2014

Optimalisatie VAC Brugge Informatiemoment - 06/06/2014

• Stavaza/planning • Stuur- en werkgroepenstructuur o o o o

Stuurgroep WG Facilities WG Informatiebeheer WG P&O (Personeel en Organisatieontwikkeling)

• Afspraken • Q&A

Stavaza/planning •

Eerste infosessie (12/02/2014)

• •

Indienen behoeftevalidatie IF (03-04/2014) Sessies van bilateraal overleg (04-06/2014)

•

Finaliseren/formaliseren intekeningen (06/07/2014)

•

3 deelprojecten: 1. Huisvesting Vlabel 2. Inhuizing ABB 3. Interne verhuis overige entiteiten Eigen werkplek

1. Huisvesting Vlabel • Uitbreiding ikv 6e staatshervorming • Deadline : 01/01/2015 • Beperkte impact van inhuizing op naastliggende entiteiten • Onnodige vertragingen vermijden door deelproject los te koppelen • Gedetailleerde planning wordt bilateraal opgenomen met Vlabel Eigen werkplek

2. Inhuizing ABB • ABB verhuist van Burg 4 naar het VAC • Gevalideerde ruimte werd vrijgemaakt door optimalisatie van 2e verdieping • Impact op overige verdiepingen is minimaal • Vooropgestelde termijn inhuizing ABB 01/07/2015 • Interne verhuis overige entiteiten 2e verdieping voorjaar 2015 • Gedetailleerde planning volgt Eigen werkplek

3. Interne verhuis overige entiteiten • Behoeftevalidatie en bilateraal overleg: archief speelt belangrijke rol bij optimalisatie • •

Inkrimping huidig dynamisch archief Verdwijnen van een aantal rolarchieven op de werkvloer

• Noodzaak en voldoende tijd begeleiding informatiebeheer • Vooropgestelde termijn interne verhuis najaar 2015 • Gedetailleerde planning volgt Eigen werkplek

Eigen werkplek




Stuurgroep • Doelgroep: hoogste leidinggevenden per entiteit • Scope: • •

terugkoppeling stavaza uit de verschillende werkgroepen Formele beslissingen

• Frequentie: +/- om de 8 weken of ifv voortgang projecten

• Voorzitter: •

Tom Delcourt ism siteverantwoordelijke

Eigen werkplek




Werkgroep Facilities • Doelgroep: •

facilitair verantwoordelijken per entiteit

• Scope: • • •

Gebouwgebonden materie & facilitaire dienstverlening Vragen en voortgang rond verschillende deelprojecten Mogelijke uitbreiding naar WG ICT & Technieken

• Frequentie: •

+/- om de 4 weken of ifv voortgang projecten

• Voorzitter: •

Tom Delcourt ism siteverantwoordelijke

Eigen werkplek




Optimalisatie VAC Brugge informatiebeheer 06/06/2014

inhoud • informatiebeheer en het belang ervan • link met HNW • aanpak • werkgroep

Moderne overheidsadministratie • veel taken veel informatieproductie • nood aan informatiedelen, samenwerken, digitaal werken • snel, efficiënt en klantgericht werken

Wat is informatiebeheer?

Meer info: http://www.bestuurszaken.be/procesgebonden-informatie

Belang informatiebeheer? • Waarom informatie bewaren? – ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) – ter voldoening aan regelgeving (compliancy) – ter verantwoording (accountability) – ter handhaving van rechten (vindication) – erfgoed

Belang informatiebeheer? • Waarom goed beheren?

– snel de correcte informatie terug vinden – efficiënt en klantgericht kunnen werken – openbaarheid van bestuur, archiefdecreet

Informatiebeheer en HNW Nood aan degelijk informatiebeheer Afhankelijk van werkomgeving? Link met HNW?

HNW Open kantoorruimte

Een definitie: Tijd- en plaatsonafhankelijk werken, waarbij gebruik wordt gemaakt van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie en samenwerking.

HNW: invloed op informatiebeheer

• altijd en overal aan de nodige informatie kunnen – (‘slim’) digitaliseren

• werkplekdelen geen opstapeling van ‘persoonlijke’ dossiers

HNW: invloed op informatiebeheer nood aan gemeenschappelijk klassement (papier + digitaal) nood aan gemeenschappelijk beheer

HNW is een katalysator om acties te ondernemen voor goed informatiebeheer

Basis informatiebeheer? Informatiehuishouding

Middelen

Verantwoordelijkheden

Procedures

Informatiebeleid 10 juni 2014

23

Basis informatiebeheer – Duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden • Wie draagt de verantwoordelijkheid voor elk aspect? Wie beheert het groepsklassement?

– Zorg voor de nodige middelen • Informatiebeheersplan (bewaartermijn en bestemming), selectielijsten, depotlijsten, … • Groepsklassement voor maximale informatiedeling

– Zorg voor de nodige procedures • Raadpleging en bruikleen • Beheer en selectie van het archief

Betrek steeds uw beleidsdomeinarchivaris: http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen

Optimalisatie VAC Brugge 1) optimaliseren ruimte = korte termijn = hoeveelheid analoog archief verkleinen

2) HNW = middellange termijn = meer digitaal mogelijk maken

Optimalisatie VAC Brugge Doelstellingen: 1) korte termijn papier op orde – onderscheid dynamisch, semi-statisch en statisch archief – schonen, vernietigen (op een wettige manier!!!) – overdragen naar het Depot te Vilvoorde

Optimalisatie VAC Brugge Doelstellingen:

2) lange termijn meer digitaal werken – gemeenschappelijk klassement – slimme digitalisering

Optimalisatie VAC Brugge Om dit te realiseren is er nood aan: • voldoende tijd en personeel - leden werkgroep die informatie doorspelen - iemand die coördineert - alle medewerkers die deelnemen aan opruimacties

• betrokkenheid en medewerking van de volledige afdeling

Aanpak • begeleiding beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen

• werkgroep informatiebeer – doel: • acties nodig in het kader van informatiebeheer coördineren • resultaten opvolgen • problemen escaleren naar stuurgroep • (operationeel) advies aan entiteiten • geen praatbarak

Aanpak – leden: • Coördinerende archiefdienst • beleidsdomeinarchivaris • vertegenwoordiger van elke entiteiten

– profiel vertegenwoordiger entiteit • • • • •

terugkoppelen naar management, collega’s goed weten wat er gebeurt op de werkvloer liefst al bezig met informatiebeheer algemeen voldoende inzicht in wat er moet gebeuren communicatief

Vragen?

Hulplijnen: algemeen • eerstelijnsadvies? – je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen

10 juni 2014

32

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement [email protected] www.bestuurszaken.be/yammernetwerkinformatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid

10 juni 2014

33

Copyright illustraties • Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ – Slide: 10, 15, 16, 18

• Digitalbevaring.dk is published under a Creative Commons Attribution 2.5 Denmark license – Attribution must be made to www.digitalbevaring.dk. • Slides: 16




Het Nieuwe Werken in VAC Brugge vrijdag 6 juni 2014

Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit

Tweedelijnsondersteuning: werkgroep personeel: [email protected]

Programma • Het nieuwe werken in de Vlaamse overheid • Het nieuwe werken in VAC Brugge

Het Nieuwe Werken/ Plaats- en tijdonafhankelijk werken bij de Vlaamse Overheid

Meer info over het nieuwe werken? http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken *Basisdocumenten Vlaamse overheid: • Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid (2013) • Rondzendbrief structureel telewerken 2006 vervangen door: • Omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken): vanaf 1 juni 2014. *Voorbereiding portfolio HNW: toolbox ptow voltooid zomer 2014

Kernaspecten van HNW: visienota http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken-hnw 1. Adequaat inspelen op globale tendensen in een veranderende maatschappij (context) 2. Dienstverlening centraal stellen en houden (opdracht en kernprocessen) 3. Wijzigende jobinhoud en werkvormen een plaats geven 4. De nodige middelen voorzien om binnen HNW-concept de publieke dienstverlening aan te bieden.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken (ptow) Omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) : ‘Anders werken’ = open kantooromgeving P (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) • ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. • Werken waar je wil P Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. • Werken wanneer je wil T Mits het maken van afspraken. • Niet (meer) prikken / afbouwen prikklok T Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken. •

Middelen om HNW tot een goed einde te brengen • Visienota en omzendbrief PTOW HNW impliceert aanpassingen in volgende domeinen: – ICT- en informatiebeheer – Fysieke werkomgeving optimalisatie werkvloer. Cfr. Facilitair bedrijf: Xavier Suykens.

– HR- en organisatiebeleid: resultaatgericht werken / leidinggeven; coachend leidinggeven vertrouwen, cultuurverandering

VAC Brugge: Waarom en hoe ptow implementeren? • PTOW vangt nadelen op van het werken in een open kantooromgeving = activiteitsgebonden werken • Af te stemmen met beleid van hoofdbestuur eigen entiteit of specifiek voor VAC Brugge • Starten met ptow, of betere toepassing Telewerken • Timing: indien nieuw, niet samenvallend met verhuis • Voor VAC Brugge: toe te passen: voorafgaand aan verhuis, tijdens verhuis ? • Traject op maat van elke entiteit. Afgerond tegen 2020.

PTOW / TW: Afsprakenkader - Cruciaal: afsprakenkader PTOW - Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders hoofdbestuur entiteit. Instrument: - afsprakenkaders ptow in voorbereiding. Juni 2014.

TO DO: Trajectplan opstellen (1) Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving.

Trajectplan opstellen (2) • Aanpak: Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven. Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days. • Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 VAC Antwerpen, Brugge, Gent …

• Instrument: Doelgroep

Acties

Voorjaar 2014

Zomer 2014

Najaar 2014

1ste helft 2014

Leidinggevenden

Verhuis

Medewerkers / alle personeelsleden

Verhuis

Beter Anders Werken Beter Anders Werken

Trajectplan (3) Checklist: principes HNW kantooromgeving: in te vullen

Instrument: principes HNW (2) PRINCIPES ANDERS WERKEN

Stand van zaken

Wordt toegepast Delen van werkplekken = minder werkplekken dan personeelsleden Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek enz. Clean desk toepassen = ’s avonds werkplek opruimen Groepsklassementen: papier = geen individuele klassementen digitaal = gebruik maken van gemeenschappelijke servers = digitaliseren Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken Afsprakenkader Anders Werken Telewerken Afsprakenkader Telewerken

Gedeeltelijk toegepast

Toelichting / Aandachtspunten Niet toegepast

Aanpak (informeren / sensibiliseren / bewaken toepassing…)

Opmerkingen

Trajectplan: voorbeeld Zomer 2014: 0. Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet ? wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject? 1. Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel ivm verhuis 1 (en 2) 2. Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis/voorbereiding; 3. invoering telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken. 4. Tweede algemene info met ppt aan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen) 5. Opkuis papieren (clean day) + digitaal archiveren per cel: coördinatie leidinggevenden cellen 6. Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat 7. Bezoek nieuwe locatie in Vac Hasselt: coördinatie leidinggevenden cellen 8. Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator. Najaar 2014: 1. Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden 2. Afsprakenkader voorbereiden: Afspraken maken met leidinggevenden / medewerkers adhv werkplekspel: begeleiding door coördinator 3. Praktische afspraken rond verhuis 1 (en 2): begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen 4. Info voor alle medewerkers rond afsprakenkader hnw

Leidinggevenden ondersteunen Aanpak: - Cruciaal: Leidinggevenden eigen rol: voorbeeldfunctie / begeleiden medewerkers. - Via aparte workshops voor leidinggevenden - Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag). Instrumenten: - Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar. - Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is mogelijk.

Principes HNW kantooromgeving toelichten Aanpak: - Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen: werkgroep, medewerkers en leidinggevenden. - via het Werkplekspel. - Toelichting op stuurgroep VAC Brugge - via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen. http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111

- …

Werkplekspel spelen (1) Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties. - Format: - vooraf: vragen selecteren - Introductie principes HNW - Werkplekspel spelen - Nabespreking - Opvolging in eigen teams Instrument: - 10 Nieuwe Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO. - Aanvragen: [email protected]

Voorbeelden: - Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491

Afsprakenkader maken • Aanpak: - Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader - Met input van leidinggevenden/medewerkers - Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie.

• Instrument: - Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113 Informeer ook bij buitendiensten in andere VAC’s - Werkplekspel als hulpmiddel.

Afsprakenkader principes AW Alle principes samen toepassen !!! Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. + Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen

Powerpoint Clean desk voor dummies beschikbaar. + Groepsklassementen o Papier = geen individuele klassementen o Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers » = digitaliseren + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

Vervolgtraject: Werkgroep personeel / HNW : • Algemeen -werkgroep personeel / HNW /AW: (2-) maandelijks : -startvergadering: nog te bepalen -rapportering in stuurgroep VAC Brugge: Profiel: impact op implementatie principes werken in open kantoor.

• Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: [email protected] Eventuele aanpak op maat: per mail.




Afspraken • Formaliseren intekeningsplannen • •

Siteverantwoordelijke Terugkoppeling naar hoofdbestuur

• Afvaardiging stuur- en werkgroepen per entiteit per mail door te geven aan siteverantwoordelijke voor 01/07/2014 (mail volgt) • Vlekkenplannen worden eerstdaags geplaatst op www.vlaanderen.be/vacbruggeoptimalisatie •

Gedetailleerde intekeningen van zodra geformaliseerd

Eigen werkplek




2014

Recommend Documents