10

Muylenberg KMSL vzw

Kwaliteitshandboek 4. Kwaliteitssysteem 4.3. Overzicht en werking van de overlegorganen

Beoordeeld: Documenteigenaar:

Goedgekeurd:

Q khb 43.doc 26/03/10 versie 9

Pagina 1 van 8

Geldig vanaf: 26/03/10

Pedagoog DC

Doel -

het organiseren van de interne communicatie en het overleg (SMK 4.1) het bevorderen van de interdisciplinaire werking (SMK 4.2.)

Verwante documenten en hulpmiddelen Standaard verslagformulier (zie procedure 4.6.8 Corrigerende en preventieve maatregelen en de bijlage bij die procedure) Overzicht en werking van de overlegorganen Raad Van Bestuur Voorzitter: Voorzitter vzw Secretaris: Secretaris vzw Andere deelnemers: Vertegenwoordigers uit sociale organisaties + nevendiensten (Waarnemend) vertegenwoordiger van de gebruikersraad (indien agendapunten i.v.m. Muylenberg) Doel: Algemeen beleid van de vzw Frequentie: 1 keer per maand Onderwerpen: Beheer van de vzw Personeelsbeleid Uitbouw van de dienstverlening Verspreiding van het verslag: Alle leden van de Raad van Bestuur Bewaren van het verslag:: De secretaris van de vzw bewaart het verslag, de indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar. Directiecomité Voorzitter: Secretaris van de vzw Secretaris: Secretaris van de vzw Andere deelnemers:Directies van de verschillende onderdelen van de vzw Voorzitter van de vzw Vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur Doel: afstemmen op elkaar van de verschillende deelorganisaties van de vzw Beleidsvoorbereidend werk voor de Raad van Bestuur Frequentie: 1 keer per maand Onderwerpen: Personeelsbeleid Financieel beleid Verspreiding van het verslag: Alle leden van het directiecomité Bewaren van het verslag: De secretaris van de vzw bewaart het verslag gedurende 10 jaar en de indexering gebeurt op datum. Teamvergadering Voorzitter: Directeur Secretaris: Administratief bediende Andere deelnemers:Maatschappelijk werker Technisch coördinator Pedagogisch coördinator Pedagoog dagcentrum

Muylenberg KMSL vzw



Pagina 2 van 8

Groepschefs zorg Administratief bediende (enkel voor verslag) Algemeen beleid van Muylenberg 2 keer per maand gedurende een halve dag, uitz. de vakantiemaanden, minimum

Doel: Frequentie: 15x/jaar Onderwerpen: Opvolging vorig verslag Personeelszaken Overlopen gebruikers Post en briefing vanuit de directeur Vooraf binnen geleverde agendapunten van de verschillende deelnemers Varia Verspreiding van het verslag: elke deelnemer van de vergadering Bewaren van het verslag: de administratief bediende bewaart het verslag. De bewaartermijn is blijvend. Pedagogisch platform Voorzitter: Pedagogisch coördinator Secretaris: De deelnemers nemen deze rol beurtelings op zich Andere deelnemers:Maatschappelijk werker Pedagoog dagcentrum Groepschefs zorg Doel: Algemeen beleid van Muylenberg, uitwerken van meer inhoudelijke, pedagogische thema’s Op de vergadering worden voorstellen uitgewerkt. De pedagogisch coördinator bespreekt deze nadien met de directeur en agendeert ze daarna op de teamvergadering ter bekrachtiging. Frequentie: 2 keer per maand gedurende een halve dag, uitz. de vakantiemaanden, minimum 10x/jaar Onderwerpen: Opvolging vorig verslag Vooraf binnen geleverde agendapunten van de verschillende deelnemers Varia Verspreiding van het verslag: elke deelnemer van de vergadering Bewaren van het verslag: de pedagogisch coördinator bewaart het verslag. De bewaartermijn is blijvend. Groepschefsoverleg Voorzitter: OGZ TNW Secretaris: De deelnemers nemen deze rol beurtelings op zich Andere deelnemers:OGZ DC OGZ DIO OGZOG OGZOP Doel: Bespreken van organisatorische zaken die alle groepschefs aangaan. Het overleg heeft geen beslissingsbevoegdheid maar werkt eerder adviserend. Frequentie: 4 keer per jaar Onderwerpen: Opvolging vorig verslag Stages Vereenvoudiging van de organisatie Budgetbeheer Praktische kant van de jaarkalender Gezamenlijke daguitstap Varia Verspreiding van het verslag: ·groepschefs, pedagogisch coördinator, directie Bewaren van het verslag: de OGZ TNW bewaart het verslag. De bewaartermijn is blijvend.

Muylenberg KMSL vzw



Pagina 3 van 8

Hoofdopvoedersvergadering Voorzitter: OGZ TNW Secretaris: De deelnemers nemen deze rol beurtelings op zich Andere deelnemers:Alle hoofdopvoeders Doel: Het samenleven van verschillende leefgroepen binnen Muylenberg optimaliseren Ondersteunen van de hoofdopvoeders in hun leidinggeven Frequentie: 1 à 2 keer per 4 weken, uitz. de vakantiemaanden, minimum 10x/jaar Onderwerpen: Aspecten i.v.m. het samenleven van verschillende leefgroepen binnen Muylenberg, zowel inhoudelijk als organisatorisch (opzetten van, evaluatie van, bijsturing van) Vorming op maat van de taak van hoofdopvoeders Briefing vanuit de verschillende hoofdopvoeders Briefing vanuit de OGZ TNW Verspreiding van het verslag: Directeur Pedagogisch coördinator OGZ TNW OGZ DIO Alle hoofdopvoeders Punten die moeten geweten zijn door alle opvoeders worden via een schriftelijke briefing meegedeeld. Bewaren van het verslag: De OGZ TNW bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar Algemene personeelsvergadering Voorzitter: Directeur Secretaris: Administratief bediende Andere deelnemers: Alle personeelsleden Doel: Algemene informatie verstrekken aan alle personeelsleden Frequentie: 1 keer per jaar Onderwerpen: Kwaliteitsdecreet, toelichting procedure, kwaliteitsplanning,... Informatie van de lopende werkgroepen Organisatie van Muylenbergfeesten of andere leefgroepoverstijgende activiteiten Herinnering aan afspraken die geregeld overtreden worden ……………… Verspreiding van het verslag: 1 exemplaar ter inzage in het infolokaal gedurende enkele weken Bewaren van het verslag: De administratieve dienst bewaart deze verslagen. De bewaartermijn is blijvend. Opvoedervergadering Voorzitter: OGZ TNW Secretaris: OGZ DIO Andere deelnemers: Alle opvoeders uit het TNW en DIO Doel: Relevante informatie over verschillende inhouden verstrekken aan alle opvoeders Frequentie: 1 keer per jaar Onderwerpen: Visieteksten nader toelichten Informatie van de lopende werkgroepen Interessante vergadermethodieken toelichten EHBO ……………… Verspreiding van het verslag: 1 exemplaar per leefgroep TNW en DIO Bewaren van het verslag: De OGZ TNW bewaart deze verslagen. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar.

Muylenberg KMSL vzw



Pagina 4 van 8

Interne leefgroepvergadering Voorzitter: Hoofdopvoeder (TNW) / (DIO: beide begeleiders) Secretaris: 1 van de opvoeders Andere deelnemers: Alle opvoeders en stagiairs van de leefgroep Doel: Bespreken van de dagelijkse werking van de leefgroep Frequentie 1 à 2 keer per 4 weken, uitz. de vakantiemaanden, minimum 10x/jaar Onderwerpen: Aspecten i.v.m. de gebruikers (ZP, vakantie, gedrag, ….) Aspecten i.v.m. teamsamenwerking Leefgroepprogramma Organisatorische aspecten van de leefgroepwerking Vorming, die toepasbaar is op de eigen leefgroep Verspreiding van het verslag: Alle leefgroepbegeleiders Directeur OGZ TNW of OGZ DIO Pedagogisch coördinator Bewaren van het verslag: De OGZ TNW of DIO bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar. Externe leefgroepvergadering (DC) Voorzitter: OGZ DC Secretaris: 1 van de opvoeders Andere deelnemers:alle opvoeders en stagiairs van de leefgroep Pedagoog DC (afhankelijk van het thema) Doel: Inhoudelijke werking van de leefgroep bespreken Frequentie: DC: 1 keer per 4 weken, uitgezonderd de vakantiemaanden, minimum 8 x/jaar. Onderwerpen: ZP van de gebruikers Programma-aanbod Teambuilding Vorming …………. Verspreiding van het verslag: 1 exemplaar voor de betrokken leefgroep Directeur OGZ DC Pedagogisch coördinator Pedagoog DC Bewaren van het verslag: De OGZ DC bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar Externe leefgroepvergadering (TNW en DIO) Voorzitter: OGZ TNW of OGZ DIO Secretaris: 1 van de opvoeders Andere deelnemers:alle opvoeders en stagiairs van de leefgroep Pedagogisch coördinator (afhankelijk van het thema) Doel: Inhoudelijke werking van de leefgroep bespreken Frequentie: Enkel op vraag van de leefgroep of initiatief van OGZ /pedagogisch coördinator Er is geen minimum per jaar. Onderwerpen: ZP van de gebruikers Programma-aanbod Teambuilding Vorming ………….

Muylenberg KMSL vzw


Verspreiding van het verslag:

Bewaren van het verslag:


Pagina 5 van 8

1 exemplaar voor de betrokken leefgroep Directeur OGZ TNW of OGZ DIO Pedagogisch coördinator De OGZ TNW of OGZ DIO bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar

Externe leefgroepvergadering (DC NAH) Voorzitter: Pedagoog DC Secretaris: Pedagoog DC Andere deelnemers:opvoedster, stagiaire Doel: Inhoudelijke werking van de leefgroep bespreken Frequentie: 1 keer per 3 weken, uitz. de vakantiemaanden, minimum 8x/jaar. Onderwerpen: ZP van de gebruikers Programma-aanbod Vorming …………. Verspreiding van het verslag: Opvoedster Pedagoog DC Directeur Pedagogisch coördinator Bewaren van het verslag: De Pedagoog DC bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar. Nachtvergadering Voorzitter: OGZ TNW Secretaris: 1 van de opvoeders Andere deelnemers:alle opvoeders die in een permanent nachtsysteem werken Doel: werking van de nachtploeg te optimaliseren (takenpakket, bepaalde dringende zaken,…) Frequentie: 1x/jaar, volgend op de algemene personeelsvergadering Onderwerpen: belangrijke aandachtspunten m.b.t. de gebruikers Takenpakket van de nachtdiensten Vorming …………. Verspreiding van het verslag: 1 exemplaar voor de nachtkaft Directeur OGZ TNW Pedagogisch coördinator Bewaren van het verslag: De OGZ TNW bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar Personeelsvergadering in het dagcentrum Voorzitter: OGZ DC Secretaris: 1 van de opvoeders Andere deelnemers:Alle opvoeders en stagiairs die in de leefgroepen van het DC werken Doel: De werking en het samenleven van de leefgroepen in het DC optimaliseren Frequentie: 1 keer per 4 weken, uitz de vakantiemaanden, minimum 10x/jaar Onderwerpen: Aspecten i.v.m. het samenleven van verschillende leefgroepen binnen het dagcentrum zowel inhoudelijk als organisatorisch (opzetten van, evalueren van, bijsturen van)

Muylenberg KMSL vzw



Pagina 6 van 8

Vorming Briefing vanuit de verschillende leefgroepen Briefing vanuit de OGZ Verspreiding van het verslag: Directeur OGZ DC Alle leefgroepen van het DC (1 exemplaar) Pedagoog DC Bewaren van het verslag: De OGZ DC bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar

Ateliervergadering Voorzitter: OGZ DC Secretaris 1 van de atelierverantwoordelijken Andere deelnemers: Alle atelierverantwoordelijken + eventuele stagiairs in de ateliers Doel De werking en het samenleven van de ateliers optimaliseren Vorming Frequentie 1 keer om de 4 weken, uitz. de vakantiemaanden, minimum 10x/jaar Onderwerpen Aspecten i.v.m. de werking en het samenwerken van de verschillende ateliers zowel inhoudelijk als organisatorisch (opzetten van, evalueren van, bijsturen van) Vorming Briefing vanuit de verschillende ateliers Briefing vanuit de OGZ DC Verspreiding van het verslag: Directeur OGZ DC Alle atelierverantwoordelijken Pedagoog DC Bewaren van het verslag: De OGZ DC bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar Extern atelieroverleg Voorzitter: OGZ DC Secretaris: Eén van de aanwezige atelierverantwoordelijken Andere deelnemers:atelierverantwoordelijke(n) van het betrokken atelier + ev stagiair(es) Doel: Inhoudelijke werking van het atelier bespreken Frequentie: 2 maal per jaar Onderwerpen: ZP van de gebruikers Extra aandacht voor de voltijdse ateliergasten Programma aanbod (zowel inhoudelijk als praktisch-organisatorisch) Verspreiding van het verslag: Eén exemplaar voor het betrokken atelier Pedagoog DC Directeur OGZ dagcentrum Bewaren van het verslag: De OGZ DC bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar. Opnameteam Voorzitter: Directeur Secretaris: Verantwoordelijke van de sociale dienst Andere deelnemers:Pedagogisch coördinator Pedagoog DC, indien het gaat om opnames binnen het dagcentrum of dagcentrum NAH Doel: Wachtlijst up-to-date houden

Muylenberg KMSL vzw



Pagina 7 van 8

Opname van een gebruiker bespreken en bekrachtigen Frequentie: Enkele malen per jaar (niet op regelmatig gestructureerde tijdstippen) Onderwerpen: Opname van een gebruiker Wachtlijst Nieuwe aanmeldingen Evolutietrends in de sector Verspreiding van het verslag: Directeur Verantwoordelijke van de sociale dienst Pedagoog DC, indien het gaat om opnames binnen het dagcentrum of dagcentrum NAH Pedagogisch coördinator Bewaren van het verslag: De verantwoordelijke van de sociale dienst bewaart dit verslag. De indexering is op datum en de bewaartermijn is 10 jaar. Vergadering van het logistiek personeel Voorzitter: Technisch coördinator Secretaris: Technisch coördinator Andere deelnemers:Alle leden van het logistiek kader Doel: Personeelsleden van het logistiek kader op de hoogte houden van het reilen en zeilen in Muylenberg Kans bieden om verzuchtingen te uiten en samen oplossingen te zoeken Frequentie: 2 keer per jaar Onderwerpen: Informatie van algemene aard (vb KHB, handhygiëne…….) Dienstregelingen Rondvraag bij de deelnemers Verspreiding van het verslag: Directeur Technisch coördinator Alle leden van het logistiek kader Bewaren van het verslag: De technisch coördinator bewaart de verslaggeving. Dit gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar. Medisch pedagogisch overleg Voorzitter: Pedagogisch coördinator Secretaris: Verantwoordelijke van de sociale dienst Andere deelnemers:Directeur Psychiater Geneesheer OGZ TNW OGZ DIO Doel: Medische en pedagogische aspecten op elkaar afstemmen Frequentie: 1 keer per maand, uitz de vakantiemaanden, minimum 8x/jaar Onderwerpen: Individuele gebruikers met psychische/medische problematieken bespreken Procedure rond overlijden/terminale zieken Algemeen preventieve richtlijnen: Diëten Handhygiëne Gewichtscontrole Gezonde voeding Verspreiding van het verslag: Directeur Pedagogisch coördinator Geneesheer Psychiater OGZ TNW OGZ DIO Verantwoordelijke van de sociale dienst

Muylenberg KMSL vzw


Bewaren van het verslag:


Pagina 8 van 8

De verantwoordelijke van de sociale dienst bewaart de verslaggeving. De indexering gebeurt op datum en de bewaartermijn is 10 jaar.

Andere vormen van interne communicatie Volgende vormen van interne communicatie hebben ook een impact op de zorgverlening maar kunnen niet echt als formeel overlegmoment worden bestempeld (zie meer informatie bij 6.6.6):  Muyltje (instellingskrant)  Dienstmededelingenkaft  Logboeken  Medische logboeken  Individuele postvakjes  Meldingsbon  Observatiekaften  Informatie in het infolokaal  Tijdelijke werkgroepen  Permanentiesysteem (Buiten de kantooruren kunnen de opvoed(st)ers 24u op 24 u telefonisch iemand van het leidinggevend team bereiken in geval van ernstige gezondheidsproblemen van gebruikers, ernstige materiële problemen of dringende personeelszaken. Het teamlid beslist bij twijfel wat er moet gebeuren, eventueel na overleg met de directie. Elke interventie wordt door hem of haar gemeld aan de directie.)  ……………….

10

Recommend Documents