LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNG JAWABAN DIVISI KEUANGAN LOGISTIK TAHUN AKADEMIK 2013/2014
DISAMPAIKAN PADA : RAPAT KERJA PERGURUAN TINGGI RAHARJA PADANG GOLF MODERNLAND, 29 – 30 NOVEMBER 2013
1
I. LAPORAN KEGIATAN BAGIAN LAYANAN KEUANGAN MAHASISWA (LKM)
A. Penerimaan Pembayaran dengan Mesin EDC Mandiri dan EDC BCA ( Kartu Kredit) 1. Realisasi Sejak Semester Genap TA. 2006/2007 kegiatan penerimaan uang di Kasir telah difasilitasi dengan Mesin Kartu Kredit dari Bank Mandiri, sedangkan Mesin Kartu Kredit dari Bank BCA baru difasilitasi sejak Semester Genap TA. 2011/2012 (6 Februari 2012).
1.1 Jumlah Transaksi Kartu Kredit per Tahun.
Indikator: Terdapat Kenaikan setiap tahunnya untuk Jumlah Transaksi Kartu Kredit dari tahun Sebelumnya.
2
1.2 Jumlah Pengguna Kartu Kredit per Tahun
Indikator : Terdapat Kenaikan jumlah Pengguna Kartu Kredit dari tahun sebelumnya.
Kendala Sebagian besar mahasiswa belum memiliki kartu kredit sehingga tidak dapat menggunakan kartu kredit sebagai fasilitas pembayaran. 2. Penanganan Sosialisasi pembayaran yang menggunakan kartu kredit akan mendapatkan menchandise menarik.
B. Mesin hitung Uang & Brankas Dikarenakan semakin banyaknya mahasiswa di tiap semester maka pelayanan keuangan mahasiswa harus lebih baik lagi terutama dalam hal menghitung uang. Karena dengan menggunakan mesin hitung maka pelayanan atau kasir akan lebih cepat sehingga transaksi berjalan lancar.
3
Untuk meningkatkan keamanan yang disebabkan penerimaan uang dengan jumlah besar maka LKM difasilitasi brangkas penyimpanan uang. Oleh karena itu tahun 2010 ini adanya penambahan fasilitas yaitu Mesin Hitung dan Brankas
C. Program Green Orchestra (GO) Mulai Sem. Ganjil TA. 2007 - 2008 LKM sudah dapat mencetak Rincian Biaya Kuliah (RBK) dan mulai Sem. Genap TA. 2007 - 2008, juga sudah dapat mencetak Rincian Biaya Registrasi (RBR) dari program GO, sehingga selain mempermudah pekerjaan juga dapat melayani Mahasiswa dengan lebih baik lagi.
Jika sebelumnya kegiatan cetak – mencetak
dokumen secara manual memerlukan waktu 1 (satu) minggu, maka dengan adanya program GO waktu yang diperlukan untuk mencetak hanya 3 (tiga) hari. Fasilitas – Fasilitas yang ada di program GO adalah : •
Menampilkan seluruh mahasiswa aktif
•
Tidak perlu dilakukan proses input untuk mahasiswa aktif yang meliputi biaya SKS siang atau malam, BPP, UKM
•
Dapat dilakukan input atau revisi biaya keikut sertaan RIC, Deposit, Tunggakan SKS, Tunggakan SPP, Transfer, dan Konversi untuk setiap mahasiswa.
•
Adanya fasilitas untuk pencetakan RBK per mahasiswa atau kelompok mahasiswa berdasarkan GO Search.
•
Sudah terintegrasinya antara RBK dengan KST mahasiswa sehingga biaya SKS siang dan malam sudah terlihat langsung
•
Dapat melakukan fasilitas finalisasi RBK.
•
Adanya modul Secret Chamber, yang memiliki fasilitas Unfinalisasi dan Unregistrasi
•
Adanya fasilitas input Registrasi mahasiswa
4
D. Program SIS Voucher Program SIS Voucher Ver. 3.0 pertama kali dipresentasikan pada tanggal 16 Januari 2008 di ruang Executive (S2). SIS Voucher Ver. 3 ini dapat memberikan pelayanan berupa : 1. Mahasiswa dapat melakukan isi ulang voucher 2. Mahasiswa dapat cek saldo sendiri 3. Mahasiswa dapat mencetak sendiri dokumen yang di perlukan.
5
1. Kendala •
Kadangkala jika sedang print gagal disebabkan kertasnya tergulung atau sebab teknis lainnya.
•
Box SIS sering Error sehingga Mahasiswa kesulitan menggunakan fasilitas SIS.
•
Jaringan tidak konek.
2. Penanganan •
Untuk sementara LKM membantu dalam hal print RBK jika BOX SIS sedang error
E. Pembayaran Semester (SKS) 1. Realisasi Pembayaran Semester (SKS) wajib dibayarkan oleh mahasiswa karena merupakan salah satu syarat untuk mengikuti Ujian Semester. •
Pembayaran SKS Tepat waktu dan tidak waktu
Pencapaian prosentase bayar SKS tepat waktu semester Genap 2011/2012 vs Genap 2012/2013 mengalami penurunan. •
SKS LUNAS DAN SKS BELUM LUNAS
6
Pencapaian prosentase bayar SKS Lunas semester Genap 2011/2012 VS semester Genap 2012/2013 mengalami kenaikan. 1. Kendala •
Sebagian mahasiswa menunda pembayaran sampai dengan mendekati Ujian Semester.
•
Sebagian mahasiswa yang bekerja menunggu sampai tanggal gajian.
•
Sebagian mahasiswa belum memanfaatkan SIS untuk melihat RBK Online.
•
Kurangnya kesadaran untuk membayar perkuliahan secara tepat waktu.
2. Penanganan •
Mengirim RBK ke Orang Tua/Wali Mahasiswa agar mereka juga berperan serta dalam penyelesaian kewajiban pembayaran mahasiswa setiap semesternya.
•
Pengiriman SMS Reminder kepada Mahasiswa
•
Membuat surat himbauan untuk dibacakan di kelas-kelas oleh dosen pengajar.
•
Bekerjasama dengan kepala Jurusan dan Puket/Pudir III (Bid. Kemahasiswaan)
•
Follow up via telp kepada mahasiswa yang belum melakukan pembayaran.
3. Saran •
Dilakukan pembinaan oleh Kajur dan Puket/Pudir III (Bid. Kemahasiswaan) terhadap para mahasiswa yang sering menunggak.
•
Penerapan biaya keterlambatan bayar SKS.
7
F. PEMBAYARAN REGISTRASI •
Pembayaran Registrasi Tepat waktu dan tidak waktu
Pencapaian prosentase sudah Registrasi tepat waktu semester ganjil 2012/2013 VS semester ganjil 2013/2014 mengalami kenaikan. •
Pembayaran Registrasi Sudah dan Belum Bayar
Pencapaian prosentase sudah Registrasi semester ganjil 2012/2013 VS semester ganjil 2013/2014 mengalami kenaikan.
8
1. Kendala •
Mahasiswa yang hanya mengambil TA/Skripsi belum menyerahkan (menahan) POM dan tidak melakukan registrasi karena menunggu KHS.
•
Mahasiswa selalu menunggu sampai batas waktu terakhir yang diberikan.
2. Penanganan •
KST Online bagi yang sudah membayar registrasi.
•
Membuat pengumuman batas waktu registrasi yang dipasang di mading.
•
Mengirimkan SMS Reminder.
3. Saran •
Sosialisasi yang baik dengan melibatkan Kepala Jurusan dan Puket/Pudir III (Bid. Kemahasiswaan).
•
Penerapan biaya keterlambatan registrasi.
G. Penerimaan Pembayaran SPP Mahasiswa Baru 1. Realisasi SPP merupakan biaya sumbangan Pendidikan dan Pembangunan yang di bayar oleh Mahasiswa baru. •
SPP LUNAS DAN TIDAK LUNAS
9
•
SPP TEPAT DAN TIDAK TEPAT WAKTU
2. Kendala • Keterbatasan dana dari mahasiswa • Mahasiswa tidak mengindahkan tanggal Jatuh tempo 3. Penanganan • Melakukan penelponan kepada Orang Tua Mahasiswa sebelum dan setelah jatuh tempo pembayaran. • Memasukkan Cil II SPP kedalam Rincian Biaya Kuliah agar jelas tunggakan yang harus dibayarkan oleh mahasiswa.
10
H. Rencana Umum 5 Tahun Mendatang •
2014/2015 Tercapainya pendapatan kampus secara maksimal dengan menetapkan target sbb : - Pembayaran SKS Tepat Waktu sebesar 50% - Pembayaran Registrasi Tepat Waktu sebesar 75% - Pembayaran SPP Tepat Waktu 10% Terkoneksinya GO IAC dengan program RPU terutama pada pencetakan kartu ujian. Terkoneksinya GO IAC dengan sis mahasiswa serta program RPU yang memberikan informasi mahasiswa pasca sarjana. Melaksanakan kebijakan manajemen untuk mendorong minat mahasiswa – mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja mengenai kewajiban pembayaran yang dilakukan via bank yang ditunjuk oleh manajemen. Mengusulkan adanya biaya administrasi bagi mahasiswa yang membayar sks dan registrasi tidak tepat waktu. Bekerjasama dengan divisi terkait untuk melakukan terobosan pendapatan lain – lain atau masukan keuangan kampus yang bersumber dari pihak ketiga. Menekan/mengatur
system
keuangan
kampus
untuk
dapat
meningkatkan
laba/pendapatan kampus. Mengusulkan adanya kepelatihan kepada tenaga operasional dibagian keuangan agar menambah pengetahuan dalam melaksanakan tugas.
•
2015/2016 Tercapainya pendapatan kampus secara maksimal dengan menetapkan target sbb : - Pembayaran SKS Tepat Waktu sebesar 52% - Pembayaran Registrasi Tepat Waktu sebesar 77% - Pembayaran SPP Tepat Waktu 12% Kerjasama dengan perbankan dengan membuatkan nomor virtual account masing – masing mahasiswa. Terkoneksinya GO IAC dengan system perbankan. Menekan/mengatur
system
keuangan
kampus
untuk
dapat
meningkatkan
laba/pendapatan kampus.
11
•
2016/2017 Tercapainya pendapatan kampus secara maksimal dengan menetapkan target sbb : - Pembayaran SKS Tepat Waktu sebesar 54% - Pembayaran Registrasi Tepat Waktu sebesar 79% - Pembayaran SPP Tepat Waktu 14% Terdapatnya menu Laporan Rincian Keuangan Mahasiswa pada GO IAC. Menekan/mengatur
system
keuangan
kampus
untuk
dapat
meningkatkan
laba/pendapatan kampus.
•
2017/2018 Tercapainya pendapatan kampus secara maksimal dengan menetapkan target sbb : - Pembayaran SKS Tepat Waktu sebesar 56% - Pembayaran Registrasi Tepat Waktu sebesar 81% - Pembayaran SPP Tepat Waktu 16% Rincian biaya kuliah bisa di lihat melalui web site raharja. Menekan/mengatur
system
keuangan
kampus
untuk
dapat
meningkatkan
laba/pendapatan kampus.
•
2018/2019 Tercapainya pendapatan kampus secara maksimal dengan menetapkan target sbb : - Pembayaran SKS Tepat Waktu sebesar 58% - Pembayaran Registrasi Tepat Waktu sebesar 83% - Pembayaran SPP Tepat Waktu 18% Semua program keuangan sudah berbasis computer dan internet Menekan/mengatur
system
keuangan
kampus
untuk
dapat
meningkatkan
laba/pendapatan kampus.
12
II. LAPORAN KEGIATAN BAGIAN LOGISTIK A. Permintaan Barang Gudang
B. Pembelian Barang
13
C. Penghematan Pembelian
D. Ketepatan Waktu Suplier
14
E. Rencana Umum 5 Tahun Mendatang •
2014/2015 Dapat mengatur belanja sesuai kebutuhan dan penyimpanan barang digudang. Menekan penghematan pembelian barang. Mengusulkan adanya system informasi logistic. Mengusulkan adanya pembuatan lemari untuk penyimpanan baju toga senat dan almamater. Mengadakan sosialisasi tentang efisiensi pemakaian kertas. Mengusulkan adanya pembuatan surat pengajuan operasional bulanan masing – masing divisi. Memperkecil ratio keterlambatan penerimaan barang dari pihak supplier. Mengusulkan adanya kepelatihan kepada tenaga operasional dibagian logistic agar menambah pengetahuan dalam melaksanakan tugas.
•
2015/2016 Dapat mengatur belanja sesuai kebutuhan dan penyimpanan barang digudang. Menekan penghematan pembelian barang. Adanya pengembangan program system informasi logistic. Mengusulkan adanya ruangan untuk penyimpanan barang tidak layak pakai sebelum dimusnahkan. Mengusulkan adanya lemari display untuk penyimpanan barang merchandise.
•
2016/2017 Dapat mengatur belanja sesuai kebutuhan dan penyimpanan barang digudang. Menekan penghematan pembelian barang. Adanya pengembangan program system informasi logistic. Laporan stok barang online ke pimpinan.
•
2017/2018 Dapat mengatur belanja sesuai kebutuhan dan penyimpanan barang digudang. Menekan penghematan pembelian barang. Adanya pengembangan program system informasi logistic. Program system informasi logistic sudah bisa akses melalui web site.
15
•
2018/2019 Dapat mengatur belanja sesuai kebutuhan dan penyimpanan barang digudang. Menekan penghematan pembelian barang. Adanya pengembangan program system informasi logistic. Semua program logistic sudah berbasis internet dan web site. Mengusulkan adanya penambahan ruangan gudang.
16
