1/8
Sectoraal comité van het Rijksregister
Beraadslaging RR nr 72/2014 van 10 september 2014
Betreft: aanvraag van RENTA vzw ten behoeve van zichzelf en haar leden om het identificatienummer van het Rijksregister te mogen gebruiken van huurders van voertuigen en gebruikelijke bestuurders van gehuurde en geleasede voertuigen (RN-MA-2014-310)
Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met
betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van RENTA vzw ontvangen op 07/07/2014; Gelet op de bijkomende inlichtingen ontvangen op 07/08/2014 en 08/08/2014; Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 11/08/2014; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging RR 72 /2014 - 2/8
Beslist op 10 september 2014, na beraadslaging, als volgt:
I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG . 1. De aanvraag heeft tot doel om RENTA vzw, hierna de aanvrager, evenals zijn leden te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op de identificatie van de huurders van voertuigen en de gebruikelijke bestuurders van gehuurde en geleasede voertuigen.
II. CONTEXT VAN DE AANVRAAG 2. De politiediensten worden reeds vele jaren geconfronteerd met de problematiek rond de identificatie van bestuurders van gehuurde of geleasede voertuigen. Gehuurde of geleasede voertuigen worden ingeschreven op naam van de eigenaar, veelal een verhuurbedrijf of leasingmaatschappij. Opzoekingen aan de hand van de kentekenplaat leveren de politiediensten de identificatiegegevens van een verhuurbedrijf of leasingmaatschappij op, aan wie vervolgens de processen-verbaal gericht worden. Twee situaties komen in de praktijk vaak voor:
De verhuurder kent de identificatiegegevens van de gebruikelijke bestuurder niet en stuurt de processen-verbaal door naar de onderneming die huurder of leasingnemer is. Deze laatste stuurt de processen-verbaal op zijn buurt door naar de gebruikelijke bestuurder.
De verhuurder kent de identificatiegegevens van de gebruikelijke bestuurder en bezorgt deze aan de politiediensten. Vervolgens richten de politiediensten de processen-verbaal aan de gebruikelijke bestuurder.
3. De Kruispuntbank van de voertuigen werd onder meer opgericht om de hierboven omschreven administratieve procedures sterk te vereenvoudigen. Artikel 9 van de wet van 19 mei 2010
houdende oprichting van de Kruispuntbank van de Voertuigen (hierna wet KBV) luidt als volgt: “§ 1. De Kruispuntbank houdt een referentierepertorium bij dat voor elk voertuig dat erin geregistreerd is, de typegegevens vermeldt die beschikbaar zijn in het netwerk en de naam van de diensten die deze bewaren. In het netwerk zijn de gegevens beschikbaar die nodig zijn voor : […]
. .
Beraadslaging RR 72 /2014 - 3/8
5° de uitoefening van de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg ter uitvoering van de reglementering inzake uitzonderlijk vervoer [...] § 2. De Koning preciseert, na advies van het sectoraal comité, de gegevenstypes die beantwoorden aan de doeleinden opgesomd in § 1.” 4. Artikel 2, 18°, van het koninklijk besluit van 8 juli 2013 ter uitvoering van de wet van
19 mei 2010 houdende oprichting van de Kruispuntbank van de Voertuigen (hierna het besluit KBV) bepaalt hiertoe dat volgende gegevens beschikbaar dienen te zijn via het netwerk: “ De
identificatiegegevens van de natuurlijke of rechtspersonen die een voertuig, dat het voorwerp uitmaakt
van
een
huurovereenkomst,
op
korte
of
lange
termijn
huren
en
de
identificatiegegevens van de gebruikelijke bestuurder van voornoemd voertuig. ” 5. Het begrip ‘identificatiegegevens’ wordt niet nader gedefinieerd in het besluit KBV. Artikel en 10 en 11 van het besluit KBV verwijzen enkel respectievelijk naar de rol van het Rijksregister en de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid voor de verzameling van deze identificatiegegevens. 6. Het Comité is van oordeel dat in de voorliggende context onder ‘identificatiegegevens’ verstaan moet worden de naam en voornamen, de geboortedatum en –plaats en het geslacht van een natuurlijke persoon. De aanvrager kan de hem toegewezen taak vervullen aan de hand van voormelde gegevens. Voor de verwerking van deze gegevens is geen voorafgaande machtiging vereist. Vanzelfsprekend dient de aanvrager de gegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van de WVP. 7. De aanvrager verzoekt om in eigen naam en in naam van haar leden gemachtigd te worden om het Rijksregisternummer te gebruiken, met het oog op eenduidige identificatie.
III.
ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
A. TOEPASSELIJKE WETGEVING
A.1.
Wet van 8 augustus 1983 (WRR)
8. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2° en artikel 8 van de WRR, verleent het Comité machtiging om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken: “ aan de openbare en private
instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité”.
Beraadslaging RR 72 /2014 - 4/8
9.
De aanvrager is een vereniging zonder winstoogmerk met als doel “de natuurlijke personen, de
verenigingen,
alsmede
de
burgerlijke
en
handelsvennootschappen,
met
of
zonder
rechtspersoonlijkheid, die representatief zijn voor de economische activiteiten in de sector van de verhuur van voertuigen te verenigen en hun belangen te verdedigen en te promoten ”. Hiertoe kan de vereniging volgens haar statuten onder andere “ in naam en voor rekening van de
leden
bepaalde
in
gemeenschap
gebrachte
administratieve
of
boekhoudkundige
werkzaamheden, werkplatformen of taken coördineren en faciliteren met het oog op een neutrale, gecentraliseerde en geharmoniseerde doorstroming van gegevens tegen een basisvergoeding of kostprijs”. 10. De aanvrager werd belast met een reglementaire opdracht krachtens het besluit KBV. 11. Hoofdstuk IV van het besluit KBV handelt over de natuurlijke of rechtspersonen betrokken bij de werking van de Kruispuntbank van de Voertuigen. Artikel 4 van dat hoofdstuk somt de rechtspersonen op met vermelding van de doeleinden waartoe zij bijdragen. 12. Artikel 4, 7°, van het besluit KBV maakt gewag van:
“de VZW Renta, de Belgische Federatie van Voertuigen Verhuurders, in de mate dat zij actief ondersteuning biedt en bijdraagt tot:
het mogelijk maken van de opsporing, de strafrechtelijke vervolging en de strafuitvoering van de misdrijven;
de uitvoering van de opdrachten van de politie over het wegverkeer en de verkeersveiligheid, met inbegrip van de veiligheid van de motorvoertuigen en aanhangwagens te vergemakkelijken;
het vergemakkelijken van de uitvoering door de politiediensten van hun opdracht van administratieve politie;
het
vergemakkelijken
van
de
inning
van
belastingen,
retributies,
of
vergoedingen voor het parkeren van voertuigen. 13. Gelet op wat voorafgaat is de voorliggende aanvraag voor wat de aanvrager betreft ontvankelijk op basis van artikel 5, eerste lid, 2°, en 8 van de WRR. 14. De aanvrager vraagt eveneens de machtiging ten behoeve van haar leden. Volgens de statuten staat lidmaatschap open voor eenieder actief in de verhuur van voertuigen ongeacht de gekozen rechtsvorm:
“de
natuurlijke
personen,
de
verenigingen,
handelsvennootschappen, met of zonder rechtspersoonlijkheid”.
alsmede
de
burgerlijke
en
Beraadslaging RR 72 /2014 - 5/8
15. Het Comité wijst er op dat natuurlijke personen niet in aanmerking komen voor een machtiging in eigen naam.1 Feitelijke verenigingen komen bij gebrek aan rechtspersoonlijkheid niet in aanmerking voor een machtiging.2 16. In hetgeen volgt, beperkt het Comité haar analyse tot rechtspersonen. Uit de informatie verstrekt in de aanvraag blijkt overigens dat momenteel alle leden rechtspersonen zijn. 17. De leden van de aanvrager zijn in beginsel allemaal zuiver commerciële ondernemingen die tegen betaling bepaalde diensten en goederen leveren. Een commerciële onderneming streeft haar eigen belang na, niet het algemeen belang. Hoewel ondernemingen rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken kunnen zijn bij de uitvoering van het algemeen belang, komen zij slechts uitzonderlijk in aanmerking voor machtiging. 18. Het Comité neemt in aanmerking dat de aanvrager bij koninklijk besluit belast wordt met een taak van algemeen belang en niet haar individuele leden. Het Comité merkt overigens op dat het besluit de taak van de aanvrager niet beperkt tot het cliënteel van haar leden, maar spreekt over alle huurders en gebruikelijke bestuurders. Uit de aanvraag blijkt dat de medewerking van verhuurbedrijven en leasingmaatschappijen vereist is voor het doorsturen van papieren processen-verbaal naar de gebruikelijke bestuurder. Daarentegen blijkt niet uit de aanvraag dat hun medewerking onontbeerlijk is voor de inzameling van de identificatiegegevens van de huurder en de gebruikelijke bestuurder. Veelal zal de werkgever beter geplaatst zijn om voor bedrijfswagens de identificatiegegevens te bezorgen. 19. Het Comité besluit uit het voorgaande dat de taak van algemeen belang door het besluit KBV expliciet opgedragen aan de aanvrager niet tot gevolg heeft dat haar leden eveneens een taak van algemeen belang vervullen. Het Comité is van oordeel dat de aanvraag onontvankelijk is voor wat de leden van de aanvrager betreft, bij gebrek aan taak van algemeen belang, zoals vereist door artikel 5, eerste lid, 2°, en 8 van de WRR.
A.2.
Wet van 8 december 1992 (WVP)
20. Op grond van artikel 4 WVP vormt het identificatienummer van het Rijksregister een persoonsgegeven, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Dit persoonsgegeven dient bovendien toereikend,
1
Art. 5, eerste lid, 3° WRR maakt gewag van “natuurlijke personen die als onderaannemer van de Belgische openbare overheden en de openbare of private instellingen van Belgisch recht ” bedoeld in 1° en 2° van dezelfde bepaling. Het Comité oordeelt dat in dergelijke gevallen niet de onderaannemer, maar de verantwoordelijke voor de verwerking die hem aanstelt gemachtigd dient te zijn. 2
Zie beraadslaging RR nr. 23/2010 van 14 juli 2010.
Beraadslaging RR 72 /2014 - 6/8
ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor het wordt verwerkt. B. DOELEINDEN 21. Artikel 13 van het besluit KBV belast de aanvrager met het verzamelen en beheer van de identificatiegegevens van de huurder en de gebruikelijke bestuurder van een voertuig om de overheid in staat te stellen de in randnummer 12 opgesomde doeleinden van algemeen belang efficiënter te realiseren. 22. De gegevens zullen via de Kruispuntbank van de Voertuigen ter beschikking worden gesteld aan de politiediensten, van zodra deze laatsten hiertoe een machtiging bekomen hebben van het Sectoraal Comité voor de Federale Overheid (in overeenstemming met artikel 18 van de wet KBV). 23. Het Comité is van oordeel dat de hierboven vermelde en nagestreefde doeleinden welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van artikel 4, § 1, 2°, WVP. De verwerkingen die de aanvrager verricht zijn gestoeld op artikel 5, eerste lid, c), WVP. C. PROPORTIONALITEIT
C.1.
Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister
24. Artikel 13 van het besluit KBV luidt als volgt:
“De Belgische Federatie van Voertuigen Verhuurders, verenigd in de VZW Renta of in een nader aan te duiden rechtspersoon, verzamelt volgende gegevens : 1° de identificatiegegevens van de natuurlijke of rechtspersoon die een voertuig dat het voorwerp uitmaakt van een huurovereenkomst afgesloten bij een van haar leden, op korte of lange termijn huurt; 2° de identificatiegegevens van de gebruikelijke bestuurder van een voertuig dat het voorwerp uitmaakt van een huurovereenkomst afgesloten bij een van haar leden, op korte of lange termijn”. 25. Zoals hoger aangehaald, kan de aanvrager de hem toegewezen taak vervullen aan de hand van de naam en voornamen, de geboortedatum en –plaats en het geslacht van de betrokken natuurlijke persoon (zie randnr. 6). 26. De aanvrager wenst, waar van toepassing, het Rijksregisternummer te registreren ter identificatie
van
de
huurder,
leasingnemer
en
de
gebruikelijke
bestuurder.
Het
Beraadslaging RR 72 /2014 - 7/8
Rijksregisternummer geniet sterk de voorkeur van de politiediensten, die de belangrijkste gebruiker van deze gegevens zullen zijn. 27. In hoofde van de politiediensten is het identificatienummer inderdaad het meest geschikte instrument. Het is een uniek nummer dat toelaat iemand heel nauwkeurig te identificeren. Vergissingen die kunnen ontstaan door o.a. homonymie en schrijffouten worden uitgesloten. Het gebruik van het identificatienummer bij de raadpleging van het Rijksregister, met name door politiediensten, heeft daarenboven het voordeel dat onmiddellijk de gegevens van de juiste persoon getoond worden. 28. Het Comité oordeelt dat het gebruik van het Rijksregisternummer door de politiediensten proportioneel is, maar dit impliceert niet dat het gebruik van het Rijksregisternummer door de aanvrager eveneens proportioneel is. 29. Het Comité stelt vast dat de politiediensten op basis van de identificatiegegevens naam en voornamen, geboortedatum en –plaats en geslacht in vrijwel alle gevallen de juiste persoon zullen terugvinden in het Rijksregister. 30. In het voorliggend geval dient het Comité eveneens oog te hebben voor de wijze waarop de aanvrager het Rijksregisternummer van de betrokkenen wenst in te zamelen. Uit de aanvraag blijkt dat de aanvrager beroep wenst te doen op een grote en diverse groep tussenpersonen. 31. Dit blijkt uit de werkwijze voorgesteld voor de bedrijfswagens. Werkgevers beschikken over het Rijksregisternummer van hun werknemers uitsluitend om hun verplichtingen in de sociale zekerheid te kunnen vervullen3. De leasingmaatschappij zou – volgens de aanvraag – aan zijn klanten-werkgevers een lijst opvragen met Rijksregisternummers van werknemers met een bedrijfswagen. Vervolgens zou de leasingmaatschappij deze gegevens invoeren in de databank van de aanvrager. 32. Wat de (korte) verhuur rechtstreeks aan de huurder-bestuurder betreft zou – aldus de aanvraag – het verhuurbedrijf het Rijksregisternummer opvragen bij de huurder en vervolgens doorgeven aan de aanvrager. 33. Zoals hoger uiteengezet komen verhuurbedrijven en leasingmaatschappijen in deze context niet in
aanmerking
voor
een
machtiging
om
het
Rijksregisternummer
te
gebruiken
(zie randnummer 19). De werkgevers zijn slechts gemachtigd het Rijksregisternummer voor strikt omschreven doelstellingen te gebruiken. Het Comité meent dat de werkgevers geen taak
3
Elke werkgever is verplicht om in het algemeen personeelsregister het identificatienummer van de sociale zekerheid van de werknemer te vermelden. Art. 5 2° h) K.B. van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten.
Beraadslaging RR 72 /2014 - 8/8
van algemeen belang vervullen in het kader van de Kruispuntbank Voertuigen zodat er geen basis aanwezig is om hun machtiging uit de breiden in die zin. 34. Het Comité acht het door de aanvrager gewenste gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister in het licht van de opgegeven doeleinden, niet noodzakelijk en bijgevolg niet in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP.
OM DEZE REDENEN het Comité
weigert RENTA vzw evenals haar leden te machtigen om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken.
De Wnd. Administrateur,
De Voorzitter,
(get.) Patrick Van Wouwe
(get.) Mireille Salmon
