2014

PENGURUSAN

Halaman: 1/8 No. Semakan: 02

Kod Dokumen: UPM/ISO-EMS/P006

PROSEDUR KOMUNIKASI

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

1.0 TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara untuk menyebar/memaklumkan mengenai Polisi Sistem Pengurusan Alam Sekitar, Objektif dan Sasaran yang telah ditentukan oleh pihak pengurusan UPM. Ia juga digunakan untuk menerima, mempertimbangkan dan bertindak balas kepada komunikasi alam sekitar daripada pihak dalaman dan luaran. 2.0 SKOP Prosedur ini hendaklah terpakai bagi semua aktiviti, penghasilan produk dan perkhidmatan di UPM yang berkaitan dengan pengurusan alam sekitar. 3.0 TANGGUNGJAWAB 3.1 Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan EMS UPM dan Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi bertanggungjawab untuk memastikan komunikasi yang berkesan berhubung Alam Sekitar, Dasar Keselamatan, Objektif dan Sasaran, insiden dan sebarang maklumat kepada semua staf UPM, pelajar, pembekal, pihak berkuasa dan pihak–pihak yang berkepentingan dengan UPM. 3.2 Semua warga UPM hendaklah mengambil bahagian dalam aktiviti berkaitan keselamatan dan kesihatan alam sekitar dengan mengemukakan pandangan dan maklumbalas atau cadangan untuk penambahbaikan. 3.3 Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan EMS UPM dan Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi bertanggungjawab untuk mempromosi, memantau dan menyediakan sumber dan mengkaji keberkesanan Dasar Sistem Pengurusan Alam Sekitar. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN 4.1 MS ISO 14001 Standard, Klausa 4.3.3 (Komunikasi) 4.2 Manual Sistem Pengurusan Alam Sekitar, Seksyen 3.3.3 4.3 Manual Komunikasi Krisis, Edisi 1.0

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

PENGURUSAN



PROSEDUR KOMUNIKASI

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN PKPU

: Penyelaras Kepuasan Pelanggan Universiti

PT (P/O)

: Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)

TPKP

: Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan

Komunikasi Dalaman

: Komunikasi dalaman bermaksud pertukaran maklumat perkhidmatan yang diperlukan oleh semua pihak di UPM

Komunikasi Luaran

: Komunikasi luaran bermaksud pertukaran maklumat perkhidmatan yang diperlukan oleh semua pihak yang berurusan dengan UPM

Pihak yang Berkepentingan

: Pihak yang berkepentingan termasuk agensi-agensi kerajaan, pihak awam, pelanggan dan pembekal

Maklumat

: Sebarang maklumat yang ingin dihebah atau didokumentasi perlu mendapat kelulusan pihak pengurusan universiti selagi ianya tidak menjejaskan reputasi dan imej UPM melalui kaedah atau medium yang sesuai.


Halaman: 3/8

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


PROSEDUR KOMUNIKASI

6.0

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

PROSES TERPERINCI 1. Proses Komunikasi

Tanggungjawab

Carta Alir 6.1.1 Mula

Perincian 6.1.1 6.1.2

Mula (a)

6.1.2 Terima Maklumat PT (P/O)

Terima maklumat daripada minit-minit mesyuarat Lembaga, Jawatankuasa Pepandu Alam Sekitar dan pihak pengurusan universiti.

(b) Polisi-polisi dan peraturanperaturan yang berkaitan. 6.1.3 Sebarkan Maklumat

6.1.3

PKPU/PT (P/O)

PT (P/O)/ TPKP

6.1.4 Terima Maklum Balas

6.1.4

6.1.5 Ambil Tindakan

6.1.5

PKPU/PT (P/O)

(a)

Sebaran dalaman kepada warga UPM melalui apa-apa kaedah yang sesuai.

(b)

Sebaran maklumat kepada pihak luar melalui apa-apa kaedah yang sesuai.

Terima maklum balas daripada pihak dalaman atau luaran melalui pelbagai medium. (a)

Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi luaran

(b)

Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi dalaman (Bawahan-atasan)

(c)

Ambil tindakan mengikut proses: komunikasi dalaman (Atasan-bawahan)

PT (P/O) 6.1.6 Kemaskini Rekod

6.1.6

Rekod/Dokumen Rujukan

Kemaskini rekod bagi semua tindakan yang telah diambil dan simpan

6.1.7 Tamat


Minit mesyuarat berkaitan

Polisi dan peraturan berkaitan

Halaman: 4/8

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


PROSEDUR KOMUNIKASI

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

2. Komunikasi Luaran Tanggungjawab

Carta Alir

6.1.1 Mula

Perincian

6.1.1

Mula

6.1.2

Terima maklum balas dari sumber-sumber seperti URespons (online), borang, surat aduan, aduan media massa, aduan dari Biro Pengaduan Awam, Sistem e-Aduan KPT, emel, telefon atau lisan.

PT (P/O)

6.1.2 Terima Maklumbalas

PT (P/O)

6.1.3 Laksanaka Tindakan

6.1.3

Laksanakan tindakan maklum balas dan seterusnya rujuk Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001).

PT (P/O)

6.1.4 Kemaskini Rekod

6.1.4

Kemaskini rekod bagi semua tindakan yang telah diambil dan simpan

6.1.5 Tamat

6.1.5

Tamat


Rekod/Dokumen Rujukan

Halaman: 5/8

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 01

PROSEDUR KOMUNIKASI

Tarikh: 20/02/2014

2. Komunikasi Dalaman (Atasan-Bawahan) Tanggungjawab

Proses

Perincian

6.2.1 Mula

Ketua/Penyelia

6.2.1

Mula

6.2.2

Ketua/penyelia keluarkan arahan terhadap aduan, memo, laporan, NCR dan lain-lain yang berkaitan.

6.2.3

Terima arahan maklumbalas.

6.2.4

Tentukan tindakan yang perlu diambil berdasarkan maklumat yang diterima.

6.2.5

Tindakan untuk dibincangkan lanjut?

6.2.6

Tentukan kaedah komunikasi dan pegawai yang bertanggungjawab.

6.2.2 Keluarkan Arahan

6.2.3 Terima Arahan Staf

PYB

PYB

6.2.4 Tentukan Tindakan yang Perlu Diambil

6.2.5 Untuk Dibincangkan Lanjut?

Ya

6.2.6 Tentukan Kaedah dan PYB

Rekod

dan

maklumat

PYB Tidak

Staf

Tidak Ya 6.2.9 Rekod & Simpan

6.2.7

Ambil tindakan yang bersesuaian.

6.2.8

Memuaskan? Jika tidak, tindakan yang bersesuaian.

6.2.9

Jika tindakan yang diambil memuaskan, rekod dan simpan.

6.2.7 Tindakan Diambil

6.2.8 Memuaskan?

6.2.10

Tamat

6.2.10 Tamat


ambil

Halaman: 6/8

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


No. Isu: 01

PROSEDUR KOMUNIKASI

Tarikh: 20/02/2014

3. Komunikasi Dalaman (Bawahan-Atasan) Tanggungjawab

Proses

Perincian

6.3.1 Mula

Staf

Rekod

6.3.1

Mula

6.3.2

Staf membuat laporan/ maklumbalas

6.3.3

Terima dan rekodkan laporan /maklumbalas

6.3.4

Laksanakan mesyuarat (jika perlu)

6.2.5

Perlu tindakan?

6.3.6

Tentukan kaedah komunikasi dan pegawai yang bertanggungjawab

6.3.2 Buat Laporan

6.3.3 Terima Laporan PYB

PYB

6.3.4 Panggilan Mesyuarat

Ya

6.3.5 Tindakan? Ketua/PYB

6.3.6 Tentukan Kaedah dan PYB

Tidak Ya

PT/PO

6.3.8 Rekod & Simpan

6.3.7

Tindakan memuaskan?

6.3.8

Rekodkan tindakan yang diambil dan sahkan. Kemaskini rekod untuk simpanan

6.3.7

Tamat

yang

diambil

6.3.7 Memuaskan ?

6.3.9 Tamat


PENGURUSAN



PROSEDUR KOMUNIKASI 7.0

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

UPM/ISO-EMS/P006/1.1 1.

2. 3.

2

Tarikh: 20/02/2014

REKOD

Bil 1.

No. Isu: 01

Minit Mesyuarat/Petikan Minit Mesyuarat atau sebarang dokumen yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa atau pihak Pengurusan Universiti Surat/ memo atau apa-apa dokumen hebahan. Dokumen yang berkaitan

UPM/ISO-EMS/P006/2.1 (Proses Komunikasi Luaran dan Dalaman) Rujuk Rekod Kualiti di bawah Pengendalian Maklum Balas Pelanggan (UPM/SOK/PEL/P001)


Tempat dan Tempoh Simpanan

Kuasa Melupus

Halaman: 8/8

PENGURUSAN

No. Semakan: 02


PROSEDUR KOMUNIKASI 8.0

No. Isu: 01 Tarikh: 20/02/2014

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan semula

Tarikh Kuatkuasa

01

00

-

Keluaran Pertama

TWP EMS

WP

15/7/2013

WP

19/11/2013

WP

20/02/2014

01

01

EMS-3/2013

Mesyuarat JKISO UPM kali ke15

01

02

EMS-4/2014

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Kali -14

Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi Pengarah Pejabat Pemasaran dan Komunikasi


2014

Recommend Documents