2014

GEMEENTEBESTUUR WACHTEBEKE Dienst Culturele Zaken Provincie Oost-Vlaanderen

Dr. J. Persynplein 6 9185 Wachtebeke Tel 09/337 77 51

Verslag vergadering cultuurraad 20/01/2014 Aanwezig : Paul Bracke

De Eendracht

Effectief/voorzitter

Etienne De Rouck

Gezinsbond

Effectief/ondervoorzitter

Viviane Van Hoecke

KVLV-centrum

Effectief/penningmeester

Renaat De Witte

Het Dansend Volkje

Effectief/secretaris

Maria Buysse

Ziekenzorg

Effectief

Josette Smeets

Spellenwerksters

Effectief

Balthau Jenny

Seniorenwerking

Plaatsvervanger

Dirk Van Acker

KWB

Effectief

Marina De Waele

Harimon

Plaatsvervanger

Lutgard Bonne

OKRA

Effectief

Marc Bogaert

Curieus

Effectief

Edith De Rocker

Femma

Plaatsvervanger

Lut Everaert

Davidsfonds

Effectief

Patrick Cools

JMA

Effectief

Jacqueline Van Pamel

WAC

Effectief

Roland De Letter

NVA

Inge François

Cultuurhuis

Evie Wuytack

Schepen Vrije Tijd

Verontschuldigd: Diensthoofd Bib/cultuur Guy Hoebeke

Heemkundige Kring

Effectief

Lieve Fonteyne

Dansclub De Vierschaar

Effectief

Nathalie Meirezonne

KVLV Overslag

Effectief

1

Agenda 1. Verslag CR 27/11/13 o Verklaring beknopt verslag vorige vergadering :



o

Ledenlijst controleren (Curieus Marc Bogaert meldde niet uitgenodigd te zijn) :

 o

Wifi zou overal in het Cultuurhuis aanwezig zijn. Je kan de toegangscode verkrijgen aan de balie.

Plaatsing stoelen en tafels in lokalen van het Cultuurhuis :



 

   

o

Mark Bogaert was niet uitgenodigd omdat zijn emailadres verkeerd was. Is intussen in orde.

Wifi in Cultuurhuis :

 o

door een technisch probleem (geheugenstick vernietigd) zijn de gegevens verloren gegaan en is het verslag kort. Hierdoor is de ronde betreffende de verwachtingen van de leden verloren gegaan. Paul heeft wel enkele notities op papier.

Er is een regeling in het cultuurhuis hoe stoelen en tafels moeten worden geplaatst, hoe het lokaal moet gevonden en verlaten worden. Hiervoor is nu recent in elk lokaal een aanduiding voorzien hoe tafels en stoelen moeten staan. De cultuurraad is hier niet van op de hoogte terwijl deze regeling iets moet zijn van “al lang geleden”. Nu wordt het reglement toegepast en is er nu actie ondernomen door de plannetjes op te hangen. De cultuurraad is teleurgesteld dat zij hier niet zijn in gekend terwijl zij de vertegenwoordigers zijn van de verenigingen en vaak de gebruikers van deze lokalen. Het probleem stelt zich voorlopig enkel in de Creazaal, die ook gebruikt wordt voor dansen repetities van het jeugdorkest van de harmonie. Hierdoor moet de lesgever eerst de tafels en stoelen opzij plaatsen en na het dansen of repeteren terugplaatsen volgens plannetje. De tafels zijn zo zwaar dat je 2 mensen nodig hebt om ze te kantelen en verplaatsen. De vrijetijdscoördinator verdedigt de huidig toegepaste regeling daar het personeel van het cultuurhuis de tafels niet alleen kan manipuleren. In wezen is dit materie voorvoor de RvB, daar deze gaat over de praktische werking van het cultuurhuis. To do : De raad adviseert aan de RvB om de regeling terug te stellen naar de situatiewaar de zaal leeg wordt gehouden en de vereniging het benodigd materiaal zelf neemt en terugplaatst.

Nieuwe tentoonstellingsreglement van het Cultuurhuis :

  





Er is een nieuw tentoonstellingsreglement. Dit is uit het huishoudelijk reglement Cultuurhuis gehaald. Bedoeling is om leesbaarder te worden. Er kunnen wel nog kinderziekten in optreden. Ook hier is de raad teleurgesteld dat er geen advies is gevraagd. Bovendien zijn er nog beslissingen genomen waar geen advies is in gevraagd zoals bij de beslissing dat het kopieerwerk is gestopt om besparingsredenen. Deze faciliteit is een vorm van subsidie en dit is een materie van de cultuurraad. De raad maakt duidelijk dat er begrip kan zijn voor het nemen van maatregelen van het gemeentbestuur ingegeven door budgettaire overwegingen, maar dat zij als raad gerespecteerd wil worden in haar functie als adviesraad voor cultuur. Er is wel enige verwarring rond het bevoegdheidsdomein van enerzijds de Raad van Bestuur van het cultuurhuis en anderzijds dit van de cultuurraad. De Raad van Bestuur gaat over de praktische werking van het Cultuurhuis en de cultuuradviesraad adviseert het gemeentebestuur inzake haar 2



cultuurbeleid, in het belang van de vertegenwoordigde verenigingen. Aangezien de werking van deze verenigingen vaak rechtstreeks verbonden is met het Cultuurhuis is er een nauwe samenwerking nodig tussen de beide raden. Daarom wordt in onze raad de “Interactie met de RvB” als vast punt op de op de agenda geplaatst Samenvatting van de activiteiten(een greep uit de activiteiten van de verenigingen uit het gemeentelijk informatieblad) werden in reclameblad gepubliceerd en is opgehouden.

2. Kandidaturen voor de beschikbare mandaten in de RvB van het Cultuurhuis.

 



Sinds wegvallen van Pierre zijn er 2 mandaten die ingevuld moeten worden. Er zijn geen kandidaten binnen deze cultuurraad. Hoe geraken we aan kandidaten? Moeten ze uit de cultuurraad worden afgevaardigd? Moeten we niet vooral zoeken naar mensen die een relatie hebben met de werking van het cultuurhuis of zaal Snoopy? Binnen deze RvB zit je niet als vertegenwoordiger van je vereniging maar als beheerder van het cultuurhuis. Er wordt overeengekomen dat we toch een oproep doen via het informatieblad en de kandidaat moet dus geen gebruiker zijn van Cultuurhuis of Snoopy. To do : Paul en Renaat steken een oproep in elkaar voor in het informatieblad.

3. Vaste punten o interactie met de RvB

 





   

o

Er is interactie tussen de 2 voorzitters, Paul Bracke en Willy Quintelier. Voorstel om de vergaderdata voor de beide raden op mekaar af te stemmen: o Beheerraad : vergadert elke 2de donderdag van de onpare maanden (uitgezonderd juli) o Cultuurraad : vergadert elke 3de maandag van de onpare maanden (uitgezonderd juli) Intentie om de statuten van het huishoudelijk reglement tussen raad van beheer en cultuurraad synchroniseren. Een gelijktijdige behandeling van de statuten Cultuurraad en vernieuwd huishoudelijk reglement RvB in de gemeenteraad is aangewezen. De Raad van Beheer denkt eraan om een eigen programmatie op te starten, een 4-tal activiteiten per jaar. In het decreet staat dat er plaats mag zijn met een eigen aanbod om als cultuurhuis naar buiten te treden. Dat kan ook samen met verenigingen zoals bv. de activiteit rond de 1st wereldoorlog. Verenigingen moeten ondersteund worden en dat is de taak van de cultuurraad. De beheerraad is beleid van cultuurcentrum. De praktische uitwerking. Niet iedereen is reeds doordrongen van de wezenlijk verschillende opdrachten van de beide organen. Er moet evenwel een goede wisselwerking zijn tussen de beide organen : Reglement staat op de website maar daar is een probleem omdat men de oude documenten kunnen niet verwijderd worden. We kijken uit naar de nieuwe website.

Vragen om advies  Toetreding Comeet: uiteenzetting werking op 26 febr. Keurezaal 19u30 voor leden CR en andere geïnteresseerden. (10")



Dit is intussen veranderd naar 25 maart om 19u30 in zaal Snoopy. 3

   

De vraag wordt gesteld waarom er nu plots voor Comeet is gekozen en daar is het antwoord : een nieuwe coalitie, nieuwe winden. Volgende week donderdag 30 januari is er gemeenteraad om 19u waar de verantwoordelijke van meetjesland uitleg komt geven. Dit gaat over de verschillende organisaties zoals : Comeet, Meetjesman,…. Ook hiervoor is alweer geen advies gevraagd aan de Cultuurraad.

Vraag aan de heemkundige kring: wat is de oorsprong en de correcte oriëntatie van de Oostenrijkse grenspaal in het "bosje" aan het Omer Van Puyveldeplein op Overslag?  Staat deze Oostenrijkse grenspaal aan het bosje daar correct? Kunnen we

daar meer mee doen? Daarom de vraag aan de heemkundige kring om wat uitleg over deze paal. Die zou daar niet op zijn plaats staan. Paul heeft zelf wat opzoekwerk gedaan en doet wat uitleg. Er zouden in 1770 14 palen zijn geplaatst, waarvan op heden nog slechts 1 paal op zijn plaats staat en dat is deze op de Kaaidijk. 

http://www.grensmarkeringen.be/oostenrijkzeewsvlaanderen.htm)  To do: we stellen de vraag aan de heemkundige kring. Voorstel rond inrichting van het terrein daar rond (eventueel petanquebaan, picknickplaats) in samenwerking met gemeentebestuur Terneuzen. Trage wegenwandelkaart op dit pleintje, koppeling met fietsknooppuntenroute die hier ook voorbij komt (tussen knooppunt 66 en 82)



o

De schepen verduidelijkt haar plannen met het terrein: we kunnen met dat bosje iets anders doen…picknicktafel, kaart trage wegen, petanquebaan..….Er is wel geen fietsknooppunt direct in de buurt maar de route komt er wel langs.

financiëel verslag door de penningmeester:  Kas verslag  De penningmeester brengt het financieel verslag  Begroting van de werkingmiddelen



  



De voorzitter stelt voor om een begroting op te maken om zo de middelen goed te kunnen besteden. Door het wegvallen van de jaarlijkse receptie, de advertentie in het reclameblad,… hebben we niet zoveel middelen nodig. Misschien moet er een aangepast budget worden opgemaakt en zodat we een besparing creëren voor de gemeente. We mogen geen spaarclub zijn. De voorzitter vraagt aan de penningmeester om een overzicht te maken van de uitgaven. To do : Viviane maakt overzicht. Er wordt verduidelijkt dat we toch zelf onze drank moeten betalen. Viviane krijgt de opdracht om dit met het CCW te vereffenen De advertenties in het reclameblad zijn waarschijnlijk gestopt door het overlijden van Rita. Toch blijft de cultuurraad het goed vinden dat dit medium, naast een goede website, blijft bestaan. Dus…blijven doen, om de hoeveel tijd? 6 weken? De communicatieambtenaar is ideaal geplaatst om dit vorm te geven, maar de cultuurraad kan eventueel de kosten dragen To do : vraag aan de communicatieambtenaar.inder welke condities hij de advertenties in reklameblad kan overnemen. In het verleden organiseerden we onze eigen receptie. Is het niet goed om ook als cultuurraad naar buiten te komen ? Daarvoor kan het zijn dat we onze middelen toch nodig hebben. Misschien beter eens wat afwachten tot we als cultuurraad ons richting hebben gevonden. We gaan daar : “Eens gezond over nadenken!”

4. Vrijetijdsgids: integratie in de gemeentelijke website (voorbeeld Lochristi)?



Vroeger heeft de cultuurraad veel tijd gestopt in een vrijetijdsgids om de werking van de verenigingen aan te prijzen. Dit is steeds veel werk om aan te passen. 4



     

 

De voorzitter verwijst naar de website van Lochristi (http:/lochristi.be) waar de vrijetijdsgids online staat met zoekfunctie (weinig gebruiksvriendelijk en niet echt overzichtelijks. Als we zelf kiezen voor deze mogelijkheid moeten we dit beter doen. We moeten hierover nadenken wat we willen. Tegen het einde van het jaar komt er een nieuwe website en daar moeten we als cultuur ook een plaats hebben. Behouden we de papieren versie? Wordt gebruikt bij de dokters, de vrije beroepen,... Hoe kunnen we zo economisch mogelijk toch een papieren versie leveren…Uitdraai van de digitale gegevens?...Link naar de website? We moeten aandacht hebben voor de mensen die geen internetverbinding hebben. Vandaag zitten we in een overgang en moeten we met de beide categorieeen rekening houden. De website voorzien met naast links naar de website van de verenigingen ook een link naar een blad met de gegevens van de vereniging? Best een werkgroep met Inge, Paul, Maria, …,laat ons binnen onze verenigingen ook eens luisteren naar kandidaten. Inge wordt werkgroepverantwoordelijke. To do: Allen: binnen onze verenigingen kijken naar kandidaten voor deze werkgroep Voorlopig toch de via het informatieblad de gegevens opvragen van de verenigingen. We moeten om het jaar de gids aanpassen. Verouderde bladen worden er dan uitgehaald en vervangen. We weten waar de gidsen zitten bij de verenigingen maar waar zitten er nog mappen om up-to-date te houden? (Vrije beroepen)

5. 100 jaar herdenking WO I: coördinerende rol voor de CR



Er is de vraag van de burgemeester om het verzamelen van de activiteiten rond WO1. Er is al een datum geprikt om samen te komen op 3 februari. Volgende verenigingen en personen komen dan al samen : o o o o o o o

RVB Cultuurhuis: Willy Quintelier Sapoukay: Bruno De Smet (via Willy Quintelier) Heemkundige kring: Guy Hoebeke Kerkfabriek Sint Catharina: Chris Scheire NSB: Raphaël De Roovere OCMW: Cindy Humble ([email protected]) Cultuurfunctionaris: Inge

Wie is er nog geïnteresseerd? Bedoeling te werken naar een hoogtepunt in 2018. Reeds geplande/voorziene/mogelijke initiatieven : o Het smokkelen (den draad in de bibliotheek) o Het Davidsfonds gaat naar het Heuvelland (26 april) o 11 november 2018. o Gezinsbond…..een avond met Willem Vermandere. o Ziekenzorg heeft ook een aantal initiatieven. o Film…. o Prov. domein 25 augustus neerhofdieren van tijdens de oorlog. o Van Comeet een overzicht van alle activiteiten in de context van de eerste wereldoorlog. o Leen Persyn is geboekt door een vereniging(?) Het zou goed zijn om een planning te maken over 4 jaar. We moeten ons niet haasten. OCMW heeft reeds een planning voor zijn bewoners. o

 



5



Niet alle verenigingen zijn aangeschreven, het gaat om een opstartvergadering om te bekijken hoe we de activiteiten kunnen (laten) coördineren.

6. Actualisatie van de statuten van de CR (Statuten zijn bijgevoegd)

 



   7. Rondvraag 

Er is een tekst gebaseerd op de standaardtekst van Locus( steunpunt van de vlaamse regering voor cultuur). Gebaseerd op het modernste decreet van 2012. De onze zijn ouder. Is eenvoudig geschreven. Er is wel werk aan om het bruikbaar te maken en door te geven aan de politiek. Er staan heel wat verplichtingen in voor de politiek zoals bv. Verslag van de gemeenteraad. Er is een leescomité op 10 maart. De bedoeling is dat tegen dan de tekst is gelezen en daar de opmerkingen worden in verwerkt. Dit moet dan goedgekeurd worden op 17 maart binnen deze raad om dan te laten af te werken en goed te keuren op de gemeenteraad van 24 april en dus ten laatste tegen 14 april binnen zijn. Wie werkt mee ? Paul, Lut, Etienne, Evy (onder voorbehoud), Renaat(onder voorbehoud). Patrick en Maria lezen op voorhand. Reeds bedenking rond titel gemeentelijk adviesraad voor cultuur : Om in het decreet te kunnen stappen moeten we ook aan de vorm voldoen. Eigenlijk moest dit vorig jaar al gebeurd zijn. Todo : lezen en herwerken van de statuten

Openingsuren op zondag:





Er wordt verteld dat het Cultuurhuis op zondag niet meer open zou zijn en verenigingen verwezen worden naar zaal Snoopy. Wat is hier van waar?  In de week van 13 januari is er een Raad van Bestuur geweest waar de problematiek van het openhouden op zondag is aangekaart. Personeel is duur, er zijn teveel overuren. Zondag telt dubbel en dat zorgt er voor dat door het opnemen van de uren de werking in de week een probleem wordt. Dit schept veel ongenoegen bij de werknemers. Op korte tijd zijn er veel activiteiten bijgekomen en geen personeel bijgekomen.Nu is er beslist om samen zitten met de verenigingen die op zondag het CCW gebruiken en daar een oplossing voor te zoeken. Men spreekt over een proefjaar.  Ook hier zijn weer vele vragen vanuit de cultuurraad : o Hier is weer geen advies gevraagd! o Hoe bij andere cultuurcentra? o Werken met bevoegdverklaarde vrijwilligers? Todo: Evy bekijkt de verschillende aspecten en rapporteert in een volgende vergadering. o Vraag om het ambachtenweekend te laten doorgaan in het Cultuurhuis. Zij kregen de mededeling dat ze op zondag hier niet terecht kunnen. Er is vanuit de gemeente een tegenvoorstel met gebruik van Snoopy geformuleerd, maar men verkoos daar niet op in te gaan. o Een cultuurhuis dat op zondag niet open is, is dat een cultuurhuis? Antwoord : Dit gebouw openstellen is een kost en dan moet je de middelen hebben. Even door een zure appel bijten. Zo een huis zou op alle momenten moeten kunnen opengesteld worden maar er is het beleid,het personeel, de verenigingen… Evaluatie nieuwjaarsreceptie? 6



 





18 februari e valuatie nieuwjaarsreceptie voor deelnemende verenigingen, uitnodiging volgt. Vrijetijdsgids, wat gebeurt er mee?  Er komt een werkgroep. Vergaderkalender Cultuurraad:  17 maart  19 mei  15 september  17 november Rondsturen verslagen en agenda:  Roland de letter (NVA) krijgt geen verslag en geen agenda : Inge kijkt na wat er mis loopt. Leden van de Cultuurraad update  Gemeentelijke senioren :Plaatsvervanger is Emma Hollants  Femma : effectief is Edith De Rocker, plaatsvervanger is Jacqueline De Laender  To do: Deze wijzigingen worden doorgegeven aan de gemeenteraad.

Verslag : Renaat De Witte

7