2014

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P009 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN 1.0

Halaman: 1/7 No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 30/05/2014

TUJUAN Prosedur ini menerangkan proses yang dijalankan terhadap semua bahan yang digunakan oleh pelanggan atau / dan bahan baru diproses untuk ditempatkan ke rak.

2.0

SKOP Meliputi semua bahan yang dikembalikan di kaunter perkhidmatan perpustakaan atau / dan ditinggalkan di ruang bacaan atau / dan bahan baru diproses. Prosedur ini juga meliputi aktiviti mengemas dan menyusun bahan di rak, serta merekod bahan rosak untuk dibaikpulih.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/PSAS/GP03/BR UPM/PGR/P003

4.0

Tajuk Dokumen GP Mengendali Bahan Rosak untuk Proses Baikpulih / Pelupusan Prosedur Kawalan Produk/Perkhidmatan yang Tak Akur

TERMINOLOGI/SINGKATAN BKK

: Bahagian Koleksi Khas

BS

: Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PKBS

GP

: Garis Panduan

KB

: Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan

PAP

: Pembantu Am Pejabat

PKBS

: Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak

PO

: Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

PP

: Pembantu Perpustakaan

PPF

: Pustakawan Penghubung Fakulti

PPKn

: Pembantu Perpustakaan Kanan

PPP

: Penolong Pegawai Perpustakaan

PPSK

: Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan

PPV

: Perpustakaan Perubatan Veterinar

PKSB

: Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P009 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN

5.0


TANGGUNGJAWAB KB bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat mengikuti langkahlangkah dalam prosedur ini.



6.0 Carta Alir Prosedur Penyelenggaraan Bahan

7.1

Mula

7.2 Pemantauan

Pemantauan/ Penyelenggaraan

Penyelenggaraan

Laksana tugas pemantauan dan isi borang laporan

7.12

Fail borang laporan

7.13

Terima bahan baru/ dikembalikan/kumpul bahan ditinggalkan

7.3

7.4 Keadaan bahan baik?

Tidak

Ya Susun bahan di rak / troli penyisihan

7.5

Hantar bahan ke rak 7.6 koleksi Kemas bahan yang sedia ada di rak koleksi

Keadaan bahan di rak baik?

7.7

7.8

7.11 Tidak

Ya Susun bahan dari rak /troli penyisihan ke rak koleksi

7.9

Lakukan bacaan rak 7.10 7.14 Tamat

Baik pulih/ Pelupusan



PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1

Mula.

7.2

Pemantauan atau Penyelenggaraan Bahan?

Tanggungjawab

PP/PPKn/PPP/ Pustakawan

7.2.1 Jika tugas pemantauan, ikut langkah 7.12. 7.2.2 Jika tugas penyelenggaraan, ikut langkah 7.3. 7.3

Terima Bahan Baru Diproses atau / dan Yang Dikembalikan Pelanggan atau / dan Kumpul Bahan yang Ditinggalkan / Digunakan oleh Pelanggan di Ruang Bacaan.

PP/PPKn

7.4

Semak Keadaan Bahan Sama Ada Baik atau Tidak

PP/PPKn

7.4.1 Jika rosak (yang perlu dibaiki atau dilupuskan), ikut langkah 7.11. 7.4.2 Jika bahan dalam keadaan baik, ikut langkah 7.5. 7.5

Susun Bahan di Rak / Troli Penyisihan.

PP/PPKn

7.6

Hantar Bahan Ke Rak Koleksi untuk Penyusunan.

PP/PPKn

7.7

Kemas dan Susun Bahan yang Sedia Ada di Rak Koleksi Mengikut Susunan Nombor Panggilan.

PP/PPKn

7.8

Semak Keadaan Bahan di Rak Koleksi, Sama Ada Baik atau Tidak

PP/PPKn/ Pustakawan

7.8.1 Jika rosak (yang perlu dibaiki atau dilupuskan), ikut langkah 7.11. 7.8.2 Jika bahan dalam keadaan baik, ikut langkah 7.9. 7.9

Susun Bahan dari Rak / Troli Penyisihan ke Rak Koleksi. Pastikan 95% bahan disusun dengan betul dan kemas. Susun semula 90% bahan yang dipulangkan pelanggan dalam tempoh 1 hari bekerja ke rak.

PP/PPKn



Tindakan

7.10

Lakukan Bacaan Rak. Terus ke Langkah 7.14.

Tanggungjawab

PP/PPKn/ Pustakawan

7.11

Asing dan Hantar Bahan ke Rak / Troli untuk Dibaikpulih atau Dilupuskan (Rujuk GP Mengendali Bahan Rosak untuk Proses Baikpulih / Pelupusan (OPR/PSAS/GP03/BR). Terus Ke Langkah 7.14.

PP/PPKn

7.12

Laksana Tugas Pemantauan dan Isi Borang Laporan yang Berkaitan:

PPKn/PPP/ Pustakawan/KB

- Borang Laporan Bacaan Rak (OPR/PSAS/BR03/LBR). - Borang Pemantauan Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BR03/PSB). 7.13

Failkan Borang Laporan yang Telah Lengkap Diisi. - Borang Laporan Bacaan Rak (OPR/PSAS/BR03/LBR) ke dalam Log Laporan Pemantauan Penyelenggaraan Bahan (OPR/PSAS/BL03/PPB). - Borang Pemantauan Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BR03/PSB) ke dalam Log Laporan Pemantauan Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BL03/PSB).

7.14

Tamat.

PAP/PPKn/PPP/ PP/PO/ Pustakawan

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P009 PROSEDUR PENYELENGGARAAN BAHAN 8.0 Bil 1.

No. Semakan: 03 No. Isu: 02 Tarikh: 30/05/2014

REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/PSAS/BS/8.3.48 UPM/PSAS/BKK/8.4.42 UPM/PSAS/PPSK/8.11.46 UPM/PSAS/PPV/8.10.48 UPM/PSAS/PKSB/8.12.48 UPM/PSAS/PKBS/8.14.46

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

KB

KB

PGR/BL05/LOG-LTB

Tempat dan Tempoh Simpanan BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS

Kuasa Melupus KB

5 Tahun

Pelupusan Bahan 2.

Halaman: 6/7

KB

KB

Log Tindakan Pembetulan - Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP)

BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS

KB

3 Tahun 3.

OPR/PSAS/BL03/PPB Log Laporan Pemantauan Penyelenggaraan Bahan - Borang Laporan Bacaan Rak (OPR/PSAS/BR03/LBR)

4.

OPR/PSAS/BL03/PSB Log Laporan Pemantauan Penyisihan Bahan - Borang Pemantauan Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BR03/PSB)

PP/PPP/ Pustakawan/ PPKn/KB




BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS 1 Tahun BS BKK PPSK PPV PKSB PKBS 1 Tahun

KB

KB



SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

Ketua Pustakawan

WP

03/01/2011

02

01

OPR(PSAS)2/2011

Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses

Ketua Pustakawan

WP

22/08/2011

02

02

OPR(PSAS)1/2012

Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012

Ketua Pustakawan

WP

30/01/2012

02

03

OPR(PSAS)2/2014

Mesyuarat Pengurusan PSAS Khas

Ketua Pustakawan

WP

30/05/2014

2014

Recommend Documents