NOTA STUDIEDIENST 2014- Nota nummer 7 (06/05/2014)
Mobiliteit: Reis- en vervoerkosten (Nota die op 01/05/14 werd herwerkt in navolging van het ontwerp van nieuwe omzendbrief 174) )
De nota’s van de studiedienst zijn interne nota’s en vallen buiten de verantwoordelijkheid van de leden van de ARM.
I. Voorafgaande opmerkingen: 1) Voorwoord: De studiedienst stelde in juni 2013 reeds een nota op over de terugbetaling van de vervoerkosten (in de ruime betekenis): nota nr. 2 van de studiedienst, die beschikbaar is op www.arm-ccm.be, voorbehouden deel, rubriek “Nota’s van de studiedienst”. De recente legislatieve wijzigingen die de mobiliteit van de magistraten verhogen, hebben ertoe geleid dat het DG RO in een nieuwe versie van omzendbrief 174 wenste te herinneren aan de regels terzake. Huidige nota van de studiedienst is dus een bijgewerkte versie van die van juni 2013. 2) Onderscheid reis- en vervoerkosten Doorgaans wordt een onderscheid gemaakt tussen de vervoerkosten (woon-werkverkeer) en de reiskosten die gepaard gaan met de dienstverplaatsingen (van de woonplaats naar een nietgebruikelijke werkplek of van de gebruikelijke werkplek naar elders). De bijgewerkte omzendbrief 174 lijkt dit onderscheid te hernemen aangezien de titel verwijst naar “de uitbetaling van reis- en verblijfskosten”. Dit onderscheid wordt in de hele omzendbrief behouden.1 De omzendbrief zorgt echter soms voor verwarring aangezien hij de regels door elkaar haalt die van toepassing zijn op de vervoerkosten en die van de reiskosten.2 Om méér duidelijkheid te creëren, wordt deze nota opgesteld op basis van het onderscheid zoals vermeld hierboven. 3) Structuur van de bijgewerkte nota: De meeste documenten die nodig zijn voor het verkrijgen van de toelating of de vraag tot terugbetaling worden bij de omzendbrief gevoegd. Dat is één van de positieve elementen van de herwerkte omzendbrief. Jammer is dat ze niet allemaal werden bijgevoegd. Opmerking: alle nuttige documenten (aanvraag toelating, vraag tot terugbetaling, enz.) zijn beschikbaar op het intranet van de FOD Justitie, onder het luik “DG RO” cel ‘Vereffeningen’ kilometercontingent, reis- en verblijfkosten en fietsvergoeding. Algemene inlichtingen: Secretariaat cel ‘Vereffeningen’: 02 552 26 47.
1
Zie p 5, 5de §: “Voor verplaatsingen in het kader van woon- werkverkeer (in de FR tekst staat er pour des déplacements vers la résidence administrative…) gelden de regels voor het woon- werkverkeer.”. Er wordt eveneens verduidelijkt wat een administratieve standplaats is aangezien dit als uitgangspunt voor de berekening van het aantal kilometers geldt. 2 - Onder punt 8 herneemt de omzendbrief de regels van het KB van 03/05/2007 wat betreft de vergoeding voor het gebruik van persoonlijke vervoermiddelen in het kader van woon- werkverkeer; - Ook onder punt 7 “Uitbetaling van een fietsvergoeding”: de omzendbrief herneemt de regels met betrekking op het woon-werkverkeer, los van de regels betreffende de verplaatsingen tussen de administratieve werkplaats en een andere werkplek; - Op dezelfde manier worden onder punt 3.3. “Verplaatsingen tijdens weekenddienst en wachtdienst tijdens wettelijke feestdag” de vervoerkosten vermeld, maar niet de reiskosten. - De bijgevoegde formulieren omvatten eveneens formulieren betreffende de vervoerkosten.
2
II. Vervoerkosten: verplaatsing van de woonplaats naar de gebruikelijke werkplek a) Wettelijke basis: • •
• •
• •
Omzendbrief nr. 567 van 26 januari 2007 – Veralgemeend gratis openbaar vervoer voor de personeelsleden van de federale overheid; Koninklijk Besluit van 3 mei 2007 betreffende de tenlasteneming van de kosten inzake openbaar vervoer in woon-werkverkeer van de federale personeelsleden door de Staat en sommige federale openbare instellingen; Omzendbrief nr. 572 van 7 juni 2007– Definitief stelsel inzake gratis openbaar vervoer in woon-werkverkeer voor de personeelsleden van de federale overheid; Omzendbrief nr. 546bis van 18 juni 2008 – Wijziging van de omzendbrief nr. 546 houdende de inzake tegemoetkoming in gecombineerde treinkaarten voor de federale personeelsleden; Koninklijk besluit van 20 april 1999 houdende toekenning van een vergoeding voor het gebruik van de fiets; Omzendbrief 185 betreffende de abonnementen NMBS/TEC/DE LIJN/MIVB, de fietsvergoeding, de vergoeding voor het gebruik van persoonlijke vervoermiddelen.
b) Openbaar vervoer: Voor het woon-werkverkeer is het openbaar vervoer gratis. Ofwel gebeurt de aanvraag op het moment van de indiensttreding (in dat geval moet het formulier worden ingevuld dat bij omzendbrief nr. 185 is gevoegd), ofwel na de indiensttreding via het formulier dat beschikbaar is op intranet (DG RO, ‘dienstencatalogus’). De aanvraag moet worden verstuurd naar de FOD Justitie, DG RO, dienst personeel van de griffies en parketten, Waterloolaan 115 te 1000 Brussel. De reden voor de aanvraag moet worden vermeld. Opmerking: de vervoerkosten voor het woon-werkverkeer in afwachting van een abonnement moeten naar de FOD Justitie worden verstuurd, directoraat-generaal Rechterlijke Organisatie, cel ‘Vereffeningen’, Waterloolaan 115 te 1000 Brussel. Het aanvraagformulier is beschikbaar op intranet (zie hoger). c) Persoonlijk voertuig: In uitzonderlijke omstandigheden kan het personeelslid een tussenkomst genieten voor het gebruik van zijn/haar persoonlijk voertuig. Deze omstandigheden worden gepreciseerd. Het persoonlijk voertuig mag enkel worden gebruikt indien hij/zij onmogelijk het openbaar vervoer kan aanwenden en hij/zij zijn/haar persoonlijk voertuig gebruikt voor een vooraf bepaalde afstand in een van de volgende situaties: • • • •
bij permanente of tijdelijke lichamelijke hinder die het gebruik van het openbaar vervoer niet toelaat; indien de werkplek meer dan 3 kilometer van de dichtsbijzijnde halte van het openbaar vervoer verwijderd is; indien een onregelmatig werkrooster of prestaties in continudienst het gebruik van het openbaar vervoer over een afstand van ten minste drie kilometer uitsluiten; bij dringend en uitzonderlijk werk. 3
De magistraat moet een voorafgaande aanvraag indienen via het op intranet beschikbare formulier (zie hoger). Dit document wordt eveneens bij de herwerkte omzendbrief 174 gevoegd. Deze aanvraag moet naar de FOD Justitie worden verstuurd, DG RO, cel ‘Vereffeningen’, Waterloolaan 115 te 1000 Brussel. Bij de aanvraag moeten, in functie van de opgegeven reden, verschillende attesten worden gevoegd. De betaling gebeurt op basis van een kostenstaat die maandelijks naar het hogervermelde adres wordt verstuurd. De vergoeding wordt maandelijks uitbetaald, samen met de bezoldiging. d) Gebruik van de fiets: Er is een tussenkomst voorzien van 20 cent per kilometer op voorwaarde dat het traject in één richting ten minste één kilometer bedraagt. De vergoeding vereist een voorafgaande goedkeuring. Het aanvraagformulier kan via intranet worden gedownload (zie hoger) en dient te worden verstuurd naar de FOD Justitie, DG RO, Directie infrastructuur en ondersteuningsdiensten Cel vereffeningen, Waterloolaan 115 te 1000 Brussel. De vergoeding wordt toegekend na het indienen van het aanvraagformulier (dat op intranet kan worden gedownload (zie hoger). Het formulier betreffende de kostenstaat moet maandelijks naar de Waterloolaan 115 worden verstuurd met vermelding van, voor de voorbije maand, het aantal dagen en de data waarop de magistraat de fiets heeft gebruikt, mét vermelding ook van het aantal kilometers, het bedrag van de vergoeding, het rijksregisternummer, het stamboek- en rekeningnummer. Het formulier moet zowel door de aanvrager als de korpschef worden ondertekend. Dit document wordt ook bij de herwerkte omzendbrief 174 gevoegd. De vergoeding wordt maandelijks uitbetaald, samen met de bezoldiging. Opmerking: het abonnement voor het openbaar vervoer en een fietsvergoeding mogen niet worden gecumuleerd behalve indien de fietsvergoeding betrekking heeft op de verplaatsingen van de woon- naar de werkplek en omgekeerd.
II. Reiskosten : verplaatsingen van de woonplaats naar een niet-gebruikelijke werkplek of van de gebruikelijke werkplek naar elders (= dienstverplaatsingen). a) Wettelijke basis • •
Koninklijk Besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten; Omzendbrief nr. 619 van 18 juni 2012 – Koninklijk Besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten. Aanpassing van het bedrag van de kilometervergoeding;
4
•
•
Omzendbrief nr. 178: Gebruik van de geautomatiseerde toepassing "Contractual Tickets On Line" (CTOL) van de NMBS voor het verkrijgen van vervoerbewijzen voor reizen in dienst van de Staat; Omzendbrief nr. 174: Richtlijnen voor het indienen en de uitbetaling van reis- en verblijfskosten.
Omzendbrief 174 verduidelijkt dat voor de terugbetaling van de reiskosten de volgende richtlijnen moeten worden in acht genomen: 1. de juiste documenten aanwenden (en de kostenstaten moeten door de korpschef worden ondertekend) 2. de reden voor de verplaatsing en de toelating van de korpschef vermelden; 3. de originele vervoerbewijzen toevoegen. b) De dienstverplaatsingen: begrip De dienstverplaatsingen in administratieve aangelegenheden in dienst van de Staat worden door de Schatkist gedekt in de vormen en onder de voorwaarden in dit besluit bepaald.3 Het gaat hier bijvoorbeeld om verplaatsingen om een bijzondere zitting bij te wonen, om zich naar een gevangenis of een sociaal centrum te begeven, enz. De dienstverplaatsingen vanaf de werkelijke verblijfplaats van het personeelslid komen slechts vanaf de administratieve standplaats van de betrokkene in aanmerking. Indien de werkelijke verblijfplaats niet overeenstemt met de administratieve standplaats is het verschil ten laste van het personeelslid.4. Volgens artikel 7 van het Koninklijk Besluit van 26 maart 1965 houdende de algemene regeling van de vergoedingen, toelagen en premies van alle aard toegekend aan het personeel van de federale overheidsdiensten, wordt onder administratieve standplaats de plaats verstaan waar het personeelslid hoofdzakelijk zijn ambt uitoefent. Nog steeds volgens datzelfde artikel: indien de administratieve standplaats om dienstredenen niet samenvalt met de plaats waar de centrale administratie of de buitendienst gevestigd is, wordt zij schriftelijk door de Minister of zijn gemachtigde bepaald. Het KB verduidelijkt dat de administratieve standplaats zo dient te worden bepaald dat de reis- en verblijfkosten zoveel mogelijk worden beperkt. Het is interessant om vast te stellen dat artikel 17 van het Koninklijk Besluit van 19//11/2008 houdende vereenvoudiging van verscheidene reglementaire bepalingen betreffende de loopbaan van het Rijkspersoneel stelt dat “(…) Onder dezelfde administratieve standplaats, wordt verstaan de diensten die gevestigd zijn in dezelfde gemeente (…).” De dienstverplaatsingen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen om te worden terugbetaald: - gebruik van het document ‘dienstopdrachten’ – zie omzendbrief 174; - de reden van verplaatsing vermelden; - de originele vervoersbewijzen bijvoegen; - de ingediende kostenstaten dienen door de korpoverste te worden ondertekend (cf. wet 25/04/2007 – B.S. 01/06/2007). 3
Koninklijk Besluit van 18/01/65, art.1 Idem, art.7 voor de verplaatsingen met het openbaar vervoer en art.14 voor de verplaatsingen met een persoonlijk voertuig. 4
5
Deze verplaatsingen dienen te gebeuren met het goedkoopste transport. De herwerkte omzendbrief 174 introduceert een nieuw begrip: die van de voortdurende en ononderbroken verplaatsingen naar eenzelfde bestemming. Er wordt verduidelijkt5 dat dit soort van verplaatsingen een nieuwe affectatie met overbrenging van administratieve standplaats doen vermoeden zodat de daaruit vloeiende reiskosten geen recht meer geven op vergoeding. De omzendbrief stelde de voortdurende en ononderbroken verplaatsingen naar eenzelfde bestemming vast op zes maanden. We kunnen ons de vraag stellen of deze trajecten worden met woon-werkverkeer worden gelijkgesteld.
c) Openbaar vervoer: Het is mogelijk om een maandabonnement of rittenkaarten aan te vragen6. Dat houdt echter in dat het niet meer mogelijk zal zijn om een kilometercontingent binnen de agglomeratie aan te vragen..7. Aan magistraten die zich sporadisch per trein verplaatsen, wordt gevraagd om uitsluitend gebruik te maken van de CTOL-toepassing8 indien zij een vervoerbewijs wensen (zie omzendbrief 178). Het betreft een toepassing die de magistraten de mogelijkheid biedt om tegen een gunstig tarief tickets aan te kopen via een toegangscode die aan elke korpschef wordt meegedeeld. De prijs van het ticket zal onmiddellijk van een speciaal budget worden afgetrokken. De aanvraag moet dus bij de korpschef worden ingediend. Voor méér details: zie punt f), punten 4, 5 en 6. d) Persoonlijk voertuig Hiervoor heeft de betrokkene toestemming nodig. Alle kosten die hiermee gepaard gaan, worden terugbetaald via een kilometervergoeding die jaarlijks wordt herzien en via omzendbrief in het Belgisch Staatsblad wordt gepubliceerd. De meest recente is omzendbrief nr. 619 van 18/06/2012. De bijgewerkte omzendbrief 174 verduidelijkt9 dat dit enkel mag worden toegestaan in uitzonderlijke omstandigheden. Dit biedt de gelegenheid om na te denken over criteria die deze uitzonderlijke omstandigheden benoemen. 5
Onder punt 1.1., laatste paragraaf van de herwerkte omzendbrief 174. Voorheen was het mogelijk om een maandabonnement voor frequente verplaatsingen aan te vragen. In de bijgewerkte omzendbrief 174 wordt dat niet meer vermeld. Dit punt wordt hernomen in de vragenlijst. 7 . Brief van het directoraat-generaal van de Rechterlijke Organisatie betreffende het kilometercontingent voor het jaar 2013, p2 8 Blijkbaar is het eveneens mogelijk om een RAIL PASS aan te kopen indien dat goedkoper is dan het ticket dat via de CTOL-toepassing wordt aangekocht (cf. p5, 3de §). Omzendbrief 174 spreekt zichzelf evenwel tegen wanneer hij melding maakt van het exclusieve gebruik van de CTOL-toepassing (zie p5, § 1 of p6, punt 2.1., eerste §). 9 P5, 2de § 6
6
De kilometervergoeding is niet belastbaar en er worden geen sociale zekerheidsbijdragen van afgehouden.10. Deze verplaatsing wordt dus niet als arbeidstijd beschouwd. De afstand wordt berekend vanaf de gebruikelijke werkplek (administratieve standplaats) of vanaf de woonplaats (werkelijke verblijfplaats) enkel en alleen indien de woonplaats dichter bij het te bereiken punt ligt. De totale kilometervergoeding wordt berekend op basis van het boek voor wettelijke afstanden (uitgave Warichet) of via de website Michelin.be. Het betrokken document is eveneens bij omzendbrief 174 gevoegd. Frequente verplaatsingen: kilometercontingent Wanneer de verplaatsingen ‘voorspelbaar’ zijn (rechtbanken met verschillende zetels bijvoorbeeld), dient de het personeelslid een aanvraag in met vermelding van het aantal kilometers dat hij gedurende een jaar zal afleggen. Deze aanvraag moet vóór 1 februari via de hiërarchische weg naar de dienst ‘Vereffeningen’ worden verstuurd die de aanvraag vervolgens aan de Inspectie van Financiën doorgeeft. Deze vergelijkt de aanvraag vervolgens met die van de afgelopen twee jaar en met de reële verplaatsingen die het personeelslid recent heeft meegedeeld en boekt het nodige bedrag in. In het geval van een eerste aanvraag tot kilometercontingent wordt doorgaans 50% van de aanvraag toegekend. Op het einde van de maand dient het personeelslid de kostenstaten in die met de effectieve verplaatsingen overeenstemmen en deze worden tegelijkertijd met de bezoldiging uitbetaald. De kilometerindex wordt jaarlijks (op 1 juli) herzien (cf. B.S.). Het personeelslid dat een kilometercontingent aanvraagt, zal slechts recht hebben op de terugbetaling van de vervoersbewijzen bij het tijdelijk buiten gebruik zijn van het persoonlijk voertuig wegens overmacht. De herwerkte omzendbrief 174 verduidelijkt11 eveneens dat de toestemming om het persoonlijk voertuig voor dit soort van verplaatsingen te gebruiken, slechts in uitzonderlijke omstandigheden mag worden gegeven. Dit biedt bijgevolg opnieuw de gelegenheid om na te denken over criteria die deze bijzondere omstandigheden kunnen benoemen. Het betrokken document wordt eveneens bij omzendbrief 174 gevoegd. e) Gebruik van de fiets: De informatie onder het hoofdstuk over de vervoerkosten is integraal van toepassing op de dienstverplaatsingen. f) Bijzondere gevallen: 1. Verplaatsingskosten voor weekenddienst of wachtdienst tijdens een wettelijke feestdag worden niet terugbetaald;12
10
Bron: www.fedweb.be P5, 4de §. 12 Zoals verduidelijkt op pagina 11 van de herwerkte omzendbrief, punt 3.3. 11
7
2. Indien voor tijdelijke opdrachten iedere dag naar dezelfde werkplek moet worden gereisd, zullen deze verplaatsingen worden aanzien als woon-werkverkeer (p5, 3de §) en zal een abonnement voor het openbaar vervoer worden afgeleverd. De vraag kan worden gesteld over hoeveel opeenvolgende dagelijkse verplaatsingen men het hier heeft; 3. De verplaatsingskosten naar aanleiding van afstappingen in strafzaken, bezoek van geesteszieken en minderjarigen worden door de dienst ‘Gerechtskosten’ terugbetaald. Dat is niet nieuw, maar de herwerkte omzendbrief 174 verduidelijkt wél dat dat enkel voor de jeugdrechters geldt (p9, § 1). Blijkt echter dat ook de onderzoeksrechters in dat geval zouden zijn; 4. De herwerkte omzendbrief herinnert eveneens eraan dat verplaatsingen voor recepties, plechtige intredes, enz. niet als dienstverplaatsingen worden beschouwd; 5. De reiskosten in het raam van (gecertifieerde) opleidingen, colloquia, enz. zijn ten laste van het Instituut voor Gerechtelijke Opleiding. In geen geval mogen hiervoor de vervoerbewijzen van de CTOL-toepassing worden aangewend; 6. Voor verplaatsingen in het raam van een bevorderings- of overgangsexamen naar een hoger niveau georganiseerd door de Rechterlijke Orde (in het FR: examen d’accession à l’OJ???)zelf mogen de vervoerbewijzen van de CTOL-toepassing wél worden gebruikt; 7. Voor deelname aan een examen van Selor mogen de vervoerbewijzen van de CTOLtoepassing niet worden gebruikt; 8. De verplaatsingen van gerechtelijke stagiairs (buitenstages en dienstverplaatsingen) worden door de DG RO, directie ‘Budget’, Vereffeningen en ondersteuningsdiensten terugbetaald.
IV. Verplaatsingen in het geval van de mobiliteit van de magistraten. a) Moeten we de verplaatsing van een magistraat die tijdelijk zijn functie elders moet gaan uitoefenen in het kader van nieuwe beschikkingen inzake mobiliteit en die het traject van zijn woonplaats naar zijn tijdelijk nieuwe werkplek aflegt, beschouwen als woon-werkverkeer of als een dienstverplaatsing? Om het tweede element positief te kunnen beantwoorden, moet ervan worden uitgegaan dat de verplaatsing ten voordele van de dienst moet gebeuren. b) Moet de tijd die wordt besteed aan de verplaatsing tussen de woonplaats en de nieuwe, tijdelijke werkplek als arbeidstijd worden beschouwd? Volgens de wet van 14/12/2000 wordt onder arbeidstijd verstaan: “de tijd gedurende welke de werknemer ter beschikking is van de werkgever.” Het arbeidshof te Luik herinnert in haar arrest van 15 januari 2010 eraan dat: “(…) la jurisprudence distingue entre les trajets du domicile au lieu de travail qui ne sont, en principe, pas compris dans le temps de travail, puisque durant cette période, le travailleur n’est, sauf exception, pas encore à la disposition de l’employeur et ceux effectués à la demande de celui-ci qui sont, en règle, considérés comme temps de travail.13 » [vrije vertaling: de rechtspraak maakt een onderscheid tussen enerzijds de woon-werktrajecten die in principe geen deel uitmaken van de arbeidstijd aangezien de werknemer gedurende die tijd, behoudends uitzonderingen, nog niet ter beschikking van de werkgever staat en
13
M.De Gols, «Koninklijk besluit nr. 255. Durée du travail, heures supplémentaires et repos compensatoire », Orientations, 1985, 37.
8
anderzijds de verplaatsingen op vraag van de werkgever die doorgaans als arbeidstijd worden beschouwd.] Indien de hiërarchische overste de magistraat vraagt om zijn traject te wijzigen opdat hij zich naar zijn nieuwe tijdelijke functie kan begeven, zouden we kunnen stellen dat vanaf het moment dat de afstand tussen de woonplaats en de nieuwe werkplek de afstand tussen de woonplaats en de gebruikelijke werkplek overschrijdt, we van arbeidstijd spreken. Het is evenwel moeilijk om deze stelling te handhaven aangezien de rechtspraak deze verplaatsingen doorgaans niet als arbeidstijd beschouwt, temeer omdat deze stelling onder meer veronderstelt dat van deze ‘arbeidsuren’ sociale bijdragen moeten worden afgehouden… c) Mobiliteitspremie en/of terugbetaling van de vervoerkosten? Het is interessant om vast te stellen dat een wetsontwerp van 13/10/2010 teneinde mobiele rechters en substituten aan te stellen, erin voorziet om aan deze rechters niet alleen een mobiliteitspremie toe te kennen, maar ook de terugbetaling van de vervoerskosten.14.
--------------------------------------------
Verslag opgesteld door Aurélie Polak – 06/05/2014
14
Kamer, doc 53 0386/001, p.7.
9
