12/9/2016
• Instrumen = alat yg dipakai untuk mengerjakan sesuatu (spt alat yg dipakai oleh pekerja teknik teknik, alat-alat alat alat kedokteran kedokteran, optik optik, dan kimia); perkakas; (Kamus Besar Bahasa Indonesia) • Pengelolaan Arsip Dinamis = proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip
• Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis adalah alat yang digunakan dalam proses penciptaan, p p , penggunaan p gg dan pemeliharaan, p , serta penyusutan arsip dinamis agar dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis (Yayan Daryan, 2013). • Instrumen PAD (Pasal 40 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).
1
12/9/2016
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat 1. Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip, 3. Jadwal Retensi Arsip, serta 4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip. Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.
Tata Naskah Dinas
Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
INSTRUMEN PAD terdiri dari:
Klasifikasi Arsip
Jadwal Retensi Arsip
1 PENCIPTAAN ARSIP
4
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
2
PENYUSUTAN ARSIP
Meliputi kegiatan:
PENGGUNAAN ARSIP
3 PEMELIHARAAN ARSIP
Pusdiklat Kearsipan
Instrumen Pengelolaan Arsip 8
2
12/9/2016
PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan
- Tata Naskah Dinas - Klasifikasi Arsip - Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Pembuatan
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Penerimaan
Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian
Penciptaan Dokumentasi Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Kepentingan pemerintah dan masyarakat
Penggunaan Alih media Klasifikasi Arsip
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Pemberkasan Arsip Aktif
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif
Penataan Arsip Inaktif
Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif
Pemeliharaan
Terjaga dan Umum
Penyimpanan Arsip Alih Media Arsip Program Arsip Vital
Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan Penyelamatan & Pemulihan
Pemindahan Arsip Inaktif
Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan
Pemusnahan Arsip
Prosedur - Dokumentasi
Penyerahan Arsip Statis
Prosedur - Dokumentasi
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Penyusutan
• Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip; • Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh; • Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI; • Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, selanjutnya dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 02 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dinas
Kewenangan penandatangan an surat
Pengaturan penomoran surat keluar
Pengaturan Format Surat
Penggunaan Kop Surat dan Logo
Penggunaan cap/stempel dinas
Tata N k h Naskah Dinas
Pengaturan jenis kertas
3
12/9/2016
• Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan/ struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip. • “Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan” (Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip).
dasar pemberkasan `
penyusutan arsip
Klasifikasi arsip digunakan sebagai
penataan arsip
` `
`
pemanfaatan arsip
mendukung akses arsip
Menyusun Klasifikasi didahului dengan melakukan analisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apa yang tercipta dalam suatu fungsi organisasi. organisasi Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yang mencerminkan fungsi dan kegiatan organisasi Klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah. Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kode klasifikasi untuk mempermudah penyebutan klasifikasi
4
12/9/2016
` `
`
Unsur utama Æunsur fungsi organisasi Fungsi meliputi Æ seluruh tanggungjawab yang dibebankan organisasi untuk melaksanakan kegiatan
`
`
Jenjang fungsi dan kegiatan dirinci menjadi : x Masalah primer (fungsi) x Masalah sekunder (kegiatan) ( g ) Masalah tertier (transaksi/item)
` ` `
Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal g , urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya. Sarana untuk mempermudah pengenalan klasifikasi arsip Sarana penghubung klasifikasi secara logis, sistematis Sarana mempermudah susunan dan urutan b k dlm berkas dl penyimpanan i arsip. i Unsur kode ◦ Angka ; abjad ; gabungan abjad dan angka
Instrumen Pengelolaan Arsip 18
Pusdiklat Kearsipan
•
Masalah Primer Masalah Sekunder Masalah Tersier
: HUBUNGAN MASYARAKAT : Protokoler : Kunjungan
DITAMBAHKAN KODE KLASIFIKASI MENJADI Masalah Primer Masalah Sekunder Masalah Tersier
: HM. HUBUNGAN MASYARAKAT : HM.01. Protokoler : HM.01.01. Kunjungan
KP – KEPEGAWAIAN 10 Penerimaan Pegawai 20 Pengangkatan Pegawai 30 Promosi 01 Kenaikan Pangkat/Golongan 02 Pengangkatan Dalam Jabatan 03 Kenaikan Gaji 40 Mutasi 01 Pemindahan/Alih Tugas 02 Tenaga Perbantuan DST.
5
12/9/2016
CONTOH HASIL ANALISIS FUNGSI ORGANISASI
•
800 – KEPEGAWAIAN 10 Penerimaan Pegawai 20 Pengangkatan Pegawai 30 Promosi 01 Kenaikan Pangkat/Golongan 02 Pengangkatan Dalam Jabatan 03 Kenaikan Gaji 40 Mutasi 01 Pemindahan/Alih Tugas 02 Tenaga Perbantuan DST.
Instrumen Pengelolaan Arsip 21
Pusdiklat Kearsipan
PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN ◦ Penerimaan Mahasiswa Baru PP.01 x Formasi x Kepanitia x Naskah Soal
PP.01.01 PP 01 01 PP.01.02 PP.01.03
x Bukti Bayar x Daftar Ulang x KRS
PP.02.01 PP.02.02 PP.02.03
x SAP x Kurikulum x Silabus
PP.03.01 PP.03.02 PP.03.03
◦ Registrasi Mahasiswa
◦ Perkuliahan
22
PP
PP.02
PP 03 PP.03
6
12/9/2016
Lembaga
selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang sekurang-kurangnya kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang p g sebagai g p pedoman penyusutan p y dipergunakan dan penyelamatan arsip. (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)
negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN / BUMD wajib j memiliki JRA. dan/atau
(Pasal 48, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)
JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD setelah t l h mendapat d t persetujuan t j Kepala K l ANRI. ANRI (Pasal 53, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012)
dao, Instrumen Pengelolaan Arsip, 27
7
12/9/2016
`
JRA lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA pemerintahan daerah provinsi ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA pemerintahan i t h daerah d h kabupaten/kota k b t /k t ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
`
`
`
JRA perguruan tinggi negeri ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI melalui lembaga terkait. JRA BUMN ditetapkan oleh pimpinan BUMN yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA BUMD provinsi ditetapkan oleh pimpinan BUMD provinsi yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI ANRI. JRA BUMD kabupaten/kota ditetapkan oleh pimpinan BUMD kabupaten/kota yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
Menjamin penyelamatan arsip kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,
Pencipta Arsip harus memiliki JRA, karena:
Menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip; Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien
Menghindari keraguan dalam penyusutan arsip
8
12/9/2016
`
Tanpa penyusutan arsip, arsip yang dikelola akan: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
`
Tidak efisien, Menghambat layanan informasi, Menghambat kinerja organisasi, Pemborosan dari segala bidang, Membuktikan ketidakmampuan manajemen dalam mengelola aset organisasi.
Oleh karena itu, JRA wajib dimiliki organisasi pencipta arsip sebagai upaya efisiensi dan peningkatan kinerja organisasi.
JRA terdiri dari: › JRA FASILITATIF berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dih ilk dari d i kegiatan k i t atau t fungsi f i fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan. › JRA SUBSTANTIF berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya.
RETENSI ARSIP • Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip. • Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.
1. Peraturan Kepala ANRI Nomor No. 12/2009 g Pedoman Retensi Arsip p Non Keuangan g tentang dan Non Kepegawaian;
2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder (Statis); 3 Peraturan 3. P t B Bersama K Kepala l ANRI d dan K Kepala l BKN No. 08/2012 dan No. 15/2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara,
9
12/9/2016
4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman tentang Pemusnahan Arsip; 5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 1 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan P t i Pertanian; 6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Perdagangan; 7. Peraturan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Perhubungan; 8. Peraturan Kepala ANRI Nomor 06/2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan.
a. Jenis/series arsip b. b Jangka k waktu k penyimpanan (retensi) ( ) ◦ ◦
retensi aktif umur/usia berkas di ruang kerja (unit pengolah) retensi inaktif umur/usia berkas di ruang arsip (record centre)
Pusdiklat Kearsipan
Instrumen Pengelolaan Arsip 38
c. Keterangan : ◦
◦ ◦
Permanen, berkas/arsip disimpan y karena memiliki nilai selamanya kesejarahan Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna Dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen
a. a Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usia b. Umur atau usia suatu berkas berbeda dengan berkas lain, tidak dapat disama-ratakan, c. Umur atau usia berkas, dalam istilah kearsipan disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU PENYIMPANAAN d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS
10
12/9/2016
PENULISAN RETENSI `
Menentukan retensi suatu arsip, harus juga dipertimbangkan kepada: 1. Apakah ada peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang berapa lama sebuah dokumen/arsip harus disimpan oleh pencipta arsip? Misalnya: Arsip tentang pajak merujuk kepada Undang-Undang Perpajakan, Arsip mengenai Perbendaharaan Negara harus merujuk kepada undang-undang perbendaharaan negara dll. 2. Bagaimanakah kebutuhan organisasi?
a. Dengan angka, misalnya: 1 tahun 2 tahun Musnah 2 tahun 3 tahun Permanen 3 tahun 2 tahun Dinilai Kembali b. Dengan kata-kata, misalnya: “selama masih menjadi pegawai” c. Angka dan kata-kata : “1 tahun setelah mendapat kepastian hukum yang pasti”
PENENTUAN NASIB AKHIR • Penentuan nasib akhir diperlukan untuk menentukan apa yang akan ditentukan pada arsip dan dituangkan dalam JRA. • Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. • Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai Kembali • Dinilai kembali pada akhirnya pun akan ditentukan musnah atau permanen juga.
` `
`
`
Inti dari kegiatan retensi dan nasib akhir dari arsip adalah “Penilaian Arsip”. Penilaian Arsip adalah salah satu kegiatan yang krusial yang harus dilakukan oleh pelaksana/pengelola/ penanggung jawab dalam bidang kearsipan. Hasil kegiatan Penilaian arsip akan sangat menentukan apakah suatu bangsa dan negara akan memiliki informasi tentang jati diri bangsa dan negaranya atau akan menjadi bangsa yang mengalami sindrom kehilangan ingatan/informasi. ingatan/informasi Kegiatan Penilaian Arsip di satu sisi akan menentukan perampingan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip, disisi lain akan menciptakan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa......
11
12/9/2016
PENGERTIAN UMUM • Penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa simpan bagi kepentingan organisasi pencipta dan masyarakat luas. • Penilaian arsip merupakan tindakan penting dan strategis dalam manajemen arsip untuk menentukan informasi yang bernilaiguna bagi organisasi baik intern maupun ekstern. • Penilaian l Arsip yang dilakukan d l k k oleh l h Lembaga b Kearsipan adalah untuk menjamin tersedianya arsip bernilai guna kesejarahan bagi kepentingan bangsa dan negara sebagai jati diri bangsa, sebagai memori kolektif bangsa.
`
`
`
`
`
Analisis fungsional adalah pengujian terhadap siapa yang menciptakan arsip dan apa fungsinya. Analisis ini didasarkan pada anggapan bahwa arsiparis harus memahami hubungan keterkaitan antara arsip dan fungsi lembaga/instansi untuk pentingnya kegunaan arsip. Penilaian makro adalah analisis informasi terhadap organisasi atau tema sosial untuk menentukan nilaiguna permanen dengan masa simpan selamanya. Penilaian mikro adalah analisis informasi yang memfokuskan pada fisik arsip yang tercipta dalam suatu organisasi baik untuk menentukan nilaiguna permanen maupun sementara.
Penilaian arsip dalam kaitannya dengan jadwal retensi arsip adalah untuk menetapkan retensi arsip Retensi adalah waktu simpan berapa lama arsip. suatu arsip harus disimpan, kapan dapat dipindahkan, kapan dimusnahkan. Penilaian retensi arsip ini merupakan salah satu hal yang harus ada dan diatur dalam JRA.
12
12/9/2016
ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI KEBUKTIAN (EVIDENTIAL) A. Semua kebijakan pimpinan LN yang bersifat mengatur sejak proses pembahasan hingga naskah mengatur, yang ditandatangani oleh pimpinan LN, antara lain: 1) 2) 3) 4) 5)) 6) 7) 8) 9)
Undang-Undang Dasar; Tap MPR; Undang-undang; Peraturan pemerintah pengganti undang-undang; Peraturan p pemerintah;; Peraturan presiden/keputusan presiden; Instruksi presiden; Keputusan menteri; Keputusan kepala lembaga pemerintah non kementerian.
C. Bukti kinerja lembaga negara antara lain: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Rencana keuangan; Rencana anggaran tahunan; Surat otorisasi; Pertanggungjawaban keuangan; Neraca dan laporan keuangan tahunan; Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang;
7) Memori of Understanding; 8) BA serah terima arsip statis kepada lembaga kearsipan; 9) LHP yang mencerminkan prestasi ilmiah; 10) Produk karakteristik yang memiliki nilai budaya, ilmiah, teknologi, dan kemanusiaan; 11) Masterplan; 12) Daftar Pemilih Tetap, Hasil Perhitungan Suara, Peserta Pemilu, sengketa hasil pemilu.
B. Bukti keberadaan lembaga negara, yakni bukti mengenai memori dan identitas lembaga negara yang memuat ciri khas d informasi dan i f i khusus kh tentang t t lembaga l b negara sebagai pencipta arsip, antara lain: 1) Struktur organisasi dan tata kerja; 2) Keputusan presiden tentang pengangkatan pejabat eselon I; p presiden p tentang g pengangkatan p g g pejabat p j 3)) Keputusan negara/publik; 4) Pedoman ketatalaksanaan; 5) Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga negara; 6) Lambang dan simbol lembaga negara.
ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI INFORMASIONAL
1. Arsip tokoh nasional Soekarno, Soeharto, Habibie, Abdurrahman Wahid (Gus Dur), Megawati Soekarno Putri, SBY, para mantan Wakil Presiden RI, dan lain-lain; 2. Arsip peristiwa bencana nasional tsunami Aceh dan Nias, gempa bumi Yogyakarta dan Padang, Lumpur Lapindo, dan lain-lain; 3. Arsip mengenai tempat, misal tempat dibacakan naskah proklamasi, tempat pelaksanaan kongres pemuda, tempat pertemuan tokoh-tokoh reformasi, dan lain-lain.
13
12/9/2016
ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI INTRINSIK 1) Konsep naskah proklamasi tulisan tangan Soekarno; 2) Arsip mengenai masa penjajahan Jepang; 3) Surat pengunduran diri Presiden Soeharto; 4) Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar); 5) Dekrit Presiden Soekarno dan Abdurrahman Wahid.
CONTOH JENIS ARSIP STATIS BERSKALA DAERAH Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder
`
`
`
`
Penentuan nasib akhir diperlukan untuk p yyang g akan ditentukan p pada menentukan apa arsip dan dituangkan dalam JRA. Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen. Namun jika ada keragu-raguan dapat y Dinilai Kembali dinyatakan: Dinilai kembali pada akhirnya pun akan ditentukan musnah atau permanen juga.
14
12/9/2016
CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP KEUANGAN JANGKA WAKTU SIMPAN NO
JENIS/SERI ARSIP
AKTIF
KET.
INAKTIF
1.
Pengadaan barang
2 tahun
3 Tahun
Musnah
2.
Surat Penawaran
1 Tahun
1 Tahun
Musnah
3.
Promosi iklan
2 Tahun
3 Tahun
Dinilai Kembali
4 4.
Hasil Audit
2 Tahun
3 tahun
Dinilai kembali
5.
Struktur organisasi
2 tahun
5 tahun
permanen
JENIS ARSIP
1.
Usulan Program, kegiatan dan anggaran
1 tahun set setelah TA berakhir
3 tahun
Musnah
2.
Perda tentang APBD
2 tahun set setelah TA berakhir
3 tahun
Permanen
3.
Buku Kas Umum, 2 tahun set setelah TA Buku Pembantu, berakhir Register dan Buku Tambahan
3 tahun
Dinilai kembali
JENIS ARSIP
1.
penerimaan pegawai
2.
Berkas Perorangan PNS
RETENSI
KET.. KET
CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF
CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN NO
RETENSI AKTIF INAKTIF
NO
KET.. KET
NO
JENIS ARSIP
AKTIF
INAKTIF
2 tahun
2 tahun
Musnah
1.
1 tahun set setelah berhenti/pensiun
2 tahun Setelah hak dan aj ba kewajiban habis
Musnah, kecuali pejabat o I da dan eselon pegawai pe gawai lain yg terkait peristiwa nasional Permanen
RETENSI
KET.
AKTIF
INAKTIF
Pengumuman/ pemberitahuan
1 tahun
-
Musnah
2.
Pembuatan/ perubahan Lambang Daerah
3 tahun
3 tahun
Permanen
3.
Pengadaan barang
3 tahun
Sampai dengan barang dihapuskan
Dinilai kembali
15
12/9/2016
CONTOH JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF NO 1.
2.
JENIS ARSIP
RETENSI AKTIF
INAKTIF
Pembentukan, pemekaran, peningkatan, pemecahan dan penghapusan Daerahdaerah
2 tahun
5 tahun
Rapat kerja Gubernur/ Muspida dan Rakor Lainnya
2 tahun
JENIS ARSIP
KET. Permanen
Pendidikan dan Pengajaran
Dinilai kembali,
RETENSI
KETERANGAN
AKTIF
INAKTIF
PP.01.01 PP 01 01
2
2
Musnah
PP.01.02
2
1
Musnah
Naskah Soal
PP.01.03
2
2
Musnah
Bukti Bayar
PP.02.01
2
8
Musnah
Daftar Ulang
PP.02.02
2
2
Musnah
KRS
PP.02.02
2
2
Musnah
Perkuliahan SAP
PP.03.01
2
2
Musnah
Kurikulum
PP.03.02
2
2
Musnah
Silabus
PP.03.03
2
2
Musnah
Penerimaan Formasi Mahasiswa Kepanitian Baru
Registrasi Mahasiswa
3 tahun
KLAS
KLASIFIKASI KEMANAN DAN AKSES ARSIP Disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik dalam mengakses arsip
16
12/9/2016
“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip
dinamis bagi pengguna yang berhak” (Pasal
`
24 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
“ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap pengguna publik” (Pasal 2 ayat (1) Undanginformasi p Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)
Klasifikasi keamanan arsip dinamis = Penggolongan/pengkategorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan
`
Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisik arsip ketika diakses, perlu pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Tata cara menyusun klasifikasi keamanan dan akses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
Level akses arsip dinamis adalah d l h pengkategorian k t i pengaturan t ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip
17
12/9/2016
• Penggunaan arsip dinamis adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang b h k berhak. • Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak atau penyelesaian sengketa. hak, sengketa • Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
PENGGUNA YANG BERHAK
Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik.
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. as as keamanan ea a a dan da a akses ses a arsip sp d ditentukan e u a Klasifikasi berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas: a. arsip yang bersifat terbuka; dan b. arsip yang bersifat tertutup.
18
12/9/2016
“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna yang berhak” (Pasal 24 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) “ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik” (Pasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang g Keterbukaan Informasi Publik))
• Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisik arsip ketika diakses, perlu pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip • Tata cara menyusun klasifikasi keamanan dan akses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis
JENIS INFORMASI PUBLIK Klasifikasi keamanan arsip dinamis = P Penggolongan/pengkategorian l / k t i arsip i dinamis di i berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan
(berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik) 1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; 2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; 3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat; 4. Informasi yang dikecualikan;
19
12/9/2016
I NFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA-MERTA
a. Informasi yang berkaitan dengan badan publik; b. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait ; c. Informasi mengenai laporan keuangan; dan/ atau d. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
a. b. c. d. e. f. g. h.
Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah p penguasaannya, g y , tidak termasuk informasi yyang g dikecualikan;; Hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya; Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya; Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan pengeluaran tahunan badan publik; Perjanj ian badan publik dengan pihak ket iga; j yang y g disampaikan p pejabat p j publik p dalam Informasi dan kebijakan pertemuan yang terbuka untuk umum; Prosedur kerja pegawai badan publik yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat ; dan/ atau Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam undang-undang ini.
a. Badan p publik wajib j mengumumkan g secara serta-merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketert iban umum. b. Kewajiban menyebarluaskan informasi publik tersebut disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.
1. Informasi yang dapat membahayakan negara; 2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat; 3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi; 4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/ atau 5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau didokumentasikan.
20
12/9/2016
Pimpinan pencipta arsip yg berwenang mengesahkan SKKAAD
5.
1.
Pengesahan oleh Pimpinan Organisasi
Penentuan Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses 2. Pencantuman Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada kolom daftar
4. Menentukan unit pengolah unit yg bertanggung jawab terhadap keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas. Instrumen Pengelolaan Arsip 81
Pusdiklat Kearsipan
No
Kode Klasifikasi
Jenis Arsip
Klasifikasi Keamanan
Hak Akses
Dasar Pertimbangan
Unit Pengolah
• Aspek ketentuan peraturan perundang-undangan dan NSPK • analisis fungsi • Aspek analisis risiko;
3. Pencantuman dasar pertimbangan
untuk mengetahui alasan mengapa arsip dikategorikan pada tingkat/derajat klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.
Keterangan: 1. Kolom “Nomor”, diisi dengan nomor urut; 2. Kolom “Kode Klasifikasi”, diisi dengan kode angka, huruf atau gabungan angka dan huruf yang akan berguna untuk mengintegrasikan antara penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip dalam satu kode yang sama sehingga gg memudahkan pengelolaan; p g ; 3. Kolom “Jenis Arsip” diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis/seri arsip; 4. Kolom “Klasifikasi Keamanan”, diisi dengan tingkat keamanan dari masing-masing jenis/seri arsip yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa/terbuka; 5. Kolom “Hak Akses”, diisi dengan nama jabatan yang dapat melakukan pengaksesan terhadap arsip berdasarkan tingkat/ derajat klasifikasi; 6 6. Kolom dasar pertimbangan, pertimbangan diisi dengan uraian yang menerangkan alasan pengkategorian arsip sebagai sangat rahasia, rahasia dan terbatas; 7. Kolom unit pengolah, diisi dengan unit kerja yang bertanggung jawab terhadap keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.
21
12/9/2016
Siapakah yang menetapkan SKKAAD Nomor
Kode Klasifikasi
Jenis Arsip
Klasifikasi Keamanan
Hak Akses
1.
DL.01.0 2
Diklat Pengelolaan Arsip Dinamis
terbuka
Semua unit kerja terkait
2.
KP.02.0 2
DP3
Rahasia
Kapus
Dasar Pertimbangan
Unit Pengolah
-
Bag Diklat
Kondite personal pegawai
Tata Usaha Pusdiklat
PRINSIP DASAR PENETAPAN KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP DINAMIS ADALAH: 1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila informasi yang terdapat dalam arsip dinamis disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah; 2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus dituangkan dalam suatu ketetapan pimpinan berupa pernyataan t ttertulis t li yang di disertai t i alasan l sebagai b i dasar d pertimbangan dalam menentukan tingkat klasifikasi.
• Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) harus ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip. • Pencipta Arsip yang dimaksud adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, didik perusahaan, h organisasi i i politik, litik organisasi kemasyarakatan.
PRINSIP DASAR PENETAPAN AKSES ARSIP DINAMIS Prinsip dasar dalam penetapan hak akses arsip dinamis adalah: 1. Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk akses; 2. Pejabat yang lebih tinggi dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi; dan 3 Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak 3. dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang.
22
12/9/2016
23
12/9/2016
mengungkapkan memorandum yang dirahasiakan.
mengungkapkan k k rahasia atau data pribadi; dan Digital Archives Writer
menghambat proses penegakan hukum;
ARSIP BOLEH DIAKSES APABILA, TIDAK:
mengungkapkan isi akta autentik yang bersifat pribadi
z
membahayakan hankam negara;
merugikan kepentingan politik dan hubungan luar negeri;
Gratek Microfilm Camera
merugikan ketahanan ekonomi nasional;
Roll Scanner
mengganggu kepentingan pelindungan HAKI
mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang dilindungi
DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS PADA DIRJEN TANAMANN PANGAN KEMENTERIAN PERTANIAN RI NO
FUNGSI
JENIS ARSIP
KLASIFIKASI KEAMANAN
HAK AKSES
Dirjen Dapat menga kses Seluruh inform asi
Setditjen Eselon I Dapat mengaks es seluruh informas i dibawah nya, kecuali deputi hrs mendap at ijin
Eselon II
Es. III
Es. IV
staf
SPI
Penegak hukum
LSM/ masy
Dapat mengaks es seluruh informas i dibawah nya, kecuali deputi hrs mendap at ijin
24
