2014

HANDLEIDING ZORG

Versie 1.3 dd 17/01/2014 Versie 2.0 dd 12/01/2015

Inhoudstabel 1

ZORG VIA GEGEVENS LEERLINGEN ..................................................................................... 4

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.1.7 1.1.8 1.1.9 1.1.10 1.2 1.3 1.4

LEERLINGDOSSIER .................................................................................................................. 4 STANDAARD DOSSIER TOEVOEGEN .................................................................................................. 4 FORMULIER TOEVOEGEN ............................................................................................................... 5 FORMULIER BEKIJKEN OF AANPASSEN .............................................................................................. 6 ACTIES TOEKENNEN ...................................................................................................................... 7 ZORGACTIES OPVOLGEN EN AFSLUITEN............................................................................................. 8 EEN ZORGDOSSIER TOEVOEGEN VOOR EEN KLAS ................................................................................ 9 BIJLAGES BEHEREN ....................................................................................................................... 9 BIJLAGES CONSULTEREN PER CATEGORIE ........................................................................................ 10 OPLOPEND OF AFLOPEND SORTEREN ............................................................................................. 11 ZORGDOSSIER AFDRUKKEN ........................................................................................................... 11 OBSERVATIES OP LEERPLANDOELEN .......................................................................................... 12 LEERLINGGEGEVENS ............................................................................................................. 13 AMBRASOFT....................................................................................................................... 14

2

ZORG VIA AGENDA .......................................................................................................... 15

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

OBSERVATIE TIJDENS DE LES INVOEREN ..................................................................................... 15 DOELENEVALUATIE INPLANNEN ............................................................................................... 17 DOELENEVALUATIE UITVOEREN ............................................................................................... 18 LES EVALUEREN ................................................................................................................... 19 OVERZICHT PER LEERLING RAADPLEGEN ..................................................................................... 20

3

MELDINGEN OP HET ZORGDOSSIER.................................................................................. 21

4

TOETSEN RAADPLEGEN.................................................................................................... 24

5

RAPPORTEN RAADPLEGEN ............................................................................................... 24

5.1

INSTELLINGEN DOOR BEHEERDER IFV TOETSEN EN RAPPORT IN “GEGEVENS LEERLINGEN” ....................... 25

6

BEHEER VAN GEGEVENS LEERLINGEN DOOR ZOCO OF BEHEERDER ................................... 26

6.1 ZORGTYPE TOEVOEGEN AAN HET LEERLINGENDOSSIER ................................................................... 26 6.1.1 STAP 1: GA NAAR HET BEHEER VAN DE ZORGTYPES IN HET TABBLAD “ZORGTYPES” VAN “GEGEVENS LEERLINGEN” ............................................................................................................................................. 26 6.1.2 STAP 2: MAAK EEN NIEUW ZORGTYPE AAN IN DE MAPPENSTRUCTUUR ................................................ 27 2

6.1.3 STAP 3: GEEF UW LEERKRACHTEN DE NODIGE RECHTEN OM DIT ZORGTYPE TE KUNNEN GEBRUIKEN .......... 27 6.2 FORMULIEREN AANMAKEN .................................................................................................... 28 6.2.1 FORMULIER TOEVOEGEN ............................................................................................................. 28 6.2.2 FORMULIER OPMAKEN - BASISINFORMATIE ..................................................................................... 29 6.2.3 HOOFDSTUKKEN TOEVOEGEN ....................................................................................................... 29 6.2.4 VRAGEN TOEVOEGEN .................................................................................................................. 30 6.2.5 WERKEN MET ICOONTJES OP HET FORMULIER ................................................................................. 37 6.2.6 TEST HET FORMULIER .................................................................................................................. 39 6.2.7 SCHOOLEIGEN ICONEN TOEVOEGEN ............................................................................................... 40 6.3 FORMULIEREN BEHEREN ........................................................................................................ 41 6.3.1 OVERZICHT: BIJ WELKE LEERLINGEN WERD DIT FORMULIER REEDS INGEVULD? ...................................... 41 6.3.2 EEN FORMULIER NON-ACTIEF ZETTEN ............................................................................................ 42 6.3.3 RECHTEN INSTELLEN OP ZORGTYPES EN FORMULIEREN ...................................................................... 42 6.3.4 LAY-OUT OP MAAT ..................................................................................................................... 42 7

HELPDESK EN OPLEIDING ................................................................................................. 43

3

1 Zorg via gegevens leerlingen

1.1 Leerlingendossier ga via menu naar “gegevens leerlingen”

1.1.1 Standaard dossier toevoegen

Om een zorgdossier toe te voegen klik je op de naam van de leerling in de linker kolom en daarna op de groene +

4

1

2 3

4

5 1. 2. 3. 4. 5.

Kies een begeleidingstype (dit is de map waaronder een zorgdossier komt) Kies het standaardformulier Geef een duidelijke titel en koppel eventueel een bijlage (vb een brief, testverslag,…) Noteer je standaard verslag Klik op opslaan

1.1.2 Formulier toevoegen Je kan eerste het zorgtype kiezen en daarna eventueel het formulier. Een formulier kan klaargezet worden door de zoco of de beheerder. Het maken van schooleigen formulieren is mogelijk. Dit wordt verder in deze handleiding uitgelegd. Er zitten een aantal voor-gedefinieerde formulieren in iomniwize/ikklik.

5

2

1 3

4

5 1. 2. 3. 4. 5. 6.

6 Kies een begeleidingstype. Kies een formulier. Voeg eventueel een bijlage toe. Vul het formulier in. Klik op “volgende” om naar het volgend hoofdstuk van het formulier te gaan. Klik op opslaan.

1.1.3 Formulier bekijken of aanpassen De inhoud van het begeleidingstype kan je consulteren door de typedossiers open of dicht te klappen via de plus- en min icoontjes.

6

Via de volgende icoontjes kunt u: het formulier aanpassen een bijlage toevoegen een reactie toevoegen het document verwijderen het document afdrukken

1.1.4 Acties toekennen Bij elk zorgdossier kan je acties toekennen.

1

2

3

4

5 1. Kies een persoon aan wie je de actie wil geven (staat de persoon niet in de lijst dan kreeg die van de beheerder geen rechten op de klas). 2. Selecteer een einddatum voor de actie. 3. Geef de actie duidelijk in. 4. Wil je nog iemand een actie geven, klik dan op de blauwe plus. 5. Klik op opslaan. 7

Acties die zijn toegewezen komen op de startpagina van de persoon die de actie kreeg. Openstaande actie staan in het rood in het zorgdossier.

Opgevolgde acties staan in het groen in het zorgdossier.

1.1.5 Zorgacties opvolgen en afsluiten Op de startpagina staan alle open zorgacties.

Klik op het “slotje” om de actie te bekijken of af te sluiten.

8

Typ hier eventuele commentaar. Na “Toepassen” is de actie weg op de startpagina, en is ze groen in het zorgdossier.

1.1.6 Een zorgdossier toevoegen voor een klas

Dit gebruiken we enkel voor het toevoegen van rapportformulieren. Zie verder in de handleiding. Wanneer je dit doet voor een zorgdossier dan zal elke aanpassing bij leerling A ook genoteerd worden bij leerling B, C, D,…

1.1.7 Bijlages beheren

Gegevens die je niet wil koppelen aan een zorgdossier kunnen hier toegevoegd worden.

9

Klik op de groene plus om een bijlage toe te voegen. Blader naar de map waarin de gegevens zich bevinden. Je kan aanvinken of deze bijlage periodeonafhankelijk is of niet.

Deze bijlages vindt u hier.

1.1.8 Bijlages consulteren per categorie Indien je slechts met enkele zorgtypes wilt werken kan je deze hieronder aanvinken. Daarna klik je op ‘gegevens vernieuwen’.

10

Stap 2 : klik op “gegevens vernieuwen”

Stap 1 : vink 1 of meerdere types aan

1.1.9 Oplopend of aflopend sorteren Je kan de formulieren oplopend of aflopend in de tijd ordenen. Wanneer je kiest voor “categorie” staan ze per zorgtype.

1.1.10

Zorgdossier afdrukken

Kies een leerling. Selecteer de passende zorgtypes en pas eventueel de start en einddatum aan. Klik bovenaan in de balk op het icoontje van de printer om af te drukken.

Je kan ook afzonderlijke dossiers of formulieren afdrukken door op het printertje te klikken per dossier of formulier.

11

1.2 Observaties op leerplandoelen

Wanneer je via de agenda tabblad zorg een observatie heb toegevoegd op leerplandoel niveau kan je het overzicht per leerling bekijken door hier te klikken. Zie verder in deze handleiding hoe je een observatie op doelstellingen kan toevoegen – Zorg via agenda. Kies het leerplan, eventueel leergebied en domein in klik op de printer. Er wordt een pdf document gemaakt.

12

Op dergelijk overzicht kan je per kind alle observaties op leerplandoel bekijken. Zeker interessant voor kinderen met handelingsplannen of als extra opvolging ifv M-decreet.

1.3 Leerlingengegevens

Via het tabblad leerlingengegevens kan je per kind o.a. het adres en contactgegevens van de ouders en andere personen consulteren. Gebruikt de school Informat als schooladministratiesysteem, dan worden deze gegevens gevuld via het leerlingenprogramma van het secretariaat. Gebruikt de school een ander systeem, dan zal de beheerder deze gegevens kunnen aanvullen.

13

1.4 Ambrasoft Wanneer je een Plantynmethode gebruikt voor Taal of Wiskunde dan krijg je gratis Ambrasoft online beschikbaar voor je leerlingen. Indien je een andere methode gebruikt kan je Ambrasoft online bestellen. Alle oefeningen die de leerlingen maken in hun eigen Ambrasoft account worden teruggekoppeld naar het centraal zorgsysteem van Iomniwize. Op die manier zijn alle resultaten van het huidige schooljaar beschikbaar.

Je kan ook alle oefeningen bekijken per week, maand of jaar met de gedetailleerde info over de vorderingen van de leerlingen.

14

2 Zorg via agenda Binnen een activiteit in je agenda kan je werken met doelstellingen uit het leerplan of doelenboek (voor ovsg). Via het tabblad zorg kan je meerdere zorgactiviteiten registreren.

2.1 Observatie tijdens de les invoeren

Wanneer je bij één of meerdere leerlingen een algemene observatie wil noteren, doe je dit via “observatie tijdens de les invoeren”. Klik de leerling(en) aan voor wie je eenzelfde observatie wil invoeren. Klik daarna op “observatie noteren”.

15

Vul je observatie in en klik op “bewaren”.

Je observatie wordt per leerling doorgestuurd naar het zorgdossier dat je via “gegevens leerlingen” kan consulteren. Op die manier komen je observaties samen in een overzicht wat een schat aan informatie bevat bij de voorbereiding van een MDO, oudercontact, overgangsgesprek,…

16

2.2 Doelenevaluatie inplannen

Wanneer je bepaalde leerlingen heel gericht wil observeren op basis van doelen kan je deze eerst inplannen. Indien gewenst kan je ze daarna ook direct uitvoeren. Soms wil je echter eerst inplannen en pas later uitvoeren. Als je een observatie inplant en nog niet hebt uitgevoerd, dan staat die op je startpagina.

17

Herinnering op de startpagina :

2.3 Doelenevaluatie uitvoeren

Je kan de doelenevaluatie uitvoeren via de startpagina of via het agendablokje. Klik op “evaluatie uitvoeren”. Die leerlingen die je geselecteerd hebt kan je nu screenen.

Gebruik de kleurcodes en voeg eventueel een opmerking toe.

18

Alles wat je hier ingeeft gaat rechtstreeks door naar het zorgdossier van de leerling. De doelen uit het leerplan kan je consulteren via de printer bij “observaties op leerplandoelen”.

2.4 Les evalueren

19

2.5 Overzicht per leerling raadplegen

Evaluaties op doelen uitvoeren of raadplegen Observaties wijzigen of raadplegen

Acties toekennen

Toegekende acties komen ook hier weer op de startpagina van de betrokken persoon en in het zorgdossier in het rood of groen.

20

3 Meldingen op het zorgdossier Wil je steeds op de hoogte blijven van de wijzigingen in het zorgdossier van je leerlingen? In de rechterbovenhoek van je scherm klik je door naar “Mijn meldingen”. Je kan meldingen instellen per klas, per leerling en per zorgtype.

21

Vink het oranje icoontje aan indien je deze meldingen per e-mail wilt ontvangen. Indien je dat wenst, voeg dan dit e-mailadres ook toe via menu – instellingen – gebruikersprofiel – e-mailadressen. Vink het blauwe icoontje aan indien je de wijzigingen in het zorgdossier via een intern bericht wilt ontvangen. Klik op ‘Opslaan en sluiten’. Nieuwe berichten verschijnen rechts op het startblad.

Indien je voor een bepaalde leerling of leerlingen op de hoogte wil blijven van aanpassingen op 1 of meerdere zorgtypes dan kiest je : 1. 2. 3. 4. 5.

Specifieke leerling, uit een vestiging uit een klas Selecteer de leerling(en) Selecteer zorgtype(s)

In onderstaand voorbeeld wens ik telkens een intern bericht te krijgen als er iets wijzigt aan het IHP (individueel handelingsplan) van Jana en Larissa uit K3.

22

23

4 Toetsen raadplegen Hier kan je de resultaten van de toetsen per leerling raadplegen.

3.Klik hier voor een PDF 2.Selecteer een rapport

1.Selecteer een leerling

5 Rapporten raadplegen

Hier kan je de rapporten per leerling enkel raadplegen.

24

2.Selecteer een rapport

1.Selecteer een leerling

5.1 Instellingen door beheerder ifv toetsen en rapport in “gegevens leerlingen” Om de Toetsen en de rapporten op deze manier te consulteren is het nodig dat de beheerder een aantal instellingen correct plaatst.

Ga naar vakken en proeven, periodes en klik op het “afdrukinstellingen” icoontje.

25

Vink Activeer LP/Mail als u de rapporten wil mailen naar de ouders. Vink publiceer proeven aan als u de proeven in het zorgdossier wil consulteren. Beheer “Gegevens leerlingen”

6 Beheer van gegevens leerlingen door zoco of beheerder 6.1 Zorgtype toevoegen aan het leerlingendossier Een beheerder kan zelf nieuwe rubrieken of zorgtypes toevoegen aan het leerlingendossier.

6.1.1 Stap 1: Ga naar het beheer van de zorgtypes in het tabblad “Zorgtypes” van “Gegevens leerlingen” De mappenstructuur aan de linkerzijde van het scherm geeft een overzicht van de verschillende zorgtypes die beschikbaar zijn voor leerkrachten in het leerlingendossier: van evaluatieformulieren tot genormeerde testen, tot MDO en medische opvolging...

26

6.1.2 Stap 2: Maak een nieuw zorgtype aan in de mappenstructuur o

Klik de hoofdmap aan met de rechtermuisknop.

o

Geef het zorgtype een passende naam.

6.1.3 Stap 3: Geef uw leerkrachten de nodige rechten om dit zorgtype te kunnen gebruiken Na het aanmaken van het zorgtype moet u het nieuwe zorgtype beschikbaar maken voor alle leerkrachten op uw school. Dit doet u door met de rechtermuisknop op het zorgtype te klikken en te kiezen voor “overzicht rechten”.

Vink het knopje “rolrechten” aan en ken de nodige collega’s de juiste rechten toe met de groene vinkjes.

27

Het nieuwe zorgtype is nu beschikbaar in het leerlingendossier voor de nodige leerkrachten. Wanneer u nu een zorgitem toevoegt aan het leerlingendossier, is het zorgtype beschikbaar onder de sectie “begeleidingstype”. Let op! Enkel de beheerder kan zorgtypes aanmaken! Je kan ook het recht ‘beheer’ op een zorgtype aan een gebruiker of groep geven zodat deze persoon zorgformulieren kan ontwerpen.

6.2 Formulieren aanmaken 6.2.1 Formulier toevoegen Je kan op het iOmniwize platform ook schooleigen formulieren ontwikkelen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het zorgtype waaronder het formulier thuishoort. o o

Kies voor “Nieuw” en selecteer “Formulier” Geef het formulier een passende naam.

.

Klik het formulier aan in de mappenstructuur, en komt terecht in de module waarin het formulier kan ontwikkeld worden. Het aanmaken van een formulier heeft 2 tabbladen. Onder het eerste tabblad “Formulier” geef je de basisinformatie en de structuur weer van het formulier. In het tweede tabblad “Vragen” voeg je de vragen toe.

28

6.2.2 Formulier opmaken - basisinformatie Op het eerste tabblad voer je de basisinformatie van het formulier toe.

o o o

De naam is de titel van het formulier. De omschrijving komt als ondertitel bij het formulier. beslis hier ook of het formulier al dan niet steeds van begin tot einde moet worden ingevuld en of de ingevoerde gegevens in het formulier al dan niet later gewijzigd mogen worden.

o o

Je kan het formulier baseren op een bestaande stylesheet. Je kan ook iconen selecteren, die je wenst te gebruiken in het formulier.

6.2.3 Hoofdstukken toevoegen Brengt structuur in het formulier door het toevoegen van hoofdstukken. Hoofdstuk Een hoofdstuk is een subsectie in het formulier. Elk hoofdstuk komt overeen met een nieuwe pagina in het formulier. Een hoofdstuk kan bestaan uit verschillende vragen.

Geef elk hoofdstuk een titel en een volgorde in het formulier. B

29

6.2.4 Vragen toevoegen Op het tweede tabblad “Vragen” kan je verschillende soorten vragen toevoegen in het gewenste hoofdstuk, in de gewenste volgorde.

1. Voeg een vraag toe met het groene plusteken

.

2. Beslis welke plaats de vraag moet innemen in het hoofdstuk...Volgorde”)plusteken . 3. Noteer de vraag. 5. In welk hoofdstuk moet de vraag moet terecht komen?

4. Kies het type vraag u wilt maken. 6. Noteer hier een toelichting.

7. Moet de vraag al dan niet afgedrukt worden wanneer ze niet werd ingevuld? Moeten niet gekozen antwoorden al dan niet worden afgedrukt?

o

Bouw het formulier op naar wens:

o Vooral bij multiple choice worden steeds dezelfde antwoorden gebruikt. ! Om antwoorden te kopiëren, gebruikt u dit icoon:

30

Via het veld “Type vraag” kiest je uit onderstaande soorten vragen:

6.2.4.1 Multiple choice

Voeg onderaan het scherm de mogelijke antwoorden toe.

Op het formulier ziet dit er zo uit:

31

6.2.4.2 Multiple choice met meerdere antwoorden Bij dit type vraag “Multiple choice met meerdere antwoorden” kan je volgende opties aanvinken:

Voeg onderaan het scherm de mogelijke antwoorden toe:

Op het formulier ziet dit er zo uit:

6.2.4.3 Ja-nee vraag Bij een ja-nee vraag kan je geen antwoorden toevoegen. Het antwoord op de vraag is steeds ja of nee. Op het formulier ziet dit er zo uit:

32

6.2.4.4 Open vraag Je kan zelf tekst intikken in een groter tekstkader zonder opmaakknoppen. Op het formulier ziet dit er zo uit:

6.2.4.5 Tekstveld Je kan zelf tekst intikken in een kadertje. Dit is ideaal voor het invullen van korte waarden of woorden. Op het formulier ziet dit er zo uit:

6.2.4.6 HTML- vraag Je kan hier zelf tekst intikken en gebruik maken van opmaakknoppen. Op het formulier ziet dit er zo uit :

33

6.2.4.7 Waardering Een waarderingsvraag wordt uitgedrukt in een aantal sterren. Geef zeker aan wat de maximale waardering is.

Op het formulier ziet dit er zo uit:

6.2.4.8 Tabel Indien je een tabel wil toevoegen kiest u als stylesheet ‘default’. Anders is de tabel niet zichtbaar op een afdruk.

Open het tabblad ‘Vragen’.

34

Klik op de groene plus om een vraag toe te voegen.

Geef de volgorde van de vraag. aan met een cijfer. Noteer de naam van de vraag. Kies een tabel. Selecteer het hoofdstuk.

Vink aan wat past. Sla de vraag op.

Trek het onderste vak hier omhoog.

Klik telkens op de groene plus om een kolom toe te voegen.

35

Kies de volgorde en de naam. Geef de breedte in. De breedte van alle kolommen samen is maximum 100%.

Open het tabblad ‘Vaste rijen’.

Klik op de groene plus op rijen toe te voegen.

U kunt eender welke vak in de tabel al dan niet invullen en sla de gegevens dan op.

Op het formulier ziet dit er zo uit :

Let op! Per hoofdstuk kan je slechts 1 tabel invoegen. 6.2.4.9 Handtekening Indien je een formulier wil afdrukken en laten ondertekenen. Voeg een vraag toe en vul de nodige gegevens zoals hieronder in.

36

Klik op de groene plus om een ondertekenaar toe te voegen.

Voeg 1 of meerdere ondertekenaars toe door op de groene plus ‘antwoord toevoegen’ te klikken.

U ziet het resultaat alleen op de afdruk van het formulier.

6.2.5 Werken met icoontjes op het formulier Wanneer je wil dat er icoontjes verschijnen op de afdruk bij het beantwoorden van multiple choice vragen in het formulier, kies dan bij het definiëren van het formulier bij stylesheet voor “keuzelijst met icoontjes” en kies er de gewenste iconenset uit.

37

Maak multiple choice vragen aan in je formulieren. Een icoon komt overeen met de A, B of C van je iconen vb. A = zeer goed De waarde die de leerkrachten zien bij het invullen is de waarde die je bepaald hebt bij de antwoorden op je multiplechoice vragen vb. Zeer goed Iconen worden enkel afgedrukt en worden dus nooit op het scherm getoond.

Vul in :

38

Druk af :

6.2.6 Test het formulier Een formulier kan niet meer kan aangepast worden indien dit formulier reeds in gebruik is, m.n. als het reeds werd toegevoegd bij een leerling. Het is dus van groot belang dat je het formulier eerst test.

39

6.2.7 Schooleigen iconen toevoegen Via menu “instellingen”

Ga je naar de rubriek “rapporten” en “icoonsets”.

Klik op de groene plus om een icoonset toe te voegen.

Geef deze icoonset een naam.

Blader naar de map waar je iconen zijn opgeslagen en voer ze 1 per 1 in.

40

6.3 Formulieren beheren 6.3.1 Overzicht: Bij welke leerlingen werd dit formulier reeds ingevuld? Een formulier kan niet meer aangepast worden als het reeds in gebruik is bij een leerling. Als je het formulier toch wil aanpassen, moeten de gegevens eerst bij de leerling(en) in kwestie verwijderd te worden. Om snel na te gaan bij welke leerling(en) het formulier in gebruik is, klikt je op “overzicht formuliergebruik”.

TIP

OPVOLGEN VAN LEERLINGEN MET EEN SPECIFIEKE PROBLEMATIEK

Maak een speciaal formulier aan voor leerlingen met een specifieke problematiek, zoals dyslexie, dyscalculie… Door via de knop “Overzicht formuliergebruik” een lijst op te vragen van de leerlingen voor wie het formulier in gebruik is, beschikt u meteen over een overzicht van de leerlingen met deze specifieke zorgnoden of leerstoornissen en wanneer en door wie zij het laatst werden geëvalueerd.

41

6.3.2 Een formulier non-actief zetten

6.3.3 Rechten instellen op zorgtypes en formulieren Zorg ervoor dat de juiste leerkrachten de juiste rechten hebben op de evaluatieformulieren en zorgtypes. Klik in het tabblad “zorgtypes” met de rechtermuisknop op het zorgtype en kies voor “overzicht rechten”. Vink het knopje “rolrechten” aan en ken de nodige collega’s de juiste rechten toe met de groene vinkjes. Dit is een voorbeeld van het zorgtype “MDO”.

6.3.4 Lay-out op maat De lay-out van deze formulieren kan naar de wens van de school worden aangepast tegen betaling. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.

42

7 Helpdesk en opleiding Alle vragen i.v.m. leerplanversies, didactiek en werkwijze iOmniwize en iKKlik kunnen gevraagd worden via : [email protected] of telefonisch via de Plantynhelpdesk 015/36.36.39 Aanvragen voor opleiding gaan via de Plantyn. Neem hiervoor rechtstreeks contact op met [email protected] of via telefoon 015/36.36.39

43