Zápis ze členské schůze č. 1/2014
Místo konání: restaurace Philadelfia Datum konání: 26. 4. 2014 Přítomni: viz prezenční listina Jména jsou uváděna bez titulů a křestních jmen. Zahájení Kopecká přivítala přítomné, připomněla důležitost schůze, která je volební. Vyzvala přítomné, aby podali návrhy členů do jednotlivých komisí. Byli navrženi a plným hlasem zvoleni tito členové SVčS: Volební komise: Marboe, Hrabinec a Franc Mandátová komise: Cihlová, Javoříková, Křivánková Návrhová komise: Uher, Kadlecová, Faltus Bylo odsouhlaseno, že zápis bude dělat Tajovská Cihlová jako členka mandátová komise upřesnila, že stav přítomných je 43. Členská základna má 104 členů. Schůze byla ukončena. Zahájena nová schůze v souladu se stanovami. Před přestávkou byla uctěna památka zesnulých členů střediska - pana Bastla, E. Trojana, M. Kubátové Byl navržen a odsouhlasen následující program:
Zpráva o činnosti střediska – Marboe Výroční zpráva – Kopecká Zpráva o publikacích – Dušek Zpráva o hospodaření – Vavrečka Zpráva revizní komise – Tajovská, Ungrádová Informace + diskuze k hlasování – Marboe, Kopecká Oběd Během přestávky odevzdání hlasovacích lístků týkajících se budoucnosti střediska Vyhlášení výsledků hlasování Kandidátky navrhovaných členů výboru Přestávka Vyhlášení výsledků, usnesení, schválení usnesení
1
Proběhlo hlasování o schválení navrhovaného programu – odsouhlaseno všemi přítomnými členy. Vlastní jednání Marboe připomněla, co středisko v uplynulém období udělalo a jaké mělo cíle. Pod jejím vedením organizace fungovala 12 let. Středisku se průběžně začalo dařit, podařilo se získat finance, pořádaly se úspěšné akce. Ústřední myšlenkou fungování SVčS bylo postavit se na roveň členů ústřední OS. Tak by byla posílena prestiž regionálních autorů. V celostátních soutěžích ceny dostávají ti, kteří publikují ve velkých nakladatelstvích. Středisko chtělo zaštítit autory tak, aby Praha brala region na vědomí. Během 12 let probíhaly úspěšné Maratóny, na které byli zváni známí autoři a osobnosti. Dále byl vydáván vlastní časopis Kruh, sborníky, kde členové měli možnost publikovat, a rovněž prvotiny. Byla budována platforma, která by poskytovala autorům oporu a členy zviditelňovala. Důležitá byla i spolupráce s bohemisty, neboť doposud regionální literatura není překládána. Před rokem byly otěže vedení střediska předány novému předsedovi, byl zvolen Vavrečka, který měl nadějné vize. Letošní rok byl však problémový. Slovo převzala Kopecká. Seznámila přítomné s výroční zprávou zpracovanou na základě informací předsedů oblastí a sekcí. Členské základna měla na počátku roku 99 členů, na konci roku 104 členů. 10 členů ukončilo členství. Oblast Pardubicko byla ve své činnosti částečně ochromena z důvodu dlouhodobé nemoci vedoucí Kučerové. Probíhaly úspěšné soutěže. Aktivním členem je pan Jirásek, který pořádá Laskavé večery ve Slatiňanech. Během roku působila i dramatická sekce. Oblast Orlicko vedl Vídeňský. Do této oblasti spadá činnost redaktorů Kruhu – Dušek, Faltus. Probíhala spolupráce s Oftisem. Byly uspořádány besedy a vydáno 9 knížek. Oblast Vysočina má 12 členů. Mají aktivní přístup ke kulturním činnostem – k nejvýznamnějším patří večery U Notáře. Nezanedbatelná je recenzní činnost pana Uhra. Oblast Hradecko – významné jsou již tradiční Dny poezie s mezinárodní účastí. Zajímavé jsou festivaly a ediční činnost pod vedením pana France, který připravil 24 časopisů a podílí se na organizaci soutěží. Významná je pomoc členů střediska mladým autorům. Sekce dramatická, výtvarná a hudební pomáhá při zajištění některých akcí i při práci s mladými. Významné je vydávání Kruhu, vyšlo již 35. číslo. Z finančních důvodů je nutno vytištěnou formu nově předávat na základě předplatného. Bylo získáno i předplatné od knihoven, což napomáhá prezentaci regionálních autorů. Forma Kruhu je limitována dostupnými finančními prostředky.
2
Součástí činnosti střediska bylo i vydávání literárního časopisu Partonyma vycházejícího ve spolupráci s Univerzitou Pardubice. K dispozici jsou členům střediska i veřejnosti webové stránky střediska, kde je mimo jiné i umísťován Kruh v elektronické podobě. Dále byla vydána antalogie, almanach české poezie a publikace v rámci dnů poezie. Nejmasovější akcí byl Umělecký maratón, kterého se účastnila řada členů v různých místech regionu. Výroční zpráva bude umístěna na webových stránkách střediska, dnes je k dispozici k nahlédnutí v tištěné formě. Na začátku čtvrtletí rezignovali členové výboru Misař, Vídeňský, Macháček a Vavrečka k dnešnímu dni. Na závěr V. Kopecká poděkovala všem sponzorům a příznivcům organizace, i těm, kteří se podíleli na činnosti střediska. M. Dušek přenesl zprávu o publikacích. Předplatné si objednalo 41 lidí + 4 členové si Kruh zakoupili na místě. 17 knihoven se přihlásilo k odebírání Kruhu. Uvedl, že středisko získalo nového recenzenta - J. Lojína. Nyní je připravováno č. 36 Kruhu, které vyjde v červnu. Od příštího čísla je zaváděna nová rubrika – publicistika. Vyzval přítomné k zasílání příspěvků. Je uvažováno o rozšíření redakční rady na 5 členů. Marboe připomněla, že je potřeba vážit si obtížné práce kolem vydávání Kruhu. Dále M. Marboe informovala o spolupráci s KALFem, který má dobré finanční zdroje. Rovněž uvedla, že bylo jednáno se starosty některých měst. Nyní je finanční situace organizace ožehavá. Nadějná pro členy střediska je nová možnost. Na pardubickém nádraží bude otevřeno nové knihkupectví. Proběhlo jednání s panem Řeháčkem. Knihkupectví bude přednostně podávat knihy východočeských autorů. Dnes je možnost panu Řeháčkovi nabídnout knihy ke zprostředkování prodeje. Rabat je dojednán ve výši 30 %. Výhledově bude možné vydávat knihy našich autorů, přednostně prvotiny. Jako první bude vydána naše publikace Kdo je kdo. Členové jsou vyzváni k doplnění informací o sobě z důvodu aktualizace. E-mailový kontakt na pana Řeháčka –
[email protected] Otevření knihkupectví proběhne 1. 5. 2014 v 11. hod. dopoledne. Pan Řeháček uvedl, že ve výloze bude umístěn monitor, proto je přínosné, aby autoři předali krátké anotace. Do budoucna bude možno prodávat i grafiku. Vavrečka doplnil, že je potřeba uvést informace i o vydávání publikací, konkrétně Partonymy a antologie Sever západ východ, která vyšla na podzim. Upřesnil jejich financování a počty. Partonyma již nadále nevychází pod hlavičkou střediska, neboť došlo k rozporu ve vizích mezi členy výboru a předsedou. Možnost publikování v Partonymě nadále pro členy platí. Nyní se chystá 6. svazek pod vedením pana Haráka v Ústí nad Labem. Dále V. Vavrečka přednesl hospodářskou zprávu. K jejímu obsahu nebyly vzneseny dotazy.
3
Členky revizní komise přednesly zprávu revizní komise. Tato zpráva tvoří přílohu zápisu. Došlo k diskuzi o tom, co znamená schválit nebo neschválit zprávu revizní komise. Poté proběhlo hlasování o schválení zprávy revizní komise s doporučením neschválit hospodaření SVčS za rok 2013. Za neschválení hospodaření za rok 2013 hlasovala většina přítomných. Dále proběhlo hlasování o odsouhlasení zprávy o hospodaření, kterou přednesl Vavrečka. Se zprávou o hospodaření souhlasí 1 člen, nesouhlasí většina. Hlasování se zdrželo 8 členů. Byly rozdány hlasovací lístky s uvedenými 4 možnostmi dalšího fungování střediska, které byly členské základně předloženy z důvodu rozhodnutí o dalším fungování organizace. Před hlasováním Dušek doporučil členské schůzi hlasovat pro zachování organizace ve stávající formě. Považuje za nesmysl po 14 letech vše ukončit. Uher podotkl, že pomine otázku vedení účetnictví, chce se zmínit o tom, že předseda dovedl středisko do obtížně řešitelné situace svými chybnými rozhodnutími. Rovněž doporučil pokračovat v činnosti. Marboe uvedla, že zpočátku Vavrečka fungoval dobře, nedokázal si však sehnat tým, který by ho podpořil. Další podstatná chyba byla ve špatném výběru účetního. Marboe se rovněž domnívá, že by byla dobrá volba pokračovat ve stávající formě s tím, že jasně musí zaznít, že nový výbor nezodpovídá za vzniklé chyby předcházejícího vedení. M. Vídeňský uvedl, že chyba není jen na předsedovi, ale i na výboru, který mu nedal jasné mantinely a podporu. Uvádí, že selhal výbor, proto podal rezignaci. A to jak na funkci ve výboru, tak jako vedoucí oblasti. Výbor měl včas zakročit, to však neudělal. Kopecká uvádí, že je těžko pomoci někomu, kdo pomoc nechce nebo odmítá. To je i osobní zkušenost i Kadlecové, ačkoliv uznává, že za současnou situaci nese odpovědnost celý výbor. Sama dlouho věřila, že Vavrečka dá vše včas do pořádku. Paní Šindelářová vyjádřila názor, že chce být s lidmi, kteří mají stejné zájmy, obává se však činnosti administrativního – úředního – rázu, řešení záležitostí, kterým nerozumí a jsou jí vzdálené. Jedná se o střet ekonomiky s kulturou. Domnívá se, není vhodné do výboru a revizní komise volit ty, kteří problematice týkající se úředničiny nerozumí. Marboe opakuje, že byla ochotna předsedovi pomáhat. Je velmi jednoduché odstoupit z výboru, když je zle. Ona se zbylými členy výboru neodstoupila, udělala obrovský kus práce (právník, finance, instituce apod.) aby se zachránilo, co se dá. Nemethová se přihlásila o slovo. Uvedla, že od počátku pomáhala předsedovi. Stálo jí to spoustu práce a úsilí, byli s Lukášem udření, a stejně „to udělali špatně“. Měli snahu, učili se za pochodu, dělali, co mohli. Ungrádová a Tajovská podotkly, že přes všechny chyby a nedostatky předseda odvedl kus práce, účetnictví však bylo postaveno na špatných základech a některé věci se již nedaly napravit. Nejzávažnější pochybení spočívalo v naprostém selhání účetního. Přestávka na oběd
4
Po přestávce byly vyhlášeny výsledky hlasování o budoucnosti střediska:
Zrušit středisko a založit nový subjekt - 1 hlas Sdružení kolem Kruhu – 6 hlasů Začlenit se pod ústřední OS - 4 hlasy Pokračovat dál - 35 hlasů
Další bod programu byla volba nového výboru. Byly rozdány volební lístky. Došlo k upřesnění, že z deseti kandidátů bude voleno 9 členů s největším počtem hlasů. Jirásek před volbou uvedl, že se zříká kandidatury, protože by tuto funkci již časově nezvládl. Paní Šindlerová souhlasí s tím, že nebude kandidovat do revizní komise, ale do výboru. Rovněž bude kandidovat do výboru paní Hojná. Došlo k doplnění volebních lístků členů revizní komise: Pešát, Jonáš Pro hlasování byl upřesněn tento postup a doplnění: do kandidátky výboru se škrtá Jirásek, do revizní komise paní Šindlerová. Doplňují se do výboru Šindlerová a Hojná a do revizní komise Jonáš. Po provedené volbě a sečtení hlasů byly vyhlášeny tyto výsledky:
42 hlasů - Dušek 40 hlasů - Faltus 39 hlasů - Uher 37 hlasů - Kopecká 34 hlasů - Cihlová 33 hlasů -Černošová 31 hlasů - Šindlerová 30 hlasů – Křivánková 28 hlasů - Hojná Do výboru se nedostala Nemethová a Richter
Výsledek hlasování do revizní komise: Jonáš - 38 hlasů Pešák – 37 hlasů 1 hlas byl neplatný.
Nemethová uvedla, že bude nadále spolupracovat. Pan Richter odmítl doplnit revizní komisi. Marboe vyzvala členy, aby navrhli třetího člena revizní komise. Nikdo nebyl ochoten pomoct, nový výbor bude tuto funkci řešit kooptací třetího člena. Kadlecová vyzvala k tomu, že je potřeba, aby členská schůze navrhla, jak dořešit otázku nedokončených administrativních záležitostí souvisejících s odchodem předsedy Vavrečky. 5
Navrhla, aby členská schůze neudělila předsedovi absolutorium a uložila mu, aby vše dal do pořádku. Vavrečka uvádí, že po dopracování účetnictví panem Kolářem již není možné účetnictví dát do pořádku, nelze se v něm vyznat. Jedná se o změť nepřehledných a nezařazených dokladů. Kadlecová upřesnila, že počátkem roku se pokusila účetnictví zrekonstruovat včetně pokladny. Po navrácení účetnictví panem Kolářem je ve všem chaos, který je nesmírně obtížné dát dohromady. Kopecká navrhuje členské základně schválit, že Vavrečka neobdrží absolutorium pro případ kontroly střediska ze strany úřadů. Vavrečka nadále bude nést odpovědnost za období, ve kterém působil jako statutární zástupce. Na závěr schůze návrhová komise ve složení: L. Kadlecová, Fr. Uher, J. Faltus přednesla usnesení v tomto znění: Členská schůze: schvaluje Výroční zprávu SVČS za rok 2013, bere na vědomí zprávu revizní komise s doporučením neschválit Hospodářskou zprávu SVČS za rok 2013, neschvaluje Hospodářskou zprávu SVČS za rok 2013, bere na vědomí zprávu volební komise o výsledcích hlasování o budoucnosti občanského sdružení SVČS s tím, že většinou hlasů bylo rozhodnuto o pokračování organizace ve stávající právní subjektivitě, bere na vědomí zprávu volební komise o výsledcích volby nového výboru a revizní komise pro období od 26. 4. 2014 do 26. 4. 2018 s tím, že byli zvoleni: Milan Dušek, Jiří Faltus, František Uher, Věra Kopecká, Libuše Šindlerová, Hana Cihlová, Eva Černošová, Hana Křivánková, Monika Hojná do výboru a Jaroslav Jonáš, Pavel Pešát do revizní komise, neuděluje L.Vavrečkovi tzv. absolutorium s tím, že v případě výzvy ze strany donátorů nebo úřadů bude vysvětlení podávat L.Vavrečka, jako bývalý zodpovědný předseda. Usnesení bylo schváleno většinou hlasů.
Zapsala: Iva Tajovská dne 26. 4. 2014 Schválila: Věra Kopecká dne…………………….
6
Příloha č. 1
Zpráva revizní komise Revizní komise ve složení Iva Tajovská a Marie Ungrádová provedla v souladu se stanovami Střediska východočeských spisovatelů kontrolu hospodářské činnosti za rok 2013. Ke dni 10. 4. 2014, kdy byla revizní komisi předložena konečná verze zpracování účetnictví a další doklady související s hospodářskou činností střediska za rok 2013, bylo zjištěno, že zpracování účetnictví nebylo provedeno v souladu se směrnicí o účetnictví SVčS. Rozpory byly nalezeny v těchto bodech: 1. Prvotní doklady nebyly zaúčtovány v souladu se skutečností (částka, účel, pokladna/banka atd.) Účetnictví bylo chybně a neúplně zpracováno a i přes upozornění členů revizní komise na závažné chyby během dopracování účetnictví počátkem roku 2014 nebyly tyto nedostatky odstraněny. Konkrétně jde např. o zaúčtování plateb přes bankovní účet, které byly chybně zaúčtovány do plateb přes pokladnu. Další chyby jsou např. v hromadných platbách více prvotních dokladů v jedné položce a částce, které jsou nepřehledné, neoznačené a nedohledatelné. 2. Dále účetní směrnice uvádí, že každý zaúčtovaný doklad musí být označen a uložen tak, aby byl dohledatelný a identifikovatelný za použití evidence PC (případně SW). Zaúčtované prvotní doklady nejsou označeny čísly, ani nejsou podepsány účetním a osobou, která účetní operaci schvaluje. Dokumentace není přehledně uložena a uspořádána v šanonu. Není patrné, jak byl který doklad proplacen. 3. Vyúčtování jednotlivých grantů je v rozporu s účetní směrnicí a i s pravidly a zásadami jednotlivých institucí a s uzavřenými smlouvami. Prvotní doklady nejsou přehledně vedeny odděleně tak, aby bylo nezpochybnitelně patrné, které doklady patří k vyúčtování kterého grantu. Je vedena chybná analytická evidence zakázek (tzn. jednotlivých dotací), takto neodpovídající částkám uvedeným při vyúčtování grantů. Toto je závažný nedostatek, který může mít při případné kontrole ze strany úřadů za následek citelný sankční postih naší organizace. 4. Není splněn ani další bod účetní směrnice, a to že z PC evidence (ať účetní SW nebo jiné provedení) musí vyplynout informace o hospodaření Střediska za řešené období tak, aby mohla být zpracována hospodářská zpráva. Nelze jednoznačně určit konečný stav pokladny, ani pohledávky a příjmy příštích období, chybí informace o tom, zda organizace hospodařila se ziskem či ztrátou, rovněž tak informace o tom, že byly vyčerpány všechny poskytnuté granty a podobně. V souvislosti s vyúčtováním grantů revizní komise konstatuje, že došlo ke značnému zpoždění. Zároveň komise našla ve vyúčtování grantů některá místa, která lze řešit 7
více způsoby - takovými, které by vhodněji korespondovaly s výzvami z jednání s donátory, s rozpočty a obsahem žádostí. Komise konstatuje, že konečné slovo při posuzování zvoleného řešení vyúčtování grantů mají sami jejich poskytovatelé. K dnešnímu dni však není známo, že by některý z nich vznesl námitku k předloženému vyúčtování. Během své kontrolní činnosti komise nezjistila, že by došlo ke zpronevěření finančních prostředků SVčS ze strany zodpovědných osob (předseda, pokladní). Finanční prostředky byly vynaloženy na aktivity v souladu s plánem práce organizace. Uvedené nedostatky se týkají převážně věcných a formálních chyb, které se nepodařilo odstranit. Na tomto stavu má podíl zejména nevhodná volba účetního, který nezvládl zpracovat včas a správně předané podklady. Během roku rovněž docházelo k chybnému a neúplnému vedení pokladny a neprobíhala dostatečná komunikace osoby zodpovědné za hospodaření se zpracovatelem účetnictví. Z výše uvedených důvodů revizní komise nedoporučuje členské schůzi schválit hospodaření SVčS za rok 2013. V Pardubicích dne: 26. 4. 2014
Bc. Iva Tajovská: …………….... Mgr. Marie Ungrádová: …………………………
8
