2014

PR02 - 1/5

Procedure

Raad van Bestuur

Administratieve afspraken

Datum: 15/09/2014

1. DOEL Deze procedure beschrijft de administratieve afspraken tussen de leden met het doel de administratie vlot en efficiënt te laten verlopen. 2. DEFINITIES EN AFKORTINGEN      

Consulentkosten Alle kosten in verband met een opdracht. Consulent-coördinator (CC) Consulent die de acties coördineert van alle consulenten die aan éénzelfde opdracht meewerken. Interne kosten Kosten inherent aan de organisatie van de vereniging. Werkingskosten Interne kosten die verband houden met de dagelijkse werking. Prospectiekosten Interne kosten die gemaakt worden voor het werven van nieuwe leden en opdrachten. Opleidingskosten Interne kosten die tot doel hebben de kennis van de leden te bevorderen of op peil te houden.

3. TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure geldt voor alle leden en is van toepassing op de administratieve afhandeling van: a. b. c. d. e. f.

Opdrachten Interne kosten Prospectie Volgen van een opleiding Aangeven van een schadegeval Verslaggeving

4. WERKWIJZEN 4.1. Prospecten Bij het (gratis) Kenningsmakingsgesprek wordt verwezen naar de (niet verplichte) handleiding WV03.

4.1. Opdrachten De opsteller Naam: Luc Van Heyste

De Kwaliteitsverantwoordelijke De Eindverantwoordelijke Naam: Daniel Goeteyn Naam: Luc Van Heyste

PR02 - 2/5

Procedure

Raad van Bestuur


Datum: 15/09/2014

1) De CC vult de Adviesaanvraag volledig en leesbaar in en laat deze ondertekenen door de opdrachtgever (zie FM02 “Adviesaanvraag “). 2) Hij bezorgt het origineel aan de opdrachtgever. 3) Hij neemt een kopie van dit document en bezorgt het aan de penningmeester die een opdrachtnummer toekent. 4) De penningmeester brengt de gegevens van de opdracht in het opdrachtenbestand en bezorgt de kopie aan de boekhouder, bewaarder van dit soort documenten. 5) De boekhouder brengt de klantgegevens in de boekhoudbestanden. 6) De prestaties en kosten i.v.m. de opdracht worden door de CC verzameld met behulp van het formulier FM03 “Debetnota” en goedgekeurd volgens het stroomschema “Behandeling van kosten- en debetnota’s” (zie bijlage 1). 7) De kosten worden vergoed volgens de tarieven vermeld in SP01 “Kostenvergoedingen” of volgens tarieven overeengekomen met de opdrachtgever. Voor andere kostensoorten worden bewijsstukken toegevoegd aan het formulier FM03. 8) Behalve voor de opdrachten die tijdelijk op non-actief staan, zorgt de CC ervoor dat minstens éénmaal per kwartaal een factuur wordt opgemaakt aan de hand van de gegevens die hij verzamelt op het formulier FM03. 9) Enkele dagen vóór de ledenvergadering bezorgt de CC aan de Voorzitter, met kopie aan de Secretaris: a) een korte samenvatting:van de nieuwe feiten bij lopende opdrachten. b) de eventuele wijziging van de opdrachtinhoud. c) een toelichting bij eventueel nieuwe, benodigde expertise. d) een toelichting bij bijzondere elementen die tot de kennisverruiming van de leden kan bijdragen, zonder daarbij de door de opdrachtgever (al dan niet expliciete) gevraagde geheimhouding te schaden. e) Al deze elementen worden, tijdens de ledenvergadering, toegelicht door de CC. 10) . In de ledenvergadering licht de CC omstandig de nieuwe opdrachten toe zodat expertises kunnen gevraagd en aangeboden worden. Bij lopende opdrachten vermeldt hij vooral a) of er nieuwe expertise vereist is b) of er zich een wijziging voordoet in de opdrachtinhoud c) of een bijzonder element tot de kennisverruiming van de leden kan bijdragen. 11) De boekhouder signaleert het overschrijden van de betalingstermijn aan de CC die de gepaste acties onderneemt. Bij aanhoudende moeilijkheden pleegt de CC overleg met de voorzitter die oordeelt of dit op de ledenvergadering moet gebracht worden. 4.2. Interne kosten 1) De leden houden hun interne kosten bij op het formulier FM04 “Interne Kosten” 2) De kosten worden vergoed volgens de tarieven vermeld in SP01 “Kostenvergoedingen”. Voor andere kostensoorten worden bewijsstukken toegevoegd aan het formulier FM04. 3) Minstens éénmaal per kwartaal laten zij deze kosten keuren volgens het stroomschema “Behandeling van kosten- en debetnota’s” (zie bijlage 1). Het overmaken gebeurt per epost. De bewijsstukken worden aan de Secretaris overhandigd. 4) De eerstvolgende ledenvergadering wordt het volledige ingevulde formulier FM04 ondertekend door het lid, de voorzitter en de penningmeester. De opsteller Naam: Luc Van Heyste


PR02 - 3/5

Procedure

Raad van Bestuur


Datum: 15/09/2014

5) Het aldus afgewerkte formulier FM04 wordt samen met de aangehechte bewijsstukken bewaard door de boekhouder 4.3. Prospectie 1) Prospectie kan door ieder lid uitgevoerd worden, boven een bedrag van 75 euro, is voorafgaande goedkeuring van de voorzitter vereist. 2) Alle kosten gemaakt voor prospectie worden geregeld via de interne kostennota.

De opsteller Naam: Luc Van Heyste


PR02 - 4/5

Procedure

Raad van Bestuur


Datum: 15/09/2014

4.4. Volgen van een opleiding 1) Een opleiding” moet per e-post door de Voorzitter worden goedgekeurd. 2) De voorzitter of zijn vervanger brengt deze aanvraag op de eerstvolgende ledenvergadering ter informatie voor eventueel andere gegadigde leden en om overlapping te vermijden. 3) Na de goedkeuring neemt het lid alle inschrijvingsformaliteiten of aankoopacties op zich. 4) De inschrijving of de aankoop worden gefactureerd aan SC, onder vermelding van het BTW-nummer. 5) De factuur wordt samen met het goedgekeurd formulier FM05 in de boekhouding verwerkt en de boekhouder zorgt voor de betaling. 6) Andere kosten, zoals verplaatsingen of maaltijden die niet inbegrepen zijn in de inschrijving worden geregeld via de interne kosten. 7) Syllabi, opleidingsteksten en opleidingsdragers (boeken, CDRom’s en dergelijke) zijn eigendom van de vzw. Zij worden onmiddellijk na aankoop of verwerving overhandigd aan de secretaris die de gegevens opneemt in een lijst ad-hoc. Daarna worden ze ter beschikking gesteld van het lid dat goedkeuring kreeg om de opleiding te volgen of de drager aan te kopen. Een kopie van de bijgewerkte lijst “Opleidingsteksten en –dragers eigendom van SC” wordt aan alle leden bezorgd. Ieder lid kan, op aanvraag, dit materiaal inkijken.

4.5. Aangeven van een schadegeval 1) Wanneer het lid, bij het verrichten van activiteiten ten bate van SC, schade heeft opgelopen maakt hij een aangifte op en voegt er het adres en/of getuigenverklaring van eventuele getuigen aan toe. 2) Bij schade aan een persoonlijk voertuig laat het lid proces-verbaal opmaken door de politie. Indien dit niet mogelijk blijkt, wordt een kopie van het ingevulde Europees Aanrijdings-Formulier aan de secretaris overgemaakt. 3) De secretaris maakt deze documenten samen met een verklaring van dienstopdrqcht over aan de verzekeringsmaatschappij. 4) Bij een buitenlandse opdracht neemt het lid minstens één week vooraf contact met de persoon die in de vereniging de verzekeringscontracten beheert. Informatie over de afgesloten verzekeringen is te vinden in het “Overzicht van de door SC afgesloten Verzekeringen” (zie bijlage 2).



PR02 - 5/5

Procedure

Raad van Bestuur


Datum: 15/09/2014

4.6. De verslaggeving De verslaggeving in de vereniging gebeurt volgens de richtlijnen vervat in Bijlage 3

5. TE GEBRUIKEN DOCUMENTEN EN FORMULIEREN         

FM02 “Adviesaanvraag “ FM03 “Debetnota” FM04 “Interne Kosten” FM05 “Aanvraag voor opleiding” SP01 “Kostenvergoedingen” WV01 “Invullen van een debetnota” WV02 “Invullen van een kostennota. WV03 “Kennismakingsgesprek met een prospect. WV04 “Vragenlijst nieuwe leden.



2014

Recommend Documents