15 Számítógépes idıhatékonysági TIPP Nyerjen idıt számítógépe segítségével!
1
MS Excel
2
1. Gyors mozgás és kijelölés • Sok idıt nyerhetünk a napi munka során, ha megtanulunk egér nélkül mozogni, illetve kijelölni a táblázatainkban • CTRL + nyilak : ugrás az adott cellából a táblázat aljára/tetejére/jobb vagy bal szélére • SHIFT + nyilak: gyorskijelölés az adott irányban • CTRL + SHIFT + nyilak: egy teljes oszlop/sor gyorskijelölése a táblában • CTRL + * : a teljes táblázat kijelölése (ha benne állunk) 3
2. Számolás függvények elkészítése nélkül • Ha gyorsan kell elemeznünk adatokat és döntést hoznunk, nincs idınk mindig függvényeket „gyártani”, de lehet enélkül is: 1. 2.
Jelöljük ki az adott cellaterületet Az Excel legalján az „Állapotsoron” jobb klikkeljünk – az Átlag-tól az Összeg-ig mindegyik függvényt pipázzuk be
• Ezek után bármilyen területet kijelölünk, alul látni fogjuk a kijelölt cellák értékének összegét, átlagát, darabszámát, és a legkisebb ill. legnagyobb értéket (Excel 2003-ban egyszerre csak az egyiket látjuk, de jobb klikkel tudunk váltogatni közöttük)
4
3. Diagram 1 gombnyomásra! • Álljunk bele egy táblázatunk bármely belsı cellájába, és nyomjuk meg az F11-es gombot! F11 • Azonnal egy oszlopdiagramot kapunk táblázatunkról, egy külön munkalapon (fontos, hogy minden oszlopunknak legyen fejléce, a diagram csak akkor lesz megfelelı) • Ha szükséges, válasszunk más diagramtípust, és készen vagyunk
5
4. Cellák színezése érték alapján • Táblázataink sokkal vizuálisabbak (és a prioritásokat is jobban mutatják), ha a cellák színe az értéküktıl függıen változik: 1. Kezdılap menü – Feltételes formázás – Szabályok kezelése – Új szabály 2. Megadjuk az értékeket és színeket
6
5. Navigáljunk belsı linkekkel! • Egyszerősítsük le az Excel fájlokban való mozgást, navigáljuk a fájl használóit: 1. A link beszúrásához nyomjuk meg a CTRL + K –t! 2. Válasszuk a bal oldalon a „Dokumentum adott pontja”-t, majd adjuk meg a munkalapot és a cellát pontja” • A linkre kattintva átugrunk a megadott munkalap megadott cellájára • Ezzel akár „Homepage” munkalapot is csinálhatunk fájlunknak, amirıl átugorhatunk a többi munkalapra, és azokról vissza
7
6. Egyszerre több ablakban? • Gyakran elıfordul, hogy több táblázatban szeretnénk dolgozni egyszerre, de nehéz váltogatni a fájlok között • Nézet menü – Mozaik -> És a megnyitott fájlok egymás mellé vagy alá rendezhetık
8
7. Pontos adatok legördülı listával • Legördülı listával egyszerőbb bevinni az adatokat és a hibákat, elgépeléseket sem kell kijavítgatni 1. 2.
9
A lista elemeit ABC-sorrendben egy külön táblába tesszük Kijelöljük a cél oszlopot, majd Adatok menü – Érvényesítés – Lista – Forrás: kijelöljük a külön tábla tartományát – OK
MS Outlook
10
8. Levelekbıl meghívó/névjegy • Ha egy beérkezı mailt megfogunk az egérrel (bal gomb) és ráhúzzuk a bal oldalon lévı Naptár ikonra, ikonra rögtön megnyílik egy naptár-meghívó (csatolva a levél szövege), és már csak a résztvevıket kell meghívnunk • Ha egy beérkezı mailt megfogunk az egérrel (bal gomb) és ráhúzzuk a bal oldalon lévı Névjegyalbum ikonra, ikonra rögtön megnyílik a feladó névjegye, amit el tudunk menteni névjegyeink közé •
11
Az áthúzott mailek ott maradnak az adott levél mappában
9. Körkérdés szavazógombokkal • Ha több munkatársat meg szeretnénk szavaztatni valamirıl, ne levelet írjunk nekik, mert azokból nehéz lesz „kihámozni” az információt 1. 2. • •
12
Adjunk meg inkább Szavazógombokat: Új levélben Beállítások fül – Szavazógombok – Egyéni… Adjuk meg pontosvesszıvel (;) elválasztva a választási lehetıségeket – Bezárás A címzetteknek elég csak rákattintaniuk a „Szavazás” alatti gombok valamelyikére, és nem is kell szöveges választ adniuk A szavazás összesítését az Elküldött levelünkben (!) a „Nyomon követés” gombnál találjuk (mint egy meghívónál)
10. Levél egyszerre több személynek • Ha egy osztályon vagy projekt csapaton belül gyakran kell több kollégának levelet/meghívót küldeni, tegyük be ıket egy „Terjesztési listába” 1. A NévjegyalbumNévjegyalbum-ban Új ikon – Terjesztési lista 2. Adjunk nevet a csoportnak, és a Tagok kiválasztása gombbal adjuk hozzá a kollégákat, majd mentsük el • Ezután új levél írásakor a Címzett mezıbe elég beírnunk a csoport nevét (pl. „kollégák”) – ha nem ismeri fel az Outlook, a Névellenırzés gombbal fel tudjuk ismertetni a nevet
13
MS PowerPoint
14
11. Szövegek gyorsabb bemásolása a prezentációba • A szövegeket ne a diák szövegdobozaiba másoljuk be, diánként – ez túl lassú • Ehelyett a bal oldalon kattintsunk a „Vázlat” fülre, fülre ami egy szöveges felület, a szövegek beillesztése és szerkesztése itt sokkal könnyebb • Akár fél vagy 1 oldalas szöveget is bemásolhatunk ide, majd az alábbi gombokkal szerkeszthetjük: – ENTER – új sor/dia, 1 sorral lejjebb – BACKSPACE – törlés visszafelé – TAB – jobbra beljebb kezdés – SHIFT+TAB – balra kijjebb kezdés
15
12. Trükkök vetítés közben • F5 – a Diavetítés elindítása az elejétıl • SHIFT+F5 – a Diavetítés elindítása attól a diától, amelyen állunk • „dia sorszáma” + ENTER – átugrás egy másik diára • B gomb – a képernyı befeketítése („black”) • W gomb – a képernyı kifehérítése („white”) • jobb klikk –> Egérmutató beállításai – tollal vagy kiemelıvel jegyzetelhetünk is a diára 16
13. Diagram/tábla automatikus frissítése a dián • Ha azt szeretnénk, hogy a dián lévı diagram vagy tábla automatikusan frissítse magát: 1. Az Excel fájlban jelöljük ki és másoljuk ki a diagramot vagy táblát 2. Váltsunk át PowerPoint-ba, majd: Kezdılap menü – Beillesztés – Irányított beillesztés – és itt válasszuk a „Csatolás”„Csatolás”-t, majd OK •
A prezentáció következı megnyitásakor megkérdezi a program, hogy „Frissítsük-e a külsı hivatkozást”, és ha a „Frissítés”-t „Frissítés” választjuk, a diagram/tábla az aktuális adatok alapján frissül
17
Windows
18
14. Trükkök a Windows logo gombbal A billentyőzeten található Win logo gombbal hasznos mőveleteket tudunk elérni, pl.: • Win logo + D: D Az Asztal megjelenítése (minden nyitott ablak leugrik alulra a Tálcára, és üres lesz a képernyı) • Win logo + E: E Intézı (Sajátgép) kinyitása – rögtön kereshetünk mappákat v. fájlokat • Win logo + L: L A képernyı zárolása – csak a jelszó beírásával lehet feloldani (ha gyorsan el kell mennünk a géptıl, ezzel megakadályozhatjuk, hogy bizalmas adatainkat megláthassák képernyınkön)
19
15. Fájlok megkeresése egy mappában • Mappákban ha egy fájl nevét elkezdjük írni (2-3 karakter általában elég), automatikusan ráugrik a kijelölés, és ENTER-rel ENTER meg is nyílik a fájl • Ez az Asztalon (Desktop-on) is mőködik, ott is megkönnyíti a fájlok megtalálását •
20
A képen a mappában az „ó” leütésére máris az ÓRA… fájlra ugrik a kijelölés
További tippek Sok további idıhatékonysági tippet, módszert megtanulhat a FIKSZ® tréningen, amely nyílt és kihelyezett formában is elérhetı:
FIKSZ®
- FeladatFeladat-, IdıIdı- és Kommunikáció menedzsment +
Számítástechnikai megoldások - „4 in 1” tréning • •
• •
Nyerjen min. napi 2-3 órát feladatai sokkal gyorsabb elvégzésével Tanulja meg a feladatmenedzsment, idıgazdálkodás, mail optimalizálás és prezentáció legjobb gyakorlatait, összekapcsolva a leghasznosabb MS Excel, Outlook és PowerPoint technikákkal Vigye haza a kész mintafájlokat az akciótervezéshez és problémamegoldáshoz, amelyeket a munkába visszatérve azonnal használhat Tegye fel kérdéseit, kapjon választ egyéni problémáira is
Elérhetıségeink: HR Training Solutions Web: www.hrtrainingsolutions.hu e-mail:
[email protected] Tel: (+36) 30/ 670-5841 21
