Manual Mutu Akademik
MANUAL MUTU AKADEMIK MMA.PPM-UNESA-04
Kode Dokumen Revisi Tanggal Diajukan oleh Dikendalikan Disetujui oleh
: 04/01.UNV/MMA/2014 : 02 : : : :
PUSAT PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA 2014 1
Manual Mutu Akademik
2
KATA PENGANTAR Mengikuti
perkembangan
Manual Mutu Akademik
Sistem
Penjaminan
Mutu
pendidikan tinggi, Buku Panduan Jaminan Mutu Pendidikan Tinggi Universitas negeri Surbaya
perlu dibuat menjadi manual yang
memuat prinsip-prinsip manajemen mutu akademik. Manual Mutu Akademik Pendidikan Universitas negeri Surbaya ini disusun sebagai acuan bagi pengembangan manual mutu tingkat fakultas yang akan menjadi pedoman bagi penyusunan Spesifikasi Program Studi (SP), Manual Prosedur (MP) dan Instruksi Kerja (IK) pada tingkat program studi. Manual yang mencakup Sistem Penjaminan Mutu Akademik dan Sistem Audit Mutu Akademik ini akan terus disempurnakan dengan mempertimbangkan masukan-masukan dari berbagai pihak dan referensi lainnya. Manual ini hendaknya dijadikan panduan bagi pengelola program, staf pengajar, staf administrasi dan mahasiswa dalam upaya peningkatan proses pembelajaran. Surabaya, Agustus 2014 Rektor
3
DAFTAR ISI
Manual Mutu Akademik
PENGANTAR.............................................................................................
ii
DAFTAR ISI.................................................................................................
iii
BAB I.
KEBIJAKAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS NEGERI
1
SURABAYA…………………………………...…................. A. Kebijakan Umum..………………………………………….
1
B. Penjaminan Mutu Akademik Internal…………………...
2
BAB II.
SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA………….…..........
4
A. Konsep…………………………………………………...….
4
B. Penerapan……………………………………………….......
5
BAB III.
ORGANISASI PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA...............................
6
A. Tingkat Universitas………………………….......................
6
B. Tingkat Fakultas……………………………........................
8
C. Tingkat Jurusan/Program Studi...…………......................
10
DAFTAR RUJUKAN……………………………………………..……....
13
LAMPIRAN…………………………………………………………….....
14
DAFTAR PENYUSUN...............................................................................
15
4
Manual Mutu Akademik
BAB I
KEBIJAKAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
A.
Kebijakan Umum
1. Pendidikan di Unesa diarahkan untuk menghasilkan lulusan yang: beriman dan bertakwa, cakap, bertanggung jawab terhadap
kesejahteraan
masyarakat,
memiliki
kompetensi
pedagogik, kompetensi kepribadian, kompetensi sosial dan kompetensi
profesional,
yang
mampu
menerapkan,
mengembangkan dan memperkaya khasanah ilmu pengetahuan, teknologi
dan
seni
(Ipteks),
berintegritas
tinggi
serta
berwawasan kebangsaan dan budaya Indonesia, mandiri, kreatif, inovatif dan berjiwa wirausaha.
2. Unesa mensyaratkan pengelolaan pendidikan yang senantiasa melakukan
peningkatan
mutu
secara
berkesinambungan.
Peningkatan mutu ini dilakukan dengan selalu menjaga terpeliharanya siklus pengelolaan pendidikan tinggi yang lengkap dan sesuai dengan harapan masyarakat.
3. Pengembangan program pendidikan hendaknya berpedoman pada rencana strategis Unesa dan selalu disertai dengan inovasi terhadap metode dan substansi pembelajaran serta peningkatan infrastruktur, perangkat lunak dan perangkat keras yang diperlukan. Pengembangan dalam jangka menengah dan 5
Manual Mutu Akademik panjang diarahkan untuk menjadi trend setter di tingkat nasional dan memberikan kontribusi pada standar akademik program sejenis di tingkat regional dan internasional.
4. Pelaksanaan pendidikan di lingkungan Unesa hendaknya dirancang dengan mempertimbangkan pergeseran paradigma pendidikan yang semula lebih fokus pada pengajaran oleh dosen (teacher centre) ke fokus pada pembelajaran oleh mahasiswa (student learning) atau berpusat pada mahasiswa (student centre). Porsi pembelajaran yang berbasis pada pekajian hasil penelitian hendaknya ditingkatkan secara berkelanjutan.
5. Evaluasi terhadap program pendidikan harus dilakukan secara sistematik, terstruktur, periodik dan berkesinambungan dengan menggunakan alat ukur yang dapat diterima masyarakat internasional dan dikembangkan dalam kerangka percepatan Unesa menjadi universitas penelitian yang berbadan hukum.---> masih relevankah?
6. Peningkatan mutu pendidikan di Unesa didasarkan pada 5 pilar kebijakan pengembangan proses pembelajaran yaitu: a.
pembelajaran didekatkan dengan persoalan nyata (contextual teaching and learning), melatih identifikasi masalah (problems based learning) dan strategi penyelesaian;
b.
integrasi antar disiplin ilmu yang saling mendukung untuk pemahaman dan implementasinya;
6
c.
Manual Mutu Akademik perspektif strategi nasional dan internasional yang berbasis pemahaman keunggulan nasional yang ada (persiapan kerjasama global);
d.
pemanfaatan dan optimalisasi teknologi informasi dan komunikasi yang tersedia dan akan tersedia;
e.
inovasi pembelajaran yang meningkatkan kreativitas.
7. Dalam rangka efisiensi, suatu program studi dapat ditutup sementara dan dibuka kembali sesuai dengan tingkat kebutuhan yang ada. Keputusan pembukaan dan penutupan tersebut harus diambil melalui evaluasi yang mampu mengelompokkan secara objektif dan cerdas. Program studi yang berpotensi ditingkatkan mutunya ke taraf internasional dan program studi yang tidak berpotensi perlu ditutup karena keberadaannya justru akan memberikan beban moral, finansial dan institusional.
B.
Penjaminan Mutu Akademik Internal
1. Penjaminan mutu akademik internal di tingkat universitas, fakultas, jurusan, program studi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin: a.
kepatuhan terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik serta manual mutu akademik;
b.
kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan di setiap program studi;
c.
kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi;
d.
relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya. 7
Manual Mutu Akademik
2. Penjaminan Mutu Akademik Internal merupakan bagian dari tanggungjawab
pimpinan
universitas,
pengurus
fakultas,
pengurus jurusan/bagian, pengelola program studi serta dosen. Sasaran penerapan sistem penjaminan mutu akademik harus ditetapkan
dan
dituangkan
dalam
Rencana
Strategis
Pengembangan Unesa (RENSTRA) dan Rencana Kinerja dan Anggaran Tahunan (RKT) masing-masing satuan kerja.
8
Manual Mutu Akademik
BAB II
SISTEM PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA A.
Konsep
1. Pengertian mutu secara umum adalah kesesuaian dengan standar, kesesuaian dengan harapan stakeholder, atau pemenuhan janji yang telah diberikan. Mutu pendidikan di Unesa dimengerti sebagai pencapaian tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan sesuai rencana strategis dan standar akademik. Pencapaian tujuan ini menyangkut aspek masukan, proses, dan keluaran serta nilai dan derajat kebaikan, keutamaan, dan kesempurnaan (degree of excellence).
2. Mutu pendidikan di Unesa bersifat proaktif dalam arti bahwa lulusan Unesa mampu secara terus-menerus menyesuaikan diri dengan perkembangan ilmu, teknologi, dan seni (Ipteks), serta realitas sosial-budaya yang terus berkembang secara dinamis. Mutu pendidikan di Unesa juga mencakup aspek pelayanan administratif, sarana/prasarana, organisasi, dan manajemen yang
dapat
memenuhi
harapan
sivitas
akademika
dan
masyarakat (baik orang tua mahasiswa, pengguna lulusan, maupun masyarakat luas).
3. Sistem penjaminan mutu akademik di Unesa dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin mutu gelar akademik yang diberikan. Hal ini berarti bahwa sistem penjaminan mutu harus 9
Manual Mutu Akademik dapat menjamin bahwa lulusan akan memiliki kompetensi yang ditetapkan dalam Spesifikasi Program Studi. Dengan demikian universitas
juga
menjamin
mahasiswa
akan memperoleh
pengalaman belajar seperti yang dijanjikan di dalam spesifikasi program studi. B.
Penerapan
1. Unesa menerapkan penjaminan mutu akademik yang berjenjang. Pada tingkat universitas dirumuskan kebijakan akademik dan standar akademik universitas dan dilakukan audit mutu akademik fakultas. Pada tingkat fakultas dirumuskan kebijakan akademik fakultas, standar akademik fakultas, dan manual mutu akademik fakultas serta dilakukan audit mutu akademik jurusan/bagian/program studi. Pada tingkat program studi dirumuskan kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi serta dilakukan evaluasi diri berdasarkan pendekatan OBE (Outcome Based Education).
2. Dalam pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu, Unesa memilih pendekatan FEE (Facilitating, Empowering and Enabling, Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi Departemen
Pendidikan
Nasional,
Direktorat
Jenderal
Pendidikan Tinggi 2003) dan menugaskan Unit Jaminan Mutu untuk melaksanakan peran universitas dalam pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu di semua unit pelaksana kegiatan akademik. 10
Manual Mutu Akademik
3. Pelaksanaan penjaminan mutu akademik di Unesa dijelaskan secara lebih rinci dalam Manual Prosedur Implementasi Pusat Jaminan Mutu (MP.PJM-UNESA-01).
11
Manual Mutu Akademik
BAB III ORGANISASI
PUSAT PENJAMINAN MUTU AKADEMIK UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
STRUKTUR ORGANISASI PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
KETUA
SEKRETARIS
BIDANG ADM UMUM
SPMA
Bidang Pengemb. SPMA
Bidang Akreditasi & Monevin
BIDANG ADM.KEU.
SPI
Bidang Data & Informsi
12
Bidang Keuangan
Bidang Aset
Bidang SDM
Manual Mutu Akademik
Diskripsi Tugas dan Fungsi A.
Ketua PPM Fungsi 1.
Memimpin penyelenggaraan penjaminan mutu Unesa pada bidang
Akademik
maupun non Akademik
(keuangan, barang dan ketenagaan). 2.
Menjadi
perwakilan
manajemen
(management
representative) untuk masalah mutu Universitas 3.
Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui efektivitas tindakan di dalam sistem mutu, termasuk proses-proses untuk
perbaikan
yang
berkesinambungan
serta
pencegahan atas ketidaksesuaian dengan sistem mutu. 4.
Memastikan proses-proses yang diperlukan telah ditetapkan, diimplementasikan dan dipelihara.
5.
Melaporkan kepada Manajemen Puncak (Rektor Unesa) tentang kinerja PPM dan perbaikan yang diperlukan.
6.
Memastikan
peningkatan
kesadaran
mutu
stakeholder di lingkungan Unesa. Tugas 1.
Merencanakan,
melaksanakan,
mengontrol,
mengendalikan dan mengevaluasi seluruh kegiatan PPM, sesuai dengan rencana program, kegiatan, dan pendanaan tahunan dan lima tahunan Unesa. 2.
Pengendalian dokumen mutu baik dalam bidang akademik maupun non akademik yang meliputi: (a) 13
Manual Mutu Akademik kebijakan mutu dan sasaran mutu; (b) manual mutu dan prosedur mutu; (c) rencana mutu (quality plan); (d) instruksi kerja; (e) rekaman mutu/arsip; (f) formform yang digunakan. 3.
Memimpin dan membina seluruh personil dan pegawai PPM, serta perangkat organisasi yang diperlukan.
4.
Menyelenggarakan koordinasi kerja dengan pihakpihak yang relevan untuk terwujudnya keberhasilan penjaminan mutu di Unesa.
5.
Secara pro-aktif menjaring dan mempelajari berbagai pandangan masyarakat Unesa dan masyarakat luas tentang mutu Unesa.
6.
Melakukan kajian-kajian dan menyusun rekomendasi penjaminan mutu di Unesa yang dapat diaplikasikan sesuai dengan kondisi Unesa.
7.
Menyiapkan rencana tahunan Audit Internal dan mengkoordinasikan pelaksanaannya dengan Gugus Penjaminan Mutu Fakultas dan bidang Administrasi Keuangan.
8.
Meregistrasi hasil audit internal dan melaporkannya dalam rapat tinjauan manajemen.
9.
Menginventaris keberadaan Prodi di lingkungan Unesa dalam rangka kelancaran proses akreditasi
10. Mendokumentasikan dan meng upate data dalam rangka memperlancar proses akreditasi baik untuk prodi maupun institusi 11. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai. 14
Manual Mutu Akademik
Kewenangan 1.
Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas terhadap
unit‐unit
kerja
Universitas,
aktivitas,
catatan‐catatan, dokumen, personel, aset Universitas, serta informasi relevan lainnya sesuai dengan tugas yang ditetapkan oleh Rektor. 2.
Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan teknik‐teknik audit yang diperlukan untuk mencapai efektivitas sistem pengendalian intern.
3.
Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja yang diaudit.
4.
Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat Pengelola Universitas, tanggapan terhadap laporan, dan langkah‐langkah perbaikan.
5.
Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk keperluan pelaksanaan tugasnya.
B.
Sekretaris PPM Fungsi 1. Membantu
ketua
PPM
Unesa
menyelenggarakan
penjaminan mutu Unesa 2. Betanggung jawab terhadap keberadaan dokumen maupun data di PPM 3. Memantau pelaksanaan penjaminan mutu dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu.
15
Manual Mutu Akademik
Tugas Pokok
1. Melakukan administrasi dan dokumentasi kegiatan dan notulensi rapat PPM Unesa. 2. Melaksanakan berbagai kegiatan dalam rangka perumusan, penentuan
dan
pengembangan
standar
mutu,
serta
penyusunan pedoman dan panduan pencapaian standar mutu sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan. 3. Melaksanakan berbagai kegiatan dalam rangka pemantuan pelaksanaan penjaminan mutu serta tracer study dan evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu sesuai dengan agenda yang sudah ditetapkan. 4. Mengembangkan
dan
menyempurnakan
secara
terus-
menerus standar mutu serta pedoman dan panduan pencapaian standar mutu. 5. Mengembangkan
dan
menyempurnakan
secara
terus-
menerus metode pelaksanaan dan metode evaluasi hasil pelaksanaan penjaminan mutu. 6. Menyusun dokumen SPM hasil penyempurnaan standar mutu serta pedoman dan panduan pencapaian standar mutu serta menyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan. 7. Menyusun dokumen SPM hasil pemantuan pelaksanaan penjaminan
mutu
dan
evaluasi
hasil
pelaksanaan
penjaminan mutu serta menyusun rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan.
16
8. Pengendalian
dokumen
Manual Mutu Akademik pendukung meliputi: (a)
pemeriksaan kebenaran dan kelengkapannya (termasuk identifikasi dan kode dokumen); (b) pengesahan oleh yang berwenang; (c) registrasi untuk pengendalian status revisi; (d) pemberian stempel terkendali atau tidak terkendali; (e) pendistribusian kepada personil-personil yang memerlukan termasuk personil-personil yang terkait dalam proses layanan Unesa; (f) review dan pengesahan kembali atas dokumen yang mengalami perubahan; (g) pencatatan ringkasan
setiap
perubahan;
(h)
memastikan
bahwa
dokumen mudah dibaca dan diidentifikasi; (i) pemusnahan dokumen yang kadaluarsa; (j) pendistribusian kembali dokumen yang mengalami revisi; (k) penyimpanan dan pemberian stempel kadaluarsa atau dokumen induk yang kadaluarsa. C.
Bidang Administrasi Umum Tugas Pokok 1.
Membantu
pekerjaan
administrasi
dan
dokumentasi
kegiatan harian dan notulensi rapat PJM Unesa 2.
Membantu pekerjaan administrasi dan dokumentasi suratmenyurat PJM Unesa.
3.
Membantu
pekerjaan
administrasi
dan
dokumentasi
referensi/dokumen. 4.
Membantu
pekerjaan
administrasi
penyusunan,
pemantauan dan pelaporan kegiatan Pengembangan SPM. 5.
Membantu pengelolaan database Unesa dan SPM. 17
6.
Manual Mutu Akademik Membantu pekerjaan pengadaan barang dan jasa PJM Unesa.
7.
Membantu dan bertanggungjawab atas pekerjaan lain terkait tugas PJM Unesa.
D.
Bidang Administrasi Keuangan Tugas Pokok 1.
Memimpin pekerjaan administrasi keuangan.
2.
Membantu
memantau
pekerjaan
Staf
Administrasi
Keuangan. 3.
Membantu
memantau
pengelolaan
database
dan
pertanggungjawaban keuangan PJM Unesa. 4.
Memimpin persiapan, pengajuan, pencairan dan pelaporan rutin
5.
Bertanggungjawab terhadap atas penyediaan data untuk kepentingan audit keuangan (Irjen, BPKP, BPK).
6.
Membantu koordinasi transportasi dan akomodasi tamu serta anggota PJM Unesa
7.
Membantu dan bertanggungjawab atas pekerjaan lain terkait tugas PJM Unesa.
E.
Koordinator SPMA Koordinator SPMA memiliki tugas Melakukan evaluasi kegiatan, dan menyusun laporan kegiatan akademik dalam rangka memberikan jaminan mutu lulusan Universitas. Untuk ini SPMA bertanggungjawab terhadap pembuatan Manual Mutu, Manual Prosedur,
18
Manual Mutu Akademik Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Akademik. Sejalan dengan fungsinya, SPMA melaksanakan audit sistem dan kepatuhan secara rutin terhadap seluruh kegiatan‐kegiatan akademik di seluruh unit kerja di lingkungan Universitas. Selanjutnya
menyampaikan
laporan
hasil
audit
beserta
rekomendasi yang diusulkan secara tertulis kepada Rektor melalui ketua PPM, serta memantau, mengevaluasi, dan menganalisis tindak lanjut atas rekomendasi yang telah disetujui oleh Rektor. Fungsi 1. Membantu pimpinan PPM dalam mengkaji, merumuskan secara mendalam standar mutu, pedoman dan panduan penjaminan mutu Unesa pada bidang Akademik yang ditugaskan. 2. Mengkoordinasi
dan
memfasilitasi
kebutuhan
bidang
pengembangan SPM, bidang Akademik khususnya berkaitan dengan akreditasi dan monevin, serta bidang data dan informasi. Tugas Pokok 1. Mengembangkan SPM Unesa
dan implementasinya
meliputi: (a) menetapkan, mengedalikan, dan memelihara semua dokumen yang terkait dengan sistem mutu akademik; (b) memperbaiki kekurangan dalam sistem mutu yang ditemukan sebagai hasil audit; (c) meniadakan atau memperkecil pengulangan atas efisiensi dalam mutu 19
Manual Mutu Akademik produk dan pelayanan yang diberikan oleh Unesa kepada pelanggan; (d) meniadakan penawaran produk yang kurang baik; dan (e) merespon komplain dari pelanggan untuk produk yang tidak baik mutunya. 2. Mengembangkan Sistem Monevin pengelolaan PHK dan pelaporannya. 3. Mengkoordinasikan Standarisasi Akreditasi PS S-1, D3, dan Pascasarjana. 4. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan terkait penjaminan mutu maupun Monevin PHK. 5. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan dan interaksinya.
Kewenangan 1.
Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas terhadap
unit‐unit
kerja
Universitas,
aktivitas,
catatan‐catatan, dokumen, personel, aset Universitas, serta informasi relevan lainnya sesuai dengan tugas yang ditetapkan oleh Rektor. 2.
Menetapkan
ruang
lingkup
kerja
dan
menerapkan
teknik‐teknik audit yang diperlukan untuk mencapai efektivitas sistem pengendalian intern. 3.
Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja yang diaudit.
20
4.
Manual Mutu Akademik Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat Pengelola Universitas, tanggapan terhadap laporan, dan langkah‐langkah perbaikan.
5.
Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk keperluan pelaksanaan tugasnya.
Satuan Penjaminan Mutu Akademik memiliki tiga bidang yaitu Bidang Pengembangan SPM, Bidang Akreditasi dan Monevin, serta bidang Data dan informasi. Masing-masing bidang ditangani oleh dua orang yaitu kepala dan sekretaris bidang.
1.
Bidang Pengembangan SPM
Fungsi a.
Mengembangkan
SPM
Unesa
dan
mengimplementasikannya. b.
Mengendalikan semua rekaman mutu/arsip yang dihasilkan dari dokumen sistem mutu.
c.
Memantau informasi mengenai kepuasan pelanggan dan/atau ketidakpuasan pelanggan
Tugas Pokok a.
Melakukan pendampingan GJM dan UJM di fakultas dan Jurusan/Prodi di lingkungan Unesa
b.
Melakukan pengembangan dokumen, POS, Borang, Instruksi Kerja dalam rangka pelaksanaan SMM di lingkungan Unesa
21
c.
Manual Mutu Akademik Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan terkait auditor, reviewer untuk kepentingan internal Unesa
d.
Mengadakan kerjasama dengan konsultas ISO dan atau Penjaminan Mutu untuk melakukan pelatihan daam rangka persiapan ISO
2.
Bidang Akreditasi dan Monevin
Fungsi a.
Membantu koordinator SPMA dalam melakukan kegiatan
dan/atau
kajian
Akademik,
dimana
kegiatan/kajian tersebut memerlukan pengetahuan, pengalaman, atau kepakaran tertentu. b.
Memberikan masukan dan saran kepada prodi yang akan
mengajukan
akreditasi
baru
ataupun
perpanjangan. c.
Memberi laporan monevin kepada pimpinan PPM melalui koordinator SPMA.
Tugas Pokok a.
Mengembangkan dokumen Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)
b.
Melaksanakan Audit Sistem & Kepatuhan
c.
Penjadwalan pelaksanaan audit
d.
Menentukan reviewer yang akan bertugas melakukan audit internal
e.
Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan terkait AIMA
f.
Mengembangkan Sistem Reward dan Early Warning 22
Manual Mutu Akademik Memantau informasi mengenai kepuasan pelanggan
g.
dan/atau ketidakpuasan pelanggan
3.
Bidang Data dan Informasi
Fungsi a.
Membantu koordinator SPMA dalam menyiapkan data
dan
akademik
informasi sebagai
berkaitan dasar
dengan
dalam
bidang
kepentingan
akreditasi maupun penyusunan proposal hibah maupun blockgrant . b.
Membantu koordinator SPMA dalam menyiapkan informasi yang harui dipublikasikan berkaitan dengan PPM.
Tugas Pokok a.
Mengembangkan data base bidang akademik
b.
Melakukan updating data dan informasi
c.
Mendokumentasikan berbagai hasil audit di bidang akademik
F.
Satuan Pengawasan Internal (SPI) Satuan
Pengendali
(Pengawasan)
Internal
adalah
Institusi Fungsional yang bertugas mendukung kegiatan Universitas dalam pengawasan internal Universitas. Satuan Pengawasan Internal dipimpin oleh seorang Kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Rektor serta bertanggung jawab kepada Rektor. Kepala Satuan Pengawasan Internal diangkat untuk masa 4 (empat) tahun dan dapat diangkat kembali untuk sebanyak‐banyaknya dua kali masa jabatan 23
Manual Mutu Akademik
Fungsi a)
Membantu Rektor dalam melakukan pengawasan internal Universitas.
b)
Memberikan rekomendasi perbaikan untuk mencapai sasaran Universitas secara ekonomis, efisien, dan efektif.
c)
Membantu efektivitas penerapan pola tata kelola di Universitas.
d)
Menangani indikasi
permasalahan
terjadinya
KKN
yang
berkaitan
(kolusi,
dengan
korupsi,
dan
nepotisme) yang menimbulkan kerugian Universitas, bekerja sama dengan unit kerja terkait. e)
Membantu menciptakan sistem pengendalian intern yang efektif di Universitas dan memastikan bahwa pengendalian intern telah tersebut telah dipatuhi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tugas Melakukan penilaian terhadap sistem pengendalian intern yang berlaku serta pelaksanaannya di semua kegiatan, fungsi, dan program Universitas yang mencakup: 1.
Audit atas keuangan dan ketaatan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.
Audit tentang daya guna dan kehematan dalam penggunaan sarana dan prasarana Universitas.
24
3.
Manual Mutu Akademik Penilaian tentang hasil guna atau manfaat yang direncanakan dari suatu kegiatan atau program Universitas.
4.
Penilaian atas pendayagunaan dan pengembangan sumber daya manusia di Universitas.
5.
Melakukan kajian terhadap kecukupan pelaksanaan manajemen risiko (risk management) di lingkungan Universitas.
6.
Mengadakan koordinasi dengan auditor eksternal.
7.
Menyusun peraturan Universitas di bidang audit serta pedomanpedoman
yang
berkaitan
dengan
kelengkapan prosedur untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 8.
Menyampaikan
laporan
hasil
audit
beserta
rekomendasi yang diusulkan secara tertulis kepada Rektor. 9.
Memantau, mengevaluasi, dan menganalisis tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit yang telah disetujui oleh Rektor.
Kewenangan 1. Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas terhadap unit‐unit kerja Universitas untuk mengetahui aktivitas, catatan, dokumen, personel, aset Universitas, serta informasi lainnya yang relevan sesuai dengan tugas yang ditetapkan oleh Rektor.
25
Manual Mutu Akademik 2. Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan teknik‐teknik audit yang diperlukan untuk mencapai efektivitas sistem pengendalian intern. 3. Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja yang diaudit. 4. Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat
Pengelola
Universitas,
tanggapan
terhadap
laporan, dan langkah‐langkah perbaikan. 5. Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk keperluan pelaksanaan tugasnya. 6. Mendapatkan bantuan dari tenaga ahli, baik dari dalam maupun
luar
Universitas,
sepanjang
hal
tersebut
diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya. Bidang Audit Keuangan dan Aset memiliki tugas untuk: 1.
Untuk
memberikan
keyakinan
yang
memadai
bagi
tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pendidikan yang memadahi. 2.
Untuk
memberikan
keyakinan
yang
memadai
bagi
keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset Negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. 3.
Memberikan pernyataan tentang kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.
4.
Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada pimpinan dan bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. 26
5.
Manual Mutu Akademik Melakukan Pengawasan pengadaan (sarana dan prasarana dan/pembangunan
adalah
serangkaian
kegiatan
pengawasan yang dilakukan untuk memperoleh keyakinan bahwa pengadaan dilakukan secara efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil/ tidak diskriminatif dan akuntabel
Bidang Audit Kepegawaian (SDM) 1.
pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, obyektif, komprehensif, dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia
2.
proyeksi masa depan kebutuhan SDM organisasi, dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang, sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku dan standar internal (kebijakan universitas).
G.
Tingkat Fakultas
1. Organisasi penjaminan mutu akademik di tingkat fakultas terdiri atas Pimpinan Fakultas, Senat Fakultas dan Ketua GJM
2. Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidik-an, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan 27
Manual Mutu Akademik tenaga akademik, tenaga administrasi, dan mahasiswa. Dekan bertanggung jawab atas terjaminnya mutu akademik di fakultas.
3. Untuk mempersiapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik di tingkat fakultas, maka setiap fakultas membentuk Gugus Jaminan Mutu (GJM) yang bersifat ad hoc dengan Surat Keputusan Dekan.
4. Tugas GJM adalah membantu Dekan dalam peningkatan mutu akademik, dimulai dari a). penyusunan dokumen kebijakan, peraturan,
standar
dan
manual
prosedur
akademik,
b).
penyusunan Laporan Evaluasi Diri Fakultas berdasar Laporan Evaluasi Diri Jurusan dan EPSBED (Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri) tiap semester, c). penyiapan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI), d). peningkatan mutu fakultas berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.
5. GJM beranggotakan : Ketua dan para dosen perwakilan jurusan/program studi yang dipilih Dekan.
6. Berkaitan dengan audit mutu, PJM melaksanakan tugas Rektor untuk melaksanakan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) pada fakultas atau jurusan selaku pelaksana kegiatan akademik secara berkala.
7. PJM melaporkan hasil audit kepada Rektor. 8. Tindak lanjut atas laporan audit tersebut (termasuk permintaan tindakan
koreksi
/PTK)
dilakukan
oleh
Rektor
untuk
dilaksanakan oleh Dekan.
9. Dekan melakukan koordinasi tindaklanjut atas PTK, membuat keputusan dalam batas kewenangannya serta memobilisasi sumberdaya di fakultas untuk melaksanakan keputusan tersebut. 28
Manual Mutu Akademik
10. Setiap tahun Senat akademik Fakultas (SF) menerima Laporan Evaluasi Diri serta Laporan Audit Mutu Akademik Internal dari Dekan. Senat Fakultas akan mempelajari kedua laporan tersebut
dan menentukan kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu pendidikan.
11. Tiap fakultas memiliki Gugus Jaminan Mutu yang dibentuk oleh SK Dekan. Tugas-tugas gugus tersebut adalah membantu Pembantu Dekan Bidang Akademik dalam pengembangan sistem penjaminan mutu akademik yang mencakup antara lain: a.
penjabaran Standar Akademik Unesa ke dalam Standar Akademik Fakultas;
b.
penjabaran Manual Mutu Akademik Universitas ke dalam Manual Mutu Fakultas;
c.
sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua sivitas akademika di fakultas yang bersangkutan;
d.
pelatihan dan konsultasi kepada sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaan penjaminan mutu.
12. Pembantu Dekan Bidang Akademik sebagai penanggung jawab pelaksanaan penjaminan mutu akademik menunjuk seorang Koordinator Program Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) yang ditetapkan dengan surat keputusan Dekan. Tugas Koordinator AMAI adalah: a.
membentuk Unit audit mutu akademik internal;
b.
melaksanakan pelatihan audit untuk anggota Unit audit mutu akademik internal;
c.
melakukan koordinasi audit akademik internal terhadap jurusan/ bagian/program studi. 29
Manual Mutu Akademik
13. Dekan menerima laporan audit mutu (termasuk permintaan
tindakan koreksi/PTK) dari Koordinator AMAI tingkat fakultas. Dekan melakukan koordinasi tindaklanjut atas PTK, membuat keputusan dalam batas kewenangannya, serta memobilisasi sumberdaya di fakultas untuk melaksanakan keputusan tersebut.
14. Setiap tahun SF menerima laporan evaluasi diri serta laporan audit mutu akademik internal dari dekan. SF akan mempelajari kedua laporan tersebut dan menentukan kebijakan dan peraturan baru di tingkat fakultas untuk peningkatan mutu pendidikan.
15. Organisasi
penjaminan
mutu
akademik
pada
Program
Pascasarjana, Program Diploma, dan pendidikan profesi Unesa disusun secara khusus. H.
Tingkat Jurusan/Bagian/Program Studi
1. Ketua Jurusan/Ketua Program Studi bertanggung jawab atas terlaksananya: a.
proses pembelajaran yang bermutu sesuai dengan Spesifikasi Program Studi (SPS), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK)
b.
evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran;
c.
evaluasi hasil proses pembelajaran;
d.
tindakan perbaikan proses pembelajaran;
e.
penyempurnaan SPS, MP, dan IK secara berkelanjutan.
Dalam melaksanakan tanggungjawab tersebut Ketua Jurusan/ Ketua Program Studi dibantu oleh Unit Jaminan Mutu
2. Unsur organisasi jaminan mutu akademik di tingkat jurusan terdiri atas pimpinan jurusan. 30
Manual Mutu Akademik
3. Ketua Jurusan bertanggungjawab atas terjaminnya mutu akademik di jurusan.
4. Untuk mempersiapkan SPMA di tingkat jurusan, maka setiap jurusan membentuk Unit Jaminan Mutu (UJM) yang bersifat ad hoc dengan Surat Keputusan Dekan.
5. Tugas UJM adalah membantu Ketua Jurusan dalam peningkatan mutu melalui: a)
penyusunan dokumen (Spesifikasi Program Studi (SPS), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK) yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik dan Manual Prosedur di tingkat fakultas),
b) Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Jurusan dan laporan EPSBED setiap semester. c)
penyiapan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI),
d) peningkatan mutu jurusan berkelanjutan berdasarkan rumusan koreksi.
6. UJM beranggotakan: Ketua dan para dosen yang ditunjuk. 7. Ketua Jurusan/Ketua Program Studi bertanggung jawab atas tersusunnya: a.
Spesifikasi Program Studi (SPS)
b.
Manual Prosedur (MP) dan
c.
Instruksi Kerja (IK), yang sesuai dengan Standar Akademik, Manual Mutu, dan Manual Prosedur Tingkat Fakultas.
d.
Tindakan perbaikan proses pembelajaran.
e.
Penyempurnaan SPS, MP, IK secara berkelanjutan.
f.
Penelitian yang sesuai dengan kompetensi jurusan dan Manual Mutu Penelitian. 31
g.
Manual Mutu Akademik Pengabdian kepada masyarakat yang sesuai dengan kompetensi jurusan dan Manual Mutu Pengabdian Kepada Masyarakat.
8. Ringkasan mengenai tanggungjawab dan wewenang dalam sistem Penjaminan mutu akademik di tingkat universitas, fakultas, serta jurusan/program studi diberikan dalam Tabel 1 pada lampiran.
32
Manual Mutu Akademik
LAMPIRAN
Tabel 1. Tanggungjawab dan Wewenang Sistem Penjaminan Mutu Tingkat Universitas, Fakultas dan Jurusan/Program Studi
Tingkat
Universitas
Dokumen yang dihasilkan
Satuan Kerja
Penanggung Jawab
Penanggung
Implementasi
Jawab Sistem
Sistem
Audit Mutu
Penjaminan Mutu
Akademik
Akademik
Internal
• Kebijakan Akademik
Pusat
Rektor
Koordinator
• Standar Akademik
Jaminan
Program Audit
• Peraturan Akademik
Mutu
Mutu
• Manual Mutu Akademik
(PJM)
Akademik Internal
Fakultas
• Standar Akademik Fakultas • Peraturan Akademik
Gugus
Dekan/Direktur
Koordinator
Jaminan
Program
Program Audit
Mutu
Pascasarjana/
Mutu
Pejabat atau Ketua
Akademik
yang ditunjuk
Internal
Fakultas • Manual Mutu Akademik Fakultas Jurusan/
• Kompetensi Lulusan
Unit
Ketua Jurusan/
Program
• Spesifikasi Program Studi
Jaminan
Kaprodi
Studi
• Manual Prosedur
Mutu
Pascasarjana/ Pejabat atau Ketua
• Instruksi Kerja
yang ditunjuk
15
