DB2P voor werkgevers: gebruikershandleiding versie 1.2 (01/07/2014)
Inhoud 1.
Inleiding ........................................................................................................................................... 2
2.
Toegang tot de toepassing .............................................................................................................. 3
3.
Navigeren doorheen de toepassing ................................................................................................ 5
4.
5.
3.1.
Overzicht van de externe pensioentoezeggingen ................................................................... 8
3.2.
Beheer van het verband tussen toezeggingen ...................................................................... 10
3.3.
Interne pensioentoezegging .................................................................................................. 16
3.3.1.
Aangeven ....................................................................................................................... 17
3.3.2.
Overzicht........................................................................................................................ 18
3.4.
Bijzondere bijdrage 8,86% ..................................................................................................... 23
3.5.
Financiering solidariteit ......................................................................................................... 25
3.6.
Bijzondere bijdrage 1,5% ....................................................................................................... 26
3.6.1.
Overzicht............................................................................................................................ 26
3.6.2.
Aangeslotene zoeken ........................................................................................................ 30
3.6.3.
Niet geïdentificeerde aangeslotenen ................................................................................ 31
Ondersteuning ............................................................................................................................... 31 4.1.
FAQ ........................................................................................................................................ 31
4.2.
Lexicon ................................................................................................................................... 35
4.3.
Zoeken ................................................................................................................................... 36
4.4.
Foutmelding .......................................................................................................................... 37
4.5.
Pop-up met helpteksten ........................................................................................................ 39
4.6.
E-box ...................................................................................................................................... 40
Mandaten ...................................................................................................................................... 42
1
1. Inleiding Dit document is een handleiding voor de gebruiker (de werkgever of zijn dienstverlener) bij zijn navigatie doorheen de onlinetoepassing DB2P. Deze handleiding geeft een overzicht van de verschillende functionaliteiten van de toepassing. Elke functionaliteit wordt beschreven en vervolgens geïllustreerd aan de hand van de schermen (onderaan de uitleg). Deze handleiding beschrijft steeds de meest recente versie van de onlinetoepassing en evolueert dus mee met de toepassing. Bij elke nieuwe versie van de toepassing, wordt dan ook de handleiding aangepast. U vindt in de toepassing vier belangrijke functionaliteiten. Ten eerste, laat de toepassing toe om de pensioentoezeggingen te raadplegen, die u - als werkgever - heeft ingericht en waarvoor u het beheer aan één of meerdere pensioeninstelling(en) heeft toevertrouwd (zie ‘externe toezeggingen’). Ten tweede, kan u er alle nodige informatie terugvinden over de financiering van de aanvullende pensioenopbouw in het kader van deze toezeggingen (zie ‘Bijdrage’). Deze informatie kan u helpen bij de berekening van uw socialezekerheidsbijdragen. Ten derde, heeft u – als werkgever – de mogelijkheid om uw visie mee te delen over (de relatie tussen) de toezegging(en) zoals aangegeven door uw pensioeninstelling (zie ‘Beheer verband toezeggingen’). Ten laatste heeft u de mogelijkheid om de individuele pensioentoezeggingen aan te geven die u intern beheert (via de aanleg van interne balansprovisies en/of het aflsuiten van een bedrijfsleiderverzekering) (zie “interne pensioentoezegging”) Deze handleiding biedt enkel een praktische ondersteuning bij uw navigatie doorheen de toepassing. In het document ‘DB2P voor werkgevers: inhoudelijke documentatie’ vindt u alle nodige informatie over de inhoud van uw DB2P-dossier en de verplichtingen die dat met zich meebrengt.
2
2. Toegang tot de toepassing Dit hoofdstuk helpt u met uw toegang tot en aanmelding op de onlinetoepassing DB2P. De toepassing is toegankelijk via het portaal van de sociale zekerheid (https://www.socialsecurity.be/). U kan de toepassing enkel gebruiken indien u over een beveiligde toegang beschikt. Om deze toegang te krijgen, moet uw onderneming eerst geregistreerd worden via het portaal van de sociale zekerheid, bij het toegangsbeheer (user management) van de sociale zekerheid. Van zodra uw registratie in orde is, kan uw lokale beheerder gebruikers aanstellen voor de online toepassing. Alle nuttige informatie over de verschillende stappen van de registratie vindt u op https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/db2p/how.htm. Is uw registratie en beveiligde toegang in orde, dan kan u nu via het portaal de toepassing gebruiken. U vindt de toepassing terug bij de onlinediensten voor ondernemingen.
3
U vindt de pagina die refereert naar het project DB2P in de lijst “Arbeidsrelatie” (DB2P voor werkgevers en vennootschappen).
Op de onthaalpagina van DB2P, kan u zich aanmelden op de toepassing via de link aan de rechterkant van het scherm “Beheer aanvullende pensioentoezeggingen”.
4
U kan zich aanmelden met uw identiteitskaart, uw PIN-code en een elektronische kaartlezer.
3. Navigeren doorheen de toepassing In de onlinetoepassing moet u allereerst in de menubalk bovenaan selecteren welk DB2P-dossier u wil raadplegen. U kan als werkgever de informatie raadplegen over uw toezeggingen voor werknemers of u kan als vennootschap de informatie raadplegen over uw toezeggingen voor zelfstandige bedrijfsleiders. Deze gebruikershandleiding beperkt zich tot het DB2P-dossier voor werkgevers over de toezeggingen voor werknemers. Het document ‘DB2P voor vennootschappen: gebruikershandleiding’ biedt de praktische ondersteuning bij het raadplegen van het DB2P-dossier over de toezeggingen voor zelfstandige bedrijfsleiders. De entiteit die een mandaat heeft om in uw naam te handelen, kan toegang krijgen tot uw dossier via het item “Mandaten” bovenaan in de menubalk. Als u in de menubalk bovenaan “Werknemers” selecteert, krijgt u toegang tot uw dossier als werkgever met alle informatie over uw toezeggingen voor werknemers.
5
Voor het dossier van werkgevers biedt de toepassing vier belangrijke functionaliteiten.
De toepassing laat, ten eerste, toe om de pensioentoezeggingen te raadplegen die u heeft ingericht en waarvan u het beheer aan één of meerdere pensioeninstelling(en) (externe toezeggingen) heeft toevertrouwd. Ten tweede, kan u er alle informatie terugvinden over de financiering van de aanvullende pensioenopbouw in het kader van deze toezeggingen. Ten derde, heeft u de mogelijkheid om uw visie mee te delen over de externe toezeggingen zoals aangegeven door de pensioeninstelling die deze beheert. Ten vierde, biedt de applicatie de mogelijkheid om de individuele pensioentoezeggingen aan te geven die u intern beheert (via de aanleg van interne balansprovisies en/of het aflsuiten van een bedrijfsleiderverzekering).
Om aan deze doelstellingen te kunnen voldoen, ziet de menubalk van de toepassing er momenteel als volgt uit: In het menu “Externe pensioentoezegging”, biedt het item “Overzicht” [1] de mogelijkheid om de pensioentoezeggingen te raadplegen die uw pensioeninstelling voor u heeft aangegeven. Het item “Beheer verband toezeggingen” [2] biedt dan weer de mogelijkheid om uw visie mee te delen over (het verband tussen) de externe pensioentoezeggingen aangegeven door de pensioeninstellingen. In het menu “Interne pensioentoezegging”, biedt het item “overzicht” [3] u de mogelijkheid om de pensioentoezeggingen door u aangegeven via het item “aangifte” [4] en die u intern beheert via de aanleg van interne balansprovisies en/of het aflsuiten van een bedrijfsleiderverzekering, te raadplegen. Het item “update” [5] biedt u de mogelijkheid de gegevens van een eerder aangegeven interne pensioentoezegging te wijzigen. In het menu “Bijdragen” zijn drie items voorzien.
Het item ‘Bijzondere bijdrage 8,86%’ laat toe om de werkgeversbijdragen te raadplegen die u heeft gestort in het kader van uw pensioentoezegging(en) [6]. Via het item ‘Financiering solidariteit’ kan u de werkgeversbijdragen raadplegen die u heeft gestort in het kader van uw solidariteitstoezegging(en) [7]. Het item ‘Bijzondere bijdrage 1,5%’ biedt ten slotte toegang tot gegevens die u kunnen helpen bij het correct indienen van uw Dmfa-aangifte bij de RSZ en RSZ-PPO. Het gaat meer concreet om informatie die u nodig heeft om te voldoen aan de bijzondere bijdrage van 1,5% op hoge aanvullende pensioenopbouw (“Wijninckxbijdrage”) [8].
Het menu “Help” [9] biedt verschillende mogelijkheden ter ondersteuning, namelijk een lijst met veel gestelde vragen (FAQ), een lexicon en een zoekfunctie.
6
7
3.1.
Overzicht van de externe pensioentoezeggingen
Via het item “Overzicht”, in het menu “Externe pensioentoezegging”, kan u de externe pensioentoezeggingen raadplegen die aangegeven werden door één of meerdere pensioeninstelling(en). Bij de consultatie van uw dossier krijgt u een overzicht van al uw toezeggingen per soort: de collectieve pensioentoezeggingen op ondernemingsniveau en de individuele pensioentoezeggingen. De solidariteitstoezeggingen worden niet apart opgenomen in het overzicht, maar worden meteen gekoppeld aan de collectieve pensioentoezegging waarmee ze verbonden zijn. De toezeggingen worden in het overzicht gesorteerd per status en vervolgens per datum van inwerkingtreding (de meest recente bovenaan). Als u op het symbool “ + “ klikt naast een soort, verschijnen alle pensioentoezeggingen van die soort. Voor elke pensioentoezegging worden de volgende gegevens opgenomen in het overzicht:
uw visie over de door de pensioeninstelling aangegeven toezeggingen, die u heeft meegedeeld via het item ’Beheer verband toezeggingen’ (zie sectie 3.2.) [1]; de status van de pensioentoezegging [2] (vóór 2013 was de pensioeninstelling niet verplicht dit aan te geven); de pensioeninstelling die de pensioentoezegging beheert [3]; de datum van inwerkingtreding van de pensioentoezegging [4] (vóór 2013 was de pensioeninstelling niet verplicht dit aan te geven); de referentie van de pensioentoezegging [5] (dit kan de referentie zijn die de pensioeninstelling zelf gekozen heeft (RegistrantID) of het uniek nummer dat wordt toegekend door Sigedis (SigedisID)); de aanduiding of er al dan niet een solidariteitstoezegging is verbonden aan de pensioentoezegging [6].
8
De pensioeninstelling wordt in DB2P geïdentificeerd op basis van haar ondernemingsnummer (of KBO-nummer). Aan dit nummer koppelen we de actuele naam die in de KBO-databank gekend is. Het kan zijn dat u deze naam niet kent, omdat uw pensioeninstelling ondertussen van naam is veranderd, bijvoorbeeld bij een fusie van verzekeraars of een overname van activiteiten. De onlinetoepassing biedt u de mogelijkheid om met een eenvoudige muisklik de historiek van namen en de meest recente adresgegevens van de pensioeninstelling op te vragen. Het is mogelijk meer informatie te krijgen over elke toezegging door te klikken op de “>” naast elke toezegging in het overzicht.
9
3.2.
Beheer van het verband tussen toezeggingen
Het is mogelijk dat uw visie op uw (collectieve) pensioen- of solidariteitstoezeggingen verschilt van de visie die de beherende pensioeninstelling hierover heeft. Daarom voorziet de toepassing dat u uw visie kan meedelen over (het verband tussen) de toezeggingen zoals aangegeven door uw pensioeninstelling. U kan via de mogelijkheid ‘Beheer verband toezeggingen’ volgende acties uitvoeren:
Bevestigen: indien u wenst aan te geven dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling inderdaad als één toezegging beschouwt. Splitsen: indien u wenst aan te geven dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling als meerdere toezeggingen beschouwt. Groeperen: indien u wenst aan te geven dat u twee of meer toezeggingen zoals aangegeven door de pensioeninstelling beschouwt als één globale toezegging.
U kan uw visie meedelen via het menu “Externe pensioentoezegging”, in het item “Beheer verband toezeggingen”. U kan zich niet uitspreken over toezeggingen waarvan de status “gesloten” is.
10
De toezeggingen worden weergegeven per soort: collectieve toezeggingen op ondernemingsniveau, solidariteitstoezeggingen op ondernemingsniveau en individuele pensioentoezeggingen. In het overzicht worden dezelfde gegevens weergegeven als bij de raadpleging van externe pensioentoezeggingen (uw visie over de toezegging, de status van de toezegging, de pensioeninstelling die de toezegging beheert, de datum van inwerkingtreding en de referentie van de toezegging). Wenst u de toezeggingen te bevestigen, splitsen of groeperen, gebruik dan de hiervoor voorziene icoontjes.
11
Om te bevestigen: Om te bevestigen dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling inderdaad als één toezegging beschouwt, vinkt u het vakje aan in de kolom 'Bevestigen'. U bevestigt deze actie door onderaan het overzicht op de link 'Bevestigen' te klikken. Er verschijnt dan een tekstvak naast de toezegging in kwestie. U kan deze actie ongedaan maken door in het tekstvak rechts op de link 'Annuleren' te klikken.
12
*van zodra u een toezegging - zoals aangegeven door uw pensioeninstelling – heeft bevestigd, wordt hieraan een uniek nummer toegekend. Dit nummer geeft aan dat u uw visie (bevestiging) over de toezegging heeft meegedeeld. Het nummer is ook opgenomen in het overzicht van de externe toezeggingen (zie sectie 3.1) Om te splitsen: Om aan te geven dat u de toezegging zoals aangegeven door de pensioeninstelling als meerdere toezeggingen beschouwt, vinkt u het symbool aan in de kolom 'Splitsen'. U bevestigt deze actie door onderaan het overzicht op de link 'Bevestigen' te klikken. Er verschijnt dan een tekstvak naast de toezegging in kwestie. Vervolgens, moet u in dat tekstvak rechts het correcte aantal toezeggingen invullen. U kan deze actie bevestigen door op de link 'Bevestigen' te klikken. Na bevestiging, kan u uw actie nog aanpassen door in het tekstvak rechts op de link ‘Wijzigen’ te klikken. U kan deze actie ongedaan maken door in het tekstvak rechts op de link 'Annuleren' te klikken.
13
*van zodra u voor een toezegging - zoals aangegeven door de pensioeninstelling – heeft aangegeven dat ze overeenkomt met meerdere toezeggingen, wordt hieraan het symbool ‘*’ toegekend. Dit symbool ‘*’ geeft aan dat u uw visie (splitsing) over de toezegging heeft meegedeeld. Het symbool is ook opgenomen in het overzicht van de externe toezeggingen (zie sectie 3.1). Om te groeperen:
14
Om aan te geven dat u twee of meer toezeggingen in DB2P beschouwt als één globale toezegging, vinkt u voor elke toezegging, die behoort tot deze globale toezegging, het vakje aan in de kolom 'Groeperen'. U bevestigt deze actie door onderaan het overzicht op de link 'Bevestigen' te klikken. De aangevinkte toezeggingen, die behoren tot één globale toezegging, worden gegroepeerd onderaan het overzicht. Er verschijnt dan een tekstvak naast deze toezeggingen. U kan deze actie ongedaan maken door in het tekstvak rechts op de link 'Annuleren' te klikken.
15
*van zodra u voor meerdere toezeggingen heeft aangegeven dat ze overeenkomen met één enkele globale toezegging, wordt aan deze toezeggingen telkens hetzelfde nummer toegekend. Dit nummer geeft aan dat u uw visie (groepering) over de toezegging heeft meegedeeld. Het nummer is ook opgenomen in het overzicht van de externe toezeggingen (zie sectie 3.1).
Opmerkingen: 1. De mogelijkheid om te reageren op uw pensioentoezeggingen zoals geregistreerd in DB2P, is niet vrijblijvend. Zijn er één of meer collectieve toezeggingen voor u geregistreerd, dan bent u verplicht zich uit te spreken over de structuur hiervan. U heeft hiervoor in principe de tijd tot 31/12/2014. Deze termijn wordt echter ingekort indien er na 1/5/2014 nog een nieuwe toezegging voor u wordt geregistreerd. Indien u geen actie onderneemt via de mogelijkheid ‘Beheer verband toezeggingen’ vóór de geldende termijnen, dan gaan we ervan uit dat u instemt met de toezeggingen zoals ze hier zijn aangegeven. U wordt dan geacht te oordelen dat u evenveel toezeggingen heeft als er zijn geregistreerd door uw pensioeninstelling. 2. Er kan slechts één actie tegelijkertijd uitgevoerd worden. Wenst u een nieuwe actie uit te voeren op een toezegging, waarvoor u uw visie reeds meedeelde, dan moet u eerst de eerdere actie annuleren. 3. Individuele pensioentoezeggingen kunnen slechts gegroepeerd worden als ze betrekking hebben op dezelfde aangeslotene.
3.3.
Interne pensioentoezegging
16
Via het menu “interne pensioentoezegging” heeft u de mogelijkheid om de toezeggingen die u intern beheert aan te geven, te raadplegen, en te wijzigen. Werkgevers moeten deze toezeggingen die worden gefinancierd via de aanleg van interne balansprovisies en/of het afsluiten van een bedrijfsleidersverzekering ten laatste tegen 31/12/2014 aangeven aan DB2P. 3.3.1. Aangeven
Via het menu “aangifte” kan u voldoen aan uw aangifteverplichting voor pensioentoezeggingen die u nog intern beheert. De aangifte gebeurt in twee stappen. In eerste instantie moet u een referentie [1] meedelen voor de toezegging die u wenst aan te geven, evenals de datum van inwerkingtreding van deze toezegging [2], de documenten over de rechten en verplichtingen van de belanghebbenden [3] en ten slotte de betrokken aangeslotene van deze toezegging [4].
In tweede instantie zal u gevraagd worden om de kenmerken van de pensioenbelofte te geven. Het gaat hier over het meedelen van het bedrag en de vorm (kapitaal of rente) van de pensioenbelofte [5], het bedrag en de vorm (kapitaal of rente) van de dekking bij overlijden (mits er één is) [6], de manier van financiering van de pensioenbelofte (via de aanleg van een balansprovisie van de onderneming of het afsluiten van een bedrijfsleidersverzekering) [7], het aantal gepresteerde en nog te presteren maanden in de onderneming [8], en ten slotte, de geldigheidsdatum van de aangegeven kenmerken [9].
17
3.3.2. Overzicht
In het overzicht, kan u de interne pensioentoezegging raadplegen die u via het item “aangifte” heeft aangegeven (zie 3.3.1). De toezeggingen worden standaard in het overzicht gesorteerd per datum van inwerkingtreding (de meest recente bovenaan). Voor iedere pensioentoezegging worden volgende gegevens in het overzicht opgenomen: -
De referentie van de pensioentoezegging [1] (het betreft de referentie die uzelf heeft gekozen)
18
-
De datum van inwerkingtreding [2]
-
De documenten (in pdf formaat) met betrekking tot de rechten en verplichtingen van de betrokken partijen [3]
-
De gegevens over de aangeslotenen [4]
Het icoon “-“ [5] biedt u de mogelijkheid om de aangegeven toezegging volledig te verwijderen (zie 3.3.2.3). Via “detail” [6] krijgt u toegang tot het overzicht van de kenmerken van de toezegging (zie 3.3.2.1). De link “update” [7] biedt u de mogelijkheid om de gegevens van de pensioentoezegging te actualiseren (zie 3.3.2.4).
3.3.2.1. Detail van de kenmerken van de toezegging Via de link “detail” op het overzichtsscherm krijgt u toegang tot iedere toezegging die u heeft aangegeven. Dit detail wordt in twee delen weergegeven. Het eerste deel geeft de algemene
19
informatie over de toezegging zelf weer (referentie, aangeslotene, datum van inwerkingtreding, enz.). Het tweede deel komt overeen met kenmerken van de pensioenbelofte (het bedrag van de pensioenbelofte, de overlijdensdekking, enz.). Deze kenmerken zijn weergegeven in meerdere lijnen. De eerste komt altijd overeen met de oorspronkelijke aangifte [1]. De volgende lijnen geven de updates van deze oorspronkelijk aangegeven kenmerken weer [2].
3.3.2.2. Correctie Via het “detail” scherm ( zie 3.3.2.1) kan u afzonderlijk de aangegeven pensioentoezegging [1], de oorspronkelijke aangifte van de kenmerken [2] en de updates van de kenmerken [3] verbeteren.
20
3.3.2.3.
Annulatie
Via het icoon “-“ naast elke pensioentoezegging van het overzichtsscherm (3.3.2), kunt u de volledige pensioentoezegging te verwijderen (de algemene informatie over de toezegging en de kenmerken van de pensioenbelofte (de oorspronkelijk aangifte en de updates)). Om de oorspronkelijke aangifte van de kenmerken (de eerste lijn in het detail van de kenmerken) te verwijderen, moet u de toezegging via het overzichtsscherm volledig verwijderen. Het is niet mogelijk om de oorspronkelijke aangifte van de kenmerken van de pensioenbelofte apart te verwijderen. De Updates kunnen direct worden verwijderd via het “detail” scherm (3.3.2.1) met behulp van het icoon “-“ naast elke update (zie hieronder).
21
3.3.2.4. Update Als u correct aangegeven gegevens wilt actualiseren, kunt u een update maken via twee mogelijkheden; via “Update” in het overzichtsscherm (zie 3.3.2) of via het item “Update” van het menu. Deze functie wordt enkel gebruikt in het geval dat correct aangegeven gegevens veranderen. Als u reeds aangegeven informatie wilt verbeteren, dient u een correctie ui te voeren (zie 3.3.2.2)
22
3.4.
Bijzondere bijdrage 8,86%
Via het menu “Bijdragen” kan u informatie raadplegen over de financiering van uw toezegging(en). Onder het item “Bijzondere bijdrage 8,86%” vindt u een overzicht van de werkgeverspremies die u stortte voor uw pensioentoezeggingen. Deze werkgeverspremies zijn onderworpen aan de bijzondere bijdrage van 8,86%. Het is mogelijk dat uw werkgeversbijdragen van een bepaald jaar nog niet volledig beschikbaar zijn. De pensioeninstellingen mogen de stortingen, die zij ontvingen in een bepaald jaar, nog tot eind juni van het daaropvolgende jaar aangeven. Vanaf juli, zouden alle stortingen verricht in het voorgaande jaar beschikbaar moeten zijn. Voor elke bijdrage worden de volgende gegevens meegedeeld:
het jaar waarin de bijdrage werd gestort [1] informatie over de toezegging waarvoor de bijdrage werd gestort (soort toezegging, referentie en uitvoerende pensioeninstelling) [2]. Het is mogelijk dat deze velden leeg zijn in uw overzicht. Vóór 2013 was de pensioeninstelling immers niet verplicht om de bijdragen aan te geven per toezegging (maar enkel per werkgever en datum). de datum waarop de pensioeninstelling de bijdrage ontving [3] het bedrag van de bijdrage [4]
23
De gegevens worden per jaar of per pensioentoezegging weergegeven. U kan de gewenste weergave kiezen door op de titel van kolom “Jaar” of “Toezegging” te klikken. Kiest u voor de weergave per jaar, dan wordt per kalenderjaar de som getoond van de bijdragen die u dat jaar heeft gestort. Dit is het globale bedrag van uw werkgeverspremies voor (al) uw pensioentoezegging(en). Per jaar kan u verder nog meer in detail de bedragen bekijken die voor een bepaalde toezegging werden gestort. Per toezegging kan u verder het exacte bedrag raadplegen voor een bepaalde stortingsdatum. De datum waarop u de storting heeft verricht kan verschillen van de datum die werd aangegeven door de pensioeninstelling. Uw pensioeninstelling moet immers de datum meedelen waarop zij de storting effectief heeft ontvangen. Kiest u voor de weergave per toezegging, dan wordt de som getoond van de bijdragen die u voor die toezegging heeft gestort. Dit is het globale bedrag van uw werkgeverspremies voor die specifieke toezegging. Per toezegging kan u verder nog meer in detail de bedragen bekijken voor een bepaald jaar. Per jaar kan u nog het exacte bedrag raadplegen voor een bepaalde stortingsdatum.
24
3.5.
Financiering solidariteit
Via het item “Financiering solidariteit” kan u het overzicht raadplegen van de bijdragen die u stortte voor uw solidariteitstoezeggingen. De bijdragen die u heeft gestort voor de financiering van de aangeboden solidariteitsprestaties kunnen pas sinds 2013 worden aangegeven door uw solidariteitsinstelling. De stortingen die u hier kan raadplegen zullen dus ten vroegste betrekking hebben op 2012. Het is mogelijk dat uw bijdragen van een bepaald jaar nog niet volledig beschikbaar zijn. De solidariteitsinstellingen mogen de stortingen, die zij ontvingen in een bepaald jaar, nog tot eind juni van het daaropvolgende jaar aangeven. Vanaf juli, zouden alle stortingen verricht in het voorgaande jaar beschikbaar moeten zijn. Ook hier worden voor elke storting de volgende gegevens meegedeeld:
het jaar waarin de bijdrage werd gestort [1] informatie over de toezegging waarvoor de bijdrage werd gestort (soort toezegging, referentie en uitvoerende solidariteitsinstelling) [2]. de datum waarop de solidariteitsinstelling de bijdrage ontving [3] het bedrag van de bijdrage [4]
Ook hier worden de gegevens per jaar of per toezegging weergegeven. U kan de gewenste weergave kiezen door op de titel van kolom “Jaar” of “Toezegging” te klikken.
25
3.6.
Bijzondere bijdrage 1,5%
Via het menu “Bijdragen”, meer concreet via het item “Bijzondere bijdrage 1,5%”, kan u de informatie raadplegen die u nodig heeft voor de berekening en aangifte van de bijzondere bijdrage van 1,5% (Wijninckxbijdrage) op hoge aanvullende pensioenopbouw. Dit item is onderverdeeld in vier subitems: “Overzicht”, “Aangeslotene zoeken”, “Niet geïdentificeerde aangeslotenen” en “Lijst aanvragen”. 3.6.1. Overzicht In het overzicht kan u per bijdragejaar meteen terugvinden welke bijdrage u moet betalen en aangeven, maar u kan er ook de berekening en de verschillende berekeningselementen in detail controleren. De bijdrage is berekend op basis van de informatie die voor u aanwezig is in DB2P op de berekeningsdatum en die werd aangegeven door uw pensioeninstelling. Uw pensioeninstelling moet uiterlijk op 30 juni van elk bijdragejaar aan DB2P de bedragen aangeven die nodig zijn voor de berekening van de bijzondere bijdrage 1,5%. De bedragen voor een bepaald bijdragejaar zijn vervolgens vanaf 1 september van dat bijdragejaar raadpleegbaar in uw dossier. De eerste bedragen die uw pensioeninstelling vóór 30 juni 2013 heeft moeten aangeven zijn de bedragen nodig voor de berekening van de bijzondere bijdrage voor het bijdragejaar 2012 én voor het bijdragejaar 2013. U zal in dit overzicht dus ten vroegste de bedragen voor het bijdragejaar 2012 kunnen raadplegen. Standaard wordt het overzicht voor het meest recente bijdragejaar weergegeven. Om een ander bijdragejaar te selecteren, kan u bovenaan het scherm op de knop met het gewenste jaar klikken. In het overzicht per bijdragejaar kan u volgende gegevens raadplegen:
De datum waarop de bijdrage en de berekening worden meegedeeld (‘situatie op’) [1] De datum waarop de bijdrage en de inningsbasis worden berekend (‘berekend op’) [2] De door u verschuldigde bijdrage voor het betrokken bijdragejaar (‘berekende bijdrage’) [3] Het totale bedrag waarop u een bijzondere bijdrage van 1,5% verschuldigd bent (‘berekeningsbasis’) [4]
26
Het is mogelijk dat u in het overzicht één, twee of drie lijnen ziet. 1. De berekende bijdrage en de berekeningselementen worden steeds meegedeeld op 1 september van elk bijdragejaar. Dit is dan de datum die wordt weergegeven in de kolom ‘situatie op’. Het overzicht bevat dus steeds deze eerste lijn met de situatie op 1 september. 2. Als de informatie voor u in DB2P nog wijzigt na 1 september van het bijdragejaar (omwille van verbeteringen of nieuwe aangiftes door uw pensioeninstelling), dan wordt de te betalen bijdrage opnieuw berekend. De nieuwe berekening wordt meegedeeld via een tweede lijn in het overzicht. Elke wijziging en dus herberekening tussen 1 september en 31 december van het bijdragejaar wordt weergegeven op deze tweede lijn. Op 31 december wordt uw situatie in DB2P standaard meegedeeld (dus ook zonder wijziging) via deze tweede lijn in het overzicht. 3. Als de informatie in DB2P nog wijzigt na 31 december van het bijdragejaar (zonder tijdsbeperking), wordt de nieuwe situatie meegedeeld via een derde lijn.
Als u de berekening van de te betalen bijdrage meer in detail wil bekijken, dan klikt u op ‘+’ in het overzicht. U krijgt dan een lijst van alle aangeslotenen voor wie u dit bijdragejaar een bijzondere bijdrage van 1,5% moet betalen. Voor elke aangeslotene wordt naast het INSZ-nummer, de naam en voornaam ook de ‘berekeningsbasis per aangeslotene’ weergegeven. Bij de verwerking van de aangiftes door uw pensioeninstelling in DB2P worden de aangeslotenen geïdentificeerd aan de hand van hun INSZ-nummer. Als de aangeslotene geïdentificeerd kan worden en er dus een INSZ-nummer wordt teruggevonden, dan wordt in het overzicht de informatie uit alle aangiftes (eventueel aangegeven door meerdere pensioeninstellingen) voor één aangeslotene geaggregeerd. Als er bij de verwerking van de aangifte geen eenduidig INSZ-nummer werd gevonden voor de aangeslotene, dan wordt hier enkel de informatie uit deze aangifte weergegeven. In het overzicht worden enkel die niet-geïdentificeerde aangiftes opgenomen waaruit blijkt dat de aanvullende pensioenopbouw meer bedraagt dan de wettelijk vastgelegde drempel. In het overzicht wordt dan in plaats van het INSZ-nummer de waarde ‘niet geïdentificeerd’ meegedeeld.
27
Om na te gaan hoe de berekeningsbasis per aangeslotene is vastgesteld, kan u in het overzicht ten slotte nog meer details per aangeslotene opvragen. Klik op het icoon “>” naast de aangeslotene voor wie u een detailfiche wil raadplegen. Op de detailfiche vindt u geaggregeerd per aangeslotene onder andere:
het totale bedrag (bedrag totaal) van de aanvullende pensioenopbouw van de aangeslotene [1] het drempelbedrag voor het bijdragejaar in kwestie [2] de overschrijding of het gedeelte van de aanvullende pensioenopbouw dat meer bedraagt dan het drempelbedrag [3] het aandeel van de aanvullende pensioenopbouw dat werd gefinancierd door u, als werkgever [4]
28
Als er meerdere pensioeninstellingen bedragen hebben aangegeven voor de aangeslotene, dan kan u ook een detailfiche raadplegen per pensioeninstelling. U vindt hier naast het totale bedrag van de aanvullende pensioenopbouw per pensioeninstelling en het aandeel van de werknemer en de werkgever hierin, ook de verschillende bedragen terug die in aanmerking worden genomen voor de aanvullende pensioenopbouw (toegewezen bedragen, evolutie van de verworven reserve, …) [5]. In de detailfiche per pensioeninstelling kan u op het icoontje “” klikken voor de formule die werd gebruikt bij de berekening van de theoretische premie voor de pensioenopbouw en de overlijdensdekking [6]. U kan van hieruit terug naar de detailfiche van de aangeslotene via de link “Sluiten” in de pop-up onderaan links. Via de link “Detail” kan u de exacte bedragen bekijken zoals ze werden aangegeven door uw verzekeraar of pensioenfonds [7]. Als u vaststelt dat de geregistreerde informatie niet helemaal juist is, kan u dat melden. Via de mogelijkheid ‘Meld een fout’ in de licht grijze balk bovenaan rechts, kan u uw pensioeninstelling laten weten dat bepaalde kenmerken of documenten niet correct zijn. U kan de gegevens niet zelf rechtstreeks in de databank aanpassen. Uw melding wordt doorgestuurd naar uw verzekeraar of pensioenfonds zodat deze kan nagaan of en hoe de informatie in DB2P moet worden aangepast. U kan van hieruit terug naar de detailfiche van de aangeslotene via de link ‘Vorige’ op het scherm onderaan links.
29
U kan van de detailfiche terug naar het overzicht via de link ‘Vorige’ op het scherm onderaan links. 3.6.2. Aangeslotene zoeken Het item “Aangeslotene zoeken” biedt u de mogelijkheid om voor elke aangeslotene een detailfiche op te vragen. Hiertoe moet u het INSZ-nummer en het bijdragejaar invullen en vervolgens op de link “Zoekopdracht starten” klikken. Deze opzoeking is mogelijk voor alle aangeslotenen en is dus niet beperkt tot de aangeslotenen voor wie u een bijzondere bijdrage verschuldigd bent. De detailfiche per aangeslotene is dezelfde als deze beschreven onder 3.5.1. Het is niet mogelijk om via deze opzoeking de gegevens van een niet geïdentificeerde aangeslotene te raadplegen.
30
3.6.3. Niet geïdentificeerde aangeslotenen Als er bij de verwerking van de aangiftes door uw pensioeninstelling voor een of meerdere aangeslotenen bij uw pensioentoezegging geen INSZ-nummer werd gevonden, dan kan u via het item “Niet geïdentificeerde aangeslotenen” de lijst opvragen van deze niet geïdentificeerde aangeslotenen. De lijst van niet geïdentificeerde aangeslotenen wordt standaard weergegeven voor het meest recente bijdragejaar. Om een ander bijdragejaar te selecteren, kan u bovenaan het scherm op de knop met het gewenste jaar klikken. In deze lijst wordt elke afzonderlijke aangifte opgenomen waarvoor de aangeslotene niet geïdentificeerd kon worden. Per aangifte wordt het bedrag van de aanvullende pensioenopbouw (totaal bedrag/aangifte) weergegeven en de naam, voornaam, geboortedatum en het geslacht. U kan verder doorklikken voor meer gedetailleerde gegevens per aangifte (via het icoon “>”).
4. Ondersteuning De toepassing biedt verschillende mogelijkheden ter ondersteuning. Via het menu ‘Help’ kunnen de lijst met veel gestelde vragen, het lexicon en de zoekfunctie geraadpleegd worden. Een fout melden, een vraag stellen of de definitie van een term oproepen (pop-up) kan rechtstreeks via elk scherm van de toepassing.
4.1.
FAQ
Het item “FAQ”, in het menu “Help”, geeft u toegang tot een lijst met veel gestelde vragen. De vragen worden gerangschikt per thema (algemene vragen over de toepassing en specifieke vragen over de inhoud van uw DB2P-dossier) en per rubriek.
31
Als u op de rubriek klikt, krijgt u de lijst met veel gestelde vragen over deze rubriek. Onderaan elke vragenlijst, heeft u de mogelijkheid om zelf een vraag te stellen.
32
33
U kan ook rechtsreeks via elk scherm (link ‘Stel een vraag’ bovenaan rechts) het scherm oproepen om een vraag te stellen.
Van zodra u een vraag gesteld hebt, wordt een ontvangstbewijs verstuurd naar uw e-box (zie sectie 4.6) en, indien u een contactpersoon hebt opgegeven, ook naar zijn e-mailadres. Sigedis behandelt uw vraag en stuurt het antwoord naar uw e-box (zie sectie 4.6) (van de werkgever of de dienstverlener) en als u een contactpersoon heeft opgegeven ook naar zijn e-mailadres.
34
4.2.
Lexicon
In het menu ‘Help’ vindt u onder het item ‘Lexicon’ een verklarende woordenlijst met een definitie van veel gebruikte termen. De termen staan alfabetisch gerangschikt.
35
4.3.
Zoeken
Als u in het menu “Help” het item “Zoeken” aanklikt, krijgt u toegang tot de zoekfunctie van de toepassing. Als u een term invult, worden zowel het lexicon als de FAQ’s hierop doorzocht.
Het resultaat van uw opzoeking kan dus zowel definities uit het lexicon als vragen en antwoorden uit de FAQ’s bevatten.
36
4.4.
Foutmelding
Als u vaststelt dat de informatie in uw DB2P-dossier zoals aangegeven door uw pensioeninstelling niet helemaal volledig of juist is, kan u dat melden. Hiertoe wordt in de schermen van het menu ‘Externe pensioentoezegging’ en het menu ‘Bijdragen’ bovenaan rechts een link ‘Meld een fout’ voorzien.
Als u op ‘Meld een fout’ klikt, verschijnen er symbolen naast de gegevens waarvoor een fout gemeld kan worden. Er verschijnen ook links om ontbrekende gegevens te melden. Bovenaan het scherm vindt u ook een bericht met meer informatie en tips.
37
Om de foutmelding te annuleren, klikt u in dit bericht op het kruisje. U kan de mogelijkheid om een fout te melden ook verlaten door opnieuw op de link “Meld een fout” te klikken. Als u op een icoon of een link klikt, wordt het formulier geopend om foute of ontbrekende gegevens te melden. Het formulier bestaat uit verschillende onderdelen:
Ten eerste, kan u de definitie/toelichting over het betreffende gegeven nalezen. Ten tweede, krijgt u een overzicht van de veel gestelde vragen over het betreffende gegeven. Ten derde, kan u in het onderdeel ‘Meld een fout’ alle specifieke gegevens meedelen over de informatie die niet helemaal juist of volledig is. Klik hiertoe op het icoon (+). U kan hier dan een formulier invullen dat specifiek is voor de fout of onvolledigheid die u wil melden.
38
Van zodra u de fout heeft gemeld, wordt een ontvangstbewijs verstuurd naar uw e-box (zie sectie 4.6) en, indien u een contactpersoon heeft opgegeven, ook naar het e-mailadres van deze persoon. De foutmelding wordt (automatisch) doorgestuurd naar de pensioeninstelling die de betreffende informatie heeft aangegeven. Uw pensioeninstelling zal de foutmelding verder behandelen en beantwoorden via het e-mailadres van de contactpersoon.
4.5.
Pop-up met helpteksten
Bij het consulteren van uw dossier, kan u rechtsreeks via het scherm de definitie oproepen van bepaalde termen. Als u uw (muis)cursor enkele seconden op de betreffende term laat staan, verschijnt een pop-up met de helptekst.
39
4.6.
E-box
Heeft u een vraag gesteld of een fout gemeld, dan verstuurt Sigedis een ontvangstbewijs naar uw ebox. Dit is de e-box voor de hoedanigheid ‘Werkgever’ van uw onderneming. Ook de antwoorden op uw vragen worden in deze e-box geplaatst. U krijgt toegang tot uw e-box via de portaalsite van de sociale zekerheid, in het luik ‘Werkgevers en mandatarissen’. Hiervoor is bovenaan een link ‘e-box’ voorzien.
40
Via deze link, krijgt u toegang tot uw e-box. U vindt hier ook meer informatie over de e-box. Om toegang te krijgen tot (de berichten in) uw e-box, moet u als gebruiker van de onlinetoepassing DB2P zijn aangeduid (zie sectie 2).
Eenmaal u toegang hebt tot uw e-box, kan u de berichten lezen die Sigedis stuurde in het kader van DB2P. Deze berichten worden in de map ‘DB2P’ geplaatst die u terugvindt onder de map ‘Sigedis’. Deze mappen zijn enkel zichtbaar als er reeds berichten in werden geplaatst. Als er geen berichten zijn betreffende de toepassing DB2P, zijn deze mappen dus niet zichtbaar.
41
5. Mandaten Als u uw dienstverlener een mandaat heeft gegeven om in uw naam te handelen, dan kan deze dienstverlener toegang krijgen tot uw dossier. Een dienstverlener die zich aanmeldt op de toepassing, krijgt in eerste instantie enkel toegang tot het DB2P-dossier van zijn eigen onderneming. Via het menu ‘Mandaten’ kan de dienstverlener aanduiden dat hij toegang wenst te krijgen tot het dossier van zijn opdrachtgever. In het menu ‘Mandaten’ moet de dienstverlener aangeven voor wie hij wenst te werken:
Wenst hij in eigen naam te werken, dan vinkt hij de eerste optie aan (‘ik werk in naam van [eigen KBO-nummer]’) De dienstverlener krijgt dan enkel toegang tot zijn eigen dossier. Wenst hij te werken in naam van een andere onderneming, dan vinkt hij de tweede optie aan en vult het KBO-nummer in van de werkgever die hem een mandaat geeft. De dienstverlener kan dan het dossier van deze werkgever bekijken.
Om opnieuw toegang te krijgen tot zijn eigen dossier, kan de dienstverlener opnieuw de eerste optie aanvinken (‘ik werk in naam van [eigen KBO-nummer]’).
42
