AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) SIKLUS 1 TAHUN 2012/2013 UNIVERSITAS PATTIMURA
Standar
Monitoring
Pelaksanaan
Standar baru
Continuos Quality Improvement Rumusan Koreksi
Peningkatan Mutu
Audit Internal
Evaluasi Diri
Satu Siklus SPMI-UPATTI
Quality
Survive !!!
World Class Operator
BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS PATTIMURA AMBON 2013
PENGANTAR
S
istem penjaminan mutu di Universitas Pattimura (UNPATTI) dimulai dengan penetapan standar mutu yang ingin dicapai dan selanjutnya standar ini dilaksanakan dengan upaya semaksimal mungkin agar terpenuhi. Untuk melihat kemajuan pelaksanaan standar tadi dan untuk memastikan bahwa arah pelaksanaannya sesuai dengan rencana perlu dilakukan monitoring, evaluasi diri, dan audit mutu internal. Hasil-hasil yang diperoleh dari tahapan monitoring, evaluasi diri, dan audit mutu internal serta ditambah dengan masukan dari seluruh stakeholders, digunakan sebagai pertimbangan di dalam melakukan peningkatan mutu. Oleh karena itu audit mutu internal siklus 1 tahun 2012/2013 dilaksanakan. Di dalam proses audit ini, temuan-temuan dikelompokkan dalam dua kategori yaitu observasi (OB) dan ketidaksesuaian (KTS) yang disampaikan kepada klien (Fak/PPs, Prodi) agar dapat ditindak lanjuti. Akan tetapi di dalam buku ini temuan-temuan tersebut disampaikan secara umum dan ringkas ke dalam beberapa kategori temuan untuk dipublikasikan. Tentunya dalam pelaksanaan proses audit mutu internal silkus 1 tahun 2012/2013 dan diikuti dengan diterbitkannya buku ini belum dapat dikatakan sempurna, sebab itu kritik dan saran sangat diharapkan untuk penyempurnaannya. Diharapkan buku yang memuat hasil audit ini dapat menjadi referensi untuk memperbaiki kegiatan opersional akademik atau proses SPMI-UNPATTI maupun upaya-upaya peningkatan standar mutu secara berkelanjutan. Ambon, Juli 2013 BPM-UNPATTI
DAFTAR ISI Halaman PENGANTAR ................................................................................................................
ii
DAFTAR ISI ..................................................................................................................
iii
I. Gambaran Umum........................................................................................................
1
II. Tujuan Audi dan Ruang Lingkup Audit ......................................................................
1
A. Aras Fakultas (Audit Institusi) ...............................................................................
2
B. Aras Program Studi (Audit Program Studi) ............................................................
2
III. Pelaksanaan Audit Mutu Internal Siklus 1 Tahun 2012/2013 ....................................
2
A.Pra Audit Mutu Internal ..........................................................................................
2
B.Audit Mutu Internal ................................................................................................
5
IV. Hasil Audit Mutu Internal .........................................................................................
7
V. Penutup ......................................................................................................................
15
I. Gambaran Umum Setiap PT harus memiliki kesehatan organisasi yang dinilai cukup baik dan kondusif untuk pelaksanaan Tridharma PT sehingga dapat bersaing dan sejajar dengan PT terkemuka lainnya di dunia. Salah satu isu strategis dari kesehatan organisasi adalah penjaminan mutu (Quality Assurrance). Dalam Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM-PT) proses audit sangat dibutuhkan karena merupakan komponen ‘C’ (P-D-C-A) dalam setiap siklus peningkatan mutu secara berkelanjutan. Audit merupakan salah satu bagian dari monev internal dimana dalam proses audit ini dilakukan penilaian secara sistematis untuk menetapkan apakah suatu proses telah berjalan sesuai standar mutu yang ditetapkan sehingga memberikan hasil yang bermutu. Audit Mutu Internal Universitas Pattimura (AMI-UNPATTI) adalah suatu proses layanan konsultasi, monitoring dan evaluasi yang bersifat independen dan objektif yang dirancang untuk: (1) Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja (kegiatan operasional) Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Pattimura (SPMI-UNPATTI). (2) Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar SPMI telah tepat dan efektif. (3) Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri. Tujuan Audit Mutu Internal (AMI) adalah untuk membantu seluruh anggota manajemen melaksanakan tugas dalam pencapaian sasaran yang ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab. Sasaran AMI adalah organisasi unit pelaksanan SPMI, yang meliputi prosedur, proses, tanggung jawab, manajemen, dan sumber daya teraudit. Adapun manfaat dari AMI adalah untuk: Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian). Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu. Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi. Menjamin konsistensi penerapan sistem. Memastikan keefektifan penerapan sistem. Meningkatkan/mengembangkan sistem. Metode AMI di UNPATTI dilakukan dalam dua cara, yaitu desk evaluation dan visitasi kepada auditee. Secara teknis, pelaksanaan AMI mengacu kepada Manual Prosedur AMI (UNPATTI-BPM-05-21-03). Dalam pelaksanaannya, AMI dilakukan oleh para auditor internal bersertifikat.
II. Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Mutu Internal Siklus 1 Tahun 2012/2013 Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Siklus 1 Tahun 2012/2013 dilakukan pada 2 (dua) aras yakni aras Fakultas/PPs (Audit Institusi) dan aras Program Studi (Audit Program Studi) yang masing-masing memiliki tujuan dan ruang lingkup audit sebagai berikut:
1
A. Aras Fakultas/PPs (Audit Institusi). 1) Tujuan Audit: Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu SPMI Fak/PPs terhadap Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Peraturan SPMI/Akademik, Manual Mutu SPMI, Manual Prosedur Implementasi SPMI, dan Manual Prosedur Satu Siklus SPMI. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu SPMI Fak/PPs terhadap Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Peraturan SPMI/Akademik, Manual Mutu SPMI, Manual Prosedur Implementasi SPMI, dan Manual Prosedur Satu Siklus SPMI. 2) Ruang Lingkup Audit: Meneliti keberadaan organisasi penjaminan mutu SPMI di tingkat Fak/PPs sesuai dengan Manual Mutu SPMI, yaitu: (1) Gugus Jaminan Mutu; (2) Komisi Koordinasi Kegiatan SPMI (K3SPMI); Tim Koordinasi Kegiatan Akademik (TK2A); (3) Tim Koordinasi Semester (TKS). Meneliti Kebijkan SPMI Fak/PPs, Standar SPMI Fak/PPS; Manual Prosedur Satu Siklus SPMI Fak/PPs; Manual Prosedur Implementasi SPMI Fak/PPs. Meneliti keberadaan Manajer Program Audit Mutu Internal (AMI) Fak/PPs. Meneliti pelaksanaan SPMI Fak/PPs. B. Aras Program Studi (Audit Program Studi) 1) Tujuan Audit: Memastikan kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di Prodi terhadap standar mutu yang telah ditetapkan. Memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi Prodi. Memastikan konsistensi pelaksanaan proses pembelajaran Prodi terhadap pencapaian kompetensi lulusan. Memastikan kecukupan sumber daya pembelajaran; 2) Ruang Lingkup Audit: Spesifikasi Prodi, Kompetensi lulusan, Kurikulum Prodi, Pelaksanaan pembelajaran Prodi, Sumber daya pembelajaran Prodi, Kemajuan belajar mahasiswa, dan Upaya perbaikan mutu (quality improvement) berdasarkan hasil evaluasi diri berkelanjutan.
III. Pelaksanaan Audit Mutu Internal Siklus 1 Tahun 2012/2013 A. Pra-Audit Mutu Internal AMI Siklus 1 tahun 2012/2013 dilaksanakan pada bulan Desember 2012 – Mei 2013, melibatkan 10 Fakultas/Program Pascasarjana dan 48 Program Studi (58 auditee), sehingga kegiatan Pra-Audit Mutu Internal dimaksudkan untuk mempersiapkan berbagai komponen yang terkait dengan kegiatan dimaksud agar pelaksanaannya berlangsung efektif, yaitu: 2
1) Pertemuan dengan Para Dekan/Direktur dalam Lingkungan UNPATTI, Diikuti Pertemuan dengan Pembantu Dekan Bidang Akademik/Ass Dir, Ketua Jurusan/Program Studi/TK2A/TKS dalam Lingkungan UNPATTI. Pertemuan dengan para Dekan Fakultas/Dir.PPs berlangsung pada hari/tgl : Rabu 12 Desember 2012, bertempat di Gedung Rektorat, Lantai 3, Ruang Pembantu Rektor Bidang Akademik. Sedangkan pertemuan dengan para Pembantu Dekan bidang Akademik, Ketua Jurusan/Prodi/TK2A/TKS dalam Lingkungan UNPATTI berlangsung pada hari/tgl : Senin 10 Januari 2013, bertempat di Gedung Rektorat, Lantai 1, Ruang BPM. Tujuan dari ke dua pertemuan ini adalah membicarakan tentang persiapan pelaksanaan Program Implementasi Satu Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal UNPATTI Tahun 2012/2013 secara menyeluruh pada tingkat Fak/PPs yang intinya antara lain : (1) Pelaksanaan monev pembelajaran; (2) Pelaksanaan AMI Jurusan/Prodi; (3) Pelaksanaan AMI Fak/PPs; (3) Pelaksanaan tindakan koreksi (PTK); dan (4) Monev pelaksanaan tindakan koreksi (PTK). 2) Penyampaian Surat ke Para Dekan Fakultas/Dir.PPs Dalam Lingkungan UNPATTI Penyampaian surat ke para Dekan/Dir.PPs dalam lingkungan UNPATTI, Nomor : 7016/UN13/LL/2012, tanggal 26 Sepetember 2012 tentang Penyampaian Kegiatan Program Satu Siklus SPMI-UNPATTI Tahun 2012/2013. Kemudian disusul dengan Penyampaian surat ke para Dekan Fak/Dir.PPs dalam lingkungan UNPATTI, Nomor : 293/UN13/LL/2013, tanggal 08 Januari 2013 yang dilampiri dengan 1 buah CD berisi jadwal pelaksanaan kegiatan Satu Siklus SPMI-UNPATTI Tahun 2012/2013, gambaran umum kegiatan dan dokumen Borang Pengendalian Standar. Surat tersebut dimohonkan agar diadakan persiapan seperlunya terkait dengan pelaksanaan kegiatan dimaksud. 3) Mempersiapkan Borang Kegiatan AMI. Dalam pelaksanaan kegiatan AMI diperlukan beberapa jenis borang yang perlu disiapkan sebelum kegiatan AMI berlangsung. Jenis borang tersebut antara lain: (a) Borang panduan pelaksanaan AMI, (b). Borang pelaksanaan audit bagi para auditor; (c) Borang berita acara dan daftar presensi, (d). Borang laporan AMI oleh para Auditor, dan (e) Borang evaluasi AMI oleh para teraudit. 4) Penyegaran Para Auditor Internal Penyegaran kepada para auditor internal menjelang pelaksanaan AMI sangat diperlukan mengingat para auditor internal ini tergolong baru dalam mempraktekkan kompetensinya sebagai seorang auditor bersertifikasi. Penyegaran para auditor dilaksanakan pada hari/tgl : Kamis 17 Januari 2013 bertempat di ruang Badan Penjaminan Mutu (BPM), dan berlangsung dari pukul 10.00-13.00 Wit. Topik materi yang sajikan dan didiskusikan antara lain tentang : (a) Kode Etik AMI, (b) Manual Prosedur AMI, (c) Piagam AMI UNPATTI, dan (d) Aspek teknis pelaksanaan audit. Kemudian diikuti dengan pertemuan lanjutan yakni : tanggal 21 Januari 2013, tentang mekanisme pelaksanaan AMI; dan tanggal 25 Januari 2013, tentang pembagian tugas kelompok auditor sesuai Surat Tugas Rektor No: 645/UN13/LL/2013, tgl 28 Januari 2013, dan disesuaikan dengan dokumen yang telah disampaikan oleh Fakultas dan Program Studi. Penyampaian dokumen ini sebagai prasyarat utama dilaksanakannya audit. Kemudian pertemuan tanggal 8 3
Februari 2013, tentang mekanisme teknis pelaksanaan audit Prodi dan Fakultas. Adapun distribusi 28 orang auditor internal yang ditunjuk berdasarkan Surat Tugas Rektor No: 645/UN13/LL/2013, sebagai berikut: Tabel 1. Distribusi Auditor Internal Pada Aras Fakultas/PPs No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9. 10.
Fakultas
Auditor Internal
Dr. Ir. J. Riry, MP; S.S.Alfons, SH, MH; dan Keguruan Dan Ilmu Pendidikan (FKIP) Ir. W. Talakua, MP. Prof. Dr. A. Watloly, S.PAK.M.Hum; Dr .Ir. J. Riry, Hukum (FH) MP; Ir. J. labetubun, MP; Ir. W. Talakua, MP; dan M. Soplantila, SH. Teknik (FT) Dr .Ir. J. Riry, MP; Prof. Dr. A. Watloly, S.PAK. M.Hum; Ir. J. Labetubun; dan M. Soplantila, SH. Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik (FISIP) Dr .Ir. J. Riry, MP; S.S.Alfons, SH, MH; dan M. Soplantila, SH. Ekonomi (FEKON) Ir. W. Talakua, MP; S.S.Alfons, SH, MH; dan Dr .Ir. J. Riry, MP. Pertanian (FAPERTA) Ir. W. Talakua, MP; Ir. P.A. Uneputty, M.Phil; dan M. Soplantila, SH Perikanan Dan Ilmu Kelautan (FPIK) Prof. Dr. A. Watloly, S.PAK.M.Hum; Ir. J. Labetubun, MP; Dr .Ir. J. Riry, MP; dan Dr. K. Karuna, SPd, MPd. Matematika Dan Ilmu Pengetahuan Alam Ir. W. Talakua, MP; Ir. J. labetubun, MP; dan (FMIPA) Dr .Ir. J. Riry, MP Kedokteran (FK) Ir. W. Talakua, MP; Dr. Ir. J. Riry, MP; dan Dr. K. Karuna, S.Pd, MPd. Program Pascasarjana (PPs) -
Tabel 2. Distribusi Auditor Internal Pada Aras Program Studi. No. 1.
2. 3.
Fakulas/Prodi FKIP: Penjaskesrek Bimbingan Konseling Pendidikan Luar Sekolah Pendidikan Matematika Pendidikan Fisika Pendidikan Kimia Pendidikan Biologi
Auditor Internal Ir. J. Labetubun, MP; Ir. W. Talakua, MP; Dr. K. Karuna, M.Pd
M. Soplantila, SH; Dr. H. Tuaputty; Poppy Tuhulele SH, LLM Ir. W. Talakua, MP; S.S Alfons, SH, MH; Dr. K. Karuna, MPd Dr. K. Karuna, M.Pd; Ir. W. Talakua, MP; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Dr. Ir. J. Riry, MP; dr. I. Kusadhiani; S. Lestaluhu, S.Sos; MSi. dr. M. Sanaky; dr. I. Kusadhiani; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Prof. Dr. A. Watloly, S.Pak, M. Hum; Ir. J. Labetubun, MP; Ir. W. Talakua, MP; Dr. J. Riry, MP; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Pendidikan Bahasa dan Sastra T. V. Pattimahu, SE, M.Si; Dr. K. Karuna, M.Pd; Dr. J. Riry, MP Indonesia Pendidikan Bahasa Jerman Ny. Vallyda, A. Pieter/P, SH, MH; T. V. Pattimahu, SE, M.Si; M. Soplantila, SH FH : Prof. Dr. A. Watloly, S.Pak, M. Hum; Ir. J. Labetubun, MP; Ilmu Hukum Ir. W. Talakua, MP FT: Ir. H. Matakupan, M.Si; Ir. E. Y. Gaspersz, SU; Ir. J. Labetubun, MP Teknik Mesin Teknik Industri Dr. Ir. J. Riry, MP; M. Soplantila, MP; Ir. J.M. Herman, MT. Teknik Sistem Perkapalan Ir. W. Talakua, MP; Dr. Ir. J. Riry, MP; Ir. J. Labetubun, MP Teknik Perkapalan Ir. W. Talakua, MP; Dr. Ir. J. Riry, MP; Ir. J. Labetubun, MP
4
Lanjutan Tabel 2. No. Fakulas/Prodi 4.
FISIP : Ilmu Administrasi Negara Ilmu Pemerintahan Sosiologi
5.
FEKON : Manajemen Ekonomi Pembangunan
Akuntansi 6.
FAPERTA : Agroekoteknologi Agribisnis Teknologi Hasil Pertanian Kehutanan Peternakan
7.
FPIK : Manajemen Sumberdaya Perairan Budidaya Perairan Agrobisnis Perikanan Teknologi Hasil Perikanan
8.
FMIPA : Fisika Biologi Matematika
9. 10.
FK : Pendidikan Dokter PPs : Ilmu Ekonomi
Auditor Internal Ir. W. Talakua, MP; Ny. Vallyda, A. Pieter/P, SH, MH; S. Rieuwpassa, MA Ir. J. Labetubun, MP; Dr. J. Latuihamallo, M, Si; S. Rieuwpassa, MA Said Lestaluhu, S.Sos, M.Si; Ir. J. Labetubun, MP; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Dr. J. Papilaya, M. Si; F.A.S. Tupamahu SE, M.Si, M. F. Laitupa, SE, M.Si; R.J.D, Atawarman, SE, M.Si, Akt Dr. J. Papilaya, M. Si; F.A.S. Tupamahu SE, M.Si, M. F. Laitupa, SE, M.Si; R.J.D, Atawarman, SE, M.Si, Akt; Dr. Ny. J. Latuihamallo, M.Si T.V. Pattimahu, SE, M.Si; M. Soplantila, SH; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Ir. J. Labetubun, MP; Ir. J. M. Herman, MT; Ir. W. Talakua, MP Ir. E. Gaspersz, SU, Ir. C.R.M. Loppies, M.Si, Ir. J. M. Herman, MT, ; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Ir. W. Talakua, MP; Ir. J. Labetubun, MP; Ir. E. Gaspers, SU Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil; Ir. J. Labetubun, MP; M. Soplantila, SH; T.V. Pattimahu, SE, M.Si Prof. Dr. A. Watloly, S.Pak, M. Hum; Ir. J. M. Herman, MT; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil; M. Soplantila, SH Ir. J. Labetubun, MP; Ir. H. Matakupan, M.Si; Dr. P. Kakisina, S.Pd, M.Si Dr. D. A. N. Apituley, MP; dr. M. Sanaky; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Prof. Dr.rer.nat. Ir. A. S. Khouw, M.Phil; dr. M. Sanaky; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Ir. J. Labetubun, MP; Prof. Dr.rer.nat. Ir. A. S. Khouw, M.Phil; Ir. H. Matakupan, M.Si T. J. Kakisina, ST, MT; dr. I. Kusadhiani; M. Soplantila, SH Dr. K. Karuna, M.Pd; T. J. Kakisina, ST, MT; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil T. J. Kakisina, ST, MT; Dr. K. Karuna, M.Pd; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Prof. Dr.rer.nat. Ir. A. S. Khouw, M.Phil; Dr. J. Rupilu; Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Prof. Dr. A.Watloly,SPak, MHum; Ir. W. Talakua, MP; M. Soplantila, SH.
B. Audit Mutu Internal Kegiatan AMI terdiri atas 2 tahapan kegiatan, yaitu: 1. Audit Sistem atau Desk Evaluasi. Kegiatan ini dilaksanakan di ruang BPM pada tanggal 8, 11, 12, dan 13 Februari 2013, bertujuan untuk para auditor mengevaluasi dan mempelajari bukti dokumen yang disampaikan oleh Fakultas (dokumen Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Peraturan SPMI/Akademik, Renstra, Manual Mutu; Manual Prosedur, Instruksi Kerja/SOP; dan Dokumen Mutu lainnya), dan disampaikan oleh Prodi (dokumen Spesifikasi Prodi, Kompetensi Lulusan, Kurikulum, Silabus, RPKPS atau SAP, GBPP, Evaluasi Diri, Instruksi Kerja/SOP, Pelaksanaan Pembelajaran, Sumber Daya Pembelajaran, dan Upaya Perbaikan Mutu). Kemudian berdasarkan bukti dokumen tersebut auditor membuat check list untuk dilaksanakannya visitasi. 5
2. Audit Kepatuhan atau Visitasi. a) Fakultas/PPs Audit kepatuhan/visitasi berlangsung di masing-masing Fakultas dan dilaksanakan mulai tanggal 12 Fabruari sampai dengan 01 Maret 2013 sesuai jadwal (kesepakatan waktu antara auditor dengan teraudit), sebagaimana tergambar pada tabel 3 berikut ini. Tabel 3. Jadwal Waktu Audit Kepatuhan/Visitasi Fakultas No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Fakultas/PPs FMIPA FEKON FISIP FH FAPERTA FT FPIK FK FKIP PPs
Tanggal 12-2-1013 13-2-2013 14-2-2013 21-2-2013 22-2-2013 22-2-2013 27-2-2013 01-3-2013 01-3-2013 -
Jam (WIT) 09.00-11.00 09.00-11.00 13.00-15.00 09.00-11.00 09.00-11.00 09.00-11.00 13.00-15.00 13.00-15.00 09.00-11.00 -
Ketua Tim Auditor Ir. W. Talakua, MP Ir. W. Talakua, MP Dr. Ir. Johan Riry, MP Prof. A. Watloly, S.Pak, M.Hum Ir. W. Talakua, MP Dr. Ir. Johan Riry, MP Prof. A.Watloly, S.Pak, M.Hum Ir. W. Talakua, MP Dr. Ir. Johan Riry, MP -
b) Program Studi Audit kepatuhan/visitasi berlangsung di masing-masing Program Studi dan dilaksanakan sesuai jadwal (kesepakatan waktu antara auditor dengan teraudit), sebagaimana tergambar pada tabel 4 berikut ini. Tabel 4. Jadwal Waktu Audit Kepatuhan/Visitasi Program Studi No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Program Studi Pendidikan Luar Sekolah Agribisnis Perikanan Ilmu Ekonomi Pendidikan Matematika Teknik Industri Pendidikan Bahasa Jerman Pendidkan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi Ilmu Administrasi Negara Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Fisika Sosiologi Manajemen SD Perairan Pendidikan Kimia Bimbingan Konseling Pendidikan Fisika Manajemen Ekonomi Pembangunan Teknik Mesin Agroekoteknologi Matematika Teknologi Hasil Perikanan Ilmu Pemerintahan Budidaya Perairan Biologi
Tanggal 14-2-2013 14-2-2013 15-2-2013 15-2-2013 18-2-2013 18-2-2013 18-2-2013
Jam (WIT) 11.00-13.00 09.50-12.30 10.00-12.00 13.00-15.30 09.00-12.00 09.30-12.30 09.00-11.00
Ketua Tim Auditor Ir. W. Talakua, MP Prof. Dr. A.S. Khouw, M.Phil Prof.Dr.A.Watloly, S.Pak, M.Hum Dr. K. Karuna, MPd Dr. Ir. Johan Riry, MP Ny. V. A. Pieter/P, SH, MH Ir. J. Labetubun, MP
18-2-2013 19-2-2013
14.00-16.00 09.00-11.00
Ir. W. Talakua, MP T.V. Pattimahu, SE, MSi
19-2-2013 19-2-2013 19-2-2013 19-2-2013 20-2-2013 20-2-2013 20-2-2013 20-2-2013 20-2-2013 20-2-2013 20-2-2013 21-2-2013 21-2-2013 21-2-2013 21-2-2013
09.30-11.45 09.00-11.00 13.00-15.00 15.00-16.30 09.30-11.45 13.30-16.30 10.00-15.00 10.00-15.00 09.30-11.30 09.00-11.00 10.00-12.00 13.00-14.00 14.00-16.00 13.15-15.00 13.15-15.00
T. J. Kakisina, ST, MT Said Lestaluhu, SSos, MSi Ir. H. Matakupan, MSi dr. M. Sanaky M. Soplantila, SH Dr. Ir. Johan Riry, MP Dr. J. Papilaya, MSi Dr. J. Latuihamallo, MSi Ir. H. Matakupan, MSi Ir. Labetubun, MP Dr. K. Karuna, MPd Ir. J. Labetubun, MP Ir. J. Labetubun, MP Dr. D.A.N. Apituley, MP Dr. K. Karuna, MPd
6
Lanjutan Tabel 4. 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34
IV.
Agribisnis Pertanian Pendidikan Dokter Teknik Sistem Perkapalan Akuntansi Kehutanan Peternakan Teknik Perkapalan Teknologi Hasil Pertanian Ilmu Hukum Pendidikan Biologi
21-2-2013 22-2-2013 28-2-2013 01-3-2013 01-3-2013 27-3-2013 27-3-2013 28-3-2013 15-4-2013 02-5-2013
10.00-12.30 11.00-12.30 10.00-12.00 14.00-16.00 09.00-11.00 13.00-14.30 10.00-13.00 10.00-12.00 11.00-13.00
Ir. C. Lopies, MSi Prof. Dr. A.S. Khouw, M.Phil Ir. W. Talakua, MP T.V. Pattimahu, SE, MSi Ir. Pr. A. Uneputty, M.Phil Prof.Dr.A.Watloly, S.Pak, M.Hum Dr. Ir. Johan Riry, MP Ir. W.Talakua, MP Ir. J. Labetubun, MP Ir. J. Labetubun, MP
Hasil Audit Mutu Internal
1. Fakultas/PPs Tingkat partisipsi Fakultas/PPs dalam kegiatan AMI Siklus 1 Tahun 2012/2013, menunjukkan bahwa tingkat partisipasinya sebesar 90%. Hasil audit internal terhadap keberadaan dokumen Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Manual Mutu SPMI, Manual Prosedur Pelaksanaan Satu Siklus SPMI, dan Manual Prosedur Implementasi SPMI, maupun dokumen IK/SOP, menunjukkan bahwa secara keseluruhan dokumen sudah dirumuskan dan didokumentasikan dengan baik. Namun ditemukan bahwa pernyataan butir-butir standar dalam dokumen Standar SPMI masih bersifat umum dan belum memenuhi unsur A (Audience), B (Behaviour), C (Compotence), D (Degree) atau Key Performance Indicator (KPI). Selain itu seluruh jenis dokumen belum secara konsisten digunakan oleh auditee sebagai acuan dalam melaksanakan SPMI, maupun sebagai landasan aktivitas akademik maupun non akademik. Dari lingkup organisasi SPMI, menunjukkan bahwa organisasi SPMI di tingkat Fakultas (GJM, K3SPMI), Jurusan (TK2A) maupun Prodi (TKS) secara keseluruhan (100%) sudah terbentuk, dan telah memenuhi struktur organisasi yang disyaratkan dalam Manual Mutu UNPATTI (UNPATTI-BPM.04.01.01). Namun personil kepengurusan yang berasal dari mahasiswa maupun dosen perlu direvisi, mengingat sebagian mahasiswa telah selesai studi dan sebagian dosen mengikuti studi lanjut. Dari aspek implementasi tugas pokok dan fungi (tupoksi) organisasi SPMI, menunjukkan bahwa secara keseluruhan (100%) belum sepenuhnya dilaksanakan secara konsisten oleh auditee. Dari lingkup keberadaan auditor mutu internal Fakultas/PPs, menunjukkan bahwa secara keseluruhan semua auditee telah memilki auditor internal dengan jumlah masing-masing Fakultas bervariasi, sebagaimana tergambar pada histogram di bawah ini (Gambar 1).
7
Sedangkan keberadaan MP-AMI dan Tim AMI di setiap auditee ditemukan tiga kategori temuan, yaitu : (1) 50% auditee sudah menetapkan MP-AMI dan Tim AMI melalui SK Dekan/Dir, namun adanya ketidaksesuaian prosedur penetapan MP-AMI dan Tim AMI dengan Manual Prosedur Implementasi; (2) 10% auditee sudah menetapkan MP-AMI dan Tim AMI melalui SK Dekan/Dir dan sesuai prosedur pengangkatan MP-AMI dan Tim AMI dengan Manual Prosedur Implementasi; dan (3) 40% auditee belum metapkan MP-AMI dan Tim AMI dengan SK Dekan/Dir (Gambar 2). Kemudian dari lingkup sosialisasi implementasi SPMI di lingkungan Fak/PPs masingmasing terhitung sejak deklarasi SPMI UNPATTI tanggal 17 Desember 2010, menunjukan bahwa 4 auditee pernah melaksanakan sosialisasi implementasi SPMI di lingkungan Fakultasnya yakni : FPIK, FAPERTA, FK, dan FMIPA, sedangkan yang lainnya belum pernah melaksanakan.
2. Program Studi. Dari total jumlah Program Studi di lingkungan UNPATTI, menunjukkan bahwa tingkat partisipasi Program Studi dalam kegiatan AMI Siklus 1 Tahun 2012/2013 adalah sebesar 70,83%. Sedangkan kalau ditinjau dari total jumlah Program Studi di setiap Fakultas/PPs, menunjukkan bahwa tingkat partisipasinya berkisar antara 20 – 100% (Gambar 3). 8
Hasil audit internal terhadap lingkup visi dan misi Prodi, ditemukan ada empat kategori temuan keberadaan visi dan misi Prodi di keseluruhan auditee, yakni 0,59% auditee telah merumuskan dan mendokumentasikan visi dan misi secara jelas, realistik, konsisten dengan visi institusi dan perumusannya melibatkan partisipasi yang baik oleh seluruh pemangku kepentingannya. Sedangkan 0,15% auditee memiliki visi Prodi belum mengacu dan konsisten dengan visi institusi; 0,09% auditee merumuskan perwujudan visi Prodi belum dinyatakan dalam kurun waktu yang tegas dan jelas (belum memenuhi unsur degree); dan 0,18% auditee merumusan visi dan misi Prodi secara mandiri dengan tidak melibatkan partisipasi seluruh pemangku kepentingannya (Gambar 4). Di samping itu ditemukan pula salah satu Prodi memiliki 3 jenis visi (Prodi Pend. Biologi).
Dari lingkup dokumen Spesifikasi Prodi (SP), ditemukan ada tiga kategori temuan keberadaan dokumen SP di keseluruhan auditee, yakni 0,32% auditee sudah memiliki dokumen SP dan terdokumentasi secara baik; 0,24% auditee sudah memiliki dokumen SP, namun belum terdokumentasi secara baik; dan 0,44% auditee belum memiliki dokumen SP (Gambar 5). 9
Lingkup dokumen Kurikulum, menunjukkan bahwa keseluruhan auditee telah memiliki dan mendokumentasikannya, namun terdapat enam kategori temuan, yakni : (1) 0,26% auditee memiliki dokumen kurikulum yang sudah disahkan dan terdokumentasi secara baik; (2) 0,18% auditee memiliki dokumen kurikulum yang sudah disahkan, namun perumusannya tidak ada bukti keterlibatan stakeholders; (3) 0,15% auditee memiliki dokumen kurikulum yang sudah disahkan, namun struktur dan mekanisme penyusunannya belum sesuai Kepmen 232/U/2000 dan 045/U/2002; (4) 0,24% auditee memiliki dokumen kurikulum yang belum disahkan, namun sudah terdokumentasi secara baik; (5) 0,09% auditee memiliki dokumen kurikulum yang belum disahkan, dan perumusannya tidak ada bukti keterlibatan stakeholders; (6) 0,09% auditee memiliki dokumen kurikulum yang belum disahkan, serta struktur dan mekanisme penyusunannya belum sesuai Kepmen 232/U/2000 dan 045/U/2002, sebagaimana tergambar pada Gambar 6.
Gambar 6. Persesntase Kategori keberadaan Dokumen Kurikulum
10
Lingkup dokumen GBPP/SAP, menunjukkan bahwa keseluruhan auditee telah memiliki, namun kalau dilihat dari besarnya persentasi jumlah dokumen GBPP/SAP per mata kuliah menunjukkan bahwa jumlah persentasi keberadaannya bervariasi di setiap auditee sebagaimana Gambar 7 di bawah ini.
11
Lingkup dokumen Instruksi Kerja/Standar Operational Procedure, menunjukkan bahwa 0,82% auditee telah memiliki dokumen IK/SOP, namun implementasinya belum berjalan baik disebabkan karena rendahnya sosialisasi dan konsistensi penggunaannya; dan 0,18% belum memiliki dokumen IK/SOP (Gambar 8).
Gambar 8. Persesntase Kategori keberadaan Dokumen IK/SOP
Lingkup dokumen Kontrak Kuliah (KK), ditemukan enam kategori temuan, yakni : (1) 0,29% auditee telah memiliki dokumen KK sebesar 100 % dari total jumlah mata kuliah; (2) 0,09% auditee telah memiliki dokumen KK sebesar 75% dari total jumlah mata kuliah; (3) 0,03% auditee telah memiliki dokumen KK sebesar 60% dari total jumlah mata kuliah; (4) 0,06% auditee telah memiliki dokumen KK sebesar 55% dari total jumlah mata kuliah; (5) 0,18% auditee telah memiliki dokumen KK sebesar 25% dari total jumlah mata kuliah; dan (6) 0,35% auditee belum memiliki dokumen KK (disampaikan secara lisan oleh dosen pada saat kuliah berlangsung) (Gambar 9).
Gambar 9. Persesntase Kategori keberadaan Dokumen Kontrak Kuliah
Proses Belajar Mengajar (PBM) di setiap auditee, ditemukan bahwa rata-rata jumlah tatap muka dosen dan mahasiswa setiap semester adalah : 0,56% auditee menyelenggarakan jumlah tatap dalam satu semester sebesar 12 kali/semester; 0,21% 12
auditee menyelenggarakan jumlah tatap dalam satu semester sebesar 13 kali/semester; dan 0,24% auditee menyelenggarakan jumlah tatap dalam satu semester sebesar 14 kali/semester (Gambar 10). Selain itu, ditemukan pada dua auditee (Prodi Pendidikan Fisika dan Prodi Teknik Industri) terdapat mata kuliah yang jumlah tatap mukanya sebesar 2 kali/semester, sedangkan pada Prodi Akuntansi ditemukan mata kuliah yang absensi kuliahnya tidak terisi.
Gambar 10. Persesntase Rataan Jumlah tatap Muka Dosen-Mahasiswa per semester Dalam PBM
Rataan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) mahasiswa di keseluruhan auditee, ditemukan berkisar antara 2,8 sampai 3,7, dimana 0,06% auditee menghasilkan mahasiswa dengan rataan IPK 2,8; 0,18% auditee menghasilkan mahasiswa dengan rataan IPK 2,9; 0,26% auditee menghasilkan mahasiswa dengan rataan IPK 3,0; 0,18% auditee menghasilkan mahasiswa dengan rataan IPK 3,1; 0,26% auditee menghasilkan mahasiswa dengan rataan IPK 3,2; 0,03% auditee menghasilkan mahasiswa dengan rataan IPK 3,5; dan 0.03% auditee menghasilkan mahasiswa dengan rataan IPK sebesar 3,7 (Gambar 11).
Gambar 11. Persesntase Rataan IPK Mahasiswa
13
Peringkat akreditasi Prodi yang diperoleh keseluruhan auditee sebagai hasil penilaian Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) menunjukkan bahwa, 0,03% auditee memperoleh peringkat A; 0,65% auditee memperoleh peringkat B; dan 0,32% auditee memperoleh peringkat C (Gambar 12). Selain itu ditemukan pula bahwa masa berlaku izin penyelenggaraan Prodi Sistem Perkapalan telah kadaluarsa dengan Nomor : 116/DIKTI/Kep/2007, tentang Penataan dan Penetapan Kembali Ijin Penyelenggaraan Program Studi Pada Universitas Pattimura.
Gambar 12. Persesntase Peringkat Akreditasi Auditee Oleh BAN-PT
14
V. P e n u t u p Pelaksanaan AMI Siklus 1 Tahun 2012/2013 ini diartikan oleh Rektor sebagai “tahap pemanasan” yang dapat dimaknai bahwa akan diikuti oleh tahapan berikutnya secara terus menerus dan berkelanjutan, sebab pada dasarnya peningkatan mutu adalah berkelanjutan (continuous quality improvement). Selain itu pelaksanaan AMI Siklus 1 Tahun 2012/2013 ini menjadi bukti komitmen kita bersama dalam pencapaian standar pengembangan SPMIUNPATTI secara berkelanjutan. Hasil audit ini, diharapkan terjadi penyelenggaraan kegiatan SPMI-UNPATTI di Fakultas/Program dan Jurusan/Program Studi akan semakin terdorong untuk mencapai Standar Nasional Pendidikan (SNP), dan mencapai peringkat akreditasi tertinggi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Khususnya bagi Prodi yang memperoleh peringkat akreditasi C akan lebih giat lagi memperbaiki kinerja dan manajemen organisasinya masing-masing untuk diakreditasi oleh BAN-PT.
Ambon,
Juli 2013
BPM-UNPATTI
15
