2014

Releasenotes CGA / IBS / MM+ 4.5 13/08/2014 Laatst bijgewerkt op: 08/08/2014

Release Notes IBS - CGA – MM+ 4.5 13-08-2014

Belangrijke / grote veranderingen: .............................................................. 4 1. Inleiding ................................................................................................ 5 Inzet zoekbalk uitgebreid ............................................................................... 5 2. Stamgegevens........................................................................................ 6 Nieuw....................................................................................................................... 6

Extra cliënt kenmerken .................................................................................. 6 Clientgegevens via de interface ........................................................................ 7 Partner- en Kind gegevens .............................................................................. 7 Telefoonnummer vergroot .............................................................................. 9 Distributielijst; gewijzigde opzet ...................................................................... 9 Formattering Postcode ................................................................................. 10 Mobiel versus Vast Telefoonnummer ................................................................ 10 Extra selectie op product op overzicht Banksali .................................................. 10

Onderhoud .............................................................................................................. 11

3.

Performance n.a.v. zoek op postcode .............................................................. 11 Product i.p.v. Lid Ja/Nee ............................................................................. 11 Brieven ................................................................................................ 12

Nieuw..................................................................................................................... 12

Brieven vanuit bezittingen ............................................................................ 12

Onderhoud .............................................................................................................. 12

4.

Invulvelden uitgebreid ................................................................................. 12 Workflow & Digitaal Dossier ................................................................ 13

Nieuw..................................................................................................................... 13

Cliënt Profiel toevoegen aan cliënt (ca.pcltprf) .................................................. Het nieuwe zoeken & archiveren .................................................................... Taken overzicht - vernieuwd ......................................................................... Samenvatting wijzigingen: ............................................................................ Wijzigingen: .............................................................................................

13 13 14 14 15

Onderhoud .............................................................................................................. 16

5.

Dossier item; status .................................................................................... 16 Alerts ...................................................................................................... 17 Opdrachten Administratie .................................................................... 17

Nieuw..................................................................................................................... 18

Relatiebestand wordt belangrijker .................................................................. Onderhoud relaties: .................................................................................... Onderhoud blacklist .................................................................................... Registratie opdrachten: ............................................................................... Onderscheid contactpersonen  algemene relaties ............................................. Zoeken in adresboek bij opdrachtadministratie: ................................................. Fiatteren opdrachten .................................................................................. Omschrijving (eigen) bankrekening ..................................................................

18 18 19 19 19 20 20 21

Onderhoud .............................................................................................................. 21

Boek betaalregels - uitvoerdatum ................................................................... 21

2


6.

Schulden .............................................................................................. 23 Nieuw..................................................................................................................... 23

Nieuwe opzet schulden administratie ............................................................... 23 Behandel schuld ......................................................................................... 23 Extra velden op schuld: ................................................................................ 24 Overzicht schulden per eigenaar ..................................................................... 24 Vrijheid t.a.v. keuze grootboekrekening ........................................................... 24 Rente en kwijtschelding mutaties ................................................................... 25 Direct aflossing aanmaken ............................................................................ 25 Aflossingsvoorstel ....................................................................................... 26 Overzetten naar WSNP ................................................................................. 26 Bezittingen en vorderingen ........................................................................... 27 Rapportage ............................................................................................... 27 Brievenmodule .......................................................................................... 27 Telebankieren / Sepa .......................................................................... 28

7.

Nieuw..................................................................................................................... 28

Import Prepaiddebitcard/medewerkers ............................................................ 28

Onderhoud .............................................................................................................. 28

Inlezen – tegenrekening niet gevonden ............................................................. 28 Onderhoud Prepaiddebitcard ......................................................................... 28 Historische BOW ruis ................................................................................... 28 Aanpak BOW ruis: ....................................................................................... 29 Swift - ABNAMRO ........................................................................................ 29 Swift – ING Lege regel .................................................................................. 29 Rapportage .......................................................................................... 30

8.

Nieuw..................................................................................................................... 30

Boedelbeschrijving en Rekening en Verantwoording ............................................. Tijdselement / datum selectie: ...................................................................... Bepaling begin- Eindstand schulden: ................................................................ Overzicht Schulden en Bezittingen .................................................................. Uitgebreide cliëntkaart ................................................................................

30 30 30 31 31

Onderhoud .............................................................................................................. 31

Gewijzigde opzet Inkomsten  Uitgaven overzicht. ............................................. 31 Cliënt overzichten uniformeren ...................................................................... 31 Begroting............................................................................................. 33

9.

Nieuw..................................................................................................................... 33

10.

Status begroting snel wijzigen ....................................................................... 33 Grootboek ......................................................................................... 34

Nieuw..................................................................................................................... 34

Nieuwe opzet Wijzig journaalpostregels ........................................................... 34 11. Nieuwe modules................................................................................ 36

Doc-In .................................................................................................................... 36 Output Management ................................................................................................ 37 Inkomensbeheer ...................................................................................................... 38

1. Schulden administratie ............................................................................. 38 2. Bezittingen & Vorderingen ......................................................................... 38 3. Rapportage: .......................................................................................... 38 4. Signalering & Controle: ............................................................................. 38 5. Handige opties: ...................................................................................... 38 12. Techniek, platform ............................................................................ 39

Nieuw..................................................................................................................... 39

Import cliënt stamgegevens - init.................................................................... 39 Import opdrachten ...................................................................................... 39

3


Belangrijke / grote veranderingen: -

Aanvullingen Schulden module Bezittingen en Vorderingen Partner- en Kind gegevens Tijdregistratie Inzet en Autorisatie relaties, Blacklist, adresboek Zoekbalk Digitaal Dossier; het nieuwe zoeken Boedelbeschrijving en Rekening en Verantwoording Profiel t.b.v. versneld taken aanmaken Nieuwe Module DOC-IN Nieuwe Module Output Management

4


1. Inleiding Inzet zoekbalk uitgebreid Nog niet zolang geleden is een zoekbalk toegevoegd aan de behandel cliënt functie. Deze manier van zoeken sluit beter aan bij de manier van zoeken op internet (google). De gebruiker kan op basis van een cliëntkenmerk een zoek starten, de lijst van gefilterde cliënten wordt korter op het moment er meer tekens worden ingetikt. Naast eigen cliëntkenmerken worden ook naam, BSN van de partner meegenomen in de zoekopdracht. Deze manier van zoeken wordt erg gewaardeerd door gebruikers, vandaar dat we deze prettige manier van zoeken in bijna alle onderhoudsfuncties hebben opgenomen. De werkwijze dat NA elke toets aanslag de query/selectie wordt ververst wordt als prettig ervaren maar is wel belastend voor het systeem, vandaar een praktische aanpak: - Selectie wordt vertraagd toegepast: 1 seconde na de laatste toetsaanslag wordt de query opnieuw geopend. ( scherm wordt rustiger) - Selectie direct bij ENTER of LEAVE (bijvoorbeeld met TAB) van het zoekwoord. Voorbeelden:

5


2. Stamgegevens Nieuw Extra cliënt kenmerken Vanuit de denktank zijn een aantal nieuwe velden aan het cliëntstamgegevens scherm toegevoegd. Taakhouder, Traject, VTLB bedrag, Gescheiden, Nationaliteit, Voornamen, Woonsituatie. Tevens worden een aantal velden van de partner getoond en het aantal kinderen

6


Clientgegevens via de interface Een aantal nieuwe velden op Cliënt kunnen nu ook via de interface worden aangeleverd. Nieuwe controles (Sommige gelden alleen voor Cliënten): - Taakhouder komt niet voor - Woonsituatie is ongeldig - Traject is ongeldig - Nationaliteit komt niet voor - Periode vanaf begroting is ongeldig - Status begroting komt niet voor Partner- en Kind gegevens De Partner en kinderen zijn verhuisd van het contacten naar een “eigen” onderhoudsfunctie (stamgegevens cliënt  , ), hierdoor is het mogelijk geworden om alle relevante kenmerken van een Partner en/of kind te registreren. De nieuwe Cliënt, Partner en kind gegevens worden ook op de uitgebreide cliëntkaart afgedrukt.

De gebruiker kan bij Behandel Cliënt, in de zoekbalk, op basis van een partner / kind ken kenmerk een zoek starten. Denk hierbij aan de naam, roepnaam, BSN, etc.. Tijdregistratie Dit is een nieuw onderdeel binnen de WorkFlow module. Bepaalde taken/werkzaamheden die de bewindvoerder uitvoert kunnen doorbelast worden, de kantonrechter kan een tijdregistratie als onderbouwing vragen. Voor dit doel, maar wellicht ook voor het voeren van de eigen administratie en planning, kan de nieuwe tijdregistratie functie ingezet worden. Naast de door te belasten activiteiten kan je “eigen” activiteiten opvoeren in de activiteiten tabel. Op het moment dat je een cliënt geselecteerd hebt kan je via de knop tijdregistratie (klokje), op activiteit, medewerker en cliënt de bestede tijd aangeven plus een toelichting op de verrichte werkzaamheden.

7


Je kan ook los van de knop tijdregistratie dossier

, tijd registreren/raadplegen in het digitaal

Door het LOVCK (Landelijk Overleg Vakinhoud Civiel en Kanton) is een lijst met standaard te gebruiken activiteiten vastgesteld. 1. Aangifte IB in Box 2 en 3 2. Aangifte IB voor meerdere jaren 3. Aangifte wegens inbraak of mishandeling 4. Bewind bij ondernemingsactiviteiten 5. Hulp bij nalatenschap 6. Bezoek Kantonrechter frequent/grote afstand 7. Meegaan WSNP zitting 8. Meegaan UWV/GAK/Gemeente 9. Ontruiming van de woning 10. Stabiliseren van zeer problematische schuldsituaties in het voortraject 11. Verkoop van onroerend goed of aandelen 12. Intake 13. Eind R & V 14. Regelen verhuizing

8


De voor u belangrijke activiteiten kunt u zelf vastleggen via de activiteiten tabel:

De tijdregistratie kan op het scherm geraadpleegd worden of via een rapport afgedrukt worden.

Telefoonnummer vergroot Het veld telefoonnummer is aangepast, zodat het telefoonnummer op een mooie manier ingevoerd kan worden bij cliënten en relaties: Bijvoorbeeld: +31 (0) 88 88 21 000 in plaats van 08821000. Hetzelfde geldt natuurlijk voor faxnummers etc. Distributielijst; gewijzigde opzet Distibutielijst anders opgezet zodat meer contacten en eventueel ook meer functies in beeld gebracht kunnen worden.

9


Formattering Postcode Formattering van de postcode is aangepast, zodat dit bij het maken van brieven, etc. niet meer voor ruiis kan zorgen. Als je nu een postcode aan elkaar typt dan wordt er netjes een viercijferig + 2 letters postcode van gemaakt. Mobiel versus Vast Telefoonnummer Het komt steeds vaker voor dat een cliënt of relatie alleen een mobiel nummer heeft. Dit heeft nu tot gevolg dat op de meeste overzichten geen telefoonnummer wordt afgedrukt omdat alleen het vaste nummer wordt afgedrukt. Dit is opgelost door op diverse plekken het 'Mobiele nummer' te vervangen door een 'Tweede Telefoonnummer'. Daarmee zijn de twee telefoonnummers gelijkwaardig geworden. Als 1 van de 2 wordt ingevuld, zal deze nu altijd in het eerste telefoonnummer worden gezet.

Extra selectie op product op overzicht Banksali Selectie op product is toegevoegd voor functie Overzicht Banksaldi datum

10


Onderhoud Performance n.a.v. zoek op postcode De Postcode Webservice werd iets te vaak aangeroepen. Niet alleen na het ingeven van een postcode, maar ook bij bladeren door de records. Dit is nu aangepast, performance is beter in o.a. de volgende functies: - Onderhoud Contact - Onderhoud Relatie Product i.p.v. Lid Ja/Nee Op de stamgegevens cliënt kun je met een Ja/Nee veld aangeven of die cliënt lid is van de beheerstichting, dit onderscheid is vooral van belang bij zorginstellingen waarbij het beheer van cliëntgelden door een aparte stichting wordt gedaan. Je kunt in vele rapporten selecteren op lid ja/nee en bepaalde functionaliteit was ook afhankelijk van dit kenmerk. Omdat er ook vele klanten zijn dit het onderscheid in wel of geen lid niet kennen hebben we de toepassing van het kenmerk verruimt, waarbij de bestaande werking gehandhaafd blijft, label van het veld is gewijzigd in Product. Met het product kun je de cliënten onderverdelen naar zelf te bepalen kenmerken, bijv. welke dienstverlening is van toepassing. De product tabel is zelf te onderhouden:

Aansturing m.b.v. Beheerrekening i.p.v. veld Lid Ja/Nee; onderstaande functies werden aangestuurd op lid ja/nee, nu is dat vervangen door beheerrekening aanwezig of niet. Ook de waarschuwing 'cliënt is geen lid' bij aanmaken opdracht is nu afhankelijk van beheerrekening aanwezig of niet. ca.pcltbook ca.rincoin ca.rmembto ca.rmutain fg.exml

Boeken periodieke kosten Cliënten per verzekering Saldi per rekening lid / geen lid Verloop cliëntgelden Export Cliënten tbv Webkbb

11


3. Brieven Nieuw Brieven vanuit bezittingen Nu de mogelijkheid bestaat naast schulden ook bezittingen vast te leggen bij een cliënt (t.b.v. de boedelbeschrijving) kunnen ervanuit de functie Onderhoud Bezittingen ook brieven gegeneerd worden.

Onderhoud Invulvelden uitgebreid Er zijn verschillende invulvelden toegevoegd, zodat bij het maken van brieven nog meer variabalen opgehaald kunnen worden. O.a. de nieuwe velden op de cliëntkaart, zoals traject, voornamen, woonsituatie, etc. zijn toegevoegd. Ook zijn velden m.b.t. de partner, kinderen, schulden en bezittingen beschikbaar.

12


4. Workflow & Digitaal Dossier Nieuw Cliënt Profiel toevoegen aan cliënt (ca.pcltprf) Gebruikers van de WorkFlow module kennen het fenomeen ‘de voorbeeldcliënt’. Hiermee kan men bepaalde, veelvoorkomende taken, opdrachten én contactpersonen aangeven in een template/sjabloon. Bij het aanmaken van een cliënt in intake kan dit sjabloon aan de cliënt gekoppeld worden. Voordeel hiervan is dat repeterende zaken, die bij veel cliënten vaak hetzelfde zijn, direct gekoppeld worden en niet steeds handmatig ingevoerd hoeven te worden. Deze functie kon alleen gebruikt worden bij cliënten die in de intake-fase zaten. Nu is het ook mogelijk om bij actieve cliënten ‘alsnog’ een template/sjabloon te koppelen middels de knop 

Vervolgens kan men uit 1 of meerdere templates/sjablonen

een keuze maken. M.b.v. de knoppen en kan men eerst even een preview krijgen en vervolgens, na goedkeuring, de template toepassen. Het nieuwe zoeken & archiveren Vaak zien we dat bij het moderniseren/digitaliseren van processen oude vertrouwde elementen uit die papieren wereld meekomen. De stoommachine kwam i.p.v. het paard maar het proces bleef grotendeels gelijk. In het scan proces zien we ook dat mensen graag hun oude vertrouwde structuren terugzien, een dossier met daarbinnen submappen.

 Dit heeft tot gevolg dat je beperkingen van de papieren wereld kopieert naar de digitale wereld. Die digitale wereld kan véél flexibeler omgaan met wijzigingen en dynamische archivering. Het komt er op neer dat je een document voorziet van een aantal kenmerken waardoor jezelf maar ook je collega’s het document later eenvoudig en snel terug kunnen vinden. Voorbeeld: In welke submap stop je een ontvangen brief m.b.t. een belastingschuld, in de map schulden?, in de map belastingdienst of de map Brieven? Vaak hangt de keuze ook nog af van de persoon die het document archiveert. In de nieuwe opzet van het digitaal dossier hebben we de vaste structuur met submappen/rubrieken overboord gegooid, er resteren een paar vaste mappen voor SYSTEEM items. Voor de eigen Dossier Items kun je een onbeperkt(!) aantal kenmerken als rubriek toekennen. Het grote voordeel is hierbij dat je een document (dossier item) op meerdere manieren kunt zoeken. De vergelijking met internet kan ook gemaakt worden, een startpagina geeft voor veel mensen een mooi platform om verder het internet op te gaan (vaste structuur) toch zie je dat steeds meer mensen overgaan naar de vrije zoek m.b.v. een zoekmachine (google).

13


Het toekennen van kenmerken is dus belangrijk, advies is om dit ook binnen de organisatie afspraken over te maken, de zoekwoorden tabel van CGS/IBS biedt hier een mooi handvat zodat er op snelle (automatisch) en uniforme wijze de inkomende documentenstroom geclassificeerd kan worden (voorzien van zoekkenmerken) Taken overzicht - vernieuwd Aanpassing overzicht digitaal dossier n.a.v. wijzigingen in de WorkFlow module. Er zijn diverse overzichten m.b.t. Memo (teksten) ut.rmemo2 is ooit specifiek gebouwd voor het Digitaal Dossier en dan met name voor IBS en CGS klanten. Het Digitaal Dossier is inmiddels uitgegroeid tot een verzameling van; Memo's, Acties, Gespreknotities, Tijdregistratie, Verzonden brieven, Gescande post/contracten, Gescande facturen, etc.. De gebruiker zal vooral behoefte hebben om te zien of er openstaande taken/acties open staan voor zichzelf en/of collega(’s) Samenvatting wijzigingen:      



DCD Rubriek t.b.v. zelf te maken onderverdeling (submappen) is vervallen, nu alleen nog: Soort (systeem kenmerk) Omschrijving (t.b.v. zoekwoorden) Activiteit (t.b.v. onderverdeling taken) Naast de Taakhouder wordt nu ook de schrijver/gebruiker die de taak heeft ingevoerd vastgelegd. Status van een taak is vervallen, indien er een taakhouder is ingevuld betekent dat dit automatisch een OPEN taak is. Het is nu mogelijk om de logging m.b.t. een taak te volgen, of de taak nog open is (taakhouder is ingevuld) Er wordt een ‘workflow’ opgebouwd met bijbehorende historie. Voorheen bestond alleen een open of gesloten taak, nu kan er een taak geopend worden en daar kan steeds een ‘vervolg’ op geschreven worden. Schrijver van een taak wordt vastgelegd. Voorheen werd er alleen een taakhouder aangewezen. De schrijver van de laatste ‘regel’ mag de tekst nog wijzigen, de taakhouder kan alleen een vervolg schrijven!

14


Voorbeeld OPEN Taak: Geval Nummer 11022 540021 11022 540212

Schrijver Arie Ton

Taakhouder Ton Thijs

Einddatum 15/05/2014 31/05/2014

Omschrijving Belastingdienst bellen Belastingdienst bellen

Taakhouder Thijs heeft een taak met einddatum 31/05/2014 M.a.w. OPEN taak = de laatste ‘regel’ binnen een geval met een taakhouder. Voorbeeld GESLOTEN/Historische Taak: Geval 11022 11022 11022

Nummer 540021 540212 540278

Schrijver Arie Ton Thijs

Taakhouder Ton Thijs

Einddatum 15/05/2014 31/05/2014

Omschrijving belastingdienst bellen belastingdienst bellen gedaan, alles OK

Taakhouder Ton heeft een historische taak met einddatum 15/05/2014 Taakhouder Thijs heeft een historische taak met einddatum 31/05/2014 M.a.w. Historische taak = alle regels binnen een geval met een taakhouder behalve de laatste. Voorbeeld van GEEN Taak: Geval Nummer 11022 540212

Schrijver Ton

Taakhouder

Einddatum

Omschrijving Belastingdienst bellen

Wijzigingen: 1. Kolom indeling  Label “Taakdatum” wordt Einddatum  Kolom Soort vervalt  Kolom Bijlage vervalt  Kolom Rubriek is vervangen door Activiteit (omschrijving)  Kolom Status is vervangen door “Door” = (de gebruiker code) 2. Selectie  Selectie op soort is vervangen door activiteit  Sortering op Door (schrijver/gebruiker) is toegevoegd, kolom door wordt Taakhouder  Extra selectie / vinkje  historische taken, ook de taken, die NIET de laatste regel van een geval zijn, tonen.  Van – t/m Bedrijf selectie is toegevoegd

15


Onderhoud Koppelen documenten I.c.m. de module DOC-In kunnen documenten volautomatisch herkend en gekoppeld worden aan entiteiten (cliënten / crediteuren, etc.). Deze documenten komen niet meer in ‘koppelen documenten’ van de scanmedewerker. Deze documenten komen direct beschikbaar in de takenlijst van de taakhouder. Dankzij deze mooie ontwikkeling is deze functie anders opgezet zodat de scanmedewerker op een snelle manier de nog niet herkende documenten kan wegwerken. Belangrijke verschillen t.o.v. de vorige situatie: - Kolom met de kleur (koppelstatus) is verdwenen. Een document is wel/ niet gekoppeld. - Indien een document is gekoppeld aan een entiteit (cliënt), alle velden zijn ingevuld, dan verdwijnt het document direct uit de werkvoorraad “te koppelen documenten”. Het document is vervolgens direct beschikbaar in het dossier van de entiteit. - Indien er bij de entiteit een taakhouder is ingevuld, zal het systeem automatisch de taakhouder aansturen. M.a.w. als het document gekoppeld is staat het document in de werkvoorraad van de betreffende taakhouder. De vraag: ‘wilt u de groene records definitief verwerken?’ is hierdoor overbodig geworden. Koppelen documenten per tabel I.c.m. de module DOC-In kunnen documenten volautomatisch herkend en gekoppeld worden aan entiteiten (cliënten / crediteuren, etc.). Deze documenten komen niet meer in ‘koppelen documenten per tabel’. Deze documenten komen direct beschikbaar in de takenlijst van de taakhouder. Dankzij deze mooie ontwikkeling is deze functie anders opgezet zodat de scanmedewerker op een snelle manier de nog niet herkende documenten kan wegwerken. Belangrijke verschillen t.o.v. de vorige situatie: - Vooraf is zichtbaar hoeveel documenten per medewerker per tabel nog gekoppeld moeten worden. - Kolom met de kleur (koppelstatus) is verdwenen. Een document is wel/ niet gekoppeld. - Indien een document is gekoppeld aan een entiteit (cliënt), alle velden zijn ingevuld, dan verdwijnt het document direct uit de werkvoorraad “te koppelen documenten”. Het document is vervolgens direct beschikbaar in het dossier van de entiteit. - Indien er bij de entiteit een taakhouder is ingevuld, zal het systeem automatisch de taakhouder aansturen. M.a.w. als het document gekoppeld is staat het document in de werkvoorraad van de betreffende taakhouder. De vraag: ‘wilt u de groene records definitief verwerken?’ is hierdoor overbodig geworden. Dossier item; status De 'Status' op het dossier item (Informatie, Historisch, Open of Afgehandeld) is vervallen. Er blijven 2 soorten over: Met of zonder taakhouder. Als er een taakhouder is ingevuld, is het een (open) taak.

16


Alerts Op een aantal plekken in de applicatie wordt een signaal (uitroepreken of verkeersbord) gegeven indien er iets niet conform plan gaat. Zo wordt er ook aangegeven dat er documenten in het digitaal dossier aanwezig zijn zodat je dat direct op het 1e regel scherm al ziet. er is een taak er is een minimaal 1 taak waarvan de einddatum verstreken is er zijn documenten/taken (afgehandeld) Afhandeling mijn taken Door de nieuwe opzet tijdregistratie, historie op taken en door de manier van verwerken van de inkomende documenten is de functie Mijn Taken op een aantal plekken aangepast. Belangrijke verschillen t.o.v. de vorige situatie: - Nieuwe knop afmelden taak Via deze knop kan een taak worden afgemeld. Er komt geen volgende taakhouder en de einddatum wordt leeggemaakt. In het vervolgescherm moet de gebruiker een opmerking meegeven. Deze opmerking zal toegevoegd worden aan de logging bij de taak. Optioneel bestaat de mogelijkheid om dezelfde vraag niet meer te stellen. Indien de gebruiker hiervoor kiest zal het systeem bij het afmelden van de andere taken de opmerking automatisch overnemen op de logging bij de andere taken. - Aangepaste knop details Via deze knop prikt de gebruiker door naar het detailscherm bij de taak. In het detailscherm is de omschrijving, historie, logging en tekst te zien. Hier kan ook een vervolgtaak gemaakt worden.

Het detailscherm zal worden geopend met een filter op de taken van de gebruiker voor de betreffende cliënt. Door in de treeview de filters aan te passen kan geschakeld / gezocht worden naar andere taken en/of documenten.

17


5. Opdrachten Administratie Nieuw Relatiebestand wordt belangrijker Het betalen voor cliënten dient een proces te zijn waarbij de autorisatie op een goede wijze is geregeld. Indien bij een betaalopdracht een, nog niet eerder gebruikte bankrekening, is ingevuld, wordt dit bij het fiatteren duidelijk aangegeven. (rood) Vanuit de Denktank zijn ideeën aangekaart waarmee de rol van het relatiebestand vergroot kan worden. Er is gekozen voor een opzet waarbij de klant zelf kan kiezen in hoeverre u hierin mee wil gaan. Onderhoud relaties: Met deze functie kunnen de relaties worden onderhouden, die als contactpersoon aan de diverse cliënten / opdrachten, etc. gekoppeld kunnen worden. Hier zijn een aantal verbeteringen in doorgevoerd.  Bij invullen bankrekening dient naam en plaats ook ingevuld te worden  (relatie)Nummer wordt altijd automatisch toegekend, niet meer mogelijk om zelf structuur aan te brengen zoals VERZ01, VERZ02 etc. (is ook niet meer nodig met de komst van de zoekbalk) Bestaande structuren (zoals genoemd) worden opnieuw genummerd. De structuur die zelf bedacht is, is na de update verdwenen!  Wijzigen bankrekening; na het wijzigen van een bankrekeningnummer op de relatie wordt bij opdrachten met dit oude bankrekeningnummer wordt direct het nieuwe bankrekeningnummer overgenomen, de wijziging wordt ook doorgevoerd bij andere Relaties met dit bankrekeningnummer. Er wordt GEEN MELDING gegeven hoeveel opdrachten er gewijzigd gaan worden!  Het oude bankrekening nummer wordt automatisch op de blacklist geplaatst, achtergrond; voorkomen dat nog betaald wordt aan het oude bankrekeningnummer.  Verwijderen bankrekening; Door het bankrekeningnummer bij een relatie weg te halen (veld wordt leeg) kun je betalen aan dit bankrekeningnummer blokkeren. o Opdrachten met dit bankrekeningnummer worden stopgezet/vervallen o De wijziging wordt ook doorgevoerd bij andere Relaties met dit bankrekeningnummer.

18


Onderhoud blacklist Zoals hiervoor bij onderhoud relatie is beschreven wordt de blacklist deels automatisch gevuld, je kan ook los van het relatie bestand bankrekeningen blokkeren, er is bijvoorbeeld geen relatie maar je wil toch, het zaken doen met een bepaalde leverancier, blokkeren.

Indien een bankrekening op de blacklist wordt gezet worden opdrachten met dit bankrekeningnummer stopgezet/vervallen, indien er (toch) een relatie gevonden wordt met dit bankrekeningnummer wordt het bankrekeningnummer bij die Relatie leeg gemaakt. Je kan m.b.v. een Digitaal Dossier item (memotekst) de reden van blokkering aangeven. Registeren van nieuwe opdrachten met dit bankrekeningnummer worden geblokkeerd. Registratie opdrachten: Indien de tegenrekening bekend is in het relatie bestand worden naam en plaats overgenomen in de opdracht, Wijzigen is dan niet meer toegestaan (i.v.m. uniformiteit in naamgeving) Indien tegenrekening op de “blacklist” staat wordt de opdracht geblokkeerd. Onderscheid contactpersonen  algemene relaties In het verleden kon je ook Relaties invoeren via onderhoud contactpersoon bij een specifieke cliënt. Hierdoor kwam het weleens voor dat een relatie meerdere keren werd opgevoerd. Deze scheiding had voordelen maar zeker ook nadelen vandaar dat we de opzet iets gewijzigd hebben. Je kan nog steeds via onderhoud contact een relatie voor die ene cliënt registreren. In de zoekfunctie (adresboek) vanuit opdrachten registratie zie je ook de contacten van andere cliënten. Alle relaties worden nu automatisch genummerd. Ook worden de bestaande relaties ‘vernummert’ LET OP: Indien u de relatie handmatig nummerde EN het relatienummer bevat voor u organisatie zeer belangrijke informatie, neem dan voor de installatie contact op met uw contactpersoon bij Bizon Software.

19


Zoeken in adresboek bij opdrachtadministratie: De zoekfunctie is nu gericht op alleen relaties waarbij de bankrekening is ingevuld. Naast algemene relaties (KPN, Essent, Nuon, CZ etc.) staan er nu ook contactpersonen in het relatiebestand van alle cliënten (zoals vader, moeder, zus, etc.) door gebruik te maken van de zoekbalk heeft men daar geen last van, indien men de hoeveelheid getoonde relaties toch te veel vindt, dan kan men m.b.v. een filter op “Alleen Eigen relaties” de contactpersonen van andere cliënten buitenbeeld houden. Fiatteren opdrachten Je krijgt al een signaal indien er voor de eerste keer betaald wordt aan een ‘nieuwe’ bankrekening, nu wordt je bij het fiatteren erop geattendeerd dat er GEEN relatie is voor een betaalopdracht. Dit signaal is vooral interessant voor klanten die veel belang hechten aan een centraal Relatie bestand.

20


Omschrijving (eigen) bankrekening Vanuit de praktijk werd aangegeven dat indien binnen een cliëntdossier sprake is van meerdere betaal/leefgeld rekeningen i.c.m. een partner niet altijd duidelijk is van wie de bankrekening is, per bankrekening kan je naast de soort nu ook een omschrijving aangeven. Deze omschrijving is nu ook in de functies onder behandel cliënt zichtbaar en onderhoudbaar. Op diverse schermen wordt deze omschrijving nu ook getoond (zoek op eigen rekening bij registreren betaalopdracht)

Onderhoud Boek betaalregels - uitvoerdatum In het betaalproces kan je ook opdrachten selecteren die binnenkort betaald moeten worden. Bijvoorbeeld: Het is vandaag: Donderdag 24/07/2014 Premie zorgverzekering 108,00 geplande uitvoerdatum = 29/07/2014 Ik ga volgende week met vakantie en wil alle betalingen voor die periode al klaar zetten. Stap 1 selectie:

Door het aantal dagen vooruit op 5 te zetten wordt de premie zorgverzekering met geplande uitvoerdatum = 29/07/2014 geselecteerd. Bij het boeken en aanmaken van het Bankbestand geef ik voor de geselecteerde betaalopdrachten de gewenste Uitvoerdatum, van het bestand, aan. (29/07/2014)

21


De uitvoerdatum zoals aangegeven op het opstartscherm, wordt nu in de transactiedatum van de journaalregel en de betrokken betaalregels gezet, met een minimum van TODAY. Geplande Datum 29/07/2014

Datum Aangegeven Bankafschrift Aanmaak Pain Uitvoerdatum Datum 24/07/2014 29/07/2014 29/07/2014

LET OP: De aangegeven uitvoerdatum zal meestal gelijk zijn aan de datum van het bankafschrift maar kan soms afwijken, bijvoorbeeld indien het saldo op de aangegeven uitvoerdatum niet voldoende is kan het zijn dat de bank de opdracht aanhoudt waardoor deze bijvoorbeeld 2 dagen later uitgevoerd wordt. Met dit als resultaat: Geplande Datum 29/07/2014


Indien een opdracht in de functie Maak Betaalregels wordt geblokkeerd i.v.m. te laag saldo zal de uitvoerdatum dus afwijken van de geplande uitvoerdatum. Geplande Datum 22/07/2014


Op de rapportage zal deze mutatie de datum 24/07/2014 krijgen.

22


6.

Schulden

Nieuw Nieuwe opzet schulden administratie De schulden module is behoorlijk aangepast en uitgebreid. Overzicht van de wijzigingen:  Nieuw hoofdscherm  Zoekbalk  Meer schuld kenmerken  Vrijheid m.b.t. keuze grootboekrekening  Rente en kwijtschelding mutaties  Direct aflossing aanmaken  Aflossingsvoorstel  Overzetten naar WSNP Behandel schuld Hoofdscherm m.b.t. schulden en bezittingen:

Na keuze Schulden komt een scherm waarop alle schulden getoond worden:

Vanuit dit scherm kan makkelijk doorgeklikt worden naar details en/of andere functies.

23


Zoekbalk M.b.v. de zoekbalk kun je snel op allerlei kenmerken een schuld zoeken. Mogelijke Kenmerken: Schuld omschrijving, toelichting, naam schuldeiser, naam incasso bureau, schuldbedrag, referentie Filter Hiermee kan je een filter activeren zodat je alleen OPEN schulden ziet of Alle schulden.

Extra velden op schuld: Soort: Lening / Hypotheek / Betaalachterstand. Eigenaar: Cliënt / Partner. Referentie IB: Referentie incassobureau. Ontstaan datum: Datum ontstaan van cliënt. Traject: a. Minnelijk traject schuldregeling, dossiertype: SHV. b. Wettelijk traject schuldregeling, dossiertype: WSNP. c. Beschermingsbewind, Budget- en Inkomensbeheer, dossiertype: BBIB. Fraude: ja/nee. Aflos GB-Rekening: Vrije keuze aflos GB-Rekening Overzicht schulden per eigenaar Het schuldenoverzicht kan per eigenaar afgedrukt worden. M.a.w. alleen de schuld(en) van cliënt zelf, schuld(en) partner, of schuld(en) van beiden.

Vrijheid t.a.v. keuze grootboekrekening Voorheen was de keuze beperkt tot een zelf aan te leggen reeks van ‘aflos rekeningen’ In de praktijk komt het weleens voor dat met een “normale” uitgaven grootboekrekening wil gebruiken voor een aflossing, bijvoorbeeld t.b.v. een huurachterstand. In de nieuwe opzet wordt het onderscheid niet meer gemaakt, het is nu mogelijk alle uitgaven rekeningen gebruiken. De aflos rekening wordt nu ook bij de schuld vastgelegd, bij het aanmaken van een betaalopdracht m.b.t. de aflossing overgenomen. (mag niet afwijken!) Dit heeft tot gevolg dat op een paar journaalregel schermen (memo en bank) altijd een 2e subcode ingegeven kan worden, ingave is uiteraard niet verplicht.

24


Rente en kwijtschelding mutaties Het is voor de verantwoording van het schuldverloop van belang dat de mutaties m.b.t. het schuldbedrag individueel worden vastgelegd, via dit apart schuld mutatie scherm kan men een omschrijving, datum en bedrag ingeven. Ook de initiële opvoering van het oorspronkelijk schuldbedrag dient geboekt te worden. De eerste boeking van het oorspronkelijke schuldbedrag wordt door het systeem gegenereerd op het moment dat je de schuld activeert: Oorspronkelijke schuld: 1450,00 Totaal mutaties: 250,00  totaal deelschulden/ kwijtschelding/belast/rente Schuld: 1200,00 Afgelost: 400,00  totaal aflossingen dwz alle aflossing mutaties Saldo: 800,00

In de schulden rapportage en R&V worden deze mutaties naast de aflossing apart vermeld. Een bijkomend voordeel van de nieuwe opzet is dat je ook terug in de tijd de schuldpositie kan opvragen. Direct aflossing aanmaken Het registreren van aflossingen staat nu los van de schulden registratie, beter is om deze betaalopdrachten direct onder de schuld te registreren. Op deze manier gaat het sneller en is er minder kans dat schuld en aflossing afwijken, in feite kan je de vastlegging van de aflossing beperken tot: Startdatum, omschrijving, frequentie, bedrag. Na keuze Aflossing komt het opdrachtscherm, een aantal velden worden vanuit de schuld overgenomen en dichtgezet: -Bankrekening (indien ingevuld: incassobureau anders IBAN van schuldeiser) -Betaalkenmerk (referentie van de schuld) -Frequentie: maandelijks -Startdatum; vandaag -Einddatum; 31/12/9999 -Omschrijving: aflossing <schuld omschrijving> -Grootboek  Overnemen van de schuld niet te wijzigen. Je kan ook nog via onderhoud (betaal) opdrachten, aflossingen registreren.

25


Aflossingsvoorstel De functie voor 'Aflossingsvoorstel' is nogal gewijzigd Formules gingen eerst uit van het oorspronkelijk schuldbedrag. De formules zijn nu gebaseerd op saldo van de schuld (= oorspronkelijke schuld - mutaties - aflossingen). Je start het aflossingsvoorstel via onderstaand scherm, op basis van de getoonde info bepaal je de afloscapaciteit. Vul het aantal aflostermijnen en de startdatum aflossing in:

Einddatum van de schuld wordt altijd op 31/12/9999 gezet, de aflossing wordt immers automatisch gestopt bij bereiken van saldo = 0. Het resultaat wordt getoond op het vervolgscherm:

Via de knop Accepteer kan je het voorstel activeren d.w.z. de bijbehorende betaalopdrachten worden aangemaakt. Indien er al aflossingen aangemaakt zijn kan je deze functie niet meer gebruiken. De knop wordt ‘hidden’ Overzetten naar WSNP Met deze functie kan je alle schulden met 1 druk op de knop omzetten naar traject WSNP. Alle lopende aflossingen worden gestopt

26


Bezittingen en vorderingen Ook deze gegevens hebben nu een meer toegankelijke plek gekregen. In feite zijn deze gegevens het spiegelbeeld van de schulden, de werkwijze en opzet is dan ook grotendeels gelijk. We hebben hier natuurlijk geen aflossingen maar wel herwaarderingen.

Rapportage N.a.v. de aanpassingen in de Vorderingen & schulden module is de rapportage ook op een aantal plekken aangepast. Denk hierbij aan het Vorderingen en Schulden rapport maar ook aan de uitgebreide cliëntkaart, de boedelbeschrijving en de Rekening en verantwoording. De opzet is overal hetzelfde, overal wordt rekening gehouden met het tijdselement, dit geeft je de mogelijkheid om terug in de tijd het saldo van de schulden en/of bezittingen op te vragen. Herwaarderingen, rente of aflossing NA de opgegeven t/m datum worden buiten beschouwing gelaten. Voor rapporten waar niet om een datum gevraagd wordt, wordt altijd de stand van zaken op het moment van aanvragen getoond. Brievenmodule Enkele nieuwe gereserveerde woorden zijn toegevoegd onder 'Schuld' en 'Bezit'. Tevens sommige codes vertaald naar de bijbehorende omschrijving. Indien men de Brievenmodule heeft aangeschaft, kan men direct vanuit de schulden een brief genereren.

27


7. Telebankieren / Sepa Nieuw Import Prepaiddebitcard/medewerkers Prepaiddebit kaarten kunnen nu ook via de importroutine ia.tbacn ingelezen worden. De controles op bankrekeningnummer gaan bij soort 'PPD' (tbacn.cacco) niet af.

Onderhoud Inlezen – tegenrekening niet gevonden Bij het inlezen van SWIFT bestanden wordt op heel veel verschillende manieren geprobeerd om de tegenrekening uit de transactieomschrijving te halen. Dit ging mis wanneer deze omschrijving begon met NONREF. Dit is nu aangepast. Hierdoor kwam ook een ander probleem aan het licht: Wanneer de tegenrekening niet uit een bepaalde regel kan worden gedestilleerd, kon het gebeuren dat hier de tegenrekening van een voorgaande regel werd toegekend. Onderhoud Prepaiddebitcard Bij onderhoud bankrekening kan nu ook voor soort Prepaiddebitcard (PPD) gekozen worden, in de onderhoudsfunctie 'onderhoud bankrekeningen' bestaat de soort Prepaiddebitcard dit kan nu niet meer voor 'problemen zorgen' als een gebruiker via onderhoud bankrekening een Prepaiddebitcard wijzigt/opslaat. Historische BOW ruis Achtergrond: Op het moment dat je vanuit het pakket een betaalopdracht aanbiedt (via PAIN) aan de bank worden de kosten direct geboekt met als tegenboeking Betaling Onderweg (=BOW). Een dag later vindt, na het inlezen en verwerken van de bankafschriften, de bankboeking plaats en wordt de Betaling onderweg weer tegengeboekt. Voor een juiste bepaling van het cliëntsaldo en het saldo te verrekenen is een correct saldo BOW van belang. Bij de meeste klanten werkt dit prima, bij een aantal klanten bleek het saldo BOW niet op nul te lopen. Oorzaken:  de BOW Monitor wordt niet gebruikt.  teveel ruis uit het 'verleden' blijft staan, daardoor is de drempel te hoog.  bankmutaties werden niet correct geregistreerd

28


Aanpak BOW ruis: Indien er een nieuwe start gemaakt kan worden / opschoonactie, dan kunnen klanten het beter volgen. De functie (ca.pcltchec) is onder de loep genomen en op basis van ervaringen van de consultants aangepast. (o.a. ook beginbalans boekingen werden meegeteld) Uitgangspunt voor deze functie is dat de reeds afgeletterde regels samen in evenwicht zijn. Dit is te controleren en eventueel direct te corrigeren met de functie fg.pcchecnz (Correctie NietNul aflettering). De combinatie van de aanpassing en de functie: fg.pcchecnz (Correctie NietNul aflettering) heeft het gewenste resultaat. Nu is hier een tweede ronde aan toegevoegd: De nog niet afgeletterde transactieregels worden nogmaals doorlopen, deze keer op volgorde van transactiedatum. Indien u ook veel BOW ruis heeft (controle via de BOW Monitor) kunt u m.b.v. deze functies aan de slag raadpleeg indien gewenst de helpdesk of consultant. Swift - ABNAMRO De herkenning van SWIFT van ABN verloopt niet goed, het <EndToEndId> wat in CAMT is geïntroduceerd, bestaat ook in Swift Structured. Daar heet het EREF (End-to-end-referentie). Hier werd soms een spatie aan toegevoegd, waardoor het niet meer 8 posities lang was en niet werd herkend als een door IBS/CGS meegegeven betaalregel-kenmerk. Wat nu is aangepast: Na inlezen worden alle spaties van dit kenmerk afgehaald. Dit ongeacht het ingelezen formaat (Swift of CAMT). Swift – ING Lege regel Wanneer de transactieomschrijving begint met NONREF// werd de eerste regel eruit gegooid. De tweede en volgende regel vormen dan de overblijvende omschrijving. Wanneer er echter geen volgende regels zijn (er is geen linefeed) bleef een lege omschrijving over. Daarom nu conditioneel gemaakt; de truc wordt alleen toegepast als er tenminste 1 linefeed in de omschrijving zit. Anders worden nog wel even de NONREF en de daarop volgende slashes verwijderd.

29


8. Rapportage Nieuw Boedelbeschrijving en Rekening en Verantwoording N.a.v. de aanvullingen in de schulden administratie en de registratie van vorderingen en bezittingen zijn deze 2 rapporten aanzienlijk aangepast. Lay-out: Hoofdstructuur, het nummer geeft de volgorde aan: Blokken Rekening & Verantwoording Blok-Voorblad met individuele toelichting 1 Blok-KOP: Client gegevens incl 2 2 bewindvoerders Blok-Bankrekeningen * 3 Blok-Bezittingen & Vorderingen * 5 Blok-Schulden * 6 Blok-Uitgaven Blok-Ondertekening 7 Blok-Inkomsten-Uitgaven 4 Blok-Specificatie te verrekenen 8 Blok-Specificatie Ink/Uitgaven soort 9

Boedelbeschrijving 1 2 3 5 6 4 7

*  voor Rekening & verantwoording zowel Begin- als eindstand afdrukken voor Boedelbeschrijving alleen eindstand, indien beide 0  regel niet afdrukken Tijdselement / datum selectie: Boedelbeschrijving: “Datum onder bewind = Peildatum”. Alleen de waarde op die datum wordt afgedrukt Rekening en Verantwoording: via datum of Periode selectie op het opstartscherm Voor de R&V geldt dat zowel de begin- als eindstand wordt afgedrukt. Bepaling begin- Eindstand schulden: A. Waarde begindatum; Totaal alle mutaties op de schuld tot aangegeven van datum. MIN: Totaal alle aflossingen tot de aangegeven Van datum. B. Beslag/kwijtschelding; totaal alle mutaties in de aangegeven Vanaf - t/m datum periode C. Afgelost; totaal alle aflossingen in de aangegeven van-t/m datum periode D. Schuldbedrag Einddatum; Formule = A + B - C Voor vorderingen en bezittingen geldt min of meer hetzelfde alleen heb je dan uiteraard geen aflossingen. De waarde van een bezit (aandelen, woning etc.) kan natuurlijk in de loop van de tijd wel wijzigen, deze mutaties op de oorspronkelijke waarde kan je registreren, afhankelijk van de peildatum worden mutaties meegeteld op het rapport. Opmerking R&V: In de nieuwe opzet wordt geen rekening meer gehouden met datum overlijden en/of datum onder bewind, je kan zelf de gewenste datum selectie invullen. Medio 2015 wordt een digitale (*.xml) variant verwacht.

30


Overzicht Schulden en Bezittingen Het bestaande schulden overzicht is uitgebreid met: -Alle nieuwe velden -Tijdselement m.b.t. mutaties en aflossingen Tevens is een combinatie gemaakt met de Vorderingen en bezittingen, bij het opstarten kan je aangeven welke blokken je op het rapport wenst te zien.

Dit rapport is ook direct op te starten vanuit het cliënt dossier (behandel cliënt) Uitgebreide cliëntkaart De uitgebreide cliëntkaart is ook aangevuld te worden n.a.v. de laatste aanvullingen in de schulden module. De extra velden tonen Plus er wordt ook een nieuw blok m.b.t. Bezittingen afgedrukt.

Onderhoud Gewijzigde opzet Inkomsten  Uitgaven overzicht. Gewijzigde opzet INK-UITG OVZ - Nieuwe presentatie uitgavenblok: Oude situatie: - Uitgaven - Leefgeld Nieuwe situatie: - Uitgaven - Reserveringen - Aflossingen - Leefgeld - Kasuitgiftes Cliënt overzichten uniformeren We hebben geconstateerd dat samenstellingen en opzet van een aantal Cliëntoverzichten niet synchroon liepen zowel voor het toekomstig onderhoud en de voordelen van een uniforme presentatie van gegevens zijn een groot aantal rapporten gestandaardiseerd m.b.t.: - Naamgeving - Labels (o.a. voor Excel) - Gebruik standaard routines - Queries aangepast vanwege performance - Formules in RPT overbodig maken - Vertaling van Code naar Omschrijving moet nooit in RPT, altijd in *.P. - Ingewikkelde constructies vervangen - Losse N.A.W. velden vervangen door standaard adresblok

31


De diverse aanpassingen betreffende de onderstaande rapporten: -Client begroting versus werkelijkheid (ca/clbdg2) -Afdrukken begroting (ca/eclbdg) -Dashboard en management info (ca/ibsman) -Kwitanties per centrale kas (ca/kwikas) -Kwitantie (ca/raddcash) -Client leeftijdsopbouw (ca/ragegr) -Overzicht opdrachten (ca/rapo) -Prognose saldo (ca/rapob.p) -Overzicht te fiatteren (ca/rapom) -Bankafschrift (ca/rbank) -Controlelijst begroting (ca/rbudg) -Overzicht opdrachten (ca/rcaapo) -Schulden en bezittingen overzicht (ca/rcadbt) -Uitgebreide clientkaart (ca/rclient) -Client leeftijd overzicht (ca/rcltage) -Client begroting versus werkelijkheid (ca.clbdg2) -Adrukken begroting (ca.eclbdg) -Bankrekening begunstigde (ca.raccoba) -Bewaking externe opdrachten (ca.rapohist) -Controlelijst bank-kas stromen (ca.rbankas) -Verloopbanksaldi (ca.rbankdv) -Banksaldi per periode (ca.rbankt) -Controlelijst begroting (ca.rbudg) -Overzicht relatie (ca.rcarlt) -Activiteiten analyse (ca.rcltacti) -Clientstamgegevens (ca.rcltcnt) -Financieel overzicht (ca.rcltd) -Clientoverzicht met begroting (ca.rcltdb) -Clientbegroting per halfjaar (ca.rcltdbp) -Dagafschrift (ca.rclth) -Historie per periode (ca.rclthd) -Saldo monitor (ca.rcltlim1) -Rekening afschrift (ca.rcltm) -Client dagafschrift met begroting (ca.rcltmb) -Verrekening (ca.rcltmv) -Betalingsachterstanden (ca.rcltpay) -Client rechtpositie (ca.rcltpos) -Client aanmaning (ca.rcltrem) -Controlelijst af/verrekening (ca.rcltver) -Ovz ontslagen of overleden clienten (ca.rdactito) -Ovz Distributielijst (ca.rdist) -Signaallijst niet actieve clienten (ca.ribszero) -Inkomsten naar Bron (ca.rinco) -Clienten per verzekering/uitgave soort (ca.rincoin) -Rekening en verantwoording (ca.rkanton) -Saldi per rekening Lid/Geen Lid (ca.rmembto) -Verloop clientgelden (ca.rmutain) -Overzicht betaalregels (ca.rpmt) -Overzicht afgeween betaalregels (ca.rpmtd) -Bewaak begroting (ca.rwatch) -Workload overzicht (ut.racti)

32


9. Begroting Nieuw Status begroting snel wijzigen Het opvragen en vervolgens wijzigen van de status van de begroting was te bewerkelijk. De functie is opnieuw gebouwd en geheel anders opgezet. Enkele van de wijzigingen: - Zoekbalk toegevoegd - Status van begroting kan direct worden gewijzigd. - Aparte knop 'Begroting', waarmee nog steeds de begroting kan worden ingezien. Kan ook met Dubbelklik of Enter. - Nieuwe knop 'Cliënt' om de details van de cliënt te tonen. - Product omschrijving wordt getoond (was eerst code) - Begrotingsstatus wordt alleen als omschrijving getoond - Begrotingsjaar (volgens systeemparameter 'caclt.zyearbg') wordt toegevoegd aan label voor Status (Bijvoorbeeld 'Status Begroting 2014'). Resultaat:

33


10. Grootboek Nieuw Nieuwe opzet Wijzig journaalpostregels De functies voor creatief boekhouden hebben we vervangen door een correctie functie die hetzelfde gebruiksgemak en tevens zorgt voor een correcte boekhouding met de door de accountant gewenste auditrrail. Argumentatie: -Het aantal fouten dient gering te zijn, -Het pakket biedt allerlei zaken conform richtlijnen BPBI en accountants te boeken en te borgen, -Na controle/fiattering is een mutatie definitief, -Na verantwoording en/of export naar ander systeem is een mutatie definitief, -Tegenboeken van de fout en opnieuw opboeken geeft precies aan wat er is gebeurd, -De intrede van Online toepassingen, waarbij begeleiders, familie, de cliënt zelf direct inzage hebben in de actuele stand van zaken, heeft ons er toe gebracht de mogelijkheden om mutaties te corrigeren m.b.v. een grote GUM niet meer aan te bieden -Fouten moeten zoveel mogelijk beperkt worden, maar mensen maken natuurlijk weleens een fout, indien dit vaak voorkomt steek extra energie in het verbeteren van het invoer proces, We willen de klant niet opzadelen met een moeilijke correctie boeking via het memoriaal dagboek in het grootboek, Nieuwe opzet, vergelijkbaar met de functie wijzig JP, is onder de knop Historie per rekening onder “Behandel Client” een knop voorzien Corrigeer. Je wijst een te corrigeren regel aan, deze klapt open en je vult de gewenste situatie in, resultaat is dat de oorspronkelijke mutatie automatisch wordt tegengeboekt en de gewenste mutatie wordt opgeboekt in een nieuwe Journaalpost.

34


Behandel Cliënt --> Opvragen mutaties --> Nieuwe knop 'Corrigeer'. Alleen grootboekrekening, omschrijving en schuldnummer kunnen worden gewijzigd. Dus NIET het cliëntnummerof de datum. Controles vooraf: - Boeking is al gecorrigeerd (herkenbaar aan aflettercode) - Boeking is al afgeletterd (bijvoorbeeld bij BOW) - Boeking in 'Dagboek Opdrachten' mag niet worden gewijzigd - Boeking op FINA-rekening (Bank of Kas) mag niet worden gewijzigd Controles op wijziging: - Rekening komt niet voor - Schuld komt niet voor (alleen in te geven bij combinatiecode 'C') - Alleen rekening met zelfde combinatiecode toegestaan - Boeking op FINA rekening niet toegestaan Voor elke correctie wordt een nieuwe journaalpost aangemaakt, die direct status PRO krijgt. Boeking komt nu in lopende periode met datum 'Vandaag.

35


11. Nieuwe modules Doc-In M.b.v. de module Digitaal Dossier bestaat de mogelijkheid een digitaal dossier aan te leggen m.b.t. uw overeenkomsten, crediteuren, debiteuren, contracten, offertes, facturen, verzekeringsbewijzen, verplichtingen, vaste activa, cliëntdossiers, etc. Om u te helpen bij het verwerken van de ongestructureerde documenten (in de digitale wereld) biedt BIZON Software de “Doc-IN” module aan. Indien aan de Bizon applicatie een doorzoekbare PDF wordt aangeboden zal een proces starten om u geautomatiseerd te helpen bij het verwerken van de documenten. De module zal de tekst van het document extraheren en opslaan in de Finall/IBS/CGA database. Naast het extraheren van de tekst gaat de herkenningsplug-in op zoek naar woorden en kenmerken in de tekst van het document. De herkenningsplug-in kan dankzij vooraf gedefinieerde herkenningsparameters de gevonden woorden en kenmerken apart bij het document opslaan. Deze informatie kan dan weer gebruikt worden voor het identificeren en classificeren van het document.

O.b.v. identificerende gegevens op het document zal automatisch gezocht worden naar de bijbehorende cliënt / crediteur, etc..

36


Output Management Met de Output Management Module kunt u in het geval van BULK output het proces grotendeels automatiseren en indien gewenst ook digitaliseren. De module bestaat uit 2 componenten: -Doc-Uit, deze regelt het aanmaken, verzamelen, monitoren en versturen van output -RePortAll, hiermee kunt u uw output via een Portaal ontsluiten, en het openen ervan bewaken Voor het klaarzetten en uiteindelijk opslaan van de verstuurde documenten is de module Digitaal Dossier nodig. Wilt u naast rapportage ook brieven via dit kanaal versturen dan is de combinatie met de brieven module een goede aanvulling. Het ReportAll kan ook berichten teruggeven aan de centrale component (IBS), wilt u dat deze berichten omgezet worden in taken dan is de module WorkFlow aan te bevelen.

37


Inkomensbeheer We hebben mede n.a.v. de financiële crisis gemerkt dat binnen Zorginstellingen die gebruik maken van het Clientgeldensysteem(CGS) steeds meer cliënten in aanraking komen met schulden problematiek. Speciaal voor de gebruikers van het product CliëntGeldenAdministratie (CGA) hebben we een aantal functies m.b.t. schulden & inkomensbeheer (uit IBS) opgenomen in deze nieuwe module Inkomensbeheer voor CGA waardoor problemen rondom schulden, budgetplaatje, reserveren, rapportage beter behandeld kunnen worden. Overzicht van de inhoud van deze nieuwe module: 1. Schulden administratie         

Vastleggen van uitgebreide schuldgegevens Schuld componenten Voorstel Aflossingsplan Schulden overzicht Brieven m.b.t. schulden Omzetten naar WSNP Aflossingen met auto stop & doorgaan mechanisme Historisch schuldoverzicht Schulden blok op Boedelbeschrijving en Rekening en Verantwoording

2. Bezittingen & Vorderingen    

Vastleggen van bezittingen Vastleggen van mutaties / nieuwe waarde Boedeloverzicht inclusief tijdselement Bezittingen blok op Boedelbeschrijving en Rekening en Verantwoording

3. Rapportage:  

Prognose: rapport en online controle bij invoer betaalopdrachten Budgetplaatje: Inkomsten & uitgaven overzicht, waarbij alles omgezet is in maand bedragen

4. Signalering & Controle:    

Overzicht: Gebruikte en 2 maal gewijzigde bankrekeningen t.b.v. accountant Bewaking externe opdrachten, t.b.v. signalering gemiste/vertraagde inkomsten Saldo Monitor, overview van alle cliënten waar het mis dreigt te gaan Management info (kengetallen), waar zit het werk waar kan het mis gaan !

5. Handige opties:       

Reserveren, bedrag administratief buiten spel houden t.b.v. verwachte toekomstige uitgaven Decentrale kaslijsten Centrale kas Bijzondere afhandeling zak/leefgeld Behandel afgewezen betaalregels Uitgebreide Partner en Kind gegevens Hernummeren/samenvoegen cliënt

38


12. Techniek, platform Nieuw Import cliënt stamgegevens - init We hebben in de verwerkingsroutine geregeld dat indien een te importeren cliënt heeft status INIT, STOP, DEL de regel uit het te importeren bestand niet verwerkt kan worden. Dit is o.a. ingebouwd om te voorkomen dat cliënten die ontslagen / overleden zijn weer actief worden en zo weer zichtbaar zijn in bijvoorbeeld het WebKBB. Deze conditie hoeft echter niet te gelden voor de cliënten die de status INIT hebben!! M.a.w.: Indien status van een cliënt is INIT wordt deze nu wel bijgewerkt via de interface. Import opdrachten Hier zijn enkele controles aangepast:  Controle op subcode2 wordt nu alleen uitgevoerd wanneer deze niet blanco en niet '0' is.  Als subcode2 is ingevuld, dan moet de combinatiecode van de grootboekrekening gelijk zijn aan de cliëntsoort volgens de opdracht. Dit betekent per saldo dat aflossing op cliëntschulden alleen via een cliëntopdracht kan. Dus niet met een bedrijfsopdracht met uitsplitsing in verschillende regels. Ook is de combinatiecode 'CS' (Cliënt + Schuldnummer) niet meer toegestaan.  Bij installatie van de eerstvolgende nieuwe versie zullen alle CS worden geconverteerd naar C. Wanneer de 'Van Rekening' een CX-rekening is, wordt nu ook gecontroleerd of de grootboekrekening een CX-rekening is.  Idem bij de standaard 'Van Rekening' (Beheerrekening cliënt of bedrijf) mag alleen op een grootboekrekening met combinatiecode C, A, I of B worden geboekt.

39

2014

Recommend Documents