Balans per Activa Vorderingen op korte termijn Vooruitbetaalde kosten Teruggave verzekeringen Teruggaaf WAO/WIA Rente Nog te ontvangen vergoedingen van cliënten uit 2013 (- =correctie) Nog te ontvangen vergoedingen van cliënten uit 2014
Liquide middelen Rabo 7 23 Rabo 9 13 Rabo 3 94
Passiva Eigen vermogen per 1/1/2014 lopende resultaat
Kort lopende schulden Vooruitbetaalde cliënten vergoedingen Loonheffing Vakantiegeld en eindejaar uitkering (reservering) Pensioenen Nog te betalen kosten Nog te betalen declaraties en rekeningen Nog te betalen bestuursvergoedingen Nog te betalen mentordeclaraties en beloningen
31/12/2013
31/12/2014
€ € € € €
€ €
€
263 1 294 402 303 8 040 10 302
€ -€ € €
547 49 314 732 796 973
€ € € €
31 929 5 887 22 134 59 950
€ € € €
3 216 882 37 436 41 535
€
70 252
€
42 508
€ -€ €
69 181 6 606 62 575
€ -€ €
62 575 27 847 34 731
€ € € € € € €
2 089 1 109 3 751 326 402 7 677
€ € € € € € € € €
166 2 206 1 777 860 1 503 104 1 161 7 778
€ 70 252
€
42 508
€
Toelichting Vermogensopstelling Activa Vooruitbetaalde kosten: onze postbus en website hosting worden jaarlijks omstreeks week 44 betaald, hierdoor valt een bedrag aan te merken die eigenlijk vooruit is betaald. Nog te ontvangen vergoedingen van cliënten: Vanwege het oponthoud bij de rechtbanken kon soms twee á drie maanden zitten tussen de benoeming van een mentor en het verkrijgen van een machtiging tot het brengen van de kosten ten lasten van een cliënt. In enkel gevallen moesten daarnaar betalingsregelingen worden getroffen of besluiten over bijstand door gemeentelijke instanties worden genomen of huizen verkocht worden. Door verbeterde controle is het in 2014 mogelijke geweest deze periode te minimaliseren en oplopende cijfers laag te houden. Met het invoeren van het nieuwe vergoedingssysteem in 2015 hoeft alleen in bijzonder gevallen een machtiging aangevraagd te worden. Het balanscijfer voor te ontvangen vergoedingen uit 2013 is in 2014 gecorrigeerd nadat deze te hoog bleek te zijn opgenomen. Verzekering: Van de over 2014 betaalde verzekeringspremies zal een nu nog onbekend deel worden gerestitueerd. Vanwege de onzekerheid is afgezien van het opnemen van een vordering (verwacht is echter € 1000 tot € 1300 in de loop van 2015 terug te ontvangen) Passiva Eigen vermogen: Wij laten een volledige accountantscontrole in oneven jaren uitvoeren. Over even jaren wordt alleen een balans geproduceerd. Hierdoor werd een gecontroleerd cijfer van gemaakte verliezen en de eigen vermogenspositie alleen ieder tweede jaar mogelijk. Wij gebruiken eigen cijfers voor de tussenliggende jaren. Kort lopende schulden: (Inkomsten) Belasting en sociale lasten worden maandelijks achteraf betaald. Vakantiegeld en 13e maand worden jaarlijks aan medewerkers uitgekeerd; hiervoor wordt gereserveerd. Pensioenen worden op rekening betaald. De eindrekening over 2014 was, per publicatiedatum, nog niet ontvangen. Nog te betalen kosten: dit zijn kosten die ten tijden van de opmaak zichtbaar zijn maar waar betaling na het einde van de periode plaats heeft gevonden. Over 2014 zijn dit voornamelijk accountantskosten voor balansopzet. Nog te betalen declaraties: Kantoorkosten enz. lopen ook vaak over een periode heen. Nog te betalen bestuur vergoeding: Met het installeren van een werkbestuur in 2014 mogen alle leden € 200,per jaar als forfaitaire vergoeding declareren naast een reisvergoeding van € 0,19 per kilometer. Deze vergoedingen worden halfjaarlijks achteraf uitgekeerd. Nog te betalen mentordeclaraties en beloningen: Gedurende de kennismaking- en kandidaatsperiode (voor benoeming) declareert de mentor zijn/haar gemaakte kosten. Deze kosten zijn vaak pas zichtbaar na afloop van een periode.
Staat van baten en lasten
2013 realisatie LASTEN
2014 begroot
31/12/2013
31/012/2014
Personele kosten Bruto lonen pensioenen IB + sociaal premies Onkosten Mutatie reservering en opslag vakantiegeld TOTAAL PERSONEEL
€ € € € -€ €
58 118 4 796 7 757 746 1 920 69 497
€ € €
31 000 4 000 7 000
€ €
Overige personeelskosten Reiskosten deskundigheidsbevordering Bestuurskosten (incl. reiskosten)
€ € €
1 454 2 731
Totaal personele kosten
€
Mentor kosten Mentor vergoedingen na benoeming Mentor vergoedingen voor benoeming Training en scholing (zaalhuur, inhuur trainers, documentatie) Algemene organisatiekosten kantoorbenodigdheden, drukwerk, porti, vaklit* telefoonkosten automatisering reclame/PR/ fondsenwerving administratiekosten + bank accountant verzekeringen
Totaal materiele kosten Project kosten Database Project kosten PR
Totaal lasten
2014 realisatie
1 000 45 500
€ € € € € €
33 635 2 547 5 381 1 100 667 43 330
€ € €
2 500 1 000 4 000
€ € €
1 881 425 4 292
73 682
€
53 000
€ €
25 479 2 651
€ €
30 000 3 000
€ €
28 342 3 328
€ €
878 29 008
€ €
1 500 34 500
€ €
2 395 34 065
€ € € € € € € €
1 223 1 402 1 997 457 543 3 328 1 259 10 209
€ € € € € € € €
1 000 1 500 3 000 2 500 1 000 2 000 1 300 12 300
€ € € € € € € €
840 1 615 2 731 5 193 940 1 126 2 589 15 033
€
39 217 -
€ 112 899
€ 49 928
€ 46 800 € € €
5 000 15 000 20 000
€ 119 800
€ 49 098
€ €
€0,00 15 346 15 346
€ 114 371
2013 realisatie BATEN Bijdrage van cliënten Ander inkomsten Transitoria baten uit eerdere jaren Nog te ontvangen: cliënten betalingen 2013 Achterlopende cliënten betalingen 2014 Subsidies Project subsidies (SMDG)
31/12/2013
2014 realisatie 31/12/2014
70 000
€
66 137
33 767 -
€ € 40 € 0 € 500 € 20 000
€ € € € €
389 20 000
€
106 293
€ 90 540
€
86 526
-€
6 606
-€ 29 260
-€
27 847
€ € € €
31 929 5 587 22 134 59 650
€ 30 390
€ € € €
3 216 882 37 436 41 534
€ € €
69 310 2 814 402 -
€
Totaal baten
Resultaat Mentorschap Saldo bank Bankrekening 7 23 werkrekening Bankrekening 9 13 acquisitie rekening Bankrekening 3 94 spaarrekening
2014 begroot
€
Toelichting Staat van baten en lasten Lasten Personeelskosten: Gedurende 2012 werd duidelijk dat de personele kosten te hoog waren t.a.v. de te verwachten inkomsten (ca. 70% hiervan) en dat gesneden moest worden. Nadat twee deeltijd medewerkercoördinatoren werden gevonden en ingewerkt nam onze voltijd directeur en coördinator medio 2013 ontslag. Onze deeltijd administratrice (0,33 fte) is einde 2013 vertrokken. Onze personeelsbezetting liep hierdoor terug van 1,33 fte’s naar 0,72 fte’s. Achteraf bleek dat de werkzaamheden eigenlijk niet uitvoerbaar zijn met zo een lage bezetting en is onze personeelsbezetting met een administratieve kracht voor 0,22 fte’s per 1 juli 2014 uit gebreid. Over 2014 was de personeelsbezetting 0.92 fte en is een behoorlijke besparing op salariskosten t.a.v 2013 gerealiseerd. Materiele kosten: Met het creëren van de wettelijke mogelijkheid voor mentorschap in 2008 werd oorspronkelijk aanbevolen dat mentoren een forfaitaire vergoeding van € 45,45 per cliënt zouden ontvangen. Hierdoor werd ons flexibiliteit aan de uitgavenkant behoorlijk beperkt en vertegenwoordigden de uitgaven aan mentorvergoedingen 27% van onze inkomsten in 2013. Ondanks de uitgestrekte regio (Almelo tot Culemborg) die wij bedienen, bleek dat de gemiddelde afstand tussen cliënt en mentor rond de 24 km te zijn; wij hebben al vanaf 2012, als een koppeling binnen dezelfde gemeente was, de mentoren vergoedingen gehalveerd. Samen met de personeelsreductie was hiermee beoogd dat in 2014 de totale uitgave aan mentorkosten ca. 50% van onze inkomsten uit cliënt bijdragen zou vertegenwoordigen. De mentorvergoedingsregeling is in mei 2014 verder aangescherpt en gebillijkt; deze bestaat nu uit een forfaitaire component en een kilometer vergoeding, met een minimum vergoeding zoals door het LOVCK voor mentoren uit familiekring was aanbevolen. Wij beogen hierdoor dat de mentorvergoeding op ten duur structureel rond de 40% van de inkomsten uit cliënten bijdragen zal worden. Training van vrijwilligers in de ingewikkelde materie en wetgeving van het mentorschap en ondersteuning bieden is onontbeerlijk en vormt een vaste deel van onze uitgaven; deze zijn in 2014 verhoogd .
Algemene organisatiekosten: Sommige kosten zoals registratie Kamer van Koophandel en bankkosten zijn niet of nauwelijks te reduceren. Totdat de rechtbanken het mogelijk maken met hun elektronisch te communiceren (en hiermee ook het niet onaanzienlijke risico van het verdwalen van de post het hoofd bieden) blijven portokosten ook niet te ontwijken. De algemene administratiekosten zijn de kosten voor salarisadministratie en notariële ondersteuning en zijn laag te noemen. Onze coördinatoren maken veelvuldig gebruik van mobiel telefoons en zijn kostenreducties heel goed mogelijk door slim in te kopen. Automatiseringskosten zijn in 2013 voornamelijk de kosten van het hosten van onze website plus het gebruik van Microsoft Office 365; in 2014 zijn wij afgestapt van dit laatste contract en hebben een eigen (beveiligde) server in gebruik genomen. Wij hadden niet verwacht dat de kosten hierdoor zouden dalen, wel dat wij beter in staat zouden zijn de privacy van cliënten te waarborgen. Reclame/pr/fondswerving was in 2013 gereduceerd tot een absoluut minimum; vanaf 2014 moesten wij meer doen aan naamsbekendheid en is een aanzienlijk bedrag aan krantenreclames uitgegeven. De post verzekering is opgebouwd uit drie verschillende verzekeringen – een bestuurdersaanspraakelijkheidverzekering, een verzuimverzekering en een bedrijvenpakket waarin een collectief ongevallen verzekering (voor de werknemers en vrijwilligers), WA letselschade (voor dienstreizen werknemers en vrijwilligers) en bedrijfsaansprakelijkheid gedekt zijn. De exacte kosten voor de verzuimverzekering worden op basis van nacalculatie pas midden 2015 zichtbaar en daarna gerestitueerd; vanwege onzekerheid over het bedrag is afgezien van het opnemen van een vordering over deze post. Project kosten: Hieronder vallen kosten voor speciaal gedefinieerde projecten die wij in 2014 zijn gaan uitvoeren. Database: Net als ieder regionale mentorschap zijn wij geconfronteerd met een systeem die voldoet voor 10 cliënten en mentoren maar nu >100 moet zien te verwerken en daardoor administratief intensief en foutgevoelig wordt. Wij meenden een betere aanpak te hebben gevonden in een relationele database en hadden hiervoor een sponsor gevonden die deze mening deelde en fondsen ter beschikking stelde. Pas einde 2014 werd ook de mogelijkheid geboden deel te nemen aan een landelijke database die vergelijkbare faciliteiten biedt en wordt de ontwikkelingen van een eigen database stop gezet in afwachting van een definitief besluit in 2015. PR: Wij hebben de laatste jaren weinig aan naamsbekendheid gedaan. In 2014 is er een nieuwe website gekomen, nieuwe publiciteitsmateriaal werd ontworpen en de imago van de stichting werd opgepoetst en beter onder het publiek in haar regio gebracht. Ernaast hebben wij getracht nadere contacten met buurstichtingen, gemeenten, provincies, rechtbanken en instellingen te maken. Hiervoor is ook een sponsor gevonden die bereid was gelden ter beschikking te stellen, ofschoon wij een klein gedeelte van de kosten uit eigen middelen hebben moeten financieren. Baten Bijdragen van cliënten: Deze vormen structureel onze hoofdbron van inkomsten. Het besluit om einde 2013 uit de brancheorganisatie Mentorschap Netwerk Nederland te stappen, ingegeven door de morele overwegingen dat de stichtingen voor de cliënt en mentor moeten zijn en niet dat ze “daar” zijn in een keurslijf van regelgeving gedrukt te worden, heeft ons wel inkomsten gekost dankzij de opstelling van de rechtbanken in deze. Het verschil in jaartarief dat bij cliënten in rekening gebracht mag worden was € 151 tussen leden en niet-leden van MNN. Het cijfer over 2013 vertegenwoordigd inkomsten bij het oude tarief van € 1020,- per jaar en een eenmalige intakevergoedingen van € 386,-. In de begroting over 2014 is de vergoeding € 891,- per jaar en de eenmalig intakevergoeding € 338,50. Deze tarieven worden jaarlijks aangepast door het Landelijk Overleg Vakinhoud Civiel en Kantonsectoren (LOVCK). Voor 2015 is dit systeem verder gewijzigd en enigszins vereenvoudigd door de Staatsecretaris. Het verschil in tarieven tussen leden en niet-leden van MNN is opgeheven. Opvallend is dat, ondanks de publiciteit, de inkomsten van cliënten in 2014 tegenvielen t.a.v. zowel de begroting als 2013. Dit is te verklaren door enerzijds de bovengenoemde verlaging van het tarief als ook door tegenvallende aanwas van cliënten als gevolg van ziekte in het begin van 2014 bij een van de coördinatoren, waardoor groei pas na de zomer op gang is gekomen. Andere inkomsten: In 2013 waren dit de resterende inkomsten uit onze samenwerking met Stichting Mentorschap Zwolle (nu beëindigd). Deze post verdween hiermee.
Transitoria baten uit eerder jaren: zijn voornamelijk te laat betaalde cliëntenrekeningen. Deze post is over 2014 opgenomen (en, gesaldeerd met correcties) in het balans te vinden. Subsidies: Één gemeente uit regio Nijmegen laat de subsidie zonder aanvraag in 2014 en 2015 doorlopen; er is geen aanvraag voor verder subsidiering ingediend voor 2014/2015 en gezien de penibele situatie bij de gemeentes moet men zich afvragen of verdere verzoeken veel zin heeft. Project subsidies (SMDG): Stichting Maatschappelijke Dienstverlening Gezondheidszorg is bereid gevonden ons € 20 000 voor het professionaliseren van dataverwerking en PR activiteiten ter beschikking te stellen. Beide projecten worden met de subsidieverlener verantwoord zowel gedurende de uitvoering als na beëindiging hiervan in 2014. Vanwege het stopzetten van verder ontwikkeling van een eigen database en mogelijk deelnemen aan een vergelijkbare landelijke voorziening, wordt herbestemming van dit deel van de subsidie met de subsidiegever besproken. Bank saldo: SMON houdt drie rekeningen aan bij Rabobank – een werkrekening, een donatie- en subsidierekening en een spaarrekening. De hoofdcomponent van onze saldo staat op de spaarrekening.
dr. ir. J. Green Penningmeester
