10

Projektový management-MP ÚČAST TEXTILNÍ FIRMY NA PRODEJNÍ VÝSTAVĚ Bc. Hatašová Lenka

Rok 2009/10

Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 1

Obsah Úvod................................................................................................................................................... 3 Současný stav ..................................................................................................................................... 3 Stanovený cíl ...................................................................................................................................... 3 Časová náročnost................................................................................................................................ 5 Časový harmonogram......................................................................................................................... 5 Tabulka logického rámce ................................................................................................................... 9 Výstupy ............................................................................................................................................ 10 Personální zastoupení ....................................................................................................................... 10 Finanční náročnost ........................................................................................................................... 11 Možná rizika .................................................................................................................................... 12 Zhodnocení....................................................................................................................................... 12 Seznam obrázků ............................................................................................................................... 13


Stránka 2

Úvod Tento projekt popisuje přípravu a realizaci účasti textilní firmy na prodejní výstavě. Popisuje důležité aktivity, které je nutné zrealizovat pro co nejúčinnější prezentaci firmy na výstavě. Firma má dlouholetou tradici a její výrobky byly a jsou velmi oblíbené. Prodejní výstava je velmi vhodný způsob, jak znovuoživit jméno firmy a její kvalitní výrobky, které musí neustále odolávat tlaku konkurenčních výrobků ze zahraničí.

Současný stav Prodejní výstavy se v Liberci konají několikrát do roka. Účast vystavovatelů je vysoká a návštěvnost má stoupající tendenci. Je to dáno velmi dobrou propagací každé výstavy prostřednictvím rozhlasu, billboardů rozmístěných po celém libereckém kraji a prostřednictvím dalších médií dostatečně s předstihem. Textilní firma nemá s účastí na takové výstavě téměř žádné zkušenosti, ale propagace tímto způsobem by firmě mohla velmi pomoci získat nové zákazníky a tím zvýšit tržní podíl. Jelikož musí firma neustále bojovat s přílivem konkurenčních produktů ze hraničí, je téměř nutností propagovat firmu a její výrobky jakýmkoliv způsobem. Firma potřebuje připomenout svou existenci na trhu a znovu získat ztracené zákazníky a přilákat další. Prodejní výstava byla proto zvolena jako jedna z možností kvalitní propagace.

Stanovený cíl Hlavním cílem projektu je účast textilní firmy na prodejní výstavě. Důvodem účasti je představení firmy a jejích výrobků všem návštěvníkům. Prodání vystaveného zboží a rozdání co nejvíce propagačního materiálu zájemcům a zboží. Připravení veškerých podkladů pro kvalitní prezentaci firmy. Navržení vzhledu prodejního stánku včetně výběru nejdůležitějších a nejlepších výrobků firmy. Připravení veškerých propagačních materiálů pro oslovení co nejvíce návštěvníků výstavy.


Stránka 3

ÚČAST TEXTILNÍ FIRMY NA PRODEJNÍ VÝSTAVĚ

PŘEDSTAVIT PRODUKTY A FIRMU ZÁKAZNÍKŮM

ZNOVU OŢIVENÍ JMÉNA FIRMY

ZÍSKAT ZÁJEM ZÁKAZNÍKŮ O PRODUKTY FIRMY

ZVÝŠIT POČET BUDOUCÍCH ZÁKAZNÍKŮ PROPAGACÍ FIRMY

PRODAT PRODUKTY NABÍZENÉ FIRMOU

OSLOVIT ŠIROKOU VEŘEJNOST

ZVÝŠIT ZISK

UPOUTAT ZÁKAZNÍKY

POUTAVĚ VYSTAVIT PRODUKTY

ZAJISTIT PROPAGAČNÍ MATERIÁLY

OSLOVIT CO NEJVÍCE PŘÍCHOZÍCH NA VÝSTAVU

Obrázek 1 Strom cílů


Stránka 4

AKTIVNĚ SE PODÍLET NA PŘEDSTAVENÍ PRODUKTŮ A JEJICH VÝHOD

Časová náročnost Příprava a realizace účasti firmy na výstavě není jednoduchou záležitostí. Je potřeba připravit vše od těch nejmenších detailů po velmi důležité kroky. Jelikož je nutné představit firmu a její výroky co nejlépe, nesmí se opomenout žádná z aktivit nutných pro dokonalou prezentaci. Nejdůležitější je dostatečně se informovat o konání výstavy, termínu, zájmu o tuto výstavu v předchozích letech, informovat se o účastnících, zda nebude v okolí stánku firmy jiná firma s tentýž zbožím. Důležitou součástí je vybrat vhodné místo k umístění stánku, zvážit veškerá pro a proti umístění. Další důležitou operací je navržení uspořádání jednotlivých komponent stánku, rozmístění vystavovaných výrobků, umístění reklamy a uschování výrobků k prodeji. Nutností je s předstihem navrhnout a zrealizovat propagační materiály od letáků, katalogů až po vizitky. Nejen samotné uspořádání stánku je důležité, ale nutností je také zajistit dovoz a odvoz všech produktů a komponent stánku. Všechny tyto činnosti zaberou poměrně značné množství času a je tedy nutné vše si dokonale naplánovat, aby na sebe jednotlivé úkony navazovaly a nedošlo tak k narušení hladkého průběhu výstavy.

Časový harmonogram 3 měsíce před zahájením výstavy Zjištění termínu a umístění výstavy Rezervování si vhodného místa k umístění stánku Výroba produktů vhodných k prezentaci a prodeji v dostatečném množství Informování široké veřejnosti o účasti firmy na výstavě 2 měsíce před zahájením výstavy objednání reklamních materiálů – vizitky, letáky, brožury, trička,… příprava veškerých komponent potřebných pro sestavení stánku – regály, stěny stánku,… zaškolení personálu, který se bude na výstavě střídat zajištění dopravy výrobků, předmětů nutných pro vystavování na výstavu, během ní i po skončení výstavy 1 měsíc před zahájení výstavy zajištění personálu pro sestavení a rozebrání stánku zajištění případného doplnění prodaných výrobků, propagačního materiálu pozvání důležitých stávajících klientů 14 dní před plánovaným termínem závodů zajištění drobného občerstvení pro vystavovatele i pro návštěvníky mající zájem o výrobek doprava veškerého propagačního materiálu, doprava triček pro vystavovatele


Stránka 5

kontrola připravenosti zboží, propagačního materiálu upřesnění dopravě místo určení a čas dostavení se na výstavu 1 týden před zahájením výstavy montáž stánku rozmístění stojanů se zbožím zavěšení poutače s logem a názvem firmy nad stánek připravení reklamních materiálů na dostupné místo informování zaměstnanců o všech aktivitách při výstavě Zahájení výstavy Prezentování firmy a výrobků Oslovování návštěvníků Prodávání vystaveného zboží Po výstavě Sepsání prodaného zboží Sklizení a zabalení nábytku a neprodaného zboží Rozložení stánku Odvoz


Stránka 6

Obrázek 2 síťový diagram časový Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 7

ÚČAST TEXTILNÍ FIRMY NA PRODEJNÍ VÝSTAVĚ

Příprava stánku

Rezervace stánku

Zákazníci

Pozvání veřejnosti

Design stánku

Oslovení návštěvníků

Reklama

Zaměstnanci

Předvedení výrobků

Doprava

Dovoz materiálu a zboţí na výstavu

Doplnění zásob během výstavy

Plachta s logem

Plakáty

Příprava stánku

Odvoz materiálu a zboţí po výstavě

Zpětná vazba

Účast, zástupce

Stavba konstrukce stánku

Prezentace výrobku, oslovení

Rozmístění zboţí, propagace

Výpomoc

Výrobky

Vystavení , umístění

Zajištění zásob

Propagace

Letáky

Katalogy, broţury

Vizitky, kontakty

Obrázek 3 WBS DIAGRAM


Stránka 8

Prodané zboţí

Rozdané propagační materiály Výšení zájmu o značku a výrobky

Tabulka logického rámce 1.sloupec

2.sloupec

3.sloupec

4.sloupec

Intervenční (popis projektu)

Objektivně ověřitelné ukazatele

Zdroje informací k ověření

Vnější předpoklady/rizika

Hlavní cíl Účast textilní firmy na prodejní výstavě

Účel projektu Propagace firmy a jejích výrobků Zvýšení počtu zákazníků Obnovení prestiže výrobků Zvýšení prodeje zboží Konkurenceschopnost Výstupy projektu Konání výstavy Prezentace výrobků Propagace firmy Návštěvníci Úspěšná výstava Spokojený zákazník

Propagace firmy Zvýšení počtu zákazníků Nárůst zájmu o značku a výrobky Získání velkých zakázek Zlepšení situace firmy Zvýšení zájmu o značku a výrobky

Množství rozdaných letáků a propagačního materiálu Množství prodaných výrobků Počet návštěvníků internetových stránek firmy, dotazníky Zvýšení zisku Účetnictví, zaměstnanci Interní statistiky

účast firmy na výstavě propagační materiály rozdány zvýšení zájemců o výrobky zvýšení zisku, zakázek

Přihláška Soupis propagačního materiálu před a po výstavě Statistika návštěvníků Účetnictví, objednávky

Neumožnění vystavovat Nezájem zákazníků o zboží Konkurence Substituty Nevhodnost umístění stánku

Termín výstavy - květen 10 000 zájemců během výstavy 550 prodaných kusů výrobků 4000 letáků a propagačního materiálu rozdáno 200 získaných kontaktů

Informace od pořadatele Statistika návštěvníků Soupis vystavovaného zboží před a po výstavě Dokumentace propagačního materiálu Dotazování Soupis zákazníků

Uskutečnění výstavy v termínu Kvalitní zastoupení firmy Zájem návštěvníků Kvalitní služby pro firmu

Obrázek 4 Tabulka logického rámce


Stránka 9

Výstupy -

Prezentace firmy na výstavě Prezentace výrobků Oslovení zákazníci Prodané výrobky Rozdané propagační materiály

Personální zastoupení ŘEDITEL FIRMY

ZAMĚSTNANCI

DOPRAVCE

Zástupce firmy

Zaměstnanec pro dovoz zboží na výstavu

Pomocník

Zaměstnance pro dovoz zboží během výstavy

Zaměstnanec pro montáž a demontáž stánku

Zaměstnanec pro odvoz zboží po výstavě

Pokladník

Obrázek 5 Diagram personálního zastoupení


Stránka 10

Finanční náročnost Poloţky

Cena

Rezervace umístění stánku na výstavě Stavba stánku (materiál pro stánek) Výroba propagačního materiálu (letáky, plachty, vizitky, brožury) Odměna za dovoz a odvoz zboží přepravci Plat zaměstnancům na výstavě (bonusy, přesčasy) Zajištění občerstvení po celou dobu výstavy Medializace Plat zaměstnancům – stavba stánku, příprava a likvidace stánku Zakoupení vstupenek pro významné klienty

12 000 Kč 5 000 Kč 7 000 Kč 1 000 Kč 6 000 Kč 2 000 Kč 1 500 Kč 1 500 Kč 200 Kč

Cena celkem

36 200 Kč

Obrázek 6 Tabulka finanční náročnosti Finanční náročnost přípravy a realizace účasti textilní firmy byla spočítána na 36200Kč. Pro firmu toto není zanedbatelná částka, jelikož jsou to finance, které se firmě nemusí vrátit, ovšem reklama a propagace firmy zde bude veliká, proto je nutné rozdat co nejvíce propagačního materiálu s kontakty, údaji o výrobcích pro budoucí nákupy zákazníků. Firma zvolila jako účastníky výstavy – vystavovatele ty zaměstnance, kteří velmi dobře výrobky znají a jsou schopni firmu dobře prezentovat, předpokládá se tedy, že finance do výstavy vložené se vrátí při prodeji vystavených produktů a budoucímu prodeji potenciálním zákazníkům.

Zakoupení umístění 12 000 stánku Kč 12 000 Kč

Stavba a výroba stánku 5 000 Kč

17 000 Kč

Výroba propagačního materiálu 7 000 Kč

24 000 Kč

Odměny za odvoz a dovoz zboží 1 000 Kč 25 000 Kč

Plat zaměstnanců ( stavba stánku, likvidace stánku) 1 500 Kč 36 000 Kč

Vstupenky 200 Kč

34 500 Kč

Medializace 1 500 Kč

33 000 Kč

Občerstvení 2 000 Kč

Plat zaměstnancům 31 000 (odměny, přesčasy) Kč 6 000 Kč

Celkem náklady 36 200 Kč

Obrázek 7 Síťový diagram nákladů


Stránka 11

Možná rizika -

Zrušení výstavy Nevhodné zvolení umístění stánku Nezájem návštěvníků Konkurence umístěná v blízkosti stánku firmy Nedodání propagačního materiálu Nedostatek vyrobeného zboží Nemoc zástupce firmy Nezkušenost firmy Nevhodně zvolený zástupce firmy Nedostatečné nebo špatné informace od pořadatele výstavy

Většinu rizik je možné odstranit nebo jim předejít dostatečnou informovaností o konání výstavy, o fungování a zjištění situace z předchozích výstav o počtu návštěvníků. Dostatečné časové rezervě pro přípravu všech kroků. Bohužel některým rizikům se předejít nedá, proto je nutné s nimi počítat a snažit se je zlehčit.

Zhodnocení Projekt byl úspěšně zrealizován. Finanční i časový plán byly dodrženy. Výstava se podařila a dopadla dle očekávání. Firma získala více zákazníků, prodalo se velké množství vystavovaného zboží. Veškeré propagační materiály byly rozdány a firma nyní vyřizuje a zpracovává velké množství zakázek od zákazníků získaných díky výstavě.


Stránka 12

Seznam obrázků Obrázek 1 Strom cílů..............................................................................................................................4 Obrázek 2 síťový diagram časový ..........................................................................................................7 Obrázek 3 WBS DIAGRAM ..................................................................................................................8 Obrázek 4 Tabulka logického rámce ......................................................................................................9 Obrázek 5 Diagram personálního zastoupení ....................................................................................... 10 Obrázek 6 Tabulka finanční náročnosti ................................................................................................ 11 Obrázek 7 Síťový diagram nákladů ...................................................................................................... 11


Stránka 13

10

Recommend Documents