosť RO vykonať kontrolu VO. Ak pri kontrole RO nezistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, a ani iné porušenie ovplyvňujúce oprávnenosť príslušných výdavkov (napr. na základe zistení vecnej kontroly VO), záverom kontroly je pripustenie výdavkov súvisiacich s VO do financovania. Toto pripustenie výdavkov do financovania predstavuje jeden z predpokladov ovplyvňujúcich posudzovanie oprávnenosti výdavkov predložených ďalej prijímateľom v rámci VOV/ŽoP TP. Ak pri kontrole RO nezistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, avšak bude zistené iné porušenie, ktoré môže mať vplyv na oprávnenosť príslušných výdavkov (napr. na základe zistení vecnej kontroly VO), RO v záveroch kontroly konštatuje uvedenú skutočnosť a určí prípadné opatrenia, ktoré je prijímateľ povinný vykonať na odstránenie tohto nedostatku, pričom budúce pripustenie výdavkov súvisiacich s VO do financovania bude závislé od odstránenia alebo ďalšieho vyhodnotenia tohto nedostatku. Ak RO zistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, pričom rozsah a závažnosť týchto zistení má taký charakter, že mali alebo mohli mať vplyv na výsledok VO, v takom prípade RO: a) v záveroch kontroly nepripustí výdavky súvisiace s VO do financovania v plnom rozsahu, alebo b) postupuje podľa rozhodnutia COCOF. 1.1.4 Následná ex post kontrola Následná ex post kontrola sa vykonáva pri všetkých VO, v rámci ktorých bola riadne ukončená druhá ex ante kontrola. Prijímateľ predkladá na RO podpísanú zmluvu s úspešným uchádzačom, a to najneskôr do 10 pracovných dní po zverejnení zmluvy s úspešným uchádzačom v zmysle § 5a zákona o slobode informácií“, resp. do 10 dní od zaslania oznámenia o výsledku VO do vestníka ÚVO podľa toho, ktorý z týchto úkonov je neskorší. Doklad o zverejnení zmluvy je súčasťou predkladanej dokumentácie.

16

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 Prijímateľ predkladá na RO originál zmluvy s úspešným uchádzačom, resp. jej kópiu potvrdenú štatutárom o jej „súhlasu s originálom“. Túto zmluvu predkladá prijímateľ vrátane všetkých jej príloh podľa kapitoly 1.1. V prípade, že vzťah s víťazným uchádzačom nie je založený na zmluvnom písomnom vzťahu, dokumentácia sa zasiela na kontrolu po podpísaní dodacieho listu/preberacieho protokolu/ protokolu o poskytnutí služby úspešným uchádzačom. Predmetom tejto kontroly je najmä: a) kontrola súladu podpísanej zmluvy s úspešným uchádzačom s jej návrhom kontrolovaným v rámci druhej ex ante kontroly, b) kontrola oprávnenosti osôb podpísať predmetnú zmluvu, c) kontrola zapracovania prípadných návrhov na úpravu formulovaných RO vo fáze druhej ex ante kontroly, d) kontrola zverejnenia tejto zmluvy v zmysle zákona o slobode informácií, e) kontrola oznámenia o výsledku VO do vestníka ÚVO, f) kontrola nových skutočností, ktoré neboli v čase výkonu druhej ex ante kontroly známe alebo z iných dôvodov neboli jej predmetom. Pokiaľ kontrola identifikuje nedostatky, ktoré je možné odstrániť (napr. nezverejnenie zmluvy, nezaslanie oznámenia o výsledku a pod.), vyzve RO prijímateľa na ich odstránenie. Pokiaľ je možné tieto nedostatky odstrániť len úpravou zmluvy s úspešným uchádzačom (formou dodatku), vyzve prijímateľa na vypracovanie a predloženie návrhu takéhoto dodatku na kontrolu RO. Návrh RO na vypracovanie dodatku nemôže byť v rozpore s obmedzeniami ustanovenými v § 18 ZVO, ktorý upravuje zmenu zmluvy, rámcovej dohody alebo koncesnej zmluvy. Je na konkrétnom posúdení RO, či následnú ex post kontrolu ukončí až po schválení platného a účinného dodatku alebo aj pred týmto úkonom. Ak RO pri kontrole nezistí nedostatky, ani porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, záverom kontroly je pripustenie výdavkov súvisiacich s VO do financovania. Toto pripustenie výdavkov do financovania predstavuje jeden z predpokladov ovplyvňujúcich posudzovanie oprávnenosti výdavkov predložených ďalej prijímateľom v rámci VOV/ŽoP TP. Ak pri kontrole RO zistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, pričom rozsah a závažnosť týchto zistení má taký charakter, že mali alebo mohli mať vplyv na výsledok VO, v tomto prípade RO: a) v záveroch kontroly nepripustí výdavky súvisiace s VO do financovania v plnom rozsahu alebo b) postupuje podľa rozhodnutia COCOF. 1.1.5 Kontrola zákaziek s nízkou hodnotou podľa § 117

17

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 RO postupuje pri kontrole VO zákaziek podľa § 117 ZVO v zmysle všeobecných pravidiel uvedených v kapitolách 1.1.2. a 1.1.4. a súčasne dodržuje postupy uvedené ďalej v tejto časti. Všeobecným predmetom kontroly je skutočnosť, či prijímateľ správne určil postup obstarávania vzhľadom na finančný limit podľa § 5 ods. 4 ZVO. Dokumentáciu na kontrolu VO predkladá prijímateľ po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom. Ak plnenie nie je založené na písomnom zmluvnom vzťahu, predkladá prijímateľ návrh objednávky, ktorá v tomto prípade pre potreby kontroly VO nahrádza písomný zmluvný vzťah. Pokiaľ výsledok VO nie je formálne zachytený ani písomným zmluvným vzťahom, ani objednávkou, ale iným spôsobom (napr. pokladničným blokom, príjmovým dokladom a pod.), ktorý jednoznačne a hodnoverne preukazuje formálne, príp. aj vecné naplnenie výsledku VO, tento doklad pre potreby kontroly VO nahrádza písomný zmluvný vzťah. Pri zákazkách, ktorých predpokladaná hodnota bez DPH je rovná alebo presahuje 5 000 EUR, je však požadovaný písomný zmluvný vzťah. Pokiaľ je zadávanie zákazky realizované cez objednávky na základe plnenia v rámci súvisiacej rámcovej dohody, predošlé obmedzenie sa neaplikuje. Minimálne povinné náležitosti objednávky, tak aby spĺňala minimálne náležitosti písomného zmluvného vzťahu (v závislosti od konkrétneho zmluvného typu) sú najmä: dátum jej vyhotovenia, kompletné a správne identifikačné údaje objednávateľa a dodávateľa (t. j. obchodné meno/názov, IČO, adresa sídla, príp. kontaktné miesta), jednoznačnú špecifikáciu predmetu zákazky, dohodnutú cenu, lehotu a miesto plnenia, ďalšie náležitosti podľa požiadaviek objednávateľa. Na objednávke je potrebné zaznamenanie potvrdenia o jej prijatí dodávateľom, resp. musí byť predložená iná relevantná dokumentácia preukazujúca prevzatie záväzku dodávateľa dodať tovar alebo poskytnúť službu za podmienok určených v objednávke. RO overuje pri kontrole zákaziek podľa § 117 ZVO, či vynaložené náklady na obstaranie predmetu zákazky boli primerané kvalite a cene. Zároveň RO overí, či pri obstarávaní neboli porušené základné princípy VO a postupy uvedené v tejto kapitole. Pri obstarávaní takýchto zákaziek je prijímateľ povinný vykonať prieskum trhu. Zákazky s nízkymi hodnotami podľa § 117 ZVO sa v zmysle tejto kapitoly delia na: a) zákazky, ktorých predpokladaná hodnota bez DPH sa rovná alebo presahuje 5 000 EUR (ďalej len „zákazky nad 5 000 EUR“), b) zákazky, ktorých predpokladaná hodnota bez DPH nepresahuje 5 000 EUR (ďalej len „zákazky do 5 000 EUR“). Zákazky nad 5 000 EUR V prípade zákaziek, ktorých predpokladaná hodnota bez DPH sa rovná alebo presahuje 5 000 EUR prijímateľ musí vykonať všetky ďalej uvedené úkony, ktoré majú zabezpečiť získanie čo najvyššieho počtu písomných ponúk na obstaranie tovarov alebo služieb. Za písomnú ponuku sa pokladá aj ponuka podaná elektronicky. Súčasťou dokumentácie 18

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 musia byť doklady potvrdzujúce kroky uchádzačov v súlade s časovým harmonogramom uvedeným vo výzve na predkladanie ponúk. Prijímateľ zverejňuje na svojej internetovej stránke zadávanie takejto zákazky minimálne 5 pracovných dní pred dňom predkladania ponúk (do lehoty sa nezapočítava deň zverejnenia). Prijímateľ je povinný zdokumentovať toto zverejnenie hodnoverným spôsobom. Zadávanie tejto zákazky je realizované zverejnením Výzvy na predkladanie ponúk, v rámci ktorej prijímateľ uvedie najmä svoju identifikáciu, jednoznačne, nestranne a úplne špecifikuje predmet zákazky. Technické požiadavky sa nesmú odvolávať na konkrétneho výrobcu, výrobný postup, značku, patent, typ, krajinu, oblasť alebo miesto pôvodu výroby. Výzva na predkladanie ponúk ďalej obsahuje podmienky účasti (ak ich stanovuje), podmienky realizácie zmluvy, kritériá na vyhodnotenie ponúk, presnú lehotu, adresu a kontaktnú osobu na predkladanie ponúk, spôsob označenia obalu s ponukou, v prípade, ak sa prieskum realizuje písomne (adresa verejného obstarávateľa, adresa uchádzača, označenie „Neotvárať“ a „názov zákazky - napr. „Prenájom dopravného prostriedku“), dátum vyhotovenia výzvy na predkladanie ponúk. Prijímateľ je súčasne so zverejnením Výzvy povinný zaslať túto výzvu minimálne piatim vybraným záujemcom. Takéto zaslanie Výzvy je prijímateľ povinný preukázať doručenkou alebo vytlačenou emailovou správou. RO odporúča pri odoslaní správy požadovanie potvrdenia o doručení a prečítaní správy. Oslovovaní záujemcovia musia byť subjekty, ktoré sú oprávnené dodávať službu alebo tovar v rozsahu predmetu zákazky (identifikácia prebieha najmä cez informácie verejne uvedené v obchodnom registri alebo živnostenskom registri). Výber úspešného uchádzača prebieha na základe vyhodnotenia informácií a dokumentácie predloženej záujemcami, pričom prijímateľ je povinný vyhodnotiť ponuky v súlade s podmienkami a kritériami, ktoré si pre tento účel určil. Prijímateľ je povinný vyhodnocovať všetky predložené ponuky, t. j. aj tých uchádzačov, ktorým nebola výzva na predkladanie ponúk doručená. Vo výnimočných prípadoch, kedy môže ísť o jedinečný predmet zákazky, môže prijímateľ osloviť aj menej ako troch záujemcov, pričom táto výnimka musí byť zo strany prijímateľa riadne zdôvodnená a podložená. Ak prijímateľovi bude predložená iba 1 alebo 2 ponuky RO požaduje od prijímateľa zdôvodnenie, prečo predmetnú súťaž nezrušil. Ak prijímateľovi nebude predložená žiadna ponuka a splnil všetky postupy uvedené v predchádzajúcich odsekoch, je oprávnený vyzvať na rokovanie jedného alebo viacerých záujemcov, s ktorými rokuje o zadaní zákazky. Predmetom týchto rokovaní nemôže byť zúženie predmetu zákazky, úprava podmienok účasti, podmienok realizácie zmluvy ani kritérií na vyhodnotenie ponúk uvedených vo výzve na predkladanie ponúk. Z rokovania je prijímateľ povinný vyhotoviť zápis, ako aj zdôvodniť výber záujemcu alebo záujemcov, ktorí boli vyzvaní na rokovanie. Celý postup prijímateľa pri zadávaní zákazky bude zhrnutý v Zápisnici z vyhodnotenia ponúk (prieskum trhu) (príloha č.4.), ktorej minimálne náležitosti sú nasledovné: identifikácia prijímateľa, názov zákazky, kód CPV, predmet zákazky, určenie kritérií na vyhodnocovanie ponúk, spôsob vykonania prieskumu a identifikovanie podkladov, na základe ktorých boli ponuky vyhodnocované, zoznam oslovených záujemcov, informácia o skutočnosti, 19

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 či sú oslovení záujemcovia oprávnení dodávať službu alebo tovar v rozsahu predmetu zákazky, dátum oslovenia, dátum vyhodnocovania ponúk, zoznam uchádzačov, ktorí predložili ponuku, identifikácia a vyhodnotenie splnenia jednotlivých podmienok účasti a návrhov na plnenie kritérií, identifikácia úspešného dodávateľa/poskytovateľa, konečná zmluvná cena víťaznej ponuky (uviesť s DPH aj bez DPH), spôsob vzniku záväzku (zmluva, objednávka...), meno, funkcia, dátum a podpis zodpovednej osoby, ktorá vykonala prieskum. Pri komunikácii s prijímateľom, určovaní a dodržiavaní lehôt, spolupráci s inými subjektmi a riešení finančných opráv postupuje RO v rámci tejto kontroly v zmysle postupov uvedených v tejto kapitole a v kapitole 1.1. Zákazky do 5 000 EUR V prípade zákaziek do 5 000 EUR nie je potrebné predloženie písomných ponúk, avšak prijímateľ musí zdôvodniť výber úspešného uchádzača na základe prieskumu trhu (napr. formou faxu, web stránky, katalógov, cenových ponúk, atď. okrem telefonického prieskumu). Tento prieskum musí byť riadne zdokumentovaný a musí byť z neho hodnoverne zrejmý výsledok výberu úspešného uchádzača. Pri tomto type zákaziek je prijímateľ povinný osloviť minimálne troch potenciálnych záujemcov alebo identifikovať minimálne troch potenciálnych dodávateľov (napr. cez webové rozhranie). Oslovovaní alebo identifikovaní dodávatelia musia byť subjekty, ktoré sú oprávnené dodávať službu alebo tovar v rozsahu predmetu zákazky (identifikácia prebieha najmä cez informácie verejne uvedené obchodnom registri alebo živnostenskom registri). Výber úspešného uchádzača prebieha na základe vyhodnotenia informácií a dokumentácie predloženej záujemcami alebo informácií zistenými inými spôsobmi ako je predloženie ponuky (napr. údajmi na internetových stránkach záujemcov, informáciami identifikovanými v katalógoch a pod.), pričom prijímateľ je povinný vyhodnotiť ponuky v súlade s podmienkami a kritériami, ktoré si pre tento účel určil. Vo výnimočných prípadoch, kedy môže ísť o jedinečný predmet zákazky môže prijímateľ osloviť/identifikovať aj menej ako troch záujemcov, pričom táto výnimka musí byť zo strany prijímateľa riadne zdôvodnená a podložená. Pri zákazkách do 5 000 EUR nie je prijímateľ povinný zverejňovať zadávanie takejto zákazky na svojej internetovej stránke a ani zverejňovať, resp. zasielať výzvu na predkladanie ponúk vybraným záujemcom. Týmto nie je dotknutá povinnosť prijímateľa dodržať pri obstarávaní takejto zákazky základné princípy VO. Náležitosti Zápisnice z vyhodnotenia ponúk (prieskum trhu) sú najmä: identifikácia prijímateľa, názov zákazky, kód CPV, predmet zákazky, určenie kritérií na vyhodnocovanie ponúk (napr. najnižšia cena), spôsob vykonania prieskumu a identifikovanie podkladov, na základe ktorých boli ponuky vyhodnocované, v prípade, že boli záujemcovia oslovovaní: zoznam oslovených záujemcov alebo zoznam vyhodnocovaných záujemcov, informácia o skutočnosti, či sú oslovení alebo identifikovaní záujemcovia oprávnení dodávať službu alebo tovar v rozsahu predmetu zákazky, dátum oslovenia alebo vyhodnocovania, zoznam uchádzačov, ktorí predložili ponuku, identifikácia a vyhodnotenie splnenia jednotlivých návrhov na plnenie podmienok účasti a plnenie kritérií, identifikácia úspešného 20

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 dodávateľa/poskytovateľa, konečná zmluvná cena ponuky úspešného uchádzača (uviesť s DPH aj bez DPH), spôsob vzniku záväzku (zmluva, objednávka...), meno, funkcia, dátum a podpis zodpovednej osoby, ktorá vykonala prieskum. 1.1.6 Kontrola Dodatkov Prijímateľ je povinný predložiť na kontrolu RO návrhy všetkých dodatkov súvisiacich s výsledkom VO spolufinancovaného z OP FEAD. Z uvedeného vyplýva, že prijímateľ zasiela na RO návrh dodatku pred jeho podpisom oboma zmluvnými stranami. Uvedená povinnosť sa vzťahuje aj na prípady, keď sa dodatok vzťahuje na časť výdavkov, ktoré nie sú oprávnenými výdavkami, avšak sú súčasťou zákazky, ktorá je spolufinancovaná z OP FEAD. Prijímateľ je zároveň povinný predložiť takýto dodatok ešte predtým, ako sa skutočnosť menená dodatkom udeje (napr. uplynutie lehoty realizácie diela, zmeny v súpise položiek alebo v rozpočte diela). Uvedená povinnosť sa nevzťahuje na prípady, keď sa dodatkom menia identifikačné a kontaktné údaje zmluvných strán (napr. adresa sídla, kontaktné osoby, číslo bankového účtu a pod.). V tomto prípade (zmene identifikačných a kontaktných údajov) je prijímateľ oprávnený predložiť takýto dodatok až po jeho podpise oboma zmluvnými stranami, teda nie je povinný ho predložiť na schválenie pred jeho podpisom. Ak zmenu vyplývajúcu z realizácie zákazky nie je možné z dôvodu mimoriadnej udalosti (živelná pohroma, havária alebo situácia bezprostredne ohrozujúca život alebo zdravie ľudí, alebo životné prostredie) riešiť v danom rozhodnom čase dodatkom, resp. nie je udržateľné čakať na výsledok kontroly RO v rámci dodatku riešiaceho takúto mimoriadnu situáciu, prijímateľ zašle návrh dodatku alebo už samotný podpísaný dodatok až po pominutí tejto mimoriadnej udalosti súčasne so zdôvodnením. Ak sa takáto situácia rieši v rámci priameho rokovacieho konania podľa § 81 ZVO, pričom výsledkom tohto postupu je nová zmluva, RO postupuje pri kontrole podľa príslušnej kapitoly. Pokiaľ prijímateľ plánuje upraviť existujúci zmluvný vzťah na základe priameho rokovacieho konania, je v tomto prípade povinný predložiť na RO návrh oznámenia o zámere uzavrieť zmluvu (viď. Kapitola 1.1.1.). Až po kontrole tohto oznámenia a posúdení oprávnenosti použitia priameho rokovacieho konania je prijímateľ oprávnený začať realizovať tento postup. Po uskutočnení rokovaní zasiela prijímateľ na RO zápisnice z týchto rokovaní spolu s návrhom dodatku. Tento je ďalej predmetom kontroly RO tak, ako je ďalej popísané. Predmetom kontroly dodatkov je posúdenie ich súladu s príslušnými ustanoveniami ZVO, a to najmä ustanovení § 18 ZVO Zároveň RO posudzuje zmeny z neho vyplývajúce po stránke ich súladu s OP FEAD. Ak RO nezašle návrh správy z AFK VO/návrh čiastkovej správy z AFK VO (v prípade zistení nedostatkov) alebo správu z AFK VO/čiastkovú správu z AFK VO (ak kontrolou neboli zistené nedostatky) v lehote uvedenej v kapitole 1.1., pričom RO kontrolu nepredĺžil a ani ju neprerušil, prijímateľ je oprávnený, ak je to relevantné, pozastaviť realizáciu opatrení do času 21

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 zaslania správy z AFK/čiastkovej správy z AFK. Týmto ustanovením nie je dotknutá povinnosť RO vykonať kontrolu VO. Ak RO nezistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, záverom kontroly je súhlas RO s podpísaním dodatku verejného obstarávateľa s úspešným uchádzačom. Tento súhlas predstavuje predpoklad k vydaniu záveru v rámci následnej kontroly dodatku po jeho podpise. Ak RO zistí skutočnosti ovplyvňujúce posudzovanie oprávnenosti možných výdavkov predložených ďalej prijímateľom v rámci VOV/ŽoP TP (napr. na základe zistení vecnej kontroly VO), avšak nezistí porušenie podľa prvej vety tohto odseku, v záveroch kontroly vydá súhlas s podpísaním dodatku, pričom v zisteniach uvedených v správe z AFK VO/čiastkovej správe z AFK VO uvedie všetky skutočnosti týkajúce sa takýchto zistení. Ak RO zistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, záverom kontroly je návrh zmien v predmetnom dodatku zo strany RO, resp. nesúhlas s podpísaním dodatku verejného obstarávateľa s úspešným uchádzačom. Po podpise dodatku VO s úspešným uchádzačom, ktorého návrh bol predmetom kontroly RO, zasiela prijímateľ tento dodatok na RO na jeho následnú kontrolu. Na predkladanie takéhoto dodatku a na jeho kontrolu sa primerane vzťahujú pravidlá uvedené v kapitole 1.1.4. Pokiaľ prijímateľ predloží na kontrolu dodatok, ktorý nebol predmetom kontroly pred jeho podpisom zo strany RO, môže byť toto považované za podstatné porušenie dohody, resp. tejto príručky. Pri jeho kontrole postupuje RO primerane podľa pravidiel uvedených v kapitole 1.1.4. Pokiaľ RO pri kontrole tohto dodatku nezistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, predmetný dodatok schváli. Pokiaľ RO pri kontrole takéhoto dodatku zistí porušenie princípov a postupov VO, resp. porušenie pravidiel a ustanovení legislatívy SR a EÚ, predmetný výdavok neschváli, čo znamená, že súvisiace výdavky vyplývajúce zo zmien tohto výdavku nebudú pripustené do financovania v plnom rozsahu. V prípade, ak by nezrealizovanie zmien vyplývajúcich z dodatku preukázateľne spôsobilo nemožnosť splnenia pôvodnej zmluvy alebo by táto skutočnosť znamenala pre prijímateľa neprimerané ťažkosti a ak aj napriek nesúhlasu RO, prijímateľ takýto dodatok podpíše, je RO oprávnený následne postupovať podľa rozhodnutia COCOF. 1.1.7 Kontrola postupov pri obstarávaní zákazky, na ktorú sa ZVO nevzťahuje RO je povinný pri kontrole zákaziek nespadajúcich pod ZVO dodržiavať základné princípy ustanovené v Zmluve o fungovaní EÚ, a to najmä: voľný pohyb tovaru, právo usadenia, voľný pohyb služieb, zákaz diskriminácie, rovnaké zaobchádzanie, transparentnosť, proporcionalita, vzájomné uznávanie dokladov a princíp zákonnosti. Kontrola takýchto zákaziek je v rámci tejto časti delená na: a) kontrolu postupov pri obstaraní zákazky, ktoré podliehajú výnimke v zmysle § 1 ods. 2 až 13 ZVO (ďalej len „zákazky z výnimky“) 22

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 b) kontrola postupov pri obstaraní zákazky vnútorným obstarávaním zákazky“) a zákazky tzv. „horizontálnej spolupráce“.

(tzv. „in-house

Prijímateľ nesmie zadať takúto zákazku s cieľom vyhnúť sa použitiu pravidiel a postupov zadávania zákaziek podľa ZVO. V prípade, že RO identifikuje takéto neoprávnené použitie zadávania zákaziek, je povinný výdavky vyplývajúce z takéhoto obstarávania vylúčiť z financovania v plnom rozsahu. Zákazky z výnimky Prijímateľ v prípade takýchto zákaziek zabezpečí transparentnosť a preukázateľnosť všetkých úkonov, ako aj hospodárnosť výdavkov. Každé použitie výnimky prijímateľ riadne zdôvodní, podloží relevantnou dokumentáciou a doloží relevantným dokladom preukazujúcim túto skutočnosť. Prijímateľ je povinný vykonať prieskum trhu oslovením minimálne 5 potencionálnych dodávateľov, pričom primerane stanoví lehotu na predkladanie ponúk (minimálne 3 pracovné dni). Výzva na predloženie ponuky obsahuje najmä: identifikačné údaje prijímateľa, opis predmetu zákazky, kritérium na vyhodnotenie ponúk ( najnižšia cena/ ekonomicky najvýhodnejšia ponuka), podmienky účasti, spôsob označenia obalu s ponukou (adresa prijímateľa, identifikačné údaje a adresa uchádzača, označenie „Neotvárať“ a „názov zákazky“), lehotu na predkladanie ponúk s uvedením adresy, na ktorú je ponuku potrebné predložiť, dátum vyhotovenia výzvy na predkladanie ponúk, podpis osoby zodpovednej za vykonanie prieskumu trhu. Prijímateľ pri vyhodnotení prieskumu trhu skúma splnenie podmienok účasti a vyhodnocuje ponuky v súlade s kritériami stanovenými vo výzve na predkladanie ponúk. Následne vyhotoví zápis z prieskumu trhu a bezodkladne písomne informuje o výsledku vyhodnotenia ponúk všetkých uchádzačov. RO vykoná administratívnu finančnú kontrolu týchto zákaziek pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom a po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom. Prijímateľ predloží na administratívnu finančnú kontrolu zákazky po vykonaní prieskumu trhu, v ktorých ponuka úspešného uchádzača je rovná alebo vyššia ako 5000EUR bez DPH. Zákazky s touto hodnotou sa predkladajú na administratívnu finančnú kontrolu VO pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom analogicky k druhej ex ante kontrole a po podpise zmluvy analogicky k následnej ex post kontrole. Ak je ponuka úspešného uchádzača nižšia ako 5000 EUR bez DPH, prijímateľ takúto zákazku predkladá na administratívnu finančnú kontrolu VO až po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom analogicky k postupu pri štandardnej ex post kontrole. Prijímateľ v rámci administratívnej finančnej kontroly pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom predkladá: riadne zdôvodnenie použitej výnimky podložené relevantnou dokumentáciou, výzvu na predkladanie ponúk, vrátane potvrdenia o doručení dodávateľom, 23

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 ponuky jednotlivých uchádzačov, vrátane dokladov preukazujúcich predloženie ponúk (dátum a čas), zápisnicu z vyhodnotenia ponúk, návrh zmluvy s úspešným uchádzačom, oznámenie o výsledku a potvrdenie o jeho doručení všetkým uchádzačom. Prijímateľ v rámci administratívnej finančnej kontroly po podpise zmluvy s úspešným uchádzačom predkladá: Zmluvu uzavretú medzi prijímateľom a úspešným uchádzačom, potvrdenie o zverejnení uzavretej zmluvy medzi prijímateľom a úspešným uchádzačom v CRZ, resp. na webovom sídle prijímateľa (prostredníctvom tzv. „print screenu“), ďalšie relevantné doklady. Pri zákazkách, v ktorých ponuka úspešného uchádzača je rovná alebo vyššia ako 5000 EUR bez DPH, predkladá prijímateľ na druhú ex ante kontrolu dokumentáciu, ktorá dokladuje vykonanie prieskumu trhu a ďalšiu súvisiacu dokumentáciu podľa požiadaviek RO, ešte pred podpisom zmluvy s úspešným uchádzačom. V tomto prípade je prijímateľ povinný predložiť príslušnú dokumentáciu po podpise zmluvy RO na výkon následnej ex post kontroly. Pri zákazkách, v ktorých ponuka úspešného uchádzača je nižšia ako 5000 EUR bez DPH predkladá prijímateľ túto dokumentáciu až po podpise zmluvy vrátane výslednej zmluvy s dodávateľom na štandardnú ex post kontrolu RO najneskôr do 30 dní odo dňa podpisu tejto zmluvy oboma zmluvnými stranami. RO postupuje pri výkone administratívnej finančnej kontroly analogicky vo vzťahu k druhej ex ante kontrole a k štandardnej/následnej ex post kontrole v závislosti od hodnoty zákazky. Pravidlá uplatňujúce sa pri zadávaní zákaziek zadávaných vnútorným obstarávaním Vnútorné obstarávanie („in-house contract“) predstavuje zákazku zadávanú medzi dvoma verejnými obstarávateľmi (alebo dvoma obstarávateľmi), pri ktorej verejný obstarávateľ využíva pri výkone zverených úloh vo verejnom záujme vlastné administratívne, technické a iné zdroje. Právo EÚ nenúti verejného obstarávateľa, aby sa obracal na vonkajšie subjekty, ktoré nie sú súčasťou jeho vlastnej štruktúry. Na to, aby zákazka mohla byť kvalifikovaná ako vnútorné obstarávanie bez aplikácie pravidiel ZVO, je nevyhnutné, aby boli splnené nasledovné podmienky: 1. právnická osoba, ktorej je zadaná zákazka (ďalej len „subjekt“), je v 100 % vlastníctve verejného obstarávateľa zadávajúceho zákazku (t. j. je vylúčený súkromný kapitál tretej strany) a 2. verejný obstarávateľ vykonáva nad subjektom kontrolu podobnú kontrole, ktorú vykonáva nad vlastnými organizačnými zložkami a 3. tento subjekt súčasne vykonáva základnú časť svojich činností pre kontrolujúceho verejného obstarávateľa alebo obstarávateľov a 4. subjekt je povinný postupovať podľa ZVO pokiaľ ide o jeho vlastné obstarávanie. Splnenie uvedených podmienok je potrebné posudzovať na základe ďalej uvedených pravidiel a princípov:

24

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 1. 100 % vlastníctvo subjektu a) Posudzovanie prípadnej existencie súkromného kapitálu v subjekte sa musí určiť v čase zadania zákazky. Za čas zadania zákazky sa považuje dátum uzatvorenia zmluvy verejného obstarávateľa (prijímateľa) s týmto subjektom k vnútornému obstarávaniu. b) Pokiaľ by po zadaní zákazky subjektu na základe vnútorného obstarávania došlo k vstúpeniu súkromného kapitálu do subjektu, uvedené by predstavovalo zmenu v základných podmienkach zadania zákazky a prijímateľ musí následne vyhlásiť novú súťaž už v súlade so ZVO. Prijímateľ je v tomto prípade povinný o vzniknutej skutočnosti bezodkladne informovať RO, pričom od termínu vstupu súkromného kapitálu do subjektu nie je oprávnený využívať subjekt na realizáciu príslušného opatrenia. Pri AFK nového VO RO postupuje v zmysle kapitoly 1.1.1. až 1.1.4.Zároveň je prijímateľ povinný vysporiadať voči subjektu záväzky vzniknuté do termínu vstupu súkromného kapitálu vyplývajúce z plnení na základe vnútorného obstarávania a predložiť RO VOV/ŽoP TP s týmito záväzkami. c) Z predošlého dôvodu je nevyhnuté pri posudzovaní existencie súkromného kapitálu v subjekte v čase zadania zákazky zohľadňovať aj možný budúci vstup súkromného kapitálu do subjektu a zabezpečiť pravidelné monitorovanie dodržania podmienky 100 % vlastníctva subjektu počas realizácie zákazky. Túto informáciu prijímateľ predkladá formou listu na RO. V prípade, ak RO počas realizácie opatrení zistí, že nie je splnené 100 % vlastníctvo subjektu a prijímateľ nevyhlásil novú súťaž v súlade so ZVO, budú takto vzniknuté výdavky považované za neoprávnené. 2. Vykonávanie kontroly nad subjektom a) Subjekt musí podliehať takej kontrole, ktorá verejnému obstarávateľovi umožňuje vplývať na rozhodnutia tohto subjektu. Pritom musí ísť o možnosť vykonávať rozhodujúci vplyv na jeho strategické ciele, ako aj na jeho dôležité rozhodnutia. b) Verejný obstarávateľ si musí ponechať dostatočný stupeň kontroly, aby mal možnosť obmedziť slobodu konania príslušného subjektu (napr. skutočnosť, že sa rozhodovacie orgány subjektu skladajú iba zo zástupcov verejných obstarávateľov/verejného obstarávateľa zúčastňujúcich sa na spolupráci, sa považuje za výrazný znak existencie vnútornej kontroly). c) Nie je nevyhnutné, aby sa kontrola vykonávala individuálne, t. j. kontrolu nad vnútorným subjektom môže vykonávať viac verejných obstarávateľov (napr. spoločný podnik obcí a miest). d) V prípade a. s. alebo s. r. o. verejný obstarávateľ by mal disponovať širšími právomocami než akcionár/akcionári alebo konateľ subjektu (kontrola, ktorá sa obmedzuje iba na manévrovací priestor, ktorý právo obchodných spoločností priznáva väčšine akcionárov, by nemusela byť dostatočná na to, aby predstavovala dostatočnú kontrolu). e) V prípade, že subjekt je alebo sa stane trhovo orientovaným a má dostatočný stupeň nezávislosti, nie je kontrola nad subjektom dostatočná. O zmene tejto skutočnosti je prijímateľ povinný bezodkladne informovať RO, pričom od momentu kedy sa stane subjekt trhovo orientovaný sa všetky výdavky vyplývajúce z danej zákazky budú pokladať za neoprávnené. 3. Výkon základnej časti činností subjektu pre verejného obstarávateľa a)Toto kritérium má za cieľ zaistiť, aby právne predpisy o VO zostali platné aj v prípade, že subjekt kontrolovaný jedným alebo niekoľkými verejnými obstarávateľmi pôsobí na trhu, a 25

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 preto môže pravdepodobne súťažiť s inými podnikmi. Vo vzťahu k posúdeniu tretej podmienky týkajúcej sa možnosti zadania zákazky in-house sú rozhodujúce nasledovné skutočnosti: b)pojem „základná časť činností“ je naplnený vtedy, ak sú činnosti vnútorného subjektu určené hlavne verejnému obstarávateľovi alebo sú to činnosti pri plnení úloh, ktorými subjekt poveril kontrolujúci verejný obstarávateľ alebo iné právnické osoby kontrolované týmto verejným obstarávateľom, a to bez ohľadu na konečného prijímateľa plnenia zákazky, c)akékoľvek iné činnosti (napr. komerčného charakteru) by mali mať iba okrajový význam, pričom hodnota základnej časti činností by mala predstavovať minimálne 80 % z celkovej činnosti subjektu, d)pre takéto posúdenie sú relevantné všetky také činnosti, ktoré vnútorný subjekt uskutočňuje v rámci zákazky zadanej verejným obstarávateľom alebo sú to činnosti pri plnení úloh, ktorými subjekt poveril kontrolujúci verejný obstarávateľ alebo iné právnické osoby kontrolované týmto verejným obstarávateľom. Tento aspekt je relevantný bez ohľadu na totožnosť príjemcu (či ide o samotného verejného obstarávateľa alebo používateľa služieb), subjekt, ktorý platí dodávateľovi (či ide o kontrolujúceho verejného obstarávateľa alebo užívateľov služieb tretej strany) alebo územie, na ktorom sa poskytujú tieto služby, e) pre posúdenie splnenia podmienky uvedenej v písm. d) tohto odseku sa vezme do úvahy priemerný celkový obrat alebo vhodný alternatívny ukazovateľ založený na činnosti, napríklad náklady vzniknuté príslušnej právnickej osobe alebo verejnému obstarávateľovi, ak ide o služby, tovary a stavebné práce za posledné tri roky predchádzajúce zadaniu civilnej zákazky alebo koncesie. Ak tieto ukazovatele v závislosti od vzniku, začatia prevádzkovania činnosti alebo reorganizácie činnosti nie sú dostupné, možno ich preukázať najmä prostredníctvom podnikateľského plánu. 4. Postupovanie v zmysle ZVO pri zadávaní vlastných potrieb subjektu a) Nakoľko subjekt zostáva verejným obstarávateľom v zmysle § 6 ZVO, je povinný pri obstarávaní tovarov, prác a služieb potrebných na výkon svojich činností postupovať v zmysle tohto zákona.

Príklad: 1. Ak subjekt vykonáva pre verejného obstarávateľa služby spojené s čistením komunikácií, výnimka z aplikácie ZVO sa vzťahuje len na zadanie tejto služby, nie na dodanie samotnej technológie na čistenie. 2. V prípade, že subjekt má vo svojej náplni výkon stavebných činností, pri obstaraní potrebných stavebných materiálov alebo technologických zariadení je povinný postupovať v zmysle ZVO. b) Verejný obstarávateľ, ktorý kontroluje subjekt, môže tomuto subjektu zadávať len zákazky, na vykonávanie ktorých je tento subjekt oprávnený (napr. v rámci zriaďovacej listiny, v rámci výpisu činností uvedených v obchodnom registri a pod.). 26


Pravidlá uplatňujúce sa pri zadávaní zákaziek na základe tzv. horizontálnej spolupráce Pokiaľ ide o horizontálnu spoluprácu in-house, teda spoluprácu medzi verejnými orgánmi mimo koncepcie využívania spoločnej kontroly vnútorných subjektov, tiež je potrebné dodržiavať stanovené podmienky. Horizontálnou alebo tzv. neinštitucionalizovanou spoluprácou sa zaoberá rozsudok Súdneho dvora vo veci C-480/06 z 9. júna 2009 v Hamburgu, ktorý akceptoval uvedenú formu spolupráce za splnenia stanovených podmienok. Verejní obstarávatelia môžu medzi sebou nadviazať spoluprácu bez vytvorenia spoločne kontrolovaného subjektu. V rámci tohto typu spolupráce medzi verejnými obstarávateľmi je pre neaplikovanie postupov a pravidiel ZVO pri uzavretí vzájomnej zmluvy potrebné kumulatívne splniť tieto podmienky: 1. Zmluvou sa ustanovuje alebo vykonáva spolupráca medzi zúčastnenými verejnými obstarávateľmi s cieľom zabezpečiť, aby sa služby vo verejnom záujme, ktoré musia poskytovať, poskytovali v záujme dosahovania ich spoločných cieľov. 2. Vykonávanie takejto spolupráce sa riadi výlučne aspektmi týkajúcimi sa verejného záujmu. 3. Zúčastnení verejní obstarávatelia vykonávajú na otvorenom trhu menej ako 20 % činností, ktorých sa spolupráca týka. Pre odlíšenie skutočnej spolupráce od bežnej verejnej zákazky je podstatné, že sa spolupráca zameriava na spoločné zaistenie výkonu verejnej úlohy, ktorú majú vykonať všetci spolupracujúci partneri. Takýto spoločný výkon je charakteristický účasťou a vzájomnými záväzkami zmluvných partnerov, ktoré vedú k vzájomným synergickým efektom. Z toho nevyhnutne nevyplýva, že každý zo spolupracujúcich partnerov sa rovnako podieľa na plnení úlohy, teda spolupráca môže byť založená na rozdelení úloh alebo na určitej špecializácii. Zákazka však napriek tomu musí mať spoločný cieľ, spoločný výkon tej istej úlohy. Výkon verejnej úlohy je v tomto prípade možné všeobecne definovať ako spoluprácu nekomerčnej povahy, ktorá je vylúčená z pravidiel VO, pričom táto spolupráca zahŕňa len subjekty verejných obstarávateľov, ktorí v zásade nepôsobia na trhu s komerčným cieľom. Podľa judikatúry musí mať dohoda na rozdiel od bežnej verejnej zákazky charakter reálnej spolupráce, v ktorej jedna strana za odplatu vykonáva určitú úlohu. Jednostranné prideľovanie úlohy jedným verejným obstarávateľom druhému sa nemôže považovať za spoluprácu. Spolupráca sa riadi aspektmi týkajúcimi sa dosahovania cieľov vo verejnom záujme. Preto aj keď môže zahŕňať vzájomné práva a povinnosti, nemôže zahŕňať iné finančné prevody medzi verejnými spolupracujúcimi partnermi než tie, ktoré zodpovedajú úhrade skutočných nákladov za práce/služby/tovary, nakoľko poskytovanie služby za odplatu je charakteristickým znakom zákaziek spadajúcich pod pravidlá a postupy podľa ZVO. Pravidlá uvedené v tejto kapitole sa vzťahujú len na vzájomnú horizontálnu spoluprácu viacerých subjektov, pričom jednotlivé subjekty samostatne zostávajú verejnými obstarávateľmi, ktorí sú povinní pri obstarávaní tovarov, prác a služieb potrebných na výkon svojich činností naďalej postupovať v zmysle ZVO.

27

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 AFK in-house zákaziek a zákaziek tzv. horizontálnej spolupráce Dokumentáciu na kontrolu VO predkladá prijímateľ podľa kapitoly 1.1. Zároveň, ak sa prijímateľ rozhodne na zabezpečenie realizácie OP FEAD využiť vnútorné obstarávanie, je povinný predložiť RO na preukázanie splnenia podmienok uvedených v kapitole 1.1.7. nasledovnú dokumentáciu: 1. Zdôvodnenie zadania zákazky formou vnútorného obstarávania podpísané štatutárnym orgánom verejného obstarávateľa – prijímateľa, 2. Ad 1) 100 % vlastníctvo subjektu ad 2) vykonávanie kontroly nad subjektom – doklad potvrdzujúci právnu subjektivitu subjektu (napr. doklad o pridelení IČO, výpis z OR SR (nie staršie ako 3 mesiace ku dňu predloženia dokumentácie z vnútorného obstarávania), zriaďovacia listina vrátane všetkých relevantných dodatkov, zakladateľská listina, spoločenská zmluva, výpis z centrálneho depozitára cenných papierov. 3. Ad 3) výkon základných činností – napr. výročné správy, auditné správy, účtovná závierka, analytická evidencia v účtovníctve a pod. za posledné tri ukončené účtovné obdobia alebo podnikateľský plán v prípade, že tieto doklady nie sú z dôvodu momentu vzniku subjektu dostupné. 4. Čestné vyhlásenie štatutárneho zástupcu verejného obstarávateľa o splnení podmienok 1), 2), 3) v rámci in-house zákazky (nie staršie ako 7 dní k dátumu predloženia dokumentácie k vnútornému obstarávaniu). Poznámka: Tento doklad bude RO opätovne požadovať aj pri AFK uzatvorenej zmluvy medzi prijímateľom a subjektom, pričom v danom prípade čestné vyhlásenie musí byť vystavené ku dňu podpisu tejto zmluvy. 5. Prieskum trhu za účelom overenia splnenia princípu hospodárnosti. Z tohto prieskumu musí byť zrejmé, že ceny uvádzané vo vnútornom obstarávaní sú rovnaké alebo nižšie ako ceny na relevantnom trhu. Prieskum trhu vykonáva prijímateľ podľa kapitoly 1.1. v zmysle prieskumu trhu pre určenie predpokladanej hodnoty zákazky. 6. Návrh zmluvy medzi verejným obstarávateľom a subjektom k vnútornému obstarávaniu. 7. Doklady preukazujúce splnenie podmienky uvedenej v časti Zákazky tzv. horizontálnej spolupráce, najmä preukázanie reálnej spolupráce a spoločného cieľa (napr. na základe dohody/memoranda o spolupráci a pod.), preukázanie verejného záujmu (napr. preukázaním nekomerčnej povahy spolupráce, legislatívne určenými činnosťami subjektov a pod.), preukázanie nižšieho ako 20 % podielu činností na otvorenom trhu, preukázanie výšky nákladov v zmysle predchádzajúcej kapitoly. 8. Dokumentáciu súvisiacu s postupom pri zadávaní vlastných potrieb subjektu nevyhnutných pre realizáciu činností v zmysle predmetu vnútorného obstarávania, ktoré sú financované z prostriedkov OP FEAD. V prípade, že RO identifikuje pri kontrole takéhoto obstarávania nesplnenie podmienok uvedených v príručke, resp. iné porušenie právnych predpisov SR a EÚ s vplyvom na oprávnenosť výdavkov, vylúči výdavky takéhoto VO z financovania v plnom rozsahu. Zároveň RO odporučí prijímateľovi postupovať pri zadaní predmetnej zákazky v zmysle postupov a pravidiel ZVO.

28

Pokyn GR Sekcie kontroly 2/2016 Prílohy: 5x Príloha č. 1: Čestné vyhlásenie k dokumentácii vo VO Príloha č. 2: Čestné vyhlásenie o neprítomnosti konfliktu záujmov Príloha č. 3: Čestné vyhlásenie osoby ku konfliktu záujmov Príloha č. 4: Čestné vyhlásenie k výberu postupu Príloha č. 5: Zápisnica z vyhodnotenia ponúk

29

2016. Z procesného hľadiska sa AFK vykonáva ako AFK VO a AFK VOV a ŽoP TP

Recommend Documents