Planning opstellen Dag van de projectleider 09/10/2014
Intro Eric Duton
Programmamanager / Projectleider Ervaring binnen Vlaamse overheid
Agenda • Soorten planningen • Plannen vanuit • Planningswijze • Resources • Deadlines • Resources en deadlines • Roadmap • Oefening
• Projectplan • Oefening • Werkhoeveelheden • Projectaanpak • Opvolging van de planning
Situering van de planning
Soorten planningen Wie
Doel
Roadmap
Stuurgroep, stakeholders, directie, organisatie brede presentaties
Verduidelijkt samenhang van projecten of deelprojecten bv. 4 jaar in kwartalen
Projectplan
Uw team, stuurgroep, projectleiders
Controle eigen project Verduidelijkt één project bv. 6 maanden in weken
‘To do’ lijst en weekplanning Uw teamleden
Verduidelijkt werk van uw team. Werk verdelen bv. enkele weken
Met wat plan je? • Tijd • Scope • Medewerkers en middelen
middelen
Project driehoek
kwaliteit
scope
tijd
Planningswijze Voorwaartse planning: Plan vanaf je startdatum, voeg taken toe om je einddatum te bepalen.
Retroplanning : Start met je einddatum en plan terug tot je de startdatum kent. Sandwich methode: Je krijgt een start- en einddatum. Vervolgens plaatst je taken en afhankelijkheden tot het binnen de projectijdspanne past. Het is zelden een goede methode, je maakt passende taken maar niet altijd realistische planningen.
Plannen vanuit resources Je vertrekt vanuit de vraag : Tegen welke datum ga ik met mijn projectmedewerkers, mijn team, het project kunnen opleveren.
Nood aan werklast bepalen.
Verschil mijlpaal en deadline Mijlpaal • Intern • Maak je zelf aan. Gebruik je in stuurgroep. Deadline • Extern (bvb. Een regelgeving gaat van start) • Kan je vanuit het project niet veranderen.
Deadline / mijlpaal ? • Einde behoefteanalyse • Start nieuwe wetgeving • Einde productondersteuning van een groot bedrijf • Presentatie communicatieplan
Plannen vanuit deadline(s) Je hebt opleverdatum voor je project ontvangen. Je vertrekt vanuit de vraag : Hoe schakel ik mijn medewerkers (of andere middelen) om tegen de datum/deadline het project op te leveren?
Kan bv. resulteren in 3 VTE nodig te hebben en 4 VTE ter beschikking hebben.
.
Vanuit beide ? In werkelijkheid heb je deadlines en beperkte middelen.
Overschot aan resources: • Voor deadline beëindigd • Resources op andere projecten • Ruimte voor inplannen bijkomende projecten • Ruimte voor scope uitbreidingen • Reserve inplannen Te weining resources: • Verplaatsen deadline • Descope • Projecten uitstellen • Meer resources Wat is het risico ? • Sandwich planning: “doen” uitkomen van je planning
Oefening 1: detail planning naar roadmap “Teaching sucks, what we ultimately need is good learning”
Roadmap 4 jaar 2016
2015 Q1
Q2
Strategie en sponsors
Q3
Q4
Q1
Q2
2018
2017 Q3
Q4
S1
S2
Governance en doelstellingen
Technische basis implementatie
Technische migraties Docu, SH2007/2010 naar neuwe Alf nfracstuctuur
Piloot toepassing
Boekhouding
CRM
Toepasing 1
Toepassing 2
Portaal
Change management
IT
Business
Business en IT
Toepasing 3
S1
S2
Projectplan opstellen Laat je helpen door • Je teamleden • Domeinexperten • Stakeholders
Wiel niet heruitvinden • Gebruik templates • Bestaande projectplannen in je organisatie Analyse paralyse • Niet te diep in detail gaan. Juiste balans vinden voor team en stakeholders
Projectplan leeft ! Opstart: roadmap / aanzet tot projectplan Planning: project plan Verder verloop van project • Verder in detail gaan • Aanpassen planning nieuwe inzichten Niet alles verloopt zoals gewenst : (sub)projectplan B voorzien indien bepalen zaken niet lukken (parallel traject ) • Vb: Wegvallen resources
De projectleider moet zijn plan actualiseren om de projectdynamiek te weerspiegelen.
Projectmedewerkers inplannen Aantal dagen per jaar / kwartaal / maand VTE: • Jaar: 200 dagen • Kwartaal: 50 dagen • Maand: 17 dagen
Hou rekening met • Deeltijdse medewerkers of bijkomend verlof : bv. 0,8 VTE
Elke medewerker is uniek Ene persoon is de andere niet Stel lijst op van • Competenties • Beschikbaarheden • Werksnelheid/Werkkwaliteit • Nood aan opvolging, zelfstandig werken, initaitiefneming
1 VTE ≠ 1 VTE
Oefening 2 Inzetten van een team • • • •
2 voltijdse medewerkers 1 nieuwe medewerker : schoolverlater Medewerker met andere taken (preventieadviseur) 2 Medewerkers die van een andere dienst komen maar nog geen vervanging in vorige dienst. • 2 deeltijdse (4/5) met 70% andere taken voor andere dienst
Hoeveel VTE ? (het eerst jaar) • In best geval • In slechtste geval
Oefening 2: mogelijke oplossing • • • •
2 voltijdse 1 nieuwe medewerker : schoolverlater Medewerker met andere taken (preventieadviseur) 2 Medewerkers die van andere dienst komen maar nog geen vervanging in vorige dienst. • 2 deeltijdse (4/5) met 70% andere taken voor andere dienst Beste geval : = 6,03 -> x 200 = 1200 dagen • 2 • 0,75 (inwerktijd) : 0,75 projecttijd , 0,25 leertijd (=zekerheid) • 0,8 • 2 • 0,24 + 0,24 = 0,48 Slechtste geval : =4,5 -> x 200 = 900 dagen • 2 • 0,75 (inwerktijd) : 0,75 projecttijd , 0,25 leertijd • 0,75 • 0,5+ 0,5 • 0
Werkhoeveelheid bepalen Met PDS de WBS opstellen • Gebruik experten Hou rekening met onzekerheden Kijk verder dan implementatie • Testen, change management, ondersteuning gebruikers, ondersteuning systemen, allerlei overhead,… . Snel 1-2 VTE bovenop. • Taken die uitgesmeerd worden en na project verder lopen. Misschien geen deel van het project maar operationeel nodig. Maak het verschil tussen inzetbaar en werkhoeveelheid! Uitgewerkt voorbeeld van oefening 2: Inzetbaarheid: 900 en 1200 dagen Werkhoeveelheid: 1150 dagen • WBS: 750 dagen • Ondersteuning: 400 dagen (2VTE)
Plan uw planning Deel van je projectaanpak : • Stuurgroep: bv maandelijks • Projectgroep: bv. 2 wekelijks • Teamoverleg: bv wekelijks op maandag
Maak afspraken met je projectteam
Denk er ook aan om in je projectaanpak vast te leggen hoe je met projecttoevoegingen of -aanpassingen omgaat
Recurrente opvolging Elke maandag
Nu Verleden
Toekomst
Projectplan Q4 2014
Q1-Q4 2015
M
To Do lijst Status update
Volgende dagen /weken
Xl
Week Planning Vorige week Wie - Werktijd
Volgende week Wie – tijdsinschattingen
Xl
Projectmedewerkers Quick support PL Eindgebruikers
Support Registeer Tijd/Wie
Dringend en belangrijk
Plan asap Mail/Bel PL
Dringend niet belangrijk Belangrijk niet dringend
Crisis
Te plannen op maandag
Neem nodige acties Mail/Bel PL Escaleer
Wat waren de belangrijke punten ? Pas uw detailniveau aan • Doelpubliek • KT/MT/LT Ga niet te snel te diep in detail De projectleider moet zijn plan actualiseren om de projectdynamiek te weerspiegelen .
Projecten realiseer je met mensen, niet enkel met projectplanning.
Zacht met mensen, hard met deadlines
