2014

Raamwerk actieplan 2013/2014

Venlo, 25 januari 2013

De Bekkerie © – 01/2013

actieplan 2013/2014 – VERSIE VOOR INTERN GEBRUIK

2

Raamwerk actieplan de Bekkerie 2013/2014 Dit raamwerk actieplan de Bekkerie bevat een overzicht van de te realiseren plannen in het jaar 2013/2014. Van elke plan worden de doelstellingen kort beschreven met daaraan gekoppeld een tijdpad. Ieder plan kent eigen eindverantwoordelijken die dat betreffende plan verder uitwerken. Het raamwerk is gebaseerd op het projectplan de Bekkerie. Onderstaand een korte weergaven van de functies/doelstellingen die daarin beschreven zijn. Vier functies huis van de wijk: vanuit het implementatieplan ‘ Bouwen aan een robuust netwerk Huizen van de Wijk’ versie 1.0. - ontmoeten - ontplooien - integrale dagbesteding - informatie & advies De vier hoofddoelstellingen Bekkerie: 1) Omzet en winst van het commerciële deel verhogen (volgens begroting) 2) Uitbouwen integrale dagvoorziening (balans in diverse “doelgroepen”) 3) Wijkfunctie versterken, kanteling WMO 4) Doorontwikkelen werkstructuur (zorg)professionals-vrijwilligers-medewerkers

Doelstellingen te behalen door inzet van het actieplan: 1. Commercieel plan 2. Activiteitenplan 3. Personeelsplan 4. Zorgplan 5. Financieel plan, exploitatiebegroting en investeringsbehoefte 6. Overlegstructuur

Bij plan 1 t/m 4 wordt aangegeven: 1. Vaststelling doelstelling 2. Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid 3. Opsomming mogelijke activiteiten 4. Tijdpad, data, periodes 5. Evaluatiemomenten / bijsturing

2



3

Commercieel plan In het commerciële plan worden activiteiten beschreven die tot doel hebben de omzet te verhogen; immers hoe meer commerciële omzet hoe minder zorg-overheidsfinanciering nodig is.

Horeca De horeca inkomsten vormen de belangrijkste inkomsten van de Bekkerie. De gasten dienen zowel op de “particuliere” markt als in de zakelijke markt geworven te worden. Een belangrijke opgave voor de marketing. Daarnaast dient er invulling gegeven te worden aan de doelstelling: “elke gast in de watten leggen”. Dat is een opdracht voor de horeca medewerkers. Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid

Jaaromzet € 195.000,- in 2013 € 3.750,- per week = € 536,- per dag Maurice en Lisa

Opsomming mogelijke activiteiten - reguliere kaart meer traffic door: zowel lunchroom, broodjesservice en catering Advertenties (denk ook aan de diverse wijkkrantjes is Venlo, Ode journaal van Dichterbij) Acties (wow deal, groupon) Benaderen van doelgroepen (bv Kbo, Zonnebloem, bedrijven etc.) Cross selling met andere locaties (trappen en happen) Nieuwsbrieven verkregen adressen Kerstpakketten: tegoedbonnen? -> personeelsverenigingen - vaste thema avond per maand waar gasten voor kunnen inschrijven: Italiaanse avond - totaal pakket aan arrangementen; te boeken via site: www.toffedag.nl - jaarkalender: sint, kerst, Moederdag, Vaderdag, Pasen, winterwandeling met stamppotten etc. - productontwikkeling voor verkoop; bv dressings en koekjes

Tijdpad, data, periodes

Evaluatiemomenten / bijsturing

Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12

Vaststelling doelstelling

Gastvrijheid, gastbeleving Altijd gasten begroeten bij binnenkomst; uitleg menukaart; bijverkoop/verkooptechniek Maurice en Christel

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid

1/2 jaarplanning advertenties

4 per jaar 1/2 planning klaar 1/3 uitgewerkt 1/3 uitgewerkt Maandelijks versturen 1/6 plan klaar 1/2 jaarplanning klaar Loopt mee met marketing Toffe dag 1/2 jaarkalender op de site, mogelijke flyer 1/4 plan klaar

3



Opsomming mogelijke activiteiten In de weekplanning is voor elke dag een gastheer/vrouw aangewezen; vrijwilliger en medewerker Elke ochtend bij de dagstart aandacht aan besteden door de professional Opleiding, thema middag voor vrijwilligers/medewerkers Dagelijkse ronde door de zaak: “door de ogen van de klant” Elke week een ronde door de zaak: “door de ogen van de klant” Tijdens het seizoen is het terras altijd open en “ aangekleed” Evaluatiemomenten / bijsturing

Tijdpad, data, periodes 1/3 ingeroosterd


Bruto marge: inkoop 30% van de omzet Beheersing personeelskosten Maurice en Peter Kurvers

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Samenstelling menukaart Inkoop Verwerking Personeelsplanning


4

1/2 opgenomen in dagstart 1/2 datum gepland 1/2 vastgesteld wie dit doet en ingeroosterd 1/2 vastgesteld wie dit doet en ingeroosterd Bij start terrasseizoen Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12 Mogelijke inzet mistery quest

Tijdpad, data, periodes 1/3 geanalyseerd/aangepast Continue proces Continue proces 1/3 jaarplanning, rekening houdend met mogelijke sluitingsdata ivm omzetverwachting Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12

Copyshop De copyshop maakt nog geen integraal onderdeel uit van de Bekkerie. De werkzaamheden worden er wel uitgevoerd maar de administratieve afhandeling verloopt via Dichterbij. Er is geen actief beleid op het werven van klanten, groei van de omzet. De copyshop is op donderdag en vrijdag gesloten zodat de zorgprofessional dan kan werken in het creatieve atelier. Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid

Besluitvorming copyshop als integraal onderdeel van de Bekkerie Petra en Susan

Opsomming mogelijke activiteiten

Tijdpad, data, periodes 4



Overzicht omzet/kosten 2012 Overzicht huidige klantenbestand en hun besteding per jaar Uitslag bespreking met Canon: kosten openbreken contract (contract loopt 1/6 af) Mogelijkheid de kopieerapparaten elders binnen Dichterbij in te zetten Beleving medewerkers werkzaamheden, bespreken in werkoverleg en besluit nemen Evaluatiemomenten / bijsturing



1/2 gereed (Petra) 1/3 gereed (Susan 1/3 gereed (Petra) 1/3 gereed (Petra) 1/3 gereed (Susan) 1/3 wordt besluit genomen of de copyshop wordt voortgezet op basis van huidige cijfers

Indien de copyshop wordt voortgezet: commerciële doelstelling vastleggen en behalen Vivian en Susan

Opsomming mogelijke activiteiten Vaststellen tarieven Aanbod in een duidelijke flyer, op de website Opzet werving nieuwe klanten Opzet offertesysteem Opzet facturatie en opvolging Evaluatiemomenten / bijsturing

Tijdpad, data, periodes 1/4 gereed 1/4 gereed 1/4 gereed 1/4 gereed 1/4 gereed Aan het einde van elk kwartaal: ¼ , 1/7, 1/10, 31/12


Indien de copyshop niet wordt voortgezet: alternatieve activiteiten ontwikkelen Christel en Susan

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Bijeenkomst plannen met professionals en vrijwilligers om ideeën te vergaren Uitwerken van mogelijke ideeën Cadeau en interieurwinkel? Decoratie opdrachten? Boodschappenservice met Plus Benders mogelijk? Gemeente Venlo: klein presentje van papier mache bij geboorte/verhuizing? Evaluatiemomenten / bijsturing

5

Tijdpad, data, periodes 1/4 datum gepland 1/7 enkele ideeën uitgewerkt

Aan het einde van elk kwartaal: 1/7, 1/10, 31/12

5



6

Algemeen Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Gemeente Venlo: contact DB Huis van de Wijk: op agenda zetten Evaluatiemomenten / bijsturing

Duidelijke bewegwijzering naar de Bekkerie vanuit Venlo, Snelweg afrit Vivian Tijdpad, data, periodes 1/4 hangen de bordjes 1/4

6



7

Activiteitenplan In het activiteitenplan worden activiteiten beschreven die niet vanuit een commerciële doelstelling worden ontwikkeld: ze dragen bij aan de wijkfunctie en de integrale dagvoorziening. Een aantal activiteiten zullen echter wel een bijdrage kunnen leveren aan de commerciële inkomsten. In het plan worden concrete activiteiten uitgewerkt en daarnaast de dialoog met de bezoeker/gast/wijkbewoner gestart. Vaststelling doelstelling


Vraaggericht werken: Welke behoefte heeft de Boekend momenteel en in de nabije toekomst? Vivian en Maije van Knippenberg

Opsomming mogelijke activiteiten Bezoeken 55+ groep Bezoeken Zij actief Bespreking met bestuur Boekender Belang Afspraak met Jolien Rheiter Wel.kom Afspraak projectgroep Huis van de Wijk West Keukentafelgesprekken plannen Plan maken op basis van de gesprekken

Tijdpad, data, periodes Dec 2012, vervolg plannen Voor 1/2 Voor 1/2 plannen 7/1 Voor 1/3 1/4 eerste 10 gesprekken 15/4 plan gereed




Creatief atelier is drie dagen per week geopend en voor iedereen mogelijk om mee te doen; dagelijkse aansturing gebeurt door vrijwilligers Letty en Gerty

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Plan van aanpak uitwerken Bespreking met vrijwilligers Mogelijk extra vrijwilligers werven Aankleding van de ruimte Aantal “opdrachten” uitwerken Workshops overzicht? Zelf en/of uitbesteed Mogelijke inzet stagiaire? Evaluatiemomenten / bijsturing

Tijdpad, data, periodes 1/3 plan gereed 1/3 met vrijwilligers besproken 1/3 duidelijkheid over behoefte 1/3 ruimte ingericht 1/4 ordner met startopdrachten 1/4 aanbod helder 1/3 duidelijkheid Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12


Organisatie Boekend Creatief 16 juni 2013

7




Vivian

Opsomming mogelijke activiteiten Bijeenkomst plannen met Marije, Lisa, Maurice, Gerty, Truus en Thea Bewoners Boekend uitnodigen die mee willen doen Definitieve datum vastleggen Vergunning gemeente aanvragen Marketing plan maken Personeelsplanning Bespreken met alle betrokken partijen Evaluatiemomenten / bijsturing

Tijdpad, data, periodes Voor 1/2 datum plannen

Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid

Eetpunt wekelijks; met minimaal 10 deelnemers Maurice en Gerty

Opsomming mogelijke activiteiten Mogelijke samenwerking Resto van Harte? Promotieplan opstellen

Tijdpad, data, periodes 1/3 onderzocht 1/3 gereed




Verzorgen van computerworkshops

8

1/3 berichten 1/3 vastleggen 1/3 naar gemeente sturen 15/3 klaar 1/4 klaar 1/4 klaar Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Samenwerking digitale werkplaats Mogelijke samenwerking met ROC? Inventarisatie welke cursus gewenst?

Tijdpad, data, periodes 1/3 opgestart 1/3 onderzocht 1/3 eerste cursus start




Wandeltochten: 1x per maand een wandeltocht onder leiding van een gids Roos en Gerty

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Contact leggen met groep die nu al 2 wekelijks Bekkerie bezoekt na wandeling. Mogelijke

Tijdpad, data, periodes 1/3 besproken

8



samenwerking? Aanbod beschrijven: wandeling met consumptie? Plan promotie opzetten Evaluatiemomenten / bijsturing

Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Overleg met Ben Janssen over mogelijkheden Overleg met Ireen Pijpers uitnodigingen Opzet maken met vrijwilliger Overleg met atelier over activiteit Jaarplanning maken en publiceren Evaluatiemomenten / bijsturing

9

1/3 omschreven 1/4 plan klaar Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12

Activiteit vanuit de bibliotheek: voorlezen 1x per maand met creatieve activiteit Susan en Letty Tijdpad, data, periodes 1/2 gereed 1/3 uitgewerkt 1/3 gepubliceerd, en telkens voor een voorleesdatum Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12

9



10

Personeelsplan In het personeelsplan worden activiteiten opgenomen die betrekking hebben op de driehoek rond de medewerker: Zorgprofessional, Vakprofessional (kok), Vrijwilliger Het personeelsplan betreft niet louter een inzet van uren gebaseerd op het aantal medewerkers die begeleiding behoeven. De kwalitatieve (en dus ook kwantitatieve) inzet wordt bepaald door: - De kwaliteit van de gastbeleving. De commerciële omzet vraagt om voldoende en goed gekwalificeerd horecapersoneel. Zowel professionals, vrijwilligers als medewerkers. - De werknemersvreugde: zowel de vrijwilliger als de medewerker ontvangen geen vergoeding voor hun inzet. Voor hen is de toegevoegde waarde uit te drukken in werknemersvreugde. Dit vraagt om extra aandacht van de (zorg)professionals. - De professionele (zorg)begeleiding die geboden wordt. Vanuit de AWBZ-financiering zijn eisen gesteld aan de begeleiding. Deze dienen geborgd te worden. Wordt er een keuze gemaakt om dat niet te doen dan zal de AWBZ financiering op grond daarvan afnemen. Het overkoepelende doel is een samenwerking waarbij: - De werkzaamheden die gedaan dienen te worden, worden bepaald door de vakprofessional - De koppeling tussen werkzaamheden en medewerker wordt gemaakt door de zorgprofessional - De begeleiding tijdens de werkzaamheden wordt geboden door de vrijwilliger, ondersteund door de zorgprofessional en de vakprofessional.

Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Vaststellen huidige knelpunten Inventariseren gewenste werkmethoden Inventariseren soorten werkzaamheden Werkwijze bespreken met vrijwilligers Overleg professionals – vrijwilligers Implementatie Evaluatiemomenten / bijsturing

Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Vrijwilligersoverleg plannen; 4 per jaar Mogelijk nieuwe vrijwilligers werven Input vanuit eigen initiatief model

Invoering eigen initiatief model voor medewerkers en vrijwilligers Christel en Vivian Mandy Smits afstudeerproject Tijdpad, data, periodes 1/2 gereed 1/3 gereed 1/3 gereed 1/4 geïnterviewd 1/4 gepland 15/4 Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12

Vaste groep betrokken goed geïnformeerde vrijwilligers Christel en Angela Tijdpad, data, periodes

10



Informatie medium ontwikkelen Instructie handboeken maken Administratieve verwerking Inwerkproces vormgeven Evaluatiemomenten / bijsturing

Vaststelling doelstelling Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Bepalen competenties Vertalen in opleidingsbehoefte Beschrijven in modules Vormen tot een opleiding met continue instroom Adviesrapport met begroting ontwikkeling Bespreking met zorgkantoor/gemeente Ontwikkeling met onderwijsinstelling i.v.m. accreditatie Evaluatiemomenten / bijsturing


Opleidingsprogramma Zorgprofessional Nieuwe Stijl Vivian Erica Noya en Chris Frencken (Talent+) Tijdpad, data, periodes 1/3 gereed 1/4 gereed 1/5 gereed 1/6 gereed 15/6 gereed 1/7 Start 1/7 Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12


Beschrijving medewerkers profielen


Christel en Susan

Opsomming mogelijke activiteiten Soorten functies beschrijven naar werkzaamheden Benodigde competenties t.a.v. functies Benodigde competenties algemeen (denk bv aan zelfstandig reizen of werken in weekend) Verdienmodel voor een medewerker die in het weekend werkt? Is dat wenselijk/mogelijk Evaluatiemomenten / bijsturing

Tijdpad, data, periodes 1/4 gereed


Vaststellen optimale bezettingsrooster zorgprofessionals Roos en Letty

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Hoe is het huidige rooster opgebouwd? Hoeveel FTE inzet is dat?

11

1/5 gereed 1/5 gereed 1/6 gereed Aan het einde van elk kwartaal: 1/4 , 1/7, 1/10, 31/12


11



Inzichtelijk DVC uren Vaststellen minimale bezetting; waar ligt zwaartepunt Uitwerken “achterwachtbezetting” Bezetting horeca lunchroom door zorgprofessional of vakprofessional Input vanuit Eigen Initiatief Model Vakantieplanningen en andere bijzondere data gedurende het haar Evaluatiemomenten / bijsturing

12



Instellen van een klankbordgroep


Gerty en Roos

Opsomming mogelijke activiteiten Professionals benaderen Medewerkers benaderen Vrijwilligers benaderen Ouders benaderen Wijkbewoners benaderen Bijeenkomstdata vastleggen Evaluatiemomenten / bijsturing

Tijdpad, data, periodes 1/3 potentiele deelnemers benaderd 1/4 1e bijeenkomst gepland 1/5 1e verslag voor het bestuur


12



13

Zorgplan Het zorgplan is toegespitst op de kwalitatieve ondersteuning van de medewerkers. In de dagelijkse aansturing wordt vooral gefocust op het functioneren binnen de Bekkerie. Daarnaast is het echter van belang om te zorgen voor een zorgvuldig ondersteuningsplan.



Iedere medewerker heeft een zorgvuldig opgesteld en doelgericht individueel ondersteuningsplan Christel

Opsomming mogelijke activiteiten Overzicht maken van alle medewerkers per organisatie van waaruit ze bij Bekkerie werkzaam zijn Jaarplanning maken om de medewerkers regelmatig te bespreken tijdens overleg zorgprofessionals Vastleggen hoe er tussentijds informatie uitgewisseld kan worden; denk bv aan mic/mim Evaluatiemomenten / bijsturing



De medewerkers van de Bekkerie hebben een diverse achtergrond: integraliteit Vivian

Verantwoordelijke uitvoering/haalbaarheid Opsomming mogelijke activiteiten Vincent van Gogh, FACT team instroom Mensana opnieuw afspraken maken Gemeente Venlo afspraken Evaluatiemomenten / bijsturing




13



14

Financieel plan Op basis van de gerealiseerde omzet- en kostencijfers van 2011 en 2012 en de actiepunten van de bovenstaande plannen is het financiële plan voor 2013 gemaakt. Dit bestaat uit een exploitatiebegroting en een investeringsoverzicht. In het financieel plan wordt een splitsing gemaakt tussen: - Commerciële activiteiten: met eigen inkomsten en uitgaven - Arbeidsmatige dagbesteding, AWBZ: met eigen inkomsten en uitgaven - Huis van de Wijk, Kanteling WMO: met eigen inkomsten en uitgaven Vanuit de begroting voor 2013 kan dan inzichtelijk gemaakt worden waar de financieringsbehoefte ligt. Begroting 2013: Zie bijlage Dit vergt aan investeringen/extra kosten : Vanuit het commerciële plan: Materialen catering

1.500

Geluidsinstallatie

2.425

Vacumeermachine

2.000

Kassa systeem

2.000

Uitbreiding terras

1.575

Gevelbelettering

2.500

Auto voor catering

8.000

Verduistering/akoestiek ronding

2.000

Beamer/scherm

1.000

Router Totaal

500 23.500

De copyshop is hier nog niet in meegenomen. Mogelijk nog investeringen nadat besluit per 1maart 2013 is genomen. Vanuit het activiteitenplan: Organisatie creatief weekend

1.500

Materialen creatief atelier

2.500

Diverse activiteiten Totaal

1.000 5.000

Vanuit het personeelsplan: Try outs opleidingsprogramma

1.500

Uren inzet vrijwilligersbijeenkomsten Totaal

500 2.000

14



15

Overlegvormen Huidig overleg: - Bestuur - Professionals Bekkerie: maandelijks operationeel en medewerkersbespreking - Financieel overleg - Stuurgroep - Klankbordgroep - Werkgroep integratie - Vrijwilligers overleg - Medewerkersoverleg Vanuit de huidige overlegvormen wordt een nieuw kader voor 2013 gemaakt. Vervolgens wordt per overleg vastgesteld: - Doel - Samenstelling - Jaarplanning vergaderdata Klankbord nieuwe stijl: medewerker, vrijwilliger, professional, stuurgroep, wijk…… Overlegvormen 2013 Naam overleg Samenstelling Doel Jaarplan

Bestuursoverleg Henri Akkersdijk, Peter Broekmans, Vivian Kersten Opvolging begroting, behalen doelstellingen 4 x per jaar

Naam overleg Samenstelling Doel

Werkoverleg professionals Vakprofessionals en Zorgprofessionals Opvolging doelstellingen, medewerkersbespreking, operationele afspraken maandelijks

Jaarplan Naam overleg Samenstelling Doel Jaarplan

Stuurgroep Vivian Kersten, Petra Spee, Marije van Knippenberg, Maurice Schuts, Ireen Pijpers, Nic Arents, Ben Janssen Input op gestelde doelen en plan van aanpak 9/1 10/4 10/7 9/10

Naam overleg Samenstelling Doel Jaarplan

Klankbordgroep Medewerker, vrijwilliger, zorgprofessional, wijkbewoner, ouder, .. Signalering en terugkoppeling; toekomstgericht advies en ideeën 4 x per jaar

Naam overleg Samenstelling

Vrijwilligers overleg Alle vrijwilligers, zorgprofessionals, vakprofessionals 15


Doel


Jaarplan

Versterken samenwerking, evaluaties, actieplannen, informatievoorziening 4 x per jaar

Naam overleg Samenstelling Doel Jaarplan

Medewerkers overleg Medewerkers, voorzitter een van de zorgprofessionals Informatievoorziening, input/ideeën 4 x per jaar

16

16

2014

Recommend Documents