A 2014/2015-ös ERASMUS+ KA103 (HE) záróbeszámolóval kapcsolatos technikai információk Erasmus+ felsőoktatási mobilitási információs és konzultációs nap Budapest, 2015. szeptember 24. Tóth Tibor
Előzmények, háttér • •
• •
Mobility Tool+ – a mobilitások közös adatgyűjtő és elemző eszköze Előnye: egységes ellenőrzött adatbevitel, rendszeres adatrögzítés esetén európai szintű csaknem valós idejű statisztikák a források felhasználásáról Automatikus mobilitási résztvevő értesítés (EUsurvey), beszámolók gyors feldolgozásának lehetősége – kiutazó és beutazó statisztikák is! A megvalósítás/fejlesztés folyamatos, egyelőre sok problémával szembesülünk – PIC kódok nem egyértelműek – felsőoktatási intézmények esetében komoly javulás – Beszámoló excel fájl párhuzamos használata: Nehézkes kezelés Évközi beszámoló További mezők (pl. CH, kifizetések ütemezése) Kiegészítés igénylésének hiánya Átcsoportosítások kezelése OLS integráció részlegesen megoldott – Napok számításával kapcsolatos problémák az indulásnál – Adatszótár, ECHE charterrel rendelkező intézmények évközi változása (PIC) – NUTS régiók, születési dátum kötelező voltának megszüntetése
A beszámolás folyamata • Beszámoló Excel fájl kitöltése, ellenőrzése • Excel fájl tartalmának importálása a MT+-ba • MT+ projektadatok, mobilitási adatok és költségvetési adatok ellenőrzése • OLS adatok ellenőrzése • MT+ report létrehozása, kitöltése • MT+ report beküldése • MT+ mobilitások validálása (TKA) • MT+ report bírálata (TKA)
Az évközi beszámoló fájl - Általános tudnivalók • • • • •
Piros cellák: hibás vagy hiányzó értékeket jelölnek Beillesztés: érték szerint! Csak és kizárólag a ténylegesen megvalósult vagy tervezett mobilitások szerepelhetnek az adatsorokban (szerződésszámmal) Üres köztes sorokat a beszámolóban nem szabad hagyni! A MT+ importáláshoz Firefox böngésző használata ajánlott!
Az évközi beszámoló fájl • • • • • •
Aktuális verzió 2.03 – folyamatosan frissítjük. Mindig a legfrissebb verzió használata ajánlott – frissítéshez, technikai ellenőrzéshez emailben be kell küldeni Kiterjesztése: .xlsm – makrót kell futtatni, biztonsági beállításoknál engedélyezés Elnevezés: BUDAPES08_1415_FR_203.xlsm Rendszeres MT+ importálás A MT+-ban már létező azonosítóval jelölt mezők tartalma importáláskor felülíródik (kivéve az Eusurvey státuszt) Törölt mobilitások esetén az MT+-ban törlés csak manuálisan
A beszámoló fájl - Partnerek lapfül • •
PIC kódok: ha nincs meg a PIC-kód, akkor további adatokat kell megadni. Partnerazonosító: ha van ERASMUS kód, akkor azt kell használni, ha nincs, akkor a koordinátor adja meg, de legyen rövid, lényegretörő, ékezet és speciális karakterek nélkül – az MT+-ban is ez a partner azonosítója! A mobilitásoknál is ez a hivatkozási alap.
A beszámoló fájl - Hallgatói mobilitás (KA103 - SM lapfül) • •
Szerződésszám: kötelezően megadandó Duplikáció figyelése
A beszámoló fájl - Pénzügyi elszámolás lapfül •
A legutolsó érvényes (aláírt) szerződésmódosítás alapján!
A beszámoló fájl - Pénzügyi elszámolás lapfül • • •
• •
Tervezett további felhasználás, létszám: 0! A beérkezett összes mobilitási pályázat száma: nem lehet kisebb mint a tényegesen kiutazottak száma. OM felhasználás: a teljes, létszám alapján kalkulált összeg.
Hibás/problémás mezők itt is pirossal jelennek meg. Sok összefüggés, fokozott figyelmet és ellenőrzést igényel! Kétség esetén küldjék el a fájlt emailben egyeztetésre.
A beszámoló fájl - Beutazók
A beszámoló fájl - MT+ importfájlok generálása
A beszámoló fájl - sikertelen generálás - hibakeresés
A beszámoló fájl sikeres importfájl-generálás -> MT+ import
MT+ - további lépések • Mobilitások számának ellenőrzése, felesleges mobilitások törlése. • A beszámoló fájl és a MT+ tartalmának meg kell egyeznie! • Költségvetés fül ellenőrzése, mobilitás szervezési költség beírása. • A beszámoló fájl és a MT+ tartalmának meg kell egyeznie!
Participant report (Eusurvey) • •
• • •
Angol vagy magyar nyelven is A mobilitás bekerül a MT+-ba, utána automatikus értesítés a kiutazónak MT+-ból a kiutazók beszámolói letölthetők Élménybeszámolók (dokumentumok, blogok, stb.) – javasoljuk a gyűjtést Az új MT+ verzióban a beutazók beszámolói is letölthetőek
MT+ 2015. szeptember 23-i állapot: • 47 intézmény • 5 517 mobilitás (SMS: 2909 SMP: 1123 STA: 1007 STT: 478) • 4 249 beszámoló beérkezett (77%)
Kedvezményezetti beszámoló
Kedvezményezetti beszámoló • • •
• •
•
Vegyes nyelvhasználat Könnyű navigálás Ha a mobilitási adatok változnak, akkor a statisztikai adatok frissülnek Folyamatos mentés, de javasolt külön fájlban előre elkészíteni a válaszokat Többen is szerkeszthetik, a műveletek listája látható -> piszkozat feloldása (release draft) Ajánlott már október elején elkezdeni a munkát!
Online Nyelvi Támogatás (OLS) Második szintfelmérés mindenkinek kötelező, aki az elsőt elvégezte. Néhány intézménynél a 2014-es és 2015-ös licenszek felhasználása összekeveredett: technikai megoldás hamarosan
OLS 2015 szeptember 23-i állapot: • Szintfelmérés licensz kiküldve: 2461 licensz • 1. szintfelmérés licensz felhasználva: 2388 licensz • Nyelvkurzus licensz kiosztva: 1137 licensz • Nyelvkurzus licensz felhasználva: 1005 licensz • 2. szintfelmérés licensz felhasználva: 1477 licensz
