Město Broumov Třída Masarykova 239, 550 01 Broumov
Směrnice rady města č. 1/2005 O zadávání zakázek Čl. I. Úvodní ustanovení 1) Touto směrnicí se stanovuje postup města, jeho orgánů a organizačních složek, jako zadavatele zakázek (dále jen „zadavatel“). 2) Pro účely této směrnice se za zakázku považuje zakázka na dodávky, služby nebo stavební práce, kterou zadává zadavatel, a u níž předpokládaná cena předmětu zakázky nepřesáhne 2.000.000,Kč (v textu této směrnice označována jako: „zakázka“). V případě, že předpokládaná cena předmětu zakázky přesáhne 2.000.000,- Kč (bez DPH), jedná se o veřejnou zakázku - postup jejího zadávání apod. stanoví zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“). V případě, že je právní úprava obsažená v zákoně nedostatečná, použije se pro zadávání veřejných zakázek zadavatelem přiměřeně ustanovení Čl. III, oddílu I., IV. a V. 3) Pro účely této směrnice se: a) „městem“ rozumí Město Broumov; b) „MěÚ“ rozumí Městský úřad Broumov; c) „dodavatelem“ rozumí právnická nebo fyzická osoba, která poskytuje služby, dodává zboží nebo provádí stavební práce; d) „příkazcem“ rozumí zaměstnanec města odpovědný za příslušný oddíl a paragraf rozpočtové skladby podle pokynu starostky k zajištění řídící kontroly; e) „RM“ rozumí Rada města Broumova; f) „ZM“ rozumí Zastupitelstvo města Broumova; g) „příslušným odborem“ rozumí obor či organizační složka MěÚ, pro jehož potřebu je zakázka zadávána; h) „věcně nadřízeným“ rozumí starosta, místostarosta nebo tajemník, podle věcné příslušnosti k příslušnému odboru; i) „havarijním stavem“ rozumí stav nastalé a trvající mimořádné události, ve které dochází ke škodlivými následkům na majetku nebo životě a zdraví zvířat a osob, nebo jsou tyto hodnoty bezprostředně ohroženy; za havarijní stav se např. považují přírodní katastrofy a dále havárie a stavy, jejichž náprava nesnese odkladu. Za havarijní stav se nepovažuje plánovaná zakázka schválená v rozpočtu města; j) „řízením“ rozumí celý proces zadávání zakázky; k) „zadáním“ rozumí akt vedoucí k výběru dodavatele a dokumentace s tím související; l) „DPH“ rozumí daň z přidané hodnoty; m) „zakázkou na stavební práce“ rozumí zakázka definovaná v § 9 zákona. 4) V případech, kdy je v této směrnici uvedena cena předmětu plnění zakázky, je tím míněna cena obsahující DPH, není-li stanoveno jinak.
1z5
Čl. II. Rozdělení zakázek 1) Zakázky se pro účely tohoto pokynu rozdělují na zakázky s předpokládanou cenou předmětu zakázky: a) do 50.000,- Kč včetně (dále jen „malá zakázka“), b) od 50.000,- Kč,- Kč do 200.000,- Kč včetně (dále jen „střední zakázka“), c) od 200.000,- Kč do 2.000.000,- Kč (bez DPH) včetně (dále jen „velká zakázka“). Čl. III. Zadávání zakázek Oddíl I. - Společná ustanovení 1) Zadavatel je povinen zakázku zadat transparentním a nediskriminačním postupem za cenu obvyklou v místě plnění. 2) Zakázky jsou zadávány ve vazbě na finanční prostředky ve výši schváleného rozpočtu města a ve vazbě na vývoj hospodaření města. 3) Zadání musí obsahovat rozsah a specifikaci zakázky a termín její realizace. 4) Formulaci zadání, včetně případného stanovení požadavků na prokázání kvalifikačních předpokladů a určení kritérií pro hodnocení nabídek, provádí příkazce . 5) Příkazce je povinen učinit zadání střední a velké zakázky písemně a v tomto zadání výslovně uvést: a) právo zadavatele řízení zrušit, b) možnost zadavatele neuzavřít smlouvu s žádným dodavatelem, c) že dodavatelé nemají nárok na úhradu nákladů spojených s podáním nabídky, d) způsob, jakým bude oznámen vybraný dodavatel, e) že bude jméno a příjmení/obchodní jméno/název vybraného dodavatele zveřejněno, f) jakým způsobem musí dodavatel označit obálku s nabídkou ("Zakázka – název zakázky – nabídka - neotevírat“). 6) Příkazce zajistí, aby nabídky od dodavatelů byly přijímány přes podatelnu MěÚ. 7) Za řízení odpovídá příkazce. Ten také zajišťuje archivaci dokumentace k jeho průběhu, včetně originálu objednávky či uzavřené smlouvy, resp. jejího dodatku. Příkazce také zajišťuje evidenci dle Oddílu V. 8) Z řízení a výběru budou vyloučeni ti dodavatelé, kteří ve 2 letech předcházejících termínu podání nabídek z vlastní viny nerealizovali zakázku zadavatele, pro kterou byli zadavatelem vybráni. 9) O námitkách dodavatelů na průběh řízení rozhoduje věcně nadřízený ve lhůtě 15 pracovních dnů od doručení námitky. 10) O zrušení řízení o malé zakázce rozhoduje příkazce . 11) O zrušení řízení o střední a velké zakázce rozhoduje věcně nadřízený. Příkazce po rozhodnutí o zrušení řízení o tomto bezodkladně informuje oslovené dodavatele.
Oddíl II. – Malé zakázky 1) Malá zakázka je zadávána formou objednávky vystavené příkazcem, případně smlouvou, kterou je příkazce nebo statutární orgán zadavatele oprávněn podepsat. V případě malé zakázky s předpokládanou cenou předmětu vyšší než 5.000,- Kč je příkazce povinen zjistit nabídku nejméně u dvou dodavatelů (toto neplatí v případě malé zakázky zadávané za účelem odvrácení následků havarijního stavu), a zdůvodnit výběr konkrétního dodavatele na formuláři, který tvoří přílohu č. 1 k této směrnici.
2z5
Oddíl III. – Střední zakázky 1) Příkazce připraví podklady pro zadání střední zakázky (dále v tomto oddíle jen jako „podklady“) po odborné, věcné a organizační stránce. Součástí podkladů je vždy zadávací dokumentace a seznam dodavatelů. 2) V zadávací dokumentaci je podrobně popsán předmět zakázky a specifické požadavky zadavatele. Vždy je uveden požadavek, aby dodavatel v nabídce uvedl cenu a termín realizace předmětu střední zakázky a předložil návrh smlouvy, na jejímž základě by měla být zakázka realizována. 3) Seznam dodavatelů, jejichž výběr musí odpovídat požadavkům zadání, obsahuje nejméně tři dodavatele. Vždy však musí být do seznamu zařazeni všichni dodavatelé, kteří vyhovují podmínkám zadání a kteří mají sídlo ve městě Broumově. 4) Příkazce předkládá věcně nadřízenému ke schválení podklady a potvrzení správce rozpočtu o finančním zajištění zakázky. 5) Po schválení podkladů věcně nadřízeným pokračuje příkazce, ve lhůtě stanovené věcně nadřízeným, v řízení poptávkou dodavatelů. 6) Příkazce informuje o názvu zakázky, přesném datu a hodině ukončení příjmu nabídek podatelnu MěÚ. 7) Obálku řádně označenou heslem "Zakázka – název zakázky – nabídka - neotevírat“ podatelna neotvírá, pouze ji označí pořadovým číslem, datem a hodinou doručení. Obálku dále podatelna označí otiskem příjmového razítka a PID a předá příkazci . V případě příjmu nabídky e-mailem bez zaručeného elektronického podpisu nebo faxem, bude tato nabídka po vytištění podána na podatelnu MěÚ a označena tak, jako nabídka došlá poštou, s datem a hodinou doručení tohoto e-mailu nebo faxu. 8) Otevírání obálek, posouzení, vyhodnocení písemných nabídek a výběr dodavatele provede komise. 9) Komise sestává nejméně ze tří osob, a to z příkazce, věcně nadřízeného (který je předsedou komise a jehož hlas má v případě rovnosti hlasů rozhodující váhu) a jím jmenované osoby nebo osob. V případě, že je počet členů komise větší než tři, musí být členem komise alespoň jeden člen ZM. 10) Z jednání komise příkazce pořizuje zápis, který tvoří součást dokumentace k řízení. Zápis musí být podepsán všemi členy komise a musí obsahovat: a) datum jednání komise, b) název střední zakázky, c) seznam oslovených dodavatelů, d) seznam přihlášených dodavatelů včetně stručného popisu jejich nabídky, e) seznam přítomných členů komise, f) způsob hodnocení nabídek, včetně hodnotících kritérií, g) vybraného dodavatele a pořadí ostatních dodavatelů. 11) Příkazce předloží RM na její nejbližší jednání smlouvu s vybraným dodavatelem. Smlouva musí být parafována právníkem města. 12) RM usnesením schválí uzavíranou smlouvu s vybraným dodavatelem. 13) Příkazce bezodkladně poté, kdy RM smlouvu schválí, vyrozumí vybraného dodavatele o tom, že byl vybrán a ostatní dodavatele o tom, že vybráni nebyli. V této lhůtě také zahájí jednání s vybraným dodavatelem, směřující k realizaci střední zakázky. Realizaci zakázky zajišťuje příkazce. 14) O uzavření dodatku smlouvy v průběhu realizace střední zakázky rozhoduje RM na základě zdůvodnění příkazce. 15) Výše uvedená ustanovení neplatí v případě střední zakázky zadávané za účelem odvrácení následků havarijního stavu. V takovém případě rozhoduje o výběru dodavatele věcně nadřízený
3z5
po konzultaci s příkazcem. Věcně nadřízený informuje RM na nejbližším jednání, následujícím po tomto výběru, o podstatných okolnostech spojených s jeho rozhodnutím. Oddíl IV. – Velké zakázky 1) Příkazce připraví podklady pro zadání velké zakázky (dále v tomto oddíle jen jako „podklady“) po odborné, věcné a organizační stránce. Součástí podkladů je vždy zadávací dokumentace, seznam dodavatelů a návrh složení komise. 2) V zadávací dokumentaci je podrobně popsán předmět zakázky a specifické požadavky zadavatele. Vždy je uveden požadavek, aby dodavatel v nabídce uvedl cenu a termín realizace předmětu velké zakázky a předložil návrh smlouvy, na jejímž základě by měla být zakázka realizována. 3) Seznam dodavatelů, jejichž výběr musí odpovídat požadavkům zadání, obsahuje nejméně pět dodavatelů. Vždy však musí být do seznamu zařazeni všichni dodavatelé, kteří vyhovují podmínkám zadání a kteří mají sídlo ve městě Broumově. 4) Příkazce předkládá RM ke schválení podklady včetně potvrzení správce rozpočtu o finančním zajištění zakázky. 5) RM schvaluje zadávací dokumentaci, seznam dodavatelů, kteří budou osloveni, a jmenuje nejméně pětičlennou komisi a jejího předsedu, jehož hlas má v případě rovnosti hlasů rozhodující váhu. 6) Po schválení podkladů RM pokračuje příkazce, ve lhůtě stanovené RM, v řízení poptávkou dodavatelů. 7) Příkazce informuje o názvu zakázky, přesném datu a hodině ukončení příjmu nabídek podatelnu MěÚ. 8) Obálku řádně označenou heslem "Zakázka – název zakázky – nabídka - neotevírat“ podatelna neotevře a označí ji pořadovým číslem, datem a hodinou doručení. Obálku dále podatelna označí otiskem příjmového razítka a PID.V případě příjmu nabídky e-mailem bez zaručeného elektronického podpisu nebo faxem, bude tato nabídka po vytištění podána na podatelnu MěÚ a označena tak, jako nabídka došlá poštou, s datem a hodinou doručení tohoto e-mailu nebo faxu. 9) Komise otvírá obálky, posuzuje a hodnotí nabídky a stanovuje pořadí dodavatelů. O činnosti komise příkazce vyhotoví zápis, který se stává součástí dokumentace řízení. Zápis musí být podepsán všemi členy komise. Zápis vždy obsahuje: a) datum jednání komise, b) název velké zakázky, c) seznam oslovených dodavatelů, d) seznam přihlášených dodavatelů včetně stručného popisu jejich nabídky, e) seznam přítomných členů komise, f) způsob hodnocení nabídek, včetně hodnotících kritérií, g) stanovení pořadí dodavatelů. 10) Věcně nadřízený předloží RM zápis komise spolu s návrhem smlouvy, projednané s prvním dodavatelem v pořadí komise. Smlouva musí být parafována právníkem města. 11) RM usnesením určí dodavatele velké zakázky a schválí s ním uzavíranou smlouvu. 12) Příkazce bezodkladně poté, kdy RM určí dodavatele, vyrozumí tohoto dodavatele o tom, že byl vybrán a ostatní dodavatele o tom, že vybráni nebyli. Následně zahájí jednání s vybraným dodavatelem, směřující k realizaci velké zakázky dle smlouvy. Realizaci zakázky zajišťuje příkazce. 13) O uzavření dodatku smlouvy v průběhu realizace velké zakázky rozhoduje RM na základě zdůvodnění příkazce.
4z5
Oddíl V. – Evidence a zveřejňování údajů o některých středních a velkých zakázkách 1) O zadaných velkých a středních zakázkách na stavební práce (dále jen „akce“) vede příkazce evidenci. 2) Tato evidence obsahuje: a) evidenční číslo akce, b) název akce, c) označení příslušného odboru, d) seznam oslovených dodavatelů, e) seznam přihlášených dodavatelů, f) jméno a příjmení/obchodní jméno/název vybraného dodavatele, g) předpokládanou cenu předmětu akce, h) celkovou cenu předmětu akce dle smlouvy, i) termín zahájení a dokončení akce dle smlouvy, j) celkovou skutečnou cenu akce, k) skutečný termín zahájení a dokončení akce, l) termín uplynutí záruční doby dle smlouvy. 3) Příkazce zveřejní údaje obsažené v odst. 2) pod písm. b), c),d), e) a f) bezodkladně po podpisu smlouvy na internetových stránkách města.
Čl. V. Závěrečná, přechodná a zrušující ustanovení 1) Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. 4. 2005. 2) V případě zakázek zadaných podle Pokynu starostky č. 4/2003 se řízení dokončí podle výše zmíněného pokynu. V Broumově dne 1. 4. 2005 …………………………. JUDr. Libuše Růčková starostka
5z5
Příloha č. 1
Vzor zdůvodnění výběru dodavatele malé zakázky 1.
Název malé zakázky: ………………………………………………………………………… 2. Pořadí dodavatelů, u nichž byla zjišťována nabídka, stanovené především s ohledem na nabídnutou cenu, dále s ohledem na poskytnutou záruku, servis, termín realizace apod. Dodavatel
Cena
Záruka*
Servis*
Termín realizace*
Ostatní*
1. 2. 3. 4. 5. Pozn.: symbolem * jsou označena pole, která není třeba povinně vyplňovat 3. Jakým způsobem byl proveden průzkum trhu (např. telefonicky, pomocí internetu, z letáků, fyzickým výběrem apod.) ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………… 4. Datum ………………… 5.
Podpis příkazce ……………………..
6z5
